Menghapus satu atau beberapa rekaman dari database

Menghapus data yang tidak akurat atau tak terpakai dapat mempercepat dan mempermudah penggunaan database Access. Misalnya, jika memindahkan data dari kalender sebelumnya atau kuartal fiskal ke sekumpulan tabel arsip dalam database lain, Anda dapat mengurangi ukuran database kerja dan membantunya berjalan lebih cepat. Jika menghapus data tidak akurat atau data duplikat, Anda dapat menghemat biaya bisnis.

Artikel ini menjelaskan cara menghapus data dari database Access. Artikel ini juga menjelaskan cara menghapus data dari bidang individu, dengan proses yang relatif sederhana, serta cara menghapus seluruh catatan, yang prosesnya dapat menjadi lebih kompleks.

Catatan: Untuk memahami dan menggunakan informasi dalam artikel ini, pahami konsep kunci utama dan kunci asing terlebih dahulu. Untuk informasi pengantar tentang kunci utama dan kunci asing, lihat artikel Dasar-dasar desain database.

Di artikel ini

Tentang menghapus data

Menghapus data dalam bidang

Menghapus data dalam daftar

Menghapus catatan yang tidak terkait dari database

Menghapus rekaman terkait dari database menggunakan kueri penghapusan

Tentang menghapus data

Access menyediakan beberapa tipe atau tingkat penghapusan data. Anda dapat menghapus data dari poin data individu dari rekaman, menghapus seluruh rekaman dari tabel, serta menghapus seluruh tabel.

Hapus nilai individu ketika Anda ingin mengosongkan beberapa atau semua poin data dalam rekaman, tetapi masih ingin mempertahankan catatan itu sendiri (baris) dalam tabel. Menghapus nilai data relatif mudah, pilih sebagian atau semua data dalam bidang, lalu tekan DELETE.

Ketika menghapus seluruh rekaman, Anda menghapus semua data dalam setiap bidang beserta nilai kunci yang membuat catatan bersifat unik. Proses ini akan menghapus seluruh baris dari tabel. Anda dapat menghapus rekaman individu secara manual, atau membuat kueri penghapusan yang menghapus sejumlah besar rekaman sekaligus.

Jika catatan yang ingin dihapus tidak terkait dengan data apa pun dalam database, proses penghapusan akan menjadi cukup sederhana. Anda dapat memilih seluruh baris dan menekan DELETE, atau buat dan jalankan kueri penghapusan. Namun, jika rekaman yang akan dihapus ini terkait dengan data lain, dan berada pada "satu" sisi hubungan satu-ke-banyak, Anda harus melakukan beberapa langkah tambahan, karena secara default, Access tidak mengizinkan untuk menghapus data terkait. Harap diingat juga, setelah menghapus seluruh rekaman, Anda tidak dapat membatalkan penghapusan tersebut. Untuk itu, sebaiknya selalu cadangkan database Anda sebelum menghapus data.

Menghapus seluruh tabel tidaklah serumit menghapus data dari bidang atau menghapus seluruh catatan, namun harap diingat, ketika menghapus seluruh tabel, Anda dapat merusak fungsi beberapa database, atau mungkin semuanya jika menghapus tabel secara tidak tepat. Selain itu, Anda akan secara permanen kehilangan semua data dalam tabel yang dihapus. Untuk alasan tersebut, sebaiknya selalu cadangkan database Anda sebelum menghapus tabel.

Terakhir, Anda dapat menghapus data dengan lebih cepat dan akurat jika memahami desain database yang berhubungan. Jika baru menggunakan Access atau baru menggunakan database berkaitan pada umumnya, lihat Dasar-dasar desain database.

Prosedur dalam bagian berikut ini menjelaskan cara menghapus data dari bidang individu, cara menghapus seluruh rekaman, dan cara menghapus seluruh tabel. Setiap bagian menyediakan informasi latar belakang yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Menghapus data dalam bidang

Anda dapat menghapus data dalam bidang individu jika memiliki tabel atau kueri yang dibuka dalam tampilan Lembar data Gambar tombol , dan jika memiliki formulir entri data yang dibuka dalam tampilan Formulir Gambar tombol dan Tata Letak Gambar tombol .

Menghapus data dari lembar data

  1. Di Panel Navigasi, klik dua kali tabel atau kueri yang ingin digunakan. Tindakan ini akan membuka tabel atau kueri dalam tampilan Lembar data.

  2. Pilih data yang ingin Anda hapus.

    Anda dapat menyoroti sebagian atau semua data, atau cukup letakkan kursor dalam bidang.

  3. Jika Anda memilih semua data dalam bidang, tekan DELETE.

    -atau-

    Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Hapus.

    -atau-

    Jika menempatkan kursor dalam bidang, tekan DELETE atau BACKSPACE sesuai keperluan.

Menghapus data dari formulir

  1. Di Panel Navigasi, klik dua kali formulir yang ingin Anda gunakan. Tindakan ini akan membuka formulir dalam tampilan Formulir.

    -atau-

    Di Panel Navigasi, pilih bentuk yang ingin Anda gunakan, lalu di tab Beranda, dalam grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Tata Letak.

