Menyiapkan sumber data Excel untuk gabungan surat Word

Anda telah menyusun daftar kontak dan data lain yang hendak digunakan untuk gabungan surat Word. Jika sumber data yang dimiliki merupakan lembar bentang Excel yang sudah ada, maka Anda hanya perlu menyiapkan data untuk gabungan surat. Tapi jika sumber data Anda adalah sebuah tab yang dibatasi (. txt) atau file comma-separated value (. CSV), Anda harus terlebih dahulu mengimpor data ke Excel, lalu menyiapkannya untuk gabungan surat.

Langkah 1: Menyiapkan sumber data Anda di Excel

Jika menggunakan lembar bentang Excel sebagai sumber data untuk gabungan Surat di Word, lewati langkah ini. Jika sumber data adalah file. txt atau . CSV, gunakan panduan impor teks untuk menyiapkan data anda di Excel.

Setelah berhasil mengimpor file .txt atau .csv, lanjutkan ke Langkah 2.

  1. Buka Excel.

  2. Masuk ke > data dari teks/CSV.

    Memilih teks/CSV dari tab data

  3. Pilih file. txt atau. CSV yang Anda inginkan, lalu pilih impor.

  4. Di jendela pratinjau, pilih transformasi data.

  5. Pilih kode pos, atau kolom lain untuk memformat.

  6. Buka transformasi > tipe data: dan pilih teks.

    Jendela Power query dengan teks dipilih

  7. Pilih ganti saat ini.

  8. Ulangi langkah 5-7 sebagaimana diperlukan.

  9. Pilih tutup & beban.

  10. Masuk ke File > Simpan sebagai dan Simpan sebagai dengan nama yang berbeda.

  1. Buka Excel.

  2. Excel 2016    Masuk ke data > mendapatkan data eksternal > dari teks.

    Opsi Dari Teks disorot pada tab Data.

  3. Pilih file. txt atau. CSV yang Anda inginkan, lalu pilih impor.

  4. Dalam Panduan Impor Teks, dalam panel Tipe data asli, pilih Dibatasi.

    Excel Dapatkan Data Eksternal dari Teks, Panduan Impor Teks, Langkah 1 dari 3

  5. Pilih data saya memiliki header di atas panel pratinjau jika file memiliki header, lalu pilih berikutnya.

  6. Di panel pembatas , pilih kotak centang yang cocok dengan pemisah (seperti tab atau koma) yang digunakan data, lalu pilih berikutnya.

    Opsi untuk Pemisah disorot dalam Panduan Impor Teks.

  7. Di bawah Pratinjau data, pilih kolom yang berisi Kode Pos, lalu di bawah Format data kolom, pilih Teks.

    Opsi Teks untuk format data Kolom disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Catatan: Setiap kali Anda menerapkan format data baik itu Umum, Teks, maupun Tanggal ke kolom, nama format akan muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

  8. Ulangi langkah 7 sebagaimana diperlukan, memilih kolom yang ingin Anda ubah dan format data yang ingin diterapkan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Impor Data, setujui pengaturan default dari Lembar kerja yang sudah ada dan alamat sel, kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Impor Data, pilih untuk meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada, pengaturan default, atau di lembar kerja baru

    Perhatian: Alamat sel di kotak dialog Impor Data memperlihatkan sel yang saat ini dipilih. Data diimpor dimulai dengan alamat sel yang bernama.

  11. Simpan lembar bentang Anda dengan nama file baru.

Langkah 2: Menyiapkan sumber data Anda

Dalam sumber data Excel yang akan digunakan untuk milis dalam gabungan surat Word, pastikan Anda memformat kolom data numerik dengan benar. Format kolom dengan angka, misalnya, agar sesuai dengan kategori tertentu seperti mata uang.

Jika memilih persentase sebagai kategori, perhatikan bahwa format persentase akan mengalikan nilai sel dengan 100. Format kolom persentase sebagai teks jika ingin menghindari faktor perkalian tersebut.

