Mengurangi ukuran gambar dan lampiran dalam pesan email Outlook

Mengurangi ukuran gambar dan lampiran dalam pesan email Outlook

Ukuran foto dan tipe lampiran lainnya dapat bervariasi. Banyak sistem email, termasuk Gmail, Yahoo, dan Exchange membatasi ukuran pesan email yang dapat dikirimkan. Jika khawatir dengan ukuran pesan email atau jika Anda telah menerima pesan email yang terlalu besar untuk dikirim, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengurangi ukuran lampiran gambar dan dokumen lainnya. 

Selain membatasi ukuran setiap pesan, beberapa sistem email membatasi ukuran total kotak surat Anda. Karena setiap pesan yang Anda kirim disimpan dalam folder Item Terkirim, mengurangi ukuran lampiran juga dapat membantu mengurangi ukuran kotak surat. 

Apa yang ingin Anda lakukan?

Menyisipkan gambar

Untuk menyisipkan gambar dalam isi pesan email Anda, letakkan kursor dalam isi pesan email, pilih menu Sisipkan, lalu pilih Gambar dari grup Ilustrasi pada Pita. 

Jika gambar tampak terlalu besar (atau kecil), Anda dapat menggunakan gagang pengatur ukuran pada gambar untuk mengubah ukurannya. 

Mengubah ukuran gambar

Anda dapat mengubah ukuran gambar yang terlihat; seperti seberapa besar tampilannya menurut luas layar, tanpa harus mengubah ukuran file atau resolusi gambar. Namun, hal ini tidak akan mengurangi ukuran total pesan email yang Anda kirim. 

  1. Klik atau ketuk gambar untuk menampilkan gagang pengatur ukuran melingkar berukuran kecil di setiap ujung gambar.

    Gambar kini berada dalam pesan Anda.
  2. Klik (atau tekan dan tahan) salah satu gagang, lalu seret gagang pengatur ukuran ke titik tengah untuk memperkecil ukuran gambar, atau menjauh dari titik tengah untuk memperbesar ukuran gambar.

Tips: Terdapat gagang pengatur ukuran tambahan di bagian tengah setiap sisi gambar. Jika ingin mempertahankan proporsi gambar, cukup gunakan gagang pengatur ukuran di sudut. Menggunakan gagang di bagian tengah setiap sisi akan merusak gambar.

Mengubah ukuran gambar menjadi dimensi yang tepat

  1. Pilih gambar yang ingin Anda ubah ukurannya.

  2. Pada tab Format, dalam grup Ukuran, masukkan tinggi yang diperlukan. Lebar akan berubah secara otomatis agar tetap sesuai dengan tinggi.

    Cuplikan layar memperlihatkan pengaturan tinggi dan lebar

Jika ingin mengubah tinggi dan lebar secara terpisah, hapus centang kotak Kunci rasio aspek sebelum mengubah tinggi atau lebar yang diperlukan dalam langkah 2.

Mengompresi gambar untuk mengurangi ukuran file

Mengompresi gambar akan mempertahankan tinggi dan lebar gambar, tetapi mengurangi resolusinya. Gambar dengan resolusi yang lebih kecil memiliki ukuran file lebih kecil.

  1. Pilih satu atau beberapa gambar yang ingin Anda kurangi ukurannya.

  2. Di bawah Alat Gambar, pada tab Format, pilih Ringkaskan Gambar Ringkaskan gambar dari grup Sesuaikan. Tergantung pada resolusi layar, Anda mungkin hanya akan melihat ikon Ringkaskan Gambar.

  3. Pilih opsi kompresi dan resolusi, lalu pilih OK. Untuk gambar yang tidak dicetak, Web (150 ppi) adalah resolusi paling umum.

Penting: Mengompresi gambar untuk mengurangi ukuran file akan mengubah jumlah detail yang terdapat dalam gambar sumber. Artinya, setelah kompresi, gambar dapat tampak berbeda dari sebelumnya.

