Menggunakan alur kerja Tiga-status

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Alur kerja tiga-status dirancang untuk melacak status dalam item daftar melalui tiga status (fase). Ini bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah atau item, seperti masalah dukungan pelanggan, calon Prosper atau tugas-tugas proyek dalam jumlah besar.

Di artikel ini

Bagaimaca cara kerja alur kerja Tiga-status?

Membuat sebuah daftar menggunakan alur kerja Tiga-status

Menambahkan alur kerja Tiga-status ke sebuah daftar

Memulai alur kerja tiga-status di sebuah item

Menyelesaikan tugas alur kerja dalam alur kerja Tiga-status

Bagaimaca cara kerja alur kerja Tiga-status?

Alur kerja tiga-status mendukung proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak status masalah atau item melalui tiga negara yang berbeda dan dua transisi antar negara bagian. Dengan setiap transisi antara status, alur kerja menetapkan tugas kepada seseorang dan orang itu mengirim pemberitahuan email tentang tugas. Ketika tugas ini selesai, alur kerja pembaruan status item dan berlangsung untuk negara bagian berikutnya. Alur kerja tiga-status didesain untuk berfungsi dengan Templat daftar Pelacakan masalah , tapi bisa digunakan dengan setiap daftar yang disetel untuk memuat pilihan kolom dengan nilai-nilai tiga atau lebih. Nilai di kolom pilihan ini menjadi negara yang melacak alur kerja.

Alur kerja tiga-status yang bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah atau item, seperti masalah dukungan pelanggan, calon Prosper atau tugas-tugas proyek dalam jumlah besar. Sebagai contoh, karyawan di perencanaan perusahaan acara kecil bisa menggunakan daftar pelacakan masalah dan alur kerja tiga-status dikustomisasi untuk mengelola tugas sejumlah terkait dengan kejadian mereka perencanaan. Melacak alur kerja tiga-status perencanaan acara tugas melalui tiga status: aktif, siap untuk ditinjaudan selesai. Semua tugas persiapan acara yang terkait dengan kejadian tertentu disusun ke dalam daftar pelacakan masalah yang dibuat untuk acara tersebut dan ditandai sebagai aktif. Koordinator acara menetapkan tugas individual ke anggota tim mereka dan kemudian mulai alur kerja tiga-status pada item ini untuk memulai mengerjakan tugas acara.

Ketika alur kerja dimulai, membuat tugas untuk orang yang ditetapkan. Ketika anggota tim menerima tugas, ia melakukan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Ini mungkin kantor yang terjadi luar daftar atau situs mana daftar pelacakan masalah berada. Misalnya, jika anggota tim menerima tugas alur kerja untuk mengembangkan rencana mandiri, ia kontak perusahaan mandiri dan kemudian bekerja dengannya untuk mengembangkan rencana. Saat paket mandiri disusun, anggota tim menandai miliknya alur kerja tugas sebagai selesai. Pada titik ini, alur kerja pembaruan status tugas acara dalam daftar pelacakan masalah dari aktif untuk siap untuk ditinjau, dan membuat tugas kedua koordinator acara untuk meninjau paket mandiri. Setelah koordinator acara Tinjauan dan menyetujui paket mandiri, ia menandai tugas alur kerja sebagai selesai, dan alur kerja pembaruan status tugas dari siap untuk ditinjau untuk selesai.

Peserta alur kerja bisa menyelesaikan tugas alur kerja dalam alur kerja tiga-status dengan dua cara berbeda. Peserta bisa mengedit tugas alur kerja untuk menandai sebagai selesai, atau peserta bisa mengubah status alur kerja item di daftar (jika peserta mempunyai izin untuk mengubah daftar ini). Jika peserta secara manual memperbarui status alur kerja item di daftar, tugas alur kerja selesai. Jika peserta mengedit tugas alur kerja untuk menandai sebagai selesai, status alur kerja item dalam daftar yang diperbarui untuk selesai.

