Menerapkan Manajemen Rekaman

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Anda bisa mengelola rekaman “di tempatnya,” yang berarti bahwa Anda bisa meninggalkan dokumen di lokasi saat ini pada situs, atau menyimpan rekaman di arsip tertentu, seperti situs Pusat Rekaman.

Sebelum Anda menerapkan manajemen rekaman, sebaiknya Anda terlebih dahulu membuat rencana pengelolaan catatan untuk organisasi Anda. Untuk membantu Anda memilih catatan kanan sistem manajemen untuk organisasi Anda, lihat memilih cara menyimpan dan mengelola rekaman.

Membuat dan mengonfigurasikan situs Pusat Rekaman

Bagian ini menyediakan gambaran umum tentang langkah utama yang Anda perlukan guna membuat dan mengonfigurasikan situs Pusat Rekaman. Klik link untuk melihat panduan tertentu tentang setiap langkah.

  1. Membuat situs Pusat rekaman menggunakan templat situs Pusat rekaman.

  2. Membuat catatan pustaka atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file Anda (def: paket file yang menguraikan jenis dokumen atau item yang organisasi mengetahui sebagai catatan bisnis resmi. Ini menunjukkan tempat Catatan ini disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari lain).

  3. Menambahkan tipe konten yang terkait ke pustaka dan daftar.

  4. Membuat dan menambahkan kolom situs ke tipe konten yang relevan untuk berisi dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file Anda.

  5. Ketik Tambahkan kebijakan manajemen informasi untuk konten di situs Pusat rekaman.

  6. Mengonfigurasikan Penyelenggara Konten untuk merutekan setiap tipe rekaman ke lokasi yang sesuai.

Atas halaman

Membuat situs Pusat Rekaman

Kami menyarankan Anda membuat pusat rekaman sebagai kumpulan situs tingkat teratas, bukan sebagai subsitus. Untuk membuat kumpulan situs, Anda harus menjadi anggota grup administrator Layanan SharePoint di komputer yang menjalankan situs web administrasi pusat SharePoint.

Di SharePoint Online, Anda bisa membuat situs Pusat rekaman dari tingkat Anda atas situs SharePoint. Klik + membuat situs, lalu mulai di langkah 4 di bawah ini.

  1. Mulai SharePoint 2013 atau 2016 pusat administrasi.

    • Untuk Windows Server 2008 R2:

      • Klik mulai, klik Produk Microsoft SharePoint 2013 atau Produk Microsoft SharePoint 2013, dan lalu klik Administrasi pusat SharePoint 2013 atau Administrasi pusat SharePoint 2016.

    • Untuk Windows Server 2012:

      • Di layar mulai , klik Administrasi pusat SharePoint 2013 atau 2016 pusat administrasi SharePoint.

        Jika Administrasi pusat SharePoint 2013 atau Administrasi pusat SharePoint 2016 tidak di layar mulai :

      • Klik kanan komputer, klik semua aplikasi, dan lalu klik Administrasi pusat SharePoint 2013 atau 2016 pusat administrasi SharePoint.

  2. Pada situs web administrasi pusat, di bagian Manajemen aplikasi , klik buat kumpulan situs.

  3. Pada halaman Buat kumpulan situs , di bagian Aplikasi Web , jika aplikasi web di mana Anda ingin membuat kumpulan situs tidak dipilih, klik panah bawah. Di menu Aplikasi Web , klik Ubah aplikasi Web, dan lalu klik aplikasi web di mana Anda ingin membuat kumpulan situs.

  4. Di bagian judul dan deskripsi , ketikkan judul dan deskripsi untuk kumpulan situs.

  5. Di bagian Alamat situs Web , pilih jalur untuk digunakan untuk URL (sebagai contoh, jalur penyertaan wildcard seperti/situs /, atau direktori akar (/).

    Jika Anda memilih jalur penyertaan wildcard, Anda juga harus mengetikkan nama situs untuk menggunakan di URL situs Anda.

  6. Di bagian Pemilihan Templat , di daftar pilih pengalaman versi , pilih Versi pengalaman SharePoint template yang ingin Anda gunakan.

    Pilih Versi pengalaman jika Anda ingin kumpulan situs untuk melihat dan menjalankan seperti kumpulan situs di SharePoint Server. Kumpulan situs yang menggunakan versi pengalaman yang lebih lama berjalan di versi SharePoint, tapi pengalaman pengguna dan antarmuka pengguna kumpulan situs akan memperlihatkan versi yang lebih lama. Kumpulan situs yang bisa dimutakhirkan Kapan saja untuk pengalaman versi terbaru.

  7. Di bagian Pemilihan Templat , pilih tab perusahaan , dan kemudian klik Pusat rekaman.

  8. Di bagian Administrator kumpulan situs utama , ketik nama pengguna (dalam formulir Domain\Nama pengguna) untuk pengguna yang akan menjadi administrator kumpulan situs.

