Anda dapat mengumpulkan atau memperbarui informasi melalui email menggunakan Microsoft Access 2007 atau Access 2010 dengan Microsoft Outlook 2007 atau Microsoft Outlook 2010. Access memandu Anda dalam membuat formulir pengumpulan data dan mengirim formulir dalam pesan email. Saat Penerima email Anda mengembalikan formulir yang sudah selesai, Anda bisa memilih untuk menyimpan data yang dikumpulkan secara otomatis dan disimpan dalam database Access yang ditentukan. Metode kumpulan data ini dapat menghemat waktu dan tenaga yang biasanya Anda lakukan dalam menyalin dan menempelkan atau proses entri data manual. Berikut ini adalah beberapa skenario di mana Anda bisa menggunakan proses ini untuk mengumpulkan data:
Survei Anda bisa melakukan survei dan mengkompilasi hasil dengan terlebih dahulu membuat database Access dengan tabel yang diperlukan untuk menyimpan hasil, dan menggunakan panduan untuk membuat formulir survei, lalu mengirimkannya ke peserta survei. Saat peserta membalas, data survei disimpan secara otomatis dalam database.
Laporan status Apakah itu status tingkat inventaris terbaru atau informasi terkini tentang masalah tertunda, tim Anda dapat tetap memberi tahu informasi dengan mengirimi Anda pesan email yang berisi informasi saat ini secara berkala.
Manajemen acara Saat mengadakan konferensi atau pelatihan atau acara lainnya, Anda bisa mengirim satu atau beberapa formulir sebagai pesan email untuk mengumpulkan informasi kontak, perjalanan dan preferensi Hotel, dan seterusnya. Jika Anda memilih untuk meminta Balasan secara otomatis, peserta dapat mengubah preferensi mereka kapan saja tanpa harus memberi tahu Anda, dan Anda selalu memiliki akses ke data terbaru untuk tujuan pembuatan keputusan.
Artikel ini menjelaskan apa yang Anda perlukan untuk menggunakan proses ini, cara mulai menggunakan panduan, lalu memberi Anda informasi tambahan tentang berbagai langkah sehingga Anda dapat membuat pilihan paling tepat saat mengikuti panduan tersebut.
Catatan: Anda tidak akan bisa menambahkan data yang dikumpulkan jika Penerima Anda menggunakan hotmail atau Yahoo untuk mengirimi Anda formulir pengumpulan data.
Sebelum Anda memulai
Jika ini pertama kalinya Anda mengumpulkan data dengan menggunakan pesan email, lakukan langkah-langkah berikut:
-
Pastikan Anda telah menginstal aplikasi berikut ini di komputer Anda:
-
Access 2007 atau Access 2010.
-
Outlook 2007 atau Outlook 2010. Anda harus memiliki Outlook terinstal dan dikonfigurasi di komputer yang Anda gunakan untuk mengirim pesan email. Jika Outlook telah terinstal tapi belum dikonfigurasikan, mulai Outlook dan ikuti instruksi di panduan startup Outlook. Untuk bantuan tentang panduan tersebut, lihat Bantuan Outlook.
-
Jika Anda berencana menggunakan formulir InfoPath, pastikan Anda telah menginstal InfoPath 2007 atau yang lebih baru dan Penerima Anda juga harus menginstal InfoPath di komputer mereka.
-
Penerima email Anda harus memiliki klien InfoPath atau email yang mendukung format HTML yang terinstal di komputer mereka agar bisa menampilkan dan mengedit formulir.
Formulir yang digunakan untuk mengumpulkan data melalui pesan email bukan merupakan formulir Access. Panduan tersebut menghasilkan formulir khusus dalam format HTML atau InfoPath.
Mengidentifikasi database tujuan. Database dapat berupa dalam format. MDB atau. accdb. Selain itu, file. MDE dan. accde didukung. Jika tidak ingin menggunakan database yang sudah ada, Anda harus membuat yang baru.
-
-
Identifikasi atau Buat tabel yang ingin Anda Isikan dengan data dari Balasan email. Jika Anda mengumpulkan data untuk tabel yang sudah ada, pastikan bahwa tabel tidak bersifat baca-saja dan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui kontennya.