Jika dilampirkan sebagai file, gambar tidak akan ditampilkan secara langsung dalam isi pesan email. Sebagai gantinya, ikon gambar akan muncul di bawah subjek pesan. Untuk file gambar, Anda juga akan melihat pratinjau gambar kecil beserta nama dan ukuran file tersebut. 

Melihat gambar mini dari gambar Anda

Jika lampiran gambar terlalu besar, Anda dapat memberi tahu Outlook untuk mengubah ukurannya ketika pesan dikirim. 

  1. Pilih File

  2. Jika gambar berukuran besar, Anda akan melihat pesan ini: Beberapa penerima mungkin tidak menerima pesan ini karena lampiran gambar. Mengubah ukuran gambar yang besar dapat memudahkan pengiriman pesan. Ukuran maksimal gambar yang diubah adalah 1024x768 piksel. 

  3. Pilih Ubah ukuran gambar besar ketika saya mengirimkan pesan ini.

  4. Pilih panah kiri di sudut kiri atas layar untuk kembali ke pesan Anda. Tulis pesan, lalu saat Anda memilih Kirim, ukuran semua lampiran gambar akan diubah secara otomatis. 

Catatan:  Jika menyematkan gambar dalam isi pesan, dengan gambar yang muncul di dalamnya, menggunakan perintah Gambar di grup Ilustrasi, fitur pengubah ukuran lampiran gambar tidak akan tersedia.

Ukuran dokumen, lembar bentang, file PDF, dan tipe file lainnya dapat sangat bervariasi. Ada beberapa metode yang dapat digunakan agar ukuran pesan email dan lampiran tetap kecil saat mengirim file tersebut.

Catatan: Untuk informasi selengkapnya terkait mengurangi ukuran file gambar, lihat bagian Menyisipkan dan mengubah ukuran gambar dalam isi pesan email.

Kirim tautan ke file tersebut

  1. Dalam pesan email, pilih Lampirkan File dari pita.

  2. Pilih file Anda.

  3. Jika file telah disimpan di OneDrive, OneDrive for Business, atau situs SharePoint, Anda dapat memilih Kirim tautan. Tindakan ini akan melampirkan pintasan ke file pada pesan email Anda, bukan file itu sendiri. Penerima dapat membuka pintasan dan mengunduh atau membuka file.

Salin tautan berbagi dari layanan penyimpanan cloud lain

Sebagian besar solusi penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive memungkinkan Anda memperoleh tautan berbagi ke file yang disimpan. Lihat file bantuan masing-masing layanan untuk informasi selengkapnya tentang cara mendapatkan tautan berbagi. Setelah mendapatkan tautan berbagi, tempelkan tautan dalam isi pesan email Anda.

Kompresi file sebelum mengirim

Sebagian besar file dapat dikompresi menjadi file zip untuk mengurangi ukurannya. Windows memungkinkan Anda membuat dan membuka file zip tanpa perangkat lunak tambahan apa pun. 

  1. Navigasi ke folder yang berisi gambar yang ingin dikirimkan.

  2. Pilih file. Untuk memilih beberapa file, tekan dan tahan CTRL sambil mengklik setiap file.

  3. Klik kanan pilihan, pilih Kirim Ke >Folder yang Dikompresi (zip).

  4. Tindakan ini akan membuat file zip baru berisi file yang telah Anda pilih dalam langkah 2. Nama file zip tersebut dipilih secara otomatis dari nama file asli. 

  5. Kemudian, silakan kembali ke pesan email Anda dan pilih Lampirkan File dari pita. Atau, klik kanan file zip yang baru, pilih Kirim Ke > Penerima Email untuk membuka pesan email baru dengan file yang terlampir. 

Apa yang ingin Anda lakukan?

Menyisipkan gambar

Untuk menyisipkan gambar dalam isi pesan email Anda, letakkan kursor dalam isi pesan email, pilih menu Sisipkan, lalu pilih Gambar dari grup Ilustrasi pada Pita. 

Jika gambar tampak terlalu besar (atau kecil), Anda dapat menggunakan gagang pengatur ukuran pada gambar untuk mengubah ukurannya. 

