Menautkan dan melacak pesan email di Business Contact Manager

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Menjaga Lacak hal pesan email ke dan dari orang-orang yang terkait dengan bisnis Anda bisa menjadi tugas, dan saat Anda kehilangan jejak pesan, Anda bisa kehilangan peluang penjualan, juga. Untuk mengatasi ini, Business Contact Manager untuk Outlook berubah bisnis rekaman ke kotak masuk email virtual dengan memungkinkan Anda untuk menautkan pesan email.

Artikel ini menguraikan cara menautkan pesan individual email Business Contact Manager untuk Outlook catatan dan cara menyiapkan email penautan dan pelacakan secara otomatis pesan ke catatan, termasuk proyek bisnis.

Penting: Jika terdapat beberapa pengguna database Anda, setiap pengguna dengan akses ke database yang bisa melihat pesan email yang ditautkan.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Pesan email individual link ke catatan

Otomatis menautkan pesan email ke catatan

Menonaktifkan email penautan dan pelacakan

Memahami privasi dan keamanan masalah dengan email penautan dan pelacakan di database bersama

Menghapus pesan email dari catatan

Pesan email link ke catatan

Anda bisa menautkan pesan email untuk Akun dan Kontak Bisnis tipe catatan, dan proyek bisnis. Dan kemudian, dengan beberapa klik, Anda dapat melihat pesan yang ditautkan ke catatan.

Bila Anda menautkan kontak bisnis dan proyek bisnis ke akun, Anda juga bisa menampilkan pesan email yang ditautkan ke setiap kontak bisnis dan proyek bisnis dalam riwayat komunikasi dari catatan akun.

Otomatis menautkan pesan email ke catatan

Email penautan dan pelacakan fitur memungkinkan Anda untuk secara otomatis menautkan dan melacak pesan email dari akun dan kontak Bisnis, baca yang lama, dan bahkan meninjau pesan Anda dikirimkan untuk mereka. Anda bisa juga secara otomatis menautkan pesan email dengan tunduk pada proyek bisnis.

Atas halaman

Pesan email individual link ke catatan

Pesan email yang Anda menautkan ke catatan akun, kontak Bisnis, atau proyek bisnis tetap berada di Outlook. Pesan email juga tercantum dalam riwayat komunikasi dari catatan, dan Folder Riwayat Percakapan dari Business Contact Manager untuk Outlook.

Empat KB pesan disimpan dalam database Business Contact Manager, sehingga Anda masih memiliki akses ke semua atau bagian dari pesan tersebut, bahkan jika akan dihapus dari Outlook. Jika pesan asli lebih besar dari 4 KB, Anda hanya akan memiliki akses ke bagian dari pesan jika yang dihapus dari Outlook.

  1. Di Outlook, klik atau buka pesan email yang ingin Anda tautkan ke catatan.

  2. Pada pita, dalam grup bisnis , klik Link ke catatan.

  3. Dalam kotak dialog Link ke catatan Business Contact Manager , di daftar Tipe Item , klik tipe catatan yang ingin Anda temukan.

    Catatan: Jika Anda memilih rekaman peluang, pesan email benar-benar ditautkan ke akun atau kontak bisnis dari catatan kesempatan.

  4. Di daftar catatan, klik catatan.

    Jika Anda ingin menautkan item ke lebih dari satu catatan, pilih catatan tersebut.

Bagaimana caranya memilih lebih dari satu arsip?

Untuk memilih arsip yang berdekatan satu sama lain, tekan tombol SHIFT, lalu klik arsip pertama dan terakhir grup yang ingin Anda tambahkan. Untuk memilih arsip yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, lalu klik tiap-tiap arsip. Untuk memilih semua arsip, klik semua arsip, lalu tekan CTRL+A.

  1. Di bawah Catatan tertaut, klik Tautkan ke.

    Catatan yang Anda pilih dicantumkan di kotak Tautkan ke .

  2. Klik OK.

Menampilkan pesan email yang ditautkan ke catatan

Untuk melihat pesan email yang ditautkan ke catatan, buka catatan, dan lalu klik tab Riwayat .

