Mengelola pesan email dengan menggunakan aturan

Mengelola pesan email dengan menggunakan aturan

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Aturan adalah sebuah tindakan yang dijalankan Outlook untuk Windows secara otomatis pada pesan masuk atau keluar. Anda memilih apa yang memicu aturan serta tindakan aturan yang diperlukan. Misalnya, Anda bisa membuat aturan untuk memindahkan semua pesan dari manajer Anda ke folder atau menghapus semua pesan dengan "Buy now!" dalam subjek.

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan email

Dengan menggunakan aturan, Anda bisa mengurangi tindakan manual dan berulang yang diperlukan untuk mengelola pesan email Anda. Saat Anda mengaktifkan aturan, mereka menjalankan terus dan secara otomatis.

Aturan termasuk dalam salah satu dari dua kategori — organisasi atau pemberitahuan. Anda bisa menggunakan panduan aturan untuk membantu Anda mendesain aturan untuk mengelola pesan Anda.

Panduan aturan termasuk Templat untuk aturan yang paling sering digunakan.

Panduan Aturan Outlook

  • Tetap terorganisir   
    aturan ini membantu Anda tidak hanya untuk file pesan, tetapi juga untuk tindak lanjut dengan pesan. Anda bisa membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu. Jadi Anda bisa mengatur aturan, misalnya, yang pesan yang diterima dari Keri pabrik dengan kata "penjualan" dalam kotak subjek akan dibenderai untuk ditindaklanjuti, dikategorikan sebagai penjualan, dan dipindahkan ke folder bernama dariUsman penjualan.

  • Tetap Up to Date   
    aturan ini memberi tahu Anda — berdasarkan pilihan Anda membuat — ketika Anda menerima pesan tertentu. Anda bisa membuat aturan, misalnya, yang secara otomatis mengirim pesan ke perangkat seluler ketika Anda menerima pesan dari anggota keluarga.

  • Mulai dari aturan kosong   
    ini adalah aturan yang Anda bisa membuat dan mengkustomisasi tanpa Templat aturan.


Langkah 1: Pilih Templat aturan Outlook

  1. Pilih aturan > Kelola aturan & pemberitahuan dari pita atau pilih File tab dan lalu pilih Kelola aturan & pemberitahuan.

  2. Di aturan dan pemberitahuan kotak dialog, pada tab Aturan email , pilih Aturan baru.

  3. Dalam Panduan aturan, di bawah langkah 1: Pilih Templat, pilih salah satu Templat default di bawah Tetap teratur, Tetap Up ke tanggal, atau, mulai dari aturan kosong.


Langkah 2: Edit Deskripsi aturan

Masing-masing Templat aturan yang Anda pilih di langkah 1 memiliki opsi sedikit berbeda untuk langkah 2. Saat opsi mengharuskan Anda membuat pilihan, misalnya untuk menentukan pengirim atau folder, pilih opsi yang akan digarisbawahi. Untuk contoh ini, kami telah memilih salah satu aturan yang paling umum, untuk memindahkan pesan dari seseorang ke folder.

  1. Pilih orang atau grup publik dalam kotak deskripsi edit untuk menampilkan buku alamat Anda. Baik memilih nama dari buku alamat Anda atau ketikkan alamat orang tersebut di kotak dari , lalu pilih OK.

  2. Pilih ditentukan untuk menampilkan daftar folder Anda. Anda bisa memilih folder yang sudah ada atau pilih baru untuk membuat folder baru. Ketika Anda telah memilih folder yang sesuai, pilih OK.

Jika Anda ingin menjelajahi opsi tingkat lanjut untuk aturan tersebut, pilih berikutnya dan lalu Lewati ke opsi aturan tingkat lanjut, di bawah ini. Jika tidak, pilih selesai. Ini kembali ke jendela aturan dan pemberitahuan . Dari sini, Anda bisa membuat aturan lain atau pilih OK untuk menyimpan perubahan Anda.

• Pindahkan pesan dari seseorang ke folder

  1. Pilih link orang atau folder publik .

  2. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak dari , pilih OK.

  4. Pilih link folder tertentu , dan dalam kotak dialog aturan dan pemberitahuan , pilih folder, dan lalu pilih OK.

  5. Pilih berikutnya dan masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

• Pemindahan pesan dengan kata tertentu dalam subjek ke folder

  1. Pilih kata tertentu subjek link.

  2. Dalam kotak dialog Cari teks , dalam kotak Tentukan kata atau frasa yang akan dicari dalam subjek , ketik kata atau frasa untuk dicari.

  3. Pilih Tambahkan untuk menambahkan entri ke panel daftar pencarian , dan lalu pilih OK.

  4. Pilih link folder tertentu , dan dalam kotak dialog aturan dan pemberitahuan , pilih folder, dan lalu pilih OK.

  5. Pilih berikutnya dan masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

• Pindahkan pesan dikirim ke grup publik ke folder

  1. Pilih link orang atau folder publik .

  2. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak ke , pilih OK.

