Menggunakan Microsoft query untuk mengambil data eksternal

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Anda bisa menggunakan Microsoft query untuk mengambil data dari sumber eksternal. Dengan menggunakan Microsoft query untuk mengambil data dari database dan file perusahaan Anda, Anda tidak perlu mengetikkan ulang data yang ingin Anda analisis di Excel. Anda juga dapat merefresh laporan dan ringkasan Excel secara otomatis dari database sumber asli setiap kali database diperbarui dengan informasi baru.

Menggunakan Microsoft query, Anda bisa menyambungkan ke sumber data eksternal, memilih data dari sumber eksternal tersebut, mengimpor data tersebut ke dalam lembar kerja Anda, dan me-refresh data sesuai keperluan untuk mempertahankan data lembar kerja Anda disinkronkan dengan data di sumber eksternal.

Tipe database yang bisa Anda akses     Anda dapat mengambil data dari beberapa tipe database, termasuk Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server, dan Microsoft SQL Server OLAP Services. Anda juga bisa mengambil data dari buku kerja Excel dan dari file teks.

Microsoft Office menyediakan driver yang bisa Anda gunakan untuk mengambil data dari sumber data berikut:

  • Layanan Microsoft SQL Server Analysis (_ z0z_)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Database file teks

Anda juga dapat menggunakan driver ODBC atau driver sumber data dari produsen lain untuk mengambil informasi dari sumber data yang tidak tercantum di sini, termasuk tipe database OLAP lainnya. Untuk informasi tentang menginstal driver ODBC atau driver sumber data yang tidak tercantum di sini, Periksa dokumentasi untuk database, atau hubungi vendor database Anda.

Memilih data dari database     Anda mengambil data dari database dengan membuat kueri, yang merupakan pertanyaan yang Anda tanyakan tentang data yang disimpan dalam database eksternal. Misalnya, jika data Anda disimpan dalam database Access, Anda mungkin ingin mengetahui angka penjualan untuk produk tertentu menurut kawasan. Anda dapat mengambil bagian data dengan hanya memilih data untuk produk dan kawasan yang ingin dianalisis.

Dengan Microsoft query, Anda bisa memilih kolom data yang Anda inginkan dan hanya mengimpor data tersebut ke dalam Excel.

Memperbarui lembar kerja Anda dalam satu operasi     Setelah Anda memiliki data eksternal di buku kerja Excel, setiap kali database Anda berubah, Anda bisa _ z0z_ data untuk memperbarui analisis Anda — tanpa harus membuat kembali laporan ringkasan dan bagan Anda. Misalnya, Anda dapat membuat ringkasan penjualan bulanan dan melakukan refresh setiap bulan saat angka penjualan baru masuk.

Cara Microsoft query menggunakan sumber data     Setelah Anda menyiapkan sumber data untuk database tertentu, Anda bisa menggunakannya kapan pun Anda ingin membuat kueri untuk memilih dan mengambil data dari database tersebut — tanpa harus mengetikkan ulang semua informasi koneksi. Microsoft query menggunakan sumber data untuk menyambungkan ke database eksternal dan untuk memperlihatkan data apa saja yang tersedia. Setelah Anda membuat kueri dan mengembalikan data ke Excel, Microsoft query menyediakan buku kerja Excel dengan kueri dan informasi sumber data sehingga Anda bisa menyambungkan kembali ke database saat Anda ingin me-refresh data.

Diagram tentang cara Kueri menggunakan sumber data

Menggunakan Microsoft query untuk mengimpor data     untuk mengimpor data eksternal ke Excel dengan Microsoft query, ikuti langkah-langkah dasar ini, masing-masing yang diuraikan secara lebih mendetail di bagian berikut ini.

Apa itu sumber data?     Sumber data adalah kumpulan informasi yang memungkinkan Excel dan Microsoft query untuk menyambungkan ke database eksternal. Saat Anda menggunakan Microsoft query untuk menyiapkan sumber data, Anda memberikan nama sumber data, lalu memasok nama dan lokasi database atau server, tipe database, dan informasi logon dan kata sandi Anda. Informasi ini juga menyertakan nama driver OBDC atau driver sumber data, yang merupakan program yang membuat koneksi ke tipe database tertentu.