  2. Pilih data yang ingin Anda hapus.

    Anda dapat menyoroti sebagian atau semua data, atau cukup letakkan kursor dalam bidang.

  3. Jika Anda memilih semua data dalam bidang, tekan DELETE.

    -atau-

    Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Hapus.

    -atau-

    Jika menempatkan kursor dalam bidang, tekan DELETE atau BACKSPACE sesuai keperluan.

    Catatan: Access mungkin menampilkan pesan kesalahan dan melarang Anda menghapus data. Beberapa faktor dapat menghentikan penghapusan:

    • Pada dasarnya, Anda tidak dapat menghapus data dari beberapa tipe kueri    Sebagai contoh, Anda tidak dapat mengedit data yang dikembalikan oleh kueri tab silang, juga tidak dapat mengedit atau menghapus bidang terhitung, atau nilai yang dihitung oleh rumus saat menggunakan database tetapi tidak berada dalam tabel. Jika formulir berdasarkan pada kueri yang tidak dapat menghapus data, Anda tidak akan dapat menghapus data dari formulir tersebut.

    • Anda tidak memiliki izin yang diperlukan untuk menghapus data    Hubungi administrator sistem atau penyusun database Anda.

    • Bidang tidak menerima nilai kosong atau null    Jika Anda memiliki izin yang diperlukan, buka tabel dalam tampilan Desain, lalu ubah properti tabel yang Diperlukan dari Ya ke Tidak.

    • Anda mencoba menghapus informasi dari daftar    Di lembar data untuk formulir, Anda selalu dapat menemukan daftar karena Access menempatkan panah bawah di salah satu ujung, seperti ini: Daftar pencarian kosong . Untuk informasi tentang menghapus nilai dalam daftar, lihat bagian berikutnya dalam artikel ini.

Atas Halaman

Menghapus data dalam daftar

Anda dapat menghapus data dari dua jenis daftar: daftar nilai dan daftar pencarian. Daftar nilai menampilkan sekumpulan nilai yang sudah ditentukan, yaitu nilai yang Anda atau penyusun database masukkan secara manual. Sebaliknya, daftar pencarian menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari tabel lain atau kueri lain, dan nilai-nilai yang dikembalikan tersebut kemudian akan menghasilkan daftar.

Item dalam daftar nilai berada di tabel yang sama dengan nilai lain dalam catatan. Sebaliknya, data dalam daftar pencarian berada di satu atau beberapa tabel lain. Untuk menghapus data dari daftar nilai, buka tabel dan edit itemnya.

Menghapus data dari daftar pencarian memerlukan beberapa langkah tambahan, dan langkah tersebut bervariasi tergantung pada apakah kueri untuk daftar pencarian tersebut mengambil data dari tabel atau dari kueri lain. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada suatu tabel, identifikasi tabel tersebut dan bidang yang berisi data yang muncul dalam daftar. Buka tabel sumber dan edit data dalam bidang tersebut.

Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada kueri lain, Anda harus membuka kueri kedua tersebut, temukan bidang dan tabel sumber tempat kueri kedua mengambil data, lalu ubah nilai dalam tabel tersebut.

Prosedur berikut ini menjelaskan cara menghapus data dalam daftar nilai dan daftar pencarian.

Menghapus data dari daftar nilai

  1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Di bagian atas kisi desain, pilih bidang tabel yang berisi daftar nilai.

  3. Di bagian bawah kisi, klik tab Pencarian, lalu temukan properti Sumber Baris.

    Secara default, tanda kutip ganda mengapit item dalam daftar nilai, dan titik koma memisahkan setiap item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Jika diperlukan, hapus item dari daftar. Ingat untuk menghapus tanda kutip yang mengapit setiap item yang dihapus. Selain itu, jangan biarkan ada titik koma di depan, jangan letakkan titik koma bersama-sama (;;), dan jika Anda menghapus item terakhir dalam daftar, hapus titik koma terakhir.

    Catatan: Jika menghapus item dari daftar nilai, dan rekaman dalam tabel sudah menggunakan item yang dihapus tersebut, item tersebut masih akan menjadi bagian rekaman hingga Anda mengubahnya. Misalnya, katakanlah perusahaan Anda memiliki gudang di Kota A, namun bangunan tersebut kemudian dijual. Jika menghapus "Kota A" dari daftar gudang, Anda masih akan melihat "Kota A" dalam tabel hingga nilai-nilai tersebut diubah.

Menghapus data dari daftar pencarian

  1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Di bagian atas kisi desain, pilih bidang pencarian.

  3. Di bagian bawah kisi desain, klik tab Pencarian, lalu temukan Tipe Sumber Baris, kemudian properti Sumber Baris.

    Properti Tipe Sumber Baris harus menampilkan Tabel/Kueri, dan properti Sumber Baris harus berisi kueri yang merujuk tabel atau kueri lain.

    Catatan: Kueri untuk bidang pencarian selalu dimulai dengan kata SELECT.

