Mengarsipkan item lama secara otomatis

Mengarsipkan item lama secara otomatis

Email dapat memenuhi Kotak Masuk Outlook dengan cepat, pesan baru, balasan, terusan. Tanpa disadari, Anda akan memiliki ribuan pesan. Terus kelola kotak masuk Outlook dan foldernya agar terkendali dengan memindahkan item-item lama yang ingin Anda simpan ke arsip. Gunakan Arsip Otomatis untuk melakukannya secara otomatis.

Anda dapat mengubah seberapa sering Arsip Otomatis dijalankan, tempat arsip disimpan, dan berapa lama Outlook menyimpan item-item sebelum mengarsipkannya.

  1. Klik File > Opsi > Tingkat Lanjut.

  2. Di bawah Arsip Otomatis, klik Pengaturan Arsip Otomatis.

  3. Klik kotak Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari, lalu tentukan seberapa sering Arsip Otomatis akan dijalankan.

  4. Pilih opsi lain yang Anda inginkan, seperti membuat Outlook menghapus item lama dan bukan mengarsipkannya.

    Tips: Arsip dan Arsip Otomatis mungkin tidak tersedia jika profil surat Anda terhubung ke Server Exchange. Bisa jadi organisasi Anda memiliki kebijakan penyimpanan surat yang mengabaikan Arsip Otomatis. Tanyakan ke administrator sistem Anda untuk informasi lebih lanjut.

Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan Arsip Otomatis, lihat Penjelasan pengaturan Arsip Otomatis.

Mengubah pengaturan Arsip Otomatis untuk sebuah folder

  1. Di daftar folder Panel Navigasi, klik kanan folder yang ingin Anda ubah, dan klik Properti.

  2. Pada tab Arsip Otomatis, pilih opsi yang Anda inginkan.

Pada kali pertama Anda menjalankan Outlook, Arsip Otomatis akan diaktifkan secara default dan berjalan setiap 14 hari. Anda dapat mengubah seberapa sering Arsip Otomatis dijalankan, tentukan file data Outlook (.pst) yang digunakan untuk menyimpan item yang diarsipkan, lalu pilih kapan item di folder Outlook akan diarsipkan.

  1. Pilih Alat > Opsi, lalu pilih tab Lainnya.

  2. Pilih Arsip Otomatis.

    Arsip Otomatis dalam kotak dialog Opsi Alat

  3. Centang kotak Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari, lalu tentukan seberapa sering Arsip Otomatis akan dijalankan.

  4. Pilih opsi yang Anda inginkan.

    • Jalankan Arsip Otomatis setiap    Pilih seberapa sering Arsip Otomatis ingin dijalankan. Mengarsipkan banyak item sekaligus dapat memperlambat kinerja komputer Anda. Oleh karena itu, sebaiknya pilih waktu yang akan mempersingkat proses Arsip Otomatis. Pertimbangkan jumlah item yang biasa Anda terima dalam waktu tertentu, lalu sesuaikan jangka waktu dengan tepat. Ingatkan sebelum Arsip Otomatis berjalan    Pilih opsi ini agar Outlook menampilkan pesan pengingat sebelum Arsip Otomatis memproses item Outlook. Ketika melihat pesan, Anda dapat mengklik Tidak untuk membatalkan sesi Arsip Otomatis.

    • Hapus item kedaluwarsa (folder email saja)   Opsi ini tidak dipilih secara default. Anda dapat memilih agar pesan email dihapus ketika periode penyimpannya telah kedaluwarsa. Periode default untuk item Draf dan Kotak Masuk adalah enam bulan, sedangkan Item Terkirim memiliki periode tiga bulan, namun Anda dapat mengubah periode ini menggunakan opsi Bersihkan item yang lebih lama dari.

    • Arsipkan atau hapus item lama   Anda harus memilih opsi ini agar Arsip Otomatis menghapus beberapa atau semua item yang kedaluwarsa. Opsi ini mengaktifkan opsi lainnya yang memungkinkan Anda untuk memilih item yang diarsipkan dan dihapus ketika item mencapai akhir periode penyimpanan. Lalu pilih pengaturan tambahan yang akan diterapkan ke pengarsipan dan penghapusan.

      Catatan: Dalam kotak dialog Arsip Otomatis, "folder" merujuk pada area utama fitur Outlook, seperti folder Kalender dan folder Tugas, serta folder email individu. Hal ini karena item Kalender dan Tugas disimpan masing-masing dalam folder Kalender dan Tugas.

    • Perlihatkan folder arsip dalam daftar folder   Pilih agar folder Arsip tercantum bersama folder kerja lainnya di Panel Navigasi. Dalam folder Arsip utama, Anda dapat membuka subfolder, lalu menampilkan item yang telah diarsipkan. Saat menampilkan item yang telah diarsipkan, Anda dapat memverifikasi bahwa item yang benar telah diarsipkan, dan Anda juga dapat menyeret kembali setiap item yang dibutuhkan ke folder kerja.

    • Bersihkan item yang lebih lama dari    Pilih pengaturan default waktu yang Anda inginkan untuk mengarsipkan item, dalam hitungan hari, minggu, atau bulan. Anda dapat mengatur periode satu hari hingga 60 bulan. "Bersihkan" artinya mengarsipkan, menyimpan, item. Bukan "hapus" kecuali jika Anda telah menetapkan pengaturan tersebut untuk folder lain.

    • Pindahkan item lama ke    Pengaturan default untuk lokasi ini berbeda untuk komputer yang menjalankan sistem operasi Microsoft Windows Vista dan Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Jika ingin menetapkan tujuan lain untuk item yang diarsipkan, Anda dapat menelusuri dan menetapkan lokasi lain. Item akan dipindahkan ke lokasi ini setelah periode penyimpannya berakhir.

      Catatan: Item yang diarsipkan di lokasi kustom tidak akan dihapus kecuali Anda membuka folder, lalu menghapusnya secara manual.

    • Hapus item secara permanen   Opsi ini akan langsung menghapus item yang kedaluwarsa dan bukan memindahkannya ke lokasi default, folder lain yang telah ditetapkan, atau folder Item Dihapus.

    • Terapkan pengaturan ini ke semua folder sekarang   Opsi ini akan menerapkan pengaturan Arsip Otomatis, termasuk perubahan Anda, ke semua folder. Untuk menetapkan pengaturan yang berbeda ke satu atau beberapa folder, jangan pilih opsi ini. Sebagai gantinya, gunakan instruksi yang diperlihatkan di bawah tombol yang menjelaskan tentang cara menetapkan pengaturan untuk folder individual. Instruksi ini juga disertakan di bagian berikut, "Ubah pengaturan Arsip Otomatis untuk folder individual." Perubahan yang dibuat untuk folder tertentu hanya berlaku di folder tersebut.

    • Informasi Kebijakan Penyimpanan  Di organisasi Anda, administrator sistem mungkin mengatur kebijakan penyimpanan yang menentukan kapan dan bagaimana Arsip Otomatis akan diterapkan pada item kotak surat. Anda dapat menampilkan kebijakan di sini, tetapi Anda tidak dapat mengubahnya tanpa izin yang tepat.

  5. Klik OK.

Mengubah pengaturan Arsip Otomatis untuk folder individual

  1. Dalam daftar folder di Panel Navigasi, klik kanan folder yang ingin diubah, lalu klik Properti pada menu pintasan.

  2. Klik tab Arsip Otomatis.

  3. Pilih opsi yang Anda inginkan.

    Catatan: Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan, lihat Langkah 4 pada bagian di atas, "Meninjau atau mengubah pengaturan default Arsip Otomatis."

  4. Klik OK.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×