Mengirim email dalam alur kerja

Mengirim email dalam alur kerja

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Anda mungkin ingin alur kerja Anda untuk mengirim pesan email untuk salah satu dari berbagai tujuan. Misalnya, Anda mungkin ingin alur kerja untuk mengirimi Anda pemberitahuan setiap kali mulai berjalan.

Item baru memicu alur kerja untuk mengirim pesan email

1. item baru ditambahkan ke daftar atau pustaka, dan alur kerja dimulai.

2. alur kerja mengirimi Anda pesan email untuk memberi tahu bahwa telah dimulai.

Artikel ini memperlihatkan kepada Anda cara menyetel alur kerja Anda untuk mengirim pesan email. Ini juga menjelaskan cara menggunakan alur kerja pencarian untuk alamat email dan untuk menyertakan konten dinamis dalam isi pesan, termasuk cara menyisipkan atau membuat hyperlink. Terakhir, artikel ini memperlihatkan kepada Anda cara memformat konten pesan, bersama dengan menyediakan informasi lainnya tentang bekerja dengan pesan email alur kerja yang dihasilkan.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Mengirim pesan email dasar dari alur kerja

Pilih dinamis pengguna atau grup untuk menerima pesan

Menyertakan informasi tentang item saat ini

Menyertakan hyperlink statis

Menyertakan hyperlink ke item saat ini

Menyertakan gambar

Memformat konten pesan Anda

Mengirim pemberitahuan tugas kustom Anda sendiri

Mengidentifikasi pilihan yang tidak didukung

Mengirim pesan email dasar dari alur kerja

Dengan menggunakan tindakan yang mengirim Email di desainer alur kerja, Anda bisa mengatur alur kerja kustom Anda untuk mengirim pesan email kepada Anda atau ke ditentukan pengguna atau grup. Bidang yang tersedia untuk pesan email adalah untuk, CC, subjek, dan isi. Bidang ini bisa berisi teks statis dan teks yang dihasilkan secara dinamis dari alur kerja pencarian.

Anda bisa menggunakan tindakan yang mengirim Email untuk menghasilkan berbagai jenis pesan, termasuk pemberitahuan ketika alur kerja mencapai tahap tertentu atau melakukan tindakan tertentu (termasuk keseluruhan memulai dan menghentikan alur kerja) dan pengingat tentang tugas yang tidak selesai dengan tanggal jatuh tempo mereka.

Catatan: Pengaturan email keluar harus dikonfigurasi pada server sebelum alur kerja Anda bisa mengirim pesan email. Jika Anda tidak yakin tentang server email pengaturan saat ini, tanyakan kepada administrator server Anda. Temukan link untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan email keluar di bagian Lihat juga .

Dalam contoh ini, Anda akan menyetel alur kerja Anda untuk mengirimi Anda pemberitahuan email setiap kali mulai berjalan pada item baru.

  1. Pada File menu, arahkan ke baru, dan lalu klik alur kerja.

  2. Pada satu halaman dari Desainer alur kerja, nama alur kerja, menunjukkan daftar atau pustaka alur kerja akan dilampirkan ke, dan lalu pilih kotak centang untuk mulai opsi yang Anda inginkan.

    Halaman pertama dari Desainer Alur Kerja

  3. Klik Berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya dari desainer alur kerja, ketikkan nama untuk langkah alur kerja.

  5. Klik tindakan, dan kemudian klik Kirim Email.

    Jika tindakan ini tidak muncul dalam daftar, klik Tindakan lainnya untuk melihat daftar lengkap.

  6. Dalam tindakan, klik pesan ini.

    Halaman kedua Desainer Alur Kerja

  7. Dalam kotak dialog Tetapkan pesan email , masukkan alamat email Anda sendiri di kotak ke .

    Catatan: 

    • Untuk memilih pengguna dari daftar atau buku alamat, klik tombol Gambar tombol Buku alamatdi akhir kotak ke .

    • Alamat untuk pesan yang bisa berupa tertentu, statis alamat (sebagai contoh, NORTHWINDTRADERS\junmin atau junmin@northwindtraders.com) atau alur kerja pencarian ke variabel informasi. Untuk mempelajari selengkapnya tentang menggunakan alur kerja pencarian untuk alamat dinamis pesan email yang dikirim dari alur kerja alih-alih menggunakan alamat statis, lihat bagian berikutnya dinamis pilih pengguna atau grup untuk menerima pesan.

    • Alamat pengirim pesan render akan selalu alamat email dari server administrator, kecuali server administrator perubahan alamat pengirim untuk aplikasi Web saat ini atau semua aplikasi Web. Temukan link untuk informasi selengkapnya tentang membuat perubahan ini di bagian Lihat juga .

  8. Dalam kotak subjek , ketikkan subjek untuk pesan, atau klik tampilan data pembundelan Gambar tombol untuk menetapkan alur kerja pencarian untuk teks yang Anda inginkan di sini.

    Catatan: Anda harus melakukan beberapa entri dalam kotak subjek untuk alur kerja untuk menyusun dengan benar.

