Mengimpor atau menautkan data dalam buku kerja Excel

Skenario umum untuk mengimpor data Excel ke dalam Access

• Anda sudah lama menggunakan Excel, tapi ke depannya, Anda ingin menggunakan Access untuk bekerja dengan data ini. Anda ingin memindahkan data di lembar kerja Excel Anda ke dalam satu atau lebih database Access.

• Departemen atau grup kerja Anda menggunakan Access, tetapi kadangkala Anda menerima data dalam format Excel yang harus digabungkan dengan database Access. Anda ingin mengimpor lembar kerja Excel ini ke dalam database Anda saat Anda menerimanya.

• Anda menggunakan Access untuk mengelola data Anda, tetapi laporan mingguan yang Anda terima dari anggota tim Anda berupa buku kerja Excel. Anda ingin menyederhanakan proses impor untuk memastikan bahwa data diimpor setiap minggu pada waktu tertentu ke dalam database Anda.

Jika ini pertama kalinya Anda mengimpor data dari Excel

• Tak ada cara untuk menyimpan buku kerja Excel sebagai database Access. Excel tidak menyediakan fungsionalitas untuk membuat database Access dari data Excel.

• Saat Anda membuka buku kerja Excel di Access (di kotak dialog Buka File, ubah kotak daftar Tipe File ke File Microsoft Office Excel dan pilih file yang Anda inginkan), Access membuat link ke buku kerja itu, bukan mengimpor datanya. Menautkan ke sebuah buku kerja secara fundamental berbeda dari mengimpor lembar kerja ke dalam database. Untuk informasi selengkapnya tentang penautan, lihat bagian Tautkan ke data di Excel, di bagian selanjutnya artikel ini.

Siapkan lembar kerja

1. Temukan file sumber dan pilih lembar kerja berisi data yang ingin Anda impor ke Access. Jika hanya ingin mengimpor sebagian lembar kerja, tentukan sebuah rentang bernama yang hanya menyertakan sel-sel yang ingin diimpor.
   
   Menentukan rentang bernama (opsional)   

   1. Buka Excel, lalu buka lembar kerja berisi data yang ingin Anda impor.

   2. Pilih rentang sel yang berisi data yang ingin Anda impor.

   3. Klik kanan di dalam rentang terpilih lalu klik Namai Rentang atau Tentukan Nama.

   4. Dalam kotak dialog Nama Baru, tentukan nama untuk rentang dalam kotak Nama dan klik OK.

      Ingatlah bahwa Anda hanya bisa mengimpor satu lembar kerja pada satu waktu selama operasi impor. Untuk mengimpor data dari beberapa lembar kerja, ulangi operasi impor untuk setiap lembar kerja.

