Menyisipkan bidang gabungan surat

Setelah memiliki sumber data yang tersambung ke dokumen Anda, menambahkan bidang gabungan adalah cara untuk mempersonalisasi dokumen dengan informasi dari sumber data. Bidang gabungan berasal dari judul kolom di sumber data.

Berikut ini adalah contoh bagaimana kumpulan Blok Alamat dan Baris Salam dari bidang gabungan dapat mengambil data dari lembar bentang Excel menjadi surat formulir.

Data ditarik ke bidang gabungan surat

Bidang Blok Alamat dan Baris Salam adalah kumpulan bidang gabungan.

Dengan Blok Alamat, Anda tidak perlu menentukan bidang gabungan individual, seperti Nama Depan, Nama Belakang, Alamat Jalan 1, Alamat Jalan 2, Kota, Provinsi, dan Kode Pos. Semua bidang gabungan tersebut disertakan dalam kumpulan Blok Alamat.

Sama halnya, dengan Baris Salam, Anda memilih salam standar seperti "Yth." atau "kepada," tanpa perlu mengetiknya, dan Anda bisa menentukan seberapa formal nama yang ingin dituliskan.

Catatan: Jika perintah bidang gabungan yang ditampilkan tampak redup, klik Pilih Penerima dan pilih jenis daftar kirim yang Anda gunakan—kontak Outlook, lembar bentang Excel, atau file .mdb yang Anda buat sebelumnya di Word. Jika belum memiliki daftar kirim, klik Ketik Daftar Baru untuk membuat daftar di Word.

Menambahkan Blok Alamat

  1. Klik area tempat Anda ingin menambahkan blok alamat dalam dokumen.

  2. Pada tab Surat, pilih Blok Alamat

Word memberikan opsi untuk memilih formalitas nama di alamat.

Menambahkan Baris Salam

  1. Klik area tempat Anda ingin menambahkan salam dalam dokumen.

  2. Pilih Baris Salam.

  3. Pilih gaya nama yang ingin Anda gunakan, dan atur opsi lainnya.

    Opsi Baris Salam

Menambahkan bidang gabungan individual

Untuk menyertakan data seperti nomor telepon atau alamat email, sisipkan bidang gabungan tersebut secara khusus. Selain itu, bidang gabungan seperti Nama Depan tidak harus merupakan bagian dari Blok Alamat atau Baris Salam. Jika Anda ingin mempersonalisasi dokumen dengan menyertakan nama depan penerima, sisipkan bidang gabungan Nama_Depan secara tersendiri.

  1. Klik di tempat Anda ingin menyisipkan bidang gabungan.

  2. Pilih panah bawah di bawah Sisipkan Bidang Gabungan, dan pilih bidang.

    Menu Sisipkan Bidang Gabungan dari bidang yang tersedia

  3. Jika tidak melihat nama bidang Anda dalam daftar tersebut, pilih Sisipkan Bidang Gabungan.

  4. Pilih Bidang Database untuk melihat daftar bidang yang berada di sumber data Anda.

  5. Pilih Sisipkan.

Catatan: Jika beberapa angka, mata uang, atau tanggal tidak diformat dengan benar, lihat Menyiapkan sumber data Excel untuk gabungan surat Word.

Gunakan aturan untuk personalisasi yang lebih canggih 

Anda mungkin ingin pesannya berbeda, bergantung pada data dalam bidang tertentu dari sumber data. Misalnya, faktur bisa menyertakan kata "Melampaui Jatuh Tempo" untuk pelanggan ketika nilai bidang Tanggal Jatuh Tempo adalah tanggal yang sudah lewat.

Tingkat kecanggihan ini bergantung pada pengaturan aturan dan kode bidang. Pada tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Aturan, lalu pilih jenis aturan yang ingin ditambahkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara menggunakan aturan gabungan surat, lihat Menyiapkan aturan untuk gabungan surat.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×