Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal

Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal

Jika Anda memiliki pesan yang ingin dipersonalisasi untuk setiap penerima dan akan dikirim ke banyak orang melalui email, gunakan gabungan surat. Anda dapat membuat kumpulan pesan email personalisasi dengan format identik, serta teks dan grafik yang sama. Hanya bagian tertentu dari pesan email yang beragam dan dipersonalisasi. Gabungan surat, tidak seperti menyiarkan pesan kepada sekelompok orang menjadikan setiap penerima sebagai penerima pesan tunggal.

Tiga file dalam proses penggabungan surat, yang merupakan dokumen utama plus milis yang menghasilkan kumpulan pesan email atau surat, amplop, atau label.

Ada tiga dokumen yang diperlukan dalam membuat pesan email menggunakan proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini adalah pesan email Anda yang berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang identik untuk setiap versi dokumen yang digabungkan.

  • Milis Anda
    Dokumen ini berisi data yang digunakan untuk mengisi informasi pada surat. Milis Anda memiliki nama, misalnya, sedangkan dokumen utamanya merupakan pesan email yang akan dikirim ke nama-nama di dalam daftar Anda.

  • Dokumen gabungan Anda
    Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen utama dan milis. Gabungan surat mengambil informasi dari milis dan memasukkannya ke dalam dokumen utama Anda guna melakukan personalisasi dan menggabungkan dokumen untuk setiap orang di milis.

Langkah 1: Siapkan dokumen utama Anda

Ketik isi pesan email yang ingin Anda kirim kepada semua orang di Word sebelum memulainya. Jika Anda ingin memberi tahu orang-orang tentang acara mendatang, misalnya, sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara tersebut. Detail acara tersebut penting bagi semua orang.

  • Di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Pesan Email.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Mulai Gabungan Surat dan daftar opsi yang tersedia untuk tipe gabungan yang ingin Anda jalankan.

Langkah 2: Siapkan milis Anda

Untuk mengirim email, instal program email yang kompatibel dengan MAPI seperti Outlook atau Gmail. Jika menggunakan MAPI Word, pastikan versi Outlook dan Anda sama.

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Milis dapat berupa direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Milis berisi rekaman yang digunakan oleh Word untuk mengambil informasi ketika menulis pesan email Anda.


Tips

Langkah 3: Tautkan milis Anda ke pesan email

Sekarang saatnya untuk memilih penerima dari sumber data (daftar alamat). Pastikan tersedia kolom untuk mengisi alamat email di sumber data, serta alamat email untuk setiap orang yang ingin Anda kirimkan email.

  1. Di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Pilih Penerima, kemudian pilih opsi.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda tidak memiliki milis, pilih Ketik Daftar Baru lalu buat milis.

      atau

    • Jika milis Anda berada dalam lembar bentang Excel, database Access, atau tipe file data lainnya, pilih Gunakan Daftar yang Ada. Kemudian, telusuri daftar dan pilih Buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook, pilih Pilih dari Kontak Outlook.

  3. Pilih File > Simpan sebagai.

  4. Dalam kotak Nama file, ketik nama file, kemudian pilih Simpan.


Edit milis Anda

Jika Anda mengirim pesan email ke semua orang di daftar, buka Langkah 4: Tambahkan konten personalisasi ke pesan email. Jika ingin mengirim email hanya kepada orang-orang tertentu di daftar Anda, persempit daftar tersebut dengan melakukan langkah di bawah Edit milis Anda.

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Edit Daftar Penerima yang disorot.

  2. Periksa nama orang-orang yang akan menerima pesan email Anda.

    Pilih baris dengan mencentang kotak centang

Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk memudahkan pencarian nama dan alamat.

Langkah 4: Tambahkan konten personalisasi ke pesan email

Personalisasi setiap pesan email dengan menambahkan nama dan alamat seseorang. Cara terbaik untuk menambahkan detail ini adalah dengan menyisipkan bidang gabungan di dokumen utama Anda.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

    Bidang gabungan Sisipkan Blok Alamat

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih format untuk nama penerima yang akan muncul di email.

    Opsi blok alamat

  3. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan.

