Mengimpor, menautkan, atau memindahkan data ke SharePoint

Mengimpor, menautkan, atau memindahkan data ke SharePoint

Ingin menggabungkan dan meningkatkan Access dan SharePoint? Untuk melakukannya, Anda dapat mengimpor, menautkan, atau memindahkan data di antaranya. Mengimpor membuat salinan daftar SharePoint dalam database Access . Menautkan tersambung ke data dalam program lain, sehingga Anda dapat menampilkan dan mengedit data terbaru di SharePoint dan Access. Memindahkan membuat daftar di situs SharePoint yang tetap ditautkan ke tabel dalam database Anda dan mempertahankan hubungannya.

Perhatian    Meskipun Anda bisa menyimpan file database Access ke OneDrive atau pustaka dokumen SharePoint, kami menyarankan agar Anda menghindari membuka database Access dari lokasi ini. File mungkin diunduh secara lokal untuk pengeditan lalu diunggah lagi setelah Anda menyimpan perubahan ke SharePoint. Jika lebih dari satu orang membuka database Access dari SharePoint, beberapa salinan database mungkin dibuat dan beberapa perilaku yang tidak diharapkan mungkin terjadi. Rekomendasi ini berlaku untuk semua tipe file Access termasuk database tunggal, database terpisah, dan format file. accdb,. accdc,. accde, dan. accdr. Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan Access, lihat menyebarkan aplikasi Access.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Mengimpor daftar SharePoint

Menautkan ke daftar SharePoint

Memindahkan data ke SharePoint

Keuntungan menautkan data antara Access dan SharePoint

Menerbitkan database dengan menggunakan layanan Access

Mengimpor daftar SharePoint

Saat Anda mengimpor data, Access membuat tabel dan menyalin kolom dan item dari daftar sumber (atau tampilan) ke tabel itu sebagai bidang dan rekaman. Selama operasi impor, Anda bisa menentukan daftar yang ingin Anda salin, dan, untuk tiap daftar yang dipilih, Anda bisa menentukan apakah Anda ingin mengimpor seluruh daftar atau hanya tampilan tertentu. Di akhir operasi impor, Anda bisa memilih menyimpan detail operasi impor sebagai sebuah spesifikasi. Spesifikasi impor membantu Anda mengulangi operasi impor di masa mendatang tanpa harus melalui Panduan Pengimporan setiap saat.

Berikut adalah alasan umum untuk mengimpor daftar SharePoint ke database Access :

  • Untuk memindahkan datasecara permanen, seperti daftar kontak, ke database Access, karena Anda tidak lagi membutuhkan informasi di situs SharePoint Anda. Anda bisa mengimpor daftar tersebut ke Access, lalu menghapus daftar dari situs SharePoint.

  • Departemen atau kelompok kerja Anda menggunakan Access, tapi Anda terkadang diarahkan ke daftar SharePoint untuk data tambahan yang harus digabungkan menjadi satu dengan database Anda.

Selesaikan langkah-langkah tersebut sebelum Anda mengimpor daftar

  1. Temukan situs SharePoint yang berisi daftar yang ingin Anda salin, dan buat catatan dari alamat situs tersebut.

    Alamat situs yang valid dimulai dengan http:// atau https://, diikuti dengan nama server, dan diakhiri dengan jalur ke situs tertentu pada server tersebut.

  2. Identifikasikan daftar yang ingin Anda salin ke database, lalu putuskan apakah Anda menginginkan seluruh daftar atau hanya tampilan tertentu. Anda bisa mengimpor beberapa daftar dalam sebuah operasi impor, tapi Anda bisa mengimpor hanya satu tampilan dari tiap daftar. Jika perlu, buat tampilan yang berisi hanya kolom dan item yang menarik Anda.

  3. Tinjau kolom dalam daftar atau tampilan sumber.

    Tabel berikut menjelaskan beberapa pertimbangan untuk diingat saat mengimpor elemen berbeda:

    Elemen

    Pertimbangan

    Kolom

    Access mengimpor hanya 256 kolom pertama, karena mendukung hanya 256 bidang dalam satu tabel. Untuk menghindari masalah ini, buat tampilan daftar di SharePoint dan tambahkan ke kolom yang Anda inginkan, pastikan bahwa jumlah total kolom tidak melebihi 256. Lalu gunakan tindakan makro Importsharepointlist untuk menentukan id tampilan yang dituju.