Catatan: Tipe bidang lampiran, AutoNumber, OLE, dan multi-nilai tidak dapat dikumpulkan menggunakan pesan email
Jika operasi kumpulan data Anda memuat dua tabel atau lebih, Anda harus membuat kueri pemilihan dan menggunakannya sebagai sumber rekaman formulir. Pastikan bahwa kueri menyertakan semua bidang yang diperlukan dari tabel yang mendasari. Jika Anda menggunakan kueri yang sudah ada, pastikan bahwa kueri tidak bersifat baca-saja dan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui kontennya. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kueri berdasarkan pada dua tabel atau lebih, lihat artikel pengenalan ke kueri.
Simpan data sebagai catatan baru dalam situasi berikut:
-
Jika data akan mengisi beberapa tabel.
-
Jika tabel tujuan tidak memiliki bidang kunci utama. Nilai kunci utama diperlukan untuk memetakan setiap Balasan ke rekaman yang sudah ada. Jika tabel tujuan Anda tidak memiliki bidang kunci utama, tambahkan sekarang atau tetapkan bidang yang ada yang memiliki nilai unik sebagai kunci utama.
-
Jika tabel tujuan tidak memiliki catatan apa pun. Jika tabel kosong, panduan akan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan catatan.
-
Jika alamat email penerima tidak disimpan sebagai bidang dalam database. Saat mengumpulkan data untuk memperbarui catatan, Anda tidak akan bisa mengetikkan alamat secara manual dalam pesan panduan yang dihasilkan. Bidang alamat harus berada dalam tabel tujuan, atau dalam tabel yang memiliki hubungan dengan tabel tujuan.
Memulai
-
Buka database tempat data yang dikumpulkan akan disimpan.
-
Untuk menambahkan data ke tabel tunggal, pilih tabel di panel navigasi. Untuk mengisi beberapa tabel terkait, pilih kueri yang terikat ke tabel ini.
-
Lakukan salah satu hal berikut ini untuk memulai panduan:
-
Pada tab data eksternal , dalam grup kumpulkan data , klik buat email.
-
Klik kanan tabel atau kueri, lalu klik kumpulkan dan Perbarui data melalui email.
Catatan: Jika tabel tidak berisi bidang apa pun, atau hanya memiliki tipe bidang AutoNumber, Ole object, attachment, atau multinilai lookup, Access menampilkan pesan berikut: tabel atau kueri yang dipilih tidak memiliki bidang apa pun yang mendukung pengumpulan data menggunakan email.
-
Jika tabel berisi bidang yang mendukung kumpulan data, panduan akan dimulai. Jika tabel tujuan mendukung penambahan dan pembaruan data, panduan memandu Anda dalam langkah-langkah yang diperlukan untuk mengumpulkan data melalui pesan email.
Gunakan bagian berikut ini sebagai referensi untuk pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki melalui tujuh langkah utama berikut ini.
Pilih tipe formulir entri data yang ingin Anda kirim
Pilih tipe formulir berdasarkan kemudahan penggunaan untuk Anda sendiri dan Penerima Anda.
Pilih formulir HTML Formulir HTML dapat ditampilkan dan diedit oleh setiap pengguna yang klien emailnya mendukung HTML
Pilih formulir Microsoft InfoPath Anda akan melihat opsi ini hanya jika InfoPath terinstal di komputer Anda. Pilih opsi ini hanya jika Penerima Anda telah menginstal InfoPath dan Outlook di komputer mereka. Formulir InfoPath menawarkan lingkungan entri dan pengeditan data yang lebih baik,
Halaman panduan yang ditampilkan berikutnya bergantung pada apakah objek tujuan mendukung pembaruan data. Jika objek adalah kueri berdasarkan dua tabel atau lebih, atau jika itu adalah tabel yang tidak memiliki bidang kunci utama atau tidak berisi catatan apa pun, panduan akan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan catatan baru, dan meminta Anda untuk memilih bidang formulir. Dalam semua kasus lainnya, panduan meminta Anda untuk menentukan apakah Anda ingin menambahkan atau memperbarui data sebelum meminta Anda untuk memilih bidang formulir.
