Mengonfigurasi fitur kebijakan manajemen informasi

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Administrator situs mungkin memiliki akses ke semua atau beberapa fitur berikut ini bergantung pada informasi yang fitur manajemen telah diaktifkan di administrasi pusat. Anda mungkin juga memiliki fitur kustom tambahan yang telah dibuat khusus untuk organisasi Anda.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Buka halaman Edit kebijakan

Pelajari tentang fitur kebijakan label

Menambahkan label ke kebijakan

Menambahkan acara pengauditan ke kebijakan

Menambahkan kode batang ke kebijakan

Menambahkan fitur item penyimpanan dan kedaluwarsa untuk kebijakan

Buka halaman Edit kebijakan

Anda bisa mengakses halaman Edit kebijakan dari kebijakan kumpulan situs atau kebijakan yang telah ditambahkan ke tipe konten situs.

Buka halaman Edit kebijakan untuk kebijakan kumpulan situs

  1. Pada halaman Beranda kumpulan situs, klik Tindakan situs, arahkan ke Pengaturan situs, dan lalu klik Ubah semua pengaturan situs.

  2. Pada halaman Pengaturan situs , di bagian Administrasi kumpulan situs , klik kebijakan kumpulan situs.

  3. Pilih kebijakan fitur yang ingin Anda konfigurasikan.

Buka halaman Edit kebijakan untuk kebijakan tipe konten

  1. Pada halaman Beranda kumpulan situs, klik Tindakan situs, arahkan ke Pengaturan situs, dan lalu klik Ubah semua pengaturan situs.

  2. Pada halaman Pengaturan situs , di bagian Galeri , klik tipe konten situs.

  3. Pilih tipe konten yang kebijakan yang terkait dengan, dan kemudian klik pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  4. Klik tetapkan kebijakan untuk membuka halaman Edit kebijakan untuk tipe konten.

Atas halaman

Pelajari tentang fitur kebijakan label

Fitur kebijakan label memungkinkan administrator situs untuk membuat label seragam untuk Sistem Microsoft Office 2007 dokumen. Label berguna untuk memastikan bahwa informasi tentang properti dokumen ditambahkan ke dokumen saat dicetak. Properti item disimpan dalam kolom, seperti nama file, penulis, tanggal pembuatan, status, nama proyek, dan informasi jadwal, akan disertakan dalam sebuah label.

Secara default, label ditampilkan dalam header dokumen; Namun, pengguna bisa menyisipkan label di mana saja dalam dokumen dengan menggunakan tab sisipkan di Rilis Office 2007 program, seperti Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007dan Microsoft Office PowerPoint 2007. Label diterapkan ke semua dokumen yang kebijakan tersebut diterapkan.

Kebijakan administrator bisa menentukan label atribut berikut ini:

  • Informasi apa yang disertakan di label, seperti metadata ditentukan di kolom item serta sudah dikodekan teks dan pemformatan karakter. Label bisa berisi hingga sepuluh referensi kolom, masing-masing bisa hingga 255 karakter.

  • Format label, termasuk keseluruhan tinggi dan lebar, gaya teks, font dan ukuran, Hentian baris, dan tab. Secara default, tinggi label satu inci, tetapi tinggi label bisa mengatur dari.25 20 inci. Lebar label dapat.25 20 inci. Teks label selalu secara vertikal tengah dalam gambar label.

  • Apakah program Rilis Office 2007 meminta pengguna akhir untuk menyisipkan label sebelum dokumen disimpan atau dicetak, atau apakah label bisa ditambahkan secara manual kebijakan pengguna akhir. Pengguna juga dapat menghapus label dari dokumen jika diperlukan.

  • Apakah konten label harus menjadi terkunci saat pertama kali ditambahkan ke dokumen, atau apakah bisa diperbarui sebagai kolom informasi perubahan. Label hanya terkunci ketika semua diperlukan metadata disajikan pada label.

Atas halaman

Menambahkan label ke kebijakan

  1. Buka halaman Edit kebijakan untuk kebijakan yang Anda ingin menambahkan label.

  2. Pada halaman Edit kebijakan , di bagian label , klik Aktifkan label.

  3. Untuk memastikan bahwa label selalu ditambahkan ke dokumen, pilih kotak centang minta pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

    Catatan: Semua pengaturan diterapkan ke seluruh label. Anda mungkin perlu menyesuaikan pemformatan teks atau ukuran label untuk memastikan bahwa teks ditampilkan dengan baik.

    Kosongkan kotak centang ini jika kebijakan label bersifat opsional dan Anda ingin pengguna akhir secara manual menyisipkan label ke dalam dokumennya.

