Menambahkan satu atau beberapa catatan ke database

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini menjelaskan bagaimana Anda bisa memasukkan data ke dalam Access database, dan menyediakan informasi latar belakang yang diperlukan untuk memahami berbagai proses entri data. Artikel ini juga menjelaskan cara menggunakan beberapa teknik entri data di Access.

Dalam artikel ini

Dasar-dasar menambahkan rekaman

Menambahkan catatan langsung ke tabel dalam tampilan lembar data

Menambahkan rekaman dengan menggunakan formulir

Mengedit item dalam bidang pencarian

Masukkan string panjang-nol

Menambahkan rekaman dengan mengimpor atau menautkan ke data

Metode untuk menghemat waktu saat memasukkan data

Dasar-dasar menambahkan rekaman

Untuk memasukkan data secara akurat dan dengan cepat di Access database, membantu memahami beberapa dasar-dasar tentang cara kerja database. Informasi di bagian berikut ini menjelaskan beberapa struktur dan desain dasar yang mengontrol cara memasukkan data.

Desain database pengaruh entri data

Access database bukan file di sebagai dokumen Microsoft Word atau presentasi slide Microsoft PowerPoint. Sebagai gantinya, Access database adalah kumpulan objek — tabel, formulir, laporan, kueri, dan lain-lain — yang harus bekerja sama untuk database untuk berfungsi dengan baik.

Selain itu, objek tersebut harus mematuhi sekumpulan prinsip desain atau database yang akan berfungsi dengan buruk atau gagal secara bersamaan. Pada gilirannya, prinsip desain tersebut mempengaruhi cara memasukkan data. Ingatlah fakta berikut tentang objek database dan desain saat Anda melanjutkan.

  • Access menyimpan semua data dalam satu atau beberapa tabel. Jumlah tabel yang Anda gunakan bergantung pada desain dan kerumitan database. Meskipun Anda bisa menampilkan data dalam formulir, laporan, atau dalam hasil yang dihasilkan oleh kueri, Access menyimpan data saja dalam tabel, dan objek lain di database yang dibangun di bagian atas tabel-tabel tersebut.

  • Setiap tabel harus menerima hanya satu tipe data. Sebagai contoh, isi informasi kontak bisnis harus tidak berisi informasi penjualan. Jika tidak, menemukan informasi yang benar bisa menjadi sulit, jika tidak mungkin.

  • Biasanya, setiap bidang dalam tabel menerima hanya satu tipe data. Misalnya, Anda tidak bisa menyimpan catatan dalam bidang yang diatur untuk menerima angka. Jika Anda mencoba untuk memasukkan teks dalam sebuah bidang, Access menampilkan pesan kesalahan. Namun, itu tidak sulit, cepat aturan. Misalnya, Anda bisa menyimpan angka (seperti kode pos) di bidang yang diatur ke tipe data teks, tapi Anda tidak bisa melakukan perhitungan pada data tersebut.

  • Dengan pengecualian bidang dalam catatan harus menerima hanya satu nilai. Misalnya, Anda tidak bisa memasukkan lebih dari satu alamat dalam bidang alamat. Ini adalah berbeda dengan Microsoft Excel, yang secara default, memungkinkan Anda untuk memasukkan jumlah nama atau alamat atau gambar dalam sel tunggal kecuali jika Anda mengatur sel itu untuk menerima terbatas tipe data.

    Namun, Anda bisa memasukkan dibatasi daftar item dalam bidang yang diatur ke tipe data teks atau Memo. Selain itu, Access menyediakan fitur yang disebut bidang multinilai. Anda menggunakan bidang multinilai untuk menambahkan beberapa bagian data ke rekaman tunggal, dan untuk membuat daftar yang menerima beberapa nilai. Misalnya, Anda bisa melampirkan presentasi slide Microsoft PowerPoint dan jumlah gambar ke rekaman dalam database Anda. Anda juga bisa membuat daftar nama dan pilih sebanyak nama-nama yang diperlukan. Gunakan bidang multinilai mungkin tampaknya melanggar aturan desain database karena Anda bisa menyimpan lebih dari satu catatan per bidang tabel, tapi tidak benar-benar, karena Access memberlakukan aturan "di balik layar" dengan menyimpan data dalam tabel khusus, tersembunyi.

  • Di versi yang lebih lama akses (sebelum tahun 2007), Anda harus mendesain dan membuat tabel yang setidaknya satu sebelum Anda bisa memasukkan data. Anda harus memutuskan bidang mana untuk menambahkan ke tabel, dan Anda telah menetapkan tipe data untuk setiap bidang. Di versi yang lebih baru Access, sekarang Anda bisa membuka tabel kosong dan mulai memasukkan data. Akses akan menyimpulkan tipe data untuk bidang yang berdasarkan pada apa yang Anda masukkan.

Informasi selengkapnya

Informasi di bagian ini menyentuh desain database, desain tabel, dan fitur yang disebut bidang multinilai.

Link berikut membawa Anda ke artikel yang menyediakan informasi selengkapnya tentang subjek tersebut.

Bagaimana tipe data yang mempengaruhi cara Anda memasukkan data

Saat Anda mendesain tabel database, Anda memilih tipe data untuk setiap bidang dalam tabel itu, proses yang membantu memastikan lebih akurat entri data. Misalnya, Anda membuka tabel kosong dan masukkan sekumpulan angka penjualan. Akses lalu menyimpulkan tipe data angka untuk bidang. Jika seseorang mencoba untuk memasukkan teks dalam bidang tersebut, Access menampilkan kesalahan pesan dan tidak memungkinkan pengguna menyimpan rekaman diubah — langkah yang membantu memproteksi data Anda.

