Menemukan catatan tertentu dalam database

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Saat database Anda bertumbuh, dan mencari catatan tertentu melibatkan lebih dari sekilas lembar data. Di artikel ini, Pelajari lima cara untuk menemukan catatan tertentu berdasarkan kebutuhan Anda.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Menelusuri semua catatan

Masuk ke rekaman tertentu

Mencari catatan tertentu

Filter untuk melihat sejumlah catatan

Membuat kueri untuk menemukan rekaman tertentu

Menelusuri semua catatan

Anda bisa menelusuri catatan dengan menggunakan tombol TAB saat Anda ingin memindahkan melalui satu rekaman dalam sekali waktu, dalam urutan, untuk menemukan rekaman tertentu. Anda juga bisa menelusuri catatan dalam tabel di tampilan lembar data menggunakan tombol navigasi rekaman. Tombol navigasi rekaman tersedia di bagian bawah tabel atau formulir.

Tombol navigasi

1. masuk ke rekaman pertama

2. masuk ke rekaman sebelumnya

3. kotak catatan saat ini

4. pergi ke rekaman berikutnya

5. membuka terakhir catatan

6. membuka catatan baru (kosong)

7. indikator filter

8. kotak pencarian

Catatan: 

  • Saat Anda mengklik dalam kotak Catatan saat ini , Anda bisa mengetikkan nomor rekaman, dan lalu tekan ENTER untuk menavigasi ke catatan tersebut. Jumlah rekaman dihitung secara berurutan dari awal formulir atau lembar data. Tidak sesuai dengan nilai bidang apa pun.

  • Untuk mengetahui jika filter telah diterapkan, lihat tombol indikator filter. Jika tidak ada filter diterapkan atau semua filter yang telah dihapus, akan menampilkan Tanpa Filter. Saat menampilkan difilter, Anda bisa mengklik tombol ini untuk menghapus filter. Demikian pula, saat ini menampilkan tidak difilter, Anda bisa mengklik tombol ini untuk menerapkan filter terakhir yang Anda gunakan, jika ada.

  • Ketika Anda memasukkan teks dalam kotak pencarian , nilai yang cocok pertama disoroti secara real time saat Anda memasukkan setiap karakter. Anda bisa menggunakan fitur ini untuk mencari data dengan nilai yang cocok dengan cepat.

Atas halaman

Masuk ke rekaman tertentu

Anda bisa masuk ke rekaman tertentu di Access saat Anda mengetahui mana catatan yang ingin Anda temukan. Masuk ke kotak memungkinkan Anda memilih data tertentu dari daftar turun bawah dan biasanya ditambahkan ke formulir.

Kotak Masuk ke

  • Untuk menavigasi ke rekaman tertentu, klik panah di sebelah kanan kotak buka , dan lalu pilih catatan dari daftar turun bawah.

    Catatan: Jika Anda mengetahui beberapa karakter pertama dari rekaman yang Anda inginkan untuk menavigasi, Anda bisa mengetik karakter tersebut dalam kotak buka untuk membantu Anda dengan cepat menemukan catatan tersebut.

Kotak masuk untuk menampilkan hanya data yang cukup untuk secara unik mengidentifikasi setiap catatan. Saat Anda memilih catatan dari daftar, Access menampilkan seluruh data catatan tersebut di area utama formulir.

Atas halaman

Mencari catatan tertentu

Anda bisa mencari catatan tertentu dalam tabel atau formulir dengan menggunakan tab temukan dalam kotak dialog Temukan dan ganti . Ini adalah pilihan yang efektif untuk menemukan rekaman tertentu saat catatan yang ingin Anda temukan pas untuk memenuhi kriteria tertentu, seperti istilah pencarian, dan operator perbandingan, seperti "sama dengan" atau "berisi".

Catatan: Anda hanya bisa menggunakan kotak dialog Temukan dan ganti jika tabel atau formulir saat ini menampilkan data. Ini true bahkan jika ada catatan tidak terlihat karena filter telah diterapkan.

  1. Buka tabel atau formulir, dan lalu klik bidang yang ingin Anda cari.

  2. Pada tab Beranda , di grup temukan , klik temukan, atau tekan CTRL + F.

    Kotak dialog Temukan dan ganti muncul, dengan tab temukan dipilih.

  3. Dalam kotak temukan apa , ketikkan nilai yang ingin Anda cari.

  4. Untuk mengubah bidang yang ingin Anda Cari atau untuk mencari seluruh tabel yang mendasari, klik opsi yang sesuai dalam daftar Lihat di .

    Tips: Daftar Match mewakili operator perbandingan Anda (seperti "sama dengan" atau "berisi"). Untuk memperluas pencarian Anda, di daftar Match , klik Setiap bagian dari bidang.

  5. Di daftar pencarian , pilih semua, dan lalu klik Temukan berikutnya.

  6. Saat item yang Anda Cari disorot, klik Batalkan di kotak dialog Temukan dan ganti untuk menutup kotak dialog. Rekaman yang cocok dengan kondisi Anda disorot

Untuk informasi selengkapnya tentang cara menggunakan kotak dialog Temukan dan ganti , lihat artikel menggunakan kotak dialog Temukan dan ganti untuk mengubah data.

Atas halaman

Filter untuk melihat sejumlah catatan

Anda bisa memfilter untuk melihat sejumlah catatan saat Anda ingin melihat hanya catatan yang memenuhi kriteria tertentu dan operator perbandingan. Sebagai contoh, untuk dengan cepat mempersempit catatan yang ditampilkan, klik kanan bidang nilai yang ingin Anda Cocokkan dan lalu pilih sama dengan, Tidak sama dengan, memuatatau Tidak berisi di bagian bawah menu pintasan. Filter bisa diaktifkan atau dinonaktifkan, yang memudahkan untuk beralih antara tampilan difilter dan tidak difilter dari data yang sama. Tidak seperti pencarian, filter hanya batasan catatan yang ditampilkan.