  9. Dalam kotak besar di bawah kotak subjek , ketik atau tempelkan teks isi pesan.

    Tips: Menu pintasan tidak tersedia dalam kotak ini. Untuk menyalin teks, tekan CTRL + C. Untuk menempelkan teks yang disalin, tekan CTRL + p. teks yang Anda salin dan tempelkan tidak bisa menyertakan pencarian alur kerja apa pun.

    Kotak dialog Tetapkan Pesan Email dengan teks

Pada titik ini, Anda bisa mengklik OK untuk menyelesaikan pesan. Di sisi lain, mungkin berguna untuk menyertakan judul item baru yang telah memulai alur kerja, atau bahkan untuk menyertakan link ke item yang baru. Mengikuti bagian akan memperlihatkan kepada Anda cara melakukan hal-hal, dan juga cara memformat tampilan pesan teks. Pertama, meskipun, Anda akan mempelajari cara menggunakan alur kerja pencarian untuk alamat pesan Anda secara dinamis.

Atas halaman

Pilih dinamis pengguna atau grup untuk menerima pesan

Jika Anda menyertakan statis alamat di bidang kepada dan Cc pesan Anda, lalu setiap kali Anda perlu mengubah penerima, Anda harus membuka alur kerja di desainer alur kerja dan buat perubahan secara manual. Jika alamat akan sering berubah, itu praktik yang baik untuk menggunakan alur kerja pencarian di bidang kepada dan Cc . Pencarian bisa mereferensikan alamat dari sebuah bidang di item saat ini, dari bidang dalam sebuah item dalam daftar atau pustaka lain, atau dari variabel alur kerja.

Menggunakan daftar kustom untuk menyimpan alamat Penerima

Jika Penerima berubah secara berkala, namun tidak sering cukup bahwa mereka harus ditentukan di formulir inisiasi setiap kali alur kerja dimulai, Anda bisa membuat daftar Penerima kustom yang berisi satu item daftar untuk setiap alur kerja yang mereferensikan tersebut, dan lalu membuat kolom di mana Anda bisa menyimpan alamat ke mana email setiap pesan dari setiap alur kerja akan dikirim. Saat mengubah penerima untuk pesan alur kerja, semua yang harus Anda lakukan adalah mengubah alamat dalam bidang yang tepat dalam item daftar Penerima untuk alur kerja tersebut.

Penting: Kolom di mana Anda menyimpan alamat untuk pesan email alur kerja bisa berupa salah satu baris teks, beberapa garis teks, atau orang atau grup tipe kolom. Jika Anda menggunakan orang atau grup kolom, hanya satu entri bisa dilakukan di setiap bidang yang akan referensi alur kerja untuk alamat email. Saat membuat kolom, pastikan untuk memilih tanpa di bawah Perbolehkan beberapa pilihan. Jika Anda ingin menggunakan tipe kolom untuk menentukan beberapa penerima, Anda bisa membuat grup SharePoint yang menyertakan orang yang Anda inginkan alur kerja untuk alamat email ke, lalu Tentukan grup dalam bidang. Saat membuat kolom, pastikan untuk memilih orang dan grup di bawah Perbolehkan pilihan. Temukan link untuk informasi selengkapnya tentang membuat daftar dan menambahkan kolom di bagian Lihat juga .

Catatan: Saat membuat grup SharePoint, pastikan bahwa setiap grup memiliki di setidaknya izin baca untuk situs, dan di area Pengaturan grup halaman grup baru, di bawah siapa yang bisa menampilkan anggota grup, setiap orang dipilih.

Untuk menggunakan alur kerja pencarian ke daftar Penerima kustom:

  1. Di browser, membuat daftar kustom bernama penerima dengan tiga kolom berikut ini:

    • Mengubah nama kolom judul default ke Nama alur kerja.

    • Menambahkan orang atau grup kolom bernama. Dalam kolom ini memungkinkan pilihan orang dan grup, tapi jangan Perbolehkan beberapa pilihan.

    • Menambahkan satu baris kolom teks bernama Cc.

  2. Di daftar Penerima, membuat item baru dan lalu lakukan hal berikut ini:

    • Di bidang Nama alur kerja , ketikkan Tinjau dokumen, yang merupakan nama contoh alur kerja digunakan di sini.

    • Bidang ke , klik Buku alamat Gambar tombol dan lalu, dalam kotak dialog pilih orang dan grup , pilih satu orang atau grup untuk alamat pesan ke.

    • Di bidang Cc , ketik alamat email penerima untuk alamat salinan, memisahkan beberapa alamat dengan titik koma.

  3. Di Microsoft Office SharePoint Designer 2007, dalam desainer alur kerja, klik tindakan, dan kemudian klik Kirim Email.

    Jika tindakan ini tidak muncul dalam daftar, klik Tindakan lainnya untuk melihat daftar lengkap.

  4. Dalam tindakan, klik pesan ini.

  5. Dalam kotak dialog Tetapkan pesan email , di akhir kotak ke , klik Buku alamat Gambar tombol .

  6. Dalam kotak dialog Pilih pengguna , di daftar atau pilih dari pengguna dan grup yang sudah ada , klik Alur kerja pencarian, dan lalu klik Tambahkan.