    Folder

    Tiap folder di daftar SharePoint menjadi rekaman di tabel Access. Item-item di dalam folder juga tampil sebagai rekaman, tepat di bawah rekaman yang bersesuaian dengan folder itu.

    Kolom pencarian

    Jika kolom sumber mencari nilai di daftar lain, Access mengimpor nilai tampilan sebagai bagian dari bidang itu sendiri. Access tidak mengimpor tabel yang tampak. Jika Anda ingin membuat ulang pencarian ke tabel lain, lihat menautkan ke daftar SharePoint dan memindahkan data ke SharePoint.

    Kolom terhitung

    Hasil di bidang terhitung disalin ke bidang yang tipe datanya bergantung pada tipe data hasil yang dihitung. Ekspresi yang menjalankan perhitungan tersebut tidak disalin.

    Lampiran

    Kolom lampiran dari daftar tersebut disalin ke bidang yang bernama Lampiran.

    Kolom multinilai

    Kolom tipe Pilihan atau Pencarian bisa berisi beberapa nilai. Saat Anda mengimpor kolom yang mendukung beberapa nilai, Access membuat kolom yang mendukung beberapa nilai.

    Pemformatan teks kaya

    Kolom yang berisi pemformatan teks kaya diimpor ke dalam Access sebagai bidang teks yang panjang. Properti format teks dari bidang teks panjang diatur ke teks kaya, dan pemformatan dipertahankan.

    Hubungan

    Access tidak secara otomatis membuat hubungan antar tabel terkait di akhir operasi impor. Anda harus membuat hubungan antara tabel-tabel baru dan yang sudah ada secara manual menggunakan opsi di tab Hubungan. Untuk menampilkan tab Hubungan, pada tab Alat Database, dalam grup Hubungan, klik Hubungan.

  4. Identifikasi database yang akan menjadi tujuan pengimporan daftar.

    Pastikan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan data ke database. Jika tidak ingin menyimpan data dalam database yang sudah ada, buat database kosong.

  5. Tinjau tabel di database.

    Operasi impor membuat tabel dengan nama yang sama dengan daftar SharePoint. Jika nama tersebut sudah digunakan, Access menambahkan "1" ke nama tabel baru — misalnya, untuk Contacts1, jika Contacts1 juga sudah digunakan, Access akan membuat Contacts2, dan seterusnya.

Mengimpor daftar

  1. Buka database Access yang akan menjadi tempat penyimpanan data yang diimpor. Jika tidak ingin menyimpan data dalam database yang sudah ada, buat sebuah database kosong.

  2. Lokasi panduan impor/penautan teks sedikit berbeda tergantung pada versi Access Anda. Pilih langkah-langkah yang sesuai dengan versi Access Anda:

    • Jika Anda menggunakan Office 365 atau Access 2019, pada tab data eksternal , dalam grup impor & link , klik sumber data baru > dari daftar layanan online > SharePoint.

    • Jika menggunakan Access 2016, Access 2013, atau Access 2010, di tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautan, klik tombol Lainnya untuk daftar opsi menurun, lalu klik Daftar SharePoint.

  3. Access akan membuka kotak dialog Dapatkan Data Eksternal – Situs SharePoint.

    Pilih untuk mengimpor atau menautkan ke situs SharePoint pada kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Situs SharePoint.

  4. Dalam panduan, tentukan alamat situs sumber.

  5. Pilih opsi Impor data sumber ke tabel baru di database saat ini, dan klik Berikutnya.

  6. Dari daftar yang ditampilkan panduan, pilih daftar yang ingin Anda impor.

    Catatan    Anda dapat menautkan ke pustaka SharePoint, tapi Anda hanya bisa menambahkan dokumen di SharePoint.

  7. Di kolom Item untuk Diimpor, pilih tampilan yang Anda inginkan untuk setiap daftar yang dipilih.

  8. Kotak centang yang berlabel Impor nilai tampilan, bukan ID untuk bidang yang mencari nilai yang disimpan di daftar lain mengontrol data mana yang diimpor untuk kolom pencarian dalam daftar yang dipilih. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengimpor nilai tampilan sebagai bagian dari bidang itu sendiri, pilih kotak centang. Dalam kasus ini, bidang tidak akan mencari nilai di tabel lainnya.