  9. Di bagian Administrator kumpulan situs sekunder , ketik nama pengguna untuk administrator kumpulan situs sekunder. Menetapkan administrator kumpulan situs sekunder praktik terbaik adalah membuat untuk memastikan bahwa orang bisa mengelola kumpulan situs saat tidak ada seorang administrator kumpulan situs utama.

  10. Jika Anda menggunakan kuota untuk mengelola penyimpanan untuk kumpulan situs, di bagian Templat kuota , klik Templat di daftar pilih Templat kuota .

  11. Klik OK.

Membuat pustaka atau daftar untuk mengelola rekaman

Pustaka dan daftar adalah elemen penting di manajemen rekaman. Pustaka dan daftar itu berfungsi sebagai lemari arsip untuk setiap tipe rekaman yang ingin Anda simpan atau kelola. Tipe konten yang terkait (dijelaskan nanti) ke pustaka dan daftar selanjutnya membantu mengkategorikan rekaman Anda. Kami menyarankan Anda membuat satu pustaka dokumen atau mencantumkan setiap tipe konten di rencana file rekaman Anda.

Menambahkan tipe konten yang sudah ada ke daftar atau pustaka

Ketika Anda menambahkan tipe konten ke daftar atau pustaka, Anda membuat daftar atau pustaka itu mampu menerima item jenis tersebut. Ketika rekaman dikirim ke Pusat Rekaman, rekaman dirutekan ke daftar atau pustaka yang relevan berdasarkan tipe konten dokumen.

Atas halaman

Membuat dan menambahkan kolom situs ke daftar, pustaka atau tipe konten

Kolom membantu Anda mengelompokkan, mengkategorikan, dan melacak rekaman atau item lain. Kolom situs menentukan item metadata yang bisa dikaitkan dengan tipe konten, daftar, atau pustaka. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menambahkan kolom situs untuk menentukan "penulis" atau "tanggal selesai." Menambahkan kolom situs ke tipe konten untuk merekam atau pun menyimpan item metadata yang dikirim dengan rekaman, atau untuk menambahkan metadata guna membantu mengelola rekaman.

Membuat kolom situs

  1. Di situs Pusat rekaman, klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Galeri desainer Web, klik kolom situs.

  3. Pada halaman Kolom Situs, klik Buat.

  4. Pada halaman Kolom Situs Baru, di bagian Nama dan Tipe, di kotak Nama kolom, ketikkan nama yang Anda inginkan.

  5. Pilih tipe informasi yang ingin Anda simpan di kolom — sebagai contoh, mata uang, tanggal dan waktu, atau teks.

  6. Di bagian Grup, pilih grup yang sudah ada, yang menyimpan kolom situs baru atau pilih Grup baru guna membuat grup baru untuk menyimpan kolom. Grup menyediakan cara untuk menata kolom dan mempermudah menemukannya.

Di bagian Pengaturan Kolom Tambahan, pilih pengaturan kolom tambahan yang Anda inginkan. Perbedaan opsi yang tersedia di bagian ini bergantung pada tipe kolom yang Anda pilih di bagian Nama dan Tipe. Sebagai contoh, jika tipe informasi untuk menyimpan dalam kolom adalah Pilihan, Anda bisa menentukan pilihan untuk menghitung bagian Pengaturan Kolom Tambahan.

  1. Klik OK.

Menambahkan kolom situs ke tipe konten untuk rekaman

  1. Dari halaman beranda situs Pusat rekaman, klik Pengaturan, dan lalu klik Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Di bagian Galeri desainer Web , klik tipe konten situs.

  3. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik tipe konten situs yang ingin Anda konfigurasikan.

  4. Setelah Anda memilih tipe konten situs dari situs induk, atau pun membuat tipe konten situs baru, pada halaman tipe konten situs yang dipilih, di bagian Kolom, klik Tambahkan dari kolom situs yang sudah ada.

  5. Pada halaman Tambahkan Kolom ke Tipe Konten, di bagian Pilih Kolom, pilih grup yang Anda ingin filter dari daftar Pilih kolom dari.

  6. Pilih kolom yang ingin Anda tambahkan dari daftar kolom tersedia , dan lalu klik Tambahkan.

  7. Di bagian Perbarui Daftar dan Tipe Konten Situs, tentukan apakah tipe konten situs turunan yang mewarisi dari tipe konten situs ini akan diperbarui dengan perubahan Anda.

  8. Setelah Anda selesai menambahkan kolom yang Anda inginkan, klik OK.

Catatan:  Jika tipe konten yang ingin Anda pilih tidak muncul sebagai link (berwarna abu-abu) di halaman ini, maka tipe konten milik situs induk dari situs Pusat Rekaman dan oleh karena itu perlu dipilih dan dikonfigurasikan dari situs induknya. Anda bisa melakukan ini dengan mengklik link di bawah kolom Sumber di samping tipe konten yang berwarna abu-abu di bawah kolom Tipe Konten Situs.