2. Tinjau data sumber dan lakukan tindakan seperti yang diuraikan dalam tabel ini.

   Elemen	Deskripsi
   Jumlah kolom	Jumlah kolom sumber yang ingin Anda impor tidak boleh melebihi 255 karena Access tidak mendukung lebih dari 255 bidang dalam sebuah tabel.
   Melewatkan kolom dan baris	Disarankan untuk menyertakan hanya baris dan kolom yang ingin Anda impor dalam lembar data sumber atau rentang bernama. Baris    Anda tidak bisa memfilter atau melewatkan baris selama operasi impor. Kolom    Anda tidak bisa melewatkan kolom selama operasi jika Anda memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada.
   Format tabular	Memastikan bahwa sel dalam format tabular. Jika lembar kerja atau rentang bernama menyertakan sel gabungan, konten sel tersebut ditempatkan dalam bidang yang terkait dengan kolom paling kiri, dan bidang lainnya dibiarkan kosong.
   Kolom, baris, dan sel kosong	Hapus semua kolom kosong dan baris kosong yang tak perlu dalam lembar kerja atau rentang. Jika lembar kerja atau rentang berisi sel kosong, cobalah untuk menambahkan data yang hilang. Jika Anda berencana untuk menambah rekaman ke tabel yang sudah ada, pastikan bahwa bidang terkait di dalam tabel itu menerima nilai kosong (hilang atau tidak diketahui). Sebuah bidang akan menerima nilai kosong jika properti bidang Diperlukan diatur ke Tidak dan pengaturan properti AturanValidasi tidak mencegah nilai kosong.
   Nilai kesalahan	Jika satu atau lebih sel dalam lembar kerja atau rentang berisi nilai kesalahan, seperti #NUM and #DIV, koreksilah kesalahan itu sebelum Anda mulai operasi impor. Jika lembar kerja sumber atau rentang berisi nilai kesalahan, Access menempatkan nilai kosong di bidang terkait dalam tabel. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengoreksi kesalahan itu, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau tidak tepat, di bagian selanjutnya dokumen ini.
   Tipe data	Untuk menghindari kesalahan mengimpor, pastikan bahwa setiap kolom sumber berisi tipe data yang sama di setiap baris. Access memindai delapan baris pertama sumber untuk menentukan tipe data bidang dalam tabel. Kami sangat merekomendasikan agar Anda memastikan bahwa delapan baris pertama sumber tidak mencampur nilai-nilai dari tipe data yang berbeda dalam setiap kolom. Jika tidak, Access mungkin tidak memberikan tipe data yang tepat ke kolom itu. Juga, disarankan untuk memformat setiap kolom sumber di Excel dan menentukan format data tertentu untuk setiap kolom sebelum Anda memulai operasi impor. Pemformatan sangat direkomendasikan jika kolom menyertakan nilai dari tipe data yang berbeda. Sebagai contoh, kolom FlightNo dalam lembar kerja mungkin berisi nilai numerik dan teks, seperti 871, AA90, dan 171. Untuk menghindari nilai yang hilang atau tidak tepat, lakukan hal berikut: Klik kanan header kolom lalu klik Format Sel. Pada tab Nomor, di bawah Kategori, pilih sebuah format. Untuk kolom FlightNo, Anda mungkin memilih Teks. Klik OK. Jika kolom sumber sudah diformat tetapi masih berisi nilai yang bercampur dalam baris yang mengikuti kedelapan baris itu, operasi impor mungkin melewatkan nilai atau mengonversi nilai dengan salah. Untuk informasi pemecahan masalah, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah.
   Baris pertama	Jika baris pertama lembar kerja atau rentang bernama berisi nama kolom, Anda bisa menentukan agar Acces memperlakukan data di baris pertama itu sebagai nama bidang selama operasi impor. Jika lembar kerja atau rentang sumber Anda tidak menyertakan nama, ada baiknya menambahkan nama ke sumber sebelum Anda memulai operasi impor. Catatan: Jika Anda berencana menambahkan data ke tabel yang ada, pastikan bahwa nama setiap kolom persis cocok dengan nama bidang terkait. Jika nama kolom berbeda dari nama bidang terkait di dalam tabel, operasi impor akan gagal. Untuk melihat nama-nama bidang, bukalah tabel dalam tampilan Desain di Access.

3. Tutup buku kerja sumber, jika terbuka. Membuat file sumber tetap terbuka dapat menghasilkana kesalahan konversi data selama operasi impor.

Mempersiapkan database tujuan

1. Buka database Access tempat data yang diimpor akan disimpan. Pastikan bahwa database tidak bersifat baca saja, dan bahwa Anda memiliki izin untuk melakukan perubahan pada database.

   -atau-

   Jika Anda tidak ingin menyimpan data di database Anda yang sudah ada, buatlah sebuah database kosong. Untuk melakukannya:

   Klik tab File, klik Baru, lalu klik Database Kosong.

2. Sebelum Anda memulai operasi impor, putuskan apakan Anda ingin menyimpan data di tabel baru atau yang sudah ada.

   Buat tabel baru    Jika Anda memilih menyimpan data di tabel baru, Access membuat tabel dan menambahkan data yang diimpor ke tabel ini. Jika tabel dengan nama yang ditentukan sudah ada, Access menimpa konten tabel itu dengan data yang diimpor.

   Menambahkan ke tabel yang sudah ada    Jika Anda memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada, baris dalam lembar kerja Excel ditambahkan ke tabel yang ditentukan itu.

   Ingatlah bahwa sebagian besar kegagalan selama operasi penambahan terjadi karena data sumber tidak cocok dengan struktur dan bidang tabel tujuan. Untuk menghindari ini, buka tabel tujuan dalam tampilan Desain dan tinjau hal berikut ini:

   • Baris pertama    Jika baris pertama lembar kerja sumber atau rentang bernama tidak berisi judul kolom, pastikan bahwa posisi dan tipe data setiap kolom di lembar kerja sumber cocok dengan bidang terkait di dalam tabel. Jika baris pertama berisi judul kolom, urutan kolom dan bidang tidak harus cocok, tetapi nama dan tipe data setiap kolom harus persis cocok dengan bidang terkaitnya.

