Menemukan rekaman dengan nilai teratas atau terbawah dalam grup atau bidang

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan kueri nilai teratas untuk menemukan nilai tertinggi atau terendah dalam satu set rekaman. Anda menggunakan kueri nilai teratas untuk menjawab jenis pertanyaan Bisnis, seperti produk mana menjual baik dan yang tidak.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Memahami kueri nilai teratas

Menemukan catatan yang berisi nilai teratas atau terbawah

Menemukan nilai teratas atau terbawah untuk rekaman dalam kategori atau grup

Menemukan catatan yang berisi nilai atas dan bawah

Memahami kueri nilai teratas

Anda menggunakan kueri nilai teratas saat Anda perlu menemukan catatan yang berisi nilai teratas atau terbawah di bidang tabel. Anda bisa menggunakan kueri nilai teratas untuk menjawab tipe pertanyaan berikut ini.

  • Mana yang paling atau sedikit mahal produk?

  • Tiga karyawan yang mempunyai hari ulang tahun berikutnya?

  • Divisi yang dihasilkan terbesar atau sedikit penjualan selama tahun saat ini?

  • Produk mana menempati bagian atas atau bawah lima persen penjualan?

  • Produk mana dalam setiap kategori produk menempati bagian atas atau bawah lima persen penjualan?

Meletakkan sebentar, kueri nilai teratas mengurutkan dan lalu filter data Anda untuk mengembalikan nilai teratas atau terbawah dalam bidang. Anda bisa menggunakan kueri nilai teratas untuk mencari numerik (termasuk mata uang) dan nilai tanggal.

Proses membuat kueri nilai teratas mengikuti langkah berikut:

  • Membuat kueri pemilihan atau kueri total.

    Anda menggunakan kueri pemilihan untuk menemukan nilai teratas atau terbawah dalam tabel. Anda menggunakan kueri total untuk menemukan nilai teratas atau terbawah di dalam satu atau beberapa kategori. Misalnya, jika Anda ingin menjawab pertanyaan seperti "apa yang paling atau paling mahal Produk", Anda memulai dengan membuat kueri pemilihan. Untuk menjawab pertanyaan seperti "produk mana dalam setiap kategori produk yang kami menempati bagian atas atau bawah lima persen dari penjualan," Anda menggunakan kueri total. Selain itu, Anda bisa menggunakan salah satu tipe kueri untuk menemukan nilai atas dan bawah dalam salah satu grup catatan atau catatan yang termasuk dalam kategori.

  • Menerapkan susunan urutan ke kueri.

  • Menerapkan kriteria lainnya ke kueri.

  • Menentukan jumlah catatan yang Anda inginkan untuk dikembalikan. Anda bisa menentukan persentase, seperti atas 5 persen dari nilai dalam bidang, atau Anda bisa menentukan angka tetap, seperti 10 nilai teratas dalam bidang.

Memilih antara kueri nilai teratas dan filter

Untuk menentukan apakah Anda harus membuat kueri nilai teratas atau menerapkan filter, pertimbangkan hal berikut:

  • Jika Anda ingin mengembalikan rekaman yang berisi nilai tertinggi atau terendah dalam bidang, dan Anda tidak mengetahui persis atas atau bawah nilai bidang (atau mereka tidak penting), Anda membuat kueri nilai teratas.

  • Jika Anda ingin mengembalikan semua rekaman di mana nilai dalam bidang yang cocok dengan, atau bisa lebih kecil atau lebih besar dari nilai di mana Anda tertarik, Anda menerapkan filter. Misalnya, untuk melihat produk dengan harga antara $50 dan $100, Anda menerapkan filter. Gambar berikut mengilustrasikan sampel filter di tampilan desain kueri dan hasil yang dapat menghasilkan seperti filter:

    Produk yang harganya antara $50 dan $100

    Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan filter, lihat artikel Filter: membatasi jumlah catatan dalam tampilan.