Mengubah ukuran gambar

Anda dapat mengubah ukuran gambar yang terlihat, seperti seberapa besar tampilannya menurut luas layar, tanpa harus mengubah ukuran file atau resolusi gambar. Namun, hal ini tidak akan mengurangi ukuran total pesan email yang Anda kirim. 

  1. Klik atau ketuk gambar untuk menampilkan gagang pengatur ukuran melingkar berukuran kecil di setiap ujung gambar.

    Gambar kini berada dalam pesan Anda.
  2. Klik (atau tekan dan tahan) salah satu gagang, lalu seret gagang pengatur ukuran ke titik tengah untuk memperkecil ukuran gambar, atau menjauh dari titik tengah untuk memperbesar ukuran gambar.

Tips: Terdapat gagang pengatur ukuran tambahan di bagian tengah setiap sisi gambar. Jika ingin mempertahankan proporsi gambar, cukup gunakan gagang pengatur ukuran di sudut. Menggunakan gagang di bagian tengah setiap sisi akan merusak gambar.

Mengubah ukuran gambar menjadi dimensi yang tepat

  1. Pilih gambar yang ingin Anda ubah ukurannya.

  2. Pada tab Format, dalam grup Ukuran, masukkan tinggi yang diperlukan. Lebar akan berubah secara otomatis agar tetap sesuai dengan tinggi.

    Cuplikan layar memperlihatkan pengaturan tinggi dan lebar

Jika ingin mengubah tinggi dan lebar secara terpisah, hapus centang kotak Kunci rasio aspek sebelum mengubah tinggi atau lebar yang diperlukan dalam langkah 2.

Mengompresi gambar untuk mengurangi ukuran file

Mengompresi gambar akan mempertahankan tinggi dan lebar gambar, tetapi mengurangi resolusinya. Gambar dengan resolusi yang lebih kecil memiliki ukuran file lebih kecil.

  1. Pilih satu atau beberapa gambar yang ingin Anda kurangi ukurannya.

  2. Di bawah Alat Gambar, pada tab Format, pilih Ringkaskan Gambar dari grup Sesuaikan. Tergantung pada resolusi layar, Anda mungkin hanya akan melihat ikon Ringkaskan Gambar.

  3. Pilih opsi kompresi dan resolusi, lalu pilih OK. Untuk gambar yang tidak dicetak, Web (150 ppi) adalah resolusi paling umum.

Penting: Mengompresi gambar untuk mengurangi ukuran file akan mengubah jumlah detail yang terdapat dalam gambar sumber. Artinya, setelah kompresi, gambar dapat tampak berbeda dari sebelumnya.

Jika dilampirkan sebagai file, gambar tidak akan ditampilkan secara langsung dalam isi pesan email. Sebagai gantinya, ikon gambar akan muncul di bawah subjek pesan.

Jika lampiran gambar terlalu besar, Anda dapat memberi tahu Outlook untuk mengubah ukurannya ketika pesan dikirim. 

  1. Pilih File

  2. Jika gambar berukuran besar, Anda akan melihat pesan ini: Beberapa penerima mungkin tidak menerima pesan ini karena lampiran gambar. Mengubah ukuran gambar yang besar dapat memudahkan pengiriman pesan. Ukuran maksimal gambar yang diubah adalah 1024x768 piksel. 

  3. Pilih Ubah ukuran gambar besar ketika saya mengirimkan pesan ini.

  4. Pilih panah kiri di sudut kiri atas layar untuk kembali ke pesan Anda. Tulis pesan, lalu saat Anda memilih Kirim, ukuran semua lampiran gambar akan diubah secara otomatis. 

Catatan:  Jika menyematkan gambar dalam isi pesan, dengan gambar yang muncul di dalamnya, menggunakan perintah Gambar di grup Ilustrasi, fitur pengubah ukuran lampiran gambar tidak akan tersedia.

Ukuran dokumen, lembar bentang, file PDF, dan tipe file lainnya dapat sangat bervariasi. Ada beberapa metode yang dapat digunakan agar ukuran pesan email dan lampiran tetap kecil saat mengirim file tersebut.

