Menggunakan gabungan surat untuk membuat formulir pesan email di Word 2016 untuk Mac

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Jika Anda memiliki surat untuk mengirim ke banyak orang melalui email yang Anda inginkan dipersonalisasi untuk tiap Penerima, gunakan gabungan surat. Anda bisa membuat kumpulan pesan email yang dipersonalisasi yang diformat identik dan menggunakan teks yang sama. Hanya bagian tertentu dari pesan email yang berbeda-beda dan dipersonalisasi. Gabungan surat — seperti menyiarkan pesan ke grup orang — membuat tiap penerima pesan satu-satunya Penerima.

Terdapat tiga file membuat pesan email menggunakan proses penggabungan Surat:

  • Dokumen utama
    dokumen ini adalah pesan email Anda berisi teks yang sama untuk setiap versi dokumen gabungan.

  • Daftar Kirim Anda
    ini adalah sumber data, sering Excel lembar bentang, yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam pesan email. Daftar Kirim Anda memiliki nama, misalnya, dan dokumen utama itu email yang akan dialamatkan ke nama di daftar Anda.

  • Dokumen yang digabungkan
    dokumen ini adalah kombinasi dokumen utama dan daftar kirim. Gabungan Surat mengambil informasi dari daftar kirim dan meletakkannya dalam dokumen utama, sehingga dokumen pribadi, digabungkan untuk setiap orang di daftar kirim.

Langkah pertama dalam proses penggabungan Surat adalah untuk membuat dokumen utama.

  1. Pada tab surat-menyurat , pilih mulai gabungan Surat > Pesan Email.

    email gabungan Surat

  2. Dalam Word, ketikkan pesan email yang ingin Anda kirimkan kepada semua orang.

Baris pertama di lembar bentang Anda Excel adalah header catatan. Setiap kolom di baris memiliki nama label yang menunjukkan kategori informasi. Sebagai contoh, label kolom mungkin Alamat email, nama, Alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos. Baris berikutnya setiap berisi satu rekaman data untuk tiap Penerima. Harus tidak ada apa pun baris atau kolom kosong dalam daftar.

Tips: Untuk membuat lembar bentang Excel buku alamat Outlook , ekspor kontak ke file yang dibatasi tab (.txt), lalu buka .txt file di Excel. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengekspor atau secara manual mengarsip item Outlook.

  1. Di baris pertama lembar bentang Excel , ketik label kolom untuk penerima Anda. Misalnya, di kolom pertama, ketik Alamat Email; di kolom kedua, ketikkan nama depan; dan di kolom ketiga, ketikkan nama belakang.

    Penting: Direkomendasikan agar kolom pertama berisi alamat email setiap penerima.

  2. Di baris kedua dan berikutnya, ketikkan Alamat emailPenerima, nama depandan nama belakang.

  3. Pada File menu, pilih Simpan, dan masukkan nama file.

    Catatan: Mengingat lokasi lembar bentang; Anda akan memerlukannya nanti untuk menautkan ke dokumen gabungan surat Anda.

  4. Simpan dan tutup lembar bentang.

    Catatan: Anda tidak bisa menyelesaikan penggabungan tersebut jika Anda tidak menutup Excel lembar bentang yang berisi daftar, atau jika Anda membukanya kembali sebelum gabungan Surat selesai.

Pada tab surat-menyurat , pilih Pilih Penerima, dan lalu pilih opsi.

Pada tab surat-menyurat, pilih Penerima disorot dengan daftar opsi

Opsi

Deskripsi

Membuat daftar baru

Memulai daftar alamat baru saat Anda sedang mengatur gabungan Surat

Gunakan daftar yang ada

Menggunakan lembar bentang Excel atau jenis lain dari data file sebagai daftar alamat Anda

Pilih dari kontak Outlook

Pilih nama secara langsung dari kontak Outlook Anda untuk daftar alamat Anda

Apple kontak

Pilih nama secara langsung dari buku alamat Apple untuk daftar alamat Anda

FileMaker Pro

Mengimpor data dari database FileMaker Pro

Membuat daftar baru

Dalam kotak dialog Edit Daftar bidang , Word secara otomatis membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika Anda ingin menambahkan kolom baru — sebagai contoh, bidang pesan — Tambahkan sekarang, sehingga Anda bisa mengisi bidang saat Anda mengetikkan entri.

  1. Di bawah nama bidang baru, ketik nama bidang yang ingin Anda tambahkan dan lalu klik + (tanda plus).

    Tips: Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin Anda Pindahkan, lalu gunakan atas atau bawah untuk memindahkan bidang.

  2. Saat semua bidang menyiapkan seperti yang Anda inginkan, pilih buat untuk membuat daftar baru.

Gunakan daftar yang ada

  1. Telusuri ke file yang ingin Anda gunakan dan pilih buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka buku kerja , pilih lembar bentang yang ingin Anda gunakan, dan lalu lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Biarkan Rentang sel kosong untuk menggunakan seluruh lembar bentang.

      atau

    • Masukkan rentang sel untuk data yang ingin Anda gunakan.

  3. Pilih OK.

Pilih dari kontak Outlook

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin Anda sertakan.

  2. Di kotak dialog Opsi kueri , di samping Daftar Penerima gabungan Surat dengan, pilih catatan lengkap.

  3. Di daftar kontak, pilih kontak yang ingin Anda sertakan dalam gabungan surat, dan pilih OK.

Apple kontak

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin Anda sertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi kueri , di bawah Apple grup kontak, pilih grup yang ingin Anda sertakan dalam gabungan surat, dan lalu pilih OK.

FileMaker Pro

  1. Telusuri ke file yang ingin Anda gunakan dan pilih buka.

  2. Dalam kotak dialog Header catatan pembatas , pilih bidang pembatas untuk memisahkan setiap bidang data dan pembatas catatan untuk memisahkan setiap rekaman data, dan lalu pilih OK.

  1. Pada tab surat-menyurat , pilih Sisipkan bidang gabungan, dan lalu pilih bidang yang ingin Anda tambahkan.

    Pada tab surat-menyurat, sisipkan bidang gabungan disorot

  2. Dalam dokumen utama, klik di kotak seret bidang ke ini kotak atau Ketik teks , dan lalu klik kotak teks untuk menghapusnya.

  3. Menambahkan dan memformat bidang yang ingin Anda sertakan dalam pesan email, dan pilih OK.

  1. Pada tab surat-menyurat , pilih Hasil pratinjau untuk melihat tampilan pesan email.

    Pada tab surat-menyurat, pratinjau hasil disorot

    Catatan: Gunakan tombol panah kiri dan kanan pada tab surat-menyurat , untuk menggulir menelusuri setiap pesan email.

  2. Untuk membuat perubahan pemformatan tambahan, pilih Pratinjau hasil lagi, yang memungkinkan Anda menambahkan atau menghapus bidang gabungan.

  3. Ketika pesan melihat cara yang Anda inginkan, pada tab surat-menyurat , pilih selesaikan & gabungkan > gabungkan ke email untuk menyelesaikan gabungan surat.

    Tips: Gabungkan ke email tidak tersedia jika Anda tidak memilih program email default Anda.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×