Aturan untuk membuat dan menggunakan kueri nilai teratas

Saat Anda melanjutkan, ingatlah bahwa, terlepas dari tipe kueri (kueri pemilihan atau kueri Total), Anda harus menggunakan bidang yang berisi data deskriptif, seperti karyawan atau nama produk, dan bidang yang berisi nilai teratas atau terbawah yang Anda inginkan untuk menemukan, seperti harga atau bidang tanggal. Anda bisa menggunakan lebih dari satu bidang data dan, jika Anda menggunakan kueri Total, bidang data Anda biasanya akan menyertakan informasi kategori, seperti bidang kota atau negara/kawasan. Anda bisa menghilangkan kategori data hanya ketika Anda membuat kueri Total yang berjalan terhadap semua catatan, seperti "Tampilkan saya atas lima persen dari perintah paling mahal." Selain itu, Anda bisa menggunakan kueri Total atau pilih untuk mencari nilai di atas dan bawah di grup catatan atau catatan yang termasuk dalam kategori. Untuk informasi selengkapnya tentang melakukannya, lihat bagian menemukan nilai teratas atau terbawah untuk rekaman dalam kategori atau grup, selanjutnya di artikel ini.

Menemukan catatan yang berisi nilai teratas atau terbawah

Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara membuat kueri nilai teratas dasar dan kueri tingkat lanjut. Langkah pertama menunjukkan bagian-bagian dasar dalam kueri nilai teratas, saat bagian kedua menjelaskan cara menemukan berikutnya beberapa karyawan hari ulang tahun. Langkah-langkah menggunakan tabel sampel berikut ini:

Nama Belakang

Nama Depan

Alamat

Kota

Negara/Kawasan

Tanggal Lahir

Kami menyewa tanggal

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-Mei-1957

22-Nov-1996

Guido

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Nov-1960

11-Mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Mar-1964

22-Jun-1998

Harga

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-Apr-1964

14-Okt-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-Okt-1959

29-Mar-1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Mar-1964

20-Jun-1998

Jika Anda ingin, Anda bisa memasukkan data dalam tabel sampel ini secara manual, atau Anda bisa menyalin tabel ini ke program lembar bentang, seperti Microsoft Office Excel 2007, dan kemudian impor lembar kerja yang dihasilkan ke tabel di Microsoft Office Access 2007.

Perlihatkan saya bagaimana

Memasukkan data sampel secara manual

  1. Pada tab buat , di grup tabel , klik tabel.

Office Access 2007 menambahkan tabel kosong baru ke database Anda.

Catatan: Anda tidak perlu mengikuti langkah ini jika Anda membuka database baru yang kosong, tapi Anda akan perlu mengikuti kapan pun Anda memerlukannya untuk menambahkan tabel ke database.

  1. Klik ganda sel pertama dalam baris header dan ketikkan nama bidang di tabel sampel.
    Secara default, Access menunjukkan bidang yang kosong dalam baris header dengan teks Tambahkan bidang baru, seperti:
    Bidang baru di lembar data

  2. Gunakan tombol panah untuk berpindah ke sel kosong header berikutnya dan lalu ketik nama bidang kedua (Anda bisa juga menekan TAB atau klik ganda sel baru). Ulangi langkah ini hingga Anda memasukkan semua nama bidang.

  3. Memasukkan data dalam tabel sampel.
    Saat Anda memasukkan data, Access menyimpulkan tipe data untuk setiap bidang. Jika Anda baru menggunakan database relasional, Anda mengatur tipe data tertentu, seperti angka, teks, atau tanggal/waktu, untuk setiap bidang dalam tabel Anda. Pengaturan tipe data membantu memastikan data akurat entri dan membantu mencegah kesalahan, seperti menggunakan nomor telepon dalam perhitungan. Untuk tabel sampel ini, Anda harus memungkinkan akses menyimpulkan tipe data.

  4. Saat Anda selesai memasukkan data, klik Simpan
    pintasan Keyboard tekan CTRL + S.
    kotak dialog Simpan sebagai muncul.

  5. Dalam kotak Nama tabel , masukkan nama tabel sampel, dan lalu klik OK.
    Anda menggunakan nama setiap tabel sampel karena kueri di bagian cara menggunakan nama tersebut.

  6. Ulangi langkah-langkah ini hingga Anda membuat setiap tabel sampel yang tercantum di awal bagian ini.

Salin tabel ke program lembar bentang

  1. Memulai program lembar bentang Anda dan membuat file baru yang kosong. Jika Anda menggunakan Excel, buku kerja kosong baru dibuat secara default.

