Menghapus mantan karyawan dari Office 365

Kontributor: Diane Faigel Kweku Ako Adjei
Terakhir diperbarui: 24 Oktober 2017

Keluar sekarang!

Jika Anda ingin mengeluarkan karyawan dari Office 365 dengan segera, berikut cara yang dapat dilakukan:

  1. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  2. Di Pusat admin Office 365, pilih pengguna, dan atur ulang kata sandi mereka (jangan kirimkan ke mereka).

  3. Ketika masih di halaman properti pengguna, perluas Pengaturan OneDrive, kemudian pilih Mulai.

    Pilih Mulai keluarkan pengguna dengan segera.

Dalam satu jam - atau setelah mereka keluar dari halaman Office 365 yang sedang diakses - mereka akan diminta untuk masuk lagi. (Token refresh ini berfungsi selama satu jam, sehingga garis waktu bergantung pada berapa lama waktu yang tersisa di token mereka dan jika mereka menavigasi keluar dari halaman web saat ini.)

PERINGATAN: Jika pengguna berada dalam Outlook di web, cukup telusuri kotak surat pengguna tersebut, mereka mungkin tidak dapat dikeluarkan segera. Segera setelah mereka mengklik ubin yang berbeda, seperti OneDrive, atau merefresh browser, mereka dapat dikeluarkan.

Untuk segera mengeluarkan pengguna menggunakan PowerShell, lihat cmdlet Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Untuk informasi selengkapnya tentang menghentikan akses seseorang dari email, lihat Yang perlu Anda ketahui tentang mengakhiri sesi email karyawan.

Gambaran umum tentang semua langkah untuk menghapus karyawan dan mengamankan data

Pertanyaan yang sering kami dapatkan adalah, "Apa yang harus saya lakukan untuk melindungi data ketika karyawan keluar dari organisasi?" Artikel ini menjelaskan cara memblokir akses ke Office 365 dan langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk mengamankan data.

Berikut adalah gambaran umum singkat. Setiap langkah dijelaskan secara detail dalam artikel ini.

Langkah

Alasan melakukan ini

1. Simpan konten kotak surat pengguna

Hal ini sangat berguna untuk orang yang akan mengambil alih pekerjaan karyawan tersebut, atau untuk kepentingan litigasi.

2. Meneruskan email pengguna kepada karyawan lain atau beralih ke kotak surat bersama

Dengan cara ini, alamat email mantan karyawan dapat tetap aktif. Jika masih ada pelanggan atau mitra yang mengirimkan email ke alamat mantan karyawan tersebut, langkah ini dapat menghubungkan mereka dengan orang yang menggantikan posisinya.

3. Hapus dan blokir perangkat seluler pengguna

Menghapus data bisnis Anda dari telepon atau tablet.

3a. Bagaimana jika orang tersebut menggunakan komputer pribadi mereka untuk mengakses OneDrive dan SharePoint?

Jika mereka menggunakan komputer pribadi dan bukan komputer yang diberikan perusahaan untuk mengunduh file dari OneDrive dan SharePoint, tidak ada cara untuk menghapus file yang mereka simpan.

4. Blokir akses pengguna ke email dan data Office 365

Tindakan ini mencegah pengguna mengakses data dan kotak surat Office 365 lama mereka.

Tips: Saat memblokir akses pengguna, Anda masih membayarkan lisensi mereka. Anda harus menghapus lisensi dari langganan yang dimiliki untuk menghentikan pembayarannya (langkah 5).

5. Hapus lisensi Office 365 pengguna

Ketika menghapus lisensi, Anda dapat menetapkannya ke pengguna lain. Atau, dapat juga menghapus lisensi sehingga tidak perlu membayarnya hingga mempekerjakan orang lain.

Saat Anda menghapus lisensi, kalender, kontak, dan email lama pengguna akan dipertahankan selama 30 hari, lalu dihapus secara permanen.

6. Hapus akun mantan karyawan

Tindakan ini akan menghapus akun dari Pusat admin Office 365 Anda. Menjaga agar semuanya tetap rapi.