  4. Pilih link folder tertentu , dan dalam kotak dialog aturan dan pemberitahuan , pilih folder, dan lalu pilih OK.

  5. Pilih berikutnya dan masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

• Bendera pesan dari seseorang untuk tindak lanjut

  1. Pilih link orang atau folder publik .

  2. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak dari , pilih OK.

  4. Dalam kotak dialog Bendera pesan , dalam kotak bendera untuk , terima pengaturan default tindak lanjut, atau pilih item lain di daftar.

  5. Dalam kotak untuk , terima pengaturan default dari hari ini atau pilih item lain di daftar.

  6. Pilih OK > berikutnya, dan kemudian pergi ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

• Pindahkan item RSS dari umpan RSS tertentu ke folder

Catatan: Untuk menggunakan opsi ini, Anda harus berlangganan umpan RSS. Saat Anda memilih opsi ini, ada permintaan untuk melanjutkan. Jika Anda pilih tidak, Anda tidak bisa melanjutkan, tapi jika Anda memilih ya, Anda bisa.

Tetap Up to Date Templat

• Tampilan email dari seseorang di jendela pemberitahuan Item baru

  1. Pilih link orang atau folder publik .

  2. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak dari , pilih OK.

  4. Pilih pesan tertentu di link jendela pemberitahuan Item baru.

  5. Dalam kotak dialog Pemberitahuan pesan , dalam kotak Tentukan pesan pemberitahuan , ketik pesan, dan lalu pilih OK.

  6. Pilih berikutnya, dan lalu masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

• Memutar suara saat saya mendapatkan pesan dari seseorang

  1. Pilih link orang atau folder publik .

  2. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak dari , pilih OK.

  4. Pilih link memutar suara , dan di jendela pilih putar suara , pilih file (misalnya, file .wav), dan lalu pilih buka.

  5. Pilih berikutnya, dan lalu masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

• Mengirim pemberitahuan ke perangkat seluler saya saat saya mendapatkan pesan dari seseorang

  1. Pilih link orang atau folder publik .

  2. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak dari , pilih OK.

  4. Pilih link meneruskan ke orang atau grup publik .

  5. Dalam kotak dialog Alamat aturan , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak pencarian , ketikkan nama.

      atau

    • Di daftar Buku alamat , pilih sumber.

  6. Ketika pilihan Anda ditampilkan di kotak ke , pilih OK.

  7. Pilih berikutnya, dan lalu masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.

Mulai dari aturan kosong Templat

  1. Pilih salah satu hal berikut ini.

    • Terapkan aturan pada pesan yang saya terima

      atau

    • Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim

  2. Pilih berikutnya, dan lalu masuk ke langkah 3: mengatur kondisi untuk aturan.


Langkah 3: Mengatur kondisi untuk aturan

Anda sekarang memiliki kesempatan untuk menambahkan kondisi untuk opsi yang Anda pilih di langkah 2: Edit Deskripsi aturan. Berdasarkan kondisi yang Anda pilih, opsi yang tersedia untuk edit Deskripsi aturan akan bervariasi.

Mengatur kondisi untuk Kapan untuk menerapkan aturan untuk opsi yang dipilih dalam Templat tetap terorganisasi atau tetap Up to Date Templat ketika Anda memulai panduan aturan

  1. Di bawah langkah 1: Pilih kondisi, pilih kotak centang untuk kondisi yang ingin Anda tambahkan.

    Catatan: Anda bisa memilih beberapa kotak centang.

  2. Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan (klik sebuah nilai bergaris bawah), pilih link, selesaikan tindakan diperlukan, dan ketika selesai, pilih OK.

  3. Pilih link berikutnya, selesaikan tindakan diperlukan, dan ketika selesai, pilih OK.

  4. Jika ada link lain, pilih, selesaikan tindakan diperlukan, dan ketika selesai, pilih OK.

  5. Pilih selesai bila selesai.

  1. Pada File tab, pilih Kelola aturan & pemberitahuan.

  2. Dalam kotak aturan dan pemberitahuan , pada tab Aturan email , pilih Aturan baru.

  3. Di bawah mulai dari aturan kosong, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima atau Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim,

  4. Pilih berikutnya, dan lakukan hal berikut ini:

    • Di bawah langkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi mana (kriteria) yang Anda inginkan untuk dipenuhi (match) pesan agar aturan dapat diterapkan.

      dan

    • Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, pilih sebuah nilai bergaris bawah untuk kondisi yang Anda tambahkan, dan lalu Tentukan nilainya.