  2. Salin tabel sampel yang disediakan di bagian sebelumnya dan tempelkan ke lembar kerja pertama, dimulai dari sel pertama.

  3. Menggunakan teknik yang disediakan oleh program lembar bentang Anda, nama lembar kerja karyawan.

  4. Simpan file lembar bentang ke lokasi dan masuk ke langkah berikutnya.

Mengimpor tabel ke Access

  1. Dalam database baru atau yang sudah ada:
    pada tab Data eksternal , di grup impor , klik Excel.
    - atau -
    klik lainnya, dan lalu pilih program lembar bentang dari daftar.
    Kotak dialog Dapatkan Data eksternal - lembar bentang nama Program muncul.

  2. Klik Telusuri, buka file lembar bentang yang Anda buat di langkah sebelumnya, dan lalu klik OK.
    Memulai panduan impor lembar bentang.

  3. Secara default, panduan memilih lembar kerja pertama dalam buku kerja (karyawan, jika Anda mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya), dan data dari lembar kerja muncul di bagian bawah halaman panduan. Klik berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya panduan, klik baris pertama berisi judul kolom, dan lalu klik berikutnya.

  5. Secara opsional, pada halaman berikutnya panduan, gunakan kotak teks dan daftar di bawah Opsi bidang untuk mengubah bidang nama dan tipe data atau untuk menghilangkan bidang dari operasi impor. Jika tidak, klik berikutnya.

  6. Biarkan opsi Access membiarkan menambahkan kunci utama yang dipilih, dan klik berikutnya.

  7. Secara default, Access berlaku nama lembar kerja untuk tabel baru Anda. Terima nama atau masukkan nama lain, dan lalu klik selesai.

Catatan: Jika Anda tidak memiliki program lembar bentang, Anda bisa menyalin data sampel ke editor teks seperti Notepad. Untuk informasi selengkapnya tentang mengimpor data teks, lihat artikel mengimpor atau menautkan ke data di file teks.

Membuat kueri nilai teratas dasar

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

  2. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , klik tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri, klik Tambahkan untuk menempatkan tabel dalam kisi Desain, dan lalu klik tutup.
    - atau -
    klik ganda tabel.
    Jika Anda menggunakan contoh data, tambahkan tabel karyawan ke kueri.

  3. Menambahkan bidang yang ingin Anda gunakan di kueri Anda ke kisi desain. Anda bisa setiap bidang, klik ganda atau seret dan letakkan setiap bidang di sel kosong di baris bidang .
    Jika Anda menggunakan tabel sampel, tambahkan bidang nama depan, nama belakang, dan tanggal lahir.

  4. Di bidang yang berisi nilai Anda atas atau bawah (tanggal lahir bidang, jika Anda menggunakan tabel sampel), klik baris Urutkan dan pilih urutan naik atau urutan turun.
    Jika bidang nilai Anda berisi angka, seperti harga atau angka penjualan, urutan naik mengembalikan nilai terendah dan urutan turun mengembalikan nilai tertinggi. Jika bidang nilai Anda berisi tanggal, urutan turun mengembalikan tanggal terakhir, saat naik mengembalikan tanggal terawal.

    Penting: Anda harus mengatur baris Urutkannaik atau urutan turun hanya untuk bidang yang berisi nilai teratas atau terbawah Anda. Jika Anda menentukan susunan urutan untuk bidang selain dari bidang yang berisi nilai teratas atau terbawah Anda — misalnya, ProductName bukan harga — kueri tidak akan mengembalikan hasil yang Anda inginkan.

  5. Pada tab desain , di grup alat , klik panah bawah di samping semua (daftar Nilai teratas ), dan salah memasukkan nomor atau persentase dari catatan yang ingin Anda lihat, atau pilih salah satu opsi dari daftar.