    Biasanya (namun tidak selalu), kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar ini: SELECT [nama_kueri_atau_tabel].[nama_bidang] FROM [nama_kueri_atau_tabel].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausul pertama merujuk ke tabel dan bidang dalam tabel tersebut; sebaliknya, klausul kedua hanya merujuk ke tabel. Satu hal untuk diingat: Klausul FROM akan selalu memberi tahu nama tabel atau kueri sumber. Klausul SELECT mungkin tidak selalu berisi nama tabel atau kueri, meskipun setidaknya selalu berisi nama sebuah bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika kueri dalam bidang Pencarian merujuk kueri lain, klik tombol Susun (Di tab Data di lembar properti, klik Tombol Penyusun berikutnya) untuk membuka kueri dalam tampilan Desain. Catat nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu lanjutkan ke langkah 5.

    • Jika kueri dalam bidang Pencarian merujuk ke sebuah tabel, catat nama tabel, lalu lanjutkan ke langkah 5.

  5. Di panel navigasi, klik dua kali tabel sumber untuk membukanya dalam tampilan Lembar data.

  6. Temukan bidang berisi data yang digunakan dalam daftar pencarian, lalu edit data tersebut sesuai kebutuhan.

Atas Halaman

Menghapus catatan yang tidak terkait dari database

Ketika menghapus seluruh rekaman dari database, Anda menghapus data dalam setiap bidang, dan juga menghapus nilai kunci, yaitu nilai yang membuat rekaman bersifat unik. Jika rekaman tidak terkait dengan rekaman lain (yaitu jika nilai kunci tidak berada dalam rekaman atau tabel lain dalam database), Anda dapat menghapus rekaman dengan memilihnya dan menekan DELETE. Jika ingin menghapus sejumlah besar catatan yang tidak terkait atau lebih dari yang ingin dihapus secara manual, gunakan kueri penghapusan untuk menghapusnya. Prosedur dalam bagian berikut ini menjelaskan cara melakukan kedua tugas.

Menghapus catatan yang tidak terkait secara manual

  1. Dalam tampilan Lembar data, buka tabel atau kueri berisi data yang ingin Anda hapus.

  2. Temukan rekaman (baris) yang ingin Anda hapus, lalu klik tombol Pilih Semua, persegi yang terletak di ujung kiri atau kanan rekaman. Anda dapat memilih baris individu, atau klik dan seret untuk memilih sekumpulan baris yang berdekatan, atau tekan CTRL dan klik tombol mouse untuk memilih beberapa baris yang tidak berdekatan.

    Access meletakkan batas yang mengelilingi seluruh rekaman (seluruh baris) atau blok rekaman yang dipilih.

  3. Tekan DELETE.

    -atau-

    Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Hapus.

    -atau-

    Klik kanan tombol Pilih Semua, lalu klik Hapus Rekaman.

    Jika tidak dapat mengklik tombol Pilih Semua, letakkan kursor di bidang dalam catatan. Kemudian, di tab Beranda, dalam grup Catatan, klik panah bawah di samping Hapus, lalu klik Hapus Catatan.

    Catatan: Di tahap ini, Access mungkin menampilkan pesan kesalahan yang berkata Anda tidak dapat menghapus rekaman karena rekaman terkait dengan data lain. Jika melihat pesan seperti itu, klik OK, lalu buka Menghapus rekaman terkait dari database menggunakan kueri penghapusan, selanjutnya dalam artikel ini.

  4. Ketika Access meminta Anda mengonfirmasi penghapusan, klik Ya.

Menghapus catatan yang tidak terkait menggunakan kueri penghapusan

Ketika menggunakan kueri penghapusan untuk menghapus data, ikuti proses yang sama baik untuk rekaman yang tidak terkait maupun yang terkait. Buat kueri pemilihan terlebih dahulu, lalu pastikan rekaman yang dikembalikan hanyalah yang ingin dihapus, kemudian konversikan kueri pemilihan menjadi kueri penghapusan. Informasi latar belakang dan langkah-langkah di bagian berikutnya menjelaskan cara menghapus rekaman yang tidak terkait.

Menghapus rekaman terkait dari database menggunakan kueri penghapusan

Proses penghapusan rekaman terkait akan mengikuti langkah-langkah umum ini.

  • Rencanakan penghapusan. Pastikan bahwa Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menghapus data, pastikan bahwa semua pengguna lain telah menutup semua objek yang menggunakan tabel yang terpengaruh tersebut, lalu cadangkan database.

  • Ubah hubungan antara tabel yang terlibat dalam penghapusan. Secara spesifik, aktifkan opsi Integritas Referensial dan Hapus Bertingkat Rekaman Terkait. Tindakan ini memungkinkan penghapusan dilebarkan ke semua tabel yang terpengaruh dan untuk menghapus semua data terkait.

  • Buat kueri pemilihan, lalu tambahkan kriteria yang diperlukan hingga kueri mengembalikan sekumpulan rekaman yang benar.

  • Konversikan kueri pemilihan menjadi kueri penghapusan, lalu gunakan untuk menghapus data.

Lihat Membuat dan menjalankan kueri penghapusan untuk penjelasan lengkap tentang proses ini.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×