Mengarsipkan item lama secara otomatis

Mengarsipkan item lama secara otomatis

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Email bisa mengisi kotak masuk Outlook Anda dengan cepat – baru pesan, Balasan, dan meneruskan. Sebelum Anda tahu, Anda bisa memiliki ratusan. Buat kotak masuk Outlook Anda dan folder di bawah kontrol dengan memindahkan item lama yang ingin Anda simpan ke Arsip. Menggunakan Arsip otomatis untuk melakukan ini secara otomatis.

Anda bisa mengubah seberapa sering Arsip Otomatis bekerja, di mana arsip disimpan, dan berapa lama Outlook menyimpan item-item sebelum mengarsipkannya.

  1. Klik File > Opsi > Tingkat Lanjut.

  2. Di bawah Arsip Otomatis, klik Pengaturan Arsip Otomatis.

  3. Klik kotak Jalankan Arsip otomatis setiap n hari dan tentukan seberapa sering menjalankan Arsip otomatis.

  4. Pilih opsi lain yang Anda inginkan, seperti membuat Outlook menghapus item lama dan bukannya mengarsipkannya.

    Tips: Arsip dan Arsip Otomatis mungkin tidak tersedia jika profil surat Anda terhubung ke Server Exchange. Bisa jadi organisasi Anda memiliki kebijakan penyimpanan surat yang mengabaikan Arsip Otomatis. Tanyakan ke administrator sistem Anda untuk informasi lebih lanjut.

Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan Arsip otomatis, lihat penjelasan pengaturan Arsip otomatis.

Mengubah pengaturan Arsip Otomatis untuk sebuah folder

  1. Di daftar folder Panel Navigasi, klik kanan folder yang ingin Anda ubah, dan klik Properti.

  2. Pada tab Arsip Otomatis, pilih opsi yang Anda inginkan.

Pertama kalinya Anda menjalankan Outlook, arsip otomatis secara default dan berjalan setiap 14 hari. Anda bisa mengubah seberapa sering menjalankan Arsip otomatis, tentukan file data Outlook (.pst) digunakan untuk menyimpan item arsip, dan pilih ketika item di folder Outlook Anda yang dikenakan telah diarsipkan.

  1. Pilih alat > opsi dan lalu pilih tab lainnya .

  2. Pilih Arsip otomatis.

    Alat ArsipOtomatis dalam kotak dialog Opsi Alat

  3. Pilih kotak centang Jalankan Arsip otomatis setiap n hari , dan lalu Tentukan seberapa sering menjalankan Arsip otomatis.

  4. Pilih opsi yang Anda inginkan.

    • Jalankan Arsip otomatis setiap   Pilih seberapa sering Anda ingin Arsip otomatis untuk menjalankan. Pengarsipan banyak item pada saat yang sama dapat memperlambat kinerja komputer Anda. Oleh karena itu, ada baiknya pilih periode waktu yang lebih pendek proses Arsip otomatis. Pertimbangkan berapa banyak item yang Anda biasanya menerima selama waktu tertentu dan menyesuaikan jangka waktu yang sesuai. Perintah sebelum menjalankan Arsip otomatis    Pilih opsi ini jika Anda ingin Outlook untuk menampilkan pesan pengingat sebelum Arsip otomatis memproses item Outlook Anda. Saat Anda melihat pesan, Anda bisa mengklik tanpa untuk membatalkan sesi Arsip otomatis.

    • Hapus kedaluwarsa item (folder email saja)   Opsi ini tidak dipilih secara default. Anda bisa memilih untuk memiliki pesan email yang dihapus saat periode menua mereka telah kedaluwarsa. Periode default untuk item draf dan kotak masuk Anda adalah enam bulan, dan tiga bulan untuk item terkirim Anda, tapi Anda bisa mengubah periode ini menggunakan opsi membersihkan item yang lebih lama .