    • Untuk bidang tujuan untuk mencari nilai di tabel lainnya, kosongkan kotak centang. Melakukan ini akan menyalin ID baris nilai tampilan ke bidang tujuan. ID diperlukan untuk menetapkan bidang pencarian di Access.

    Saat mengimpor ID, Anda harus mengimpor daftar yang sedang memberikan nilai untuk kolom pencarian (kecuali database tujuan sudah memiliki tabel yang bisa bertindak sebagai tabel pencarian).

    Operasi impor meletakkan ID di bidang yang berkaitan, tapi itu tidak mengatur semua properti yang diperlukan untuk membuat bidang berfungsi seperti bidang pencarian. untuk informasi selengkapnya tentang cara mengatur properti pencarian bidang tersebut, lihat membuat atau menghapus bidang pencarian.

  9. Klik OK.

Access akan mengimpor daftar, lalu menampilkan status operasinya di halaman terakhir panduan. Jika berencana untuk mengulangi operasi impor di lain waktu, simpan detailnya sebagai spesifikasi impor. Access tidak menimpa tabel dalam database sebagai bagian dari operasi impor, dan Anda tidak bisa menambahkan konten dari sebuah daftar atau tampilan ke tabel yang sudah ada.

Apa lagi yang harus saya ketahui tentang pengimporan?

Tugas-tugas terkait pengimporan

Setelah menyelesaikan operasi pengimporan, pertimbangkan untuk melakukan beberapa tugas tambahan:

Memverifikasi tipe data    Access memilih tipe data yang sesuai untuk setiap bidang yang terkait dengan kolom sumber. Verifikasi setiap bidang dan pengaturannya untuk memastikan bahwa semua bidang sudah disiapkan sesuai keinginan Anda.

Selidiki bidang tambahan    Bergantung pada tipe daftar yang menjadi dasar tabel, Anda mungkin juga melihat kehadiran dalam tabel beberapa bidang tambahan (seperti judul, dimodifikasi, atau CreatedBy). Jika tidak dibutuhkan dalam database Access, bidang tersebut dapat dihapus dengan aman.

Atas Halaman

Menautkan ke daftar SharePoint

Saat Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access membuat tabel baru (seringkali dikenal sebagai tabel tertaut) yang mencerminkan struktur dan konten daftar sumber. Tidak seperti mengimpor, menautkan membuat link hanya ke daftar, bukan ke tampilan spesifik apa pun dari daftar.

Penautan lebih hebat daripada impor dalam dua hal:

  • Menambahkan dan memperbarui data    Anda dapat membuat perubahan pada data dengan menelusuri situs SharePoint atau dengan bekerja dalam tampilan Lembar Data atau Formulir di Access. Perubahan yang dibuat di satu program akan muncul di program lainnya. Namun, jika ingin membuat perubahan struktural, seperti menghapus atau mengubah kolom, lakukan dengan membuka daftar di situs SharePoint. Anda tidak dapat menambahkan, menghapus, atau mengubah bidang dalam tabel tertaut saat bekerja di Access.

  • Tabel pencarian    Ketika Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access secara otomatis membuat tabel tertaut untuk semua daftar pencarian (kecuali jika daftar pencarian sudah ditautkan ke database). Jika daftar pencarian berisi kolom yang mencari daftar lainnya, daftar tersebut juga disertakan dalam operasi penautan, sehingga daftar pencarian dari setiap tabel tertaut memiliki tabel tertaut yang berkaitan dalam database. Access juga membuat hubungan antar tabel tertaut tersebut.

Skenario umum untuk menautkan ke daftar SharePoint

Biasanya, Anda menautkan ke daftar SharePoint dari database Access karena alasan berikut:

  • Departemen atau grup kerja Anda menggunakan Access untuk pelaporan dan kueri yang kaya, serta menggunakan SharePoint untuk kolaborasi dan komunikasi tim. Tim individual membuat daftar untuk melacak berbagai hal (seperti kontak dan masalah), tapi seringkali data daftar ini harus dimasukkan ke database untuk agregasi dan pelaporan. Penautan adalah pilihan yang tepat, karena memungkinkan pengguna situs SharePoint maupun database menambahkan dan memperbarui data, dan selalu menampilkan dan bekerja dengan data terbaru.