  4. Dalam grup Tulis & Sisipkan , pilih Baris Salam.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Baris Salam yang disorot.

  5. Dalam kotak dialog Sisipkan Baris Salam, pilih format yang ingin Anda gunakan.

  6. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan.

  7. Pilih File > Simpan untuk mempertahankan email Anda.

    Catatan: Anda akan perlu memformat email secara manual setelah menyisipkan bidang.

Anda juga dapat menambahkan bidang lain dari sumber data ke pesan email. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyisipkan bidang gabungan surat.

Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan Word menemukan nama dan alamat dalam milis Anda.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Sesuaikan Bidang.

    Tips: Bidang Gabungan juga dapat dibuka dari kotak dialog Sisipkan Blok Alamat yang Anda gunakan untuk menambahkan blok alamat ke dokumen utama.

  2. Dalam kotak dialog Sesuaikan Bidang, verifikasi bahwa bidang rekaman yang muncul dalam daftar sesuai dengan nama judul kolom untuk rekaman di sumber data milis Anda.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang

    Catatan: Terdapat dua kolom di kotak dialog. Misalnya, kolom kiri adalah daftar nama yang umum dalam rekaman bisnis. Kolom kanan adalah nama bidang untuk nama umum yang dipetakan ke judul kolom dalam file sumber data Anda.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama memperlihatkan judul kolom kustom yang digunakan untuk rekaman di sumber data milis Anda, jangan lakukan apa pun.

      atau

    • Jika (tidak sesuai) muncul di nama bidang yang ingin disesuaikan dengan judul kolom di sumber data, pilih panah menurun, kemudian pilih nama bidang di sumber data milis Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.


Memformat bidang gabungan surat

Untuk mengubah font, ukuran, atau penspasian konten gabungan, pilih nama bidang gabungan lalu ubah sesuai dengan keinginan Anda.

  1. Di tab Surat, di grup Pratinjau Hasil, pilih Pratinjau Hasil untuk beralih dari hasil gabungan kembali ke bidang gabungan surat di surat Anda.

    Di Word, di tab Surat, grup Pratinjau Hasil.

  2. Pilih nama bidang gabungan.

    Bidang Blok Alamat yang Dipilih

  3. Di tab Beranda, pilih font dan ukuran font yang ingin Anda gunakan.

    Di Word, di tab Beranda, dalam grup Font, pilih font dan ukuran font.

  4. Di tab Tata Letak Halaman (Word 2013) atau tab Tata Letak (Word 2016), pilih penspasian paragraf yang Anda inginkan.

    Di Word, di tab Tata letak, dalam grup Paragraf, atur penspasian.

    Catatan: Karena Word memperlakukan setiap baris dalam Blok Alamat sebagai paragraf, Anda dapat mengurangi penspasian antar baris.

Langkah 5: Lakukan pratinjau dan selesaikan

Setelah menambahkan bidang gabungan ke dokumen utama, Anda siap melakukan pratinjau hasil gabungan tersebut. Jika sudah puas dengan pratinjau tersebut, selesaikan penggabungan.

  1. Pilih Pratinjau Hasil, kemudian pilih tombol rekam Berikutnya Tombol catatan berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk memastikan nama dan alamat dalam isi surat Anda benar.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan grup Pratinjau Hasil.

    Tips: Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekam Pertama Tombol catatan pertama untuk hasil pratinjau gabungan surat , dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekam Terakhir Tombol catatan terakhir untuk hasil pratinjau gabungan surat .

  2. Pilih Selesai & Gabungkan > Kirim Pesan Email.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Selesai & Gabungkan serta opsinya.

  3. Dalam kotak Kepada, pilih nama kolom alamat email dalam daftar Anda.

    Catatan: Word mengirim pesan individu ke setiap alamat email. Anda tidak dapat melakukan Cc atau Bcc ke penerima lain dan juga tidak dapat menambahkan lampiran ke email.

  4. Dalam kotak Baris subjek, ketik baris subjek untuk pesan tersebut.

  5. Dalam kotak Format email, pilih HTML (pengaturan default) atau Teks biasa untuk mengirim dokumen sebagai isi pesan email.

    Penting: Jika Anda mengirimkan pesan email sebagai Teks biasa, dokumen utama tidak akan menyertakan pemformatan teks atau grafik.