  4. Untuk mengunci label sehingga tidak bisa diubah, bahkan jika kolom informasi perubahan, pilih kotak centang, mencegah perubahan pada label setelah ditambahkan.

    Untuk memperbolehkan perubahan label ketika informasi dalam pengaturan kolom berubah, kosongkan kotak centang ini.

  5. Dalam kotak Label Format , ketikkan teks label yang Anda inginkan untuk ditampilkan.

    • Ketikkan nama kolom yang Anda inginkan ditampilkan dalam urutan di mana Anda ingin menampilkannya di label. Apit nama kolom dalam kurung kurawal ({}) seperti yang diperlihatkan di halaman.

    • Jika diinginkan, Anda bisa mengetikkan kolom pengidentifikasi luar tanda kurung kurawal seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman.

    • Untuk menambahkan Hentian baris ke label, ketikkan \n dalam kotak label di mana Anda ingin Hentian garis muncul.

    • Untuk menambahkan tab, ketikkan \t dalam bidang label di mana Anda ingin teks berindentasi.

  6. Di bagian tampilan , pilih pemformatan teks untuk label. Pastikan untuk menggunakan font dan gaya font yang tersedia di komputer pengguna. Ukuran font juga akan mempengaruhi berapa banyak teks dapat ditampilkan pada label.

  7. Di bagian Ukuran Label , ketikkan tinggi dan lebar label. Tinggi label bisa dari.25 20 inci panjang dan lebar label bisa dari.25 untuk 20 inci. Teks label selalu secara vertikal tengah dalam gambar label.

  8. Klik Refresh untuk mempratinjau label konten.

    Pastikan bahwa teks Anda cocok dengan label tinggi dan lebar yang ditentukan. Teks yang terlalu besar untuk label tidak akan ditampilkan.

    Catatan: Nilai aktual kolom tidak akan ditampilkan di pratinjau.

  9. Klik OK untuk menerapkan fitur label ke kebijakan.

Pemecahan masalah label

Untuk memastikan bahwa label dicetak dengan benar, periksa hal berikut ini:

  • Semua kolom yang tercantum dalam label format ada di pustaka dokumen.

  • Label konten tidak lebih dari panjang label.

  • Teks pemformatan (seperti gaya font) valid. Jika parameter pemformatan tidak valid atau merujuk ke font yang tidak ada pada sistem klien, label dibuat, namun menggunakan pemformatan nilai default.

Jika beberapa nilai metadata yang saat ini diperlukan untuk label yang tidak belum diisi, dialog pemberitahuan yang ditampilkan memberitahu pengguna bahwa beberapa metadata yang diperlukan untuk label hilang. Pengguna bisa masuk ke Panel informasi dokumen untuk mengisi metadata hilang.

Atas halaman

Menambahkan acara pengauditan ke kebijakan

Fitur pengauditan kebijakan kumpulan situs memungkinkan perusahaan untuk membuat dan menganalisis jejak audit untuk dokumen mereka juga untuk Document daftar item, seperti daftar tugas, masalah daftar, grup diskusi, dan kalender. Fitur yang menyediakan log audit yang merekam acara, seperti saat konten ditampilkan, diedit, diterbitkan, dan sebagainya. Saat pengauditan diaktifkan di kebijakan, kebijakan administrator bisa menampilkan data audit dalam laporan berdasarkan Excel kebijakan penggunaan, yang merangkum penggunaan saat ini. Anda bisa meninjau setiap laporan untuk meninjau bagaimana informasi yang digunakan dalam organisasi. Laporan log audit yang bisa membantu organisasi verifikasi dan dokumen kepatuhan terhadap peraturan atau menyelidiki masalah potensial.

Audit log mengambil informasi berikut ini:

  • Nama acara.

  • Tanggal dan waktu acara.

  • Sistem nama pengguna yang melakukan tindakan.

  • Buka halaman Edit kebijakan untuk kebijakan yang ingin Anda tambahkan pengauditan.

  • Pada halaman Edit kebijakan , di bagian pengauditan , pilih kotak centang Aktifkan pengauditan , dan lalu pilih kotak centang di samping acara yang Anda inginkan untuk menyimpan jejak audit untuk.

  • Klik OK untuk menerapkan fitur pengauditan ke kebijakan.

Saat pengauditan diaktifkan, acara yang terkait dengan item yang dicakup oleh kebijakan ini akan tercantum dalam log. Untuk menampilkan audit log, pada halaman Pengaturan situs , klik laporan log Audit, dan lalu pilih laporan yang Anda telah menyiapkan.

