Ada beberapa tindakan yang perlu Anda lakukan untuk menjaga daftar Kontak Anda tetap terkini. Artikel ini membantu Anda menata kontak sehingga Anda bisa dengan mudah menemukan orang-orang yang perlu Anda hubungi.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Mencari orang
Kotak pencarian terletak di daftar Kontak, di bawah ikon Kontak, dan dalam tampilan Telepon, di bawah ikon Telepon. Anda bisa mencari nama orang atau untuk keterampilan (jabatan), lalu menambahkannya ke daftar Kontak Anda, misalnya.
-
Dalam kotak pencarian, ketikkan nama, alias email, atau nomor telepon. Anda bahkan bisa mengetik nama grup distribusi atau alias. Perangkat lunak komunikasi Microsoft Lync 2010 menampilkan hasil saat Anda mengetik. Jika ada lebih dari satu kontak atau grup yang muncul, kontak yang ada di daftar Kontak Anda akan muncul di bagian atas daftar. Semua kontak dan non-kontak akan memiliki bilah status vertikal di sebelah kiri gambar orang tersebut, dan akan menunjukkan kehadiran, seperti Tersedia, Offline, dan Sibuk.
-
Jika perusahaan Anda menggunakan layanan SharePoint Microsoft, tombol Nama dan Keterampilan muncul di bawah kotak pencarian. Anda dapat mencari menggunakan kata kunci, seperti jabatan pekerjaan atau area keahlian. Klik Keterampilan untuk melihat orang lain dengan bidang keahlian atau jabatan yang serupa. Klik X dalam kotak pencarian untuk kembali ke daftar Kontak.
Menambahkan kontak
Topik sebelumnya menunjukkan bahwa Anda bisa mencari seseorang dengan menggunakan nama, alias email, atau nomor telepon. Untuk prosedur ini, kami akan menggunakan sebagai contoh, pencarian menurut nama. Jadi, setelah Anda menyelesaikan pencarian, daftar orang yang namanya cocok dengan pencarian ditampilkan. Pada kartu kontak orang tersebut, Anda bisa menggunakan pilihan Tambahkan ke Daftar Kontak atau tombol Tambahkan .
-
Gulir daftar hasil pencarian hingga Anda masuk ke orang yang ingin Anda tambahkan ke daftar Kontak Anda. Pada kartu kontak orang tersebut, klik kanan, lalu klik Tambahkan ke Daftar Kontak. Atau, klik panah bawah pada tombol Tambahkan .
-
Jika Anda telah menyiapkan grup atau kategori kontak, daftar grup tersebut akan ditampilkan. Pilih grup kontak di mana untuk menempatkan kontak.
-
Jika Anda belum menyiapkan grup apa pun tetapi ingin, klik Tambahkan ke Grup Baru, lalu ketikkan nama grup baru yang ingin Anda buat.
Tips: Ketikkan nama lengkap orang tersebut (atau sebagian besarnya) dalam kotak pencarian, karena jika Anda hanya mengetikkan nama depan, terutama nama yang umum digunakan, Anda akan mendapatkan beberapa pengembalian. Jika perusahaan Anda telah mengonfigurasi batasan jumlah orang yang ditampilkan, Maka Anda perlu memperbaiki dan melakukan pencarian ulang jika kontak yang diinginkan tidak tercantum.
Jumlah kontak default maksimum yang bisa ditambahkan adalah 1000. Nomor aktual Anda diatur oleh tim dukungan Anda, jadi hubungi mereka untuk mendapatkan informasi jika nomor tersebut belum tersedia untuk Anda.
Atas Halaman
Memilih beberapa kontak
Terkadang lebih efisien memilih beberapa kontak dalam satu waktu. Contohnya adalah ketika Anda menyusun undangan rapat.
-
Untuk memilih beberapa kontak yang tidak berdekatan, tekan dan tahan tombol CTRL sambil mengkliknya.
-
Untuk kontak yang berdekatan, tekan dan tahan tombol SHIFT saat Anda mengklik, atau gunakan tombol panah untuk memilih.
Menambahkan orang dari luar perusahaan Anda ke daftar Kontak Anda
Lync 2010 bisa menampilkan informasi kehadiran untuk kontak yang menggunakan layanan email seperti jaringan layanan Internet Windows Live (termasuk MSN dan Hotmail), AOL®, dan Yahoo!®, dan siapa yang bergabung ke Lync. Pengguna gabungan (pengguna yang berada di luar perusahaan Anda) bisa melakukan aktivitas seperti berbagi informasi kehadiran, melakukan panggilan Lync, dan melakukan konferensi video.
-
Buka Lync, dan, dalam kotak pencarian, ketikkan alamat email untuk orang yang ingin Anda tambahkan ke daftar Kontak Anda.
-
Di kartu kontak yang muncul, klik tombol Tambahkan .
-
Pilih grup kontak di mana untuk menempatkan kontak. Anda juga dapat membuat grup baru saat ini dengan mengetikkan nama di samping bidang Grup Baru .
