Merencanakan situs dan mengelola pengguna

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Rumus untuk berhasil situs dan pengguna puas adalah pendekatan terencana dan berkelanjutan manajemen situs dan pengguna. Berikut adalah beberapa tugas dan konsep yang bisa Anda gunakan untuk merencanakan situs dan mengelola pengguna untuk organisasi Anda.

Mengelola situs dan kumpulan situs

Kumpulan situs adalah grup situs SharePoint dengan pemilik dan pengaturan administrasi yang sama, seperti izin. Kumpulan situs bersifat hierarkis, dan selalu menyertakan satu situs tingkat teratas dan situs apa saja yang ada di bawahnya.

Diagram hierarki kumpulan situs yang memperlihatkan situs tingkat teratas dan subsitus.

Situs Tim, dan situs apa pun yang Anda buat di bawahnya, hanya tersedia untuk pengguna yang Anda undang dengan memberi mereka izin ke situs. Dengan Situs Tim, organisasi, tim, atau grup Anda bisa terhubung satu sama lain dan berkolaborasi pada dokumen dan file lainnya, memposting pengumuman, menjadwalkan rapat, memelihara tugas, melacak masalah atau item tindakan, menyimpan informasi dalam daftar, dan lain-lain. Anda juga bisa membuat berbagai subsitus dari templat situs yang tersedia di Situs Tim.

Dalam organisasi besar, mungkin umum bagi lingkungan SharePoint Online Anda untuk menyertakan beberapa kumpulan situs, masing-masing dengan banyak situs di bawahnya. Akibatnya, mungkin Anda ingin mendelegasikan manajemen situs atau kumpulan situs ke orang yang berbeda di organisasi Anda. Model izin SharePoint membantu dengan memperbolehkan Anda menetapkan izin ke peran yang berbeda yang dikenal sebagai administrator kumpulan situs, pemilik situs, dan peran lainnya yang akan Anda pelajari nanti.

Sebagai admin kumpulan situs, Anda memiliki tingkat izin Kontrol Penuh ke kumpulan situs. Ini artinya Anda bisa menambahkan atau menghapus situs atau mengubah pengaturan untuk situs apa pun di dalam kumpulan situs. Selain itu, Anda bisa menampilkan, menambahkan, menghapus, atau mengubah semua konten di dalam situs tersebut.

Tanggung jawab admin kumpulan situs secara umum

Jika Anda adalah admin kumpulan situs untuk situs SharePoint Anda, mungkin tanggung jawab Anda meliputi hal berikut ini:

  • Berfungsi sebagai titik kontak antara pengguna Anda dan admin global Office 365 atau admin SharePoint Online.

  • Memutuskan siapa yang bisa mengakses konten penting yang disimpan di situs SharePoint Online dengan mengonfigurasi izin tingkat kumpulan situs.

  • Memutuskan fitur mana yang disediakan untuk orang yang akan menggunakan situs di kumpulan situs Anda.

  • Menyediakan beberapa dukungan teknis untuk orang yang menggunakan kumpulan situs Anda.

  • Memilih seorang administrator Kumpulan Situs sekunder untuk kumpulan situs Anda.

  • Membuat situs baru.

  • Menampilkan, menghapus, atau memulihkan item dari Keranjang Sampah Kumpulan Situs.

  • Membuat dan mengkustomisasi Situs Web Publik.

  • Membantu administrasi fitur tertentu, seperti:

    • Mengaktifkan atau menonaktifkan fitur kumpulan situs yang tersedia.

    • Membuat atau mengkustomisasi tipe konten situs.

    • Mengatur pengaturan kawasan.

Catatan:  Mungkin Anda harus bekerja dengan admin SharePoint Online untuk mengelola kumpulan situs (jika bukan Anda yang mengambil peran tersebut). Untuk informasi selengkapnya tentang tanggung jawab admin SharePoint Online, lihat Mengelola kumpulan situs dan pengaturan global di pusat admin SharePoint.

Admin SharePoint Online bisa menjalankan tugas berikut ini:

  • Membuat, menghapus, dan mengelola kumpulan situs.

  • Mengalokasikan dan memantau penyimpanan kumpulan situs.

  • Memberikan akses untuk administrator kumpulan situs.

