Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal

Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal

Jika Anda memiliki pesan yang ingin dipersonalisasi untuk setiap penerima dan akan dikirim ke banyak orang melalui email, gunakan gabungan surat. Anda dapat membuat kumpulan pesan email personalisasi dengan format identik, serta teks dan grafik yang sama. Hanya bagian tertentu dari pesan email yang beragam dan dipersonalisasi. Gabungan surat, tidak seperti menyiarkan pesan kepada sekelompok orang menjadikan setiap penerima sebagai penerima pesan tunggal.

Tiga file dalam proses penggabungan surat, yang merupakan dokumen utama plus milis yang menghasilkan kumpulan pesan email atau surat, amplop, atau label.

Ada tiga dokumen yang diperlukan dalam membuat pesan email menggunakan proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini adalah pesan email Anda yang berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang identik untuk setiap versi dokumen yang digabungkan.

  • Milis Anda
    Dokumen ini berisi data yang digunakan untuk mengisi informasi pada surat. Milis Anda memiliki nama, misalnya, sedangkan dokumen utamanya merupakan pesan email yang akan dikirim ke nama-nama di dalam daftar Anda.

  • Dokumen gabungan Anda
    Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen utama dan milis. Gabungan surat mengambil informasi dari milis dan memasukkannya ke dalam dokumen utama Anda guna melakukan personalisasi dan menggabungkan dokumen untuk setiap orang di milis.

Langkah 1: Siapkan dokumen utama Anda

Ketik isi pesan email yang ingin Anda kirim kepada semua orang di Word sebelum memulainya. Jika Anda ingin memberi tahu orang-orang tentang acara mendatang, misalnya, sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara tersebut. Detail acara tersebut penting bagi semua orang.

  • Di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Pesan Email.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Mulai Gabungan Surat dan daftar opsi yang tersedia untuk tipe gabungan yang ingin Anda jalankan.

Langkah 2: Siapkan milis Anda

Untuk mengirim email, program email kompatibel MAPI seperti Outlook atau Gmail harus diinstal. Jika menggunakan MAPI Outlook, pastikan versi dan Anda sama.

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Milis dapat berupa direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Milis berisi rekaman yang digunakan oleh Word untuk mengambil informasi ketika menulis pesan email Anda.


Tips

Langkah 3: Tautkan milis Anda ke pesan email

Sekarang saatnya untuk memilih penerima dari sumber data (daftar alamat). Pastikan tersedia kolom untuk mengisi alamat email di sumber data, serta alamat email untuk setiap orang yang ingin Anda kirimkan email.

  1. Di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Pilih Penerima, kemudian pilih opsi.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda tidak memiliki milis, pilih Ketik Daftar Baru lalu buat milis.

      atau

    • Jika milis Anda berada di lembar bentang Excel, database Access, atau tipe file data lainnya, pilih Gunakan Daftar Yang Ada, lalu telusuri daftar Anda dan pilih Buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook, pilih Pilih dari Kontak Outlook.

  3. Pilih File > Simpan sebagai.

  4. Dalam kotak Nama file, ketik nama file, kemudian pilih Simpan.


Edit milis Anda

Jika Anda mengirim pesan email ke semua orang di daftar, buka Langkah 4: Tambahkan konten personalisasi ke pesan email. Jika ingin mengirim email hanya kepada orang-orang tertentu di daftar Anda, persempit daftar tersebut dengan melakukan langkah di bawah Edit milis Anda.

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Edit Daftar Penerima yang disorot.

  2. Periksa nama orang-orang yang akan menerima pesan email Anda.

    Pilih baris dengan mencentang kotak centang

Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk memudahkan pencarian nama dan alamat.

Langkah 4: Tambahkan konten personalisasi ke pesan email

Personalisasi setiap pesan email dengan menambahkan nama dan alamat seseorang. Cara terbaik untuk menambahkan detail ini adalah dengan menyisipkan bidang gabungan di dokumen utama Anda.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

    Bidang gabungan Sisipkan Blok Alamat

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih format untuk nama penerima yang akan muncul di email.

    Opsi blok alamat

  3. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan.

  4. Dalam grup Tulis & Sisipkan , pilih Baris Salam.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Baris Salam yang disorot.

  5. Dalam kotak dialog Sisipkan Baris Salam, pilih format yang ingin Anda gunakan.

  6. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan.

  7. Pilih File > Simpan untuk mempertahankan email Anda.

    Catatan: Anda akan perlu memformat email secara manual setelah menyisipkan bidang.

Anda juga dapat menambahkan bidang lain dari sumber data ke pesan email. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyisipkan bidang gabungan surat.

Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan Word menemukan nama dan alamat dalam milis Anda.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Sesuaikan Bidang.

    Tips: Bidang Gabungan juga dapat dibuka dari kotak dialog Sisipkan Blok Alamat yang Anda gunakan untuk menambahkan blok alamat ke dokumen utama.

