Mengelola email dan item kalender orang lain

Mengelola email dan item kalender orang lain

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Ada dua cara untuk bekerja dengan folder Outlook orang lain — berbagi folder dan mempercayakan seseorang untuk bertindak atas nama Anda.

Catatan: Office 365 untuk bisnis atau akun berbasis Exchange lainnya diperlukan. Untuk informasi selengkapnya, lihat apa itu akun Microsoft Exchange Server?.

Berbagi folder memungkinkan orang lain akses satu atau beberapa folder. Namun, tidak termasuk izin bagi mereka untuk bertindak atas nama Anda. Misalnya, orang yang bisa mengakses folder Anda tidak bisa membalas pesan email atau merespons permintaan Rapat untuk Anda.

Menggunakan Delegasi akses , Anda bisa memberi seseorang izin untuk bertindak atas nama Anda. Misalnya, Anda mungkin memiliki asisten yang Anda inginkan untuk membuat dan merespons permintaan Rapat untuk Anda. Asisten beberapa mungkin juga memantau manajer kotak masuk dan mengirim email atas nama namanya.

Catatan: Prosedur dalam artikel ini mengasumsikan Anda diberi seseorang izin delegasi akses. Untuk informasi selengkapnya tentang delegasi akses, lihat Perbolehkan orang lain untuk mengelola email dan kalender Anda.

Di artikel ini

Menambahkan kotak surat orang lain ke profil Anda

Membuka folder orang lain

Mengirim atau merespons permintaan Rapat atas nama orang lain

Membuat atau membalas pesan email atas nama orang lain

Mengirim pesan email atas nama sebuah grup

Menyimpan item terkirim di folder Item Terkirim orang lain

Menambahkan kotak surat orang lain ke profil Anda

Jika Anda sering bekerja dengan orang lainExchange folder, Anda mungkin akan menambahkan kotak surat Exchange orang lain ke profil Outlook Anda. Melakukannya akan otomatis membuka kotak surat orang lain setiap kali Anda membuka Outlook. Kotak surat muncul di Panel Folder di bawah folder Exchange kotak surat Anda.

Catatan: Orang yang berbagi kotak surat harus memberi Anda izin Folder terlihat di folder akar kotak surat Exchange .

Instruksi pemberian izin Folder terlihat

Sebagai manajer, lakukan hal berikut ini di Outlook:

  1. Klik kanan folder akar dari kotak surat Exchange , dan klik Izin Folder.

  2. Klik nama delegasi.

  3. Di bawah Izin, di bawah Lainnya, pilih kotak centang Folder terlihat.

  4. Klik OK.

Sebagai delegasi, lakukan hal berikut ini di Outlook:

  1. Klik File > Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.

    Pengaturan Akun dalam tampilan Backstage

  2. Pada tab Email dalam daftar, klik tipe akun Exchange , klik Ubah, dan kemudian klik Pengaturan lainnya.

  3. Pada tab Tingkat Lanjut, di bawah Buka kotak surat tambahan ini, klik Tambahkan, lalu masukkan nama kotak surat orang lain yang ingin Anda tambahkan ke profil pengguna Anda. Jika Anda tidak mengetahui nama kotak suratnya, tanyakan kepada orang yang memberi Anda izin Delegasi Akses.

Membuka folder orang lain

  1. Klik File > Buka & Ekspor > Folder Pengguna Lainnya.

    Tips:  Untuk menghindari langkah ini kedepannya, lihat instruksi tentang bagaimana caranya menambahkan kotak surat orang lain ke Panel Folder di bagian Menambahkan kotak surat orang lain ke profil Anda di artikel ini.

  2. Di kotak Nama, masukkan nama orang yang memberi Anda izin atas Berbagi atau Delegasi Akses, atau klik Nama untuk memilih dari daftar.