  7. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih opsi berikut ini:

    • Sumber: penerima, atau nama daftar kustom.

    • Bidang: , atau bidang yang berisi alamat yang Anda inginkan.

    • Bidang: nama Penerima: alur kerja

    • Nilai: ketik Tinjau dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      Pesan Cari bidang Kepada

      Pencarian ini mengatakan, "Dari daftar Penerima, pilih nilai untuk bidang di mana nama alur kerja yang sama dengan tinjauan dokumen."

      Bagian atas kotak dialog menentukan daftar dan kolom; Bagian bawah setengah dari kotak dialog menentukan baris.

  8. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , klik OK.

  9. Di pesan tentang memastikan unik pencarian, klik OK.

  10. Klik OK lagi untuk menutup kotak dialog Pilih pengguna .

  11. Dalam kotak dialog Tetapkan pesan email , di akhir kotak CC , klik Buku alamat Gambar tombol .

  12. Dalam kotak dialog Pilih pengguna , di daftar atau pilih dari pengguna dan grup yang sudah ada , klik Alur kerja pencarian, dan lalu klik Tambahkan.

  13. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih opsi berikut ini:

    • Sumber: penerima, atau nama daftar kustom.

    • Bidang: Cc, atau bidang yang berisi alamat yang Anda inginkan.

    • Bidang: nama Penerima: alur kerja

    • Nilai: ketik Tinjau dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      Pencarian untuk bidang Cc pesan

      Pencarian ini mengatakan, "Dari daftar Penerima, pilih nilai bidang Cc tempat nama alur kerja yang sama dengan tinjauan dokumen."

  14. Klik OK, klik OK lagi di pesan peringatan, dan lalu klik OK lagi untuk menutup kotak dialog Pilih pengguna .

Sekarang, ketika alur kerja mengirim pesan email, ini mengirimkan ke alamat yang tercantum di kepada dan Cc bidang dokumen Tinjau item dalam daftar Penerima kustom. Untuk mengubah penerima, cukup buat perubahan yang Anda inginkan dalam daftar item.

Satu alur kerja dapat mengirim pesan email, dan pesan yang mungkin tidak semua dikirim ke penerima yang sama. Untuk menyimpan alamat lain untuk tambahan pesan dikirim oleh alur kerja ini, Anda bisa menambahkan kolom ke daftar untuk menyimpan alamat lain. Dalam kasus ini, Anda mungkin ingin memberi nama kolom "Terlebih dahulu pesan," "Kedua pesan untuk", dan lain sebagainya.

Alternatifnya, Anda bisa mendesain daftar agar Anda membuat satu item untuk setiap pesan yang mengirimi alur kerja, bukan satu item untuk setiap alur kerja. Dalam kasus ini, pastikan bahwa nama yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap pesan unik, sehingga pencarian yang mengambil alamat mengembalikan nilai unik yang Anda inginkan.

Gunakan formulir inisiasi alur kerja untuk menentukan Penerima

Jika Anda ingin Penerima ditentukan setiap kali alur kerja mulai secara manual, Anda bisa mengkustomisasi formulir inisiasi alur kerja untuk mengumpulkan alamat dari orang yang memulai alur kerja. Alur kerja dapat lalu hanya menggunakan alamat yang dimasukkan secara langsung, atau menyalinnya ke bidang dalam item saat ini — di mana mereka masih akan tersedia untuk referensi setelah alur kerja selesai contoh yang saat ini. Jika alur kerja disiapkan sehingga juga secara otomatis, Anda bisa menentukan alamat default dalam formulir inisiasi untuk setiap kali mulai otomatis terjadi.

Atas halaman

Menyertakan informasi tentang item saat ini

Sejauh ini, isi teks dalam pesan contoh statis: setiap kali alur kerja membuat contoh pesan, teks akan persis sama.

Sangat berguna, namun, untuk menyertakan teks yang berubah hubungannya item di mana alur kerja saat ini berjalan. Sebagai contoh, mungkin berguna untuk menyertakan judul dokumen membutuhkan Tinjau di isi pesan Anda. Untuk menyertakan informasi dinamis semacam ini, Anda menggunakan alur kerja pencarian. Pencarian mengambil data dari sumber data berbeda seperti daftar, pustaka, dan data alur kerja.

Untuk menambahkan judul dokumen ke teks pesan:

  1. Ketik atau tempelkan teks statis di mana Anda menginginkan informasi pencarian muncul.

    Isi Pesan dengan teks statis di tempat

  2. Posisi penyisipan titik tempat Anda ingin pencarian berada.

    Tips: Setelah pencarian disisipkan, tidak bisa diseret ke lokasi baru. (Dimungkinkan, namun, untuk "" pencarian dengan menyeret teks lain di sekelilingnya.) Demikian pula, tidak dimungkinkan untuk memotong, menyalin, atau untuk menempelkan pencarian atau teks apa pun yang menyertakan pencarian.

