Merencanakan konten untuk situs SharePoint Anda

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Saat konten situs yang diatur secara logis dan mudah ditemukan, lebih mudah untuk mempertahankan dan mengelola, dan pengguna situs lebih produktif. Sebagai admin kumpulan situs atau pemilik situs, Anda mungkin ingin merencanakan strategi situs Anda sebelum membuat situs Anda. Dalam artikel ini, kita menjelajahi:

Jenis situs apa yang Anda butuhkan?

Bergantung pada ukuran atau organisasi Anda dan volume konten yang Anda rencanakan untuk mendapatkan di situs Anda, Anda mungkin ingin membuat subsitus di bawah situs utama untuk menata konten. Untuk informasi selengkapnya tentang cara membuat situs, lihat membuat situs.

Diagram hierarki situs

Ada banyak kemungkinan cara Anda bisa memilih untuk menata subsitus. Beberapa contoh adalah:

  • Menurut tim atau departemen

  • Menurut kategori konten

  • Menurut proyek

  • Menurut pelanggan

  • Menurut tingkat izin atau sensitivitas (Misalnya, jika ada informasi yang perlu dibatasi, Anda mungkin ingin mengisolasinya ke situs tertentu)

Sebelum Anda mulai membuat situs, luangkan waktu untuk memikirkan tentang berapa banyak situs yang Anda inginkan dan logika yang ingin Anda gunakan untuk menatanya. Mungkin Anda menemukan logika yang berguna untuk membuat diagram hierarki situs Anda untuk membantu menata rencana Anda. Anda bisa membuat sketsa diagram dengan cepat di selembar kertas atau papan tulis, tapi Anda juga bisa membuat diagram yang lebih formal menggunakan salah satu bentuk Hierarki yang tersedia sebagai SmartArt dalam Microsoft Word atau Microsoft PowerPoint. Ini akan memberikan Anda diagram yang bisa Anda simpan dan rujuk, serta modifikasi nantinya.

Juga, pikirkan tentang tujuan atau fungsi setiap situs. Ini akan membantu Anda menentukan templat situs apa yang ingin Anda gunakan untuk membuat situs baru. SharePoint Online menyertakan beragam templat situs yang bisa Anda pilih ketika Anda membuat situs baru. Dengan memilih templat situs yang didesain untuk tujuan tertentu, Anda bisa memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memulai pekerjaan mereka dengan efektif. Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat situs yang bisa digunakan oleh anggota tim untuk berbagi berita atau ide menarik secara berkala, Anda mungkin ingin memulai dengan memilih templat situs Blog karena templat ini didesain untuk tipe komunikasi semacam ini.

Beberapa contoh Templat situs yang disertakan di SharePoint adalah:

  • Situs Tim

  • Blog

  • Situs Proyek

  • Situs Komunitas

Untuk informasi selengkapnya tentang Templat situs, lihat menggunakan templat untuk membuat berbagai jenis situs SharePoint.

Jenis konten apa yang akan Anda miliki dalam situs?

Setelah Anda memikirkan jumlah dan tipe situs yang Anda inginkan, lakukan beberapa perencanaan untuk konten yang ingin Anda simpan pada situs ini. Tujuan untuk perencanaan konten ini adalah untuk menentukan:

  • Jenis daftar, pustaka, atau halaman yang ingin Anda buat di situs untuk menata konten    Pustaka bisa digunakan untuk menyimpan dokumen dan file lain, sedangkan daftar berguna untuk melacak tugas atau masalah. Halaman yang item individual di dalam situs tempat Anda bisa menampilkan konten, aplikasi, link, dan lainnya.

  • Jenis aplikasi yang ingin Anda sertakan    SharePoint Online menyertakan aplikasi bawaan seperti daftar dan pustaka dokumen, tapi Anda juga bisa membuat aplikasi Anda sendiri atau membeli aplikasi dari pihak ketiga di Bursa SharePoint.

  • Apakah Anda ingin membuat tipe konten    Konten jenis bantuan Anda mengkustomisasi cara Anda menangani dan melacak jenis konten tertentu.

Organisasi Anda mungkin ingin menjalankan tipe perencanaan ini dengan cara terpusat (khususnya untuk tipe konten), tetapi ini juga jenis perencanaan yang harus Anda dorong untuk dijalankan oleh pemilik situs individual saat mereka mengkustomisasi situs yang menjadi tanggung jawab mereka.

Tipe aplikasi apa yang ingin Anda tambahkan?