Perlihatkan saya cara menampilkan tipe data

Di panel navigasi, lakukan salah satu hal berikut ini:

  • Klik ganda tabel yang Anda inginkan untuk menyelidiki, untuk membuka tabel dalam tampilan lembar data. Pada tab bidang , dalam grup pemformatan , lihat nilai dalam daftar Tipe Data. Catatan, jika Anda menggunakan Access 2007, Anda akan menemukan daftar ini pada tab lembar data , di grup Tipe Data & pemformatan . Nilai berubah saat Anda meletakkan kursor di berbagai bidang dalam tabel Anda. Gambar ini memperlihatkan daftar:

    Daftar Tipe Data

  • Klik kanan tabel yang Anda inginkan untuk menyelidiki dan klik Tampilan desain.

    Access membuka tabel dalam kisi Desain, dan bagian atas dari kisi memperlihatkan nama dan tipe data dari setiap bidang tabel. Gambar memperlihatkan tabel umum dalam kisi desain.

    Bidang dalam tampilan Desain

Tipe data yang Anda tetapkan untuk setiap bidang tabel menyediakan tingkat pertama kontrol atas apa yang bisa dan tidak bisa masuk ke dalam bidang. Dalam beberapa kasus, seperti saat bekerja dengan bidang Memo, Anda bisa memasukkan data apa pun yang Anda inginkan. Dalam kasus lainnya, seperti saat bekerja dengan bidang Nomorotomatis, ketikkan data untuk bidang mencegah Anda memasukkan informasi sama sekali. Tabel berikut ini mencantumkan tipe data yang Access menyediakan, dan menjelaskan bagaimana mereka mempengaruhi entri data.

Tipe data

Efek pada entri data

Teks

Bidang teks terima teks atau numerik karakter, termasuk dibatasi daftar item. Bidang teks menerima beberapa karakter lebih kecil daripada bidang Memo — dari 0 hingga 255 karakter. Dalam beberapa kasus, Anda bisa menggunakan fungsi konversi untuk melakukan perhitungan pada data di bidang teks. Perhatikan, dimulai di Access 2013, tipe diganti namanya untuk Teks pendekdata teks.

Memo

Anda bisa memasukkan jumlah besar teks dan data numerik dalam tipe bidang. Juga, jika desain database kumpulan bidang untuk mendukung pemformatan teks kaya, Anda bisa menerapkan tipe pemformatan yang Anda biasanya menemukan di word pemrosesan program, seperti Word. Misalnya, Anda bisa menerapkan font dan ukuran font berbeda untuk karakter tertentu dalam teks Anda, dan membuatnya tebal atau miring, dan sebagainya. Anda juga bisa menambahkan tag Hypertext Markup Language (HTML) ke data.

Selain itu, bidang Memo memiliki properti yang disebut Tambahkan saja. Saat Anda mengaktifkan properti tersebut, Anda bisa menambahkan data baru ke bidang Memo, tapi Anda tidak bisa mengubah data yang sudah ada. Fitur yang dimaksudkan untuk digunakan dalam aplikasi seperti masalah pelacakan database, di mana Anda mungkin perlu menyimpan secara permanen yang tetap tidak dapat diubah. Saat Anda menempatkan kursor di bidang Memo dengan Menambahkan hanya properti diaktifkan secara default, teks dalam bidang menghilang. Anda tidak dapat menerapkan perubahan pemformatan atau teks.

Perhatikan, dimulai di Access 2013, data Memo tipe diganti namanya untuk Teks panjang.

Seperti bidang teks, Anda juga dapat menjalankan fungsi konversi terhadap data di bidang Memo.

Angka

Anda bisa memasukkan hanya angka di tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan perhitungan pada nilai di bidang angka.

Angka Besar

Anda bisa memasukkan hanya angka di tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan perhitungan pada nilai dalam bidang jumlah besar. Perhatikan bahwa banyak tipe data tersedia hanya di versi langganan Office 365 Access.

Tanggal/Waktu

Anda bisa memasukkan hanya tanggal dan waktu di tipe bidang ini. Bergantung pada bagaimana desain database kumpulan bidang, Anda mungkin mengalami ketentuan berikut ini:

  • Jika desain database mengatur masker input untuk bidang (rangkaian karakter literal dan tempat penampung yang muncul saat Anda memilih bidang), Anda harus memasukkan data dalam format yang menyediakan masker dan spasi. Misalnya, jika Anda melihat masker seperti MMM_DD_YYYY, Anda harus mengetik Okt 11 2017 di ruang yang disediakan. Anda tidak bisa memasukkan nama bulan lengkap, atau nilai tahun dua digit.

  • Jika desainer tidak membuat masker input untuk mengontrol cara memasukkan tanggal atau waktu, Anda bisa memasukkan nilai yang menggunakan tanggal yang valid atau format waktu apa pun. Misalnya, Anda bisa mengetikkan 11 Oktober 2017, 10/11/17, 11 Oktober 2017, dan lain sebagainya.

  • Desain database mungkin berlaku format tampilan untuk bidang. Dalam kasus ini, jika tidak ada masker input menyajikan, Anda bisa memasukkan nilai di hampir semua format, tapi Access menampilkan tanggal sesuai dengan format tampilan. Misalnya, Anda bisa memasukkan 10/11/2017, namun format tampilan mungkin menyetel sehingga menampilkan nilai sebagai 2017 11 Okt.

Mata Uang

Anda bisa memasukkan hanya nilai mata uang dalam tipe bidang. Selain itu, Anda tidak harus memasukkan simbol mata uang. Secara default, Access berlaku simbol mata uang (¥, £, $, dan seterusnya) ditentukan di pengaturan regional Windows.