  3. Klik Tambahkan pencarian ke isi.

  4. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih Item saat ini di kotak sumber dan nama dalam kotak bidang .

    Pencarian untuk nama item saat ini

  5. Klik OK.

Pencarian disisipkan muncul di isi pesan.

Isi Pesan dengan pencarian disisipkan

Ketika alur kerja berjalan dan pesan yang dihasilkan, pencarian digantikan oleh judul dokumen.

Pesan terakhir dengan pencarian digantikan oleh judul

Termasuk judul dokumen berguna, tetapi mungkin lebih berguna untuk menyertakan hyperlink yang akan membawa Anda secara langsung ke dokumen itu sendiri. Untuk melakukan ini, Anda menyertakan pencarian dalam hyperlink. Bagian yang lebih baru menyertakan hyperlink ke item saat ini akan memperlihatkan bagaimana Anda bagaimana.

Atas halaman

Menyertakan hyperlink statis

Anda bisa menyertakan hyperlink statis — yaitu, yang selalu link alamat atau lokasi yang sama — di isi pesan email alur kerja Anda dengan menggunakan HTML jangkar tag (< > dan < /a >) dengan href atribut dan menentukan alamat target sebagai nilai atribut href .

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Dalam pesan yang dihasilkan, teks di antara tag jangkar diterjemahkan sebagai hyperlink ke alamat tertentu.

Pesan teks yang disajikan dengan hyperlink statis

Catatan: Beberapa program email berbasis teks tidak mampu render kode HTML, dan dengan demikian tidak akan membuat hyperlink.

Untuk mempelajari cara menggunakan alur kerja pencarian untuk membuat hyperlink dinamis yang mengarah ke alamat bervariasi bergantung pada item di mana alur kerja saat ini berjalan, lihat bagian berikutnya, sertakan hyperlink ke item saat ini.

Atas halaman

Menyertakan hyperlink ke item saat ini

Di bagian sebelumnya yang menyertakan hyperlink statis, alamat di contoh hyperlink menyertakan variabel informasi: setiap kali alur kerja mengirim pesan email, hyperlink yang mengarahkan ke halaman yang sama.

Dengan menggunakan alur kerja pencarian, namun, Anda bisa membuat link dinamis yang menggunakan informasi tentang item saat ini untuk memutuskan mana URL untuk mengarahkan ke.

Jika item saat ini adalah dokumen di pustaka dokumen

Dalam contoh pemberitahuan startup alur kerja, Anda mungkin ingin menyediakan link ke dokumen baru itu sendiri:

  1. Ketik atau tempelkan teks statis di mana Anda ingin link muncul.

  2. Jika Anda ingin pencarian berada, ketik teks berikut ini.

<a href="">here</a>

Tips: Setelah pencarian disisipkan, tidak bisa diseret ke lokasi baru. (Dimungkinkan, namun, untuk "" pencarian dengan menyeret teks lain di sekelilingnya.) Demikian pula, tidak dimungkinkan untuk memotong, menyalin, atau untuk menempelkan pencarian atau teks apa pun yang menyertakan pencarian.

  1. Tentukan titik penyisipan antara dua tanda kutip ganda ("").

  2. Klik Tambahkan pencarian ke isi.

  3. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih Item saat ini di kotak sumber .

  4. Dalam kotak bidang , pilih Berkode URL absolut, dan lalu klik OK.

    Pesan teks dengan link dinamis untuk menampilkan atau mengedit dokumen

Saat penerima pesan mengklik link, maka dokumen akan terbuka untuk menampilkan atau mengedit.

Jika item saat ini adalah item daftar

Ketika Anda membuat link ke item daftar — misalnya, pengumuman atau acara kalender — Anda bisa memilih untuk memiliki link yang membuka formulir tampilan (DispForm.aspx) atau (EditForm.aspx) formulir edit item daftar.

Untuk membuat link yang membuka item daftar untuk dokumen (bukan dokumen itu sendiri):

  1. Di browser, navigasi ke pustaka dokumen bersama.

  2. Buka item daftar untuk setiap dokumen yang sudah ada di pustaka, menggunakan Tampilan Item jika Anda ingin link Anda untuk membuka formulir Tampilkan atau Edit Item jika Anda ingin link Anda untuk membuka formulir edit.

  3. Salin alamat di bilah alamat dari awal http: atau https: melalui pertama tanda sama dengan (=), seperti yang diperlihatkan dalam ilustrasi berikut.

    Bilah Alamat memperlihatkan tampilan alamat formulir

    Bilah Alamat memperlihatkan edit alamat formulir

    _QM_ID = teks adalah parameter string kueri yang memerintahkan halaman untuk menampilkan formulir untuk mana item dalam daftar atau pustaka memiliki ID daftar yang mengikuti tanda sama dengan (=) — yang dalam contoh ini akan ID daftar item saat ini, seperti diidentifikasi dengan alur kerja pencarian.