Selain memikirkan tentang tipe konten, Anda mungkin ingin memikirkan tentang jenis informasi lain yang akan disimpan di situs, atau jenis tugas di dalam organisasi Anda yang ingin dikelola menggunakan situs. Ini akan membantu Anda merencanakan jenis aplikasi yang berbeda yang mungkin ingin Anda tambahkan ke situs untuk memulai. Sebagai contoh, jika Anda mengetahui Anda ingin tempat untuk menyimpan dokumen, maka Anda mungkin ingin menambahkan pustaka dokumen. Jika Anda mengetahui Anda ingin melacak tanggal-tanggal penting, Anda mungkin membutuhkan kalender.

Anda tidak perlu menambahkan semua aplikasi yang mungkin Anda perlukan sekaligus. Pemilik situs bisa menambahkan dan menghapus aplikasi baru seiring berjalannya waktu, seiring dengan perubahan kebutuhan bisnis. Namun perencanaan awal tentang bagaimana Anda ingin mengkustomisasi konten pada situs Anda bisa membantu memastikan situs tersebut akan segera berguna untuk pengguna.

SharePoint Online menyertakan aplikasi bawaan yang berguna untuk berbagai tujuan bisnis, dari penyimpanan dan manajemen dokumen, ke manajemen dan pelacakan proyek, ke komunikasi. Anda bisa menambahkan beberapa contoh tipe aplikasi ini ke situs. Anda juga bisa membeli dan menambahkan aplikasi pihak ketiga dari Toko SharePoint ke situs Anda.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan aplikasi ke situs dan Membeli aplikasi dari Toko SharePoint.

Perlu bantuan menentukan tipe konten?

Tipe konten memungkinkan pengguna situs dengan cepat membuat jenis konten khusus dengan menggunakan perintah Item Baru atau Dokumen Baru dalam daftar atau pustaka. Tipe konten berguna karena memberi pemilik situs cara untuk memastikan bahwa konten konsisten di semua situs. Tipe konten juga memungkinkan daftar atau pustaka tunggal memuat beberapa tipe item atau tipe dokumen. Pemilik situs dapat melakukan konfigurasi awal atas detail spesifik konten saat mereka mempersiapkan tipe konten untuk situs, daftar atau pustaka.

Pemilik situs bisa menentukan tipe konten untuk item daftar, dokumen, atau folder.

Anda mungkin merasakan manfaat menentukan tipe konten untuk beberapa konten Anda jika konten Anda memenuhi kriteria berikut:

Jika ini benar:

Tipe konten mungkin berguna untuk Anda dalam cara-cara berikut:

Anda memiliki tipe dokumen khusus yang memiliki format atau tujuan terstandarisasi dan Anda menginginkannya untuk konsisten di semua organisasi Anda.

Konfigurasikan tipe konten situs untuk tipe dokumen ini di tingkat situs Tim sehingga dokumen tersedia untuk digunakan di semua subsitus situs Tim. Dengan cara ini, semua pengguna di organisasi Anda akan membuat dokumen ini dengan cara yang konsisten.

Anda memiliki templat khusus yang harus digunakan untuk jenis dokumen khusus.

Tambahkan templat dokumen ini ke tipe konten yang relevan sehingga semua dokumen baru yang dibuat dari tipe konten yang akan menggunakan templat tersebut.

Ada serangkaian standar informasi yang ingin Anda lacak untuk tipe dokumen atau item khusus.

Tambahkan kolom ke tipe konten Anda untuk melacak informasi ini. Jika ada informasi yang sangat penting, Anda bisa menetapkan kolom tersebut seperti yang diperlukan. Anda juga bisa menyediakan nilai default untuk kolom khusus ketika Anda mengonfigurasi tipe konten.

Ada proses bisnis yang telah ditetapkan untuk menangani dan meninjau tipe dokumen khusus.

Pertimbangkan untuk mengonfigurasi alur kerja untuk tipe konten khusus. Anda bisa menggunakan alur kerja untuk mengelola proses bisnis seperti peninjauan atau persetujuan dokumen.

Setelah Anda mengidentifikasi konten yang mungkin Anda inginkan tentukan tipe kontennya, Anda harus berpikir tentang di mana Anda ingin menetapkan tipe konten. Jika Anda menentukan tipe konten situs pada tingkat Situs Tim, maka akan tersedia secara luas untuk digunakan kembali dalam daftar dan pustaka dalam semua subsitus situs Tim Anda. Pemilik situs individual juga bisa menentukan tipe konten situs untuk situs mereka, walaupun tipe konten ini hanya hanya tersedia dalam daftar dan pustaka di situs tersebut dan semua situs di bawahnya.