Tindakan dalam alur kerja tiga-status dalam contoh ini mengikuti proses ini:

Bagan alur dari alur kerja tiga-status contoh

Atas Halaman

Membuat sebuah daftar menggunakan alur kerja Tiga-status

Sebelum Anda bisa menggunakan alur kerja tiga-status, Anda harus menyiapkan daftar untuk digunakan dengan alur kerja. Daftar ini harus berisi item yang Anda rencanakan untuk melacak atau mengelola dengan menggunakan alur kerja. Templat daftar Pelacakan masalah didesain untuk berfungsi dengan alur kerja tiga-status, tapi Anda juga bisa membuat daftar kustom untuk digunakan dengan alur kerja ini. Jika Anda membuat daftar kustom untuk digunakan dengan alur kerja tiga-status, Anda harus memastikan bahwa daftar tersebut berisi setidaknya satu pilihan kolom yang menyertakan nilai pilihan tiga atau lebih. Saat Anda menyiapkan alur kerja tiga-status untuk digunakan dengan daftar, Anda harus menentukan pilihan kolom yang berisi nilai-nilai status alur kerja akan melacak.

Membuat daftar pelacakan masalah untuk digunakan dengan alur kerja tiga-status

Secara default, Anda bisa menggunakan alur kerja Tiga-status dengan setiap daftar yang Anda buat dari templat daftar Pelacakan Masalah.

  1. Klik Tampilkan semua konten situs, dan lalu klik buat pada halaman semua konten situs.

    Dalam banyak kasus, Anda bisa menggunakan menu Tindakan situs Gambar tombol sebagai gantinya untuk menyelesaikan langkah ini.

  1. Di bawah pelacakan, klik Pelacakan masalah.

    1. Dalam kotak nama , ketikkan nama untuk daftar. Nama daftar diperlukan.

      Nama yang muncul di bagian atas daftar halaman, menjadi bagian dari alamat Web untuk halaman daftar, dan muncul dalam elemen navigasi yang membantu pengguna untuk menemukan dan membuka daftar.

  2. Dalam kotak dialog Deskripsi, ketikkan deskripsi tujuan daftar itu. Deskripsi ini bersifat opsional.

  3. Untuk menambahkan link ke daftar ini di luncur cepat, klik ya di bagian navigasi .

  4. Klik Buat.

Membuat sebuah daftar kustom untuk digunakan dengan alur kerja Tiga-status.

Jika Anda ingin membuat daftar kustom untuk digunakan dengan alur kerja tiga-status, Anda harus menambahkan setidaknya satu pilihan kolom yang berisi nilai status yang akan melacak alur kerja.

  1. Klik Tampilkan semua konten situs, dan lalu klik buat pada halaman semua konten situs.

    Dalam banyak kasus, Anda bisa menggunakan menu Tindakan situs Gambar tombol sebagai gantinya untuk menyelesaikan langkah ini.

  1. Di bawah Daftar kustom, klik Daftar kustom.

    1. Dalam kotak nama , ketikkan nama untuk daftar. Nama daftar diperlukan.

      Nama yang muncul di bagian atas daftar halaman, menjadi bagian dari alamat Web untuk halaman daftar, dan muncul dalam navigasi elemen yang membantu pengguna untuk menemukan dan membuka daftar.

  2. Dalam kotak dialog Deskripsi, ketikkan deskripsi tujuan daftar itu. Deskripsi ini bersifat opsional.

  3. Untuk menambahkan link ke daftar ini di luncur cepat, klik ya di bagian navigasi .

  4. Klik Buat.

Mengkustomisasi sebuah daftar kustom untuk digunakan dengan alur kerja Tiga-status.

  1. Jika daftar belum terbuka, klik namanya di luncur cepat.

    Jika nama daftar Anda tidak muncul, klik Tampilkan semua konten situs, dan lalu klik nama daftar Anda.