  1. Untuk menerapkan filter yang didasarkan pada pilihan, buka tabel atau formulir.

  2. Untuk memastikan bahwa tabel atau formulir itu tidak sudah difilter, pada tab Beranda , di grup Urutkan & Filter , klik tingkat lanjut, dan lalu klik Hapus semua filter, jika perintah yang tersedia.

  3. Navigasi ke rekaman yang berisi nilai yang ingin Anda gunakan sebagai bagian dari filter, lalu klik di dalam kolom (dalam tampilan lembar data) atau kontrol (di tampilan formulir, laporan, atau tata letak). Untuk memfilter berdasarkan pilihan sebagian, pilih hanya karakter yang Anda inginkan.

  4. Pada tab Beranda , di grup Urutkan & Filter , klik pilihan, dan lalu klik filter yang ingin Anda Terapkan.

  5. Untuk memfilter berdasarkan pilihan bidang lain, ulangi langkah 3 dan 4.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara menerapkan filter, lihat artikel Filter: membatasi jumlah catatan dalam tampilan.

Atas halaman

Membuat kueri untuk menemukan rekaman tertentu

Teknik yang bisa Anda gunakan untuk mencari dan memfilter catatan sangat berguna untuk menemukan catatan tertentu untuk kasus di atas. Namun, Anda mungkin ingin melakukan operasi pencarian atau filter yang sama. Alih-alih membuat serangkaian langkah pencarian dan filter setiap kali Anda bisa membuat kueri. Kueri adalah cara yang hebat dan fleksibel untuk mencari catatan tertentu karena ini memungkinkan Anda melakukan pencarian yang dikustomisasi, menerapkan filter kustom, dan Urutkan catatan. Anda bisa menyusun kueri Anda sendiri untuk membantu Anda fokus pada catatan tertentu dan untuk menjawab pertanyaan tertentu. Setelah dibuat, kueri dapat disimpan dan digunakan kembali, dan juga dapat digunakan dalam membuat formulir dan laporan.

Saat Anda menggunakan kueri untuk pencarian atau filter, Anda menggunakan kriteria berdasarkan tipe data yang Anda cari. Berbagai jenis informasi yang disimpan sebagai tipe data berbeda. Sebagai contoh, ulang tahun disimpan sebagai data tanggal/waktu, sedangkan nama disimpan sebagai data teks.

Kadang-kadang, Anda tidak bisa menemukan catatan tertentu yang Anda kenal ada. Ini bisa terjadi jika Anda sedang menampilkan catatan di formulir atau kueri yang tidak menampilkan catatan tertentu karena nilai bidang tertentu. Contoh berikut menunjukkan cara menggunakan kueri untuk menemukan rekaman.

Anggap bahwa Anda menggunakan database yang dibuat dengan menggunakan templat Microsoft Office Access 2007 masalah untuk melacak masalah. Tabel masalah memiliki bidang yang bernama Status, yang menunjukkan apakah masalah tertentu aktif, diatasi atau tertutup. Anda bisa membuat kueri yang menampilkan masalah status yang ditutup dengan mengikuti langkah-langkah ini:

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

  2. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , klik ganda masalah, dan lalu klik tutup.

  3. Dalam desainer kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel masalah . Ini membantu memastikan bahwa kueri akan menampilkan semua bidang dari rekaman kembali.

    Issues.* muncul di kolom pertama dari kisi Desain, di baris bidang . Ini menunjukkan bahwa semua bidang dari tabel masalah akan dikembalikan.

  4. Dalam desainer kueri, klik ganda Status pada tabel masalah .

    Status muncul di kolom kedua di kisi Desain, di baris bidang .

  5. Di kolom kedua dari kisi Desain, kosongkan kotak centang dalam baris Perlihatkan . Ini membantu memastikan bahwa kueri tidak menampilkan bidang Status.

    Jika Anda tidak mengosongkan kotak centang Perlihatkan di kolom Status, bidang Status akan ditampilkan dua kali dalam hasil kueri.

  6. Dalam kolom kedua dari kisi Desain, di baris kriteria , ketik = "Ditutup". Ini adalah kriteria pencarian Anda. Ini adalah cara Anda memastikan bahwa kueri akan mengembalikan hanya catatan tersebut di mana nilai Status "ditutup."

    Catatan: Dalam contoh ini, hanya satu pencarian kriteria digunakan. Anda bisa menggunakan beberapa kriteria pencarian untuk pencarian tertentu dengan menambahkan kriteria ke bidang lainnya, dan dengan menggunakan atau baris dan baris tambahan di bawah atau.

    Kueri Anda sudah siap untuk menjalankan, dan terlihat seperti ini:

    Kisi desain kueri

  7. Pada tab Desain, di grup Hasil, klik Jalankan.

    Catatan: Kecuali Anda sudah mulai pelacakan masalah dan oleh karena itu memiliki data dalam tabel masalah — dan Anda telah menetapkan status setidaknya satu masalah untuk "Ditutup" — kueri tidak akan mengembalikan hasil apa pun. Namun, Anda bisa menyimpan kueri, dan Gunakan Kapan saja di masa mendatang.

  8. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

  9. Di kotak dialog Simpan sebagai , ketikkan nama untuk kueri dalam bidang Nama kueri , seperti Masalah ditutup, dan lalu klik OK.

Anda sekarang memiliki kueri yang menampilkan masalah status yang ditutup.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membuat kueri untuk membantu Anda menemukan catatan, lihat artikel membuat kueri pemilihan sederhana.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang kriteria pencarian dan filter, lihat artikel contoh kriteria kueri.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×