  • Anda adalah pengguna Access yang baru saja mulai menggunakan SharePoint. Anda melakukan migrasi beberapa database Anda ke situs SharePoint tim Anda, dan sebagian besar tabel di database tersebut adalah tabel tertaut. Mulai sekarang, daripada membuat tabel lokal, Anda akan membuat daftar SharePoint, lalu menautkan ke daftar tersebut dari database Anda.

  • Anda ingin terus menyimpan daftar Anda di situs SharePoint, tapi Anda juga ingin bekerja dengan data paling baru di dalam Access untuk menjalankan kueri dan mencetak laporan.

Mempersiapkan menautkan ke daftar SharePoint

  1. Temukan situs SharePoint yang memiliki daftar yang ingin Anda tautkan, dan buat catatan alamat situs tersebut.

    Alamat situs yang valid dimulai dengan http:// atau https://, diikuti dengan nama server, dan diakhiri dengan jalur ke situs tertentu pada server tersebut.

  2. Identifikasikan daftar yang ingin Anda tautkan. Anda dapat menautkan ke beberapa daftar dalam satu operasi penautan, tetapi Anda tidak dapat menautkan ke survei, diskusi, atau tampilan tertentu dari daftar apa pun.

  3. Tinjau kolom dalam daftar sumber. Tabel berikut ini menjelaskan beberapa pertimbangan yang harus diingat ketika menautkan ke elemen-elemen yang berbeda.

    Elemen

    Pertimbangan

    Kolom

    Access hanya menautkan kolom 256 pertama, karena hanya mendukung 256 bidang dalam tabel. Untuk menghindari masalah ini, buat tampilan daftar di SharePoint dan tambahkan ke kolom yang Anda inginkan, pastikan bahwa jumlah total kolom tidak melebihi 256. Lalu gunakan tindakan makro Importsharepointlist untuk membuat tabel tertaut yang menentukan id tampilan yang dituju.

    Folder

    Setiap folder dalam daftar SharePoint muncul sebagai rekaman dalam tabel Access. Item-item di dalam folder juga tampil sebagai rekaman, tepat di bawah rekaman yang bersesuaian dengan folder itu.

    Kolom pencarian

    Jika kolom sumber mencari nilai dalam daftar lainnya dan daftar terkait belum ada di database, Access otomatis membuat tabel tertaut untuk bidang terkait.

    Catatan    Access juga membuat tabel userinfo yang terkait dengan daftar informasi pengguna SharePoint. SharePoint menggunakan daftar ini untuk mencari informasi akun pengguna, seperti email, Gambar, nama pengguna, untuk kolom SharePoint, seperti CreatedBy, ModifiedBy, dan orang atau grup. Daftar informasi pengguna SharePoint ini hanya dapat dilihat oleh administrator situs.

    Kolom terhitung

    Hasil dalam kolom terhitung ditampilkan dalam bidang yang terkait, tapi Anda tidak bisa melihat atau mengubah rumus di Access.

    Lampiran

    Kolom lampiran dari daftar ditampilkan sebagai bidang bernama Lampiran.

    Kolom baca-saja

    Kolom baca-saja di daftar SharePoint akan terus menjadi baca-saja di Access. Selain itu, Anda mungkin tidak bisa menambahkan, menghapus, atau mengubah kolom di Access.

    Kolom multinilai

    Kolom tipe Pilihan atau Pencarian bisa berisi beberapa nilai. Untuk kolom tersebut, operasi penautan membuat bidang yang mendukung beberapa nilai. Kolom pencarian multinilai dibuat di tabel tertaut jika kolom sumber termasuk tipe Pencarian.

  4. Identifikasi database tempat Anda ingin memasukkan tabel tertaut. Pastikan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan data ke database. Jika Anda tidak ingin menyimpan data di database yang sudah ada, buat database kosong yang baru.

  5. Tinjau tabel di database. Saat Anda menautkan ke daftar SharePoint, tabel dengan nama yang sama seperti daftar sumber akan dibuat. Jika nama tersebut sudah digunakan, Access akan menambahkan "1" ke nama tabel baru — misalnya, Contacts1. (Jika Contacts1 juga sudah digunakan, Access akan membuat Contacts2, dan seterusnya.) Aturan yang sama berlaku untuk daftar terkait.

Menautkan ke data

  1. Buka database tujuan.

  2. Lokasi panduan impor/penautan teks sedikit berbeda tergantung pada versi Access Anda. Pilih langkah-langkah yang sesuai dengan versi Access Anda:

    • Jika Anda menggunakan Office 365 atau Access 2019, pada tab data eksternal , dalam grup impor & link , klik sumber data baru > dari daftar layanan online > SharePoint.