  6. Klik Jalankan Gambar tombol untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan lembar data.

  7. Menyimpan kueri dan tetap terbuka untuk digunakan di langkah berikutnya.

Anda bisa melihat tipe kueri nilai teratas bisa menjawab pertanyaan dasar, seperti yang terlama atau termuda orang di perusahaan. Langkah berikutnya menjelaskan cara menggunakan ekspresi dan kriteria lainnya untuk menambahkan power dan fleksibilitas ke kueri. Kriteria yang diperlihatkan dalam langkah berikutnya kembali ulang tahun berikutnya tiga karyawan.

Tambahkan kriteria ke kueri

Catatan: Langkah-langkah ini mengasumsikan bahwa Anda akan menggunakan kueri yang dijelaskan di bagian sebelumnya.

  1. Buka, dalam tampilan desain kueri yang Anda buat di langkah sebelumnya.

  2. Di kisi desain kueri, di kolom di sebelah kanan kolom tanggal lahir, Salin dan tempelkan atau ketikkan ekspresi Expr1: DatePart("m", [tanggal lahir]). Fungsi DatePart mengekstrak bagian bulan dari nilai dalam bidang tanggal lahir.

  3. Di sebelah kanan kolom yang berisi ekspresi Anda, Salin dan tempelkan atau ketikkan ekspresi Expr2: DatePart("d", [tanggal lahir]). Dalam kasus ini, fungsi DatePart mengekstrak bagian hari dari nilai dalam bidang tanggal lahir.

  4. Kosongkan kotak centang di baris Perlihatkan untuk setiap ekspresi, lalu klik Urutkan sel untuk setiap ekspresi dan pilih urutan naik.

  5. Secara opsional, Anda bisa menentukan kriteria untuk membatasi lingkup kueri. Saat Anda menentukan kriteria, kueri mengurutkan hanya catatan yang memenuhi kriteria, dan mengidentifikasi nilai teratas atau terbawah bidang dari dalam daftar diurutkan.
    Untuk melanjutkan dengan contoh data, di baris kriteria dari bidang tanggal lahir, ketik atau salin dan tempel ekspresi ini:

    Bulan ([tanggal lahir]) > Month(Date()) atau bulan ([tanggal lahir]) = Month(Date()) dan hari ([tanggal lahir]) > Day(Date())

    Ekspresi ini akan melakukan hal berikut: bulan ([Tanggallahir]) > Month(Date()) bagian memeriksa tanggal lahir setiap karyawan untuk melihat jika itu berada di dalam satu bulan yang akan datang dan, jika true, termasuk catatan tersebut dalam kueri. Bulan ([Tanggallahir]) = Month(Date()) dan Day([BirthDate]) > Day(Date()) bagian ekspresi memeriksa tanggal lahir yang terjadi pada bulan ini untuk melihat jika tanggal lahir jatuh pada atau setelah tanggal saat ini. Jika kondisi itu true, fungsi akan menyertakan catatan tersebut dalam hasil kueri. Untuk meringkas, ekspresi ini mengabaikan semua catatan mana tanggal lahir jatuh antara January 1 dan tanggal di mana Anda menjalankan kueri Anda.

    Untuk melihat beberapa contoh ekspresi kriteria kueri, lihat artikel contoh kriteria kueri.

  6. Pada tab desain , di grup alat , klik panah bawah di samping semua (daftar Nilai teratas ), dan salah memasukkan nomor atau persentase dari catatan yang ingin Anda lihat, atau pilih salah satu opsi dari daftar.

  7. Klik Jalankan Gambar tombol untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan lembar data.

Jika kueri mengembalikan rekaman yang lebih banyak daripada yang diharapkan

Jika data Anda berisi catatan yang berbagi nilai tanggal, kueri nilai teratas Anda mungkin mengembalikan lebih banyak data daripada yang diharapkan. Misalnya, Anda bisa mendesain kueri nilai teratas untuk mengambil tiga catatan karyawan, namun Anda benar-benar melihat empat karena "Wilson" dan "Edwards" berbagi ulang tahun. Tipe kueri mengembalikan semua nilai teratas, terlepas dari berapa banyak catatan memiliki nilai tersebut. Untuk mengeluarkan nilai duplikat, Anda bisa mengatur properti yang disebut Nilai unik ke ya. Untuk informasi tentang cara menggunakan properti tersebut, lihat bagian jika Anda melihat rekaman duplikat, selanjutnya di artikel ini.

