Menggunakan kontak bisnis di Business Contact Manager

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Anda bisa menggunakan catatan kontak bisnis untuk menata dan menyimpan banyak informasi tentang orang-orang yang Anda lakukan bisnis dengan.

Artikel ini menjelaskan cara untuk membuat catatan baru dan menyelesaikan formulir kontak bisnis.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Membuat catatan kontak bisnis baru

Mengedit catatan kontak bisnis

Memfilter daftar kontak bisnis

Anda bisa melakukan hal berikut ini dengan catatan kontak bisnis:

  • Menambahkan mereka dengan menggunakan berbagai metode.

  • Menetapkan arsip Akun untuk karyawan atau rekan kerja.

  • Menautkan akun ke mereka.
    Dengan menautkan catatan kontak bisnis ke catatan akun, Anda bisa menyambungkan informasi tentang kontak bisnis Anda dengan informasi tentang perusahaan mereka bekerja untuk. Misalnya, ketika Anda menautkan satu atau beberapa kontak bisnis ke catatan akun, Riwayat komunikasi dari catatan akun yang menyertakan item Riwayat komunikasi untuk setiap kontak bisnis yang ditautkan ke akun tersebut.

  • Menautkan item Riwayat komunikasi ke kontak Bisnis, melacak pesan email, dan memfilter daftar item Riwayat komunikasi.
    Anda dapat melacak dari banyak aktivitas Anda (termasuk panggilan telepon, pesan email, Surat, atau file) yang berhubungan dengan kontak bisnis Anda di halaman Riwayat di catatan kontak bisnis.

    Anda bisa secara otomatis menautkan pesan email ke catatan kontak bisnis. Untuk informasi selengkapnya, lihat tautkan dan Lacak pesan email di Business Contact Manager.

  • Mengonversi kontak bisnis ke pemimpin atau catatan lain yang didasarkan pada tipe catatan kontak bisnis.

  • Mengedit informasi dalam catatan kontak bisnis.

  • Mengkustomisasi formulir kontak bisnis dengan menambahkan atau menghapus bidang dan item dalam daftar bidang.
    Untuk informasi tentang mengkustomisasi formulir atau pembuatan formulir lain untuk menyimpan informasi bisnis Anda, lihat membuat dan mengkustomisasi tipe dan daftar arsip.

Atas halaman

Membuat catatan kontak bisnis baru

Catatan kontak bisnis yang bisa membantu Anda melacak informasi yang Anda miliki tentang orang-orang yang Anda lakukan bisnis dengan.

Di bagian ini

Menambahkan catatan kontak bisnis baru secara manual

Mengimpor kontak bisnis dari program lain

Memindahkan atau menyalin kontak Outlook ke Business Contact Manager

Membuat catatan kontak bisnis dari pesan email

Mengonversi catatan pemimpin menjadi catatan kontak bisnis

Ada beberapa cara untuk mendapatkan informasi ke dalam catatan kontak bisnis. Anda bisa mengetikkan informasi ke dalam catatan, mengimpor data dari Outlook atau program lain, dan menyalin kontak Outlook.

Informasi yang bisa menyertakan:

  • Informasi bisnis, seperti perusahaan atau organisasi kontak bisnis.

  • Informasi pribadi seperti tanggal lahir.

  • Item Riwayat komunikasinya, seperti pesan email dan janji.

  • Detail yang Anda Rekam di bidang yang dikustomisasi yang Anda tambahkan ke formulir.

    Tips: Anda bisa mengkustomisasi formulir kontak bisnis Anda dengan menambahkan bidang yang spesifik untuk bisnis Anda, atau memindahkan bagian untuk memberi penekanan informasi yang paling penting bagi Anda. Sebagai contoh, bunga mungkin membuat bidang bernama "Favorit bunga" dan spesialis Penghangat Ruangan mungkin membuat bidang bernama "Tungku Model". Untuk informasi selengkapnya tentang mengkustomisasi formulir, lihat membuat dan mengkustomisasi tipe dan daftar arsip.