Kode pos harus diformat sebagai teks untuk mempertahankan data selama gabungan surat. Jika tidak dilakukan saat diimpor, format sekarang. Nol di depan angka, misalnya 00399, dalam kode akan dihilangkan selama proses penggabungan surat jika angka tidak diformat sebagai teks.

  1. Pilih kolom yang berisi kode pos, kode pos, atau data lain yang akan diformat.

  2. Masuk ke Beranda, dan dalam grup angka , pilih panah bawah kotak format angka , lalu pilih opsi dalam daftar (seperti teks).

    Dalam Excel, di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah di kotak Umum untuk memilih format angka yang akan digunakan.

Pastikan Anda menambahkan simbol yang tepat sebelum atau setelah bidang gabungan. Misalnya, berikut ini bagaimana nilai mata uang dan persentase terlihat jika Anda menghilangkan simbol.

Dokumen gabungan surat bertuliskan "kontribusi Anda sebesar 50,00" dan "menawarkan Anda diskon 20."

Jika menyertakan simbol, angka akan jadi lebih masuk akal.

Dokumen hasil gabungan surat bertuliskan "kontribusi Anda sebesar $50,00" dan "menawarkan Anda diskon 20%."

Dalam dokumen gabungan surat, Anda menambahkan simbol sebelum atau setelah bidang gabungan seperti ini:

Sampel dokumen gabungan surat yang berisi bidang bernama Sumbangan didahului dengan tanda dolar dan bidang bernama Persen diikuti dengan tanda persen.

Lihat juga

Langkah penting dalam proses gabungan surat Word menyiapkan dan menyiapkan sumber data. Anda dapat menggunakan sumber data Excel yang sudah ada atau membuat yang baru dengan mengimpor file yang dibatasi tab (. txt) atau comma-separated value (. CSV). Setelah menyiapkan dan menyiapkan sumber data, Anda bisa melakukan gabungan Surat dengan menggunakan Dynamic Data Exchange (DDE) dengan panduan gabungan Surat langkah-demi-langkah atau dengan menggunakan metode gabungan Surat manual.

Jika Anda tidak menggunakan sumber data Excel yang sudah ada untuk gabungan surat Anda, Anda bisa menggunakan daftar kontak atau buku alamat dalam file. txt atau . CSV. Panduan impor teks memandu Anda melalui langkah-langkah untuk mendapatkan data dalam file. txt atau. CSV ke dalam Excel.

  1. Buka Excel.

  2. Pada tab data , pilih dari teks/CSV.

  3. Pilih file. txt atau. CSV yang Anda inginkan, lalu pilih impor.

  4. Dalam Panduan Impor Teks, dalam panel Tipe data asli, pilih Dibatasi.

    Excel Dapatkan Data Eksternal dari Teks, Panduan Impor Teks, Langkah 1 dari 3

  5. Beri tanda centang pada kotak Data saya memiliki header di atas panel Pratinjau jika file yang Anda impor memiliki header, lalu pilih Berikutnya.

  6. Dalam panel Pemisah, centang kotak yang sesuai dengan pemisah (seperti Tab atau Koma) yang digunakan oleh data Anda, kemudian pilih Berikutnya.

    Opsi untuk Pemisah disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Tips: Panel Pratinjau data memperlihatkan bagaimana hasil akan terlihat dalam format tabel.

  7. Di bawah Pratinjau data, pilih kolom yang berisi Kode Pos, lalu di bawah Format data kolom, pilih Teks.

    Opsi Teks untuk format data Kolom disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Catatan: 

    • Format yang tersedia adalah umum, teks, dan tanggal. Setiap kali Anda menerapkan format data pada kolom, nama format akan muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

    • Kolom yang berisi data numerik seperti persentase atau nilai mata uang, misalnya, hanya bisa diformat setelah file diimpor. Lihat bagian "memformat data numerik dalam Excel" yang mengikuti untuk informasi selengkapnya.