Pesan email, serta semua item Riwayat komunikasi lainnya yang ditautkan ke catatan yang tercantum.

Untuk informasi tentang item Riwayat komunikasi lainnya, lihat melacak komunikasi Anda dengan pelanggan di Business Contact Manager.

Atas halaman

Otomatis menautkan pesan email ke catatan

Dari waktu Anda mengaktifkan Penautan dan Pelacakan Email, pesan email baru ke atau dari alamat email Terpilih secara otomatis ditautkan ke catatan.

Anda juga bisa mencari pesan email yang sebelumnya dan menautkannya ke catatan, juga.

Pesan muncul di Riwayat komunikasi dari catatan yang berisi alamat email Terpilih.

Jika Anda menautkan dari pesan email, dan tidak ada catatan Business Contact Manager untuk Outlook yang sudah ada yang cocok dengan alamat email, menghubungkan dan pelacakan fitur membuat catatan kontak bisnis baru dan link pesan email ke dalamnya.

Atas halaman

Sebelum penautan dan pelacakan

Sebelum Anda mengaktifkan email penautan dan pelacakan, lakukan hal berikut:

Konfirmasi bahwa Anda telah memasukkan alamat email ke dalam catatan Business Contact Manager untuk Outlook Anda.

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik salah satu folder berikut ini untuk menampilkan ruang kerja:

    • Manajemen Kontak.

    • Penjualan.

    • Manajemen Proyek.

  2. Klik tab yang berisi catatan yang Anda inginkan, dan lalu klik ganda catatan untuk membukanya.

  3. Verifikasi bahwa alamat email tercantum dalam bidang Alamat email .

Konfirmasi bahwa Outlook diatur untuk menyimpan pesan terkirim ke folder Item terkirim .

Dengan mudah menautkan dan melacak pesan keluar, menyimpan pesan terkirim ke folder Item terkirim Anda.

  1. Klik tab File.

  2. Klik Opsi.

  3. Klik email, dan lalu gulir ke bagian Menyimpan pesan .

  4. Pastikan bahwa kotak centang di samping menyimpan salinan pesan di folder Item Terkirim dipilih. Jika Anda juga ingin menautkan dan melacak pesan yang diteruskan, verifikasi bahwa kotak centang Simpan pesan yang diteruskan dipilih, juga.

  5. Klik OK.

Untuk melindungi privasi Anda jika Anda berbagi database Business Contact Manager untuk Outlook Anda dengan pengguna lain, pesan email ditandai pribadi, privat, atau rahasia tidak ditautkan dan terlacak.

Atas halaman

Menyiapkan email penautan dan pelacakan

  1. Klik tab File.

  2. Klik tab Business Contact Manager , dan lalu klik tombol Kelola penautan dan pelacakan .

  3. Di Kelola penautan dan pelacakan kotak dialog, pada tab email , pilih kotak centang di samping alamat email yang ingin Anda tautkan dan Lacak.

    Jika catatan berisi lebih dari satu alamat email, catatan akun atau kontak bisnis akan tercantum di lebih dari sekali.

    Kotak Kelola Penautan dan Dialog Pelacakan.

  4. Kosongkan kotak centang di samping alamat email yang tidak ingin Anda tautkan dan Lacak.

  5. Klik tab folder .

    Semua folder yang dipilih secara default.

    Catatan: Jika Anda memiliki aturan Outlook menyiapkan untuk merutekan email pesan ke folder yang berbeda, pastikan Anda memilih folder tersebut pada tab folder untuk menautkan dan melacak pesan tersebut.

  6. Klik OK.

    Semua pesan email yang akan datang ke dan dari alamat yang dipilih di folder dipilih ditelusuri secara otomatis.

    Anda juga bisa mengatur penautan dan pelacakan dari pesan email. Di kotak masuk Anda, klik atau buka pesan email. Pada pita, dalam grup bisnis , klik Link & Lacak. Dalam kotak dialog Link & Lacak , pilih alamat email, dan lalu klik OK. Jika ada catatan Business Contact Manager untuk Outlook sudah ada yang cocok dengan alamat email, alamat email menautkan membuat catatan kontak bisnis.

