Menggunakan gabungan surat untuk mempersonalisasi surat untuk surat-menyurat massal

Menggunakan gabungan surat untuk mempersonalisasi surat untuk surat-menyurat massal

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Bila Anda memiliki surat massal untuk mengirim ke orang-orang di daftar Kirim Anda, Anda bisa menggunakan gabungan surat untuk membuat kumpulan dipersonalisasi huruf. Setiap huruf yang dihasilkan memiliki tata letak identik, pemformatan, teks dan grafik. Hanya bagian tertentu dari huruf berbeda-beda dan dipersonalisasi.

Terdapat tiga file dalam membuat dan mencetak huruf menggunakan proses penggabungan Surat:

  • Dokumen utama
    dokumen ini berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang sama untuk setiap versi dokumen gabungan. Isi huruf adalah contoh identik konten.

  • Daftar Kirim Anda
    ini adalah sumber data yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam huruf. Daftar Kirim Anda memiliki nama, misalnya, dan dokumen utama Anda adalah huruf yang akan dialamatkan ke nama di daftar Anda.

  • Dokumen yang digabungkan
    dokumen ini adalah kombinasi dokumen utama dan daftar kirim. Gabungan Surat mengambil informasi dari daftar kirim dan meletakkannya dalam dokumen utama, menghasilkan huruf dipersonalisasi untuk setiap orang.

Anda bisa mempelajari selengkapnya tentang bagaimana gabungan surat untuk huruf bekerja dalam video berikut ini yang merupakan bagian dari kursus pelatihan.

Browser Anda tidak mendukung video. Menginstal Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, atau Internet Explorer 9.

Langkah 1: Menyiapkan dokumen utama Anda

Sebelum Anda mulai gabungan surat, Siapkan Surat Anda. Jika Anda sedang memungkinkan orang mengetahui tentang acara yang akan datang, misalnya, Sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara. Ini adalah rincian yang penting untuk semua penerima surat Anda.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup mulai gabungan Surat , pilih mulai gabungan Surat > surat.

    Di Word, pada tab surat-menyurat, pilih mulai gabungan surat, dan lalu pilih opsi.

  2. Dalam Word, ketik isi huruf (contoh berikut) yang ingin Anda kirimkan kepada semua orang.

    Contoh huruf dalam kata untuk bel digunakan untuk gabungan surat.

Langkah 2: Menyiapkan daftar Kirim Anda

Daftar kirim adalah sumber data Anda. Bisa Excel lembar bentang, direktori Outlook kontak, Access database atau daftar alamat Office . Berisi catatan yang Word menggunakan untuk menarik informasi dari untuk membuat surat Anda.

Tips

  • Jika Anda tidak memiliki daftar kirim, Anda bisa membuat selama gabungan surat. Sebelum Anda memulai proses penggabungan surat, mengumpulkan semua catatan data Anda, dan menambahkannya ke sumber data Anda.

  • Jika Anda menggunakan lembar bentang Excel , pastikan bahwa kolom untuk kode ZIP atau kode pos diformat sebagai teks sehingga Anda tidak kehilangan angka nol.

  • Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook Anda, pastikan Outlook program email default Anda.

Langkah 3: Menautkan daftar Kirim Anda ke dokumen utama

Sekarang Anda siap untuk membuka sumber data untuk daftar Kirim Anda dan menautkannya ke surat Anda.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup mulai gabungan Surat , pilih Pilih Penerima, dan lalu pilih opsi.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup gabungan mulai, pilih pilih Penerima, dan lalu pilih ketik daftar baru

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda tidak memiliki daftar kirim, pilih tipe daftar baru dan membuatnya.

      atau

    • Jika daftar Kirim Anda berada di lembar bentang Excel , Access database atau jenis lain dari data file, pilih gunakan daftar yang sudah ada. Lalu Telusuri ke daftar Anda dan pilih buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook Anda, pilih pilih dari kontak Outlook.

  3. Pilih File > Simpan sebagai.

  4. Dalam kotak nama File , ketikkan nama file, dan lalu pilih Simpan.


Edit Daftar Penerima

Jika Anda membuat dan mencetak huruf untuk semua orang di daftar Anda, masuk ke "langkah 4: menambahkan konten yang dipersonalisasi ke surat Anda." Jika Anda ingin mengirim surat kepada orang-orang yang live, misalnya, dalam 20 mil acara Anda hosting, lalu gunakan filter seperti kode ZIP atau kode pos untuk mempersempit daftar tersebut.

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup gabungan mulai, pilih Edit Daftar Penerima.

  2. Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , pilih kotak centang di samping nama setiap orang yang Anda inginkan untuk menerima pesan email Anda.

    Pilih baris dengan mencentang kotak centang

Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , ada opsi untuk sempurnakan daftar Penerima. Dua opsi yang paling sering digunakan adalah untuk mengurutkan dan memfilter daftar tersebut untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan nama dan alamat.

Di dokumen Word dokumen gabungan surat, pilih Edit Penerima dan dalam kotak dialog Penerima gabungan surat, di bawah Perbaiki daftar Penerima, pilih opsi.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengurutkan dan memfilter data untuk gabungan Surat.

