Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook

Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Anda bisa menyambungkan daftar eksternal yang berisi pelanggan, tugas, janji, atau postingan dengan Microsoft Outlook 2013. Setelah tersambung, Anda dapat menampilkan, mengedit, dan mencetak data menggunakan antarmuka pengguna Outlook yang sudah familiar seakan-akan ini adalah informasi asli Outlook. Jika data berupa informasi kontak, misalnya pelanggan, Anda bahkan dapat menelepon mereka, mengirimi mereka pesan email, dan membuat permintaan rapat. Sinkronisasi data bersifat dua arah atau bidireksional. Perubahan yang dibuat di Outlook 2013 secara otomatis disinkronkan dengan sumber data eksternal. Perubahan yang dibuat ke sumber data eksternal disinkronkan dengan item di Outlook 2013, meskipun operasi refresh mungkin diperlukan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menemukan konten tentang data eksternal.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Sebelum Anda mulai

Tugas prasyarat Umum

Tugas prasyarat khusus Outlook

Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook 2013

Sebelum Anda mulai

Bekerja dengan data eksternal memerlukan sejumlah tugas prasyarat untuk memungkinkan akses yang aman ke data. Informasi berikut dapat membantu Anda merencanakan langkah berikutnya. Juga, jika Anda mengalami masalah saat mencoba bekerja dengan data eksternal, informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah tersebut. Untuk mengakses data eksternal, Anda atau administrator harus melakukan hal berikut ini:

Tugas prasyarat umum

Menyiapkan sumber data eksternal    Seorang administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke data tersebut dan bahwa data tidak jatuh ke tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.

Layanan dan akun SharePoint mengonfigurasi    Administrator harus mengaktifkan layanan konektivitas Data bisnis dan layanan penyimpanan aman.

Mengonfigurasi Layanan Penyimpanan Aman    Seorang administrator harus melakukan hal berikut: menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.

Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis    Seorang administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal mempunyai izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis dan bahwa pengguna yang sesuai mempunyai akses ke tipe konten eksternal yang menjadi basis bagi daftar eksternal.

Membuat tipe konten eksternal    Seorang pengguna harus menentukan tipe konten eksternal yang berisi informasi tentang koneksi, akses, metode operasi, kolom, filter, dan metadata lainnya yang digunakan untuk mendapatkan kembali data dari sumber data eksternal.

Buat daftar eksternal    Pengguna harus membuat daftar eksternal berdasarkan tipe konten eksternal dan satu atau beberapa tampilan daftar eksternal sebagaimana diperlukan.

Pastikan produk Office siap untuk digunakan    Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki Windows 7 atau yang lebih baru dan produk perangkat lunak gratis berikut, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4, dan WCF Data Services 5.0 untuk OData V3 pada setiap komputer klien (jika diperlukan, Anda akan secara otomatis diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Juga, pastikan opsi Instalasi Office, Layanan konektivitas bisnis diaktifkan (ini adalah default). Opsi ini akan menginstal Business Connectivity Services Client Runtime yang melakukan hal berikut ini: cache dan menyelaraskan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal dalam produk Office, dan berjalan kustom solusi di dalam produk Office.

Tugas prasyarat khusus Outlook

Mengaktifkan sinkronisasi Offline untuk fitur daftar eksternal    Fitur layanan dan situs, Sinkronisasi Offline untuk daftar eksternal, juga harus aktif. Fitur ini aktif secara default di tingkat layanan, tapi tidak aktif secara default di tingkat situs.

Buat Didukung Outlook tipe konten eksternal     Saat Anda membuat tipe konten eksternal, pengguna harus mengaktifkan opsi dukungan sinkronisasi Offline dan atur bidang Tipe Item Office ke salah satu hal berikut ini: kontak, janji, tugas, atau postingan.

Memetakan bidang terkait    Pengguna harus memetakan satu atau beberapa bidang tipe konten eksternal Outlook bidang masing-masing.

Bila Anda memetakan tipe konten eksternal, misalnya Pelanggan, ke Tipe Item Outlook, misalnya Kontak, Anda harus memetakan secara eksplisit bidang-bidang individual dalam tipe konten eksternal, misalnya Nama Depan Pelanggan, Nama Belakang Pelanggan, Alamat Pelanggan, dan Telepon Pelanggan, ke bidang-bidang Tipe Item Outlook yang bersangkutan, misalnya NamaDepan, NamaBelakang, AlamatBisnis, dan TeleponBisnis kontak tersebut.

Anda tidak perlu memetakan semua bidang yang bersangkutan, namun bidang-bidang berikut harus dipetakan.

Tipe Item Outlook

Bidang Item Outlook

Kontak

NamaBelakang

Tugas

Subjek

Janji

Mulai, Berakhir, dan Subjek

Postingan

Subjek

Bidang-bidang yang tidak dipetakan, bergantung nomornya, ditampilkan sebagai properti tambahan seperti berikut ini:

  • Berdampingan    Ditambahkan ke bagian formulir di bawah halaman default formulir Outlook (2 hingga 5 bidang).

  • Terpisah    Ditambahkan sebagai halaman baru ke formulir Outlook (6 bidang atau lebih).

Jika tipe konten eksternal tidak memetakan langsung ke Tipe Item Outlook, Anda dapat memetakan bidang-bidang tersebut ke Tipe Item Outlook Postingan, yang merupakan tipe item paling umum.

Atas halaman

Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook 2013

  1. Arahkan ke situs SharePoint yang berisi daftar eksternal.

  2. Klik Daftar > Sambungkan ke Outlook.

  3. Jika perlu, Outlook 2013 membuka dan membuat File Data Outlook baru (BCSStorage.pst), yang disebut Daftar Eksternal SharePoint dalam Panel Navigasi, lalu membuat folder dengan nama <Situs> - <Daftar Eksternal>.

Tips:  Secara default, data akan direfresh secara otomatis setiap enam jam, namun nilai ini dapat diubah. Untuk memastikan Anda melihat data terbaru dari sumber data eksternal, klik kanan pada folder kemudian klik Sinkronkan Sekarang.

Catatan:  Secara default, Outlook 2013 hanya menampilkan bidang-bidang yang telah dipetakan secara eksplisit ke bidang-bidang Outlook masing-masing oleh penulis tipe konten eksternal. Atau, untuk menampilkan semua bidang dari daftar eksternal guna mengetahui apakah telah dipetakan atau tidak, Anda dapat melakukan hal berikut:

  • Buka satu item dalam formulir (Pada tab Kontak, dalam grup Perlihatkan, klik Detail <name>.)

  • Buat tampilan Outlook kustom dan sertakan semua bidang dari daftar eksternal.

Temukan informasi selengkapnya tentang menampilkan bidang dan membuat tampilan kustom di sistem Bantuan Outlook.

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×