Untuk menyiapkan sumber data dengan menggunakan Microsoft query:

  1. Pada tab data , dalam grup Dapatkan data eksternal , klik dari sumber lain, lalu klik dari Microsoft query.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk menentukan sumber data untuk database, file teks, atau buku kerja Excel, klik tab database .

    • Untuk menentukan sumber data kubus OLAP, klik tab kubus OLAP . Tab ini hanya tersedia jika Anda menjalankan Microsoft query dari Excel.

  3. Klik ganda _ Lt_ data baru Source>.

    -atau-

    Klik _ Lt_ data baru Source>, lalu klik OK.

    Kotak dialog buat sumber data baru akan ditampilkan.

  4. Di langkah 1, ketikkan nama untuk mengidentifikasi sumber data.

  5. Di langkah 2, klik driver untuk tipe database yang Anda gunakan sebagai sumber data Anda.

    Catatan: 

    • Jika database eksternal yang ingin Anda akses tidak didukung oleh driver ODBC yang diinstal dengan Microsoft query, maka Anda perlu mendapatkan dan menginstal driver ODBC yang kompatibel dengan Microsoft Office dari vendor pihak ketiga, seperti produsen database. Hubungi vendor database untuk instruksi instalasi.

    • Database OLAP tidak memerlukan driver ODBC. Saat Anda menginstal Microsoft query, driver diinstal untuk database yang dibuat dengan menggunakan Microsoft SQL Server Analysis Services. Untuk menyambungkan ke database OLAP lainnya, Anda perlu menginstal driver sumber data dan perangkat lunak klien.

  6. Klik Sambungkan, lalu berikan informasi yang diperlukan untuk menyambungkan ke sumber data Anda. Untuk database, buku kerja Excel, dan file teks, informasi yang Anda berikan tergantung pada tipe sumber data yang Anda pilih. Anda mungkin diminta untuk menyediakan nama masuk, kata sandi, versi database yang Anda gunakan, lokasi database, atau informasi lain yang spesifik untuk tipe database.

    Penting: 

    • Gunakan kata sandi yang kuat dengan menggabungkan huruf besar dan huruf kecil, angka, dan simbol. Kata sandi yang lemah tidak menggabungkan elemen ini. Kata sandi yang kuat: Y6dh!et5. Kata sandi yang lemah: House27. Kata sandi harus terdiri dari 8 karakter atau lebih. Frasa sandi akan lebih baik jika menggunakan 14 karakter atau lebih.

    • Penting bagi Anda untuk mengingat kata sandi Anda. Jika Anda lupa kata sandi Anda, Microsoft tidak dapat mengembalikannya. Simpan kata sandi yang Anda tulis di tempat yang jauh dari informasi yang diproteksi.

  7. Setelah Anda memasukkan informasi yang diperlukan, klik OK atau selesai untuk kembali ke kotak dialog buat sumber data baru .

  8. Jika database Anda memiliki tabel dan Anda ingin tabel tertentu ditampilkan secara otomatis dalam panduan kueri, klik kotak untuk langkah 4, lalu klik tabel yang Anda inginkan.

  9. Jika Anda tidak ingin mengetikkan nama dan kata sandi masuk saat Anda menggunakan sumber data, pilih kotak centang Simpan ID pengguna dan kata sandi saya di definisi sumber data . Kata sandi yang disimpan tidak dienkripsi. Jika kotak centang tidak tersedia, lihat administrator database Anda untuk menentukan apakah opsi ini dapat disediakan.

    Catatan Keamanan: Hindari menyimpan informasi masuk saat menyambungkan ke sumber data. Informasi ini mungkin disimpan sebagai teks biasa, dan pengguna jahat bisa mengakses informasi untuk membahayakan keamanan sumber data.

Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah ini, nama sumber data Anda muncul di kotak dialog pilih sumber data .

