Ketika mengurutkan data dalam tabel, kueri, formulir, atau laporan Access, Anda bisa menyimpan susunan urutan dengan objek. Jika Anda mengurutkan data di salah satu objek ini lalu menyimpan objek, susunan urutan yang berlaku saat Anda menyimpan objek secara otomatis disimpan dengan objek. Anda dapat menentukan apakah susunan urutan yang disimpan akan diterapkan saat objek dibuka berikutnya.
Untuk kueri dan laporan, Anda juga bisa menentukan susunan urutan default. Susunan urutan default diterapkan ke data dalam kueri atau laporan ketika tidak ada susunan urutan lain yang ditentukan.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Memahami susunan urutan yang disimpan
Ada dua jenis susunan urutan yang disimpan:
-
Terakhir diterapkan Susunan urutan yang terakhir diterapkan adalah susunan urutan yang berlaku saat objek terakhir disimpan. Tabel, kueri, formulir, dan laporan semuanya bisa memiliki susunan urutan terakhir yang diterapkan.
-
Default Susunan urutan default disertakan dalam desain kueri atau laporan. Susunan urutan default diterapkan ketika tidak ada susunan urutan lain yang ditentukan.
Susunan urutan yang diterapkan terakhir
Saat Anda menyimpan tabel, kueri, formulir, atau laporan saat data diurutkan, susunan urutan disimpan secara otomatis saat Anda menyimpan objek. Ini disebut susunan urutan terakhir yang diterapkan. Saat Anda membuat susunan urutan, Anda benar-benar mengubah desain objek.
Jika Anda ingin urutan urutan yang terakhir diterapkan diterapkan secara otomatis pada kali berikutnya Anda membuka objek, atur properti Urutkan Menurut Saat Memuat objek ke Ya. Untuk mengatur properti ini, lakukan langkah-langkah berikut saat objek terbuka dalam tampilan Desain.
-
Tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.
Langkah ini tidak diperlukan jika lembar properti sudah ditampilkan.
-
Lakukan salah satu hal berikut:
-
Jika objek adalah tabel atau kueri, pada tab Umum lembar properti, atur properti Urutan Menurut Saat Dimuat ke Ya.
-
Jika objek berupa formulir atau laporan, pada tab Data lembar properti, atur properti Order By On Load ke Ya.
-
Catatan: Anda dapat mencegah urutan urutan yang terakhir diterapkan agar tidak diterapkan dengan mengatur properti Urutkan Menurut Saat Dimuat ke Tidak.
Susunan urutan default
Karena susunan urutan yang terakhir diterapkan bisa berubah setiap kali seseorang mengurutkan objek lalu menyimpannya, Anda mungkin ingin menentukan susunan urutan default. Susunan urutan default adalah bagian dari desain objek, dan tidak berubah ketika susunan urutan yang berbeda diterapkan.
Anda hanya bisa menentukan susunan urutan default untuk kueri atau laporan. Meskipun susunan urutan default tidak ditimpa oleh susunan urutan saat ini atau yang terakhir diterapkan, urutan tersebut hanya berlaku ketika susunan urutan saat ini atau yang terakhir diterapkan dihapus.
Menentukan susunan urutan default untuk kueri
-
Buka kueri dalam tampilan Desain.
-
Klik ganda bidang yang ingin Anda gunakan untuk mengurutkan.
Bidang muncul di kisi desain.
-
Di kisi desain, kosongkan kotak di baris Perlihatkan bidang yang Anda tambahkan.
-
Di baris Urutkan , tentukan apakah Anda ingin mengurutkan bidang dalam urutan naik (nilai terkecil terlebih dahulu; A-ke-Z) atau dalam urutan menurun (nilai terbesar terlebih dahulu; Z-to-A).
-
Jika Anda ingin mengurutkan menurut lebih dari satu bidang, tambahkan bidang pengurutan tambahan dengan mengulangi langkah 2 sampai 4.
Catatan: Saat Anda mengurutkan menurut lebih dari satu bidang, hasil awalnya diurutkan menurut bidang pertama yang Anda tentukan, lalu menurut bidang berikutnya yang Anda tentukan, dan seterangnya. Misalnya, jika Anda mengurutkan menurut Nama Belakang lalu menurut TanggalLahir, semua rekaman dengan nilai Nama Belakang Dow muncul sebelum rekaman dengan nilai Nama Belakang Stevens, terlepas dari nilai TanggalLahir. Rekaman di dalam setiap bidang Nama Belakang kemudian diurutkan sesuai dengan nilai dalam bidang TanggalLahir.
-
Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.
Catatan: Untuk menghapus susunan urutan default dari kueri, hapus bidang pengurutan dari kisi desain kueri.
Menentukan susunan urutan default untuk laporan
-
Buka laporan dalam Tampilan Laporan atau Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Beranda , dalam grup Urutkan & Filter , klik Tingkat Lanjut lalu klik Filter/Urutkan Tingkat Lanjut pada menu pintasan.
Tab dokumen baru muncul, berisi kisi desain dan jendela di mana Anda bisa memilih bidang yang akan diurutkan.
-
Di jendela, klik ganda bidang yang ingin Anda gunakan untuk mengurutkan.
Bidang muncul di kisi desain.
-
Di kisi desain, di baris Urutkan, tentukan apakah Anda ingin mengurutkan bidang dalam urutan naik (nilai terkecil terlebih dahulu; A-ke-Z) atau dalam urutan menurun (nilai terbesar terlebih dahulu; Z-to-A).
-
Jika Anda ingin mengurutkan menurut lebih dari satu bidang, tambahkan bidang pengurutan tambahan dengan mengulangi langkah 2 sampai 4.
Catatan: Saat Anda mengurutkan menurut lebih dari satu bidang, hasil awalnya diurutkan menurut bidang pertama yang Anda tentukan, lalu menurut bidang berikutnya yang Anda tentukan, dan seterangnya. Misalnya, jika Anda mengurutkan menurut Nama Belakang lalu menurut TanggalLahir, semua rekaman dengan nilai Nama Belakang Dow muncul sebelum rekaman dengan nilai Nama Belakang Stevens, terlepas dari nilai TanggalLahir. Rekaman di dalam setiap bidang Nama Belakang kemudian diurutkan sesuai dengan nilai dalam bidang TanggalLahir.
-
Pada tab Beranda , dalam grup Urutkan & Filter , klik Alihkan Filter.
Catatan: Untuk menghapus susunan urutan default dari laporan, hapus bidang pengurutan dari kisi desain.
