Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kemampuan untuk mengelola rekaman pada suatu situs memberikan kontrol lebih besar kepada para manajer rekaman atas cara menangani rekaman bisnis dan legal dengan nilai jangka panjang. Mengelola rekaman “di tempat” juga memungkinkan rekaman ini menjadi bagian dari ruang kerja kolaboratif, bersama dokumen lainnya yang Anda kerjakan.

Bergantung pada struktur organisasi solusi manajemen rekaman, Anda dapat mengaktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs dan Anda dapat menonaktifkan lebih lanjut deklarasi manual atas rekaman pada tingkat daftar atau pustaka. Default untuk daftar dan pustaka, bagaimanapun, adalah karena deklarasi manual atas rekaman diaktifkan bila fitur ini diaktifkan pada tingkat kumpulan situs.

Mengaktifkan manajemen rekaman di tempat di SharePoint

Jika belum selesai, Anda perlu mengaktifkan manajemen rekaman di tempat sebelum Anda bisa melakukan tugas ini. Jika Anda telah diaktifkan, lewati langkah-langkah ini.

  1. Arahkan ke situs tingkat teratas.

  2. Klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  3. Di bawah Administrasi Kumpulan Situs, klik fitur kumpulan situs.

  4. Di fitur kumpulan situs, temukan Manajemen rekaman di tempat dan klik Aktifkan.

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk kumpulan situs

Jika solusi manajemen rekaman Anda meliputi banyak situs, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan manajemen rekaman dalam cara berikut:

  • Menentukan jenis pembatasan untuk menempatkan dokumen bila telah dideklarasikan sebagai rekaman.

  • Menentukan apakah semua daftar atau pustaka dalam situs memperbolehkan deklarasi manual atas rekaman.

  • Menentukan siapa yang dapat mendeklarasikan dan mencabut deklarasi dokumen sebagai rekaman secara manual.

Untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk kumpulan situs

Catatan:  Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan fitur manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs sebelum Anda bisa meneruskan prosedur ini.

  1. Arahkan ke situs tingkat teratas.

  2. Klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  3. Pada Administrasi Kumpulan Situs, klik Pengaturan deklarasi rekaman.

  4. Pada halaman Pengaturan Deklarasi Rekaman, di bagian Pembatasan Rekaman, pilih opsi yang menentukan jenis pembatasan yang akan ditempatkan pada item bila dideklarasikan sebagai rekaman. Pengaturan ini tidak memengaruhi item yang sudah dideklarasikan sebagai rekaman.

    • Tidak ada pembatasan tambahan   batasan ini akan berguna khususnya jika Anda ingin rekaman mempunyai kebijakan penyimpanan terpisah dari non-rekaman, tapi tidak ingin memblokir rekaman dari sedang dihapus atau diedit.

    • Hapus blok   ini adalah pembatasan default untuk pusat rekaman.

    • Blokir Pengeditan dan Penghapusan    Pembatasan ini berguna jika Anda ingin mengunci dokumen sama-sekali agar tidak dapat diedit atau dihapus. Ikon “kunci gembok” dikaitkan dengan dokumen untuk memperlihatkan secara visual bahwa item telah dikunci.

  5. Di bagian Ketersediaan Deklarasi rekaman , pilih opsi yang menentukan apakah item bisa secara manual dideklarasikan sebagai rekaman secara di daftar dan pustaka secara default. Jika opsi tidak tersedia di semua lokasi secara default dipilih, item bisa dideklarasikan sebagai rekaman hanya melalui kebijakan atau alur kerja.

    Satu opsi di bagian Ketersediaan Deklarasi rekaman memungkinkan Anda batalkan Deklarasi rekaman. Untuk melakukan hal ini, di Detail kepatuhan, di samping Catatan Status, klik Mencabut Deklarasi rekaman. Anda akan diminta untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin mencabut Deklarasi item sebagai rekaman.

    Catatan:  Opsi Batalkan Deklarasi hanya muncul untuk item yang sebelumnya dideklarasikan sebagai rekaman.

  6. Di bagian Peran Deklarasi, tentukan tipe pengguna yang dapat mendeklarasikan atau mencabut deklarasi item sebagai rekaman.

    • Semua kontributor dan administrator daftar    Semua pengguna dengan izin “mengedit item” ke daftar dapat mendeklarasikan dan mencabut deklarasi item sebagai rekaman.

    • Hanya administrator daftar    Hanya pengguna dengan izin “mengelola item” ke daftar yang dapat mendeklarasikan dan mencabut deklarasi item sebagai rekaman.

    • Hanya tindakan kebijakan    Hanya tindakan kebijakan atau kode kustom yang dijalankan sebagai Akun Sistem yang dapat mendeklarasikan dan mencabut deklarasi item sebagai rekaman.

  7. Klik OK.

Atas halaman

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk daftar atau pustaka

Anda dapat mengonfigurasi pengaturan manajemen rekaman untuk memperbolehkan atau mencegah pembuatan catatan dalam daftar atau pustaka di situs tertentu. Anda juga bisa mengonfigurasi daftar dan pustaka, sehingga semua item yang ditambahkan ke mereka secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman.

Untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk daftar atau pustaka

  1. Buka daftar atau pustaka yang ingin Anda konfigurasi untuk manajemen rekaman.

  2. Untuk pustaka, pada Alat Pustaka, klik tab Pustaka. Untuk daftar, pada Alat Pustaka, klik tab Daftar.

  3. Pada Pita Pustaka, klik Pengaturan Pustaka. Untuk daftar, klik Pengaturan Daftar.

    Di SharePoint Online, klik pengaturan dan kemudian klik pengaturan daftar atau pengaturan pustaka.

    Catatan: Jika Anda tidak melihat tombol pita yang disebutkan dalam prosedur ini, Anda mungkin perlu menyesuaikan resolusi layar atau ukuran jendela browser untuk memperluas semua tombol pita yang ada. Anda juga dapat mengklik tombol grup untuk memperluas pemilihan tombol grup.

  4. Pada halaman Pengaturan Daftar, klik Pengaturan deklarasi rekaman.

  5. Pada halaman pengaturan Deklarasi rekaman , di bagian Ketersediaan Deklarasi rekaman Manual , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Pilih Apakah Anda ingin menggunakan pengaturan default kumpulan situs.

    • Memperbolehkan Deklarasi manual atas rekaman untuk daftar atau Pustaka ini.

    • Jangan pernah memperbolehkan Deklarasi manual atas rekaman untuk daftar atau Pustaka ini.

  6. Di bidang Deklarasi Otomatis, pilih apakah Anda ingin item yang ditambahkan ke daftar atau pustaka ini secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman.

  7. Klik OK.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×