Menggunakan panduan kueri untuk sebagian besar kueri     Panduan kueri memudahkan untuk memilih dan menyatukan data dari tabel dan bidang yang berbeda dalam database Anda. Menggunakan panduan kueri, Anda bisa memilih tabel dan bidang yang ingin Anda sertakan. Gabungan dalam (operasi kueri yang menentukan bahwa baris dari dua tabel digabungkan berdasarkan nilai bidang identik) dibuat secara otomatis ketika panduan mengenali bidang kunci utama dalam satu tabel dan bidang dengan nama yang sama dalam tabel kedua.

Anda juga dapat menggunakan panduan untuk mengurutkan kumpulan hasil dan melakukan pemfilteran sederhana. Di langkah terakhir panduan, Anda bisa memilih untuk mengembalikan data ke Excel, atau menyempurnakan kueri di Microsoft query. Setelah Anda membuat kueri, Anda bisa menjalankannya baik di Excel maupun di Microsoft query.

Untuk memulai panduan kueri, lakukan langkah-langkah berikut ini.

  1. Pada tab data , dalam grup Dapatkan data eksternal , klik dari sumber lain, lalu klik dari Microsoft query.

  2. Dalam kotak dialog pilih sumber data , pastikan bahwa kotak centang gunakan panduan kueri untuk membuat/mengedit kueri dipilih.

  3. Klik ganda sumber data yang ingin Anda gunakan.

    -atau-

    Klik sumber data yang ingin Anda gunakan, lalu klik OK.

Bekerja secara langsung di Microsoft query untuk tipe kueri lainnya     Jika Anda ingin membuat kueri yang lebih kompleks dari panduan kueri memungkinkan, Anda bisa bekerja secara langsung di Microsoft query. Anda bisa menggunakan Microsoft query untuk menampilkan dan mengubah kueri yang Anda mulai buat dalam panduan kueri, atau Anda bisa membuat kueri baru tanpa menggunakan panduan. Bekerja langsung di Microsoft query saat Anda ingin membuat kueri yang melakukan hal berikut ini:

  • Memilih data tertentu dari bidang     Dalam database besar, Anda mungkin ingin memilih beberapa data dalam bidang dan menghilangkan data yang tidak Anda perlukan. Misalnya, jika Anda membutuhkan data untuk dua produk dalam bidang yang berisi informasi untuk banyak produk, Anda bisa menggunakan _ z0z_ untuk memilih data untuk dua produk yang Anda inginkan.

  • Mengambil data berdasarkan kriteria yang berbeda setiap kali Anda menjalankan kueri     Jika Anda perlu membuat laporan atau ringkasan Excel yang sama untuk beberapa area di data eksternal yang sama — seperti laporan penjualan terpisah untuk setiap kawasan — Anda bisa membuat _ z0z_. Saat Anda menjalankan kueri parameter, Anda akan diminta untuk menggunakan nilai sebagai kriteria saat kueri memilih rekaman. Misalnya, kueri parameter mungkin meminta Anda untuk memasukkan kawasan tertentu, dan Anda dapat menggunakan kembali kueri ini untuk membuat setiap laporan penjualan kawasan Anda.

  • Menggabungkan data dengan cara berbeda     Penggabungan dalam yang dibuat oleh panduan kueri adalah tipe gabungan paling umum yang digunakan dalam membuat kueri. Namun terkadang, Anda ingin menggunakan tipe gabungan yang berbeda. Misalnya, jika Anda memiliki tabel informasi penjualan produk dan daftar informasi pelanggan, gabungan dalam (tipe yang dibuat oleh panduan kueri) akan mencegah pengambilan catatan pelanggan untuk pelanggan yang belum melakukan pembelian. Menggunakan Microsoft query, Anda bisa bergabung dengan tabel ini sehingga semua catatan pelanggan diambil, bersama dengan data penjualan untuk pelanggan yang telah melakukan pembelian.

Untuk memulai Microsoft query, lakukan langkah-langkah berikut ini.

  1. Pada tab data , dalam grup Dapatkan data eksternal , klik dari sumber lain, lalu klik dari Microsoft query.

  2. Dalam kotak dialog pilih sumber data , pastikan bahwa kotak centang gunakan panduan kueri untuk membuat/mengedit kueri sudah jelas.