Atas halaman

Menambahkan catatan kontak bisnis baru secara manual

Diperlukan beberapa menit untuk membuka formulir kontak bisnis kosong dan masukkan beberapa tombol potong data. Menyimpan formulir membuat catatan kontak bisnis baru. Nanti, saat Anda mengembangkan hubungan Anda dengan orang tersebut, Anda bisa membuka kembali catatan dan tambahkan detail selengkapnya.

seni

Anda akan melihat banyak kesamaan antara formulir kontak bisnis dan formulir kontak Outlook.

Buka formulir kontak bisnis

  1. Di panel navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Contact Manager.

  2. Pada pita, dalam grup baru , klik Kontak bisnis baru.

Atas halaman

Formulir kontak bisnis

Seperti kebanyakan bentuk lain, formulir kontak bisnis menyertakan umum, detail, dan Riwayat halaman.

Anda bisa mengkustomisasi formulir dengan memindahkan bagian dan bidang, mengganti nama bidang, dan menambahkan item ke daftar. Untuk informasi tentang mengkustomisasi formulir atau pembuatan formulir lain untuk menyimpan informasi bisnis Anda, lihat membuat dan mengkustomisasi tipe dan daftar arsip.

Halaman Umum

Bagian kontak bisnis

  1. Masukkan nama dan jabatan kontak bisnis. Pilih nama File sebagai , saat Anda di Outlook Hubungi formulir.

    Nama lengkap adalah satu-satunya bidang yang diperlukan. Menambahkan informasi ke bidang lain bersifat opsional.

  1. Menetapkan kontak bisnis     Untuk menetapkan kontak bisnis untuk karyawan lain, di bidang ditetapkan ke , klik nama karyawan.

    Catatan: Nama dalam daftar ditetapkan untuk adalah karyawan yang telah Anda bagi database Business Contact Manager Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang berbagi, lihat berbagi data Business Contact Manager Anda dengan pengguna lain.

    Bagian Informasi perusahaan

    Anda bisa menggunakan bidang perusahaan atau akun bidang untuk menyimpan nama perusahaan kontak bisnis. Gunakan bidang perusahaan jika Anda tidak menggunakan Arsip akun.

    Bagian akun tertaut

    seni

  1. Link ke kontak bisnis ke akun     Klik akun untuk menautkan kontak bisnis ke Akun.

  2. Dalam kotak dialog pilih akun untuk ditautkan ke kontak bisnis , klik akun, dan lalu klik Tautkan ke.
    Nilai menautkan kontak bisnis ke akun adalah bahwa Riwayat komunikasi dari kontak bisnis juga tercantum dalam riwayat komunikasi dari catatan akun. Jika lebih dari satu kontak bisnis tertaut ke akun yang sama, Riwayat komunikasi dari setiap kontak bisnis tertaut juga tercantum dalam riwayat komunikasi akun tersebut. Ini memungkinkan Anda untuk melihat semua Riwayat komunikasi dan semua kontak bisnis yang terkait dengan organisasi di satu tempat. Untuk informasi selengkapnya tentang memilih catatan untuk ditautkan, lihat Link catatan di Business Contact Manager.

    Bagian internet, nomor telepon, alamat, dan kartu nama

  3. Masukkan email dan alamat halaman Web, nomor telepon, bisnis dan alamat rumah. Masukkan informasi untuk menyelesaikan kartu bisnis, seperti yang Anda lakukan dalam formulir kontak Outlook.
    Panah di samping nama bidang (seperti email) menunjukkan bahwa Anda bisa membuat beberapa entri dalam bidang.

    Tips: Jika Anda memasukkan lebih dari satu alamat untuk kontak Bisnis, pilih kotak centang ini adalah alamat surat untuk menetapkan alamat mana yang digunakan selama gabungan surat.