Anda dapat memuat lembar bentang atau tabel yang menyajikan informasi yang ingin disertakan saat Anda menentukan tipe konten. Sebagai contoh, Anda bisa mulai membuat sesuatu yang dasar seperti tabel di bawah, lalu mengadaptasinya dengan menyertakan informasi tambahan apa pun yang Anda anggap berguna untuk dilacak, seperti situs atau tim yang akan menggunakan tipe konten:

Tipe Konten Baru

Tipe konten induk

Kolom

Templat Dokumen

Alur Kerja

Tentukan nama tipe konten yang ingin Anda buat.

Tentukan tipe konten induk tempat tipe konten dibuat.

Daftar kolom baru atau yang sudah ada yang ingin Anda tambahkan ke tipe konten.

Tentukan apakah akan ada templat dokumen yang berkaitan dengan tipe konten.

Tentukan apakah akan ada alur kerja yang berkaitan dengan tipe konten.

Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan tipe konten, lihat Membuat atau mengkustomisasi tipe konten.

Bagaimana pengguna Anda akan menemukan dan mengakses konten?

Pikirkan tentang bagaimana pengguna situs akan menemukan dan menggunakan konten di situs SharePoint Online Anda. Jenis perencanaan Anda akan membantu Anda membuat keputusan tentang cara mengonfigurasi navigasi dan pencarian untuk Situs Tim dan subsitusnya.

Situs apa yang ingin Anda sertakan dalam navigasi global?

Untuk merencanakan navigasi Anda, Anda mungkin mendapati bahwa membuat diagram situs dalam hierarki situs Anda sangat membantu. Jika Anda sudah membuat diagram saat merencanakan situs, maka Anda bisa memulai dengan diagram tersebut dan mengubahnya. Sertakan semua subsitus Tim Situs Anda. Anda mungkin juga ingin menyertakan semua daftar atau pustaka penting yang sudah ada di Situs Tim dan subsitusnya. Ini akan membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi tujuan penting yang mungkin diperlukan pengguna situs jika mereka memulai dari halaman beranda Situs Tim Anda.

Navigasi atas pada situs menyediakan apa yang dikenal sebagai navigasi global.

Link atas dengan salah satu yang dipilih.

Secara default, setiap situs menggunakan navigasi atasnya sendiri, tetapi Anda bisa memutuskan untuk memperbolehkan situs mewarisi navigasi atas dari situs induk sehingga pengalaman navigasi konsisten di semua situs. Anda bisa mengonfigurasi situs apa yang muncul pada navigasi atas. Anda juga bisa menyertakan link ke URL lain yang Anda inginkan, seandainya Anda ingin mengintegrasikan link ke sumber eksternal ke dalam navigasi situs Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang mengkustomisasi navigasi atas, lihat Mengkustomisasi navigasi pada situs tim Anda.

Jika Anda memiliki banyak subsitus untuk situs tim Anda, Anda mungkin tidak ingin membuka semuanya di bilah link atas karena bisa membebani pengguna situs. Namun Anda juga tidak ingin membuat konten atau situs penting tidak dapat ditemukan. Gunakan diagram hieraki situs Anda untuk mengidentifikasi situs utama yang ingin Anda tampilkan dalam navigasi global Anda.

Bagaimana orang-orang akan menavigasi di dalam situs?

Selain navigasi atas, situs juga menampilkan elemen navigasi di sisi kiri halaman yang dinamakan Luncur Cepat.

Biasanya, Luncur Cepat menampilkan link khusus ke situs saat ini, dan bisa digunakan untuk menyoroti konten yang paling penting. Pada saat Anda membuat daftar atau pustaka baru, link baru akan muncul otomatis di bawah Terbaru pada Luncur Cepat. Hanya lima link terbaru yang muncul di bagian Terbaru.

Link terbaru pada luncur cepat menampilkan halaman baru dibuat, daftar dan pustaka

Anda bisa mengkustomisasi luncur cepat untuk menambahkan atau menghapus link ke daftar dan pustaka pada situs. Anda juga bisa grup link di bawah judul kustom. Jika Anda memilih untuk memiliki semua subsitus mewarisi navigasi global, maka akan menjadi pemilik situs untuk mengkustomisasi navigasi pada luncur cepat karena itu akan menjadi cara utama pengguna akan menemukan konten di dalam situs ketika mereka mengunjungi. Jika Anda memutuskan untuk tidak memiliki subsitus mewarisi navigasi global dari situs tim, pengguna akan akan bisa menggunakan bilah link atas dan luncur cepat pada subsitus untuk menemukan konten di dalamnya. Untuk informasi selengkapnya tentang mengedit link pada luncur cepat, lihat mengkustomisasi navigasi pada situs tim Anda.

Atas halaman

Apa yang harus Anda pikirkan ketika merencanakan pencarian?

