Menjadwalkan rapat dengan orang lain

Menjadwalkan rapat dengan orang lain

Anda dapat mengirim permintaan Rapat ke satu orang atau lebih. Trek Outlook yang menerima permintaan dan waktu cadangan di kalender Anda untuk rapat. Saat Anda membuat permintaan Rapat, Anda bisa menambahkan lampiran, mengatur lokasi, dan menggunakan Asisten Penjadwalan untuk memilih waktu terbaik untuk rapat Anda.

Menjadwalkan rapat

  1. Membuat permintaan Rapat dengan salah satu cara berikut ini:

    • Dari kotak masuk, pilih item baru > Rapat atau Gunakan pintasan keyboard Ctrl + Shift + Q.

      Untuk menjadwalkan rapat, di tab Beranda, dalam grup Baru, pilih Item Baru, lalu Rapat.

    • Dari kalender, pilih Rapat baru atau Gunakan pintasan keyboard Ctrl + Shift + Q.

      Perintah Rapat Baru pada pita

    • Dari pesan email di kotak masuk, pilih tombol balas dengan Rapat .

      Dari pesan email, pilih balas dengan Rapat.
  2. Tambahkan peserta dengan salah satu dari dua cara berikut:

    • Tambahkan peserta Anda ke baris kepada dari permintaan Rapat dan Lewati ke langkah 4.

    • Jika Anda menggunakan Office 365 atau akun Exchange, gunakan Asisten Penjadwalan untuk melihat jadwal peserta.

  3. Di Asisten Penjadwalan, klik kotak di bawah nama Anda dan ketikkan nama atau alamat email peserta atau klik tombol Tambahkan peserta untuk memunculkan buku alamat Anda.

    Klik ikon di samping nama peserta di Asisten Penjadwalan untuk menandai peserta tertentu sebagai peserta yang diperlukan ,peserta opsional, atau sumber daya. Saat Anda mulai mengetikkan nama peserta, Outlook akan memberikan saran untuk Anda berdasarkan orang yang telah Anda temui atau email baru-baru ini. Pilih nama dari daftar untuk menambahkan peserta.

    Anda dapat menandai peserta sesuai keperluan atau opsional.
  4. Menambahkan subjek Rapat, waktu mulai dan waktu berakhir, serta lokasi.

    Di Outlook 2016 dan Outlook untuk Office 365, Anda bisa mulai mengetikkan nama lokasi, misalnya, kedai kopi keempat atau ruang konferensi 23, dan Outlook akan mencari kecocokan lokasi. Pilih salah satu saran untuk memilih lokasi itu, atau Lanjutkan mengetik untuk memasukkan lokasi lain.

    Tips: Jika Anda menggunakan akun Microsoft Exchange atau akun email Office 365, klik Asisten Penjadwalan, lalu klik penemu ruang untuk memeriksa ketersediaan dan ruang cadangan. Untuk informasi selengkapnya, lihat menggunakan pengatur jadwal dan penemu ruang untuk rapat di Outlook.

  5. Untuk melampirkan file ke permintaan Rapat, pada menu sisipkan , pilih lampirkan file, lalu pilih file yang ingin Anda tambahkan.

  6. Jika Anda tidak ingin membuat ini menjadi Rapat berulang, klik kirim. Jika tidak, lihat membuat Rapat berulang.

Gunakan Outlook Mobile bersama-sama dengan Outlook untuk PC untuk fitur tambahan. Jika Anda menggunakan Outlook untuk IOS, perangkat seluler Anda dapat mengingatkan Anda ketika Anda harus meninggalkan untuk membuat janji temu Anda tepat waktu.

Mengaktifkan waktu untuk meninggalkan

  1. Dari Outlook untuk iOS, pilih pengaturan > waktu untuk pergi.

  2. Pilih akun yang didukung, lalu gunakan slider untuk mengaktifkan waktu.

Catatan: Waktu untuk meninggalkan belum tersedia untuk Outlook untuk Android. Hanya Office 365, Outlook.com, dan beberapa akun Gmail yang didukung.

Mencegah peserta meneruskan Rapat

Jika Anda menggunakan Office 365, saat Anda membuat permintaan Rapat, Anda bisa mencegah peserta rapat meneruskan permintaan Rapat kepada orang lain. Opsi baru ini tersedia untuk pelanggan saluran bulanan setelah memutakhirkan ke versi 1808.

  • Sebelum Anda mengirim permintaan Rapat, pilih opsi respons > Izinkan penerusan untuk mengalihkan kemampuan peserta untuk meneruskan permintaan Rapat.

Lihat mencegah pengalihan Rapat untuk mempelajari selengkapnya.

  1. Klik Rapat > Pengulangan.

    Perintah Pengulangan pada pita

    Catatan: Gunakan pintasan keyboard Ctrl + G untuk menjadwalkan Rapat agar berulang secara teratur.

  2. Pilih opsi untuk pola perulangan yang Anda inginkan, lalu klik OK.

    Catatan: Saat Anda menambahkan pola pengulangan ke permintaan Rapat, tab Rapat berubah menjadi rangkaian Rapat.

  3. Untuk mengirimkan permintaan rapat, klik Kirim.

Menambahkan orang ke Rapat yang sudah ada

Anda dapat menambahkan peserta lain ke Rapat yang sudah ada.

Jika Anda adalah pemilik Rapat:

  1. Klik ganda untuk membuka Rapat, lalu gunakan baris kepada atau Asisten Penjadwalan untuk menambahkan satu atau beberapa orang ke dalam Rapat.

  2. Klik kirim , lalu pilih salah satu hal berikut ini:

    • Kirim Pembaruan hanya kepada peserta yang ditambahkan atau dihapus.

    • Mengirim pembaruan ke semua peserta.

Jika Anda bukan pemilik Rapat

  1. Buka permintaan rapat. Dalam grup balas pada pita, pilih balas, lalu teruskan. Menambahkan satu atau beberapa penerima ke permintaan Rapat.

  2. Klik Kirim. Pemilik Rapat akan menerima pemberitahuan bahwa Anda telah meneruskan permintaan Rapat ke orang lain. Untuk informasi selengkapnya, lihat meneruskan Rapat.

Mengakhiri Rapat lebih awal

Jika Anda menggunakan Outlook untuk Office 365, kini Anda dapat membuat Outlook mengakhiri Rapat beberapa menit lebih awal. Ini bisa membantu Anda menyusun waktu perjalanan antar Rapat. Anda dapat memilih durasi yang berbeda untuk rapat di bawah satu jam dan Rapat dalam satu jam.

  1. Pilih opsi > file > opsi kalender > kalender

  2. Centang kotak centang Akhiri janji temu dan Rapat .

    Kotak dialog opsi Kalender dengan kotak Akhiri janji temu dan rapat lebih awal dicentang
  3. Gunakan turun bawah untuk memilih jumlah menit untuk Rapat kurang dari satu jam dan satu jam atau lebih, lalu klik OK.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×