  • Menyetel situs SharePoint default.

  • Merencanakan untuk situs multibahasa.

  • Mengelola profil pengguna.

  • Merencanakan dan mengelola fitur seperti metadata terkelola.

  • Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal.

Tanggung jawab pemilik situs secara umum

Jika Anda adalah pemilik situs, Anda memiliki tingkat izin Kontrol Penuh untuk situs dan tanggung jawab Anda mungkin meliputi yang berikut ini:

  • Membuat dan mengelola situs.

  • Mengelola fitur dan pengaturan situs, seperti tampilan dan nuansanya.

  • Menyimpan situs sebagai templat.

  • Mengelola kolom situs dan tipe konten situs.

  • Menghapus situs.

  • Menyesuaikan pengaturan kawasan dan bahasa.

  • Menambahkan aplikasi ke situs.

Bergantung pada ukuran organisasi Anda dan volume konten yang Anda rencanakan untuk dimiliki di situs Anda, mungkin Anda ingin membuat subsitus untuk menata konten. Situs di dalam kumpulan situs disusun ke dalam hierarki. Saat Anda membuat situs di bawah situs tingkat teratas, Anda menyusun hierarki ini. Anda bisa membuat subsitus di bawah Situs Tim Anda, dan juga bisa membuat subsitus tambahan di bawah situs ini.

Catatan:  Admin SharePoint Online membuat situs tingkat teratas kumpulan situs dan menetapkan administrator kumpulan situs lainnya. Pemilik situs dapat menyusun subsitus.

Diagram hierarki situs

Ada banyak cara yang mungkin bisa Anda pilih untuk menata subsitus. Misalnya, Anda dapat memilih untuk membuat subsitus:

  • Menurut tim atau departemen

  • Menurut tujuan fungsional

  • Menurut kategori konten

  • Menurut proyek

  • Menurut pelanggan

  • Berdasarkan tingkat izin atau sensitivitas (contoh, jika ada informasi yang harus dibatasi, mungkin Anda ingin mengisolasi informasi tersebut ke situs tertentu)

Meluangkan waktu untuk memikirkan tentang berapa banyak situs yang mungkin Anda inginkan dan logika yang Anda inginkan untuk menatanya. Mungkin Anda menemukan logika yang berguna untuk membuat diagram hierarki situs Anda untuk membantu menata rencana Anda. Dengan cepat Anda bisa membuat sketsa diagram di atas selembar kertas atau papan tulis, tetapi mungkin Anda ingin membuat diagram yang lebih formal dengan menggunakan salah satu bentuk hierarki yang tersedia seperti SmartArt di Microsoft Word atau Microsoft PowerPoint. Ini akan memberikan Anda diagram yang bisa Anda simpan dan rujuk, serta modifikasi seiring berjalannya waktu.

Juga, pikirkan tentang tujuan setiap situs. Ini akan membantu Anda menentukan templat situs apa yang ingin Anda gunakan untuk membuat situs baru. SharePoint Online menyertakan rentang templat situs yang luas yang bisa Anda pilih saat Anda situs baru. Dengan memilih templat situs yang didesain untuk tujuan tertentu, Anda bisa memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memulai pekerjaan mereka dengan efektif. Misalnya, jika Anda ingin membuat referensi situs yang bisa digunakan oleh anggota tim untuk berbagi atau memperbarui informasi proyek dengan cepat, mungkin Anda ingin memulai dengan memilih templat situs Wiki karena templat ini didesain untuk tipe komunikasi ini.

Catatan:  Admin SharePoint Online Anda mengelola situs pribadi (situs Situs Saya). Situs pribadi adalah hub di mana pengguna bisa berjejaring dengan kolega dan menelusuri informasi. Sebagai administrator kumpulan situs, Anda tidak mengontrol situs pribadi. Namun, setiap pengguna adalah administrator dari Situs Saya milik mereka sendiri. Untuk informasi selengkapnya tentang perencanaan Situs Saya, lihat Mengelola kumpulan situs dan pengaturan global di pusat admin SharePoint.

Daftar templat situs

Daftar berikut ini menyertakan daftar templat situs yang didukung dan deskripsi dari masing-masing. Gunakan daftar ini untuk memutuskan tipe situs mana yang terbaik untuk organisasi Anda.