7. Dapatkan akses ke data email dan OneDrive mantan karyawan

Anda dapat memindahkan dokumen mereka ke lokasi lain yang tidak terkait dengan akun mereka.

Menyimpan konten kotak surat mantan karyawan

Terdapat dua cara untuk menyimpan konten kotak surat mantan karyawan:

  1. Tambahkan alamat email mantan karyawan ke versi Outlook 2013 atau 2016, kemudian ekspor data ke file .pst. Anda dapat mengimpor data ke akun email lain sesuai kebutuhan. Untuk mempelajari caranya, lihat Mendapatkan akses dan mencadangkan data pengguna sebelumnya.

    ATAU

  2. Letakkan Penangguhan Litigasi atau Perlindungan Di Tempat di kotak surat sebelum menghapus akun pengguna. Cara ini lebih rumit dari opsi pertama, tetapi hasilnya tidak mengecewakan jika: paket Enterprise menyertakan perlindungan pengarsipan dan hukum, litigasi dapat dilakukan, dan Anda juga memiliki departemen TI yang kuat secara teknis.

    Setelah Anda mengonversi kotak surat ke "kotak surat tidak aktif", administrator, petugas kepatuhan, atau manajer rekaman dapat menggunakan alat eDiscovery Di Tempat di Exchange Online untuk mengakses dan mencari konten.

    Kotak surat tidak aktif tidak menerima email dan tidak ditampilkan di buku alamat bersama organisasi Anda atau daftar lainnya.

    Untuk mempelajari cara menempatkan penangguhan di kotak surat, lihat artikel TechNet Mengelola kotak surat tidak aktif di Exchange Online.

Meneruskan email mantan karyawan kepada karyawan lain atau beralih ke kotak surat bersama

Dalam langkah ini, Anda menetapkan alamat email mantan karyawan kepada karyawan lain, atau mengonversi kotak surat pengguna ke kotak surat bersama yang telah dibuat.

  • Membuat kotak surat bersama adalah cara yang lebih hemat karena Anda tidak harus membeli lisensi selama ukuran kotak surat tidak melampaui 50 GB. Anda harus menetapkan lisensi pada kotak surat jika ukurannya melebihi 50 GB.

  • Jika mengonversi kotak surat ke kotak surat bersama, semua email lama juga akan tersedia. Hal ini dapat memakan banyak ruang.

  • Jika menyiapkan penerusan email, hanya email baru untuk mantan karyawan yang akan dikirimkan ke karyawan saat ini.

  • Untuk penerusan email, akun mantan karyawan harus memiliki lisensi.

  1. PENTING: Ketika menyiapkan penerusan email atau kotak surat bersama, jangan hapus akun mantan karyawan pada langkah akhir. Akun tersebut diperlukan untuk menyambungkan penerusan email atau kotak surat bersama.

  2. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  3. Di Pusat admin Office 365, pilih Pengguna.

    Klik di Pengguna.

  4. Pilih karyawan yang ingin Anda blokir.

    Memilih nama pengguna yang ingin Anda blokir

  5. Klik Pengaturan Email. Pilih Edit di samping Penerusan Email.

    Pilih Pengaturan Email dan lalu pilih Edit.
  6. Aktifkan Meneruskan semua email yang dikirim ke kotak surat ini. Di kotak Alamat penerusan, ketik alamat email (atau kotak surat bersama) karyawan saat ini yang akan menerima email.

    Tambahkan alamat email karyawan saat ini.

  7. Pilih Simpan.

  8. Ingat, jangan menghapus akun mantan karyawan.

Menghapus dan memblokir perangkat seluler mantan karyawan

Jika mantan karyawan memiliki telepon organisasi, Anda dapat menggunakan Pusat admin Exchange untuk menghapus dan memblokir perangkat tersebut agar semua data organisasi dihapus dari perangkat dan tidak dapat lagi tersambung ke Office 365.

  1. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  2. Di Pusat admin Office 365, di panel navigasi kiri bawah, perluas Pusat admin, lalu pilih Exchange.