NamaBelakang

TanggalLahir

Johnson

26/9/1968

Jacobsen

10/2/1970

Edwards

10/15/1965

Wilson

10/15/1969

Jika kueri mengembalikan rekaman lebih sedikit daripada yang diharapkan

Anggap bahwa Anda mendesain kueri ke atas atau bawah lima rekaman yang dikembalikan dalam bidang, tapi Anda hanya melihat tiga catatan. Sebagai aturan, Anda menyelesaikan jenis masalah dengan membuka kueri dalam tampilan desain dan meninjau baris kriteria di kisi desain untuk kriteria yang lebih ketat daripada yang dimaksudkan. Untuk informasi selengkapnya tentang kriteria, lihat artikel contoh kriteria kueri.

Jika Anda melihat catatan duplikat

Jika kueri nilai teratas mengembalikan duplikat, baik tabel yang mendasari berisi rekaman duplikat, atau catatan muncul duplikat karena kueri tidak menyertakan bidang yang bisa membedakan antara catatan tersebut. Sebagai contoh, berikut ini kueri yang memperlihatkan lima pesanan yang dikirim baru-baru ini, bersama dengan nama tenaga penjual yang menangani transaksi.

Tanggalpengiriman

Tenaga penjual

11/12/2004

Febriansyah

11/12/2004

Moreno

10/12/2004

Osada

10/12/2004

Osada

10/12/2004

Febriansyah

Ketiga dan keempat catatan muncul menjadi duplikat, namun mungkin karena Penjual Osada menangani dua pesanan yang dikirim pada hari yang sama.

Bergantung pada kebutuhan Anda, Anda bisa melakukan salah satu dari dua hal untuk menghindari mengembalikan rekaman duplikat. Anda bisa mengubah desain kueri untuk menambahkan bidang yang akan membantu membedakan catatan, seperti bidang Idpesanan dan id pelanggan. Atau, jika itu sudah cukup untuk melihat hanya satu rekaman duplikat, Anda bisa memperlihatkan hanya catatan berbeda dengan mengatur properti kueri Nilai unik ke ya. Untuk menyetel properti ini, dalam tampilan desain kueri, tekan F4 untuk menampilkan lembar properti untuk kueri, temukan properti Nilai unik dan atur menjadi ya.

Untuk informasi selengkapnya tentang menangani catatan duplikat, lihat artikel menemukan, menyembunyikan, atau menghilangkan data duplikat.

Atas Halaman

Menemukan nilai teratas atau terbawah untuk rekaman dalam kategori atau grup

Anda menemukan nilai teratas atau terbawah untuk catatan yang termasuk dalam grup dengan membuat kueri total. Saat Anda melanjutkan, ingat bahwa, secara default, kueri Total bisa menyertakan hanya bidang atau beberapa bidang yang berisi data grup Anda, seperti bidang "kategori", dan bidang yang memiliki nilai teratas atau terbawah, seperti bidang "harga". Kueri Total tidak bisa menyertakan bidang lain yang menjelaskan item dalam kategori. Namun, Anda bisa membuat kueri kedua yang menyertakan bidang dari kueri Total, ditambah bidang dari tabel lain yang berisi data deskriptif.

Misalnya, anggap bahwa Anda memiliki tabel dengan produk, dan Anda menetapkan setiap produk untuk sebuah kategori, seperti papan pertandingan, puzzle, dan lain sebagainya. Jika Anda membuat kueri total untuk mengidentifikasi produk paling mahal dalam setiap kategori, kueri hanya bisa menyertakan bidang atau beberapa bidang yang berisi data kategori dan bidang yang berisi data harga. Untuk contoh ini, mengasumsikan bidang yang disebut nama kategori dan bidang yang disebut harga. Saat Anda menjalankan kueri tipe ini, Access menambahkan "MaxOf" atau "MinOf" (bergantung pada fungsi yang Anda pilih) ke awal bidang harga, seperti:

Nama kategori

MaxOfPrice

Papan pertandingan

$55,00

Puzzle

$43.90

Komputer pertandingan

$263.50

Boneka

$81.00

...

...