  5. Pilih berikutnya, dan lakukan hal berikut ini:

    • Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  6. Pilih berikutnya, dan lakukan hal berikut ini:

    • Di bawah langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, dan pilih berikutnya.

      dan

    • Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, pilih sebuah nilai bergaris bawah untuk pengecualian yang Anda tambahkan, dan lalu Tentukan nilainya.

  7. Pilih berikutnya, dan lakukan hal berikut ini:

    • Di bawah langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, ketikkan nama.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.

      Tips: 

      • Untuk menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada di kotak masuk, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di "Kotak masuk" .

      • Untuk menonaktifkan aturan yang diaktifkan secara otomatis, kosongkan kotak centang Aktifkan aturan ini .

      • Untuk menerapkan aturan ke semua akun email yang disetel di Outlook, pilih kotak centang Buat aturan ini pada semua akun .

  8. Pilih Selesai.

Anda bisa membuat aturan dari pesan apa pun. Keuntungan metode ini adalah aturan yang disarankan berdasarkan pengirim atau penerima. Misalnya, ketika Anda memulai dengan pesan, satu aturan yang disarankan memindahkan semua pesan dari pengirim tersebut ke folder yang Anda pilih.

  1. Di kotak masukAnda, pilih pesan yang Anda ingin membuat aturan untuk, dan lalu pada tab Beranda , di grup Pindahkan , pilih aturan.

    Catatan: Di daftar aturan, aturan yang disarankan muncul berdasarkan pengirim dan Penerima.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Pilih aturan yang disarankan, pilih folder tujuan, dan lalu pilih OK untuk menyelesaikan tugas aturan.

      atau

    • Pilih Buat aturan dan masuk ke langkah berikutnya.

  3. Dalam kotak dialog Buat aturan , di bawah saat saya mendapatkan email dengan semua kondisi yang dipilih, pilih tidak ada atau salah satu atau beberapa kotak centang yang tersedia.

  4. Di bawah lakukan hal berikut ini, pilih kotak centang untuk tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu (kriteria) terpenuhi.

  5. Pilih kotak centang Pindahkan item folder .

  6. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Pilih Pilih Folder dan pilih folder yang sudah ada.

      atau

    • Pilih baru untuk membuat folder.

    Catatan: 

    • Untuk menambahkan kondisi lainnya, tindakan, atau pengecualian untuk aturan tersebut, pilih Opsi tingkat lanjut, dan lalu ikuti instruksi di Panduan aturanlainnya.

    • Lihat mendesain aturan kustom untuk informasi selengkapnya.

  7. Pilih OK.

  8. Dalam kotak pemberitahuan, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Pilih OK.

      atau

    • Pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini , dan lalu pilih OK.

Lihat Mengimpor atau mengekspor sekumpulan aturan untuk mempelajari cara mengimpor atau mengekspor aturan sehingga orang lain bisa menggunakannya.

Anda bisa menghapus aturan bila tidak lagi diperlukan.

  1. Pada File tab, pilih Kelola aturan & pemberitahuan.

  2. Di aturan dan pemberitahuan kotak dialog, pada tab Aturan email , pilih aturan yang ingin Anda hapus.

  3. Pilih Hapus Ikon Hapus > OK.

Anda bisa menjalankan satu atau beberapa aturan secara manual.

  1. Pada File tab, pilih Kelola aturan & pemberitahuan, dan pada tab Aturan email , pilih Jalankan aturan sekarang.

  2. Di Jalankan aturan sekarang kotak, di bawah pilih aturan untuk menjalankan, pilih kotak centang untuk setiap aturan yang ingin Anda jalankan.

  3. Dalam kotak Jalankan di Folder , untuk memilih folder berbeda, pilih Telusuri, pilih folder, dan lalu pilih OK.

    Pilih kotak centang Sertakan subfolder untuk menyertakan semua folder di bawah folder yang Anda pilih di langkah 3.

  4. Di daftar Terapkan aturan ke , terima pengaturan default semua pesan, atau mengubah untuk membaca atau pesan yang belum dibaca.

  5. Pilih Jalankan sekarang.

Ada dua tipe aturan di Outlook— berbasis server dan klien saja.

  • Aturan berbasis server    
    ketika Anda menggunakan akun Microsoft Exchange Server, beberapa aturan berbasis server. Aturan ini berjalan pada kotak surat Anda di server email Exchange meskipun Outlook tidak dijalankan.

    Aturan berbasis server harus diterapkan pada pesan saat mereka terlebih dahulu dikirim ke kotak masuk, dan aturan harus bisa menjalankan sampai mereka selesai di server. Misalnya, aturan yang menentukan bahwa pesan dicetak tidak bisa menjalankan sampai selesai di server. Jika aturan tidak diterapkan pada server, itu diterapkan ketika Anda memulai Outlook dan kemudian menjadi aturan klien saja.