    Layar Anda mungkin akan terlihat seperti salah satu gambar berikut:

    Pusat admin Office 365
  3. Di Pusat admin Exchange, navigasi ke Penerima > Kotak surat.

  4. Pilih pengguna, dan di bawah Perangkat Seluler, pilih Tampilkan detail.

  5. Di halaman Detail Perangkat Seluler, di bawah Perangkat seluler, pilih perangkat seluler, klik Hapus Data HapusDataPerangkat , lalu pilih Blokir.

  6. Klik Simpan.

    Tips: Pastikan Anda menghapus atau menonaktifkan pengguna dari Blackberry Enterprise Service lokal. Anda juga harus menonaktifkan perangkat Blackberry untuk pengguna. Ikuti Panduan Administrasi Layanan Awan Bisnis Blackberry jika membutuhkan langkah tertentu untuk menonaktifkan pengguna.

Memblokir akses mantan karyawan ke data Office 365

PENTING: Memblokir akun akan memakan waktu hingga 24 jam untuk diterapkan. Jika ingin mencegah akses masuk pengguna dengan segera, Anda harus mengatur ulang kata sandi mereka lalu memulai proses yang dilakukan sekali untuk mengeluarkan mereka dari Office 365 di seluruh perangkat. Lihat Keluar sekarang!

Untuk memblokir pengguna agar tidak masuk dan mengakses data Office 365:

  1. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  2. Di Pusat admin Office 365, pilih Pengguna.

    Klik di Pengguna.

  3. Pilih karyawan yang ingin Anda blokir, lalu pilih Edit di samping Status masuk dalam panel pengguna.

    Memilih edit di samping Status masuk
  4. Di panel Status masuk, pilih Proses masuk diblokir kemudian Simpan.

Memblokir akses mantan karyawan ke email (Exchange Online)

Jika memiliki email Office 365 sebagai bagian dari langganan Office 365, Anda harus masuk ke Pusat admin Exchange untuk mengikuti langkah-langkah ini guna memblokir mantan karyawan agar tidak dapat mengakses email mereka.

  1. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  2. Di Pusat admin Office 365, di panel navigasi kiri bawah, perluas Pusat admin, lalu pilih Exchange.

    Layar Anda mungkin akan terlihat seperti salah satu gambar berikut:

    Pusat admin Office 365
  3. Di Pusat admin Exchange, navigasi ke Penerima > Kotak surat.

  4. Pilih pengguna, lalu di halaman properti pengguna, di bawah Perangkat Seluler, klik Nonaktifkan Exchange ActiveSync serta Nonaktifkan OWA untuk Perangkat dan jawab ya untuk keduanya..

  5. Di bawah Konektivitas Email, klik Nonaktifkan dan jawab ya.

Menghapus lisensi Office 365 mantan karyawan

Agar Anda tidak terus membayar lisensi jika seseorang telah keluar dari organisasi, hapus lisensi Office 365 dan hapus lisensinya dari langganan. Jika memilih untuk tidak menghapus lisensi dari langganan, Anda dapat menetapkan lisensi tersebut ke pengguna lain.

Ketika menghapus lisensi, semua data pengguna akan disimpan selama 30 hari. Anda dapat mengakses data, atau memulihkan akun jika pengguna tersebut kembali. Setelah 30 hari, semua data pengguna (kecuali dokumen yang disimpan di SharePoint Online) akan dihapus secara permanen dari Office 365 dan tidak dapat dipulihkan.

  1. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  2. Di Pusat admin Office 365, pilih Pengguna.

    Klik di Pengguna.

  3. Pilih karyawan yang ingin Anda blokir, kemudian pilih Edit di samping Lisensi produk di panel pengguna.

    Memilih edit di samping Lisensi produk
  4. Di panel Lisensi produk, geser indikator lisensi ke posisi Nonaktif kemudian pilih Tetapkan untuk menghapus lisensi.

    Hapus lisensi

    Panel akan menyatakan Produk dihapus setelah proses penghapusan selesai.