Anda Total kueri tidak bisa menyertakan bidang lain yang akan membantu menjelaskan produk (dan dengan demikian membuat data lebih mudah untuk dimengerti), seperti nama produk atau nama pemasok, seperti:

Nama kategori

MaxOfPrice

Nama Produk

Nama pemasok

Papan pertandingan

$55.000

Bersenang-senang dengan C++

Proseware, Inc.

Puzzle

$43.90

Diagram Database relasional

Lucerne penerbitan

Komputer pertandingan

$263.50

Komputer dan makhluk mitos

Litware, Inc.

Boneka

$81.00

Programmer tindakan gambar

Contoso, Ltd

...

...

...

...

Jika Anda ingin melihat data deskriptif itu, Anda bisa membuat kueri pemilihan kedua yang mengombinasikan bidang dalam kueri Total dengan bidang data tambahan.

Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara membuat kueri total dan pilih kueri yang diperlukan untuk mengidentifikasi produk paling mahal dalam setiap kategori. Langkah-langkah ini berasumsi penggunaan tabel sampel berikut ini:

Tabel Kategori

Idkategori

Nama kategori

Deskripsi

1

Papan pertandingan

Semua usia dan keahlian tingkat

2

Puzzle

Teka, word puzzle, puzzle mainan

3

Komputer pertandingan

Semua konsol dan keahlian tingkat

4

Boneka

Tindakan angka, boneka mode

5

Alat olahraga

Bola, pakaian, jaring

6

Model hobi

Pesawat, Mobil, kereta

Tabel pemasok

SupplierID

Nama pemasok

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Lucerne penerbitan

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd

8

Importir dunia

9

Ujung sayap mainan

10

Importir dunia

11

Litware, Inc.

12

Southridge Video

Tabel produk

Nama Produk

SupplierID

Idkategori

Harga

Programmer tindakan gambar

7

4

$12,95

Bersenang-senang dengan C++

6

1

$15.85

Diagram Database relasional

5

2

$22,50

Chip komputer ajaib

3

2

$32.65

Akses! Game!

1

1

$22,95

Komputer dan makhluk mitos

11

3

$78.50

Latihan untuk komputer! DVD!

4

5

$14.88

Akhir terbang Pizza

2

5

$36.75

Drive eksternal 5.25-inch Floppy disket (1/4 skala)

8

6

$65,00

Manajer non-tindakan gambar

9

4

$78.88

Kegelapan

12

3

$53.33

Menyusun Keyboard Anda sendiri

1

6

$77.95

Catatan: Langkah-langkah ini juga mengasumsikan hubungan satu ke banyak antara tabel kategori dan produk, dan sama antara tabel pemasok dan produk. Dalam kasus ini, tabel berbagi bidang SupplierID dan Idkategori. Kueri Total yang dijelaskan di bagian berikutnya tidak akan bekerja tanpa hubungan.

Membuat kueri Total

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

  2. Di kotak dialog Perlihatkan tabel , pilih tabel yang Anda inginkan untuk bekerja dengan, klik Tambahkan, lalu klik tutup setelah Anda selesai menambahkan tabel.
    - atau -
    klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan, dan lalu klik tutup. Setiap tabel muncul dalam kisi desain. Jika Anda menggunakan tabel sampel yang tercantum di atas, Anda menambahkan tabel kategori dan produk.

  3. Klik ganda bidang tabel yang ingin Anda gunakan di kueri Anda.
    Pada titik ini, pastikan bahwa Anda menambahkan hanya mengelompokkan bidang dan bidang nilai ke kueri. Jika Anda menggunakan contoh data yang tercantum dalam tabel sebelumnya, Anda menambahkan bidang nama kategori dari kategori tabel, dan harga bidang dari tabel Products.

  4. Secara opsional, Anda bisa menentukan kriteria untuk membatasi lingkup kueri.
    Hanya catatan yang memenuhi kriteria yang akan diurutkan, dan nilai bidang atas dan bawah akan diidentifikasi dalam daftar ini diurutkan. Sebagai contoh, untuk mengeluarkan produk dalam kategori Olahraga, Anda menambahkan ekspresi ini ke baris kriteria dari bidang nama Kategori: <> "Olahraga".
    Untuk melihat beberapa contoh ekspresi kriteria kueri, lihat artikel contoh kriteria kueri.