AutoNumber

Anda tidak bisa memasukkan atau mengubah data di tipe bidang ini kapan saja. Akses akan menambahkan nilai dalam bidang Nomorotomatis setiap kali Anda menambahkan catatan baru ke tabel.

Terhitung

Anda tidak bisa memasukkan atau mengubah data di tipe bidang ini kapan saja. Hasil dari bidang ini yang ditentukan oleh ekspresi yang Anda tentukan. Akses memperbarui nilai dalam bidang terhitung setiap kali Anda menambahkan atau mengedit catatan baru ke tabel. Perhatikan, tipe data terhitung ditambahkan ke awal akses di Access 2010.

Ya/Tidak

Saat Anda mengklik bidang yang diatur ke tipe data, Access menampilkan kotak centang atau daftar turun bawah, bergantung pada cara Anda memformat bidang. Jika Anda memformat bidang untuk memperlihatkan daftar, Anda bisa memilih baik ya atau tidak, True atau False, atau atau menonaktifkan dari daftar, lagi bergantung pada format yang diterapkan ke bidang. Anda tidak bisa memasukkan nilai dalam daftar atau mengubah nilai dalam daftar secara langsung dari formulir atau tabel.

Objek OLE

Anda menggunakan tipe bidang ini saat Anda ingin menampilkan data dari file yang dibuat dengan program lain. Misalnya, Anda bisa menampilkan file teks, bagan Excel, atau presentasi slide PowerPoint dalam bidang Objek OLE.

Lampiran menyediakan cara yang lebih cepat, lebih mudah dan lebih fleksibel untuk menampilkan data dari program lain. Lihat entri lampiran, selanjutnya di tabel ini, untuk informasi selengkapnya.

Hyperlink

Anda bisa memasukkan data di tipe bidang ini, dan akses dibungkus di alamat Web. Misalnya, jika Anda mengetikkan nilai dalam bidang, Access mengelilingi teks Anda dengan http://www. your_text.com. Jika Anda memasukkan alamat Web yang valid, link Anda akan berfungsi. Jika tidak, link Anda akan menghasilkan pesan kesalahan. Juga, pengeditan hyperlink yang sudah ada bisa sulit karena mengklik bidang hyperlink dengan mouse Anda memulai browser Anda dan akan mengarahkan Anda ke situs yang ditentukan dalam link. Untuk mengedit bidang hyperlink, Anda pilih bidang yang berdekatan, gunakan tombol TAB atau panah untuk memindahkan fokus ke bidang hyperlink, dan lalu tekan F2 untuk mengaktifkan pengeditan.

Lampiran

Anda bisa melampirkan data dari program lain ke tipe bidang ini, tapi Anda tidak bisa mengetik atau jika tidak Masukkan teks atau data numerik.

Untuk informasi tentang menggunakan bidang lampiran, lihat artikel melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Panduan Pencarian

Panduan pencarian bukan tipe data. Sebagai gantinya, Anda menggunakan panduan untuk membuat dua tipe dari daftar turun bawah: nilai daftar dan bidang pencarian. Daftar nilai menggunakan daftar item yang Anda masukkan secara manual ketika Anda menggunakan panduan pencarian dibatasi. Nilai tersebut bisa terpisah dari data atau objek dalam database Anda.

Sebaliknya, bidang pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa tabel lainnya dalam database, atau di lokasi lain seperti server yang menjalankan SharePoint. Bidang pencarian lalu menampilkan data di daftar turun bawah. Secara default, panduan pencarian mengatur bidang tabel ke tipe data angka.

Anda bisa bekerja dengan bidang pencarian secara langsung dalam tabel, dan juga di formulir dan laporan. Secara default, nilai di bidang pencarian muncul di tipe kontrol daftar disebut kotak kombo — daftar yang memiliki panah turun bawah: Daftar pencarian kosong . Bergantung pada bagaimana desain database mengatur bidang pencarian dan kotak kombo, Anda bisa mengedit item dalam daftar dan menambahkan item ke daftar. Untuk melakukan itu, desain database harus mengatur properti untuk bidang pencarian (disebut properti Batasi ke daftar, dan desainer memiliki untuk menonaktifkannya).

Jika Anda tidak bisa langsung mengedit nilai dalam daftar pencarian, Anda harus menambahkan atau mengubah data dalam daftar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya, atau dalam tabel yang akan berfungsi sebagai sumber untuk bidang pencarian. Untuk informasi tentang melakukannya, lihat mengedit item dalam bidang pencarian, selanjutnya di artikel ini.

Akhirnya, saat Anda membuat bidang pencarian, Anda dapat secara opsional menyiapkannya untuk mendukung beberapa nilai. Saat Anda melakukannya, daftar hasil menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar, dan Anda bisa memilih atau mengosongkan sebagai banyak item yang diperlukan. Gambar berikut mengilustrasikan daftar multinilai umum:

Kotak centang daftar

Untuk informasi tentang membuat bidang pencarian multinilai dan menggunakan daftar hasil, lihat artikel panduan bidang multinilaidan gunakan daftar yang menyimpan beberapa nilai .

Catatan: Tipe data lampiran, terhitung, dan banyak tidak tersedia dalam format file .mdb.

Bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi cara Anda memasukkan data

Selain prinsip desain yang mengontrol struktur database dan tipe data yang mengontrol apa yang bisa Anda masukkan dalam bidang tertentu, beberapa properti bidang juga dapat mempengaruhi bagaimana Anda memasukkan data ke dalam Access database.

Menampilkan properti untuk bidang tabel

Access menyediakan dua cara untuk menampilkan properti untuk bidang tabel. Anda bisa menggunakan kontrol pada tab lembar data , atau Anda bisa membuka tabel dalam tampilan desain. Kumpulan langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara menggunakan teknik kedua.