  • Aturan klien saja   
    adalah aturan klien saja aturan yang berjalan hanya pada komputer Anda. Ini adalah aturan yang berjalan di Outlook bukan pada Exchange server. Aturan klien saja hanya bisa berjalan ketika Outlook dijalankan.

Tips: Jika daftar aturan Anda memuat kedua aturan tersebut, maka aturan berbasis server yang akan diterapkan terlebih dulu, diikuti dengan aturan klien saja.

Tanda terima pengiriman, respons pemungutan suara, dan balasan otomatis

Ketika aturan diterapkan, tanda terima pengiriman, tanda terima baca, respons pemungutan suara, dan balasan otomatis (pemberitahuan di luar kantor) diproses mereka-jika pesan. Aturan yang memindahkan pesan dengan kata "Rapat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, misalnya, juga memindahkan semua tanda terima pengiriman, pemungutan suara respons, atau balasan otomatis ke folder yang sama.

Catatan: Ketika aturan memindahkan respons pemungutan suara dari kotak masuk ke folder lain, memilih pelacakan terpengaruh. Ketika pesan terkirim yang disertakan tombol pemungutan suara dibuka, informasi pelacakan tidak akan menyertakan penghitungan untuk respons yang aturan dipindahkan. Secara manual memindahkan atau menghapus respons tidak mempengaruhi pelacakan.

Permintaan Rapat, permintaan tugas, dan dokumen

Permintaan Rapat, permintaan tugas, dan dokumen yang dianggap sebagai pesan. Jika Anda membuat sebuah aturan yang memindahkan item ke folder tertentu berdasarkan kondisi tertentu (kriteria) terpenuhi (cocok), lalu permintaan Rapat dan tugas yang cocok kondisi tersebut juga dipindahkan. Hati-hati, namun, batasan berikut ini saat Anda membuat aturan yang mempengaruhi jenis item:

  • Jika item dipindahkan ke folder selain folder email, item mungkin tidak berfungsi seperti yang diharapkan setelah dipindahkan. Misalnya, jika pesan akan dipindahkan ke folder kalender , janji baru tidak dibuat.

  • Jika respons rapat atau tugas dipindahkan ke folder Item Terhapus dengan menggunakan aturan, maka respons tidak dilacak oleh item semula.

  • Jika permintaan rapat dipindahkan secara otomatis ke folder Item Terhapus, maka rapat tidak ditambahkan ke Kalender.

  • Aturan yang mempengaruhi pesan yang Anda kirim tidak diterapkan ke permintaan tugas dan permintaan rapat.

Grup kontak

Aturan yang mencakup grup kontak dapat menunjukkan reaksi berbeda dari aturan lain bergantung pada bagaimana aturan dibuat.

  • Memindahkan pesan yang dikirim ke grup publik ke folder   
    aturan ini tersedia hanya jika Anda menggunakan akun Server Exchange . Hanya pesan yang dikirim ke grup kontak dipindahkan ke folder tertentu. Pesan dari orang-orang yang menjadi anggota grup kontak tidak dipindahkan ke folder tertentu.

akun Server Exchange (mulai dengan Server Exchange 2010) bisa menggunakan aturan untuk meneruskan pesan ke alamat di luar organisasi Anda. Exchange administrator, namun, bisa mencegah otomatis meneruskan pesan ke penerima di domain tertentu.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menentukan versi Microsoft Exchange Server yang tersambung ke akun saya.

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan email

Aturan adalah sebuah tindakan yang Microsoft Outlook membawa secara otomatis pada pesan masuk atau terkirim yang memenuhi kondisi yang Anda tentukan di aturan. Anda bisa memilih banyak kondisi dan tindakan dengan menggunakan panduan aturan.

Aturan jatuh ke salah satu dari dua kategori — organisasi dan pemberitahuan. Aturan tidak beroperasi pada pesan yang belum dibaca, hanya pada orang-orang yang belum dibaca.

Templat aturan dalam Panduan Aturan

Panduan Aturan termasuk templat untuk aturan yang paling sering digunakan, termasuk yang berikut ini:

  • Tetap teratur    Aturan ini membantu Anda file dan menindaklanjuti pesan. Misalnya, Anda bisa membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu, seperti Bobby Moore, dengan kata "penjualan" di baris subjek , dibenderai untuk ditindaklanjuti, dikategorikan sebagai penjualan, dan dipindahkan ke folder bernama Bobby penjualan.

  • Tetap Up to Date    Aturan ini memberi tahu Anda dalam beberapa cara ketika Anda menerima pesan tertentu. Misalnya, Anda bisa membuat aturan yang secara otomatis mengirim pemberitahuan ke perangkat seluler Anda ketika Anda menerima pesan dari anggota keluarga.

  • Mulai dari aturan kosong    Ini adalah aturan yang Anda buat tanpa bantuan templat aturan sehingga dapat Anda kustomisasi sepenuhnya.