Catatan: Pengauditan menyediakan informasi pada saat item berubah, namun tidak detail dari apa yang telah berubah. Jadi, itu tidak boleh dianggap sebagai penerapan versi dokumen atau alat cadangan.

Atas halaman

Menambahkan kode batang ke kebijakan

Kode batang sangat berguna untuk mengelola catatan fisik karena mereka menyediakan cara untuk melacak aset nondigital, seperti dokumen yang dicetak, dan item fisik, seperti produk, prototipe dan komputer. Tidak seperti label, kode batang tidak menampilkan informasi tentang item, sehingga informasi sensitif bisa disimpan secara online dengan aman dan terkait dengan cetak atau fisik item tanpa mengungkapkan informasi.

Kode batang diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan, yang ditambahkan ke properti dokumen dan ditampilkan dalam area header dokumen yang kode batang diterapkan. Seperti label, kode batang juga dapat secara manual dihapus dari dokumen.

Anda bisa menentukan apakah pengguna akan diminta untuk memasukkan kode batang saat mencetak atau menyimpan item atau jika kode batang akan disisipkan secara manual menggunakan tab sisipkan di program Rilis Office 2007 .

Kebijakan kode batang menghasilkan kode 39 standar kode batang. Gambar kode batang setiap menyertakan teks di bawah simbol kode batang yang menyatakan nilai kode batang. Ini memungkinkan kode batang data untuk digunakan bahkan saat memindai perangkat keras tidak tersedia. Pengguna bisa secara manual ketik angka kode batang ke dalam kotak pencarian Office SharePoint Server 2007 untuk menemukan item di sebuah situs.

  1. Pada halaman Edit kebijakan , di bagian kode batang , pilih kotak centang Aktifkan kode batang .

  2. Untuk meminta pengguna untuk menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih kotak centang minta pengguna menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak .

  3. Klik OK untuk menerapkan fitur kode batang ke kebijakan.

Atas halaman

Menambahkan fitur item penyimpanan dan kedaluwarsa untuk kebijakan

Saat diaktifkan, kebijakan kedaluwarsa mencari kumpulan situs untuk menemukan item yang telah melebihi periode penyimpanan. Apa yang terjadi pada item tersebut bergantung bagaimana sistem Anda telah disetel untuk menangani item yang telah melebihi periode penyimpanan mereka. Misalnya, item bisa dipindahkan ke keranjang sampah, alur kerja kedaluwarsa bisa dimulai, atau proses yang dikustomisasi yang dapat dilakukan.

Kebijakan kedaluwarsa diaktifkan dengan mengatur periode penyimpanan dan tindakan masa kedaluwarsa.

  1. Buka halaman Edit kebijakan untuk kebijakan yang Anda inginkan untuk mengatur item penyimpanan dan kedaluwarsa.

  2. Pada halaman Edit kebijakan , pilih kotak centang Aktifkan kedaluwarsa untuk menetapkan bagaimana untuk membuang konten yang dikelola oleh kebijakan ini.

  3. Pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan kapan dokumen akan menetapkan kedaluwarsa. Ini juga akan dinyatakan dalam alur kerja terpisah atau rumus penyimpanan kustom.

    • Untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, klik periode waktu berdasarkan properti item, dan lalu pilih tindakan dan periode waktu (hari, bulan, atau tahun). Ketik angka dalam kotak di antara daftar untuk menentukan periode waktu.

      Catatan: 

      • Saat Anda membuat kebijakan sebagai bagian dari tipe konten, Anda bisa memilih apa pun properti tanggal yang ditentukan dalam tipe konten tersebut untuk digunakan sebagai nilai kedaluwarsa.

      • Opsi ini tersedia hanya ketika Anda membuat kebijakan kumpulan situs.

    • Untuk menggunakan alur kerja atau kustom penyimpanan rumus untuk menentukan kedaluwarsa, klik Atur secara terprogram.

  4. Menentukan tindakan apa yang Anda inginkan untuk terjadi ketika dokumen kedaluwarsa.

    • Untuk mengaktifkan tindakan yang sudah ditentukan sebelumnya (seperti Hapus), klik Jalankan tindakan ini, dan lalu pilih tindakan dari daftar.

    • Untuk memulai alur kerja kedaluwarsa, klik mulai alur kerja ini, dan lalu pilih nama alur kerja.

      Catatan: Fitur ini hanya tersedia jika Anda menetapkan kebijakan untuk tipe konten yang sudah memiliki alur kerja yang terkait dengannya.

  5. Klik OK untuk menerapkan fitur kedaluwarsa ke kebijakan.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×