Menampilkan properti tabel pada tab lembar data

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan.

  2. Klik tab bidang dan Gunakan kontrol dalam grup pemformatan untuk menampilkan properti untuk setiap bidang tabel. Catatan, jika Anda menggunakan Access 2007, Anda akan menemukan daftar ini pada tab lembar data , di grup Tipe Data & pemformatan .

Menampilkan properti tabel dalam tampilan desain

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel yang Anda inginkan dan klik Tampilan desain Gambar tombol pada menu pintasan.

    Access membuka tabel dalam kisi desain.

  2. Di bagian bawah kisi, klik tab umum , jika belum dipilih.

    –atau–

    Untuk melihat properti untuk bidang pencarian, klik tab pencarian .

    Bidang pencarian adalah bidang tabel yang menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari satu atau beberapa tabel dalam database. Secara default, bidang pencarian menyajikan nilai tersebut untuk Anda dalam formulir daftar. Bergantung pada bagaimana desain database kumpulan bidang pencarian, Anda bisa memilih satu atau beberapa item dari daftar tersebut.

Tabel berikut mencantumkan properti yang memiliki dampak terbesar di entri data dan menjelaskan bagaimana mereka mempengaruhi entri data.

Properti

Lokasi di kisi desain tabel

Nilai yang mungkin

Perilaku ketika Anda mencoba untuk memasukkan data

Ukuran bidang

Tab Umum

0-255

Batas karakter hanya berlaku untuk bidang yang diatur ke tipe data teks. Jika Anda mencoba untuk memasukkan lebih dari jumlah karakter yang ditentukan, bidang memotong mereka.

Diperlukan

Tab Umum

Ya/Tidak

Saat diaktifkan, properti ini memaksa Anda memasukkan nilai dalam bidang, dan Access tidak akan memungkinkan Anda menyimpan setiap data yang baru hingga Anda menyelesaikan bidang yang diperlukan. Saat dinonaktifkan, bidang akan menerima nilai kosong, berarti bidang bisa tetap kosong.

Catatan: Nilai nol yang tidak sama dengan nilai nol. Nol adalah digit, dan "kosong" adalah nilai yang hilang, tidak terdefinisi atau tidak diketahui.

Perbolehkan string panjang nol

Tab Umum

Ya/Tidak

Saat diaktifkan, Anda bisa memasukkan string panjang-nol — string yang mengandung karakter yang tidak ada. Untuk membuat string panjang-nol, Anda memasukkan sepasang tanda kutip ganda dalam bidang ("").

Terindeks

Tab Umum

Ya/Tidak

Jika Anda mengindeks bidang tabel, Access mencegah Anda menambahkan nilai duplikat. Anda juga bisa membuat indeks dari lebih dari satu bidang. Jika Anda melakukan ini, Anda bisa menduplikasi nilai dalam satu bidang, namun tidak di kedua bidang.

Masker input

Tab Umum

Kumpulan yang sudah ditentukan sebelumnya atau kustom dari karakter tempat penampung dan literal

Masker input memaksa Anda memasukkan data dalam format yang sudah ditentukan sebelumnya. Masker muncul saat Anda memilih bidang dalam tabel atau kontrol pada formulir. Sebagai contoh, anggaplah Anda klik bidang tanggal dan melihat serangkaian karakter: MMM-DD-YYYY. Itu masker input. Memaksa Anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti OKT, dan nilai tahun sebagai empat digit — misalnya, OCT-15-2017.

Catatan: Ingat bahwa masker input hanya mengontrol cara memasukkan data, tidak Bagaimana mengakses menyimpan atau menampilkan data tersebut.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan masker input, lihat artikel mengontrol format entri data dengan masker input. Untuk informasi selengkapnya tentang cara Access menyimpan dan menampilkan data tanggal/waktu, lihat artikel Masukkan nilai tanggal atau waktu.

Batasi ke daftar

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perubahan pada item dalam bidang pencarian. Akses pengguna baru terkadang mencoba mengubah item dalam bidang pencarian secara manual. Saat Access mencegah Anda mengubah item dalam bidang, properti ini diatur ke ya. Jika properti ini diaktifkan dan Anda perlu mengubah item dalam daftar, Anda harus membuka daftar (jika Anda ingin mengedit daftar nilai) atau tabel yang berisi data sumber untuk daftar (jika Anda ingin mengedit bidang pencarian) dan Ubah nilai yang ada. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan bidang pencarian, lihat mengedit item dalam bidang pencarian, selanjutnya di artikel ini.

Perbolehkan Edit Daftar Nilai

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perintah Edit item daftar untuk daftar nilai, tetapi tidak untuk bidang pencarian. Untuk mengaktifkan perintah untuk bidang lookup, masukkan nama formulir valid dalam properti Formulir Edit item daftar . Perbolehkan Edit daftar nilai perintah muncul di menu pintasan yang Anda buka dengan mengklik kanan kotak atau kombo kontrol kotak daftar. Saat Anda menjalankan perintah, kotak dialog Edit item daftar muncul. Selain itu, jika Anda menetapkan nama formulir dalam properti Formulir Edit item daftar , Access memulai formulir itu bukan menampilkan kotak dialog.

Catatan: Anda bisa menjalankan perintah Edit item daftar dari kotak daftar dan kontrol kotak kombo terletak di formulir, dan dari kontrol kotak kombo yang terletak di tabel dan hasil kueri set. Formulir harus terbuka dalam tampilan desain atau tampilan Telusuri; tabel dan kueri hasil kumpulan harus terbuka dalam tampilan lembar data.