Membuat aturan

Outlook menyertakan Templat aturan untuk skenario umum. Gunakan Templat aturan ini, atau membuat desain aturan kustom Anda sendiri.

Menggunakan templat aturan Outlook

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.

  4. Di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih templat yang Anda inginkan dari koleksi templat Tetap Terorganisasi atau Tetap Up to Date.

  5. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah. Misalnya, jika Anda mengklik link orang atau grup publik, Buku Alamat akan terbuka.

  6. Klik Berikutnya.

  7. Di bawah Langkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  8. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  9. Klik Berikutnya.

  10. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.

  11. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  12. Klik Berikutnya.

  13. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  14. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  15. Klik Berikutnya.

  16. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, masukkan nama.

  17. Di bawah Langkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.

    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada di “Kotak Masuk".

    • Secara default, aturan baru diaktifkan. Untuk menonaktifkan aturan, kosongkan kotak centang Aktifkan aturan ini.

    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email yang disiapkan di Outlook, pilih kotak centang Buat aturan ini pada semua akun .

  18. Klik Selesai.

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.

  4. Di bawah Mulai dari aturan kosong, klik salah satu Periksa pesan saat masuk atau Periksa pesan setelah mengirim.

  5. Klik Berikutnya.

  6. Di bawah Langkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  7. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  8. Klik Berikutnya.

  9. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.

  10. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  11. Klik Berikutnya.

  12. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  13. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  14. Klik Berikutnya.

  15. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, masukkan nama.

  16. Di bawah Langkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.

    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada di “Kotak Masuk".

    • Secara default, aturan baru diaktifkan. Untuk menonaktifkan aturan, kosongkan kotak centang Aktifkan aturan ini.

    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email yang disiapkan di Outlook, pilih kotak centang Buat aturan ini pada semua akun .

  17. Klik Selesai.

Aturan bisa dibuat dengan cepat dari setiap pesan. Keuntungan membuat aturan dengan cara ini adalah aturan yang disarankan berdasarkan pengirim atau penerima. Misalnya, ketika Anda memulai dengan pesan, satu aturan yang disarankan memindahkan semua pesan dari pengirim tersebut ke folder yang Anda pilih.

  1. Klik pesan dari mana Anda ingin membuat aturan, lalu pada tab Beranda, dalam grup Pindahkan, klik Aturan.

    Aturan yang disarankan muncul berdasarkan pengirim dan penerima pesan.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Klik salah satu aturan yang disarankan, klik folder tujuan, lalu klik OK.

    • Untuk opsi aturan lainnya yang berdasarkan pada pengirim, penerima, atau subjek pesan, klik Buat Aturan.

Jika Anda memilih Buat Aturan dalam langkah 2, kotak dialog Buat Aturan akan muncul. Lanjutkan dengan langkah-langkah berikut ini.

  1. Di bawah Jika saya mendapatkan email dengan semua kondisi yang dipilih, pilih kotak centang untuk kondisi yang Anda inginkan.

  2. Di bawah Lakukan hal berikut, pilih kotak centang untuk tindakan yang Anda ingin agar dijalankan oleh aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.

  3. Pilih kotak centang Pindahkan item ke folder.

  4. Klik folder lama atau klik Baru untuk membuat folder untuk menyimpan pesan.

    Untuk menambahkan kondisi lainnya, tindakan, atau pengecualian untuk aturan tersebut, klik Opsi tingkat lanjut, dan lalu ikuti instruksi di Panduan aturanlainnya. Ini adalah panduan sama yang muncul saat Anda mengklik Kelola aturan & pemberitahuan dalam tampilan Backstage (dengan mengklik File tab). Lihat mendesain aturan kustom untuk informasi selengkapnya.

  5. Klik OK.

Lihat Mengimpor atau mengekspor sekumpulan aturan untuk mempelajari cara mengimpor atau mengekspor aturan sehingga orang lain bisa menggunakannya.

Jika Anda ingin menjalankan satu atau beberapa aturan secara manual, lakukan hal berikut ini:

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Klik Jalankan Aturan Sekarang.

  4. Dalam kotak dialog Jalankan Aturan Sekarang, dalam Pilih aturan yang dijalankan, pilih kotak centang di samping setiap aturan yang ingin Anda jalankan.

  5. Dalam kotak Jalankan di Folder, jika Anda ingin memilih folder lain, klik Telusuri, klik foldernya, lalu klik OK.

    Pilih kotak centang Sertakan subfolder untuk memasukkan semua subfolder dalam folder yang ditentukan di langkah 5.

  6. Di daftar Terapkan aturan ke, default adalah semua pesan. Anda dapat mengubahnya ke pesan sudah dibaca atau belum dibaca.

  7. Klik Jalankan Sekarang.

Ada dua tipe aturan di Outlook — berbasis server dan klien saja.