  2. Pada menu pengaturan menu pengaturan , klik Pengaturan daftar.

  3. Di bawah Kolom, klik Buat Kolom.

  4. Di bagian nama dan tipe , di bawah nama kolom, ketikkan nama kolom yang ingin Anda gunakan untuk menentukan nilai status untuk alur kerja.

  5. Di bawah Tipe informasi di kolom ini adalah, pilih Pilihan (menu untuk dipilih).

  6. Di bagian Pengaturan Kolom Lainnya, di bawah Deskripso, ketikkan deskripsi opsional untuk kolom itu.

  7. Di bawah Haruskan kolom ini memuat informasi, klik Ya.

  8. Dalam kotak Daftar di bawah ketikkan setiap pilihan di baris terpisah, ketik tiga atau lebih nilai pilihan yang Anda inginkan untuk kolom ini.

    Nilai ini akan menjadi status untuk alur kerja.

  9. Di bawah Tampilkan pilihan menggunakan, pilih apakah Menu Turun Bawah atau Tombol Radio.

  10. Di bawah Perbolehkan pilihan 'Isikan', klik Tidak.

  11. Tentukan apakan Anda menginginkan nilai default tertentu untuk kolom ini atau apakah Anda ingin menambahkannya ke tampilan default untuk daftar tersebut.

  12. Klik OK.

Atas Halaman

Menambahkan alur kerja Tiga-status ke sebuah daftar

Anda harus menambahkan alur kerja tiga-status ke daftar sebelum Anda bisa menggunakan item dalam daftar itu. Saat Anda menambahkan alur kerja tiga-status ke daftar, Anda menentukan mana kolom dalam daftar berisi nilai status yang Anda inginkan alur kerja untuk melacak. Anda juga menentukan informasi tentang apa yang terjadi pada setiap tahap alur kerja. Misalnya, Anda bisa menentukan orang kepada siapa tugas harus ditetapkan dan detail email memberi tahu Penerima menerima tugas tersebut.

Anda harus memiliki izin Kelola Daftar untuk menambahkan alur kerja ke sebuah daftar.

  1. Buka daftar yang ingin Anda tambahi sebuah alur kerja Tiga-status.

    1. Pada menu Pengaturan menu pengaturan , klik Pengaturan Daftar, atau klik pengaturan untuk tipe pustaka yang sedang Anda buka

      Misalnya, di sebuah pustaka dokumen, klik Pengaturan Pustaka Dokumen.

  2. Di bawah Izin dan Manajemen, klik Pengaturan alur kerja.

    Jika alur kerja yang sudah ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten ini, langkah ini akan membawa Anda secara langsung ke halaman pengaturan alur kerja perubahan, dan Anda harus mengklik Tambahkan alur kerja untuk masuk ke Tambahkan halaman alur kerja. Jika tidak ada alur kerja yang sudah ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten ini, langkah ini membawa Anda secara langsung ke Tambahkan halaman alur kerja.

  3. Pada halaman pengaturan alur kerja perubahan, klik Tambahkan alur kerja.

  4. Pada halaman alur kerja, di bagian alur kerja , tambahkan klik tiga-status di bawah pilih Templat alur kerja.

  5. Di bagian Nama, ketikkan sebuah nama unik untuk alur kerja itu.

  6. Di bagian Daftar Tugas, tentukan daftar tugas untuk digunakan dengan alur kerja itu.

    • Anda bisa menggunakan daftar tugas default atau Anda bisa membuat yang baru. Jika Anda menggunakan daftar tugas default, peserta alur kerja akan dapat menemukan dan menampilkan tugas alur kerja mereka dengan mudah dengan menggunakan tampilan Tugas saya dari daftar tugas .

    • Membuat daftar tugas baru jika tugas untuk alur kerja ini akan menyingkapkan data sensitif atau rahasia yang ingin Anda Pisahkan dari daftar tugas umum.

