Menyinkronkan konten SharePoint dengan SharePoint Workspace

Dalam artikel ini

• Pengenalan cara menyinkronkan konten dengan SharePoint Workspace 2010 SharePoint 2010

• Apa itu sinkronisasi?

• Bekerja dengan dokumen di pustaka SharePoint

• Bekerja dengan daftar data

• Mencari konten SharePoint Workspace 2010

• Batasan, pengecualian, dan solusi

• Menyinkronkan ruang kerja SharePoint dengan situs SharePoint

• Menyinkronkan ruang kerja SharePoint dengan pustaka atau daftar tertentu

Pengenalan cara menyinkronkan konten dengan SharePoint Workspace 2010 SharePoint 2010

Menggunakan Microsoft SharePoint Workspace 2010, Anda bisa bekerja dengan SharePoint 2010 situs, pustaka, dan daftar di komputer desktop atau laptop, baik dalam atau di luar kantor. Sinkronisasi perubahan antara komputer dan SharePoint server ditangani secara mulus dan efisien. Menggunakan SharePoint Workspace 2010 bisa membantu menghemat waktu Anda dan membantu mengelola upaya kolaborasi lebih efektif.

Saat Anda tersambung, sinkronisasi bisa terjadi secara otomatis di balik layar, meskipun Anda bisa melakukan perubahan manual jika Anda ingin. Jika Anda tidak terhubung — di rumah, jalan, atau di atas — Anda bisa terus bekerja di komputer Anda. Ketika Anda kembali online, SharePoint Workspace 2010 menyinkronkan perubahan Anda dan orang lain saat Anda sedang offline.

Misalnya, Anda bisa mengedit dokumen, presentasi, file, dan daftar (asli dan eksternal) di komputer Anda saat offline penerbangan bisnis. Anda bisa melakukan ini dengan menggunakan fitur, seperti Office Word 2010, Office Excel 2010 dan Office InfoPath 2010 dan produk Office Anda standar. Ketika Anda kembali online ke situs SharePoint 2010, semua perubahan bisa disinkronkan secara otomatis, dan konflik diatasi lancar.

Untuk menyinkronkan situs SharePoint, pustaka, atau daftar, Anda harus memiliki SharePoint Workspace 2010 diinstal pada komputer klien dan Anda harus memiliki izin kontribusi untuk situs, pustaka atau daftar.

Temukan informasi selengkapnya tentang menggunakan SharePoint 2010 dengan SharePoint Workspace 2010 di bagian Lihat juga dan di sistem bantuan SharePoint Workspace 2010.

Atas Halaman

Apa itu sinkronisasi?

Singkatnya, sinkronisasi berarti bahwa perubahan yang dibuat di komputer Anda atau SharePoint server selalu dicocokkan sehingga konten yang sama di komputer kedua. Sinkronisasi ini dua arah atau dua arah. Perubahan yang dibuat di komputer Anda diunggah ke server, dan perubahan yang dibuat pada server diunduh ke komputer Anda. SharePoint Workspace 2010 sinkronisasi juga efisien; hanya perubahan ke file atau daftar disinkronkan, bukan seluruh file atau daftar.

Atas Halaman

Bekerja dengan dokumen di pustaka SharePoint

Anda bisa bekerja dengan file di pustaka SharePoint di komputer Anda dengan menggunakan SharePoint Workspace 2010. Tampilan pustaka di SharePoint Workspace 2010 sangat mirip dengan tampilan dalam SharePoint 2010. Kolom kustom, tampilan, dan tipe konten yang didukung. Ini termasuk tampilan pustaka, publik dan Pribadi.

Properti kustom, seperti judul, prioritas, dan kata kunci, muncul di Word, Excel, dan panel informasi dokumen PowerPoint. Bahkan perintah baru dengan tipe konten apa pun ditentukan berfungsi dengan cara yang sama.