  • Pusat Pencarian Dasar    Situs untuk menyampaikan pengalaman pencarian. Situs ini menyertakan halaman untuk hasil pencarian dan pencarian tingkat lanjut.

  • Blog Situs bagi orang atau tim untuk memposting ide, observasi, dan keahlian yang dapat dikomentari oleh pengunjung situs.

  • Pusat Kecerdasan Bisnis    Situs untuk menyajikan konten Kecerdasan Bisinis di SharePoint Online.

  • Situs Komunitas    Situs untuk berpartisipasi dalam diskusi komunitas.

  • Pusat Penemuan Situs untuk mengelola preservasi, pencarian, dan ekspor konten untuk masalah dan investigasi hukum.

  • Pusat Dokumen    Situs untuk mengelola dokumen secara terpusat di perusahaan Anda.

  • Pusat Pencarian Enterprise Situs untuk menyampaikan pengalaman pencarian. Halaman selamat datang mencakup kotak pencarian dengan dua tab: satu untuk pencarian umum dan yang lainnya untuk pencarian informasi tentang orang. Anda dapat menambahkan dan mengkustomisasi tab untuk berfokus pada lingkup pencarian atau tipe hasil lainnya.

  • Situs Proyek    Situs untuk mengelola dan berkolaborasi pada proyek.

  • Pusat Rekaman    Situs yang didesain untuk manajemen rekaman. Manajer rekaman bisa mengonfigurasi tabel perutean untuk mengarahkan file masuk ke lokasi spesifik. Situs ini juga memungkinkan Anda mengelola apakah rekaman bisa dihapus atau diubah setelah rekaman ditambahkan ke penyimpanan.

  • Situs Alur Kerja SAP    Situs Alur Kerja SAP yang menggabungkan semua tugas bisnis pengguna. Anda bisa menambahkan Komponen Web lain yang terkait dengan alur kerja tersebut.

  • Situs Tim    Situs tim untuk mengatur, menulis, dan berbagi informasi secara cepat. Situs Tim menyediakan pustaka dokumen, dan daftar untuk pengelolaan pengumuman, item kalender, tugas, dan diskusi.

  • Penyimpanan Proses Visio    Situs tim untuk menampilkan, berbagi, dan menyimpan diagram proses Visio secara cepat. Penyimpanan Proses Visio menyediakan pustaka dokumen yang dibuat versinya untuk penyimpanan diagram proses, dan daftar untuk pengelolaan pengumuman, tugas, dan diskusi tinjauan.

Tata kelola

Tata kelola adalah sekumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang memandu, mengarahkan, dan mengontrol cara divisi bisnis dan tim teknis organisasi bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis. Berkaitan dengan kumpulan situs SharePoint Anda, rencana tata kelola bisa menjadi panduan untuk membantu merencanakan peran, tanggung jawab, dan kebijakan yang diperlukan untuk mendukung kumpulan situs Anda. Ini mungkin mencakup, tetapi tidak terbatas pada, pertimbangan berikut ini:

  • Arsitektur informasi, mencakup halaman Web, dokumen, daftar, dan data

  • Aktivitas pemeliharaan, mencakup pengelolaan akun pengguna

  • Kebijakan pencitraan dan kustomisasi

  • Pelatihan

Sangatlah penting untuk menyiapkan paket tata kelola organisasi Anda. Dengan berpartisipasi dalam pengembangan tata kelola paket, Anda dapat membantu mengidentifikasi kepemilikan for business dan teknis tim, menentukan siapa bertanggung jawab untuk apa area sistem. Untuk informasi selengkapnya tentang mengembangkan tata kelola paket, lihat praktik terbaik untuk membuat dan mengelola situs tim.

Catatan:  Mungkin Anda harus bekerja dengan admin SharePoint Online Anda untuk mengelola pengguna. Misalnya, admin SharePoint Online mengelola profil pengguna.