    • Jika menggunakan Access 2016, Access 2013, atau Access 2010, di tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautan, klik tombol Lainnya untuk daftar opsi menurun, lalu klik Daftar SharePoint.

  3. Access akan membuka kotak dialog Dapatkan Data Eksternal – Situs SharePoint.

    Pilih untuk mengimpor atau menautkan ke situs SharePoint pada kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Situs SharePoint.

  4. Dalam panduan, tentukan alamat situs sumber.

  5. Pilih Tautkan ke sumber data dengan membuat tabel yang dikaitkan, lalu klik Berikutnya.

    Panduan menyediakan daftar yang tersedia untuk penautan.

  6. Pilih daftar yang ingin Anda tautkan, lalu klik OK.

    Catatan    Jika beberapa daftar sudah ditautkan ke database sekarang, kotak centang yang sesuai dengan daftar tersebut akan dipilih. Jika Anda ingin menghapus link apa pun, kosongkan kotak centang dari link yang ingin Anda hapus.

    Access berusaha membuat tabel tertaut, untuk daftar yang Anda pilih selama operasi ini maupun untuk tiap-tiap daftar terkait. Juga, Access berusaha me-refresh tabel tertaut yang sesuai dengan daftar yang dipilih dalam panduan. Access juga membuat hubungan antar tabel. Tidak seperti operasi impor, operasi penautan mempertahankan pengaturan properti pencarian antara bidang pencarian dan tabel terkait. Anda tidak perlu mengatur properti bidang pencarian secara manual dalam tampilan Desain tabel.

  7. Tinjau tabel tertaut baru dalam tampilan Lembar Data. Pastikan bahwa semua bidang dan rekaman ditampilkan dengan benar.

    Access memilih tipe data yang tepat bagi setiap bidang yang terkait dengan kolom sumber. Penting untuk diingat bahwa setiap kali Anda membuat tabel tertaut atau daftar sumber, data terbaru akan ditampilkan di dalamnya. Namun, perubahan struktural yang dibuat pada daftar tidak secara otomatis terlihat dalam tabel tertaut. Untuk memperbarui tabel tertaut dengan penerapan struktur daftar terbaru, klik kanan tabel dalam Panel Navigasi, arahkan penunjuk ke Opsi Lainnya, lalu klik Refresh Daftar.

Catatan   Access tidak pernah menimpa tabel dalam database sebagai bagian dari operasi link. Anda juga tidak dapat menambahkan konten daftar SharePoint ke tabel yang sudah ada.

Atas Halaman

Memindahkan data ke SharePoint

Memindahkan data ke SharePoint adalah cara untuk membuat database backend secara efektif, tapi dalam kasus ini, data dimuat dalam daftar SharePoint. Front-end masih merupakan database Access, dan Anda dapat menyebarkannya dengan cara yang sama seperti database terpisah. Jika memungkinkan, tabel ekspor ke panduan SharePoint memindahkan data ke daftar yang didasarkan pada Templat daftar pada situs SharePoint, seperti daftar kontak . Jika tabel tidak dapat dicocokkan dengan Templat daftar, tabel menjadi daftar kustom di situs SharePoint. Tergantung pada ukuran database, jumlah objeknya, dan kinerja sistem, operasi dapat memakan waktu sedikit lama. Jika berubah pikiran saat proses sedang berjalan, Anda dapat mengklik Berhenti untuk membatalkannya.

Panduan akan membuat salinan cadangan database di komputer. Di Access, panduan akan membuat tautan ke daftar dari tabel, sehingga mudah untuk menemukan data di situs SharePoint ketika Anda bekerja di Access. Jika masalah muncul, tabel ekspor ke panduan SharePoint melaporkan masalah dan menyimpannya dalam database Access sebagai tabel log yang bisa Anda gunakan untuk membantu memecahkan masalah.

Tips    Pertimbangkan membuat situs SharePoint terpisah untuk mempertahankan daftar di lokasi mandiri.

Catatan    Di Access 2007, tabel ekspor ke panduan SharePoint disebut panduan pemindahan ke situs SharePoint dan tidak membuat integritas referensial pada daftar SharePoint.