    • Membuat daftar tugas baru jika organisasi Anda akan memiliki banyak alur kerja atau jika alur kerja akan melibatkan banyak tugas. Dalam kasus ini, Anda mungkin ingin membuat daftar tugas untuk setiap alur kerja.

  7. Di bagian Daftar Riwayat, pilih sebuah daftar riwayat untuk digunakan dengan alur kerja ini. Daftar riwayat menampilkan semua acara yang terjadi selama peristiwa alur kerja.

    Anda bisa menggunakan daftar Riwayat default atau Anda bisa membuat yang baru. Jika organisasi Anda akan memiliki banyak alur kerja, Anda mungkin ingin membuat daftar Riwayat terpisah untuk setiap alur kerja.

  8. Di bagian Opsi Mulai, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda ingin memperbolehkan alur kerja untuk mulai secara manual, pilih kotak centang Perbolehkan alur kerja ini untuk dimulai secara manual dengan pengguna terautentikasi dengan Edit item izin . Pilih kotak centang Memerlukan mengelola daftar izin untuk memulai alur kerja jika Anda ingin membutuhkan tambahan izin untuk memulai alur kerja.

    • Jika Anda ingin alur kerja dimulai secara otomatis saat item baru dibuat, pilih kotak centang Mulai alur kerja ini saat item baru dibuat.

  9. Klik Berikutnya.

  10. Di bagian Status alur kerja, di bawah Pilih bidang 'Pilihan', pilih kolom Pilihan dari daftar yang memuat nilai-nilai yang ingin Anda gunakan untuk status dalam alur kerja Anda, lalu pilih nilai kolom yang Anda inginkan untuk Status awal, Status menengah, dan Status akhir alur kerja.

  11. Di dua bagian Tentukan apa yang Anda inginkan terjadi saat alur kerja dimulai (opsi untuk tugas pertama dalam alur kerja) dan Tentukan apa yang Anda inginkan terjadi bila alur kerja berubah ke status menengahnya (opsi untuk tugas kedua dalam alur kerja) tentukan informasi berikut ini:

    Detail Tugas

Judul Tugas:

Ketikkan informasi yang ingin Anda sertakan di dalam judul tugas. Jika Anda memilih kotak centang sertakan daftar bidang , judul informasi untuk item daftar ditambahkan ke pesan kustom.

Deskripsi Tugas:

Ketikkan informasi yang ingin Anda sertakan di Deskripsi tugas. Jika Anda memilih kotak centang sertakan daftar bidang , informasi judul untuk item daftar ditambahkan ke pesan kustom. Jika Anda memilih kotak centang menyisipkan link ke item daftar , link ke item daftar yang disertakan dalam deskripsi.

Jatuh Tempo Tugas:

Jika Anda ingin menentukan tanggal jatuh tempo untuk tugas, pilih kotak centang sertakan daftar bidang , dan lalu pilih kolom tanggal dari daftar yang berisi jatuh tempo tanggal informasi yang ingin Anda gunakan.

Tugas Ditugaskan Kepada:

Untuk menugaskan tugas kepada seseorang yang ditentukan di dalam daftar, klik Sertakan bidang daftar, lalu pilih kolom dari daftar yang memuat informasi pengguna yang ingin Anda gunakan. Saat alur kerja ini dimulai, tugas pertama ditugaskan kepada orang yang namanya muncul dalam kolom ini untuk item alur kerja.

Untuk menetapkan tugas ini di semua contoh alur kerja ini untuk orang yang Anda tentukan, klik kustom, dan lalu ketik atau pilih nama orang yang ingin Anda beri tugas.

Detail Pesan Email

Pilih kotak centang kirim pesan email jika Anda ingin peserta alur kerja untuk menerima pemberitahuan email tentang tugas alur kerja mereka.

