Menyiapkan Rapat Lync

Menjadwalkan Rapat Lync dengan menggunakan Outlook 2013

Untuk menjadwalkan Rapat Lync, Anda membutuhkan alamat masuk dan kata sandi dari organisasi yang menggunakan Lync Server.

Tonton video ini atau ikuti langkah-langkah dalam bagian ini untuk mempelajari cara menjadwalkan rapat Lync 2013 dengan menggunakan Outlook 2013.

Untuk menyiapkan Rapat Lync dengan menggunakan Outlook 2013   

1. Buka Outlook, masuk ke kalender Anda.

2. Pada tab Beranda, pada pita Rapat Lync, klik Rapat Lync Baru.

   Catatan: Jika Lync diinstal di komputer Anda, dan Anda tidak melihat tombol Rapat Lync Baru, ikuti langkah-langkah dalam kontrol Rapat Lync tidak ditampilkan di artikel pita Outlook 2013 untuk mengatasi masalah tersebut.

3. Persiapkan rapat seperti biasa, yaitu:

   • Dalam kotak Kepada, ketik alamat email dari setiap orang yang Anda undang, dipisahkan dengan titik koma.

   • Di kotak Subjek, ketikkan nama untuk rapat.

   • Jika Anda memiliki peserta tatap muka, klik Penemu Ruangan, di pita Opsi tab Rapat, lalu cari ruangan atau, di kotak Lokasi, ketikkan lokasi rapat, seperti ruang konferensi.

     

   • Pilih waktu mulai dan waktu akhir.

     Catatan: 

     • Untuk melihat waktu yang sesuai untuk semua orang, klik Asisten Penjadwalan, di pita Perlihatkan di tab Rapat.

     • 

4. Di area rapat, ketikkan sebuah agenda. Hati-hati jangan sampai mengubah informasi rapat Lync.

   Penting: 

   • Menjadwalkan rapat dengan opsi default, seperti yang baru saja kita lakukan, cocok untuk rapat kecil internal, seperti rapat biasa dengan beberapa rekan kerja. Jika Anda mengadakan rapat dengan orang-orang di luar perusahaan Anda, atau Anda menjadwalkan acara yang besar, ubah opsi rapat sebelum mengirimkan undangan agar lebih sesuai dengan kebutuhan rapat Anda. Di permintaan rapat, pada pita Rapat Lync di tab Rapat, klik Opsi Rapat, lalu pilih opsi yang tepat.

   • 

   • Untuk detail tentang opsi apa yang tersedia dan kapan Anda harus memilihnya, lihat Mengatur opsi untuk Rapat Lync.

5. (Opsional) Di grup Perlihatkan dalam tab Rapat, klik Asisten Penjadwalan guna memastikan waktu rapat Anda adalah yang terbaik.

6. Anda hampir selesai. Cukup klik ganda informasi dan klik Kirim.

Atas Halaman

Untuk menyiapkan rapat online menggunakan Outlook Web App

Untuk membuat permintaan Rapat Lync di Outlook Web App, Anda harus:

• Menggunakan browser yang mendukung versi lengkap Outlook Web App.

• Memiliki nama pengguna dan kata sandi dari organisasi yang memiliki langganan bisnis atau perusahaan untuk Microsoft 365.

Untuk menyiapkan rapat online menggunakan Outlook Web App   

1. Di portal Microsoft 365 , lakukan salah satu hal berikut ini:

   • Untuk menyiapkan rapat berdasarkan tanggal, klik tab Kalender, pilih tanggal, dan di pojok kanan atas, klik Acara Baru.

   • Untuk menyiapkan rapat berdasarkan orang yang ingin Anda undang, klik tab Orang, klik kontak atau grup di daftar Kontak Anda, lalu di bawah nama orang atau grup, klik Jadwalkan rapat.

     

     Tips: Jika Anda mendapatkan pesan dari popup blocker yang populer menanyakan apakah Anda memperbolehkan ini, pilih Selalu Perbolehkan.

     Tips:  Untuk menambahkan kontak atau grup, pada tab Orang, di pojok kiri atas, klik Baru, atau klik Buat Kontak dan ketikkan informasi yang diminta, atau klik Buat Grup, ketikkan nama grup, klik kotak teks Anggota, lalu ketikkan alamat email setiap orang yang ingin Anda tambahkan. Saat Anda mengetik, tautan Cari kontak dan direktori muncul untuk memberikan saran; jika Anda melihat nama kontak di sana, klik nama kontak. Saat Anda selesai menambahkan pengguna, klik Simpan.

2. Di tengah jendela rapat, di atas area pesan, klik Rapat Online.

   Detail panggilan masuk, seperti tautan Gabung dalam rapat online muncul di area pesan. Jika akun Anda dikonfigurasi untuk konferensi dial-in, Anda juga akan melihat tautan Temukan nomor lokal.

   Catatan: Jika Anda tidak melihat tautan Rapat Online, ini mungkin karena salah satu alasan berikut:

   • Anda tidak menggunakan browser yang mendukung versi lengkap Outlook Web App.

   • Langganan Microsoft 365 Anda tidak menyertakan Lync.

   • Anda masuk sebagai pengguna yang belum diberikan lisensi untuk Lync.

3. Persiapkan rapat seperti yang biasanya Anda lakukan, yakni dengan memberi nama acara, menambahkan atau menghapus peserta, memilih waktu mulai dan durasi, dan lain-lain. Jika Anda akan memiliki peserta tatap muka, di Lokasi, ketikkan lokasi untuk rapat, seperti ruang konferensi, atau klik Tambahkan Ruang untuk membantu menemukan ruang konferensi.

   Tips:  Untuk mencari waktu yang sesuai untuk semua orang, klik Asisten Penjadwalan, di atas jendela rapat.

   Tips: 

   • Untuk menampilkan pengaturan siapa yang memiliki akses ke rapat online, siapa yang harus menunggu untuk Anda masukkan ke dalam rapat, dan siapa yang bisa datang selama rapat, klik Pengaturan rapat online (di atas area pesan).

   • 

4. (Opsional) Di area rapat, Anda bisa mengetikkan sebuah agenda. Hati-hati jangan sampai mengubah informasi rapat online apa pun.

5. (Opsional) Untuk menambahkan gambar atau lampiran dengan agenda, di atas jendela rapat, klik ikon Tindakan Lainnya (…), klik Sisipkan, lalu klik Lampiran atau file OneDrive atau Gambar inline.

   

6. Di atas jendela rapat, klik Kirim.

Atas Halaman

Memulai rapat dadakan menggunakan Lync 2013

Jika Anda harus mendiskusikan sebuah subjek yang memerlukan perhatian dengan segera, Anda bisa memulai dengan cepat rapat ad hoc dengan Lync. Lihat Memulai Rapat Lync dadakan.