Menyiapkan sumber data Excel 2016 Anda untuk gabungan surat Word

Menyiapkan sumber data Excel 2016 Anda untuk gabungan surat Word

Anda telah menyusun daftar kontak dan data lain yang hendak digunakan untuk gabungan surat Word. Jika sumber data yang dimiliki merupakan lembar bentang Excel yang sudah ada, maka Anda hanya perlu menyiapkan data untuk gabungan surat. Namun jika sumber data merupakan file yang berbatas tab (.txt) atau file comma-separated value (.csv), Anda perlu mengimpor data terlebih dahulu ke Excel, kemudian menyiapkannya untuk gabungan surat.

Catatan: Di versi awal Excel, Anda mungkin telah menggunakan Pertukaran Data Dinamik (DDE) yang dikombinasikan dengan Panduan Gabungan Surat Langkah demi Langkah di Word. Excel tidak lagi mendukung DDE. Jika Anda ingin kami mempertimbangkan fitur ini untuk versi Excel berikutnya, kirim komentar dalam Kotak Saran Excel.

Langkah 1: Menyiapkan sumber data Anda di Excel

Jika sudah menggunakan lembar bentang Excel sebagai sumber data untuk gabungan surat dalam Word, masuk ke Langkah 2 di topik ini. Jika sumber data merupakan file .txt atau file .csv yang berisi kontak Gmail, misalnya, gunakan Panduan Impor Teks untuk menyiapkan data Anda dalam Excel.

  1. Buka Excel.

  2. Di tab Data, pilih Dapatkan Data Eksternal > Dari Teks.

    Opsi Dari Teks disorot pada tab Data.

  3. Pilih file .txt atau .csv yang diinginkan, kemudian pilih Impor.

  4. Dalam Panduan Impor Teks, dalam panel Tipe data asli, pilih Dibatasi.

    Excel Dapatkan Data Eksternal dari Teks, Panduan Impor Teks, Langkah 1 dari 3

  5. Beri tanda centang pada kotak Data saya memiliki header di atas panel Pratinjau jika file yang Anda impor memiliki header, lalu pilih Berikutnya.

  6. Dalam panel Pemisah, centang kotak yang sesuai dengan pemisah (seperti Tab atau Koma) yang digunakan oleh data Anda, kemudian pilih Berikutnya.

    Opsi untuk Pemisah disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Tips: Panel Pratinjau data memperlihatkan bagaimana hasil akan terlihat dalam format tabel.

  7. Di bawah Pratinjau data, pilih kolom yang berisi Kode Pos, lalu di bawah Format data kolom, pilih Teks.

    Opsi Teks untuk format data Kolom disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Catatan: Setiap kali Anda menerapkan format data baik itu Umum, Teks, maupun Tanggal ke kolom, nama format akan muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

  8. Ulangi langkah 7 sebagaimana diperlukan, memilih kolom yang ingin Anda ubah dan format data yang ingin diterapkan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Impor Data, setujui pengaturan default dari Lembar kerja yang sudah ada dan alamat sel, kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Impor Data, pilih untuk meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada, pengaturan default, atau di lembar kerja baru

    Perhatian: Alamat sel di kotak dialog Impor Data memperlihatkan sel yang saat ini dipilih. Data diimpor dimulai dengan alamat sel yang bernama.

  11. Simpan lembar bentang Anda dengan nama file baru.

Setelah berhasil mengimpor file .txt atau .csv, lanjutkan ke Langkah 2.

Langkah 2: Menyiapkan sumber data Anda

Dalam sumber data Excel yang akan digunakan untuk milis dalam gabungan surat Word, pastikan Anda memformat kolom data numerik dengan benar. Format kolom dengan angka, misalnya, agar sesuai dengan kategori tertentu seperti mata uang.

Jika memilih persentase sebagai kategori, perhatikan bahwa format persentase akan mengalikan nilai sel dengan 100. Format kolom persentase sebagai teks jika ingin menghindari faktor perkalian tersebut. Kolom yang berisi Kode Pos juga harus diformat sebagai teks untuk mempertahankan data selama proses penggabungan surat. Nol di depan angka, misalnya 00399, dalam kode akan dihilangkan selama proses penggabungan surat jika angka tidak diformat sebagai teks.

  1. Buka sumber data Excel Anda lalu pilih kolom yang berisi Kode Pos.

  2. Di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah kotak (Umum) Format Angka, kemudian pilih opsi dalam daftar.

    Dalam Excel, di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah di kotak Umum untuk memilih format angka yang akan digunakan.

Pastikan Anda menambahkan simbol yang tepat sebelum atau setelah bidang gabungan. Misalnya, berikut ini bagaimana nilai mata uang dan persentase terlihat jika Anda menghilangkan simbol.

Dokumen gabungan surat bertuliskan "kontribusi Anda sebesar 50,00" dan "menawarkan Anda diskon 20."

Jika menyertakan simbol, angka akan jadi lebih masuk akal.

Dokumen hasil gabungan surat bertuliskan "kontribusi Anda sebesar $50,00" dan "menawarkan Anda diskon 20%."

Dalam dokumen gabungan surat, Anda menambahkan simbol sebelum atau setelah bidang gabungan seperti ini:

Sampel dokumen gabungan surat yang berisi bidang bernama Sumbangan didahului dengan tanda dolar dan bidang bernama Persen diikuti dengan tanda persen.

Lihat juga

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×