Jika Anda ingin memastikan bahwa alur kerja peserta menerima pemberitahuan email dan pengingat tentang tugas alur kerja mereka setelah alur kerja dimulai, tanyakan kepada administrator server Anda untuk memverifikasi bahwa email diaktifkan untuk situs Anda.

Kepada

Ketik nama orang yang ingin Anda pemberitahuan email tentang tugas alur kerja untuk dikirim. Pilih kotak centang Sertakan tugas ditetapkan ke jika Anda ingin mengirim email pemberitahuan ke pemilik tugas.

Subjek

Ketik baris subjek yang ingin Anda gunakan untuk pemberitahuan email. Pilih kotak centang Gunakan judul tugas jika Anda ingin menambahkan judul tugas ke baris subjek dari pesan email.

Isi

Ketikkan informasi yang Anda inginkan muncul di isi pesan pemberitahuan email. Pilih kotak centang menyisipkan link ke item daftar jika Anda ingin menyertakan link ke item daftar dalam pesan.

  1. Klik OK.

Atas Halaman

Memulai alur kerja tiga-status di sebuah item

Alur kerja tiga-status terlebih dahulu harus ditambahkan ke daftar untuk membuatnya tersedia untuk digunakan pada item di daftar tersebut.

Alur kerja tiga-status bisa dikonfigurasi untuk mulai secara otomatis saat item baru ditambahkan ke daftar, atau bisa dikonfigurasikan untuk memperbolehkan pengguna dengan izin tertentu untuk memulai alur kerja secara manual. Beberapa alur kerja mungkin memungkinkan kedua opsi tersebut. Untuk memulai secara manual alur kerja tiga-status pada item daftar, Anda harus memiliki izin Edit item daftar. Beberapa alur kerja mungkin mengharuskan Anda memiliki izin Kelola daftar.

Jika Anda ingin memastikan bahwa alur kerja peserta menerima pemberitahuan email dan pengingat tentang tugas alur kerja mereka setelah Anda memulai alur kerja, tanyakan kepada administrator server Anda untuk memverifikasi bahwa email diaktifkan untuk situs Anda.

  1. Buka daftar yang memuat item yang ingin Anda mulai alur kerja Tiga-statusnya.

  2. Arahkan ke item yang Anda inginkan untuk memulai alur kerja, klik panah yang muncul, lalu klik alur kerja.

    Catatan: Perintah Alur Kerja hanya tersedia bila item berada dalam daftar atau pustaka yang setidaknya memiliki satu alur kerja yang terkait dengannya.

  3. Di bawah Mulai Alur Kerja Baru, klik nama alur kerja Tiga-status yang ingin Anda mulai.

    Alur kerja segera dimulai.

Atas Halaman

Menyelesaikan tugas alur kerja dalam alur kerja Tiga-status

Untuk menyelesaikan tugas alur kerja dalam alur kerja Tiga-status, setidaknya Anda harus memiliki izin Edit Item untuk daftar tugas tempat tugas alur kerja direkam.

  1. Buka daftar tugas untuk situs, dan lalu pilih Tugas saya pada menu tampilan untuk menemukan tugas alur kerja Anda.

    Catatan:  Jika alur kerja tidak menggunakan daftar Tugas default, alur kerja mungkin tidak muncul di daftar Tugas. Untuk menemukan tugas alur kerja Anda, buka daftar atau pustaka tempat item alur kerja disimpan. Arahkan ke nama tugas yang ingin Anda selesaikan, klik panah yang muncul, lalu klik Alur kerja. Pada halaman Status Alur Kerja, di bawah Alur Kerja Berjalan, klik nama alur kerja di mana Anda menjadi peserta. Di bawah Tugas, temukan tugas alur kerja Anda.

  2. Tunjuk ke nama item yang ingin Anda selesaikan, klik panah yang muncul, lalu klik Edit Item.

  3. Dalam formulir yang muncul, ketik atau pilih informasi yang diminta untuk menyelesaikan tugas.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×