Menambahkan data yang dikumpulkan melalui email ke Access database

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Anda dapat mengumpulkan atau pembaruan informasi meskipun e-mail dengan menggunakan Microsoft Access 2007 atau Access 2010 dengan Microsoft Outlook 2007 atau Microsoft Outlook 2010. Akses memandu Anda melalui membuat formulir kumpulan data dan mengirimkan formulir dalam pesan email. Saat Penerima email Anda kembali formulir lengkap, Anda bisa memilih untuk memiliki data yang dikumpulkan, diproses dan disimpan dalam database Access tertentu secara otomatis. Metode ini kumpulan data dapat menghemat waktu dan usaha yang biasanya terlibat dalam Salin dan tempel atau proses manual entri data. Berikut adalah beberapa skenario di mana Anda bisa menggunakan proses ini untuk mengumpulkan data:

Survei    Anda bisa lakukan survei dan mengumpulkan hasil dengan membuat Access database dengan tabel yang diperlukan untuk menyimpan hasil pertama, dan menggunakan panduan untuk menghasilkan formulir survei, dan lalu email mereka ke peserta survei. Saat membalas peserta, data survei disimpan secara otomatis dalam database.

Laporan status    Apakah itu terbaru inventaris tingkat status atau informasi terkini tentang tertunda masalah, tim Anda bisa menyimpan informasi dengan mengirimi Anda pesan yang berisi informasi yang saat ini secara berkala email Anda.

Manajemen acara    Ketika mengatur konferensi atau pelatihan, atau acara lain, Anda bisa mengirim satu atau beberapa formulir sebagai pesan email untuk mengumpulkan informasi kontak, preferensi perjalanan dan hotel, dan seterusnya. Jika Anda memilih untuk memiliki Balasan diproses secara otomatis, peserta dapat mengubah preferensi mereka kapan pun tanpa harus memberi tahu Anda, dan Anda selalu memiliki akses ke data terbaru untuk membuat keputusan tujuan.

Artikel ini menjelaskan apa yang Anda perlukan untuk menggunakan ini memproses, bagaimana cara mulai menggunakan panduan, dan lalu memberi Anda informasi tambahan tentang berbagai langkah sehingga Anda dapat membuat pilihan yang paling tepat seperti yang Anda ikuti panduan

Catatan: Anda tidak akan bisa menambahkan data yang dikumpulkan jika Penerima Anda menggunakan Hotmail atau Yahoo untuk mengirimkan formulir kumpulan data.

Sebelum Anda memulai

Jika ini pertama kalinya Anda mengumpulkan data dengan menggunakan pesan email, lakukan langkah berikut ini:

  1. Memastikan apakah Anda telah menginstal aplikasi berikut di komputer Anda:

    • Access 2007, atau Access 2010.

    • Outlook 2007 atau Outlook 2010. Anda harus memiliki Outlook diinstal dan dikonfigurasi di komputer yang Anda gunakan untuk mengirim pesan email. Jika Anda memiliki Outlook terinstal tetapi tidak belum dikonfigurasi, mulai Outlook dan ikuti instruksi di panduan Startup Outlook. Untuk bantuan dengan panduan, lihat Bantuan Outlook.

    • Jika Anda berencana menggunakan formulir InfoPath, pastikan bahwa Anda memiliki InfoPath 2007 atau lebih baru edisi terinstal dan Penerima Anda juga harus memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka.

    • Anda email Penerima harus memiliki salah satu memiliki InfoPath atau klien email yang mendukung format HTML yang diinstal di komputer mereka agar bisa menampilkan dan mengedit formulir.

      Formulir yang digunakan untuk mengumpulkan data melalui pesan email bukan formulir Access. Panduan menghasilkan formulir khusus dalam format HTML atau InfoPath.

      Identifikasi database tujuan. Database dapat dalam format .mdb atau .accdb. Selain itu, file .mde dan .accde file yang didukung. Jika Anda tidak ingin menggunakan database yang sudah ada, Anda harus membuat yang baru.