Beberapa pengguna memiliki akun email dengan layanan yang tidak tergabung dengan Lync. Meskipun Anda bisa menambahkan pengguna ini ke daftar Kontak Anda dengan cara yang sama dengan menambahkan pengguna gabungan, Anda tidak akan melihat informasi kehadiran untuk mereka.
Pengguna lain masuk ke situs gabungan menggunakan ID pengguna non-federasi mereka (alamat email). Jika demikian, gunakan format user(unfederated.com)@federatedcompany.com--misalnya, MrContoso(gmail.com)@msn.com.--saat Anda menambahkan kontak. Menggunakan format ini akan memastikan bahwa kehadirannya akan ditampilkan di Lync.
Buat grup baru
Bila Anda sudah menemukan kontak yang Anda inginkan, Anda bisa menambahkannya ke grup kontak sehingga Anda bisa menemukannya dengan mudah di lain waktu. Lync secara otomatis mengisi Kontak Sering berdasarkan 10 kontak dengan siapa Anda paling sering melakukan percakapan. Anda juga bisa "menyematkan" kontak terpenting Anda ke bagian atas grup untuk akses cepat. Lync telah mengisi daftar yang disematkan sebelumnya dengan anggota tim Anda.
Menyematkan atau melepaskan sematan kontak yang sering ke bagian atas grup
Untuk menyematkan atau melepaskan semat kontak yang sering, lakukan salah satu hal berikut ini.
-
Buka Lync, dan, di daftar Kontak Anda, klik kanan orang tersebut, lalu klik Sematkan ke Kontak Yang Sering.
-
Untuk melepaskan sematan kontak, klik kanan, lalu klik Lepas sematan dari Kontak yang Sering.
Membuat grup kontak
Saat Anda membuat grup di Lync, itu disebut grup kontak karena grup itu menata kontak Anda dalam grup yang bermakna bagi Anda. Anda bisa mengirim IM kepada mereka, mengirim email kepada mereka, dan menyiapkan rapat dengan mereka.
Anda mungkin pernah mendengar tentang Grup Microsoft 365 . Grup Microsoft 365 adalah ruang kerja bersama untuk email, percakapan, file, dan acara kalender di mana anggota grup bisa berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Anda tidak bisa membuat Grup Microsoft 365 dari Lync. Lihat Mempelajari tentang Grup Office 365 untuk informasi selengkapnya.
-
Buka Lync, dan, di daftar Kontak Anda, klik kanan nama grup apa pun (misalnya, Kontak yang Sering), klik Buat Grup Baru, lalu beri nama grup tersebut.
-
Untuk menambahkan orang ke grup baru, cari kontak, arahkan ke nama kontak dalam hasil pencarian, lalu klik tanda plus (+). Atau, klik kanan kontak dalam hasil pencarian, klik Tambahkan ke Daftar Kontak, lalu klik nama grup.
Catatan: Saat Anda membuat grup kontak pertama Anda Lync juga secara otomatis membuat grup untuk Anda yang disebut Kontak Lain. Anda bisa menetapkan ke grup ini kontak baru yang tidak memerlukan keanggotaan grup yang lebih spesifik.
Menghapus atau menghapus grup
Untuk menghapus grup yang telah Anda buat:
-
Pilih Grup dari area tampilan di atas daftar Kontak Anda. (Jika pilihan tersebut tidak ditampilkan, klik panah bawah tepat di bawah bidang Pencarian untuk menampilkan tombol Grup, Status, dan Hubungan.)
-
Klik kanan nama grup yang ingin Anda hapus, lalu pilih Hapus Grup dari menu turun bawah.
Catatan: Grup Kontak Yang Sering dan Kontak Lain dihasilkan secara otomatis dan oleh karena itu tidak bisa dihapus.
Mengganti nama grup
Untuk mengganti nama grup:
-
Klik kanan nama grup di daftar Kontak, pilih Ganti Nama Grup, lalu ketikkan nama grup baru.
Mengurutkan dan menampilkan kontak Anda
Anda bisa mengurutkan kontak Anda sesuai dengan berbagai kategori (statusnya, keanggotaan grup, dan hubungan privasi), dan Anda bisa memilih bagaimana Anda ingin menampilkan daftar kontak individual.
Mengurutkan kontak dalam daftar Kontak
-
Untuk menata kontak Anda sehingga kontak yang online tampil di bagian atas daftar, klik Status. Kontak online Anda akan ditampilkan di bagian atas, diikuti dengan kontak dengan status Tidak Di Tempat, Tidak Diketahui, dan Tidak Tersedia.
-
Untuk menampilkan kontak Anda sesuai grup tempat mereka menjadi anggota (termasuk grup default Kontak Sering dan Kontak Lain dan grup apa pun yang telah Anda buat), klik Grup.
-
Untuk mengurutkan kontak Anda menurut hubungan privasi mereka, klik Hubungan. (Untuk melihat penjelasan tentang hubungan tersebut, klik kanan kontak, lalu arahkan ke Ubah Hubungan Privasi.)
Mengubah tampilan entri individual dalam daftar Kontak Anda
-
Klik panah di samping tombol Opsi Tampilan di bawah kotak pencarian untuk menampilkan menu Opsi Tata Letak .