    • Arsip atau menghapus item lama   Anda harus memilih opsi ini jika Anda ingin Arsip otomatis untuk menghapus beberapa atau semua item saat kedaluwarsa. Opsi ini akan mengaktifkan opsi lain yang memungkinkan Anda untuk menentukan item mana Diarsipkan dan yang dihapus saat mereka mencapai bagian akhir periode menua. Lalu pilih pengaturan tambahan untuk menerapkan ke pengarsipan dan penghapusan.

      Catatan: Dalam kotak dialog Arsip otomatis , "folder" merujuk ke area Outlook fitur Anda utama, seperti folder kalender dan tugas folder, dan folder individual email. Ini adalah karena item kalender dan tugas Anda disimpan dalam folder kalender dan tugas mereka masing-masing.

    • Perlihatkan folder arsip di daftar folder   Memilih untuk memiliki folder arsip yang tercantum dengan Anda bekerja folder di panel navigasi. Dalam folder Arsip utama, Anda bisa buka subfolder dan Tampilkan item Anda Arsip. Saat menampilkan item Anda arsip, Anda bisa memverifikasi bahwa item yang benar telah Diarsipkan, dan Anda juga bisa menyeret item apa pun yang Anda perlukan kembali ke folder kerja.

    • Membersihkan item yang lebih lama    Pilih pengaturan default untuk ketika Anda ingin item Diarsipkan dalam hari, minggu atau bulan. Anda bisa mengatur periode satu hari hingga 60 bulan. "Bersih" artinya untuk mengarsip — menyimpan — item. Ini berarti "Hapus" kecuali jika Anda telah menetapkan bahwa pengaturan untuk folder di tempat lain.

    • Memindahkan item yang lama    Pengaturan default untuk lokasi berbeda untuk komputer yang menjalankan Microsoft Windows Vista dan sistem operasi Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Jika Anda ingin mengatur lain tujuan untuk item arsip, Anda bisa menelusuri ke dan mengatur lokasi berbeda. Item yang akan dipindahkan ke lokasi ini setelah periode menua mereka.

      Catatan: Item yang Diarsipkan di lokasi kustom tidak dapat dihapus kecuali jika Anda membuka folder dan menghapusnya secara manual.

    • Menghapus item secara permanen   Opsi ini segera menghapus item yang sudah kedaluwarsa daripada memindahkannya ke lokasi default, folder lain yang ditetapkan, atau folder Item terhapus.

    • Menerapkan pengaturan ini untuk semua folder sekarang    Opsi ini berlaku pengaturan Arsip otomatis, termasuk perubahan Anda, untuk semua folder Anda. Untuk menentukan pengaturan yang berbeda untuk satu atau beberapa folder, tidak memilih opsi ini. Sebaliknya, gunakan instruksi yang diperlihatkan di bawah tombol yang menjelaskan cara menentukan pengaturan untuk folder individual. Instruksi ini juga tersedia di bagian berikut ini, "Mengubah pengaturan Arsip otomatis untuk sebuah folder." Perubahan yang dibuat ke folder tertentu diterapkan hanya ke folder tersebut.

    • Informasi kebijakan penyimpanan    Di organisasi Anda, administrator sistem mungkin menetapkan kebijakan penyimpanan yang menentukan kapan dan bagaimana item kotak surat Anda yang AutoArchived. Anda bisa menampilkan kebijakan berikut, tapi Anda tidak bisa mengubahnya tanpa izin yang sesuai.

  5. Klik OK.

Mengubah pengaturan Arsip Otomatis untuk sebuah folder

  1. Dalam daftar folder di Panel Navigasi, klik kanan folder yang ingin Anda ubah, dan lalu klik properti pada menu pintasan.

  2. Klik tab Arsip otomatis .

  3. Pilih opsi yang Anda inginkan.

    Catatan: Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan, silakan lihat langkah 4 di bagian atas, "Tinjau atau mengubah pengaturan Arsip otomatis default."

  4. Klik OK.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×