  2. Mengidentifikasi atau membuat tabel yang Anda inginkan diisi dengan data dari Balasan email. Jika Anda mengumpulkan data untuk tabel yang sudah ada, pastikan bahwa tabel tidak bersifat baca-saja dan bahwa Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambah atau memperbarui konten.

Catatan: Lampiran, AutoNumber, OLE, dan bidang multinilai tipe tidak bisa dikumpulkan oleh menggunakan pesan email

Jika Anda operasi kumpulan data mengisi dua atau beberapa tabel, Anda harus membuat kueri pemilihan dan menggunakannya sebagai sumber rekaman formulir. Pastikan bahwa kueri menyertakan semua bidang yang diperlukan dari tabel yang mendasari. Jika Anda menggunakan kueri yang sudah ada, pastikan bahwa kueri tidak bersifat baca-saja dan bahwa Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambah atau memperbarui kontennya. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kueri berdasarkan dua atau beberapa tabel, lihat artikel pengenalan kueri.

Menyimpan data sebagai catatan yang baru dalam situasi berikut:

  • Jika data akan mengisi beberapa tabel.

  • Jika tabel tujuan tidak memiliki bidang kunci utama. Nilai kunci utama diperlukan untuk memetakan setiap Balasan ke catatan yang sudah ada. Jika tabel tujuan Anda tidak memiliki bidang kunci utama, tambahkan sekarang maupun menetapkan bidang yang sudah ada yang memiliki nilai unik sebagai kunci utama.

  • Jika tabel tujuan tidak memiliki catatan apa pun. Jika tabel kosong, panduan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan catatan.

  • Jika alamat email penerima tidak disimpan sebagai bidang dalam database. Ketika pengumpulan data untuk memperbarui catatan, Anda tidak akan bisa secara manual mengetik alamat dalam panduan yang dihasilkan pesan. Bidang alamat harus berada di tabel tujuan, atau dalam tabel yang memiliki hubungan dengan tabel tujuan.

Atas Halaman

Memulai

  1. Buka database di mana data yang dikumpulkan akan disimpan.

  2. Untuk menambahkan data ke tabel tunggal, pilih tabel di panel navigasi. Untuk mengisi beberapa tabel terkait, pilih kueri yang terikat ke tabel ini.

  3. Lakukan salah satu dari hal berikut ini untuk memulai panduan:

    • Pada tab Data eksternal , dalam grup Mengumpulkan Data , klik Membuat email.

    • Klik kanan tabel atau kueri, dan kemudian klik mengumpulkan dan memperbarui Data melalui email.

      Catatan: Jika tabel tidak berisi bidang apa pun, atau hanya memiliki AutoNumber, Objek OLE, lampiran, atau tipe bidang pencarian multinilai, Access menampilkan pesan berikut: dipilih tabel atau kueri yang tidak memiliki bidang apa pun yang mendukung mengumpulkan data menggunakan email .

Jika tabel berisi bidang yang mendukung pengumpulan data, panduan akan dimulai. Jika tabel tujuan mendukung menambahkan dan memperbarui data, panduan akan memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk mengumpulkan data melalui pesan email.

Gunakan bagian berikut ini sebagai referensi untuk pertanyaan apa pun yang mungkin langkah-langkah utama tujuh berikut proses.

  1. Pilih tipe formulir entri data yang ingin Anda kirim

  2. Pilih Apakah Anda mengumpulkan data baru atau memperbarui data yang sudah ada

  3. Tentukan data yang Anda inginkan dikumpulkan

  4. Menentukan otomatis atau manual pemrosesan data

  5. Pilih bagaimana Anda ingin menentukan alamat email Penerima

  6. Tinjau dan tentukan daftar Penerima

  7. Membuat dan mengirim pesan email

Atas Halaman

Pilih tipe formulir entri data yang ingin Anda kirim

Pilih tipe formulir berdasarkan kemudahan penggunaan untuk diri Anda dan Penerima Anda.