Menggunakan panduan ekspor tabel ke SharePoint

  1. Pada tab Alat Database, di grup Pindahkan Data, klik SharePoint. Opsi ini hanya tersedia jika database Anda disimpan dalam format file. accdb.

  2. Ikuti langkah-langkah dalam panduan ekspor tabel ke SharePoint, termasuk menentukan lokasi situs SharePoint Anda.

    Untuk membatalkan proses, klik Berhenti.

  3. Pada halaman terakhir panduan tersebut, pilih kotak centang Perlihatkan Detail untuk melihat detail selengkapnya tentang migrasi.

    Halaman panduan ini menjelaskan tabel mana yang telah ditautkan ke daftar dan menyediakan informasi tentang lokasi cadangan dan URL untuk database Anda. Itu juga memberikan peringatan jika beberapa masalah migrasi ditemui dan menyediakan lokasi tabel log di mana Anda bisa melihat detail selengkapnya tentang masalah tersebut.

  4. Klik Selesai saat panduan menyelesaikan tindakannya.

    Jika panduan menampilkan peringatan, tinjau tabel log dan lakukan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa data berhasil dipindahkan. Misalnya, bidang tertentu mungkin tidak dipindah atau mungkin dikonversi menjadi tipe data lain yang kompatibel dengan daftar SharePoint.

Catatan    Access juga membuat tabel userinfo yang terkait dengan daftar informasi pengguna SharePoint. SharePoint menggunakan daftar ini untuk mencari informasi akun pengguna, seperti email, Gambar, nama pengguna, untuk kolom SharePoint, seperti CreatedBy, ModifiedBy, dan orang atau grup. Daftar informasi pengguna SharePoint ini hanya dapat dilihat oleh administrator situs.

Keterbatasan yang mungkin Anda temui

Ketika panduan ekspor tabel ke SharePoint selesai, Anda akan melihat pesan jika Access mengalami masalah dengan data. Access membuat tabel log yang disebut Masalah Pemindahan ke Situs SharePoint dan menambahkan tabel ke database. Tabel Masalah Pemindahan ke Situs SharePoint akan disimpan dalam database, tetapi tidak diterbitkan sebagai daftar di situs SharePoint.

Tabel berikut ini mencantumkan batasan terkait cara data dipindahkan, biasanya ketika Access dan SharePoint tidak memiliki fitur yang sama, atau dalam beberapa kasus, tipe data tidak sama. Misalnya, jika tabel Access Anda mendukung integritas referensial, tabel ini diberlakukan dalam daftar pada situs SharePoint. Informasi dalam tabel berikut ini dapat membantu Anda memutuskan apakah akan melakukan migrasi data, juga dapat membantu ketika Anda meninjau masalah yang dilaporkan dalam tabel Masalah Pemindahan ke Situs SharePoint.

Tipe data atau masalah

Masalah

Hasil

Tipe data objek COM

Situs SharePoint tidak mendukung tipe data Objek COM.

Bidang tidak dipindahkan.

Tipe data biner

Situs SharePoint tidak mendukung tipe data Biner.

Bidang tidak dipindahkan.

Tanggal

Situs SharePoint tidak mendukung tanggal sebelum tahun 1900.

Data dengan tanggal sebelum 1900 tidak dipindahkan.

Karakter baris baru dalam bidang teks

Situs SharePoint tidak mendukung karakter baris baru dalam bidang Baris Teks Tunggal.

Bidang dikonversi menjadi bidang Beberapa Baris Teks atau bidang Memo.

Tipe data desimal

Situs SharePoint tidak mendukung tipe data Desimal.

Bidang Angka atau bidang Bilangan Bulat Ganda digunakan sebagai gantinya.

Tipe data ID Replikasi

Situs SharePoint tidak mendukung tipe data ID Replikasi.

Tipe data Baris Teks Tunggal digunakan sebagai gantinya, tergantung pada tipe data.

Nilai default yang tidak didukung dalam daftar SharePoint

Situs SharePoint menerima nilai default yang bersifat statis, seperti teks atau angka, serta tanggal standar. Nilai-nilai default dari Access yang bersifat dinamis tidak dipindahkan.

Properti nilai default tertentu tidak dipindahkan.

Bidang indeks unik

Situs SharePoint hanya menggunakan satu bidang indeks unik untuk kolom ID dalam daftar.

Bidang indeks unik atau kumpulan bidang lainnya tidak dipindahkan.

