Mengirim balasan otomatis di luar kantor dari Outlook

Mengirim balasan otomatis di luar kantor dari Outlook

Anda hanya dapat mengirim balasan otomatis di luar kantor dengan langkah-langkah berikut ini jika memiliki akun Office 365, Outlook.com, atau Exchange. Untuk semua akun email lainnya, lihat Meneruskan dan mengalihkan email secara otomatis.

  1. Pilih File > Balasan Otomatis.

    Balasan otomatis

  2. Dalam kotak Balasan Otomatis, pilih Kirim balasan otomatis.

    Jika diperlukan, atur rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda. Tindakan ini akan menonaktifkan balasan otomatis pada tanggal dan waktu yang dimasukkan ke waktu berakhir. Jika tidak, Anda harus menonaktifkan balasan otomatis secara manual.

    Catatan: Jika Balasan Otomatis tidak terlihat, Anda mungkin menggunakan Outlook dengan akun POP atau IMAP. Lihat Meneruskan dan mengalihkan email secara otomatis untuk mendapatkan instruksi tentang menyiapkan balasan otomatis.

  3. Pada tab Di Dalam Organisasi Saya, ketikkan respons yang ingin Anda kirim ke rekan kerja atau kolega saat Anda di luar kantor.

    Masukkan pesan balasan otomatis Anda

    Catatan: Mengirim balasan otomatis kepada semua orang di luar organisasi saya akan mengirimkan balasan otomatis ke setiap email, termasuk buletin, iklan, dan email yang berpotensi sampah. Jika ingin mengirim balasan otomatis kepada orang-orang di luar organisasi, sebaiknya pilih Hanya kontak saya.

  4. Klik OK untuk menyimpan pengaturan Anda.

Menonaktifkan balasan otomatis di luar kantor

Jika Outlook diatur untuk mengirim balasan otomatis, Anda akan melihat pesan di bawah pita dengan informasi berikut ini. Pilih Nonaktifkan untuk menonaktifkan balasan otomatis di luar kantor. Jika ingin mengubah tanggal balasan otomatis atau pesan yang dikirim, gunakan langkah-langkah di atas untuk mengubah pengaturan.

Menonaktifkan balasan otomatis

Pemecahan masalah: Saya tidak melihat Balasan Otomatis

Jika tidak melihat Automatic Replies setelah memilih File, Anda mungkin menggunakan Gmail, Yahoo, atau akun POP atau IMAP lain yang tidak mendukung fitur Balasan Otomatis Outlook. Anda dapat menetapkan aturan yang akan membalas pesan masuk, tetapi hanya jika Outlook dibiarkan berjalan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengelola pesan email menggunakan aturan.

Ada dua cara untuk menyiapkan balasan otomatis. Metode yang dipilih tergantung pada tipe akun email yang Anda miliki di Outlook.

Saya memiliki akun Server Exchange.

Saya memiliki akun Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! atau akun POP3 atau IMAP lainnya.

Saya tidak tahu jenis akun yang saya miliki.

Saya memiliki akun Server Exchange

Mengaktifkan atau menonaktifkan Asisten Di Luar Kantor

  1. Pada menu Alat, klik Asisten Di Luar Kantor.

    Perintah Asisten Di Luar Kantor pada menu Alat

    Catatan: Menu Alat akan muncul di jendela utama Outlook. Jendela utama adalah jendela yang sama yang muncul saat Anda memulai Outlook dan menyertakan menu File, Edit, Tampilan, Masuk, Alat, Tindakan, dan Bantuan. Tidak ada menu Alat di jendela tempat Anda membuat atau menampilkan item seperti pesan email, kontak, atau tugas.

    Jika perintah Asisten Di Luar Kantor tidak muncul, tersedia metode alternatif untuk membalas pesan secara otomatis bagi semua pengguna Outlook. Masuk ke Saya memiliki akun Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo!, atau akun POP3 atau IMAP lainnya.

  2. Klik Kirim balasan otomatis Di Luar Kantor.

  3. Jika ingin, centang kotak Kirim selama rentang waktu ini saja untuk menjadwalkan waktu aktif bagi balasan di luar kantor. Jika tidak menentukan waktu mulai dan berakhir, balasan otomatis akan tetap dikirim hingga Anda mengklik Jangan kirim balasan otomatis Di Luar Kantor.

  4. Pada tab Di Dalam Organisasi Saya, ketikkan balasan yang ingin Anda kirim saat berada di luar kantor.

    Untuk mengirim balasan otomatis kepada orang-orang di luar organisasi Anda, lanjutkan dengan langkah 4 dan 5.

  5. Pada tab Di Luar Organisasi Saya, centang kotak Balas otomatis orang-orang di luar organisasi saya, lalu ketikkan balasan yang ingin dikirim saat Anda berada di luar kantor.

    Organisasi biasanya didefinisikan sebagai perusahaan Anda dan mencakup orang-orang yang memiliki akun Server Exchange pada sistem email.

    Jika kotak centang Balas otomatis orang-orang di luar organisasi saya dipilih, tab Di Luar Organisasi Saya akan menampilkan (Aktif) di samping nama tab.

  6. Pada tab Di Luar Organisasi Saya, klik Hanya Kontak Saya atau Semua orang di luar organisasi saya untuk menentukan tujuan pengiriman balasan otomatis.

