Menggunakan situs Pusat Dokumen

Menggunakan situs Pusat Dokumen

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

SharePoint menawarkan banyak fitur untuk mengelola konten, juga ukurannya. Jika Anda mempunyai ratusan atau ribuan dokumen, video, dan seterusnya, yang harus Anda kelola, sebaiknya gunakan templat situs Pusat Dokumen (disertakan bersama SharePoint secara default). Templat ini dioptimalkan untuk manajemen dokumen skala besar. Ini dapat menghemat waktu dan membantu Anda agar lebih efisien, SharePoint juga menyertakan templat situs Pusat Dokumen. Fitur utama seperti versi dokumen, ID dokumen, kumpulan dokumen, navigasi metadata, dan tipe konten telah disertakan pada templat Anda.

Situs Pusat Dokumen dapat digunakan pada kedua skenario ini:

  • Lingkungan penulisan    Di lingkungan penulisan Pusat Dokumen, pengguna membuat dan mengedit ribuan dokumen atau aset media yang tersimpan di penyimpanan pusat.

  • Arsip konten    Dalam arsip konten, misalnya basis pengetahuan, pengguna menyimpan atau menampilkan dokumen.

Artikel ini memberi tahu Anda tentang berbagai fitur dalam templat situs Pusat Dokumen, dan cara membuat situs Pusat Dokumen.

Untuk membuat pusat dokumen, lihat menggunakan templat untuk membuat berbagai jenis situs SharePoint

Apa yang dimaksud dengan situs Pusat Dokumen?

Templat situs Pusat Dokumen berisi berbagai fitur yang menjadikan pembuatan dan pengelolaan kumpulan dokumen yang besar menjadi lebih mudah dan lebih efisien. Umumnya, pemilik situs dapat menambahkan masing-masing fitur ini secara terpisah. Namun templat situs Pusat Dokumen secara otomatis mengaktifkan fitur manajemen dokumen yang disarankan. Bagian berikut menguraikan secara singkat berbagai fitur ini.

Anda dapat menggunakan situs Pusat Dokumen sebagai lingkungan penulisan atau arsip konten. Di lingkungan penulisan, pengguna seringkali check-in dan check-out file serta membuat struktur folder untuk file tersebut. Versi telah diaktifkan, dan bisa ada 10 atau lebih versi lama untuk setiap dokumen. Selain itu, alur kerja dapat mengontrol masa pakai dokumen.

Sebaliknya, sedikit sekali penulisan yang terjadi dalam arsip konten. Pengguna hanya menampilkan atau mengunggah dokumen. Templat situs Pusat Dokumen mendukung pembuatan tipe arsip konten yang disebut arsip basis pengetahuan. Umumnya, basis pengetahuan berisi satu versi dokumen, dan situs dapat disesuaikan ukurannya hingga 10 juta file. Dalam skenario umum, misalnya pusat dukungan teknis untuk organisasi besar, 10.000 pengguna dapat mengakses konten, terutama untuk membacanya. Subset 3.000 hingga 4.000 pengguna dapat mengunggah konten baru ke situs.

Item berikut menguraikan beberapa fitur SharePoint yang dapat Anda sertakan dalam situs Pusat Dokumen. Daftar ini hanya menguraikan sebagian fitur yang memungkinkan. Selain kapabilitas ini, umumnya perusahaan mengkustomisasi tampilan dan navigasi Pusat Dokumen,dan menyertakan Komponen Web yang dikustomisasi untuk fungsionalitas yang unik bagi perusahaan.

Metadata terkelola adalah sistem yang menetapkan istilah tertentu pada dokumen di SharePoint. Kemudian, Anda dapat menggunakan istilah tersebut untuk mengklasifikasikan dokumen. Anda juga dapat menggunakan metadata untuk membuat alat navigasi yang berguna bagi pengguna dan dapat membantu mereka menemukan apa yang diinginkan dengan cepat.

Sebagai contoh, anggaplah perusahaan Anda mempunyai penyimpanan basis pengetahuan berisi artikel yang membantu orang-orang memecahkan masalah pada produk. Anda dapat membuat istilah metadata yang memungkinkan pengguna memfilter informasi menurut produk, tipe masalah, atau karakteristik lainnya.

Dalam situs Pusat Dokumen, setiap bagian konten mendapatkan ID unik yang tidak berkaitan dengan lokasi dokumen, seperti link URL. Ini berarti jika Anda memindah atau mengganti nama dokumen, ID tersebut tetap sama. Dengan demikian, Anda dapat menggunakan ID tersebut untuk membuat semacam link permanen untuk dokumen dan meminimalkan kemungkinan pemborosan waktu pada link yang putus.

Versi dokumen secara otomatis diaktifkan di situs Pusat Dokumen. Ini berarti Anda secara otomatis mempunyai riwayat semua versi dokumen. Dalam proses peninjauan dokumen, sebagai contoh, ini berarti bahwa Anda telah merekam semua pembaruan yang dimasukkan selama siklus peninjauan. Anda dapat melacak pembaruan, menghubungi responden, dan seterusnya. Selain itu, jika timbul masalah dengan artikel versi saat ini, Anda dapat mengembalikannya dengan cepat ke versi terakhir yang tidak bermasalah,

Tipe konten adalah jenis konten spesifik serta grup pengaturan untuk konten tersebut. Bila seseorang membuat dokumen dengan tipe konten yang ditentukan, ia secara otomatis akan menerima semua pengaturan yang sesuai untuk tipe konten itu. Sebagai contoh, Pusat Dokumen mungkin mempunyai sekumpulan tipe konten – beberapa macam dokumen, video, templat, dan seterusnya.

Pengatur Konten tidak disertakan secara otomatis dalam situs Pusat Dokumen. Namun, beberapa pengguna menambahkannya. Pengatur Konten adalah fitur SharePoint yang memungkinkan Anda mengelola seluruh organisasi dan struktur item. Dengan menggunakan metadata atau tipe konten, Pengatur Konten secara otomatis dapat merutekan dokumen dan item lainnya ke lokasi yang spesifik. Sebagai contoh, dalam basis pengetahuan, Anda mungkin mempunyai Pengatur Konten yang secara otomatis merutekan semua pengiriman baru ke pustaka khusus yang mengumpulkan artikel untuk produk tertentu.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×