Atas halaman

Link sebelumnya pesan ke akun dan kontak bisnis

Jika Anda ingin menautkan pesan yang Anda terima sebelum mengaktifkan email penautan dan pelacakan, Business Contact Manager untuk Outlook bisa mencari pesan Anda dan menautkannya ke akun dan kontak bisnis.

  1. Klik tab File.

  2. Klik tab Business Contact Manager , dan lalu klik tombol Kelola penautan dan pelacakan .

  3. Dalam kotak dialog Kelola penautan dan pelacakan , lakukan hal berikut ini, jika perlu:

    • Pilih kotak centang untuk setiap akun atau kontak bisnis yang pesan yang Anda inginkan untuk menemukan dan link.

    • Kosongkan kotak centang di samping akun atau kontak bisnis yang masa lalu pesan yang Anda tidak ingin link.

      Jika catatan berisi lebih dari satu alamat email, catatan akun atau kontak bisnis akan tercantum di lebih dari sekali.

  4. Jika Anda ingin menentukan tempat Business Contact Manager untuk Outlook mencari pesan sebelumnya, pada tab folder , pilih atau kosongkan kotak centang di samping nama-nama folder.

  5. Klik pencarian dan Link.

    kotak dialog kelola penautan dan pelacakan dengan tombol pencarian dan link dengan kerangka.

  6. Dalam kotak dialog Link email yang sudah ada , jika Anda ingin mengeluarkan pesan email yang lebih lama dari tanggal tertentu, pilih kotak centang Abaikan email yang lebih lama dari , dan klik sebuah tanggal dari kalender.

  7. Klik Mulai.

  8. Ketika selesai pencarian dan link, klik tutup.

  9. Jika perlu, di kotak dialog Kelola penautan dan pelacakan , mengubah pilihan Anda untuk pesan email yang akan datang.

    Penting: Jika Anda mengklik OK dalam kotak dialog Kelola penautan dan pelacakan tanpa mengubah alamat email Terpilih dan folder, pesan email yang akan datang Anda akan ditautkan dan dilacak berdasarkan pada pilihan Anda digunakan untuk pencarian dan link.

  10. Dalam kotak dialog Kelola penautan dan pelacakan , klik OK.

Atas halaman

Link pesan email dengan tunduk pada proyek bisnis

Anda bisa menautkan pesan email ke catatan proyek bisnis yang berdasarkan pada subjek pesan email. Untuk informasi selengkapnya tentang catatan proyek bisnis, lihat menata proyek bisnis di Business Contact Manager.

Peringatan: Jika Anda menautkan pesan ke proyek bisnis dan lalu ingin menonaktifkan penautan dan pelacakan, Anda harus menonaktifkan untuk setiap subjek email unik.

Untuk informasi, lihat menonaktifkan email penautan dan pelacakan menurut subjek selanjutnya di artikel ini.

  1. Klik atau buka pesan email yang ingin Anda tautkan ke catatan proyek bisnis Anda.

  2. Pada pita, dalam grup bisnis , klik Link & Lacak.

  3. Dalam kotak dialog Link & Lacak , klik tab Subjek email .

    Kotak dialog Tautkan dan Lacak pada tab Subjek Email, dengan kotak centang di samping Proyek Bisnis dipilih.

  4. Pilih kotak centang di samping nama proyek yang ingin Anda tautkan pesan email.

  5. Klik OK.

Atas halaman

Menonaktifkan email penautan dan pelacakan

Jika Anda tidak lagi ingin otomatis menautkan pesan email ke catatan, Anda bisa menonaktifkan menghubungkan email dan pelacakan.

Anda mungkin ingin menonaktifkan email penautan dan pelacakan jika Anda berbagi database dengan rekan kerja Anda, karena mereka bisa melihat semua pesan email yang ditautkan. Untuk mencegah mereka melihat hanya pesan yang sudah ditautkan, lihat menghapus pesan email dari catatan selanjutnya di artikel ini.