Atas halaman

Membuat kebijakan manajemen informasi untuk rekaman

Kebijakan manajemen informasi adalah sekumpulan aturan untuk tipe konten. Kebijakan manajemen informasi memungkinkan organisasi mengontrol dan melacak sesuatu seperti seberapa lama konten dipertahankan atau tindakan apa yang bisa dilakukan pengguna dengan konten itu.

Catatan: Anda harus menjadi anggota grup Pemilik untuk situs Pusat Rekaman guna menyelesaikan tugas ini.

Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten

Catatan: Anda tidak bisa menentukan kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten inti. Tipe konten inti diinstal kumpulan situs yang dibuat. Anda harus membuat tipe konten yang berasal dari tipe konten inti dan menerapkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten turunan.

  1. Di situs, klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bagian Galeri desainer Web , klik tipe konten situs.

  3. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik tipe konten yang ingin Anda tambahkan kebijakan manajemen informasinya.

  4. Pada halaman Tipe Konten, klik Pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  5. Pada halaman Edit Kebijakan, ketikkan deskripsi untuk kebijakan, lalu ketikkan keterangan singkat pernyataan kebijakan yang menjelaskan kepada pengguna. Pernyataan kebijakan bisa berisi hingga 512 karakter.

  6. Berikutnya, Anda perlu menambahkan satu atau beberapa fitur kebijakan ke kebijakan manajemen informasi. Saat Anda mengaktifkan fitur, pengaturan tambahan yang akan ditampilkan.

Menambahkan fitur kebijakan ke kebijakan manajemen informasi

Fitur kebijakan yang bisa Anda tambahkan ke kebijakan informasi adalah label, pengauditan, kedaluwarsa, dan kode batang.

Menambahkan fitur kebijakan retensi untuk manajemen informasi kebijakan

  1. Pada halaman Edit Kebijakan, pilih kotak centang Aktifkan Retensi.

  2. Klik Tambahkan tahapan retensi dan pilih salah satu opsi periode retensi berikut untuk menentukan kapan dokumen kedaluwarsa: Untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, pilih Tahap ini berdasarkan properti tanggal pada item, lalu pilih tindakan (Dibuat atau Diubah) dan periode waktu (tanggal, bulan, atau tahun).

  3. Ketikkan nilai dalam kotak di antara daftar untuk menentukan periode waktu.

  4. Pilih tindakan yang harus terjadi ketika dokumen kedaluwarsa.

  5. Jika Anda ingin tindakan yang dipilih berulang, pilih kotak centang di bagian Pengulangan lalu pilih periode pengulangan.

  6. Klik OK.

Atas halaman

Menambahkan fitur kebijakan pengauditan ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Pengauditan, pilih Aktifkan pengauditan, lalu pilih kotak centang ke acara yang ingin Anda simpan jejak auditnya.

  2. Klik OK.

    Catatan: Untuk melihat log audit, pada halaman Pengaturan Kumpulan Situs, klik Laporan log audit, lalu pilih laporan untuk dilihat.

Menambahkan fitur kebijakan kode batang ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Kode Batang, pilih Aktifkan Kode Batang.

  2. Pilih kotak centang Minta pengguna menyisipkan kode batangjika Anda menginginkan aplikasi klien Office mengharuskan pengguna untuk menyisipkan kode batang ke dalam dokumennya.

Menambahkan fitur kebijakan label ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Label, pilih Aktifkan Label.

  2. Untuk mengharuskan pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak dokumen, pilih Ingatkan pengguna untuk menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

  3. Untuk mencegah agar label tidak diubah setelah ditambahkan, pilih Cegah perubahan pada label setelah ditambahkan.

  4. Di kotak Format label, ketikkan teks yang Anda inginkan agar muncul di label. Anda bisa menggunakan kombinasi teks tetap atau properti dokumen apa pun, kecuali properti terhitung atau bawaan seperti pengidentifikasi unik secara global (GUID) atau Dibuat Oleh. Untuk memulai baris baru, gunakan urutan karakter \n.