   • Bidang yang hilang atau tambahan    Jika satu atau lebih bidang dalam lembar data sumber tidak ada di tabel tujuan, tambahkan bidang itu sebelum Anda memulai operasi impor. Tetapi, jika tabel berisi bidang yang tidak ada dalam sumber, Anda tidak perlu menghapus bidang itu dari tabel jika mereka menerima nilai kosong.

     Tips: Sebuah bidang akan menerima nilai kosong jika properti bidang yang Diperlukan diatur ke Tidak dan pengaturan properti AturanValidasi tidak mencegah nilai kosong.

   • Kunci utama    Jika tabel berisi bidang kunci utama, lembar kerja atau rentang sumber harus memiliki kolom yang berisi nilai yang kompatibel dengan bidang kunci utama, dan nilai kunci yang diimpor haruslah unik. Jika rekaman yang diimpor berisi nilai kunci utama yang sudah ada di dalam tabel tujuan, oeprasi impor akan menunjukkan pesan kesalahan.

   • Bidang terindeks    Jika properti Terindeks dari sebuah bidang dalam tabel diatur ke Ya (Tanpa duplikat), kolom terkait di lembar kerja atau rentang sumber harus berisi nilai unik.

     Bukalah langkah berikutnya untuk mengimpor operasi.

Mulai mengimpor operasi

1. Lokasi panduan impor/tautkan sedikit berbeda bergantung pada versi Access. Pilih langkah-langkah yang sesuai dengan versi Access Anda:

   • Jika Anda menggunakan versi terbaru Microsoft 365 , Access 2021, atau Access 2019, pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor Tautan & , klik Sumber Data Baru > Dari File > Excel.

   • Jika Anda menggunakan Access 2016, pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor Link & , klik Excel.

   Catatan: Tab Data Eksternal tidak tersedia kecuali database terbuka.

2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel, di kotak Nama file, tentukan nama file Excel yang berisi data yang ingin Anda impor.

   -atau-

   Klik Telusuri dan gunakan kotak dialog Buka File untuk menemukan file yang ingin Anda impor.

3. Tentukan bagaimana Anda ingin mengimpor data.

   Untuk menyimpan data dalam tabel baru, pilih Impor data sumber ke tabel yang baru di database saat ini. Anda akan diminta untuk menamai tabel ini nanti.

   Untuk menambahkan data ke tabel yang ada, pilih Tambahkan salinan rekaman ke tabel dan pilih tabel dari daftar turun bawah. Opsi ini tidak tersedia jika database tidak memiliki tabel.

   Untuk menautkan ke sumber data dengan membuat tabel tertaut, lihat bagian Menautkan ke data di Excel, berikutnya dalam artikel ini.

4. Klik OK.

   Panduan Impor Lembar Bentang dimulai, dan memandu Anda melalui proses impor. Masuklah ke sekumpulan langkah berikutnya.

Menggunakan panduan Impor Lembar Bentang

1. Di halaman pertama panduan, pilih lembar kerja yang berisi data yang ingin Anda impor, lalu klik Berikutnya.

2. Di halaman kedua panduan, klik Perlihatkan Lembar Kerja atau Perlihatkan Rentang Bernama, pilih lembar kerja atau rentang bernama yang ingin Anda impor, lalu klik Berikutnya.

3. Jika baris pertama lembar kerja sumber atau rentang berisi nama bidang, pilih Baris Pertama Berisi Judul Kolom dan klik Berikutnya.

   Jika Anda mengimpor data ke dalam tabel baru, Access menggunakan judul kolom tersebut untuk menamai bidang dalam tabel. Anda bisa mengubah nama itu baik selama atau setelah operasi impor. Jika Anda menambahkan data ke tabel yang sudah ada, pastikan bahwa judul kolom di lembar kerja sumber persis cocok dengan nama bidang di tabel tujuan.

   Jika Anda menambahkan data ke tabel yang sudah ada, langsung saja ke langkah 6. Jika Anda menambahkan data ke tabel baru, ikuti langkah-langkah selebihnya.

4. Panduan meminta Anda untuk meninjau bidang properti. Klik kolom di paruh bagian bawah halaman untuk menampilkan properti bidang terkait. Alternatifnya, lakukan salah satu hal berikut ini:

   • Tinjau dan ubah, jika Anda inginkan, nama dan tipe data di bidang tujuan.