Atas halaman

Menonaktifkan email penautan dan pelacakan untuk akun dan kontak bisnis

  1. Klik tab File.

  2. Klik tab Business Contact Manager , dan lalu klik tombol Kelola penautan dan pelacakan .

  3. Di Kelola penautan dan pelacakan kotak dialog, pada tab email dan folder , klik tombol Hapus semua untuk menghapus semua kotak centang.

    Jika Anda ingin menonaktifkan penautan dan pelacakan hanya untuk beberapa catatan, kosongkan kotak centang tersebut.

  4. Klik OK.

    Catatan: Menonaktifkan email penautan dan pelacakan perhentian menautkan pesan email yang akan datang apa pun ke catatan Anda. Jika Anda ingin menghapus pesan email yang ditautkan ke catatan Anda saat ini, Anda akan perlu menghapus mereka setelah Anda menonaktifkan email penautan dan pelacakan. Untuk informasi, lihat menghapus pesan email dari catatan selanjutnya di artikel ini.

Atas halaman

Menonaktifkan email penautan dan pelacakan menurut subjek

  1. Di panel navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Manajemen proyek.

  2. Pada tab Proyek bisnis , klik ganda proyek yang Anda inginkan.

  3. Pada Pita, di grup Perlihatkan, klik Riwayat.

  4. Klik kanan pesan email dengan subjek yang ingin Anda Hentikan penautan dan pelacakan, dan klik Link & Lacak.

  5. Lakukan hal berikut:

    • Menonaktifkan email penautan dan pelacakan untuk akun dan kontak bisnis     Jika perlu, di tab Alamat email , klik Hapus semua untuk menghentikan penautan dan pelacakan pesan untuk akun dan kontak bisnis.

    • Menonaktifkan email penautan dan pelacakan untuk proyek bisnis     Klik tab Subjek email , dan lalu klik Hapus semua.

      Anda bisa menonaktifkan email penautan dan pelacakan untuk hanya tersebut proyek bisnis, akun dan kontak bisnis yang ditautkan ke pesan yang dipilih. Untuk menonaktifkan penautan dan pelacakan untuk proyek bisnis, Anda harus menonaktifkan untuk setiap subjek email unik.

  6. Klik OK.

    Catatan: Menonaktifkan email penautan dan pelacakan perhentian menautkan pesan email yang akan datang apa pun ke catatan Anda. Jika Anda ingin menghapus pesan email yang ditautkan ke catatan Anda saat ini, Anda akan perlu menghapus mereka setelah Anda menonaktifkan email penautan dan pelacakan. Untuk informasi, lihat menghapus pesan email dari catatan selanjutnya di artikel ini.

Atas halaman

Memahami privasi dan keamanan masalah dengan email penautan dan pelacakan di database bersama

Saat Anda berbagi database, Anda berbagi semua informasi di database dengan setiap orang yang memiliki akses ke dalamnya. Jika Anda telah menyiapkan otomatis penautan dan pelacakan pesan email, Semua pesan email yang sudah ada dan akan datang dan item Riwayat komunikasi lainnya yang ditautkan ke catatan Anda yang tersedia untuk semua pengguna yang mengakses database. Untuk informasi tentang berbagi database, lihat berbagi data Business Contact Manager Anda dengan pengguna lain.

Jika terdapat beberapa pengguna database Anda     Semua pengguna dengan akses ke database yang bisa melihat tertaut pesan dan item Riwayat komunikasi lainnya.

  • Jika Anda ingin mencegah rekan kerja Anda untuk mengakses pesan email yang ditautkan, tapi masih ingin menggunakan email penautan dan pelacakan untuk pesan mendatang, menghapus pesan yang sudah ada dari catatan sebelum Anda berbagi database Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat menghapus pesan email dari catatan selanjutnya di artikel ini.