  • Aturan berbasis server    Jika Anda menggunakan akun Microsoft Exchange Server, beberapa aturan yang Anda buat adalah aturan berbasis server. Aturan ini berjalan pada kotak surat Anda di Exchange server email, bahkan saat Outlook tidak berjalan di komputer Anda. Aturan berbasis server harus diterapkan pada pesan saat mereka terlebih dahulu dikirim ke kotak masuk, dan aturan harus bisa menjalankan sampai mereka selesai di server. Misalnya, aturan yang menentukan bahwa pesan dicetak tidak bisa menjalankan sampai selesai di server. Jika aturan tidak diterapkan pada server, itu diterapkan saat Anda memulai Outlook dan menjadi aturan klien saja.

  • Aturan klien saja    Aturan klien saja adalah aturan yang berjalan hanya pada komputer Anda. Ini adalah aturan yang tidak bisa menjalankan sampai mereka selesai di server, seperti menentukan untuk mencetak pesan tertentu. Aturan klien saja hanya bisa berjalan ketika Outlook dijalankan.

Jika daftar aturan Anda memuat kedua aturan tersebut, maka aturan berbasis server yang akan diterapkan terlebih dulu, diikuti dengan aturan klien saja.

Menerapkan aturan ke item Outlook lainnya

Ketika aturan diterapkan, tanda terima pengiriman, tanda terima baca, respons pemungutan suara, dan Balasan Otomatis (pemberitahuan Di Luar Kantor) diproses seolah itu semua adalah pesan. Misalnya, aturan yang memindahkan item dengan kata "rapat" dalam subjek ke folder khusus, juga memindahkan semua tanda terima pengiriman, respons pemungutan suara, atau Balasan Otomatis yang memuat kata "rapat" dalam subjeknya.

Catatan: Ketika aturan memindahkan respons pemungutan suara dari kotak masuk ke folder lain, suara Anda pelacakan terpengaruh. Ketika Anda membuka pesan terkirim yang disertakan tombol pemungutan suara, informasi pelacakan tidak akan menyertakan penghitungan untuk respons yang aturan dipindahkan. Secara manual memindahkan atau menghapus respons tidak mempengaruhi pelacakan.

Ketika menerapkan aturan, permintaan Rapat, permintaan tugas, dan dokumen akan diperlakukan sebagai pesan. Misalnya, saat Anda membuat sebuah aturan yang memindahkan item dengan kata "Rapat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, permintaan tugas atau permintaan Rapat yang memenuhi kondisi itu dipindahkan juga. Namun, perhatikan batasan berikut ini saat Anda membuat aturan yang mempengaruhi jenis item:

  • Item dipindahkan ke folder selain folder email bisa jadi tidak bekerja sesuai harapan setelah dipindahkan. Misalnya, jika pesan dipindahkan ke folder Kalender, janji yang baru tidak akan dibuat.

  • Jika respons Rapat atau tugas dipindahkan ke folder Item terhapus dengan menggunakan aturan, maka respons tidak dilacak oleh item semula.

  • Jika permintaan rapat dipindahkan secara otomatis ke folder Item Terhapus, maka rapat tidak ditambahkan ke Kalender.

  • Aturan yang mempengaruhi pesan yang Anda kirim tidak diterapkan ke permintaan tugas dan permintaan rapat.

Grup Kontak

Sebuah aturan yang mencakup Grup Kontak dapat menunjukkan reaksi berbeda bergantung pada bagaimana aturan dibuat.

  • Memindahkan pesan yang dikirim ke folder grup kontak     Aturan ini hanya tersedia hanya jika Anda menggunakan akun Exchange Server. Hanya pesan yang dikirim ke grup kontak dipindahkan ke folder tertentu. Pesan dari orang-orang yang menjadi anggota grup kontak tidak dipindahkan ke folder tertentu.

Jika Anda menggunakan akun Microsoft Exchange Server 2010, secara default, Anda tidak bisa menggunakan aturan untuk meneruskan pesan ke alamat di luar organisasi Anda. Pengaturan ini membantu mencegah rahasia dan organisasi informasi pribadi dari diteruskan. Pengaturan ini hanya bisa diubah oleh Exchange administrator.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menentukan versi Microsoft Exchange Server akun saya tersambung ke.

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan

Aturan adalah sebuah tindakan yang Microsoft Outlook membawa secara otomatis pada pesan masuk atau terkirim yang memenuhi kondisi yang Anda tentukan di aturan. Anda bisa memilih banyak kondisi dan tindakan dengan menggunakan aturan dan pemberitahuan panduan. Aturan tidak beroperasi pada pesan yang belum dibaca, hanya pada orang-orang yang belum dibaca.

Aturan jatuh ke salah satu dari dua kategori Umum: organisasi dan pemberitahuan. Aturan dan pemberitahuan panduan berisi Templat untuk aturan yang paling sering digunakan.