Anda juga bisa membuka dan menyimpan file Office, seperti dokumen, lembar bentang, dan presentasi, dari dan kepada ruang kerja Anda lokal dengan menggunakan kotak dialog Office buka dan Simpan sudah tidak asing lagi. Anda bahkan bisa menyeret dan meletakkan file dari Windows Explorer ke SharePoint workspace.

Check in, Check out, dan membuat versi utama dan minor juga didukung. Perintah terkait diaktifkan pada pita ruang kerja SharePoint saat Anda sedang online, tapi tidak tersedia saat Anda sedang bekerja offline.

Perhatikan bahwa file Office, seperti dokumen Word atau presentasi PowerPoint, diperlakukan dengan SharePoint Workspace 2010 dengan cara yang sama itu akan memperlakukan file dibuka secara langsung dari browser, dan bahkan mempertahankan URL yang Anda bisa menampilkan dan menyalin di tampilan Backstage.

Atas Halaman

Bekerja dengan daftar data

Anda bisa bekerja dengan daftar SharePoint, asli dan eksternal, di komputer Anda dengan menggunakan SharePoint Workspace 2010. Sebagian besar tipe kolom, tipe konten dan metadata juga didukung di SharePoint Workspace 2010. Ini termasuk tampilan daftar, publik dan Pribadi.

Jika sesekali konflik terjadi ketika dua atau beberapa orang mengedit item daftar sama, lalu Anda bisa menggunakan kotak dialog penyelesaian konflik untuk mengatasi konflik dan cara. Meskipun daftar metadata berubah di server, metadata daftar baru bisa disinkronkan di komputer Anda. Untuk contoh jika kolom terhitung ditambahkan pada SharePoint 2010, lalu SharePoint Workspace 2010 mengambil perubahan sinkronisasi waktu berikutnya terjadi.

Daftar eksternal, dibuat dengan menggunakan layanan konektivitas bisnis (BCS) dalam SharePoint Designer 2010 juga didukung. Daftar eksternal bisa berisi akses baca/tulis ke bidang usaha data dari sumber data, seperti SQL Server atau SAP. Ini berarti bahwa Anda bisa bekerja dengan data daftar eksternal Anda dari dalam SharePoint Workspace 2010, baik online atau offline, dan lancar menyinkronkan perubahan Anda secara langsung ke sumber data eksternal.

Anda akan menemukan lebih mudah dan lebih cepat untuk menambahkan dan mengedit data item daftar dan metadata di komputer Anda di SharePoint Workspace 2010 dari dalam browser di situs SharePoint. Anda bisa menampilkan daftar data dalam tampilan seperti kisi, dan mengedit data dalam formulir. Fitur formulir terpisah yang memberi Anda tampilan unik dan praktis ke data Anda.

Jika formulir InfoPath designer terkait formulir InfoPath 2010 dengan daftar, Anda bisa menyinkronkan formulir tersebut dan menggunakannya di SharePoint Workspace 2010. Ini berarti Anda dapat memanfaatkan fitur formulir InfoPath tersebut seperti pemeriksa ejaan, lampiran file, teks kaya, validasi bidang, dan aturan bisnis.

Atas Halaman

Mencari konten SharePoint Workspace 2010

Pencarian SharePoint Workspace 2010 konten berfungsi dengan cara cerdas dan kokoh:

• Saat Anda mencari di dalam ruang kerja atau dari bilah luncur, Anda bisa menemukan konten di semua ruang kerja situs Anda.

• Saat Anda mencari dari tombol mulai Microsoft Windows 7, Anda mencari seluruh desktop Anda dan semua konten yang diunduh dari SharePoint Workspace 2010. Ruang kerja otomatis terindeks. Pencarian lokal cepat dan berfungsi Apakah Anda offline atau online.

Atas Halaman

Batasan, pengecualian, dan solusi

Ada beberapa batasan dan pengecualian saat bekerja dengan konten SharePoint 2010 dengan SharePoint Workspace 2010. Perhatikan bahwa panel navigasi SharePoint Workspace 2010 menampilkan link ke tidak didukung daftar dan pustaka yang dapat Anda nyaman klik untuk bekerja dengan SharePoint 2010 untuk dukungan penuh jika Anda sedang online.