  • Jika Anda tidak ingin rekan kerja Anda untuk memiliki akses ke pesan email yang akan datang, tapi ingin mereka memiliki akses ke pesan sebelumnya, Nonaktifkan penautan dan pelacakan sebelum Anda berbagi database Anda. Lihat bagian menonaktifkan email penautan dan pelacakan sebelumnya dalam artikel ini.

  • Jika Anda ingin mencegah rekan kerja Anda untuk mengakses semua yang sudah ada dan akan datang pesan email yang ditautkan ke catatan, menonaktifkan email penautan dan pelacakan dan menghapus pesan email dari semua catatan sebelum Anda berbagi database Anda.

Jika Anda adalah satu-satunya orang yang menggunakan database Anda, atau jika Anda berbagi database untuk membuat salinan di komputer Anda portable     Pertimbangan keamanan minimal — seperti mempertahankan kata sandi aman. Anda bisa secara aman mengaktifkan alamat e-mail untuk penautan dan pelacakan karena tidak ada orang lain bisa melihat pesan.

Catatan: Untuk membuat salinan database untuk digunakan saat Anda tidak di kantor, Anda harus terlebih dahulu bagikan database Business Contact Manager Anda — tapi pengguna masih hanya satu database. Untuk informasi tentang membuat salinan database, lihat berbagi data Business Contact Manager Anda dengan pengguna lain.

Atas halaman

Menghapus pesan email dari catatan

Pesan email bisa ditautkan ke lebih dari satu catatan. Ketika Anda menghapus pesan tertaut dari satu catatan, itu akan dihapus dari riwayat komunikasi hanya catatan tersebut. Jika pesan email ditautkan ke catatan lain, mereka tidak terpengaruh. Misalnya, jika pesan email terkait pemimpin dan akun tidak terkait, menghapus pesan email dari memimpin tidak menghapus pesan dari catatan akun.

Menghapus pesan email dari catatan tidak menghapus pesan email di Outlook.

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik salah satu folder berikut ini untuk menampilkan ruang kerja:

    • Manajemen Kontak.

    • Penjualan.

    • Manajemen Proyek.

  2. Klik tab yang berisi catatan yang Anda inginkan, dan lalu klik ganda catatan untuk membukanya.

  3. Pada pita, dalam grup Perlihatkan , klik tombol Riwayat .

    Pesan email, serta semua item Riwayat komunikasi lainnya yang ditautkan ke catatan yang tercantum.

    Untuk menampilkan pesan email saja pada halaman Riwayat , pada pita, klik tab tampilan . Klik tombol Tipe Item , dan lalu klik email.

  4. Pilih pesan email yang ingin Anda hapus.

    Untuk memilih catatan yang saling berdekatan, tekan tombol SHIFT, dan kemudian klik rekaman pertama dan terakhir grup yang ingin Anda hapus. Untuk memilih rekaman yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, dan lalu klik tiap-tiap Arsip.

  5. Klik tombol Hapus .

Untuk informasi selengkapnya tentang catatan dihapus, lihat catatan menghapus Business Contact Manager.

Untuk informasi tentang cara memulihkan item yang dihapus, lihat memulihkan catatan di Business Contact Manager.

Atas halaman

Menghapus semua pesan email dari catatan

  1. Dalam Panel Navigasi, klik tombol Business Contact Manager.

  2. Di bawah Catatan bisnis, klik Riwayat komunikasi.

  3. Klik Tipe Item header kolom untuk mengurutkan daftar menurut Tipe Item.

  4. Pilih Semua pesan email, atau pilih semua pesan email yang ingin Anda hapus.

    Untuk memilih catatan yang saling berdekatan, tekan tombol SHIFT, dan kemudian klik rekaman pertama dan terakhir grup yang ingin Anda hapus. Untuk memilih rekaman yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, dan lalu klik tiap-tiap Arsip.

  5. Klik kanan pesan email yang dipilih, dan kemudian klik Hapus.

Untuk informasi tentang item Riwayat komunikasi lainnya, lihat melacak komunikasi Anda dengan pelanggan di Business Contact Manager.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×