  8. Ulangi langkah 7 sebagaimana diperlukan, memilih kolom yang ingin Anda ubah dan format data yang ingin diterapkan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Impor Data, setujui pengaturan default dari Lembar kerja yang sudah ada dan alamat sel, kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Impor Data, pilih untuk meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada, pengaturan default, atau di lembar kerja baru

    Perhatian: Alamat sel di kotak dialog Impor Data memperlihatkan sel yang saat ini dipilih. Data diimpor dimulai dengan alamat sel yang bernama.

  11. Bila sudah selesai, Simpan sumber data Anda dengan nama file baru.

Memformat data numerik di Excel

Memformat data numerik seperti persentase atau nilai mata uang di sumber data baru atau yang sudah ada di Excel yang ingin Anda gunakan dalam gabungan Surat Word . Untuk mempertahankan data numerik yang telah diformat sebagai persentase atau sebagai mata uang selama gabungan surat, ikuti instruksi di bagian "langkah 2: Gunakan Dynamic data Exchange (DDE) untuk gabungan Surat".

Dalam sumber data Excel yang akan digunakan untuk milis dalam gabungan surat Word, pastikan Anda memformat kolom data numerik dengan benar. Format kolom dengan angka, misalnya, agar sesuai dengan kategori tertentu seperti mata uang.

  1. Buka sumber data Excel Anda.

  2. Pilih kolom yang ingin Anda format.

  3. Di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah kotak (Umum) Format Angka, kemudian pilih opsi dalam daftar.

    Dalam Excel, di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah di kotak Umum untuk memilih format angka yang akan digunakan.

  4. Ulangi langkah 2 dan 3 sebagaimana diperlukan.

  5. Setelah selesai, pilih Simpan.

Saat Anda memiliki sumber data Excel yang berisi angka yang diformat seperti persentase dan nilai mata uang, beberapa data numerik mungkin tidak mempertahankan formatnya selama gabungan surat. Anda akan mendapatkan hasil gabungan surat yang Anda inginkan dan bisa mempertahankan format data numerik Anda dalam Excel dengan menggunakan DDE.

Format data Excel dibandingkan dengan bidang gabungan kerja dengan menggunakan atau tidak menggunakan Exchange data dinamis

Catatan: Jika Anda memutuskan untuk tidak menggunakan DDE, ikuti panduan dalam menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal.

  1. Buka Word, pilih opsiWordfile > tingkat lanjut.

  2. Di bawah umum, pilih kotak centang konfirmasi konversi format file pada buka .

    Opsi konfirmasi konversi format file saat buka

  3. Pilih OK.

  4. Di tab surat , pilih mulai gabungan Surat > panduan gabungan Surat langkah demi langkah.

    Di Word, pada tab surat, pilih mulai gabungan surat, lalu pilih panduan langkah demi langkah gabungan Surat

  5. Di panel gabungan Surat , di bawah pilih Penerima, pilih gunakan daftar yang sudah ada.

    Di Word, panel tugas gabungan surat yang terbuka ketika Anda memilih panduan gabungan Surat langkah demi langkah dalam grup gabungan Surat

  6. Di bawah gunakan daftar yang sudah ada, pilih Telusuri, lalu buka lembar bentang yang diformat.

  7. Dalam kotak dialog konfirmasi sumber data , pilih kotak centang Perlihatkan semua , dan pilih lembar kerja MS Excel Via DDE (*. xls) > OK.

    Kotak dialog Konfirmasi Sumber Data

  8. Dalam kotak dialog Microsoft Excel , pilih seluruh lembar bentang > OK.

    Kotak dialog Microsoft Excel di Word

  9. Saat kotak dialog penerima gabungan Surat terbuka, pilih OK.

    Kotak dialog Penerima gabungan surat yang memperlihatkan konten lembar bentang Excel yang digunakan sebagai sumber data untuk milis

  10. Lanjutkan dengan surat, pesan email, label, atau gabungan amplop Anda.

Tips: Anda bisa mencegah diminta oleh Word setiap kali Anda membuka file data. Setelah Anda tersambung ke milis Anda, masuk ke opsi File > > tingkat lanjut. Di bawah umum, kosongkan kotak centang konfirmasi konversi format file pada buka .

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×