    Catatan: Kontak harus berada dalam folder Kontak Server Exchange Anda. Jika kontak hanya ada dalam folder yang merupakan bagian dari file Folder Pribadi (.pst), pesan balasan otomatis tidak akan dikirim.

Saya memiliki akun Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo!, atau akun POP3 atau IMAP lainnya

Anda dapat menggabungkan templat email Outlook dengan aturan Outlook untuk menggunakan fungsionalitas Asisten Di Luar Kantor yang hanya tersedia bagi akun pengguna Server Exchange. Dengan kombinasi ini, akun email Anda dapat digunakan untuk mengirim balasan otomatis pada pesan yang masuk.

Penting: Agar balasan otomatis dapat dikirim, komputer harus dibiarkan menyala dan Outlook tetap berjalan.

Langkah 1: Buat templat pesan

  1. Pada menu File, arahkan ke Baru, lalu klik Pesan Email.

  2. Pada tab Opsi, dalam grup Format, klik Teks Biasa.

  3. Dalam isi pesan, ketikkan pesan yang ingin dikirim sebagai balasan otomatis.

  4. Dalam jendela pesan, klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office lalu klik Simpan Sebagai.

  5. Dalam kotak dialog Simpan Sebagai, pada daftar Simpan sebagai tipe, klik Templat Outlook (*.oft).

  6. Dalam kotak Nama file, ketikkan nama templat pesan, lalu klik Simpan.

Langkah 2: Buat aturan untuk membalas pesan email baru secara otomatis

  1. Pada menu Alat, klik Aturan dan Pemberitahuan.

  2. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, klik Aturan Baru.

  3. Di bawah Mulai dari aturan kosong, klik Periksa pesan ketika diterima, lalu klik Berikutnya.

  4. Di bawah Syarat mana yang ingin diperiksa?, centang kotak hanya yang dikirim kepada saya dan semua kriteria lain yang diinginkan, lalu klik Berikutnya.

  5. Ketika melihat kotak dialog yang memberi tahu bahwa aturan ini akan diterapkan pada semua pesan yang diterima, klik Ya.

  6. Di bawah Apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan ini?, centang kotak balas menggunakan templat tertentu.

  7. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai bergaris bawah), klik templat spesifik.

  8. Dalam kotak dialog Pilih Templat Balasan, dalam kotak Lihat Di, klik Templat Pengguna di Sistem File.

  9. Pilih templat yang sudah Anda buat di bagian sebelumnya, kemudian klik Buka.

  10. Klik Berikutnya.

  11. Jika diperlukan, centang kotak setiap pengecualian aturan balasan otomatis.

  12. Klik Berikutnya.

  13. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, ketikkan nama untuk aturan balasan otomatis, lalu klik Selesai.

Tips: Pertimbangkan untuk membuat pengingat tugas atau tugas Outlook guna membantu mengingatkan Anda untuk menonaktifkan aturan ini jika ingin berhenti mengirimkan balasan otomatis.

Aturan balas menggunakan templat tertentu dalam Panduan Aturan akan mengirimkan balasan otomatis sekali saja ke setiap pengirim dalam satu sesi. Aturan ini mencegah Outlook mengirimkan balasan berulang ke satu pengirim yang mengirim lebih dari satu pesan kepada Anda. Dalam satu sesi, Outlook mencatat daftar pengguna yang telah dikirimi balasan. Namun, jika Outlook ditutup lalu dimulai ulang, daftar pengirim yang telah menerima balasan otomatis akan diatur ulang.

Penting: Agar Panduan Aturan mengirimkan balasan secara otomatis, Outlook harus berjalan dan dikonfigurasikan untuk memeriksa pesan baru secara berkala.

Menonaktifkan balasan otomatis

  1. Pada menu Alat, klik Aturan dan Pemberitahuan.

  2. Pada tab Aturan Email, di bawah Nama, kosongkan kotak centang untuk aturan yang ingin dinonaktifkan.

Saya tidak tahu jenis akun yang saya miliki

Cara termudah untuk mengetahui apakah Anda menggunakan akun Server Exchange adalah dengan membuka folder Kotak Masuk, lalu lihat apakah ada perintah Asisten Di Luar Kantor pada menu Alat. Jika melihat tombol perluas Gambar tombol di bagian bawah menu, klik tombol tersebut agar semua perintah pada menu Alat ditampilkan.

Perintah Asisten Di Luar Kantor pada menu Alat

Jika perintah tidak ada, kemungkinan Anda tidak menggunakan akun server Exchange dan Asisten Di Luar Kantor tidak tersedia. Tersedia metode alternatif untuk membalas pesan secara otomatis. Masuk ke Saya memiliki akun POP3, IMAP, atau Outlook.com.

Catatan: Menu Alat akan muncul di jendela utama Outlook. Menu Alat tidak tersedia di jendela tempat Anda membuat atau menampilkan item seperti pesan email, kontak, atau tugas.

Jika mengetahui bahwa Anda menggunakan akun Server Exchange tetapi perintah Asisten Di Luar Kantor tidak muncul pada menu Alat, sebaiknya hubungi profesional dukungan Microsoft untuk mendapatkan bantuan.

Lihat juga

Menggunakan kalender Outlook 2007 untuk memperlihatkan waktu berada di luar di kantor

Mengirim balasan otomatis Di Luar Kantor dari Outlook untuk Mac

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×