Formulir Edit Item Daftar

Tab pencarian

Nama formulir entri data

Jika Anda memasukkan nama formulir entri data sebagai nilai dalam properti tabel, formulir itu akan terbuka saat pengguna menjalankan perintah Edit item daftar . Jika tidak, kotak dialog Edit item daftar muncul ketika pengguna menjalankan perintah.

Atas halaman

Menambahkan catatan langsung ke tabel dalam tampilan lembar data

Tabel terbuka dalam tampilan lembar data terlihat seperti lembar kerja Excel, dan Anda bisa mengetik atau menempelkan data ke dalam satu atau beberapa bidang — nilai yang setara sel dalam lembar kerja.

Ingatlah fakta berikut saat Anda melanjutkan.

  • Anda tidak perlu menyimpan data Anda secara eksplisit. Access melakukan perubahan Anda ke tabel saat Anda memindahkan kursor ke bidang baru di baris yang sama, atau saat Anda memindahkan kursor ke baris lain.

  • Secara default, bidang dalam Access database diatur untuk menerima tipe data, seperti teks atau angka tertentu. Anda harus memasukkan tipe data yang bidang yang diatur untuk menerima. Jika Anda tidak, Access menampilkan pesan kesalahan:

    Pesan kesalahan nilai tidak valid

  • Bidang mungkin memiliki masker input yang diterapkan. Masker input adalah sekumpulan karakter literal dan tempat penampung yang memberlakukan Anda memasukkan data dalam format tertentu.

    Untuk informasi selengkapnya tentang masker input, lihat artikel mengontrol format entri data dengan masker input.

  • Dengan pengecualian daftar multinilai dan lampiran, Anda bisa memasukkan hanya satu catatan di sebagian besar bidang. Jika Anda tidak mengetahui apakah bidang menerima lampiran, Anda dapat memeriksa properti bidang. Untuk melakukannya, lihat langkah-langkah dalam menampilkan properti untuk bidang tabel, sebelumnya dalam artikel ini. Anda selalu bisa mengidentifikasi daftar multinilai karena Access menampilkan kotak centang di samping setiap daftar item.

Memasukkan data dalam tabel

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan.

    Secara default, Access membuka tabel dalam tampilan lembar data — kisi yang terlihat seperti lembar kerja Excel.

  2. Klik atau jika tidak meletakkan fokus pada bidang pertama yang ingin Anda gunakan, dan lalu masukkan data Anda.

  3. Untuk memindahkan ke bidang berikutnya di baris yang sama, tekan TAB, gunakan tombol panah kanan atau kiri, atau klik sel di dalam bidang berikutnya.

    Ketika Anda menekan TAB, secara default, Access menggunakan pengaturan regional Windows untuk menentukan apakah memindahkan kursor ke kiri atau ke kanan. Jika komputer yang menggunakan bahasa yang membaca dari kiri ke kanan, kursor berpindah ke kanan saat Anda menekan tombol TAB. Jika komputer yang menggunakan bahasa yang membaca dari kanan ke kiri, kursor berpindah ke kiri.

    Untuk memindahkan ke sel berikutnya dalam kolom, gunakan atas atau panah bawah, atau klik sel yang Anda inginkan.

Menerapkan pemformatan kaya teks ke data di bidang teks panjang (Memo)

  1. Dengan tabel terbuka dalam tampilan lembar data, pilih bidang teks panjang. Jika Anda menggunakan Access 2007 atau 2010 Access yang akan menjadi bidang Memo.

    Biasanya, teks panjang bidang berisi komentar atau catatan, sehingga Anda bisa mencari bidang bernama "Komentar" atau "Catatan". Jika Anda masih tidak bisa menemukan bidang teks panjang, lihat langkah-langkah dalam menampilkan properti untuk bidang tabel, sebelumnya dalam artikel ini.

  2. Pada tab Beranda , di grup Font , gunakan tombol dan menu untuk memformat teks.

    Gambar Pita Access

    Anda bisa menerapkan font berbeda dan ukuran, membuat teks tebal atau miring, mengubah warna, dan seterusnya.

Atas halaman

Menambahkan rekaman dengan menggunakan formulir

Formulir entri data bisa menyediakan cara untuk memasukkan data yang lebih mudah, lebih cepat dan lebih akurat. Biasanya Anda buat formulir ketika Anda perlu memasukkan data ke dalam lebih dari satu tabel sekaligus. Anda juga membuat formulir ketika Anda ingin menyembunyikan beberapa bidang dalam tabel, saat Anda ingin membuat database lebih mudah digunakan (langkah yang dapat mengurangi biaya pelatihan), dan saat Anda ingin membantu memastikan bahwa pengguna memasukkan data secara akurat.

Cara Anda menggunakan formulir untuk mengedit data bergantung pada desain formulir. Formulir bisa berisi beberapa kontrol, seperti daftar, kotak teks, tombol dan lembar data — kisi yang terlihat seperti lembar kerja Excel. Pada gilirannya, masing-masing kontrol pada formulir membaca data dari atau menulis data ke bidang tabel yang mendasari. Apa yang Anda lakukan dengan kontrol tertentu bergantung pada tipe data yang telah Anda tentukan untuk bidang tabel yang mendasari, properti apa pun yang ditetapkan untuk bidang itu, dan mungkin pada beberapa properti yang menetapkan desain database untuk setiap kontrol. Untuk informasi selengkapnya tentang bagaimana tipe data dan properti bidang mempengaruhi entri data, lihat bagian bagaimana tipe data yang mempengaruhi cara Anda memasukkan data dan bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi cara Anda memasukkan data, sebelumnya dalam artikel ini.

Bagian berikut menjelaskan cara menggunakan kontrol entri data paling umum. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang database tertentu Anda, hubungi administrator sistem Anda atau desain database.

