Menggunakan kontak Outlook sebagai sumber data untuk gabungan surat

Menggunakan kontak Outlook sebagai sumber data untuk gabungan surat

Ketika memiliki email massal untuk dikirim ke orang-orang di daftar kontak Outlook, Anda dapat menggunakan gabungan surat di Word. Daftar kontak Outlook dapat digunakan sebagai sumber data untuk gabungan surat. Daftar kontak adalah buku alamat yang digunakan untuk merekam dan menata informasi mengenai orang.

Menjalankan gabungan surat menggunakan daftar kontak Outlook.

Langkah yang paling penting dalam proses gabungan surat adalah mengatur dan menyiapkan data Anda untuk gabungan surat. Kartu kontak Outlook dapat berisi informasi dasar, seperti nama, alamat email, dan informasi tambahan seperti alamat jalan, nomor telepon, dan foto. Untuk menambahkan lebih banyak kontak ke buku alamat Outlook Anda, lihat Menambahkan kontak.

Setelah daftar kontak Outlook Anda sudah siap, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menjalankan gabungan surat dengan Word.

  1. Di folder Kontak Outlook, di tab Beranda di Pita, pilih Gabungan Surat.

    Tombol Gabungan Surat berada di tab Beranda di dalam grup Tindakan

  2. Dalam kotak dialog Kontak Gabungan Surat pilih opsi yang Anda inginkan. lalu pilih Tipe dokumen yang ingin dibuat. Klik OK.

    Klik Gabungan Surat di tab Beranda pada folder Kontak untuk memulai penggabungan surat

    Tips: 

    • Jika Anda hanya ingin menjalankan gabungan surat untuk kontak yang dipilih, pilih tombol radioHanya kontak terpilih. Anda harus sudah memilih kontak tersebut sebelum sampai ke titik ini, jadi jika belum melakukannya, pilih Batalkan, kembali ke folder Kontak, pilih kontaknya dan mulai lagi dari langkah 1.

    • Jika Anda sudah membuat dan menyimpan gabungan dokumen Word, ubah tombol radio ke Dokumen yang ada dan tentukan dokumennya. Jika tidak, biarkan tombol radio Dokumen baru tercentang dan Word akan meminta Anda untuk membuat dokumen ketika sampai di langkah 3.

    • Jika berencana untuk menggunakan daftar ini lagi nantinya, periksa kotak File permanen dan beri nama file kontak Anda untuk menyimpannya. Hal ini sangat berguna khususnya, jika Anda telah memilih kumpulan kontak tertentu untuk digabungkan dan ingin menggunakan kembali kumpulan tersebut tanpa harus memilihnya setiap kali secara manual.

  3. Microsoft Word akan terbuka. Tergantung pada opsi yang pilih di langkah 2, Anda akan memiliki gabungan dokumen yang sudah dibuat sebelumnya atau dokumen yang baru dan masih kosong. Ketik teks apa pun yang ingin Anda munculkan di setiap gabungan dokumen.

    Catatan: Jika Anda menginginkan bantuan lainnya mengenai proses penggabungan surat, di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat , pilih Mulai Gabungan Surat > Panduan Gabungan Surat Langkah demi Langkah. Anda dapat merujuk ke informasi di artikel ini ketika mencapai langkah 3 di Panduan Gabungan Surat, Pilih penerima.

  4. Sisipkan bidang gabungan surat yang menarik informasi dari daftar kontak Outlook ke dalam dokumen Anda.

    Catatan: Contoh bidang gabungan surat meliputi:

    • Blok Alamat. Gunakan untuk menambahkan nama lengkap dan alamat penerima dari daftar kontak Outlook Anda ke surat atau email.

      Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan, pilih Blok Alamat.

    • Baris salam. Gunakan untuk menambahkan salam pembuka (seperti Yth Nn. Mills) ke surat atau email.

      Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan, pilih Baris Salam.

    Grup Tulis dan Sisipkan bidang memungkinkan Anda menyisipkan bidang ke dalam dokumen gabungan.

    Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan gabungan bidang dari kontak Outlook Anda, lihat Sisipkan bidang gabungan surat.

  5. Ketika dokumen Anda sudah siap, pilih Hasil Pratinjau, lalu pilih tombol rekam Berikutnya Tombol catatan berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk melihat setiap salinan dokumen tertentu.

  6. Untuk menyelesaikan proses penggabungan, dalam grup Selesaikan, pilih Selesaikan & Gabungkan, lalu pilih Cetak Dokumen atau Kirim Pesan Email.

Simpan gabungan surat Anda

Ketika menyimpan dokumen gabungan surat, dokumen tersebut tetap terhubung ke sumber data Anda.

Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan sambungan.

Untuk mengedit milis Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan memilih alamat tertentu.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang menggabungkan ke dokumen Word yang belum kami jawab di sini?

Posting pertanyaan dalam forum komunitas Word

Bantu kami menyempurnakan Outlook

Apakah Anda memiliki saran tentang bagaimana kami dapat menyempurnakan gabungan surat (atau fitur lain) Outlook? Jika ada, silakan kunjungi User Voice Outlook dan beri tahu kami!

Lihat Juga

Gabungan Surat - Video tutorial, 10 menit, gratis

Gabungan surat dengan amplop

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×