Menetapkan aturan untuk gabungan surat

Menetapkan aturan untuk gabungan surat

Pelajari tentang aturan gabungan surat dan jelajahi bagaimana setiap aturan dapat digunakan oleh organisasi Anda. Ketika membuat surat atau email ke semua pelanggan dan ingin agar surat tersebut memiliki isi yang berbeda tergantung pada perbedaan nilai pada bidang tertentu dari sumber data, Anda dapat menetapkan aturan.

Misalnya, bahwa Anda telah membuat surat tentang acara mendatang yang akan diadakan di tiga lokasi geografis berbeda di seluruh dunia. Anda membuat surat menggunakan opsi Mulai Gabungan Surat di tab Surat di Word, tetapi setelah meninjau dokumen, Anda menemukan bahwa terdapat isi yang berulang, dan juga ada beberapa isi yang harus diubah berdasarkan lokasi acara. Dalam situasi ini, Anda dapat menggunakan Aturan dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang untuk mencakup berbagai kondisi.

Menggunakan aturan

Menambahkan aturan ke dokumen gabungan surat memberi Anda kesempatan untuk membuat proses alur kerja lebih efisien dan untuk memaksimalkan fleksibilitas. Dengan aturan, Anda dapat memenuhi kebutuhan untuk menghasilkan beberapa dokumen dan mengatur isi yang dapat diubah dengan cepat.

Anda dapat menambahkan aturan selagi menyiapkan gabungan surat.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Aturan.

    Di Word, di tab Surat, grup Tulis & Sisipkan Bidang

  2. Pilih aturan yang tersedia

    Di Word, daftar menurun Aturan dari bidang yang diakses di grup Tulis & Sisipkan di tab Surat

Anda tidak dapat mengakses aturan sebelum memulai proses penggabungan surat. Untuk detail tentang cara menyiapkan bidang apa pun, di kotak dialog untuk Aturan yang telah dipilih, pilih ikon ?. Anda juga dapat mencari nama bidang pada Bantuan Word.

Tips: Untuk beralih antara memperlihatkan dan menyembunyikan kode bidang, tekan ALT+F9.

Bidang

Deskripsi

Contoh dan metode

Ask

Gunakan untuk mengulangi permintaan untuk informasi yang sama di lebih dari satu tempat dalam dokumen. Respons terhadap perintah muncul dalam dokumen yang digabungkan

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: Ask, terdapat kotak centang Tanyakan sekali. Centang kotak jika Anda ingin agar perintah muncul hanya di awal penggabungan surat final. Atau kosongkan kotak centang (pengaturan default) jika Anda ingin agar perintah muncul untuk setiap catatan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang Ask.

Ada pesta pensiun yang direncanakan bagi karyawan yang telah bertahun-tahun menjual produk yang diproduksi oleh organisasi Anda. Undangan akan dikirim melalui pesan email ke orang-orang di dalam dan di luar organisasi untuk menanyakan kehadiran mereka.

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: Ask, dalam kotak Bookmark, ketikkan Undangan

Dalam kotak Perintah, ketikkan Apakah Anda berencana untuk bergabung dengan kami untuk menghadiri pesta pensiun?

Dalam kotak Teks Bookmark Default, ketik Ya.

Pilih OK jika sudah selesai.

Fill-in

Gunakan bidang Fill-in ketika Anda ingin mengajukan pertanyaan. Bidang Fill-in sama seperti bidang Ask, beberapa kali dalam dokumen.

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: Fill-in, terdapat kotak centang Tanyakan sekali. Centang kotak jika Anda ingin agar respons diterapkan ke setiap catatan yang sedang digabungkan. Atau kosongkan kotak centang (pengaturan default) jika Anda ingin dimintai untuk setiap catatan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang Fill-in.

Organisasi Anda sedang mensponsori acara penilaian kesehatan. Terdapat formulir pendaftaran rahasia yang sedang dikirim ke setiap pegawai. Formulir tersebut meminta informasi, dari usia, tinggi, hingga berat badan, yang perlu diberikan.

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: Fill-in, dalam kotak Perintah, ketikkan Berapa usia Anda?

Pilih OK jika sudah selesai.

If Then Else

Gunakan untuk menentukan kondisi yang harus dipenuhi. Jika kondisi yang ditentukan terpenuhi, informasi tertentu akan diberikan. Tetapi jika kondisi yang ditentukan tidak terpenuhi, informasi berbeda akan diberikan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang If.