Menambahkan atau mengedit teks dalam kotak teks

Saat Anda menambahkan atau mengedit teks dalam kotak teks, Anda bekerja dengan data dalam teks atau lama bidang teks (Memo). Saat Anda melanjutkan, ingatlah bahwa Anda bisa mengatur bidang teks panjang (atau kontrol yang terikat ke bidang teks panjang) mendukung pemformatan kaya teks, dan Anda bisa menerapkan font berbeda, ukuran, gaya, dan warna teks Anda.

Mengedit teks dalam kotak teks

  • Letakkan kursor di dalam kotak teks dan Ubah data Anda. Ingat bahwa Anda tidak bisa melakukan perhitungan pada angka dalam teks atau teks panjang (Memo) bidang.

Menerapkan pemformatan teks kaya

Catatan: Anda bisa mengikuti langkah-langkah ini hanya ketika kotak teks terikat ke bidang teks panjang (Memo). Lihat langkah-langkah dalam menampilkan properti untuk bidang tabel, sebelumnya dalam artikel ini.

  1. Dengan formulir terbuka di tampilan formulir atau tata letak, atau tabel terbuka dalam tampilan lembar data, pilih bidang teks panjang (Memo).

  2. Pada tab Beranda , di grup Font , gunakan tombol dan menu untuk memformat teks.

    Gambar Pita Access

    Anda bisa menerapkan font berbeda dan ukuran, membuat teks tebal atau miring, mengubah warna, dan seterusnya.

Memasukkan data dengan menggunakan daftar

Anda bisa menggunakan daftar di formulir, dan dalam tabel dan kueri hasil menetapkan terbuka dalam tampilan lembar data — kisi yang terlihat seperti lembar kerja Excel.

Saat Anda menggunakan daftar pada formulir, Anda mungkin melihat kontrol kotak kombo atau kontrol kotak daftar. Gambar berikut ini menggambarkan kotak kombo dan daftar kontrol kotak, masing-masing.

Daftar pencarian kosong

Kontrol kotak daftar dasar pada formulir

Saat Anda menggunakan daftar dalam sebuah tabel atau kueri kumpulan hasil, Access menggunakan kotak kombo secara default.

Selain itu, daftar bisa mendukung beberapa nilai. Jika Anda melihat daftar dengan kotak centang di samping setiap daftar item, Anda bisa memilih 100 item di daftar tersebut. Daftar multinilai yang bisa Anda buat tanpa pemrograman bisa mengatasi masalah bisnis umum. Misalnya, Anda menggunakan Access database untuk melacak masalah dukungan pelanggan. Jika Anda perlu menetapkan beberapa orang untuk masalah, Anda bisa menggunakan daftar multinilai. Gambar ini memperlihatkan daftar multinilai umum.

Daftar turun bawah kotak centang dalam status terbuka.   Kotak centang daftar

Anda juga bisa mengedit item dalam daftar. Jika Anda atau desain database Anda mengaktifkan perintah, Anda bisa menambahkan, mengubah, dan menghapus item daftar secara langsung dari daftar. Namun, database desainer bisa memilih untuk menonaktifkan perintah, sehingga mungkin tidak tersedia untuk semua database.

Langkah-langkah di bagian berikut menjelaskan cara menggunakan dan mengedit daftar.

Pilih item dari daftar turun bawah

  1. Buka formulir, tabel, atau kumpulan hasil kueri yang berisi daftar.

    Catatan: Anda harus membuka formulir dalam tampilan formulir atau tampilan tata letak. Anda harus membuka tabel dan kumpulan hasil kueri dalam tampilan lembar data.

  2. Klik panah bawah di samping daftar, dan lalu pilih item yang Anda inginkan.

  3. Untuk melakukan pilihan Anda untuk database Anda, Pindahkan kursor ke bidang lain.

Pilih item dari kotak Daftar

  1. Buka formulir yang berisi daftar.

  2. Gulir ke bawah daftar item dalam kotak daftar dan pilih item yang Anda inginkan.

  3. Untuk melakukan pilihan Anda untuk database Anda, Pindahkan kursor ke bidang lain.

Pilih item dari kotak centang daftar drop-down

  1. Buka formulir, tabel, atau kumpulan hasil kueri yang berisi daftar.

    Catatan: Anda bisa menggunakan kotak centang daftar turun bawah di formulir, tabel, dan kumpulan hasil kueri. Untuk melakukannya, Anda harus membuka formulir di tampilan formulir atau telusuri, dan Anda harus membuka tabel dan kumpulan hasil kueri dalam tampilan lembar data.

  2. Klik panah bawah di samping daftar.

  3. Pilih kotak centang hingga 100, dan lalu klik OK.

Pilih item dari daftar kotak centang

  1. Buka formulir yang berisi daftar.

    Catatan: Anda harus membuka formulir dalam tampilan formulir atau telusuri tampilan.

  2. Klik panah bawah di samping daftar.

  3. Pilih kotak centang 100, dan lalu klik OK.

Mengedit item dalam daftar

Catatan: Anda bisa mengedit jenis daftar di formulir, tabel, atau kumpulan hasil kueri. Ingatlah bahwa Anda harus membuka formulir di tampilan formulir atau telusuri, dan Anda harus membuka tabel dan kumpulan hasil kueri dalam tampilan lembar data. Juga, ingat bahwa desain database atau departemen TI bisa menonaktifkan perintah ini, sehingga ini mungkin tidak tersedia di sepanjang waktu.

  1. Buka formulir, tabel, atau kumpulan hasil kueri yang berisi daftar.

  2. Klik kanan daftar yang ingin Anda edit, dan kemudian klik Edit item daftar.

    Kotak dialog atau formulir entri data muncul. Layar yang Anda lihat bergantung pada tipe daftar yang ingin Anda edit. Access menggunakan dua tipe dasar dari daftar — nilai dan daftar pencarian. Menampilkan daftar nilai kumpulan item yang Anda masukkan secara manual, dan daftar pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa tabel. Lakukan salah satu hal berikut ini.