  • Tetap teratur    Ini adalah aturan yang membantu Anda untuk file dan menindaklanjuti pesan. Misalnya, Anda bisa membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu, seperti Bobby Moore, dengan kata "penjualan" di baris subjek , dibenderai untuk ditindaklanjuti, dikategorikan sebagai penjualan, dan dipindahkan ke folder bernama Bobby penjualan.

  • Tetap mendapatkan berita terkini    Ini adalah aturan yang memberitahu Anda dalam beberapa cara ketika Anda menerima pesan tertentu. Misalnya, Anda bisa membuat aturan yang secara otomatis mengirim pemberitahuan ke telepon seluler Anda ketika Anda menerima pesan dari anggota keluarga.

  • Mulai dari aturan kosong    Ini adalah aturan yang Anda buat dari awal.

    Templat Aturan
    Gambar 1: Aturan dan pemberitahuan panduan berisi beberapa aturan yang sudah ditentukan sebelumnya, yang disebut Templat.

Pengecualian

Anda bisa menambahkan pengecualian untuk aturan Anda untuk keadaan khusus, seperti ketika pesan yang dibenderai untuk tindak lanjut tindakan atau ditandai dengan sangat penting. Aturan tidak diterapkan ke pesan jika bahkan salah satu pengecualian yang Anda tentukan terpenuhi.

  1. Di Panel Navigasi, klik email.

  2. Pada menu alat , klik aturan dan pemberitahuan.

  3. Jika Anda memiliki lebih dari satu akun email, di daftar Terapkan perubahan ke folder ini , pilih kotak masuk yang Anda inginkan.

  4. Klik Aturan Baru.

  5. Di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih templat yang Anda inginkan dari koleksi templat Tetap Terorganisasi atau Tetap Up to Date.

  6. Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah. Misalnya, jika Anda mengklik link orang atau daftar distribusi , buku alamat yang terbuka.

  7. Di bawah Langkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  8. Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah jika Anda memiliki tidak melakukannya, dan klik berikutnya.

  9. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.

  10. Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah jika Anda memiliki tidak melakukannya, dan klik berikutnya.

  11. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  12. Untuk menyelesaikan pembuatan aturan, masukkan nama untuk aturan, lalu pilih opsi lain yang Anda inginkan.

    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di salah satu folder, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di "folder" .

    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email Anda dan kotak masuk yang terkait dengan setiap akun, pilih kotak centang Buat aturan ini pada semua akun .

  13. Klik Selesai.

Untuk membuat aturan dengan memilih kondisi Anda sendiri, tindakan, dan pengecualian, lakukan hal berikut:

  1. Di Panel Navigasi, klik email.

  2. Pada menu alat , klik aturan dan pemberitahuan.

  3. Jika Anda memiliki lebih dari satu akun email, di daftar Terapkan perubahan ke folder ini , pilih kotak masuk yang Anda inginkan.

  4. Klik Aturan Baru.

  5. Di bawah mulai dari aturan kosong, pilih Periksa pesan saat pesan datang atau Periksa pesan setelah mengirim, dan lalu klik berikutnya.

  6. Di bawah Langkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  7. Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah jika Anda memiliki tidak melakukannya, dan klik berikutnya.

  8. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.

  9. Di bawah langkah 2: Edit Deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah jika Anda memiliki tidak melakukannya, dan klik berikutnya.

  10. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  11. Untuk menyelesaikan pembuatan aturan, masukkan nama untuk aturan, lalu pilih opsi lain yang Anda inginkan.

    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di salah satu folder, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di "folder" .

    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email Anda dan kotak masuk yang terkait dengan setiap akun, pilih kotak centang Buat aturan ini pada semua akun .

  12. Klik Selesai.

Anda bisa membuat aturan secara langsung dari pesan. Misalnya, Anda bisa membuat aturan untuk memindahkan pesan dari seseorang ke folder tertentu.

  1. Klik kanan pesan yang Anda ingin mendasarkan aturan, dan lalu klik Buat aturan pada menu pintasan.

    Dalam kotak dialog Buat aturan , pilih kotak centang untuk opsi yang sudah diisi dengan informasi dari pesan yang dipilih.

  2. Pilih kotak centang Pindahkan item ke folder.

  3. Klik folder yang sudah ada atau klik baru untuk membuat folder baru untuk menyimpan pesan.

  4. Untuk menambahkan kondisi lainnya, tindakan, atau pengecualian untuk aturan tersebut, klik Opsi tingkat lanjut, dan lalu mengikuti instruksi dalam aturan dan pemberitahuan panduan yang tersisa.

    Tips     Untuk menjalankan aturan segera setelah Anda membuatnya, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder pada halaman terakhir aturan dan pemberitahuan panduan.