Memilih apakah akan mengumpulkan data baru atau memperbarui data yang sudah ada
Tentukan apa yang ingin Anda lakukan dengan data. Tipe formulir yang Anda gunakan mempengaruhi jumlah catatan baru yang dapat dikirimkan oleh Penerima kepada Anda dalam satu Balasan. Saat memperbarui data, jumlah rekaman yang harus diperbarui oleh Penerima mengidentifikasi jumlah formulir yang sudah selesai yang akan disertakan dalam pesan.
Catatan: Untuk menambahkan catatan baru, ketikkan alamat email dalam kotak Alamat pesan email saat pesan dibuat. Untuk memperbarui data yang sudah ada, alamat email Penerima harus disimpan sebagai bidang dalam tabel atau kueri yang mendasari, atau dalam tabel terkait.
Menentukan data yang ingin dikumpulkan
Saat memilih bidang yang akan disertakan dalam formulir Anda, tidak perlu menyertakan setiap bidang yang ada di tabel atau kueri yang mendasari dalam formulir. Namun, kondisi berikut ini harus dipenuhi:
-
Bidang yang diperlukan: Bidang yang ditandai dengan simbol tanda bintang (*), adalah bidang yang diperlukan. Jika Anda mengumpulkan catatan baru, panduan akan secara otomatis menyertakan semua bidang yang properti yang diperlukan diatur ke ya. Jika ada data yang diperlukan kosong, Access gagal menambahkan rekaman ke tabel.
-
Tipe bidang tidak didukung: Anda tidak akan dapat menyertakan tipe bidang tertentu dalam formulir seperti, AutoNumber, lampiran, objek Ole, atau bidang pencarian multinilai.
-
Bidang kunci utama: Pengguna akan bisa mengetikkan nilai dalam bidang saat menambahkan rekaman; Balasan tidak akan diproses jika nilai yang ditentukan sudah digunakan.
Catatan: Untuk setiap bidang yang disertakan, di bawah properti bidang, tentukan label dan klik baca-saja jika Anda tidak ingin pengguna mengubah data dalam bidang tersebut.
Menentukan pemrosesan data otomatis atau manual
Anda dapat memilih pemrosesan balasan otomatis atau manual. Pemrosesan otomatis berarti bahwa ketika Anda mendapatkan balasan, Outlook dan Access bekerja sama untuk mengekspor data ke tabel tujuan dalam database Anda. Pemrosesan otomatis dapat menghemat waktu dan tenaga Anda. Pemrosesan manual hanya berarti Anda memulai operasi ekspor untuk mentransfer data dari folder tertentu di Outlook, ke tabel tujuan di Access.
Balasan berhasil diekspor ke tabel tujuan selama kondisi berikut terpenuhi pada saat Balasan menjangkau kotak surat Anda:
-
Outlook harus sudah berjalan di komputer Anda. Jika Outlook tidak berjalan, pemrosesan akan dimulai pada kali berikutnya Anda memulai Outlook.
-
Access tidak boleh dilindungi kata sandi, dan tidak boleh dibuka dalam mode eksklusif. Nama atau lokasi database harus tidak berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, harus tidak berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten tabel dan kueri yang mendasari.
Catatan: Jika pemrosesan otomatis gagal, cobalah memperbaiki masalah apa pun, lalu mengekspor Balasan secara manual yang gagal. Balasan apa pun yang menjangkau kotak masuk Anda setelah Anda mengatasi masalah terus diproses secara otomatis.
Mengatur properti untuk mengontrol pemrosesan balasan otomatis
Untuk menentukan folder Outlook yang berbeda tempat Balasan disimpan, pada halaman Tentukan cara Anda ingin memproses Balasan pada panduan, klik nama folder. Dalam kotak dialog pilih folder , pilih folder lain, atau klik baru untuk membuat folder baru.