    Catatan: Jika item saat ini adalah tugas yang dibuat oleh salah satu tindakan tugas alur kerja tiga, dan jika Anda ingin link untuk membuka formulir tugas kustom (dan bukan default menampilkan atau mengedit formulir untuk daftar tugas), lihat bagian berikutnya jika item saat ini adalah formulir tugas kustom. Untuk tugas tidak dibuat oleh tindakan tugas alur kerja, dan untuk formulir tampilan tugas bahkan tersebut dibuat oleh salah satu tindakan tugas alur kerja, prosedur saat ini adalah semua yang Anda perlukan.

  4. Dalam kotak dialog Tetapkan pesan email , di lokasi di mana Anda ingin hyperlink muncul, tempelkan alamat.

  5. Tentukan titik penyisipan langsung setelah tanda sama dengan (=), dan kemudian klik Tambahkan pencarian ke isi.

  6. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih Item saat ini di kotak sumber dan ID dalam kotak bidang .

    Pencarian untuk ID dari item saat ini

  7. Klik OK.

    Pencarian disisipkan muncul di isi pesan.

    Penting: Saat pencarian ID item saat ini berguna dalam membuat link ke item daftar saat ini, pencarian berikut ini bisa menyajikan kesalahan di jalur render, dan dengan demikian tidak direkomendasikan untuk dimasukkan ke dalam pesan email link: jalur, Server relatif URL, sumber URL, dan jalur URL.

  8. Menambahkan sisa dari teks hyperlink dan tag jangkar yang sangat teks lengkap, serta setiap terkait pesan yang ingin Anda sertakan.

    Ilustrasi berikut memperlihatkan link teks untuk formulir tampilan dan formulir edit saat muncul di pesan email.

    Pesan teks dengan link tampilkan dan link edit untuk item saat ini

Jika Anda berencana untuk menggunakan link lebih dari sekali, lihat bagian berikutnya penyimpanan item daftar alamat sebagai variabel alur kerja.

Jika item saat ini adalah formulir tugas kustom

Jika alur kerja Anda menggunakan salah satu tindakan tiga tugas untuk membuat tugas, formulir tugas kustom yang dihasilkan secara otomatis ketika Anda menyusun alur kerja. Jika Anda ingin alur kerja sekunder untuk mengirim pengingat tugas untuk tugas yang dibuat oleh tindakan tugas alur kerja, Anda akan mungkin menemukan itu berguna untuk menyertakan link ke formulir tugas kustom di pengingat.

Formulir default untuk daftar tugas, seperti DispForm.aspx dan EditForm.aspx, berada di folder untuk daftar tugas tersebut. Tapi formulir tugas kustom berada di folder alur kerja yang itu terkait. Tugas alur kerja setiap memiliki tipe kontennya, dan itu tipe konten tugas alur kerja yang mengidentifikasi formulir tugas kustom yang menggunakan tipe konten. Karena formulir tugas kustom berada di lokasi berbeda, menyusun URL ke formulir ini berbeda dari membuat URL untuk formulir tampilan umum atau edit formulir untuk sebuah item.

URL formulir tugas kustom terlihat seperti ini.

URL Pengeditan Formulir untuk tugas kustom

Tempat penampung untuk variabel informasi dalam tipe huruf tebal dan diberi tanda kurung.

Atribut sumber menentukan daftar tugas yang alur kerja saat ini terkait dengan. Saat Anda mengklik Selesaikan tugas atau membatalkan pada formulir tugas kustom, formulir menggunakan alamat dari atribut sumber untuk mengetahui daftar yang untuk kembali ke. Untuk membuat link ke formulir tugas kustom, Anda bisa menyalin dan menempelkan dari awal URL melalui ID = [item_ID] karakter dan mengabaikan sisa (bagian yang disorot dalam contoh).

Cara termudah untuk mendapatkan URL untuk formulir tugas kustom untuk menjalankan alur kerja sekali, sehingga membuat tugas. Ketika Anda membuka formulir tugas kustom untuk tugas tersebut di browser, Anda bisa menyalin bagian dari URL yang Anda butuhkan, tempelkan ke dalam isi pesan email di desainer alur kerja, dan lalu tambahkan alur kerja pencarian yang menyuplai ID item tugas.

Untuk menyertakan pencarian di teks pesan:

  1. Dalam desainer alur kerja, dalam kotak dialog Tetapkan pesan email , ketik atau tempelkan semua teks untuk link — kecuali pencarian untuk Item ID — ke dalam isi pesan email.

  2. Tentukan titik penyisipan di belakang tanda sama dengan (=), menghapus angka untuk ID item saat ini, dan kemudian klik Tambahkan pencarian ke isi.

  3. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih Item saat ini di kotak sumber , klik ID dalam daftar bidang , dan lalu klik OK.

    Link formulir tugas kustom dengan ID pencarian disisipkan

    Ingatlah bahwa contoh ini menggunakan berjalan di daftar tugas, maka item saat ini adalah tugas alur kerja sekunder. Menautkan ke formulir tugas kustom dari alur kerja utama yang benar-benar membuat item tugas berbeda. Untuk mempelajari cara menyetel alur kerja yang menggunakan tindakan Kumpulkan Data dari pengguna untuk mengirim pemberitahuan kustom ke orang yang diberi tugas, lihat bagian kemudian mengirim pemberitahuan tugas kustom Anda sendiri.