     Access meninjau delapan baris pertama di tiap kolom untuk menyarankan tipe data untuk bidang terkait. Jika kolom di lembar kerja berisi tipe data yang berbeda, seperti teks dan angka, di delapan baris pertama kolom, panduan menyarankan tipe data yang kompatibel dengan semua nilai dalam kolom — seringnya, tipe data teks itu. Sekalipun Anda bisa memilih tipe data berbeda, ingatlah bahwa nilai yang tidak kompatibel dengan tipe data yang Anda pilih akan diabaikan atau dikonversi dengan salah selama operasi impor. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengoreksi nilai yang hilang atau salah, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah, di bagian selanjutnya artikel ini.

   • Untuk membuat indeks pada bidang, atur Terindeks ke Ya.

   • Untuk melewatkan kolom sumber dengan sepenuhnya, pilih kotak centang Jangan impor bidang (Lewati).

     Klik Berikutnya setelah Anda selesai memilih opsi.

5. Di layar berikutnya, tentukan kunci utama untuk tabel. Jika Anda memilih Biarkan Access menambahkan kunci utama, Access menambahkan bidang AutoNumber sebagai bidang pertama di tabel tujuan, dan memberikannya nilai ID unik, yang dimulai dengan 1. Klik Berikutnya.

6. Di layar panduan terakhir, tentukan nama untuk tabel tujuan. Dalam kotak Impor ke Tabel, ketikkan nama untuk tabel itu. Jika tabel sudah ada, Access menampilkan sebuah pertanyaan yang menanyakan apakah Anda ingin menimpa konten tabel saat ini. Klik Ya untuk melanjutkan atau Tidak untuk menentukan nama yang berbeda untuk tabel tujuan, lalu klik Selesai untuk mengimpor data.

   Jika Access dapat mengimpor sebagian atau semua data, panduan menampilkan halaman yang memperlihatkan status operasi impor. Selain itu, Anda dapat menyimpan detail operasi untuk digunakan lagi nanti sebagai spesifikasi. Sebaliknya, jika operasi sepenuhnya gagal, Access menampilkan pesan Terjadi kesalahan saat mencoba mengimpor file.

7. Klik Ya untuk menyimpan detail operasi untuk penggunaan di masa mendatang. Menyimpan detail itu membantu Anda mengulangi operasi di lain waktu tanpa harus melalui panduan setiap kali.

Lihat Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi untuk mempelajari cara menyimpan detail spesifikasi Anda.

Lihat Menjalankan spesifikasi impor atau ekspor yang disimpan untuk mempelajari cara menjalankan spesifikasi pengimporan atau penautan yang disimpan.

Lihat Menjadwalkan spesifikasi impor atau ekspor untuk mempelajari cara menjadwalkan tugas pengimporan dan penautan untuk dijalankan pada waktu tertentu.

String kesalahan dan petunjuk pemecahan

Atas Halaman

Skenario umum untuk menautkan ke lembar kerja Excel dari dalam Access

Umumnya, Anda menautkan ke lembar kerja Excel (bukan mengimpor) dengan alasan berikut:

• Anda ingin terus mempertahankan data Anda di lembar kerja Excel tetapi dapat menggunakan fitur kueri dan pelaporan Access yang efektif.

• Departemen atau grup kerja Anda menggunakan Access, tetapi data dari sumber eksternal yang bekerja dengan Anda menggunakan lembar kerja Excel. Jika Anda tidak ingin mempertahankan salinan data eksternal, melainkan ingin dapat mengerjakannya di Access.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda menautkan ke lembar kerja Excel

• Anda tidak bisa membuat link ke database Access dari dalam Excel.

• Bila Anda menautkan ke file Excel, Access membuat tabel baru, yang sering kali disebut sebagai tabel tertaut. Tabel itu memperlihatkan data dalam lembar kerja sumber atau rentang bernama tetapi tidak benar-benar menyimpan data dalam database.

• Anda tidak bisa menautkan data Excel ke tabel yang sudah ada dalam database. Ini artinya bahwa Anda tidak bisa menambahkan data ke tabel yang sudah ada dengan melakukan operasi penautan.

• Sebuah database bisa berisi beberapa tabel yang ditautkan.

• Setiap perubahan yang Anda buat pada data Excel secara otomatis dicerminkan dalam tabel yang ditautkan. Tetapi, konten dan struktur data yang ditautkan dalam Access bersifat baca saja.

• Bila Anda membuka buku kerja Excel di Access (dalam kotak dialog Buka Dile, ubah kotak daftar Tipe File ke Microsoft Excel, dan pilih file yang Anda inginkan), Access membuat database kosong dan secara otomatis memulai Panduan Tautkan Lembar Bentang.