Pilih formulir HTML    Formulir HTML dapat dilihat dan diedit oleh semua pengguna klien email yang mendukung HTML

Memilih formulir Microsoft InfoPath    Anda akan melihat opsi ini hanya jika InfoPath diinstal di komputer Anda. Pilih opsi ini hanya jika semua penerima email memiliki InfoPath dan Outlook terinstal di komputer mereka. Formulir InfoPath menawarkan lebih baik entri data dan pengeditan lingkungan,

Halaman panduan yang ditampilkan berikutnya tergantung pada apakah objek tujuan mendukung memperbarui data. Jika objek kueri berdasarkan dua atau beberapa tabel, atau jika tabel yang tidak memiliki bidang kunci utama atau tidak berisi catatan apa pun, panduan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan catatan baru, dan meminta Anda untuk memilih bidang formulir. Di semua kasus lainnya, panduan akan meminta Anda untuk menentukan apakah Anda ingin menambahkan atau memperbarui data sebelum meminta Anda untuk memilih bidang formulir.

Atas Halaman

Pilih Apakah Anda mengumpulkan data baru atau memperbarui data yang sudah ada

Menentukan apa yang ingin Anda lakukan dengan data. Tipe formulir yang Anda gunakan memengaruhi jumlah catatan baru yang Penerima bisa mengirim ke Anda di Balasan tunggal. Ketika memperbarui data, jumlah catatan yang harus diperbarui oleh Penerima mengidentifikasi nomor pra-selesai bentuk yang akan disertakan dalam pesan.

Catatan: Untuk menambahkan catatan baru, ketikkan alamat email dalam kotak Alamat dari pesan email ketika pesan dibuat. Untuk memperbarui data yang sudah ada, alamat email Penerima harus disimpan sebagai bidang dalam tabel atau kueri dasar, atau dalam tabel terkait.

Atas Halaman

Tentukan data yang Anda inginkan dikumpulkan

Saat memilih bidang yang disertakan dalam formulir Anda, itu tidak diperlukan untuk menyertakan setiap bidang yang ada dalam tabel atau kueri dalam formulir dasar. Namun, kondisi berikut harus terpenuhi:

  • Bidang yang diperlukan:    Bidang yang ditandai dengan simbol tanda bintang (*), adalah bidang yang diperlukan. Jika Anda mengumpulkan catatan baru, panduan akan secara otomatis menyertakan semua bidang properti yang diperlukan diatur ke ya. Jika catatan apa pun nama yang diperlukan bidang kosong, akses gagal untuk menambahkan catatan ke tabel.

  • Tipe bidang tidak didukung:    Anda tidak akan menyertakan tipe bidang tertentu dalam formulir seperti, AutoNumber, lampiran, Objek OLE, atau bidang pencarian multinilai.

  • Bidang kunci utama:    Pengguna akan akan bisa mengetik nilai di bidang saat menambahkan rekaman namun; Balasan tidak dapat diproses jika nilai yang ditentukan sudah digunakan.

    Catatan: Untuk setiap bidang yang disertakan, di bawah Properti bidang, tentukan labelnya dan klik baca-saja jika Anda tidak ingin pengguna untuk mengubah data dalam bidang tersebut.

Atas Halaman

Menentukan otomatis atau manual pemrosesan data

Anda bisa memilih pemrosesan otomatis atau manual Balasan. Pemrosesan otomatis berarti bahwa saat Anda menerima balasan, Outlook dan Access bekerja sama untuk mengekspor data ke tabel tujuan dalam database Anda. Pemrosesan otomatis dapat menghemat waktu dan usaha. Pemrosesan manual hanya berarti Anda mulai operasi ekspor untuk mentransfer data dari folder tertentu di Outlook, untuk tujuan tabel di Access.

Balasan berhasil diekspor ke tabel tujuan selama kondisi berikut terpenuhi Kapan Balasan mencapai kotak surat Anda:

  • Outlook harus sudah berjalan di komputer Anda. Jika Outlook tidak berjalan, pemrosesan dimulai saat berikutnya Anda memulai Outlook.