  5. Mengonversi kueri ke kueri total.

    1. Pada tab desain , di grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Total.

      Baris Total muncul dalam kisi desain.

  6. Memastikan bahwa sel Total dari setiap grup bidang ditetapkan ke Grup menurut, dan lalu Atur sel Total bidang nilai (bidang yang berisi nilai teratas atau terbawah) untuk Max atau Min.
    Memilih Max mengembalikan nilai terbesar dalam bidang numerik dan nilai tanggal atau waktu yang paling baru di bidang tanggal/waktu. Memilih Min mengembalikan nilai terkecil dalam bidang numerik dan nilai tanggal atau waktu terlama di bidang tanggal/waktu. Jika Anda menggunakan contoh data, mengatur sel Total bidang nama kategori untuk Kelompokkan menurut, dan sel Total untuk harga bidang Max atau Min.

  7. Pada tab desain , di grup alat , pastikan bahwa daftar Nilai teratas diatur ke semua, dan lalu klik Jalankan Gambar tombol untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan lembar data.

    Catatan: Bergantung pada fungsi yang Anda pilih di langkah 7, Access perubahan nama bidang nilai di kueri MaxOfFieldName atau MinOf FieldName. Jika Anda menggunakan tabel sampel, Access mengganti nama bidang MaxOfPrice atau MinOfPrice.

  8. Menyimpan kueri dan masuk ke langkah berikutnya.

Kueri tidak mengembalikan nama produk atau informasi lainnya tentang produk. Untuk melihat data tambahan, Anda perlu membuat kueri kedua yang menggabungkan kueri yang baru saja Anda buat. Langkah berikutnya menjelaskan cara membuat kueri kedua ini.

Membuat kueri kedua untuk menampilkan lebih banyak data

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

  2. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , klik tab kueri , dan lalu klik ganda kueri Total yang Anda buat di bagian sebelumnya.

  3. Klik tab tabel dan tambahkan tabel yang Anda gunakan dalam kueri Total ditambah semua tabel yang berisi data terkait lainnya yang ingin Anda lihat.
    Jika Anda menggunakan tabel sampel tercantum lebih lama, Anda menambahkan kategori, produk dan pemasoknya tabel ke kueri baru Anda.

  4. Bergabung dalam bidang dalam kueri Total bidang terkait di tabel induk. Untuk melakukannya, seret setiap bidang dalam kueri Total ke bidang yang terkait dalam tabel.

    Jika Anda menggunakan contoh data, tarik bidang nama kategori dalam kueri Total ke bidang nama kategori dalam tabel kategori. Anda lalu menyeret bidang MaxOfPrice dalam kueri total untuk harga bidang dalam tabel produk. Gabungan memungkinkan Anda kueri pemilihan yang baru untuk menyatukan data dalam kueri total dan data di tabel lainnya.

  5. Di jendela untuk kueri Total, klik ganda tanda bintang untuk menambahkan seluruh kueri ke kisi Desain, dan seret bidang tambahan dari tabel lainnya dalam kueri.

    Jika Anda menggunakan tabel sampel, Anda klik ganda kueri Total yang Anda buat di bagian sebelumnya dan lalu tambahkan nama produk dan pemasok bidang dari tabel produk dan pemasoknya, masing-masing.

  6. Alternatifnya, tentukan susunan urutan untuk satu atau beberapa kolom.
    Sebagai contoh, untuk daftar kategori dalam urutan alfabet, atur sel Urutkan dari kolom nama kategori ke urutan naik.

  7. Pada tab Desain, di grup Hasil, klik Jalankan.

    Ini menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan lembar data.

Tips    Jika Anda tidak ingin judul kolom harga muncul sebagai MaxOfPrice atau MinOfPrice, buka kueri dalam tampilan desain dan, dalam kolom harga dalam kisi, ketik Harga: MaxOfPrice atau Harga: MinOfPrice. Melakukannya membuat harga muncul sebagai judul kolom dalam tampilan lembar data.