    • Jika Anda mengedit daftar nilai, gunakan kotak dialog Edit item daftar untuk mengedit data daftar, dan lalu klik OK setelah Anda selesai.

    • Jika Anda mengedit daftar pencarian, formulir entri data muncul. Gunakan formulir tersebut untuk mengedit data daftar.

Atas halaman

Mengedit item dalam bidang pencarian

Bidang pencarian menyajikan daftar data yang bisa digunakan pengguna untuk memilih satu atau beberapa item. Anda bisa membuat dua tipe daftar pencarian.

  • Daftar nilai    Berikut ini berisi sudah dikodekan sekumpulan nilai yang Anda masukkan secara manual. Nilai berada dalam properti Sumber baris bidang pencarian.

  • Daftar pencarian    Ini menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari tabel lain. Properti Sumber baris bidang yang berisi kueri dan bukan sudah dikodekan daftar nilai.

Secara default, Access menampilkan data pencarian dalam daftar turun bawah, meskipun Anda bisa menentukan kontrol kotak daftar. Daftar turun bawah terbuka untuk menyajikan daftar, dan kemudian menutup setelah Anda membuat pilihan. Kotak Daftar, sebaliknya, tetap buka sepanjang waktu.

Anda bisa menjalankan perintah Edit item daftar atau Anda bisa mengedit data secara langsung dalam properti Sumber baris atau tabel sumber. Untuk informasi tentang menggunakan perintah Edit item daftar , lihat memasukkan data dengan menggunakan daftar, sebelumnya dalam artikel ini. Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara untuk mengedit item secara langsung dalam properti Sumber baris atau tabel sumber. Proses tersebut mengikuti beberapa langkah-langkah.

  • Mengidentifikasi bidang pencarian. Anda mengikuti proses yang sedikit berbeda saat bekerja dengan bentuk dengan tabel.

  • Mengidentifikasi tipe bidang pencarian — daftar nilai atau daftar pencarian. Jika Anda menggunakan daftar pencarian, Anda mengidentifikasi tabel sumber yang menyediakan data untuk bidang pencarian.

  • Mengedit item dalam daftar nilai.

    -atau-

    Buka tabel sumber untuk daftar pencarian dan mengedit data dalam tabel itu.

Mengidentifikasi bidang pencarian dari formulir

  1. Di panel navigasi, klik kanan formulir dan klik Tampilan desain.

    -atau-

    Jika formulir sudah dibuka, Anda bisa klik kanan tab formulir dan klik Tampilan desain pada menu pintasan.

    –atau–

    Pada tab Beranda , di grup tampilan , klik tombol tampilan untuk beralih antara tampilan yang tersedia. Alternatifnya, Anda bisa klik panah di bawah tampilan, dan lalu pilih salah satu dari tampilan yang tersedia dari menu.

    Gambar Pita Access

  2. Klik kanan kotak atau kombo kontrol kotak daftar dan klik properti.

  3. Di lembar properti, klik tab semua , dan temukan properti Tipe sumber baris dan Sumber baris . Properti Tipe sumber baris harus berisi Daftar nilai atau Tabel/kueri, dan properti Sumber baris harus berisi salah satu daftar item yang dipisahkan oleh titik koma atau kueri. Jika diperlukan, memperbesar lembar properti sehingga Anda bisa membaca daftar item atau kueri.

    Biasanya, daftar nilai gunakan sintaks ini dasar: "item";" item";" item"

    Dalam kasus ini, daftar adalah sekumpulan item diapit tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.

    Kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar: pilih [table_or_query_name]. [ field_name] dari [table_or_query_name].

    Dalam kasus ini, kueri berisi dua klausa (pilih dan dari). Klausa pertama yang merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri. Klausa kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut adalah titik kunci untuk diingat: klausa SELECT tidak boleh berisi nama tabel atau kueri, meskipun mereka berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua dari klausa harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda bisa selalu menemukan sumber kueri atau tabel sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu hal berikut.

    • Jika Anda menggunakan daftar nilai, mengedit item dalam daftar. Pastikan bahwa Anda mengelilingi setiap item dengan tanda kutip ganda, dan memisahkan setiap item dengan titik koma.

    • Jika kueri di daftar pencarian mereferensikan kueri yang lain, di panel navigasi, buka kueri kedua itu dalam tampilan desain (klik kanan kueri dan klik Tampilan desain). Perhatikan nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, dan lalu masuk ke langkah berikutnya.

      -atau-

      Jika kueri di bidang pencarian referensi tabel, perhatikan nama tabel, dan masuk ke langkah berikutnya.

  5. Klik ganda tabel di panel navigasi untuk membukanya dalam tampilan lembar data, dan lalu edit item daftar jika diperlukan.

Mengidentifikasi bidang pencarian dari tabel

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel dan klik Tampilan desain.

  2. Di bagian atas dari kisi desain kueri, di kolom Tipe Data , klik atau jika tidak meletakkan fokus pada setiap teks, angka, atau bidang ya/tidak.

  3. Di bagian bawah kisi desain tabel, klik tab pencarian , dan melihat properti Tipe sumber baris dan Sumber baris .

    Properti Tipe sumber baris harus baca Daftar nilai atau Tabel/kueri. Properti Sumber baris harus berisi daftar nilai atau kueri.

    Daftar nilai gunakan sintaks ini dasar: "item";" item";" item"

    Dalam kasus ini, daftar adalah sekumpulan item diapit tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.