  • Akses tidak boleh diproteksi dengan kata sandi, dan tidak akan terbuka dalam mode ekslusif. Nama atau lokasi database harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten mendasari tabel dan kueri.

    Catatan: Jika pemrosesan otomatis gagal, cobalah memperbaiki masalah apa pun, dan lalu secara manual ekspor balasan yang gagal. Balasan yang mencapai kotak masuk Anda setelah Anda mengatasi masalah tersebut terus diproses secara otomatis.

Mengatur properti untuk mengontrol pemrosesan otomatis Balasan

Untuk menentukan folder Outlook lain tempat Balasan disimpan, pada halaman Tentukan bagaimana Anda ingin Balasan diproses panduan, klik nama folder. Dalam kotak dialog Pilih Folder , pilih folder lain, atau klik baru untuk membuat folder baru.

Jika Anda mengklik mengatur properti untuk mengontrol pemrosesan otomatis Balasan ke perubahan atau pengaturan impor fine tune, lihat tabel berikut ini untuk informasi pada opsi yang tersedia:

Opsi

Hasil

Buang Balasan dari yang ada kepada siapa Anda tidak mengirim pesan   

Pilih kotak centang ini jika Anda ingin hanya balasan yang dikirim oleh Penerima asli dari pesan Anda secara otomatis diproses. Balasan dari orang lain disimpan di folder tujuan, namun tidak secara otomatis diproses.

Menerima beberapa Balasan dari setiap Penerima   

Pilih kotak centang ini jika Anda ingin hanya Balasan pertama dari setiap penerima diproses secara otomatis. Balasan kedua dan berikutnya disimpan di folder tujuan, namun tidak secara otomatis diproses.

Catatan: Pengaturan ini hanya kontrol jumlah Balasan, dan tidak jumlah catatan dalam Balasan tunggal, yang diproses. Dengan kata lain, jika Anda mengirimkan formulir InfoPath, pengguna dapat mengirimi Anda beberapa rekaman dalam Balasan tunggal, dan Access secara otomatis proses semua catatan dalam balas, bahkan jika kotak centang ini tidak dipilih.

Hanya memperbolehkan pembaruan untuk data yang sudah ada   

Saat Penerima menggunakan formulir InfoPath untuk memperbarui data, mereka bisa mengirim catatan baru selain pembaruan ke catatan yang sudah ada. Pilih kotak centang ini untuk memproses hanya pembaruan pada catatan yang sudah ada.

Jumlah Balasan diproses    

Ketikkan jumlah total Balasan (dari semua penerima) yang Anda inginkan secara otomatis diproses. Jika Anda ingin semua Balasan diproses secara otomatis, masukkan nilai besar, seperti 5000, dalam kotak teks. Balasan yang diterima setelah nilai yang ditentukan tercapai disimpan di folder tujuan, namun tidak secara otomatis diproses.

Tanggal dan waktu untuk berhenti    

Tentukan ketika pemrosesan otomatis Balasan harus menghentikan untuk pesan email ini. Balasan diterima setelah tanggal dan waktu ini disimpan di folder tujuan, tetapi tidak secara otomatis diproses.

Untuk mengubah opsi ini di kemudian hari, pada tab Data eksternal , dalam grup Mengumpulkan Data , klik Kelola Balasan. Dalam kotak dialog Kelola pesan pengumpulan Data , pilih pesan yang Anda inginkan untuk mengubah pengaturan, dan lalu klik Opsi pesan. Perubahan yang Anda buat dalam kotak dialog mempengaruhi semua Balasan berikutnya yang Anda terima untuk pesan tersebut.

Secara manual pemrosesan Balasan

Untuk mengontrol Kapan dan Balasan mana diproses, jangan pilih opsi otomatis proses. Balasan akan disimpan di folder tertentu di Outlook hingga Anda pilih dan klik kanan setiap Balasan di folder, lalu klik ekspor data untuk Microsoft Access di menu pintasan.

Dalam beberapa contoh, Anda mungkin juga memiliki secara manual memproses balasan yang gagal diproses secara otomatis.