    Untuk mempelajari bagaimana Anda bisa menyetel alamat ini sehingga Anda bisa menggunakannya di tempat lain dalam alur kerja yang sama, lihat bagian berikutnya, penyimpanan item daftar alamat sebagai variabel alur kerja.

Menyimpan item daftar alamat sebagai variabel alur kerja

Anda bisa menyimpan URL formulir tampilan atau mengedit formulir daftar item dalam variabel alur kerja, sehingga Anda bisa menggunakannya di beberapa lokasi dalam alur kerja yang sama.

  1. Dalam desainer alur kerja, klik tindakan, dan kemudian klik Menyusun String dinamis.

    Jika tindakan ini tidak muncul dalam daftar, klik Tindakan lainnya untuk melihat daftar lengkap.

  2. Klik tindakan string dinamis.

  3. Di kotak dialog Penyusun String , tempelkan bagian teks statis URL (tapi tidak pencarian untuk ID item saat ini).

    Dalam kotak dialog ini, gunakan CTRL + C untuk menyalin, CTRL + X untuk memotong dan CTRL + V untuk menempelkan.

  4. Tentukan titik penyisipan setelah tanda sama dengan (=) dan klik Tambahkan pencarian.

  5. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , pilih Item saat ini di kotak sumber dan ID dalam kotak bidang .

    Pencarian untuk ID dari item saat ini

  6. Klik OK.

    Pencarian ditambahkan ke teks dalam kotak dialog.

    Teks URL dengan pencarian ID disisipkan

  7. Klik OK untuk menutup kotak dialog Penyusun String .

  8. Dalam tindakan, klik variabel.

  9. Dalam daftar, klik buat variabel baru dan lalu, dalam kotak dialog Edit variabel , ketikkan nama untuk variabel baru.

  10. Pastikan bahwa tipe diatur ke String, dan lalu klik OK.

  11. Menambahkan tindakan Kirim Email ke alur kerja, dan lalu klik pesan ini dalam tindakan.

  12. Untuk menggunakan variabel baru di kotak dialog Tetapkan pesan email , ketik atau tempelkan teks sekitarnya dan tag HTML (termasuk tanda kutip ganda) ke dalam isi pesan, Tentukan titik penyisipan antara tanda kutip, dan kemudian klik Tambahkan pencarian ke isi.

  13. Dalam kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , di daftar kotak sumber , klik Alur kerja Data.

  14. Di daftar bidang , klik variabel: nama variabel, lalu klik OK.

    Variabel baru disisipkan antara tanda kutip ganda

Anda sekarang bisa menyisipkan variabel ini di mana saja yang Anda inginkan dalam alur kerja saat ini.

Atas halaman

Menyertakan gambar

Tidak dimungkinkan untuk menyematkan file gambar atau grafik dalam isi pesan email yang dikirim oleh alur kerja Anda. Namun, Anda bisa menyertakan grafik dalam pesan Anda dengan menggunakan HTML gambar tag (< img / >) untuk menautkan ke gambar yang disimpan sebagai file JPEG (.jpg) dan diunggah ke pustaka gambar di situs Anda.

  1. Dalam isi pesan Anda, di lokasi di mana Anda ingin gambar tertaut muncul, ketik < img src = "" / > HTML tag.

  2. Tentukan titik penyisipan antara dua tanda kutip ganda ("").

  3. Ketik atau tempelkan URL untuk file gambar JPEG. Tag lengkap terlihat seperti ini.

    Tag HTML lengkap untuk gambar

Saat pesan terkirim, gambar dari JPEG file muncul dan bukan link tag.

Atas halaman

Memformat konten pesan Anda

Di bagian sebelumnya, HTML jangkar tag (< > dan < /a >) digunakan untuk membuat hyperlink. Anda bisa menggunakan tag HTML lain untuk menentukan huruf, warna, gaya, dan atribut lain teks dalam pesan Anda.

Karena desainer alur kerja mendukung hanya gaya sebaris untuk memformat pesan, dan tidak eksternal atau disematkan lembar gaya berjenjang (CSS) pemformatan, Anda harus melakukan pemformatan apa pun yang Anda inginkan dengan menggunakan atribut gaya dengan tag HTML. Anda bisa melakukan ini baik dengan mengetik tag HTML secara langsung ke dalam kotak dialog Tetapkan pesan email di desainer alur kerja, atau dengan membuat isi pesan Anda dalam kode menampilkan dan mendesain tampilan dan lalu menempelkannya ke dalam kotak dialog Tetapkan pesan email .

  1. Simpan alur kerja Anda dengan mengklik selesai.

  2. Membuat halaman HTML baru.

  3. Beralih ke memisahkan tampilan, dan lalu klik di mana saja di dalam area tampilan desain.

  4. Dengan titik penyisipan masih dalam area tampilan desain, klik ganda Aplikasi gaya pada bilah status.

    Toolbar Aplikasi gaya muncul.