Salin tautan berbagi dari layanan penyimpanan cloud

Sebagian besar solusi penyimpanan cloud seperti OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox, atau Google Drive memungkinkan Anda memperoleh tautan berbagi ke file yang disimpan.

Untuk OneDrive atau OneDrive for Business, lihat Berbagi file dan folder OneDrive. Untuk solusi penyimpanan cloud lainnya, lihat file bantuan layanan tersebut guna mendapatkan informasi selengkapnya tentang cara memperoleh tautan berbagi. Setelah mendapatkan tautan berbagi, tempelkan tautan dalam isi pesan email Anda.

Kompresi file sebelum mengirim

Sebagian besar file dapat dikompresi menjadi file zip untuk mengurangi ukurannya. Windows memungkinkan Anda membuat dan membuka file zip tanpa perangkat lunak tambahan apa pun. 

  1. Navigasi ke folder yang berisi gambar yang ingin dikirimkan.

  2. Pilih file. Untuk memilih beberapa file, tekan dan tahan CTRL sambil mengklik setiap file.

  3. Klik kanan pilihan, pilih Kirim Ke >Folder yang Dikompresi (zip).

  4. Tindakan ini akan membuat file zip baru berisi file yang telah Anda pilih dalam langkah 2. Nama file zip tersebut dipilih secara otomatis dari nama file asli. 

  5. Kemudian, silakan kembali ke pesan email Anda dan pilih Lampirkan File dari pita. Atau, klik kanan file zip yang baru, pilih Kirim Ke > Penerima Email untuk membuka pesan email baru dengan file yang terlampir. 

Apa yang ingin Anda lakukan?

Terdapat dua cara untuk memilih gambar guna mengurangi ukuran gambar tersebut dan menyertakannya sebagai lampiran ke pesan email secara otomatis di Microsoft Office Outlook, atau dari Windows Explorer.

Catatan: Gambar asli Anda tidak akan diubah. Hanya ukuran salinan gambar sedang dikirim yang akan berkurang.

  1. Buat pesan email baru di Outlook.

  2. Di tab Sisipkan, dalam grup Sertakan, klik Lampirkan File.

    Tips: Anda juga dapat menyeret dan menjatuhkan gambar dari Windows Explorer. File gambar akan dilampirkan ke pesan email.

  3. Pada tab Sisipkan, klik Peluncur Kotak Dialog Sertakan Gambar tombol .

  4. Dalam panel Opsi Lampiran, di bawah Opsi gambar, dalam daftar menurun Pilih ukuran gambar, klik ukuran gambar yang ingin Anda sertakan.

    Panel Opsi Lampiran

    Catatan: Jika menyematkan gambar dalam isi pesan menggunakan perintah Gambar di grup Ilustrasi, fitur pengubah ukuran gambar otomatis tidak akan tersedia.

  5. Setelah selesai membuat pesan email, klik Kirim.

  1. Buka Windows Explorer dengan mengklik Mulai, kemudian mengklik dua kali Komputer.

    Pintasan keyboard Untuk membuka Windows Explorer, tekan tombol logo Windows+E.

  2. Navigasi ke folder berisi gambar yang ingin Anda kirim.

  3. Pilih gambar. Untuk memilih beberapa file, tekan dan tahan CTRL sambil mengklik setiap file.

  4. Klik kanan file yang dipilih, arahkan ke Kirim Ke, kemudian klik Penerima Email.

    Kotak dialog Kirim Gambar melalui Email muncul.

  5. Klik Buat semua gambar saya menjadi lebih kecil, kemudian klik OK.

    Kotak dialog Kirim Gambar melalui Email

    Catatan: Untuk menentukan ukuran yang tepat bagi gambar tersebut, klik Perlihatkan opsi selengkapnya, kemudian klik ukuran yang Anda inginkan.

    Jendela pesan Outlook baru muncul dengan gambar yang dilampirkan.