Bidang yang menghitung secara otomatis (selain bidang ID)

Situs SharePoint hanya mendukung penomoran otomatis untuk bidang yang digunakan bagi kolom ID dalam daftar.

Penomoran otomatis tidak diterapkan ke kolom selain kolom ID.

Hubungan yang pencariannya tidak dapat dibuat

Beberapa hubungan tidak didukung di situs SharePoint, seperti jika kunci primer tidak terkait dengan kolom ID atau bukan merupakan bilangan bulat.

Hubungan tidak dipindahkan.

Atas Halaman

Keuntungan menautkan data antara Access dan SharePoint

Setelah tertaut ke daftar SharePoint, orang dapat bekerja dengan daftar di situs SharePoint atau dalam tabel tertaut di Access. Anda dapat memasukkan data menggunakan tabel atau formulir di Access atau dengan mengedit daftar pada situs SharePoint. Panduan dan tips berikut ini bisa membantu Anda memanfaatkan daftar tertaut antara Access dan SharePoint serta memanfaatkan kombinasi keduanya.

Pelacakan Masalah    Access memiliki Templat pelacakan masalah yang berinteraksi secara langsung dengan daftar pelacakan masalah di situs SharePoint. Skema adalah sama, dan solusi Access dapat digunakan sebagai ujung depan — misalnya, dengan formulir dan kueri — terhadap data dari situs SharePoint.

Mengambil data dari keranjang sampah    Anda dapat menggunakan keranjang sampah pada situs SharePoint untuk menampilkan catatan yang dihapus dan memulihkan informasi yang terhapus secara tidak sengaja.

Luncur Cepat    Untuk menampilkan daftar Anda di situs SharePoint, klik Tampilkan semua konten situs pada luncur cepat. Anda mungkin harus menyegarkan halaman tersebut dalam browser Web Anda. Untuk membuat daftar Anda muncul di luncur cepat pada situs SharePoint, Anda bisa mengubah pengaturan daftar pada situs SharePoint. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengustomisasi navigasi pada situs SharePoint Anda.

Lacak Riwayat perubahan    Di Access, Anda bisa mengatur properti Tambahkan bidang teks panjang ke ya sehingga Access mempertahankan Riwayat perubahan pada bidang tersebut. Demikian pula di SharePoint, Anda bisa menampilkan Riwayat Versi kolom. Misalnya, Anda bisa memulihkan sebuah versi sebelumnya dari kolom atau melacak ketika perubahan terjadi. Jika Anda menautkan ke daftar SharePoint dengan Riwayat Versi diaktifkan, Access membuat bidang teks panjang dengan properti Tambahkan diatur ke ya. Jika Anda memindahkan tabel Access yang memiliki bidang teks panjang dengan properti append -nya diatur ke Ya, daftar SharePoint dengan Riwayat Versi dibuat.

Untuk meringkas, Access bisa menampilkan perubahan historis yang dibuat di SharePoint, dan SharePoint bisa menampilkan perubahan historis yang dibuat di Access. Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat atau menghapus bidang teks panjang dan menampilkan Riwayat Versi item atau file dalam daftar atau pustaka.

Bekerja offline    Anda dapat menggunakan Access untuk bekerja offline dengan data yang tertaut ke daftar SharePoint. Ini dapat membantu jika Anda perlu terus bekerja saat SharePoint tidak tersedia. Setelah SharePoint tersedia, Anda dapat menyinkronkan perubahan dan mengatasi konflik dengan mudah. Untuk informasi selengkapnya, lihat bekerja offline dengan tabel yang tertaut ke daftar SharePoint.

Berlangganan pemberitahuan    Anda dapat berlangganan pemberitahuan sehingga Anda mengetahui ketika perubahan dilakukan pada item daftar. Anda dapat menerima pemberitahuan dari email atau pesan teks (SMS). Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat pemberitahuan untuk mendapatkan pemberitahuan saat file atau folder berubah di SharePoint.

Mengelola izin daftar SharePoint    Sebaiknya Periksa izin SharePoint pada daftar tertaut untuk memastikan bahwa Anda tidak secara tidak sengaja memberi akses ke data rahasia atau pribadi. Di SharePoint, Anda dapat menetapkan berbagai tingkat izin dan Anda dapat secara selektif memperbolehkan atau menolak akses ke pengguna tertentu. Jika Anda perlu membatasi akses ke hanya beberapa item sensitif dalam database, Anda bahkan dapat mengatur izin pada item daftar tertentu di situs SharePoint. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengkustomisasi izin untuk daftar atau pustaka SharePoint.

