Data duplikat seringkali merayap saat beberapa pengguna menambahkan data ke database pada saat yang sama atau jika database tidak didesain untuk memeriksa duplikat. Lebih mudah menggunakan kueri saat Anda ingin menghapus banyak data duplikat. Langkah pertama adalah Menemukan rekaman duplikat dengan kueri dalam database Anda.
Catatan: Metode yang diuraikan dalam artikel ini tidak berlaku untuk aplikasi web Access.
Sebelum menghapus data apa pun
Anda tidak bisa membatalkan penghapusan data, jadi pastikan database Anda sudah siap sebelum Anda mencoba menghapus catatan duplikat:
-
Pastikan bahwa file tidak bersifat baca-saja.
-
Jika Anda berbagi database dengan orang lain, minta mereka untuk menutup objek yang ingin Anda kerjakan untuk menghindari kemungkinan konflik data.
-
Jika Anda memiliki izin untuk membuka database dalam mode eksklusif: Klik File >Bukadan pilih database. Klik panah di samping Buka dan klik Buka Eksklusif.
-
Yang terpenting, ingatlah untuk mencadangkan database Anda. Satu-satunya cara untuk memulihkan rekaman yang dihapus adalah memulihkannya dari cadangan. Operasi penghapusan mungkin juga menghapus rekaman dalam tabel terkait.
Catatan: Untuk memulihkan dari cadangan, tutup dan ganti nama file asli sehingga salinan cadangan bisa menggunakan nama versi asli. Tetapkan nama versi asli ke salinan cadangan, dan buka di Access.
Membuat dan menjalankan kueri penghapusan
-
Klik tab Buat > Desain Kueri dan klik ganda tabel tempat Anda ingin menghapus rekaman.
-
Klik ganda tanda bintang (*) untuk menambahkan semua bidang tabel ke desainer kueri.
-
Tambahkan bidang yang akan Anda gunakan untuk mengidentifikasi rekaman untuk dihapus. Misalnya, anggaplah pelanggan keluar dari bisnis dan Anda perlu menghapus semua pesanan tertunda untuk pelanggan tersebut. Untuk menemukan catatan tersebut saja, Anda bisa menambahkan bidang ID Pelanggan dan Tanggal Pesanan ke kisi desain.
-
Anda juga bisa menambahkan kriteria di baris Kriteria. Misalnya, Anda dapat menambahkan ID Pelanggan pelanggan yang keluar dari bisnis dan tanggal ketika pesanan pelanggan tidak valid.
-
Kosongkan kotak centang Perlihatkan untuk setiap bidang kriteria.
-
Pada tab Desain , klik Jalankan. Verifikasi bahwa kueri mengembalikan rekaman yang ingin Anda hapus.
-
Klik Tampilan Desain dan pada tab Desain , klik Hapus. Access mengubah kueri pemilihan menjadi kueri penghapusan, menyembunyikan baris Perlihatkan di bagian bawah kisi desain, dan menambahkan baris Hapus .
-
Satu verifikasi lagi sebelum Anda menjalankan kueri penghapusan: Pastikan bahwa baris Hapus dalam kolom * (semua bidang) ditampilkan dari dan Di mana akan muncul di salah satu kolom kriteria.
-
Pada tab Desain , klik Jalankan > Ya.
Untuk selengkapnya, lihat Membandingkan dua tabel dan menemukan rekaman tanpa kecocokan.