  5. Pilih font, ukuran font, gaya font, dan perataan untuk teks label.

  6. Ketikkan tinggi label dalam inci di kotak Tinggi dan lebar label dalam inci di kotak Lebar.

  7. Klik Refresh untuk melihat perubahan Anda.

  8. Klik OK.

Mengonfigurasikan manajemen rekaman di tempat

Ketika Anda menggunakan Pusat Rekaman, maka Anda bekerja di tempat penyimpanan terkunci dan bisa menggunakan operasi Kirim Ke untuk mendapatkan rekaman ke dalam tempat penyimpanan itu. Namun, tiap situs yang bisa diaktifkan untuk manajemen rekaman di tempat bisa dikonfigurasikan sebagai sistem manajemen rekaman. Pada tipe sistem ini, tidak seperti Pusat Rekaman, Anda bisa menyimpan rekaman beserta dengan dokumen aktif dalam ruang kolaboratif. Beberapa manfaat tambahan menggunakan sistem manajemen rekaman di tempat adalah:

  • Rekaman bisa ada dan dikelola di beberapa situs.

  • Dengan mengaktifkan penerapan versi, pemeliharaan versi rekaman menjadi otomatis.

  • Pencarian eDiscovery bisa dijalankan terhadap rekaman maupun dokumen aktif di saat yang sama.

  • Kontrol yang lebih luas terhadap jenis rekaman yang ada di organisasi Anda dan siapa yang membuat rekaman.

Terdapat tiga langkah utama untuk mengonfigurasikan manajemen rekaman di tempat:

  1. Aktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs.

  2. Mengonfigurasikan pengaturan Deklarasi rekaman pada tingkat kumpulan situs.

  3. Mengonfigurasikan pengaturan Deklarasi rekaman pada tingkat daftar atau pustaka.

    Catatan: Anda harus menjadi kontributor atau administrator daftar guna mendeklarasikan item sebagai rekaman secara manual.

Atas halaman

Mengaktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs

Langkah pertama dalam mengonfigurasikan sistem manajemen rekaman di tempat adalah mengaktifkan fitur di tingkat kumpulan situs. Aktifkan fitur yang mengaktifkan perintah Deklarasikan/Batalkan Deklarasi Rekaman pada pita.

Catatan: Anda harus menjadi administrator Kumpulan Situs untuk melakukan tugas ini.

  1. Di paling atas tingkat situs, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Di bawah Administrasi Kumpulan Situs, klik fitur kumpulan situs.

  3. Di samping Manajemen Rekaman Di Tempat, klik Aktifkan.

Mengonfigurasikan pengaturan deklarasi rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs

  1. Di paling atas tingkat situs, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Di bawah Administrasi Kumpulan Situs, klik Pengaturan deklarasi rekaman.

  3. Pada halaman Pengaturan Deklarasi Rekaman, jika Anda ingin menempatkan batasan yang bisa dilakukan terhadap item yang dideklarasikan sebagai rekaman, pilih satu opsi di bagian Batasan Rekaman.

  4. Di bagian Ketersediaan Deklarasi rekaman , pilih apakah Deklarasi manual atas rekaman harus tersedia di daftar dan pustaka secara default. Jika Anda memilih tidak tersedia di semua lokasi secara defaultopsi, catatan dapat hanya dinyatakan melalui kebijakan atau alur kerja.

  5. Di bagian Peran Deklarasi, pilih aturan yang bisa dan tidak bisa mendeklarasikan rekaman secara manual.

  6. Pilih OK.

Mengonfigurasikan pengaturan deklarasi rekaman pada tingkat daftar atau pustaka

Anda bisa mempunyai kontrol lebih banyak terhadap item yang bisa dideklarasikan sebagai catatan dengan mengonfigurasikan deklarasi rekaman untuk daftar atau pustaka. Ketika mengonfigurasikan daftar atau pustaka untuk deklarasi rekaman, Anda bisa mendapatkan item dideklarasikan secara otomatis sebagai rekaman ketika item tersebut ditambahkan ke daftar atau pustaka.

  1. Dari daftar atau pustaka tempat Anda ingin mengonfigurasikan pengaturan Deklarasi rekaman, klik tab pustaka atau Daftar pada pita, dan lalu klik Pengaturan pustaka atau Pengaturan daftar.

    Di SharePoint Online, klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 dan lalu klik pengaturan daftar atau pengaturan pustaka.

  2. Di bawah halaman Pengaturan Daftar/Pustaka Dokumen, di bawah Izin dan Manajemen, klik Pengaturan deklarasi rekaman.

  3. Di bagian Ketersediaan Deklarasi Rekaman Manual, pilih:

  4. Apakah Anda ingin daftar atau pustaka agar menggunakan pengaturan deklarasi rekaman default yang dipakai oleh kumpulan situs,

  5. apakah pengguna harus selalu mendeklarasikan item sebagai rekaman secara manual untuk daftar atau pustaka, atau

  6. apakah pengguna bisa atau tidak bisa mendeklarasikan rekaman secara manual di dalam daftar atau pustaka.

  7. Di bagian Deklarasi Otomatis, pilih kotak centang jika Anda ingin semua item yang ditambahkan ke daftar atau pustaka dideklarasikan sebagai rekaman secara otomatis.

  8. Klik OK.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×