Mengurutkan dan memfilter data untuk gabungan surat

Mengurutkan dan memfilter data untuk gabungan surat

Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat dan mengirimkan email secara massal serta membuat amplop dan label. Milis adalah sumber data untuk gabungan surat. Word mengambil informasi dari milis, lalu menyisipkannya ke dokumen gabungan surat.

Mengedit milis Anda

Dengan gabungan surat, Anda dapat mengurutkan dan memfilter data dalam milis untuk memilih rekaman yang diinginkan saja.

  1. Jika perlu, buka dokumen gabungan surat Anda.

  2. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, klik Edit Daftar Penerima.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Edit Daftar Penerima.

    Tips: Jika Edit Daftar Penerima tidak tersedia, klik Pilih Penerima, lalu sambungkan dokumen ke milis yang ingin Anda gunakan.

  3. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat, centang kotak di samping setiap penerima yang rekamannya akan disertakan dalam gabungan.

    Untuk setiap baris, centang kotak untuk menyertakan penerima.

    Tips: Untuk mengelompokkan baris atau membatasi tampilan ke baris tertentu, urutkan atau filter milis.

Opsi lainnya

Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat, terdapat opsi untuk memperbaiki daftar penerima. Dua opsi yang paling sering digunakan adalah mengurutkan dan memfilter daftar agar nama dan alamat lebih mudah ditemukan. Untuk mengetahui detail, lihat "Mengurutkan daftar penerima" atau "Memfilter daftar penerima" di bawah ini.

Di dokumen gabungan surat Word, pilih Edit Penerima, lalu dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat, di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih salah satu opsi.

Mengurutkan daftar penerima

Ada banyak cara untuk mengurutkan daftar penerima. Langkah-langkah di bawah ini menyediakan satu contoh tentang hal yang dapat dilakukan untuk mengurutkan rekaman.

  1. Di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih Urutkan, dan kotak dialog Filter dan Urutkan akan terbuka.

  2. Pada tab Urutkan Rekaman, pilih panah menurun kotak Urutkan Rekaman, pilih kolom nama dalam milis Excel yang ingin diurutkan, lalu pilih Urutkan Naik atau Urutkan Turun sebagai susunan urutan.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pilih Edit Daftar Penerima, lalu di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih Urutkan.

  3. (Opsional) Pilih panah menurun kotak Kemudian dengan, pilih nama kolom kedua yang ingin diurutkan, lalu pilih Urutkan Naik atau Urutkan Turun sebagai susunan urutan.

  4. (Opsional) Ulangi langkah 3 jika ingin menambahkan nama kolom lain yang akan diurutkan.

  5. Pilih OK, lalu lihat hasil pengurutannya.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, hasil pengurutan daftar penerima.

    Catatan: Daftar penerima kini diurutkan naik menurut alfabet.

Memfilter daftar penerima

Anda dapat memfilter milis untuk melihat penerima yang ingin disertakan dalam gabungan surat saja. Misalnya, filter mungkin mengembalikan rekaman orang-orang di kota tertentu atau item inventaris dengan harga tertentu.

Dalam langkah berikut ini, Anda akan menentukan kondisi yang akan digunakan untuk memfilter milis. Pemfilteran menggunakan kriteria (ekspresi) sederhana berdasarkan pilihan yang Anda buat untuk mengevaluasi keberadaan data yang ditetapkan.

  1. Di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih Filter, lalu kotak dialog Filter dan Urutkan akan terbuka.

  2. Pada tab Filter Rekaman, pilih panah menurun kotak Bidang, lalu pilih nama kolom dalam milis Excel yang ingin digunakan sebagai filter tingkat pertama.

    Catatan: Tab Filter Rekaman diformat seperti formulir dengan empat kolom. Dari kiri ke kanan, terdapat kolom kondisi, bidang, operator perbandingan, dan kriteria kecocokan yang ditentukan pengguna.

  3. Pilih panah menurun kotak Perbandingan, lalu pilih Sama dengan atau opsi perbandingan lainnya.

  4. Dalam kotak Bandingkan dengan, ketikkan data yang ingin dicocokkan dengan pilihan dalam kotak Bidang.

  5. (Opsional) Untuk menambahkan filter tingkat kedua, di ujung kiri kolom, lakukan salah satu langkah berikut:

    • Pilih Dan untuk memastikan bahwa kedua kondisi filter telah terpenuhi, lalu ulangi langkah 2 hingga langkah 4.

      atau

    • Pilih Atau untuk memastikan bahwa salah satu kondisi filter telah terpenuhi, lalu ulangi langkah 2 hingga langkah 4.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pilih Edit Daftar Penerima, lalu di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih Filter.

  6. Ulangi langkah 5 sesuai kebutuhan.

  7. Jika sudah selesai, pilih OK, lalu tampilkan hasil rekaman yang difilter.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, hasil pemfilteran yang diterapkan pada daftar penerima.