Bergantung pada cara Anda mengurutkan kontak, opsi berbeda muncul di menu. Misalnya, Anda dapat memilih untuk memperlihatkan "nama yang mudah dikenali" dibandingkan dengan nama email atau detail status yang berlawanan dengan nama saja. Jika perusahaan Anda telah mengaktifkan menampilkan gambar kontak dalam daftar Kontak, Anda bisa memilih apakah akan memperlihatkan gambar, yang menentukan berapa banyak kontak yang pas di jendela. (Jika Anda tidak memperlihatkan gambar, pilihan berada di antara nama saja, pada satu baris, atau nama dan detail, pada baris kedua.)
Catatan: Anda juga bisa menonaktifkan gambar di mana saja di Lync dengan mengklik Gambar Saya dalam kotak dialog Opsi - Lync . Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengatur opsi gambar.
Mengubah cara Lync menampilkan kontak
-
Dalam daftar Kontak Anda, klik tombol Opsi Tampilan di bawah kotak pencarian untuk beralih antara satu dan dua baris informasi per kontak. Jika perusahaan Anda menggunakan foto kontak, tampilan dua baris menampilkan foto.
-
Untuk pilihan lainnya, klik panah bawah di samping Opsi Tampilan untuk membuka menu Opsi Tata Letak .
Menampilkan kontak menurut hubungan privasi (dulu disebut tingkat akses)
-
Dalam daftar Kontak Anda, klik tombol Hubungan di bawah kotak pencarian.
Untuk memahami informasi kehadiran apa yang diekspos untuk setiap hubungan privasi, lihat Mengontrol akses ke informasi kehadiran Anda.
Memindahkan, menyalin, dan menghapus kontak
Dalam daftar Kontak Anda, lakukan hal berikut ini untuk memindahkan, menyalin, dan menghapus atau menghapus kontak.
-
Untuk memindahkan kontak ke grup lain, klik kanan kontak, arahkan ke Pindahkan Kontak Ke, lalu klik grup yang Anda inginkan.
-
Untuk menyalin kontak ke grup lain, klik kanan kontak, klik Salin Kontak ke, lalu klik grup yang Anda inginkan.
-
Untuk menghapus kontak dari grup, klik kanan kontak, lalu klik Hapus dari Grup.
-
Untuk menghapus seluruh kontak, klik kanan kontak, lalu klik Hapus dari Daftar Kontak.
Penting: Saat Anda menghapus kontak dari satu grup, kontak tersebut akan dihapus dari Daftar Kontak Sepenuhnya kecuali dia masih memiliki keanggotaan di grup Anda yang lain.
Penting: Bergantung pada cara Anda menampilkan kontak (menurut grup, status, atau hubungan), fungsi pemindahan dan penyalinan berbeda. Ketahuilah bahwa menyeret kontak antar grup hubungan privasi mengubah hubungan privasi untuk kontak tersebut.
Catatan: Daftar Kontak Anda tidak bisa diekspor atau disalin oleh pengguna Lync lainnya. Daftar Kontak setiap orang akan berbeda karena setiap orang memiliki hubungan unik, persyaratan privasi, dan preferensi komunikasi. Cara sederhana untuk berbagi kontak profesional utama dengan rekan kerja adalah dengan membuat daftar distribusi kontak utama di Outlook tempat semua orang bisa memilih kontak untuk ditambahkan ke daftar Kontak mereka di Lync.
Menampilkan kartu kontak
Tergantung pada hubungan privasi yang telah diberikan kontak kepada Anda, Anda dapat melihat jadwalnya, serta catatan pribadi. Kartu kontak juga menyediakan titik untuk terhubung dengan kontak, termasuk memulai percakapan pesan instan, panggilan, menjadwalkan rapat, atau mengirim email.
-
Dalam daftar Kontak Anda, arahkan ke gambar kontak (atau ikon status, jika gambar tidak ditampilkan) untuk melihat kartu kontak dasar.
-
Untuk mendapatkan informasi selengkapnya, klik tombol Perluas kartu kontak (panah bawah) di sudut kanan bawah kartu.
-
Agar kartu tetap terlihat, klik tombol Sematkan di sudut kanan atas kartu. Anda dapat menyeret kartu ke tempat yang nyaman di desktop.
Menandai kontak
Anda bisa menandai, atau "menandai," kontak di daftar Kontak Anda sehingga Anda akan diberi tahu saat kontak tersebut tersedia. Lync menampilkan pemberitahuan segera setelah status kontak berubah menjadi Tersedia.
-
Dalam daftar Kontak Anda, klik kanan orang yang ingin Anda beri tag.
-
Klik Tag untuk Pemberitahuan Perubahan Status.
Memblokir seorang kontak
Untuk memblokir kontak individual sehingga mereka tidak bisa menghubungi Anda menggunakan Lync, lakukan hal berikut:
-
Klik kanan kontak dalam daftar Kontak, lalu klik Ubah Hubungan Privasi.
-
Klik Kontak yang Diblokir.