Perhatikan batasan berikut ini dan pengecualian saat bekerja di SharePoint Workspace 2010:

• Jumlah file yang bisa Anda simpan di semua ruang kerja SharePoint Anda adalah kira-kira 10.000.

  Catatan: Jika Anda tidak diperbarui untuk Microsoft Office 2010 Service Pack 1, Anda hanya dapat kira-kira 500 dokumen di SharePoint Workspace sebelum Anda melihat pesan peringatan tentang batasan dokumen. Selain itu, begitu Anda telah melampaui 1.800 dokumen di ruang kerja SharePoint Anda, pesan peringatan muncul untuk memberitahu Anda bahwa hanya properti dokumen akan diunduh ke ruang kerja.

• Tiap daftar bisa memiliki tidak lebih dari 30.000 item.

• Dari dalam SharePoint Workspace 2010, Anda bisa membuat, memperbarui, dan menghapus file di pustaka dan item yang baru dalam daftar, tapi Anda tidak bisa membuat situs baru, pustaka, dan daftar.

• Situs berdasarkan Templat Access Web Database tidak didukung.

• Daftar berikut ini tidak didukung: kalender, halaman Wiki, dan survei.

• Tampilan berikut tidak didukung: daftar tugas proyek dalam tampilan Gantt, gaya, folder dalam baris (yang memperlihatkan sebagai grup), dan batas Item.

• Kontrol pemilih orang-orang tidak didukung.

• Pengeditan halaman situs dalam pustaka halaman situs tidak didukung.

• Mengedit daftar lampiran tidak didukung (meskipun Anda bisa membuka lampiran sebagai baca-saja).

• Sinkronisasi perubahan yang dibuat ke buku catatan OneNote tidak didukung.

• Daftar atau Pustaka yang diproteksi dengan manajemen hak informasi (IRM) tidak didukung.

Atas Halaman

Menyinkronkan ruang kerja SharePoint dengan situs SharePoint

1. Di browser Anda, navigasi ke situs SharePoint yang ingin Anda sinkronkan.

2. Klik menu Tindakan situs , dan lalu klik sinkronkan ke SharePoint Workspace.

3. Untuk mengontrol selektif mana pustaka dan daftar diunduh:

   1. Klik Konfigurasikan.

   2. Untuk setiap daftar atau pustaka, pilih, dan lalu di kotak unduhan, pilih Header hanya (pustaka) atau Tidak ada konten. Anda bisa mengunduh konten lengkap nantinya jika Anda perlu.

Pertama kalinya Anda menyinkronkan seluruh situs, mungkin butuh beberapa menit untuk mengunduh semua file di komputer Anda, namun hal ini terjadi di balik layar, sehingga Anda bisa terus mengerjakan tugas lain.

Atas Halaman

Menyinkronkan ruang kerja SharePoint dengan pustaka atau daftar tertentu

Anda bisa memilih pustaka atau daftar tertentu, jika yang perlu Anda bekerja dengan dari situs. Anda mungkin ingin selektif tentang apa yang Anda unduh untuk menghemat ruang di komputer Anda atau karena Anda tidak memiliki izin untuk menyinkronkan seluruh situs.

1. Di browser Anda, navigasi ke situs SharePoint yang berisi daftar atau Pustaka yang ingin Anda sinkronkan.

2. Klik nama daftar atau pustaka pada luncur cepat, atau klik Tindakan situs, klik Tampilkan semua konten situs, dan lalu di daftar yang sesuai atau pustaka, klik nama daftar atau pustaka.

   Catatan:  Situs SharePoint dapat diubah secara signifikan dalam tampilan dan navigasi. Jika Anda tidak bisa menemukan opsi, seperti perintah, tombol, atau link, hubungi administrator Anda.

3. Di pita, pada tab Daftar atau pustaka , di grup Sambungkan & ekspor , klik sinkronkan ke SharePoint Workspace.

Atas Halaman