Anda mempertahankan database keanggotaan yang besar untuk organisasi amal. Anggota akan menerima pengumuman berbeda tentang acara pengumpulan dana mendatang berdasarkan lokasi geografis mereka.

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: IF, dalam daftar menurun Nama bidang, pilih nama kolom Lokasi di sumber data Anda (biasanya berupa lembar bentang Excel).

Dalam daftar menurun Perbandingan , pilih Sama dengan.

Dalam kotak Bandingkan dengan, ketikkan Amerika Selatan. Kemudian di kotakSisipkan teks ini, ketikkan konten yang disisipkan jika perbandingan terpenuhi. Dan jika perbandingan tidak terpenuhi, konten yang disediakan di kotak Sebaliknya sisipkan teks ini ditambahkan.

Pilih OK jika sudah selesai.

Merge Record #

Gunakan untuk menyimpan nomor rekaman aktual di sumber data untuk disertakan dalam dokumen yang digabungkan. Nomor tersebut merefleksikan semua pengurutan atau pemfilteran yang Anda terapkan ke sumber data sebelum penggabungan

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang MergeRec.

Gunakan bidang MergeRec di samping bidang Tanggal cetak untuk membuat nomor faktur unik.

Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Aturan, kemudian pilih Merge Record #.

Merge Sequence #

Gunakan ketika Anda menginginkan hitungan rekaman dalam dokumen yang digabungkan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang MergeSeq.

Anda telah menggabungkan kumpulan surat dan rekaman terakhir di sekumpulan surat formulir yang menampilkan jumlah total surat. Anda dapat menggunakan jumlah ini untuk menghitung ongkos kirim.

Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Aturan, kemudian pilih Merge Sequence #.

Next Record

Gunakan untuk menyisipkan rekaman data berikutnya ke dalam dokumen saat ini tanpa memulai dokumen baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang Next.

Di tab Surat , dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang , pilih Aturan, kemudian pilih Next Record.

Next Record If

Gunakan untuk membandingkan dua nilai. Kecocokan antara isi bidang data dan nilai menentukan apakah rekaman berikutnya harus digabungkan ke dalam dokumen saat ini atau ke dokumen baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang NextIf.

Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Aturan, dan kemudian pilih Next Record If.

Dalam daftar Nama bidang , pilih nama bidang gabungan, seperti Kota.

Dalam daftar Perbandingan, pilih operator yang Anda inginkan. Misalnya, untuk mengkhususkan penerima di kota tertentu, pilih Sama dengan.

Di kotak Bandingkan dengan, ketikkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk mendapatkan penerima di Tokyo, ketik Tokyo.

Set Bookmark

Gunakan untuk mengaitkan nama bookmark dengan nilai tertentu. Bookmark dapat ditempatkan di beberapa lokasi dalam satu dokumen. Di mana pun Anda menyisipkan bookmark dalam dokumen, nilai yang ditautkan ke bookmark tersebut akan muncul.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang Set.

Organisasi Anda sedang menyiapkan rilis publik ringkasan pekerjaan lingkungan yang harus dilakukan di area tertentu. Manajer Proyek memiliki judul proyek awal, tetapi ingat bahwa judul mungkin berubah. Pilihan terbaik di sini adalah dengan menambahkan bookmark karena jika judul berubah, Anda hanya perlu mengubah bookmark, bukan semua referensi yang berhubungan dengan judul.

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: Set, dalam kotak Bookmark, ketikkan Nama proyek..

Dalam blok Nilai, ketikkan Perbaikan Rongga Katak Besar

Pilih OK jika sudah selesai.

Skip Record If

Gunakan untuk membandingkan isi bidang data ke nilai, lalu untuk melewati pencakupan rekaman data saat ini jika perbandingan adalah true.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Bidang SkipIf.

Anda memiliki toko pakaian dan menemukan bahwa Anda memiliki kelebihan stok kaus tertentu, tetapi tidak dalam ukuran yang paling populer. Sehingga, ketika telah siap untuk mengirimkan selebaran penjualan, Anda tidak akan menyertakan pelanggan yang memakai ukuran tertentu.

Di kotak dialog Sisipkan Bidang Word: Skip Record If, dalam daftar menurun Nama bidang, pilih nama kolom Ukuran di sumber data Anda (biasanya berupa lembar bentang Excel).

Dalam daftar menurun Perbandingan , pilih Sama dengan.

Dalam kotak Bandingkan dengan, ketikkan XL. Pilih OK jika sudah selesai. Pelanggan yang memakai kaus berukuran XL tidak akan menerima selebaran penjualan.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×