Pengeditan massal    Terkadang Anda perlu membuat banyak perubahan pada daftar data, seperti menangkap pada bidang status, menambahkan banyak komentar, dan membawa data terbarui. Ini disebut pengeditan massal, dan biasanya lebih efisien bagi Anda untuk menggunakan Access untuk membuat perubahan ini.

Distribusi laporan    Jika Anda ingin menggunakan Access untuk membuat laporan dari data daftar tertaut, Anda bisa secara luas mendistribusikan laporan ini sebagai file PDF dengan mengekspor ke pustaka SharePoint. Pustaka ini dapat bertindak sebagai Pusat laporan secara efektif karena file PDF dibuka di Adobe Acrobat Reader untuk kemudahan membaca, paging, dan pencarian. Selalu ide yang bagus untuk stempel waktu laporan agar orang-orang memahami Kapan data ditangkap.

Menggunakan SharePoint untuk membuat tabel Access    Anda dapat membuat tabel Access berdasarkan daftar SharePoint. Anda mungkin menemukan cara mudah dan cepat untuk membuat tabel dengan tujuan dan bidang yang sama ke daftar kontak, tugas, masalah, dan acara. Access juga akan membuat tabel userinfo terkait. Untuk informasi selengkapnya, lihat bagian "menggunakan situs SharePoint untuk membuat tabel" dalam Buat tabel dan tambahkan bidang.

Platform Microsoft Power   Ada beberapa cara Anda bisa mengetuk fungsi di Microsoft Power platform dengan menggunakan daftar SharePoint tertaut di Access untuk menyajikan informasi pada banyak perangkat:

Aplikasi seluler    Anda dapat bekerja dengan data Access yang tertaut ke daftar SharePoint dengan menggunakan perangkat seluler. Anda dapat menampilkan item daftar dan melakukan pengeditan ringan. Untuk informasi selengkapnya, lihat aplikasi seluler SharePoint untuk Android dan aplikasi seluler SharePoint untuk IOS.

Atas Halaman

Menerbitkan database dengan menggunakan layanan Access

Penting    Microsoft tidak lagi menganjurkan pembuatan dan penggunaan aplikasi web Access di SharePoint. Alternatifnya, pertimbangkan untuk menggunakan Microsoft PowerApps guna menyusun solusi bisnis tanpa kode bagi perangkat seluler dan web.

Ketika menerbitkan database web, Layanan Access membuat situs SharePoint yang berisi database tersebut. Semua objek database dan data akan berpindah ke daftar SharePoint dalam situs tersebut.

Saat Anda menerbitkan database, Anda memindahkannya ke web. Anda bisa membuat formulir dan laporan web yang dijalankan di jendela browser, dan juga bisa membuat objek Access standar (terkadang disebut objek "klien" untuk membedakannya dari objek web). Anda akan membutuhkan Access terinstal di komputer Anda untuk menggunakan objek Access klien, tapi semua objek database di SharePoint dibagi.

Catatan: Saat Anda memiliki Access terinstal di komputer Anda, Anda bisa menggunakan objek klien dari database Web jika tidak Anda hanya bisa menggunakan objek database web.

Access Services menyediakan platform untuk Anda membuat database yang bisa Anda gunakan di web. Anda mendesain dan menerbitkan database web dengan menggunakan Access 2010 dan SharePoint, dan orang-orang yang menggunakan database web dalam browser web.

Catatan:  Anda akan memerlukan izin Desainer di situs SharePoint tempat Anda ingin menerbitkan database tersebut.

Makro UI, laporan, dan formulir berjalan dalam browser.

Data disimpan dalam daftar SharePoint jika Anda menggunakan database web: Semua tabel menjadi daftar SharePoint, lalu rekaman menjadi item daftar, dan Anda dapat menggunakan izin SharePoint untuk mengontrol akses ke database web.

Makro kueri dan data dijalankan di server: Semua pemrosesan SQL terjadi di server. Ini membantu meningkatkan kinerja jaringan dengan membatasi lalu lintas menjadi kumpulan hasil.

Atas Halaman

Lihat Juga

Mengekspor tabel atau kueri ke situs SharePoint

Cara berbagi database desktop Access

Menyebarkan aplikasi Access

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×