  6. Di bawah Kirim rekaman, lakukan satu dari hal berikut:

    • Terima pengaturan default untuk menggabungkan dan mengirim Semua rekaman.

      atau

    • Pilih Rekaman saat ini dan hanya rekaman yang dapat ditampilkan di layar yang akan dikirimkan pesan.

      atau

    • Pilih opsi terakhir, lalu di kotak Dari, masukkan nomor rekaman untuk memulai penggabungan, dan dalam kotak Ke, masukkan nomor rekaman untuk mengakhiri penggabungan.

      Catatan: Email tidak dikirimkan ke siapa pun dengan nomor rekaman yang dikecualikan dari rentang Dari-Kepada.

  7. Pilih OK untuk menjalankan gabungan surat.

Langkah 6: Simpan pesan personalisasi

Simpan pesan email jika Anda ingin menggunakannya untuk gabungan surat lainnya.

Saat menyimpan dokumen utama, Anda juga dapat menyimpan koneksi dokumen tersebut ke sumber data yang telah dipilih. Pada waktu berikutnya Anda membuka pesan email di dokumen utama,Word meminta untuk memilih jika ingin tetap terhubung ke sumber data atau tidak.

  • Jika memilih Ya, dokumen akan terbuka memperlihatkan informasi yang digabungkan dengan rekaman pertama.

  • Jika memilih Tidak, koneksi antara dokumen utama dengan sumber data akan terputus. Dokumen utama untuk email menjadi standar dokumen Word.

Lihat juga

Jika ingin mengirimkan surat yang dipersonalisasi untuk setiap penerima kepada banyak orang melalui email, gunakan gabungan surat. Anda dapat membuat kumpulan pesan email yang dipersonalisasi dengan format dan teks yang sama. Hanya bagian tertentu dari pesan email yang berbeda dan dipersonalisasi. Berbeda dari siaran pesan kepada sekelompok orang, setiap penerima pada gabungan surat akan menjadi satu-satunya penerima pesan.

Ada tiga file yang diperlukan dalam membuat pesan email menggunakan proses gabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini merupakan pesan email Anda, berisi teks yang identik untuk setiap versi dokumen yang digabungkan.

  • Milis Anda
    Dokumen ini merupakan sumber data, sering kali berupa lembar bentang Excel, yang digunakan untuk mengisi informasi dalam pesan email. Milis memiliki nama dan dokumen utama Anda adalah email yang akan dikirim kepada nama-nama dalam milis.

  • Dokumen gabungan Anda
    Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen utama dan milis. Gabungan surat akan mengambil informasi dari milis, lalu memasukkannya ke dalam dokumen utama, menghasilkan dokumen gabungan yang dipersonalisasi untuk setiap orang di milis.

Langkah pertama dalam proses gabungan surat adalah membuat dokumen utama.

  1. Pada tab Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Pesan Email.

    email gabungan surat

  2. Di Word, ketikkan pesan email yang ingin dikirim kepada semua orang.

Baris pertama di lembar bentang Excel adalah rekaman header. Setiap kolom dalam baris memiliki nama label yang menunjukkan kategori informasi. Misalnya, label kolom Anda mungkin berupa </c0>pesan email, nama, alamat, kota, provinsi, dan kode pos. Setiap baris berikutnya berisi satu rekaman data untuk setiap penerima. Tidak boleh ada baris atau kolom kosong dalam daftar.

Tips: Untuk membuat lembar bentang Excel dari buku alamat Outlook, ekspor kontak ke file berbatas-tab (.txt), lalu buka file .txt di Excel. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Mengekspor atau mengarsipkan item Outlook secara manual.

  1. Di baris pertama lembar bentang Excel, ketikkan label kolom untuk penerima. Misalnya, di kolom pertama, ketikkan Alamat email; di kolom kedua, ketikkan Nama depan; dan di kolom ketiga, ketikkan Nama belakang.

    Penting: Sebaiknya kolom pertama berisi alamat email setiap penerima.