  3. Klik ganda sumber data yang ingin Anda gunakan.

    -atau-

    Klik sumber data yang ingin Anda gunakan, lalu klik OK.

Menggunakan kembali dan berbagi kueri     Dalam panduan kueri dan kueri Microsoft, Anda bisa menyimpan kueri Anda sebagai file. dqy yang bisa Anda modifikasi, gunakan ulang, dan bagikan. Excel bisa membuka file. dqy secara langsung, yang memperbolehkan Anda atau pengguna lain untuk membuat rentang data eksternal tambahan dari kueri yang sama.

Untuk membuka kueri yang disimpan dari Excel:

  1. Pada tab data , dalam grup Dapatkan data eksternal , klik dari sumber lain, lalu klik dari Microsoft query. Kotak dialog pilih sumber data akan ditampilkan.

  2. Dalam kotak dialog pilih sumber data , klik tab kueri .

  3. Klik ganda kueri yang disimpan yang ingin Anda buka. Kueri ditampilkan di Microsoft query.

Jika Anda ingin membuka kueri yang disimpan dan Microsoft query sudah terbuka, klik menu file Microsoft query, lalu klik buka.

Jika Anda mengklik ganda file. dqy, Excel akan terbuka, menjalankan kueri, lalu menyisipkan hasilnya ke dalam lembar kerja baru.

Jika Anda ingin berbagi ringkasan atau laporan Excel yang didasarkan pada data eksternal, Anda bisa memberi pengguna lain sebuah buku kerja yang berisi rentang data eksternal, atau Anda bisa membuat _ z0z_. Templat memungkinkan Anda menyimpan ringkasan atau laporan tanpa menyimpan data eksternal sehingga file lebih kecil. Data eksternal diambil ketika pengguna membuka Templat laporan.

Setelah Anda membuat kueri dalam panduan kueri atau kueri Microsoft, Anda bisa mengembalikan data ke lembar kerja Excel. Data kemudian menjadi _ z0z_ atau _ z1z_ yang bisa Anda format dan refresh.

Pemformatan diperoleh data     Di Excel, Anda bisa menggunakan alat, seperti bagan atau subtotal otomatis, untuk menyajikan dan merangkum data yang diambil oleh Microsoft query. Anda dapat memformat data, dan pemformatan dipertahankan saat Anda merefresh data eksternal. Anda dapat menggunakan label kolom Anda sendiri dan bukan nama bidang, dan menambahkan nomor baris secara otomatis.

Excel bisa secara otomatis memformat data baru yang Anda ketikkan di akhir rentang agar sesuai dengan baris sebelumnya. Excel juga bisa secara otomatis menyalin rumus yang telah diulang dalam baris sebelumnya dan meluas ke baris tambahan.

Catatan: Agar diperluas ke baris baru dalam rentang, format dan rumus harus muncul setidaknya dalam tiga baris sebelumnya.

Anda dapat mengaktifkan opsi ini (atau nonaktif lagi) Kapan saja:

  1. Klik File > Opsi > Tingkat Lanjut.

    Di _ z0z_: klik tombol Microsoft Office_ Z1z_, klik opsi Excel, lalu klik kategori tingkat lanjut .

  2. Di bagian opsi pengeditan , pilih kotak Perluas rentang data dan periksa rumus . Untuk menonaktifkan pemformatan rentang data otomatis lagi, kosongkan kotak centang ini.

Melakukan refresh data eksternal     Saat Anda me-refresh data eksternal, Anda menjalankan kueri untuk mengambil data baru atau yang diubah yang sesuai dengan spesifikasi Anda. Anda bisa melakukan refresh kueri di Microsoft query dan Excel. Excel menyediakan beberapa opsi untuk kueri yang menyegarkan, termasuk me-refresh data setiap kali Anda membuka buku kerja dan secara otomatis melakukan refresh pada interval berwaktu. Anda dapat terus bekerja di Excel saat data sedang direfresh, dan Anda juga bisa memeriksa status saat data sedang diperbarui. Untuk informasi selengkapnya, lihat refresh data tersambung (diimpor).

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×