Untuk mengurangi jumlah lisensi yang dibayar hingga Anda mempekerjakan orang lain, lakukan hal berikut:

  1. Di Pusat admin Office 365, pilih Tagihan > Langganan.

  2. Pilih Tambah/Hapus untuk menghapus lisensi sehingga tidak perlu membayarnya hingga Anda mempekerjakan orang lain.

    Gunakan panah untuk menghapus lisensi dari langganan Anda.

    Saat menambahkan orang lain ke bisnis, Anda akan diminta untuk membeli lisensi pada saat yang sama, hanya dengan sekali klik!

Untuk informasi selengkapnya tentang mengelola lisensi pengguna untuk Office 365 untuk bisnis, lihat Menetapkan lisensi kepada pengguna di Office 365 untuk bisnis, dan Menghapus lisensi dari pengguna di Office 365 untuk bisnis.

Menghapus akun pengguna mantan karyawan

Setelah menyimpan dan mengakses semua data pengguna mantan karyawan, Anda bisa menghapus akun mantan karyawan.

  1. Jangan hapus akun jika Anda sudah menyiapkan penerusan email atau mengonversinya ke kotak surat bersama. Keduanya memerlukan akun untuk menyambungkan penerusan atau kotak surat bersama.

  2. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

    Masuk ke pusat admin Office 365.

  3. Di pusat Admin, pilih Pengguna.

    Klik di Pengguna.

  4. Pilih karyawan yang ingin Anda hapus lalu pilih Hapus pengguna di panel pengguna tersebut kemudian pilih Hapus > Tutup.

    Hapus pengguna

Saat Anda menghapus pengguna, akun akan tidak aktif selama kurang lebih 30 hari. Anda memiliki waktu 30 hari untuk memulihkan akun sebelum akun tersebut dihapus secara permanen.

Apakah organisasi Anda menggunakan Direktori Aktif?

Jika organisasi menyinkronkan akun pengguna ke Office 365 dari lingkungan Direktori Aktif lokal, Anda harus menghapus dan memulihkan akun pengguna tersebut di layanan Direktori Aktif lokal. Anda tidak dapat menghapus atau memulihkannya di Office 365.

Untuk instruksi, lihat artikel TechNet berikut: Menghapus Akun Pengguna.

Jika menggunakan Azure Active Directory, lihat cmdlet PowerShell Remove-MsolUser.

Yang perlu Anda ketahui tentang mengakhiri sesi email karyawan

Berikut adalah informasi tentang cara menghentikan akses karyawan dari email (Exchange).

Yang dapat Anda lakukan

Cara Anda melakukannya

Akhiri sesi (seperti Outlook di web, Outlook, Exchange active sync, dsb.), lalu paksa untuk membuka sesi baru

Mengatur ulang kata sandi

Akhiri sesi dan blokir akses ke semua sesi selanjutnya (untuk semua protokol)

Nonaktifkan akun. Misalnya (di pusat admin Exchange atau menggunakan PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Akhiri sesi untuk protokol tertentu (seperti ActiveSync)

Nonaktifkan protokol. Misalnya (di pusat admin Exchange atau menggunakan PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Operasi di atas dapat dilakukan di 3 tempat:

Jika Anda mengakhiri sesi di sini

Berapa lama yang dibutuhkan

Di pusat admin Exchange atau menggunakan PowerShell

Penundaan diperkirakan dalam 30 menit

Di pusat admin Azure Active Directory

Penundaan diperkirakan 60 menit

Di lingkungan lokal

Penundaan diperkirakan 3 jam atau lebih

Cara mendapatkan respons tercepat untuk penghentian akun

Tercepat: Gunakan pusat admin Exchange (gunakan PowerShell) atau pusat admin Azure Active Directory. Di lingkungan lokal, proses sinkronisasi perubahan melalui DirSync dapat memakan waktu beberapa jam.

Tercepat bagi pengguna dengan kehadiran lokal dan di Pusat Data Exchange: Hentikan sesi menggunakan pusat admin Azure Active Directory/pusat admin Exchange SERTA buat perubahan di lingkungan lokal. Jika tidak, perubahan di pusat admin Azure Active Directory/pusat admin Exchange akan ditimpa oleh DirSync.

Topik terkait

Memulihkan pengguna

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×