  2. Dalam kotak dialog Sesuaikan Bidang, verifikasi bahwa bidang rekaman yang muncul dalam daftar sesuai dengan nama judul kolom untuk rekaman di sumber data milis Anda.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang

    Catatan: Terdapat dua kolom di kotak dialog. Misalnya, kolom kiri adalah daftar nama yang umum dalam rekaman bisnis. Kolom kanan adalah nama bidang untuk nama umum yang dipetakan ke judul kolom dalam file sumber data Anda.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama memperlihatkan judul kolom kustom yang digunakan untuk rekaman di sumber data milis Anda, jangan lakukan apa pun.

      atau

    • Jika (tidak sesuai) muncul di nama bidang yang ingin disesuaikan dengan judul kolom di sumber data, pilih panah menurun, kemudian pilih nama bidang di sumber data milis Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.


Memformat bidang gabungan surat

Untuk mengubah font, ukuran, atau penspasian konten gabungan, pilih nama bidang gabungan lalu ubah sesuai dengan keinginan Anda.

  1. Di tab Surat, di grup Pratinjau Hasil, pilih Pratinjau Hasil untuk beralih dari hasil gabungan kembali ke bidang gabungan surat di surat Anda.

    Di Word, di tab Surat, grup Pratinjau Hasil.

  2. Pilih nama bidang gabungan.

    Bidang Blok Alamat yang Dipilih

  3. Di tab Beranda, pilih font dan ukuran font yang ingin Anda gunakan.

    Di Word, di tab Beranda, dalam grup Font, pilih font dan ukuran font.

  4. Di tab Tata Letak Halaman (Word 2013) atau tab Tata Letak (Word 2016), pilih penspasian paragraf yang Anda inginkan.

    Di Word, di tab Tata letak, dalam grup Paragraf, atur penspasian.

    Catatan: Karena Word memperlakukan setiap baris dalam Blok Alamat sebagai paragraf, Anda dapat mengurangi penspasian antar baris.

Langkah 5: Lakukan pratinjau dan selesaikan

Setelah menambahkan bidang gabungan ke dokumen utama, Anda siap melakukan pratinjau hasil gabungan tersebut. Jika sudah puas dengan pratinjau tersebut, selesaikan penggabungan.

  1. Pilih Pratinjau Hasil, kemudian pilih tombol rekam Berikutnya Tombol catatan berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk memastikan nama dan alamat dalam isi surat Anda benar.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan grup Pratinjau Hasil.

    Tips:  Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekam Pertama Tombol catatan pertama untuk hasil pratinjau gabungan surat , dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekam Terakhir Tombol catatan terakhir untuk hasil pratinjau gabungan surat .

  2. Pilih Selesai & Gabungkan > Kirim Pesan Email.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Selesai & Gabungkan serta opsinya.

  3. Dalam kotak Kepada, pilih kolom nama alamat email dalam daftar Anda.

    Catatan: Word mengirim pesan individu ke setiap alamat email. Anda tidak dapat melakukan Cc atau Bcc ke penerima lain dan juga tidak dapat menambahkan lampiran ke email.

  4. Dalam kotak Baris subjek, ketik baris subjek untuk pesan tersebut.

  5. Dalam kotak Format email, pilih HTML (pengaturan default) atau Teks biasa untuk mengirim dokumen sebagai isi pesan email.

    Penting: Jika Anda mengirimkan pesan email sebagai Teks biasa, dokumen utama tidak akan menyertakan pemformatan teks atau grafik.

  6. Di bawah Kirim rekaman, lakukan satu dari hal berikut:

    • Terima pengaturan default untuk menggabungkan dan mengirim Semua rekaman.

      atau

    • Pilih Rekaman saat ini dan hanya rekaman yang dapat ditampilkan di layar yang akan dikirimkan pesan.

      atau

    • Pilih opsi terakhir, lalu di kotak Dari, masukkan nomor rekaman untuk memulai penggabungan, dan dalam kotak Ke, masukkan nomor rekaman untuk mengakhiri penggabungan.

      Catatan: Email tidak dikirimkan ke siapa pun dengan nomor rekaman yang dikecualikan dari rentang Dari-Kepada.

  7. Pilih OK untuk menjalankan gabungan surat.

Langkah 6: Simpan pesan personalisasi

Simpan pesan email jika Anda ingin menggunakannya untuk gabungan surat lainnya.

Saat menyimpan dokumen utama, Anda juga dapat menyimpan koneksi dokumen tersebut ke sumber data yang telah dipilih. Pada waktu berikutnya Anda membuka pesan email di dokumen utama,Word meminta untuk memilih jika ingin tetap terhubung ke sumber data atau tidak.

  • Jika memilih Ya, dokumen akan terbuka memperlihatkan informasi yang digabungkan dengan rekaman pertama.

  • Jika memilih Tidak, koneksi antara dokumen utama dengan sumber data akan terputus. Dokumen utama untuk email menjadi standar dokumen Word.

Lihat juga

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×