  6. Masukkan informasi penerima dalam Kotak Kepada, Cc, dan Bcc.

  7. Jika Anda ingin, ubah informasi subjek dalam kotak Subjek.

  8. Jika Anda ingin, ubah atau masukkan informasi yang ingin disertakan dalam isi pesan.

  9. Klik Kirim.

Berikut ini adalah daftar praktik terbaik untuk digunakan ketika mengirim lampiran dan gambar:

  • Memposting atau menerbitkan lampiran berukuran besar    - Jika mengirim lampiran atau gambar ke seseorang yang Anda perbolehkan untuk berbagi lokasi yang disimpan di awan, atau di jaringan organisasi, tautan ke lokasi tersebut dapat disertakan dalam pesan email.

  • Batasi ukuran lampiran    - Ini adalah panduan umum; untuk koneksi yang lebih lambat (seperti perangkat seluler), Anda harus menggunakan ukuran yang lebih kecil, misalnya 250 kilobyte (KB). Jika harus mengirim lampiran berukuran besar, pastikan ukuran maksimal pesan yang dapat dikirim. Administrator server email atau organisasi yang menyediakan layanan email dapat memberi tahu Anda tentang hal ini. Demikian pula, tanyakan penerima berapa besar batas maksimal mereka. Terakhir, pertimbangkan kecepatan koneksi Internet penerima. Mengunduh lampiran berukuran besar dengan koneksi internet seluler dapat memakan waktu lama.

  • Mengirim beberapa lampiran menggunakan beberapa pesan email    - Beberapa pesan yang lebih kecil memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk dikirimkan dibandingkan satu pesan berukuran besar. Teknik ini mungkin membantu Anda menghindari batas per pesan, namun batas kotak surat penerima masih dapat dilewati. Pesan yang diterima setelah kotak surat orang tersebut telah mencapai batas penyimpanan terkadang akan ditolak.

  • Menggunakan format file grafik terkompresi    - Terdapat terlalu banyak format file grafik untuk dicantumkan di sini, namun dari format yang paling sering digunakan, format file gambar yang paling baik untuk email adalah .gif, .jpg, dan .png. Format file grafis yang paling besar adalah format yang tidak disimpan dalam format file terkompresi, seperti .tif dan .bmp (format file default dari Windows Paint).

  • Menggunakan file asli yang lebih kecil    -Ukuran foto yang Anda ambil dengan ponsel atau kamera digital biasanya besar, bahkan ketika disimpan dalam format file terkompresi seperti .jpg. Bukan hal yang tidak umum lagi untuk satu gambar memiliki ukuran beberapa megabyte. Ingat bahwa ukuran pesan email akan meningkat kira-kira sepertiga saat dikirimkan melalui internet. Gunakan pengaturan resolusi rendah di kamera Anda ketika mengambil foto digital. Gunakan format file terkompresi seperti .jpg. Dalam program grafik, pangkas foto hingga ke konten pentingnya.

  • Menggunakan utilitas kompresi file    -Selain utilitas pihak ketiga, Windows menyertakan utilitas kompresi file yang menggunakan format file .zip yang terkompresi. Banyak format file lampiran dapat dikurangi menggunakann utilitas kompresi. Jumlah pengurangan akan diminimalkan dengan beberapa format file yang sudah disimpan dalam format terkompresi. Misalnya, file teks .txt Notepad akan berkurang secara dramatis, sementara gambar .jpg tidak akan berkurang. Format file .jpg sudah merupakan format file terkompresi.

  • Meninjau folder Item Terkirim Anda    - Secara default, salinan setiap pesan yang dikirim akan disimpan di folder Item Terkirim. Hal ini akan meningkatkan ukuran File Data Outlook (.pst), yang dapat, dengan akun tertentu, melebihi batas ukuran kotak surat karena item yang terkirim disimpan di server email Anda.

Penting:  Mengompresi sebuah gambar untuk mengurangi ukuran file akan mengubah jumlah detail yang dipertahankan di gambar sumber. Hal ini berarti bahwa setelah kompresi, gambar dapat terlihat berbeda daripada sebelum dikompresi. Karenanya, Anda harus mengompresi gambar sebelum menerapkan efek artistik.

Lihat Juga

Mengirim file berukuran besar dengan Outlook

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×