  5. Pada toolbar Aplikasi gaya , pastikan bahwa Aplikasi gaya diatur ke Manual dan Target aturan disetel ke (Gaya sebaris baru), seperti diperlihatkan di sini.

    Toolbar Aplikasi Gaya memperlihatkan pengaturan yang benar

    Jika Anda memformat teks pesan dalam tampilan kode dan tampilan desain, Anda harus mengatur Aplikasi gayamanual sehingga Office SharePoint Designer 2007 tidak menambahkan kelas CSS server tidak bisa disajikan di email alur kerja. Selain itu, Anda harus bekerja dalam tampilan kode untuk mengapit dalam span Tag teks apa pun yang ditumpuk di dalam teks yang sudah diformat tapi untuk mana yang Anda inginkan untuk menentukan pemformatan berbeda. Begitu Tag span berada di tempat, Anda bisa bekerja dalam tampilan desain untuk menerapkan pemformatan yang Anda inginkan.

  6. Memformat teks seperti biasa dengan menggunakan alat WYSIWYG dalam tampilan desain:

    • Jika Anda ingin memformat teks di dalam tag — misalnya, < para > atau < li > — Tentukan titik penyisipan dalam kode tampilan, dan lalu klik ganda tag yang Anda inginkan di kotak alat.

    • Alternatifnya, Anda bisa mengetikkan tag, dan lalu gunakan IntelliSense untuk menyisipkan atribut gaya dan pasangan properti nilai apa pun yang Anda inginkan. Pastikan untuk memisahkan properti nilai pasangan dengan titik koma.

Beberapa praktik terbaik:

  • Menggunakan tag paragraf (< p > dan < /p >) untuk menentukan terpisah paragraf, dan untuk menentukan apa pun default pemformatan untuk paragraf yang berbeda dari pemformatan untuk pesan keseluruhan defaultnya.

  • Dalam paragraf, gunakan tambahan span Tag untuk menentukan apa pun lokal pemformatan yang berbeda dari default pemformatan paragraf dan pesan keseluruhan.

  • Desainer alur kerja menyajikan ganti baris manual apa pun sebagai Hentian baris tambahan dalam pesan. Karena Tag paragraf sudah menambahkan sesuai spasi antar paragraf, Anda harus menghapus semua Hentian baris manual dari versi final pesan dalam desainer untuk menghindari terlalu banyak spasi antar paragraf.

    Mungkin lebih mudah untuk membuat teks Anda diformat dengan Hentian baris untuk jelas, dan lalu Hapus semua spasi ekstra dan pemisah baris sebelum menyelesaikan pesan dalam desainer alur kerja.

    Praktik terbaik ini berlaku hanya jika Anda ingin menyertakan Tag paragraf atau tag lain yang secara otomatis menambahkan ruang vertikal antara unit teks.

Ilustrasi berikut ini menyajikan contoh teks yang diformat dengan tag HTML. Perhatikan bahwa tidak ada Hentian baris manual sajikan.

Teks diformat dengan tag HTML

Dalam pesan dikirim oleh alur kerja, diformat konten disajikan sesuai.

Versi akhir teks yang berformat HTML

Setelah Anda merasa nyaman pemformatan teks pesan, Anda bisa membuat berbagai gaya pesan. Untuk informasi selengkapnya mengenai salah satu cara menggunakan pemformatan teks pesan, lihat bagian berikutnya dari artikel ini, mengirim pemberitahuan tugas kustom Anda sendiri.

Atas halaman

Mengirim pemberitahuan tugas kustom Anda sendiri

Secara default, saat alur kerja yang menggunakan salah satu tindakan tiga tugas kustom untuk membuat dan menetapkan tugas, daftar tugas secara otomatis mengirim pemberitahuan email ke orang-orang yang diberi tugas baru. Jika Anda ingin mendesain pesan pemberitahuan tugas kustom Anda sendiri, Anda dapat menyetel alur kerja sekunder yang berjalan di daftar tugas untuk mengirimkan.

Untuk menghindari mengirim pemberitahuan duplikat, Anda bisa menonaktifkan otomatis pemberitahuan untuk daftar tugas:

  • Pada halaman pengaturan tingkat lanjut untuk daftar tugas, di area Pemberitahuan email , klik tidak ada di bawah mengirim email ketika kepemilikan ditetapkan.

    Catatan: Menonaktifkan pemberitahuan otomatis menonaktifkan semua pemberitahuan otomatis tugas untuk situs tersebut, termasuk yang dihasilkan oleh alur kerja yang sudah ditentukan sebelumnya yang tersedia di Office SharePoint Server 2007.

Begitu Anda telah menonaktifkan pemberitahuan otomatis, Anda bisa menggunakan satu alur kerja sekunder untuk mengirim pemberitahuan sama untuk semua tugas, atau Anda bisa menggunakan kondisi dengan beberapa tindakan bercabang atau dengan beberapa alur kerja sekunder untuk mengirim berbagai jenis pemberitahuan yang dicocokkan dengan berbagai keadaan.