    Bagian Informasi sumber

    seni

  4. Di bagian Informasi sumber, masukkan informasi dalam bidang berikut ini:

    • Sumber     Klik metode atau tindakan mana kontak bisnis ini mempelajari tentang bisnis Anda. Sebagai contoh, iklan, atau dari mulut.

    • Dimulai oleh     Klik tombol ini untuk memilih aktivitas pemasaran atau catatan bisnis lainnya (seperti kontak bisnis lainnya) yang membawa kontak bisnis untuk bisnis Anda.

      Tips: Memasukkan nama aktivitas pemasaran memungkinkan Business Contact Manager untuk Outlook untuk melacak tipe dan jumlah catatan yang dihasilkan dari aktivitas. Selain itu juga aktivitas pemasaran ke kontak bisnis. Untuk informasi selengkapnya tentang aktivitas pemasaran, lihat memasarkan produk dan layanan Anda di Business Contact Manager.

      Bagian Komentar

  5. Di bagian komentar , ketik catatan, tempelkan komentar dari file lain, atau lampirkan file, item Outlook, atau kartu nama.

    seni

    Tips: Jika lebih dari satu kolega bekerja dengan kontak Bisnis, mungkin berguna untuk diingat saat Anda memasukkan komentar. Klik Tambahkan cap waktu untuk merekam tanggal dan waktu setiap entri.

  6. Bila Anda sudah selesai memasukkan informasi, klik Simpan & tutup.

Atas halaman

Halaman Detail

  1. Pada pita, dalam grup Perlihatkan , klik detail untuk menampilkan halaman detail .

  2. Masukkan informasi selengkapnya tentang pekerjaan orang tersebut, dan data, seperti tanggal lahir, status pembayaran, Apakah catatan yang aktif, dan pilih metode komunikasi yang lebih disukai.

Halaman Riwayat

  1. Di Pita, dalam grup Perlihatkan, klik Riwayat untuk menampilkan halaman Riwayat.

  2. Tambahkan atau tampilkan item komunikasi seperti pesan email, catatan bisnis, atau janji.

    Bagaimana cara menambahkan item riwayat komunikasi?

    1. Di bawah Riwayat Komunikasi, klik Baru, lalu klik tipe item yang ingin Anda tambahkan.

    2. Ketikkan informasi di formulir, lalu klik Simpan & Tutup.

      Untuk informasi selengkapnya tentang item Riwayat komunikasi, lihat melacak komunikasi Anda dengan pelanggan di Business Contact Manager.

  3. Jika Anda ingin mencari item tertentu, Anda bisa mencari atau memfilter daftar item riwayat komunikasi.

    1. Bagaimana cara mencari daftar item riwayat komunikasi?

      • Di kotak Pencarian, ketikkan informasi yang Anda cari, lalu klik tombol Cari Ikon pencarian .

        Catatan: Hanya bidang Subjek dan Ditautkan Ke yang dicari. Untuk mencantumkan semua item dari tipe tertentu, seperti pesan email, gunakan filter.

    2. Bagaimana cara memfilter daftar item riwayat komunikasi?

      • Di Pita, klik tab Tampilan.

      • Dalam grup Filter, lakukan salah satu hal berikut ini:

        • Klik tipe filter, seperti Tipe Item yang ingin Anda terapkan, lalu klik filter.

        • Klik Filter, lalu pilih kriteria untuk filter.

          Untuk informasi selengkapnya tentang pemfilteran, lihat Memfilter arsip di Business Contact Manager.

Atas halaman

Mengimpor kontak bisnis dari program lain

Anda bisa impor kontak bisnis dan jenis rekaman dari program seperti ACT! dan Microsoft Excel.

Untuk informasi tentang cara mengimpor data dari program lain, atau folder kontak Outlook Anda, lihat mengimpor data ke Business Contact Manager.