  2. Di baris kedua dan berikutnya, ketikkan alamat email, nama depan, dan nama belakang penerima.

  3. Dalam menu File, pilih Simpan, lalu masukkan nama file.

    Catatan: Lokasi lembar bentang perlu diingat karena Anda akan membutuhkannya saat akan menautkan lembar bentang tersebut ke dokumen gabungan surat.

  4. Simpan, lalu tutup lembar bentang.

    Catatan: Anda tidak dapat menyelesaikan penggabungan jika tidak menutup lembar bentang Excel yang berisi daftar atau jika membukanya kembali sebelum penggabungan surat selesai.

Pada tab Surat, klik Pilih Penerima, kemudian klik salah satu opsi.

Pada tab Surat, Pilih Penerima disorot dengan daftar opsi

Opsi

Deskripsi

Buat Daftar Baru

Memulai daftar alamat baru saat menyiapkan gabungan surat

Gunakan Daftar yang Ada

Menggunakan lembar bentang Excel atau tipe file data lain sebagai daftar alamat Anda

Pilih dari Kontak Outlook

Memilih nama-nama langsung dari kontak Outlook untuk daftar alamat Anda

Kontak Apple

Memilih nama-nama langsung dari Buku Alamat Apple untuk daftar alamat

FileMaker Pro

Mengimpor data dari database FileMaker Pro

Buat Daftar Baru

Dalam kotak dialog Edit Bidang Daftar, Word secara otomatis akan membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika ingin menambahkan bidang baru, misalnya bidang pesan, tambahkan sekarang agar dapat diisi saat entri diketikkan.

  1. Di bawah Nama bidang baru, ketikkan nama bidang yang ingin ditambahkan, lalu klik tanda + (tanda plus).

    Tips: Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin dipindahkan, lalu gunakan panah atas atau bawah untuk memindahkan bidang.

  2. Setelah semua bidang disiapkan sesuai dengan yang Anda inginkan, pilih Buat untuk membuat daftar baru.

Gunakan Daftar yang Ada

  1. Telusuri file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka Buku Kerja, pilih lembar bentang yang ingin digunakan, lalu lakukan salah satu hal berikut:

    • Biarkan Rentang Sel tetap kosong untuk menggunakan seluruh lembar bentang.

      atau

    • Masukkan rentang sel untuk data yang ingin digunakan.

  3. Pilih OK.

Pilih dari Kontak Outlook

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Kueri, di samping Urutkan penerima gabungan surat menurut, pilih Data lengkap.

  3. Dalam daftar kontak, pilih kontak yang ingin Anda sertakan dalam gabungan surat dan pilih OK.

Kontak Apple

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Kueri, di bawah Kontak Grup Apple, pilih grup yang ingin disertakan dalam gabungan surat, kemudian pilih OK.

FileMaker Pro

  1. Telusuri file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

  2. Dalam kotak dialog Pemisah Rekaman Header, pilih pemisah bidang untuk memisahkan setiap bidang data dan pemisah rekaman untuk memisahkan setiap rekaman data, lalu pilih OK.

  1. Pada tab Surat, pilih Sisipkan Bidang Gabung, lalu pilih bidang yang ingin ditambahkan.

    Pada tab Surat, Sisipkan Penggabungan Bidang disorot

  2. Dalam dokumen utama, klik dalam kotak Seret bidang ke dalam kotak ini atau ketikkan teks, lalu klik teks untuk menghapusnya.

  3. Tambahkan dan format bidang yang ingin disertakan dalam pesan email, lalu pilih OK.

  1. Pada tab Surat, pilih Pratinjau Hasil untuk melihat tampilan pesan email.

    Pada tab Surat, Pratinjau Hasil disorot

    Catatan: Gunakan tombol panah kiri dan kanan pada tab Surat untuk menelusuri setiap pesan email.

  2. Untuk membuat perubahan pemformatan lainnya, pilih kembali Pratinjau Hasil, yang akan memungkinkan Anda menambahkan atau menghapus bidang gabung.

  3. Jika tampilan pesan sudah sesuai dengan yang Anda inginkan, pada tab Surat, pilih Selesai & Gabung > Gabungkan ke Email untuk menyelesaikan penggabungan surat.

    Tips: Gabungkan ke Email tidak tersedia jika Anda belum memilih program email default.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×