    Biasanya, kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar: pilih [table_or_query_name]. [ field_name] dari [table_or_query_name].

    Dalam kasus ini, kueri berisi dua klausa (pilih dan dari). Klausa pertama yang merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri. Klausa kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut adalah titik kunci untuk diingat: klausa SELECT tidak boleh berisi nama tabel atau kueri, meskipun mereka berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua dari klausa harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda bisa selalu menemukan sumber kueri atau tabel sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu hal berikut.

    • Jika Anda menggunakan daftar nilai, mengedit item dalam daftar. Pastikan bahwa Anda mengelilingi setiap item dengan tanda kutip ganda, dan memisahkan setiap item dengan titik koma.

    • Jika kueri di bidang pencarian mereferensikan kueri yang lain, di panel navigasi, buka kueri kedua itu dalam tampilan desain (klik kanan kueri dan klik Tampilan desain). Perhatikan nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, dan lalu masuk ke langkah berikutnya.

      -atau-

      Jika kueri di bidang pencarian referensi tabel, perhatikan nama tabel, dan masuk ke langkah berikutnya.

  5. Klik ganda tabel di panel navigasi untuk membukanya dalam tampilan lembar data, dan lalu edit item daftar jika diperlukan.

Atas halaman

Masukkan string panjang-nol

Akses memungkinkan Anda untuk membedakan antara dua jenis nilai kosong: Null nilai dan string panjang-nol. Nilai null menunjukkan nilai yang tidak diketahui, dan string panjang-nol menunjukkan bidang yang berisi spasi. Sebagai contoh, misalnya, Anda memiliki tabel data pelanggan, dan tabel yang berisi bidang angka Faks. Anda bisa biarkan bidang kosong jika Anda tidak yakin Nomor Faks pelanggan. Dalam kasus ini, biarkan bidang kosong memasukkan nilai nol, yang berarti Anda tidak mengetahui apakah nilai. Jika Anda nanti memutuskan bahwa pelanggan tidak memiliki mesin faks, Anda bisa memasukkan string panjang-nol di bidang untuk menunjukkan bahwa Anda mengetahui bahwa ada adalah tidak ada nilai.

Catatan: Ingatlah bahwa Anda bisa mengatur properti yang mencegah bidang menerima nilai kosong. Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan properti tersebut, lihat bagaimana tipe data yang mempengaruhi cara Anda memasukkan data, sebelumnya dalam artikel ini.

  1. Membuka tabel dalam tampilan lembar data, atau formulir di tampilan formulir atau tampilan Telusuri.

  2. Pilih bidang yang Anda inginkan, dan ketik tanda kutip ganda dua tanpa spasi antara mereka ("").

  3. Memindahkan kursor ke catatan lain melakukan perubahan Anda ke database. Secara default, tanda kutip menghilang.

Atas halaman

Menambahkan rekaman dengan mengimpor atau menautkan ke data

Anda bisa mengimpor atau menautkan ke data terletak di berbagai sumber, termasuk database Access yang lain, buku kerja Excel, file teks dan dokumen Word, dan daftar di server yang menjalankan Microsoft SharePoint Services.

Menjelaskan cara mengimpor dan link ke sumber data tersebut berada di luar cakupan artikel ini. Link ini membawa Anda ke informasi tentang mengimpor dan menghubungkan ke data.

Atas halaman

Metode untuk menghemat waktu saat memasukkan data

Access menyediakan berbagai cara untuk membuat proses entri data lebih cepat. Prosedur di bagian berikut menjelaskan cara mengatur nilai default untuk bidang dan daftar di formulir dan cara menggunakan tombol pintasan untuk menggunakan kembali nilai ketika Anda mengurutkan data.

Menyetel nilai default untuk bidang atau kontrol

Jika sejumlah besar catatan berbagi nilai yang sama untuk bidang tertentu, seperti kota atau negara/kawasan, Anda bisa menghemat waktu dengan mengatur nilai default untuk kontrol yang terikat ke bidang itu. Saat Anda membuka formulir atau membuat catatan baru, nilai default muncul dalam kontrol tersebut, secara default.

Menyetel nilai default untuk kontrol

  1. Buka formulir dalam tampilan desain.

  2. Klik kanan kontrol yang Anda inginkan untuk bekerja dengan, lalu klik properti.

  3. Pada Data tab, atur properti Nilai Default untuk nilai yang Anda inginkan.

  4. Ulangi langkah 1-3 untuk mengatur nilai default baru.

Menentukan nilai berbeda

  • Untuk nilai dalam kotak teks, masukkan data baru. Anda bisa menimpa nilai default Kapan saja.

    –atau–

  • Untuk nilai dalam daftar, pilih nilai baru dari daftar.

Menggunakan kembali nilai saat pengurutan

Saat Anda memindahkan di antara catatan, Anda mungkin perlu mengurutkan setiap catatan dengan menggunakan nilai yang sama. Saat Anda melakukan, Anda dapat menghemat waktu dengan menggunakan tombol pintasan untuk mengulangi yang mengurutkan nilai. Sebagai contoh, misalnya Anda mengurutkan daftar pesanan menurut tipe produk. Di catatan pertama, Anda mengetikkan minuman untuk mengurutkan pada perintah di mana pelanggan membeli minuman. Saat Anda memindahkan ke rekaman berikutnya, Anda bisa menyalin dan menggunakan ulang nilai Urutkan.

Catatan: Langkah-langkah ini mengasumsikan bahwa Anda memiliki formulir terbuka di tampilan formulir.

  1. Memindahkan ke bidang yang reuses nilai dari bidang yang bersesuaian di rekaman sebelumnya.

  2. Tekan CTRL +' (tanda kutip).

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×