Atas halaman

Memindahkan atau menyalin kontak Outlook ke Business Contact Manager

  1. Di Panel Navigasi, klik tombol Kontak.

  2. Di daftar kontak, klik kontak yang ingin Anda Pindahkan ke Business Contact Manager untuk Outlook.
    Bagaimana caranya memilih lebih dari satu catatan?

    Untuk memilih arsip yang berdekatan satu sama lain, tekan tombol SHIFT, lalu klik arsip pertama dan terakhir grup yang ingin Anda tambahkan. Untuk memilih arsip yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, lalu klik tiap-tiap arsip. Untuk memilih semua arsip, klik semua arsip, lalu tekan CTRL+A.

    Untuk menyalin seluruh konten folder kontak Outlook Anda ke Business Contact Manager, mengimpor folder kontak Outlook Anda ke kontak bisnis. Untuk informasi tentang cara mengimpor, lihat mengimpor data ke Business Contact Manager.

  3. Pada pita, dalam grup bisnis , lakukan salah satu hal berikut ini.

    • Memindahkan kontak   

      1. Klik buat catatan.

      2. Arahkan ke Pindahkan ke Business Contact Manager, dan lalu klik Kontak bisnis atau tipe catatan yang Anda inginkan.

    • Menyalin kontak   

      1. Klik buat catatan.

      2. Arahkan ke salin ke Business Contact Manager, dan lalu klik Kontak bisnis atau tipe catatan yang Anda inginkan.

Jika Anda ingin mengakses kontak bisnis Anda di telepon seluler Anda seperti yang Anda lakukan kontak Outlook Anda, Anda bisa menggunakan fitur sinkronisasi kontak bisnis untuk menyertakan kontak bisnis Anda dalam folder kontak Outlook Anda. Untuk informasi tentang sinkronisasi kontak Bisnis, lihat mengakses kontak bisnis secara jarak jauh: menggunakan sinkronisasi di Business Contact Manager.

Penting: Anda bisa berakhir dengan rekaman duplikat di folder kontak Anda jika fitur sinkronisasi kontak bisnis yang diaktifkan. Fitur sinkronisasi kontak bisnis secara otomatis menyertakan catatan kontak bisnis dalam folder kontak Outlook Anda. Saat kontak dipindahkan atau disalin ke folder Kontak bisnis, mereka akan diperlihatkan di folder kontak Anda sebagai kontak bisnis terlalu.

Atas halaman

Membuat catatan kontak bisnis dari pesan email

Anda bisa membuat catatan kontak bisnis dari pesan email dari pelanggan baru.

  1. Di panel navigasi, klik kotak masuk.

  2. Klik ganda pesan email untuk membukanya.

  3. Di Pita, dalam grup Bisnis, klik Buat Catatan.

  4. Klik Kontak bisnis, atau tipe catatan kontak bisnis yang ingin Anda buat dengan menggunakan alamat email pada baris dari pesan.

Anda bisa membuat kontak bisnis dari alamat email lain dalam pesan dengan mengklik kanan nama, mengarah ke buat di Business Contact Manager, lalu klik Kontak bisnis.

Atas halaman

Mengonversi catatan pemimpin menjadi catatan kontak bisnis atau mengonversi pemimpin ke kontak bisnis

Biasanya, informasi tentang pelanggan potensial disimpan dalam catatan pemimpin. Saat orang itu menjadi Pelanggan yang sebenarnya, Anda bisa mengonversi catatan pemimpin menjadi catatan kontak bisnis.

Anda juga dapat mengonversi kontak bisnis ke pemimpin atau tipe catatan lain yang didasarkan pada tipe catatan kontak bisnis.

Anda bisa membuat tipe catatan yang baru seperti karyawan atau Vendor dengan mulai menggunakan formulir kontak bisnis. Untuk informasi selengkapnya tentang cara membuat tipe catatan baru, lihat membuat dan mengkustomisasi tipe dan daftar arsip.

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Manajemen Kontak.