Langkah 4: Menambahkan konten yang dipersonalisasi ke surat Anda

Menambahkan konten ke surat Anda yang berbeda untuk setiap orang yang menerimanya — misalnya, nama dan alamat mereka. Praktik terbaik untuk menambahkan detail berikut ini adalah dengan menyisipkan bidang gabungan dalam dokumen utama.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup tulis & sisipkan bidang , pilih Blok alamat.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup tulis & sisipkan bidang, pilih blok alamat.

  2. Di kotak dialog Sisipkan blok alamat , pilih format untuk nama Penerima seperti yang akan muncul dalam huruf.

    Opsi blok alamat

  3. Pilih OK.

    Catatan: Untuk menampilkan tampilan alamat di surat, di bawah pratinjau, pilih Hasil pratinjau. Pilih berikutnya Tombol rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat atau sebelumnya Tombol rekaman sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat tombol rekaman untuk menelusuri rekaman dalam sumber data Anda.

  4. Di grup tulis & sisipkan , pilih Baris salam.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup tulis & sisipkan bidang, pilih baris salam.

  5. Di kotak dialog Sisipkan baris salam , pilih format yang ingin Anda gunakan.

  6. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan surat.

  7. Pilih File > Simpan untuk mempertahankan Surat (contoh berikut) yang sedang Anda buat untuk gabungan surat.

    Contoh huruf gabungan Surat di Word memperlihatkan bidang "blok alamat" dan "baris salam" bidang.

Untuk menyisipkan informasi kustom lainnya di huruf dari daftar Kirim Anda, lihat menambahkan bidang gabungan Surat sekali dalam satu per satu.


Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan bahwa Word menemukan nama dan alamat dalam daftar Kirim Anda.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup tulis & sisipkan bidang , pilih Cocokkan bidang.

    Tips: Menggabungkan bidang juga bisa dibuka dari kotak dialog Sisipkan blok alamat yang Anda gunakan untuk menambahkan blok alamat ke dokumen utama.

  2. Dalam kotak dialog Cocok dengan bidang , verifikasi bahwa bidang rekaman yang muncul di daftar cocok dengan nama judul kolom untuk catatan di sumber data daftar Kirim Anda.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang

    Catatan: Ada dua kolom dalam kotak dialog. Kolom sebelah kiri adalah daftar umum nama dalam catatan bisnis, misalnya. Kolom kanan adalah nama bidang untuk nama umum yang dipetakan ke judul kolom dalam file sumber data Anda.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama diperlihatkan match judul kolom yang Anda gunakan untuk catatan di sumber data daftar Kirim Anda, jangan lakukan apapun.

      atau

    • Jika (tidak cocok) muncul dalam nama bidang yang Anda harapkan agar sesuai dengan judul kolom dalam sumber data Anda, pilih panah turun bawah, dan lalu pilih nama bidang di sumber data daftar Kirim Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.


Memformat bidang gabungan Surat

Untuk mengubah font, ukuran, atau penspasian konten yang digabung, pilih nama bidang gabungan dan buat perubahan yang Anda inginkan.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup Hasil pratinjau , pilih Hasil pratinjau untuk beralih dari hasil gabungan kembali ke bidang gabungan Surat di surat Anda.

    Di Word, pada tab surat-menyurat, dalam grup hasil pratinjau.

  2. Pilih nama bidang gabungan.

    Bidang blok alamat dipilih

  3. Pada tab Beranda , pilih font dan ukuran font yang ingin Anda gunakan.

    Di Word, pada tab Beranda, di grup Font, pilih font dan ukuran font.

  4. Pada tab Tata letak halaman (Word 2013) atau tab tata letak (Word 2016), pilih paragraf yang penspasian Anda inginkan.

    Di Word, pada tab tata letak, di grup paragraf, atur penspasian.

    Catatan: Karena Word memperlakukan setiap baris dalam blok alamat sebagai paragraf, Anda mungkin ingin mengurangi spasi antar baris.

Langkah 5. Mempratinjau dan mencetak huruf

  1. Pilih Hasil pratinjau, dan lalu pilih berikutnya Tombol rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat atau tombol rekaman Tombol rekaman sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat sebelumnyauntuk memastikan nama dan alamat di isi surat Anda terlihat benar.

    Tips: Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekaman Tombol catatan pertama untuk hasil pratinjau gabungan Surat pertama, dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekaman Tombol rekaman terakhir untuk hasil pratinjau gabungan Surat terakhir.

  2. Pilih selesaikan & gabungkan > cetak dokumen.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup selesai, pilih selesaikan & gabungkan, lalu pilih opsi.

Langkah 6: Menyimpan surat pribadi Anda

Ketika Anda menyimpan dokumen gabungan surat, tetap terhubung ke daftar Kirim Anda sehingga Anda bisa menggunakannya untuk surat massal Anda berikutnya.


Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih ya saat Word meminta Anda untuk mempertahankan koneksi.


Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan Surat

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan pilih alamat tertentu.

Informasi selengkapnya

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×