Akun pengguna di Office 365

Admin global menambahkan pengguna baru ke Office 365 dengan menggunakan pusat admin Office 365, yang merupakan portal untuk mengelola pengguna dan mengonfigurasi layanan. Saat menambahkan pengguna baru, admin global melakukan hal-hal berikut ini:

  • Menentukan apakah pengguna tersebut juga dapat mengakses pusat administrasi

  • Menyetel lokasi geografis untuk pengguna

  • Memilih tipe lisensi pengguna

  • Membuat nama pengguna dan kata sandi untuk pengguna

Pengguna Situs Tim

Anda dapat menambahkan pengguna ke Situs Tim Anda dan menyesuaikan izin untuk pengguna. Tingkat izin dan keanggotaan grup SharePoint dapat ditemukan di bawah Pengaturan. Namun, sekarang Office 365 membuat grup keamanan yang disebut Setiap orang kecuali pengguna eksternal yang memuat setiap orang di direktori Office 365 (kecuali untuk orang di luar organisasi Anda dan yang diundang melalui fitur berbagi eksternal). Grup keamanan ini secara otomatis diberi akses sebagai Anggota di SharePoint Online. Itu artinya pengguna yang Anda tambahkan ke Direktori Office 365 bisa mengedit situs, daftar, dan pustaka secara default.

Tingkat izin dan keanggotaan grup

Tingkat izin adalah kumpulan hak SharePoint Online yang memungkinkan pengguna untuk menjalankan sekumpulan tugas terkait. Misalnya, tingkat izin Baca mencakup izin Tampilkan Item, Buka Item, Tampilkan Halaman, dan Tampilkan Versi (di antaranya), semua yang diperlukan untuk menampilkan halaman, dokumen, dan item di situs SharePoint. Izin bisa disertakan di lebih dari satu tingkat izin.

Kami tidak merekomendasikan Anda menetapkan tingkat izin secara langsung ke pengguna individual karena hal ini bisa mempersulit melacak dan mengelola siapa yang memiliki akses ke situs. Kadang-kadang diperlukan, tetapi harus selalu minimum untuk menghindari kompleksitas. Sebaliknya, tetapkan izin ke grup, lalu tetapkan pengguna individual ke grup yang tepat. Grup adalah sekumpulan pengguna yang ditentukan pada tingkat kumpulan situs untuk memudahkan manajemen izin. Ditetapkan satu tingkat izin default untuk tiap grup. Misalnya, beberapa grup SharePoint default inti mencakup tingkat izin berikut ini:

Grup

Tingkat izin

Pemilik

Kontrol penuh

Pengunjung

Baca

Anggota

Kontribusi


Siapa pun dengan izin Kontrol Penuh bisa membuat grup kustom.

Catatan:  Saat Anda menetapkan tingkat izin ke grup SharePoint di tingkat kumpulan situs, secara default, semua situs dan konten situs mewarisi tingkat izin tersebut. Perilaku default ini disebut pewarisan izin. Anda bisa menentukan ingin menyetel izin unik saat membuat subsitus, atau memutuskan pewarisan izin di situs, daftar atau pustaka, atau item.

Karena tingkat izin pengguna menentukan apa yang bisa dibaca dan diakses dalam situs, Anda harus mempertimbangkan keanggotaan grupnya secara hati-hati. Misalnya, pengguna yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengkustomisasi situs setidaknya harus menjadi anggota grup Desainer. Di sisi lain, pengguna yang hanya perlu membaca dan mengunduh konten mungkin hanya perlu menjadi anggota grup Pengunjung. .

Administrator kumpulan situs sekunder

Administrator kumpulan situs sekunder bisa ditunjuk oleh administrator kumpulan situs. Sebagai administrator kumpulan situs, Anda bisa menambahkan administrator kumpulan situs lainnya, atau mengubah administrator kumpulan situs, melalui halaman Pengaturan. Untuk informasi selengkapnya tentang tugas ini, lihat Mengelola administrator untuk kumpulan situs.

Sebagai administrator kumpulan situs untuk SharePoint Online, mungkin Anda harus mengelola fitur di tingkat kumpulan situs dan situs. Tugas-tugas ini mungkin menyertakan pengaktifan atau penonaktifan fitur berdasarkan rencana tata kelola Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan fitur kumpulan situs. Baca juga Mengelola Keranjang Sampah kumpulan situs SharePoint.

Kembali ke Panduan Perencanaan SharePoint Online untuk Office 365 Enterprise dan Midsize.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×