    Semua pesan dalam kotak masuk, atau folder mana pun yang Anda pilih, yang memenuhi syarat dan pengecualian terkait dengan aturan dipindahkan ke folder tertentu. Untuk menguji aturan baru Anda, buka folder baru. Pesan benar dipindahkan?

Jika Anda ingin menjalankan aturan secara berkala tapi tidak sepanjang waktu, lakukan hal berikut:

  1. Pada menu alat , klik aturan dan pemberitahuan.

  2. Dalam kotak dialog aturan dan pemberitahuan , menonaktifkan aturan dengan mengosongkan kotak centang di samping aturan.

  3. Klik Jalankan Aturan Sekarang.

  4. Di Jalankan aturan sekarang kotak dialog, di bawah pilih aturan untuk menjalankan, pilih kotak centang di samping aturan yang ingin Anda jalankan.

  5. Pilih folder yang Anda inginkan untuk menerapkan aturan.

  6. Pilih kategori pesan yang Anda inginkan untuk menerapkan aturan.

    Misalnya, Anda bisa menerapkan aturan hanya untuk pesan yang belum dibaca dalam folder.

  7. Klik Jalankan Sekarang.

Aturan berbasis server    Jika Anda memiliki akun Microsoft Exchange, server bisa menerapkan aturan ke pesan Anda bahkan jika Outlook tidak berjalan. Ini disebut aturan berbasis server. Aturan harus disetel ke diterapkan pada pesan saat mereka dikirim ke kotak masuk Anda di server, dan aturan harus bisa dijalankan untuk penyelesaian di server. Misalnya, aturan tidak bisa menjalankan menuju penyelesaian di server jika tindakan menentukan bahwa sebuah pesan akan dicetak. Jika aturan tidak diterapkan pada server, itu diterapkan saat Anda memulai Outlook.

Aturan klien saja    "Klien" adalah program email yang berjalan di komputer seseorang. Aturan yang tidak dapat diterapkan oleh server adalah "aturan klien saja" karena hanya berjalan pada komputer individu. Jika daftar aturan berisi aturan yang dapat dijalankan pada server serta orang-orang yang tidak bisa, aturan berbasis server yang akan diterapkan terlebih dahulu, diikuti dengan aturan klien saja.

Tanda terima pengiriman, baca tanda terima, respons pemungutan suara dan pemberitahuan di luar kantor diperlakukan sebagai pesan. Misalnya, ketika Anda membuat aturan yang memindahkan item dengan kata "Rapat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, Semua tanda terima pengiriman, pemungutan suara respons, dan pesan di luar kantor yang memenuhi kondisi ini dipindahkan juga.

Catatan: Jika respons pemungutan suara dipindahkan dari kotak masuk, respons tidak dilacak secara otomatis dalam pesan asli.

Permintaan Rapat, permintaan tugas, dan dokumen akan diperlakukan sebagai pesan. Misalnya, saat Anda membuat sebuah aturan yang memindahkan item dengan kata "Rapat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, permintaan tugas atau permintaan Rapat yang memenuhi kondisi itu dipindahkan juga. Namun, ingatlah batasan berikut ini saat Anda membuat aturan yang mempengaruhi item tipe ini:

  • Item dipindahkan ke nonmail folder mungkin tidak berfungsi seperti yang Anda harapkan setelah dipindahkan. Misalnya, jika pesan dipindahkan ke folder kalender , janji baru tidak dibuat.

  • Jika respons Rapat atau tugas dipindahkan ke folder Item terhapus dengan menggunakan aturan, maka respons tidak dilacak oleh item semula.

  • Jika permintaan Rapat secara otomatis dipindahkan ke folder Item terhapus , Rapat tidak ditambahkan ke kalender.

  • Aturan yang mempengaruhi pesan yang Anda kirim tidak diterapkan ke permintaan tugas dan permintaan Rapat.

Aturan baru untuk daftar distribusi akan berperilaku berbeda bergantung pada cara Anda membuat aturan:

  • Memindahkan pesan yang dikirim ke daftar distribusi ke folder    Jika Anda memilih Templat aturan ini, hanya pesan yang dikirimkan ke daftar distribusi dipindahkan ke folder tertentu. Pesan dari orang-orang yang berada di daftar distribusi tidak akan dipindahkan ke folder tertentu.

    Catatan: Aturan ini berfungsi hanya untuk akun Exchange.

  • Memindahkan pesan dari seseorang ke folder    Jika Anda memilih Templat aturan ini, pesan dari orang yang anggota daftar distribusi yang Anda tentukan juga dipindahkan ke folder tertentu.

Jika Anda bekerja dalam sebuah organisasi yang menggunakan Exchange, secara default, pesan Anda meneruskan ke alamat email eksternal di luar organisasi Anda menggunakan aturan tidak akan dikirim. Pengaturan ini untuk membantu mencegah data perusahaan diteruskan dan dikontrol oleh administrator Exchange Anda.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×