Menemukan penerima

Anda dapat mencari milis dan menemukan penerima tertentu atau kelompok penerima yang memiliki kesamaan atribut, seperti nama belakang, kode pos, atau nomor keanggotaan.

  1. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat, di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih Temukan penerima.

  2. Dalam kotak dialog Temukan Entri, dalam kotak Temukan, ketikkan nama atribut yang ingin dicari dalam milis.

    Ketikkan nama dalam kotak dialog Temukan Entri untuk menemukan penerima.

  3. Untuk Lihat dalam, lakukan salah satu langkah berikut:

    • Terima opsi default Semua bidang.

      atau

    • Pilih Bidang Ini, lalu dalam daftar menurun, pilih nama kolom yang ingin dicari.

  4. Pilih Temukan Berikutnya.

    Catatan: Jika kecocokan pada entri pencarian ditemukan, entri dalam milis akan disorot. Pilih kembali Temukan Berikutnya. Kecocokan lain juga akan disorot jika ada.

Lihat juga

Tonton Menggunakan gabungan surat dengan cara lain - Pelatihan video gratis yang menjelaskan pengurutan dan pemfilteran bidang gabungan surat, kustomisasi gabungan surat dengan surat yang dipersonalisasi, dan penyisipan bidang gabungan kustom.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin tidak ingin menggunakan semua informasi dalam daftar penerima gabungan surat. Anda memiliki opsi untuk memilih beberapa orang dalam daftar saja, serta mengurutkan dan memfilter data, sehingga hanya informasi yang diinginkan yang disertakan dalam gabungan surat.

Mengurutkan dan memfilter daftar gabungan surat

  1. Buka dokumen gabungan surat, jika belum dibuka.

  2. Klik Surat > Edit Penerima.

    Klik untuk mengedit daftar penerima

    Jika Edit Penerima berwarna abu-abu, klik Pilih Penerima dan sambungkan dokumen ke milis yang ingin Anda gunakan.

  3. Dalam Edit Entri Daftar, untuk menambahkan atau menghapus orang dalam daftar, klik tanda plus (+) untuk menambahkan orang atau tanda minus (-) untuk menghapus orang dari daftar.

    Klik tanda plus atau tanda minus untuk menambahkan atau menghapus orang dari daftar.

  4. Jika sudah selesai memilih orang yang ingin dimasukkan dalam daftar, klik OK.

Mengurutkan daftar untuk menemukan grup

Anda dapat mengurutkan daftar penerima untuk mengelompokkan informasi dengan cara tertentu. Misalnya, jika ingin mengirimkan email hanya kepada orang yang tinggal di kota tertentu, urutkan menurut kota agar semua orang di setiap kota dikelompokkan bersama. Hal tersebut akan memudahkan Anda dalam memilih penerima ketika memulai gabungan.

  1. Klik Surat >Filter Penerima.

  2. Klik Urutkan Rekaman > Urutkan Menurut, lalu pilih nama bidang yang ingin diurutkan.

    Klik Urutkan Rekaman untuk mengurutkan item dalam gabungan surat

    Untuk mengurutkan menurut beberapa bidang, misalnya menurut provinsi lalu kota, klik Kemudian Menurut, lalu pilih bidang tambahan yang ingin diurutkan.

    Klik untuk mengurutkan menurut beberapa bidang

  3. Jika semua bidang telah diurutkan sesuai keinginan Anda, klik OK.

Memfilter daftar untuk menampilkan baris yang ingin disertakan saja

Anda dapat memfilter daftar agar menampilkan orang atau item yang ingin disertakan dalam gabungan saja, misalnya hanya orang di kota tertentu atau item inventaris dalam harga tertentu.

  1. Klik Surat >Filter Penerima.

    Klik untuk memfilter daftar gabungan surat

  2. Dalam Filter Rekaman, klik panah di samping kotak Bidang, lalu klik kolom yang ingin difilter, misalnya Sebutan atau Nama_Belakang.

    Klik bidang yang ingin difilter

  3. Klik Perbandingan, lalu klik tipe perbandingan yang ingin dibuat.

    Klik opsi Perbandingan yang ingin Anda atur

  4. Dalam kotak Bandingkan dengan, ketikkan nilai untuk filter. Misalnya, jika Anda memilih Kota dalam daftar Bidang, ketikkan nama kota.

  5. Klik Dan atau Atau, lalu tambahkan kondisi lainnya ke pemfilteran Anda. Misalnya, jika Anda menginginkan hasil untuk dua kota, klik Atau, klik Kota dalam daftar Bidang, klik Sama dengan, lalu ketik nama kota kedua.

  6. Klik OK.

Sekarang Anda siap menyisipkan bidang gabungan surat dalam dokumen yang Anda gunakan untuk gabungan surat atau labels. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyisipkan bidang gabungan surat.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×