  3. Di daftar Tipe folder, klik folder yang ingin Anda buka.

Mengirim atau merespons permintaan Rapat atas nama orang lain

Untuk memberi izin yang cukup kepada delegasi untuk menerima permintaan rapat untuk manajer, manajer harus melakukan hal berikut:

  1. Klik File > Pengaturan Akun > Delegasi Akses.

  2. Klik Tambahkan, lalu ketik atau pilih nama delegasi, lalu klik Tambahkan.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak dialog Izin Delegasi, beri izin Editor (dapat membaca, membuat dan mengubah item) kepada delegasi itu dalam folder Kalender manajer.

    • Klik OK untuk menutup kotak dialog Delegasi Izin, lalu pilih kotak centang di Delegasi saya saja, tapi kirim salinan permintaan dan respons rapat ke saya atau Delegasi saya saja.

Untuk merespons permintaan rapat

  1. Buka Kotak Masuk orang lain jika permintaan rapat orang tersebut tidak dikirim langsung kepada Anda.

  2. Buka permintaan rapat.

  3. Klik Terima, Tentatif, atau Tolak.

Untuk mengirim permintaan rapat

  1. Buka kalender orang lain.

  2. Pada tab Beranda, dalam grup Baru, klik Rapat Baru.

  3. Masukkan peserta, subjek, lokasi, serta waktu mulai dan berakhir seperti yang biasanya Anda lakukan.

Membuat atau membalas pesan email atas nama orang lain

  1. Di Email, klik Beranda > Email Baru.

    Perintah Email baru pada pita

  1. Pada tab Opsi, di grup Perlihatkan Bidang, klik Dari.

  2. Di kotak Dari, ketik nama orang yang Anda wakili dalam pengiriman pesan.

    Untuk memilih nama dari daftar di Buku Alamat, klik Dari.

  3. Tambahkan penerima, subjek, dan konten pesan seperti yang biasa Anda lakukan.

Untuk membalas pesan email

  1. Di kotak surat orang lain, pilih pesan yang ingin Anda balas atas nama manajer Anda.

  2. Klik Beranda (Jika Anda telah membuka pesan, klik Pesan), lalu klik Balas, Balas Semua atau Teruskan.

    Grup Respons pada pita

  1. Pada tab Opsi, di grup Perlihatkan Bidang, klik Dari.

  2. Di kotak Dari, ketik nama manajer Anda. Untuk memilih nama dari daftar di Buku Alamat, klik Dari. Jika Anda tidak melihat tombol dan kotak Dari, klik Opsi > Dari.

  3. Tambahkan penerima, subjek, dan konten pesan seperti yang biasa Anda lakukan.

Mengirim pesan email atas nama sebuah grup

Jika Anda telah diberi izin Kirim Sebagai untuk grup dalam Buku Alamat organisasi Anda, Anda bisa mengirim email dan email itu akan muncul seolah-olah dikirim dari grup tersebut.

  1. Di Email, klik Beranda > Email Baru.

    Perintah Email baru pada pita

  1. Pada tab Opsi, di grup Perlihatkan Bidang, klik Dari.

  2. Di kotak Dari, ketik nama grup yang Anda wakili dalam pengiriman pesan.

    Untuk memilih grup dari daftar di Buku Alamat, klik Dari.

  3. Tambahkan penerima, subjek, dan konten pesan seperti yang biasa Anda lakukan.

Menyimpan item terkirim di folder Item Terkirim milik orang lain

Saat pesan email dan permintaan rapat dikirim oleh delegasi atas nama manajer, salinan tiap item disimpan di folder Item Terkirim delegasi.

Sebagai alternatif, manajer dapat memberi izin ke folder Item Terkirim miliknya ke delegasi. Delegasi kemudian dapat memindahkan atau menyalin item dari folder ItemTerkirim miliknya ke folder Item Terkirim manajer.

Manajer harus melakukan hal berikut:

  1. Di Panel Folder, klik kanan folder Item terkirim.

  2. Klik Properti.

  3. Pada tab Izin, klik nama delegasi.

  4. Di bawah Izin, di daftar Tingkat izin, klik Editor (dapat membaca, membuat, dan mengubah item).

  5. Klik OK.

    Jika Anda sudah menambahkan kotak surat manajer ke profil Anda, folder Item Terkirim manajer muncul di Panel Folder delegasi di bawah Kotak Surat - manajer.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×