Ingat hal berikut sebelum mengekspor data

  • Access database tidak akan terbuka dalam mode ekslusif, dan nama atau lokasi database harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten mendasari tabel dan kueri.

Atas Halaman

Pilih bagaimana Anda ingin menentukan alamat email Penerima

Jika Anda mengumpulkan informasi yang baru saja, Anda dapat menentukan alamat email dalam dua cara:

  • Ketikkan alamat email secara individual dalam pesan email Outlook, atau pilih alamat dari buku alamat.

  • Menggunakan bidang alamat email di tabel atau kueri dari database Access saat ini.

    Catatan: Ketika pengumpulan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, Anda tidak melihat kotak dialog ini, karena alamat email penerima terlebih dahulu harus tersedia sebagai bidang dalam database.

Memasukkan alamat email secara langsung di Outlook

Jika Anda menentukan Penerima Anda di Outlook, Anda bisa mempratinjau dan mengkustomisasi pesan sebelum mengirimkannya. Dalam email yang isi pesan menyertakan pengenalan singkat dan formulir. Disarankan agar Anda tidak melakukan perubahan apa pun ke formulir. Perubahan struktur formulir mungkin mengakibatkan balasan yang tidak sedang diproses.

Menggunakan alamat email yang disimpan dalam bidang dalam database

Opsi untuk memilih tabel terkait yang merujuk ke tabel yang terkait. Untuk menampilkan atau mengedit hubungan tabel di database Anda, pada alat Database. tab, dalam grup hubungan , klik hubungan

Untuk informasi selengkapnya tentang hubungan, lihat artikel panduan untuk hubungan tabel.

Atas Halaman

Tinjau dan tentukan daftar Penerima

Langkah utama terakhir melibatkan mempratinjau dan mengustomisasi pesan email, baik penyelarasan daftar Penerima Anda lalu mengirim pesan Anda kumpulan data.

Membuat dan mengirim pesan email

Saat panduan menginformasikan Anda bahwa Anda kini dapat membuat pesan email, dan memperlihatkan kepada Anda cara menampilkan status email dengan menggunakan perintah Mengelola balasan , beberapa pesan peringatan mungkin muncul. Tabel berikut menguraikan setiap peringatan dan tindakan yang bisa Anda lakukan untuk mengatasinya:

Peringatan pesan

Deskripsi

Beberapa catatan tidak berisi alamat yang valid dalam bidang alamat email yang ditentukan. Tidak ada data akan dikembalikan untuk baris ini.

Bidang alamat email yang dipilih berisi nilai null.

Jika Anda ingin mengumpulkan data untuk setiap catatan, keluar dari panduan dan mengganti nilai null dengan alamat email. Lalu memulai panduan lagi.

Saat ini Anda memiliki kunci eksklusif pada database kotak; pemrosesan otomatis akan gagal hingga kunci dirilis.

Anda memiliki database saat ini terbuka dalam mode ekslusif.

Jika Anda telah memilih Balasan secara otomatis diproses, pemrosesan gagal karena Access tidak dapat menambahkan ke atau memperbarui database yang memiliki kunci eksklusif di dalamnya. Menutup dan membuka kembali database dalam mode tidak ekslusif segera setelah mengirim pesan

Pesan email ini mungkin berisi data yang ada alam rahasia atau sensitif.

Anda mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, dan formulir yang sudah mengirim akan sebelumnya sudah selesai dengan data yang sudah ada.

Jika beberapa bidang formulir menyertakan data sensitif, kembali ke langkah panduan di mana Anda memilih bidang dan menghapus bidang yang berisi data sensitif dari formulir

Setelah Anda pratinjau dan mengkustomisasi pesan, Anda bisa memfilter bidang alamat email dan pilih Penerima Anda. Pilih Alamat email yang ingin Anda gunakan dengan memilih kotak centang terkait. Jika Anda melihat kotak dialog daftar alamat email tidak valid, buat catatan alamat di daftar lalu klik keluar. Memverifikasi alamat tidak valid, membuat koreksi apa pun yang diperlukan, dan lalu coba mengirim ulang pesan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×