Atas Halaman

Menemukan catatan yang berisi nilai atas dan bawah

Kueri yang Anda buat sebelumnya dalam artikel ini dapat mengembalikan atas atau bawah nilai, tapi tidak keduanya. Jika Anda ingin melihat kedua set nilai dalam satu tampilan, Anda harus membuat dua kueri — yang mengambil nilai teratas dan yang lain yang mengambil nilai terbawah — lalu menggabungkan dan menyimpan hasil di dalam satu tabel.

Proses menemukan nilai atas dan bawah dan menampilkan data dalam tabel mengikuti langkah berikut:

  • Membuat kueri nilai atas dan bawah nilai kueri atau, jika Anda membutuhkan untuk mengelompokkan data Anda, membuat kueri Total yang menggunakan fungsi Min dan Max .

  • Konversi atas nilai kueri (atau kueri Total Max) ke dalam Buat tabel kueri dan menjalankan kueri ini untuk membuat tabel baru.

  • Mengonversi kueri nilai bawah (atau kueri Total Min) ke dalam kueri penambahan dan menjalankan kueri ini untuk menambahkan rekaman ke tabel nilai teratas Anda.

    Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara membuat kueri.

    Catatan: Kecuali database Anda ditandatangani secara digital atau berada di lokasi tepercaya, Access mencegah Anda menjalankan kueri tindakan yang diuraikan di sini. Ikuti pertama serangkaian langkah-langkah untuk mengaktifkan konten yang diblokir sebelum Anda mencoba membuat membuat tabel dan menambahkan kueri yang diuraikan di sini.

    Mengaktifkan konten dalam database

    • Pada Bilah Pesan, klik Opsi.

      Kotak dialog Opsi Keamanan Microsoft Office muncul.

    • Pilih Aktifkan konten ini, dan lalu klik OK.

    • Jalankan lagi kueri Anda.

      Jika Anda tidak melihat bilah pesan

    • Pada tab Alat Database , di grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Bilah pesan.

      Untuk informasi selengkapnya tentang mode nonaktif dan keamanan Access, lihat artikel aman database Access 2007.

      Membuat kueri

  • Membuat kueri nilai atas dan bawah.

    Untuk langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat kueri nilai teratas atau terbawah, lihat bagian menemukan rekaman dengan nilai teratas atau terbawah, sebelumnya dalam artikel ini. Jika Anda membutuhkan untuk mengelompokkan data menurut kategori, lihat bagian menemukan nilai teratas atau terbawah untuk rekaman dalam kategori atau grup, sebelumnya dalam artikel ini.

  • Simpan setiap kueri dan biarkan terbuka untuk digunakan di langkah berikutnya.

Membuat membuat kueri tabel

  1. Dengan nilai Anda atas kueri terbuka dalam tampilan desain:

    Pada tab desain , di grup Tipe kueri , klik Buat tabel.
    Kotak dialog Buat tabel muncul.

  2. Dalam kotak Nama tabel , ketikkan nama untuk tabel yang akan menyimpan catatan atas dan bawah. Sebagai contoh, ketik atas dan bawah catatan, dan lalu klik OK.
    Setiap kali Anda menjalankan kueri, alih-alih menampilkan hasil dalam tampilan lembar data, kueri membuat tabel dan mengganti nilai teratas dengan data saat ini.

  3. Simpan dan tutup kueri.

Membuat kueri penambahan

  1. Buka kueri nilai bawah Anda dalam tampilan desain.

  2. Pada tab Desain, di dalam grup Tipe Kueri, klik Tambah.

  3. Dalam kotak dialog Tambah , ketik nama yang sama yang Anda ketikkan dalam kotak dialog Buat tabel .
    Sebagai contoh, ketik atas dan bawah catatan dan lalu klik OK. Setiap kali Anda menjalankan kueri, alih-alih menampilkan hasil dalam tampilan lembar data, kueri menambahkan rekaman ke tabel atas dan bawah catatan.

  4. Simpan dan tutup kueri.

Menjalankan kueri

Sekarang Anda sudah siap untuk menjalankan kueri dua.

  • Di jendela Database, klik ganda kueri nilai teratas dan klik ya dalam pesan.

  • Klik ganda kueri nilai bawah dan klik ya dalam pesan.

  • Buka catatan atas dan bawah tabel dalam tampilan lembar data.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×