Anda bisa menggunakan alur kerja sekunder yang sama atau alur kerja untuk mengirim pengingat email tentang tugas-tugas yang belum menyelesaikan ketika mendekati tanggal jatuh tempo mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja sekunder, lihat artikel membuat alur kerja sekunder.

Anda bisa memformat pemberitahuan Anda kustom cara yang Anda inginkan. Salah satu cara untuk memulai adalah untuk mengkustomisasi konten HTML pemberitahuan otomatis default, yang Anda bisa menyalin secara langsung dari contoh kode berikut.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Sampel kode HTML sebelumnya memiliki tujuh tempat penampung untuk pencarian. Tempat penampung muncul dalam kurung siku ([]). Setelah Anda Menempelkan konten HTML ke dalam isi pesan email Anda di desainer alur kerja, Anda harus mengganti tempat penampung, termasuk tanda kurung siku yang berisi mereka, dengan pencarian aktual. Anda akan menemukan instruksi untuk membuat pencarian ini di enam subbagian berikut. (Salah satu tempat penampung, satu untuk nama dokumen, digunakan dua kali.)

Alur kerja nama pencarian

Gunakan lookup ini.

Cari nama alur kerja yang dibuat tugas saat ini

Pencarian tanggal pembuatan tugas

Gunakan lookup ini.

Pencarian untuk tanggal pembuatan tugas saat ini

Pencarian nama dokumen (digunakan dua kali)

Gunakan lookup ini.

Pencarian untuk nama dokumen

Pencarian URL dokumen

Gunakan lookup ini.

Pencarian untuk URL dokumen

Pencarian formulir tugas kustom

Pencarian ini disisipkan sebagai bagian dari URL untuk formulir tugas kustom yang dibuat oleh alur kerja saat ini, seperti yang dijelaskan di bagian yang lebih lama jika item saat ini adalah formulir tugas kustom.

Pencarian itu sendiri terlihat seperti ini.

Pencarian untuk ID dari item saat ini

Dan alamat seluruh terlihat seperti ini:

Alamat untuk formulir tugas kustom dengan pencarian ID disisipkan

Tampilan formulir untuk pencarian Item dokumen

Pencarian ini disisipkan sebagai bagian dari URL untuk formulir tampilan item tugas, seperti yang dijelaskan di bagian yang lebih lama jika item saat ini adalah item daftar.

Pencarian itu sendiri terlihat seperti ini.

Pencarian untuk ID dari item saat ini

Dan alamat seluruh terlihat seperti ini:

Alamat untuk item dokumen menampilkan formulir dengan pencarian ID disisipkan

Ketika semua pencarian di tempat, pemberitahuan tugas kustom render terlihat ini.

Versi akhir pesan pemberitahuan kustom

Anda bisa mengkustomisasi pesan ini dengan menambahkan lebih lanjut instruksi atau informasi lainnya, atau Sesuaikan tampilan dan nuansa pesan dengan pemformatan teks. Dengan alat yang telah Anda Pelajari tentang dalam artikel ini, Anda sudah siap untuk membuat alur kerja Anda untuk mengirim persis pesan yang ingin Anda kirim.

Atas halaman

Mengidentifikasi pilihan yang tidak didukung

Opsi berikut ini tidak didukung oleh versi saat ini tindakan Kirim Email :

  • Menentukan alamat di baris dari . (Pesan email yang dikirim oleh alur kerja selalu memperlihatkan alamat email yang ditentukan oleh administrator server di baris dari . Hanya administrator server bisa mengubah ini, dan hanya bisa diubah untuk semua pemberitahuan di aplikasi Web saat ini, tidak per alur kerja.)

  • Termasuk hyperlink ke halaman Status alur kerja. (Adalah cara menggunakan alur kerja pencarian untuk memasukkan nilai variabel WorkflowInstanceID dalam string kueri.)

  • Menggunakan lembar gaya kaskade disematkan (CSS) untuk memformat konten pesan. (Teks dapat diformat dengan menggunakan gaya atribut, tapi kelas CSS dan < gaya > tag tidak didukung.)

  • Menggunakan alur kerja pencarian dalam kotak kepada atau CC yang mereferensikan kolom orang atau grup tipe yang berisi beberapa nilai.

  • Menentukan Penerima Bcc (blind carbon copy) untuk pesan. (Pengembang bisa mengubah. TINDAKAN file di server untuk menyertakan bidang Bcc, namun ini tidak bisa dilakukan di desainer alur kerja.)

  • Termasuk file lain dengan pesan sebagai lampiran.

  • Menyematkan gambar atau file grafik dalam sebuah pesan. (Anda bisa menautkan ke gambar — Lihat bagian sebelumnya sertakan gambar.)

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Lihat Juga

Membuat pemberitahuan atau berlangganan umpan RSS di SharePoint Online, SharePoint 2016, dan SharePoint 2013

Membuat pemberitahuan atau berlangganan umpan RSS di SharePoint 2010

Membuat pemberitahuan atau berlangganan umpan RSS di SharePoint 2007

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×