Pengguna Anda kemungkinan ingin menggunakan SharePoint Online ketika mereka bisa dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan. Dengan menggunakan fitur konten seperti tipe konten, atau dengan menambahkan kolom metadata ke daftar dan pustaka, Anda bisa membantu membuat konten lebih mudah ditemukan melalui pencarian.

Admin kumpulan situs dan admin situs bisa menjalankan sejumlah konfigurasi untuk mengkustomisasi pengalaman pencarian untuk pengguna.

Untuk melakukan ini:

Merujuk pada topik ini:

Kustomisasi gaya dan pengaturan yang mempengaruhi hasil pencarian, Anda bisa mengkustomisasi Pusat Pencarian dan Komponen Web yang digunakan pada halaman Pusat Pencarian.

Mengelola Pusat Pencarian dalam SharePoint Online

Membuat aturan kueri untuk meningkatkan respons pencarian sesuai tujuan pengguna.

Mengelola aturan kueri

Mengkustomisasi sumber hasil untuk pencarian.

Mengelola sumber hasil

Menampilkan, membuat atau mengubah properti yang dikelola atau properti yang dirayapi menjadi properti yang dikelola.

Mengelola skema pencarian di SharePoint Online

Untuk mengekspor dan mengimpor pengaturan konfigurasi pencarian yang dikustomisasi. Pengaturan yang Anda ekspor dan impor menyertakan semua aturan kueri yang dikustomisasi, sumber hasil, tipe hasil, model peringkat dan pengaturan pencarian situs.

Mengekspor dan mengimpor pengaturan konfigurasi pencarian yang dikustomisasi

Bagaimana agar konten tersedia dalam pencarian

Layanan pencarian dijadwalkan untuk merayapi konten SharePoint Online setiap lima menit. Setelah item ditambahkan ke situs SharePoint Online, akan ada periode waktu sebelum terindeks dan dikembalikan dalam hasil pencarian. Jumlah waktu bervariasi berdasarkan aktivitas pengguna saat ini. Tugas seperti situs migrasi, pemutakhiran, dan pemeliharaan menambah beban saluran pengindeksan. Item konten baru biasanya akan ditampilkan di hasil pencarian dalam satu jam.

Apa yang harus dilakukan pengguna dengan konten?

Dengan menanyakan beberapa pertanyaan dasar tentang apa yang harus dilakukan pengguna situs dengan konten, Anda bisa menentukan bagaimana Anda harus mengonfigurasi situs, daftar, atau pustaka tertentu, serta fitur khusus apa yang mungkin diperlukan pengguna situs.

Pertanyaan untuk dijelajahi:

Pertimbangan untuk mengonfigurasi konten:

Apakah Anda perlu melacak versi jenis dokumen atau item daftar tertentu?

  • Pertimbangkan mengaktifkan versi untuk daftar atau pustaka ini.

  • Pertimbangkan untuk mengharuskan pemeriksaan item atau dokumen sebelum diubah.

Apakah pengguna situs memerlukan kemampuan untuk bekerja atau berkolaborasi bersamaan pada jenis dokumen tertentu?

  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan penulisan bersama untuk pustaka yang relevan, untuk memfasilitasi kolaborasi.

Apakah jenis konten khusus yang perlu disetujui sebelum dapat diakses secara luas

  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan persetujuan konten untuk pustaka, atau menggunakan alur kerja untuk mengelola persetujuan.

Apakah jenis subjek dokumen tertentu untuk proses bisnis khusus atau alur kerja manusia?

  • Pertimbangkan untuk membuat atau mengonfigurasi alur kerja untuk tipe konten yang diterapkan ke dokumen ini, atau untuk pustaka tempat dokumen ini akan berada.

Apakah Anda akan menggunakan daftar untuk mendorong atau mengelola proses

  • Pertimbangkan untuk membuat atau mengonfigurasi alur kerja berbasis daftar untuk proses seperti pelacakan dan manajemen masalah.

Apakah ada konten yang penting pada situs yang harus dibatasi dari akses umum

  • Pertimbangkan membuat pustaka atau situs khusus yang dikonfigurasikan dengan izin unik untuk menyimpan konten yang penting.

  • Pertimbangkan izin tingkat item jika ada kebutuhan minimum untuk membatasi akses ke konten.

  • Pertimbangkan menggunakan target audiens untuk menampilkan konten yang berbeda untuk pengguna yang berbeda.

  • Pertimbangkan apakah pustaka atau daftar khusus perlu dikecualikan dari indeks pencarian.

Apakah pengguna perlu menerima pembaruan tentang perubahan konten?

  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan RSS untuk daftar dan pustaka utama.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×