  2. Di dalam ruang kerja, klik tab calon prospek .

  3. Klik ganda catatan yang ingin Anda konversi.

  4. Pada pita, dalam grup Edit , klik Konversi ke, dan lalu klik Kontak bisnis.

  5. Mengedit catatan baru sebagaimana diperlukan.

  6. Bila sudah selesai, klik Simpan & Tutup.

Atas halaman

Mengedit catatan kontak bisnis

Saat Anda melakukan bisnis dengan kontak bisnis Anda, Anda mempelajari selengkapnya tentang mereka, mungkin termasuk bagaimana mereka ingin dihubungi, nama mereka asisten, nomor telepon baru, dan sebagainya. Menjaga dengan aliran informasi ini adalah tugas harian yang Anda dapat menyederhanakan dengan terus memperbarui dan menyimpan catatan kontak bisnis Anda. Anda bisa membuka catatan kontak bisnis untuk menambahkan atau mengedit informasi atau melihat item Riwayat komunikasi seperti pesan email yang ditautkan ke kontak bisnis.

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Manajemen Kontak.

  2. Di dalam ruang kerja, klik tab Kontak bisnis , lalu:

    • Gulir ke kontak bisnis yang ingin Anda buka, dan lalu klik ganda.

      —ATAU—

    • Gunakan kotak pencarian untuk mengetikkan informasi tentang kontak bisnis yang Anda Cari, dan lalu klik ganda catatan.

  3. Tambahkan atau edit informasi sebagaimana diperlukan.

    Tips: Jika Anda memiliki alamat email untuk akun, Anda dapat memastikan bahwa pesan email ke dan dari akun yang secara otomatis disertakan dalam riwayat komunikasi dari catatan. Di grup Edit , klik Email pelacakan dan lalu klik Kelola penautan dan pelacakan. Pilih kotak centang untuk alamat email dari akun, dan lalu klik OK. Untuk informasi selengkapnya tentang secara otomatis menautkan pesan email ke catatan, lihat tautkan dan Lacak pesan email di Business Contact Manager.

  4. Bila Anda sudah selesai, klik Simpan & tutup.

Tips: Dengan fitur pengeditan massal, Anda bisa mengedit konten bidang dalam beberapa catatan kontak bisnis. Ini berguna, misalnya, jika Anda ingin memasukkan alamat Web untuk lusinan kontak bisnis yang bekerja pada perusahaan yang sama. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengedit beberapa catatan secara bersamaan, lihat mengedit banyak catatan secara bersamaan di Business Contact Manager.

Atas halaman

Memfilter daftar kontak bisnis

Anda tidak memiliki untuk menggulir semua kontak bisnis Anda untuk menemukan apa yang Anda inginkan. Sebagai gantinya, Anda bisa memfilter daftar kontak bisnis mana pun sehingga Anda melihat hanya catatan yang menarik bagi Anda.

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Manajemen Kontak.

  2. Di dalam ruang kerja, klik kanan tab Kontak bisnis , dan lalu klik Ubah.

  3. Dalam kotak dialog Ubah Tab , klik Filter.

  4. Dalam kotak dialog Filter kontak bisnis , Anda bisa menggunakan satu atau kedua hal berikut:

    • Filter sederhana     Pilih atau kosongkan preset kategori.

    • Filter tingkat lanjut     Membuat beberapa filter untuk memperbaiki pilihan Anda.

Daftar difilter ini bisa digunakan untuk membuat tab kustom, daftar panggilan, atau daftar kirim. Juga dapat digunakan sebagai basis laporan atau gadget.

Untuk informasi selengkapnya tentang pemfilteran, lihat memfilter catatan di Business Contact Manager. Untuk informasi selengkapnya tentang laporan, lihat menggunakan laporan dan bagan di Business Contact Manager. Untuk informasi selengkapnya tentang gadget, lihat menggunakan gadget di Business Contact Manager.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×