Jika Anda mengklik Atur properti untuk mengontrol pemrosesan balasan otomatis untuk mengubah atau menyelaraskan pengaturan impor, lihat tabel berikut ini untuk informasi tentang opsi yang tersedia:
|
Opsi |
Hasil |
|---|---|
|
Buang Balasan dari orang yang tidak Anda kirimi pesan |
Pilih kotak centang ini jika Anda hanya menginginkan balasan yang dikirimkan oleh Penerima asli pesan Anda untuk diproses secara otomatis. Balasan dari orang lain disimpan dalam folder tujuan, namun tidak diproses secara otomatis. |
|
Menerima beberapa Balasan dari setiap Penerima |
Pilih kotak centang ini jika Anda hanya menginginkan Balasan pertama dari setiap penerima yang akan diproses secara otomatis. Balasan kedua dan yang berikutnya disimpan dalam folder tujuan, namun tidak diproses secara otomatis. Catatan: Pengaturan ini hanya mengontrol jumlah Balasan, dan bukan jumlah rekaman dalam satu Balasan, yang diproses. Dengan kata lain, jika Anda mengirim formulir InfoPath, pengguna dapat mengirimi Anda beberapa catatan dalam satu Balasan, dan Access memproses semua data secara otomatis dalam balasan, meskipun jika kotak centang ini tidak dipilih. |
|
Hanya Perbolehkan pembaruan ke data yang sudah ada |
Saat Penerima menggunakan formulir InfoPath untuk memperbarui data, mereka bisa mengirim catatan baru selain memperbarui catatan yang sudah ada. Pilih kotak centang ini untuk memproses pembaruan untuk catatan yang sudah ada. |
|
Jumlah balasan yang akan diproses |
Ketikkan jumlah total Balasan (dari semua penerima) yang ingin Anda proses secara otomatis. Jika Anda ingin semua Balasan diproses secara otomatis, masukkan nilai yang besar, seperti 5000, dalam kotak teks. Balasan yang diterima setelah nilai yang ditentukan tercapai disimpan dalam folder tujuan, namun tidak diproses secara otomatis. |
|
Tanggal dan waktu untuk berhenti |
Tentukan Kapan pemrosesan balasan otomatis harus berhenti untuk pesan email ini. Balasan diterima setelah tanggal dan waktu ini disimpan dalam folder tujuan, namun tidak diproses secara otomatis. |
Untuk mengubah opsi ini di lain waktu, pada tab data eksternal , dalam grup kumpulkan data , klik Kelola Balasan. Dalam kotak dialog Kelola pesan kumpulan data , pilih pesan yang ingin Anda ubah pengaturannya, lalu klik opsi pesan. Perubahan yang Anda buat di kotak dialog akan mempengaruhi semua Balasan berikutnya yang Anda terima untuk pesan tersebut.
Memproses Balasan secara manual
Untuk mengontrol Kapan dan Balasan mana yang diproses, jangan pilih opsi proses otomatis. Balasan akan disimpan dalam folder tertentu di Outlook hingga Anda memilih dan mengklik kanan setiap Balasan dalam folder, lalu klik ekspor data ke Microsoft Access di menu pintasan.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin harus memproses Balasan secara manual yang gagal diproses secara otomatis.
Ingatlah hal berikut sebelum mengekspor data
-
Database Access seharusnya tidak terbuka dalam mode eksklusif, dan nama atau lokasi database harus tidak berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, harus tidak berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten tabel dan kueri yang mendasari.
Pilih cara yang Anda inginkan untuk menentukan alamat email Penerima
Jika hanya mengumpulkan informasi baru, Anda dapat menentukan alamat email dengan dua cara:
-
Ketikkan alamat email secara individual dalam pesan email Outlook, atau pilih alamat dari buku alamat.
-
Gunakan bidang alamat email dalam tabel atau kueri database Access saat ini.
Catatan: Saat mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, Anda tidak melihat kotak dialog ini, karena alamat email Penerima harus terlebih dahulu tersedia sebagai bidang dalam database.
Memasukkan alamat email langsung di Outlook
Jika Anda menentukan penerima di Outlook, Anda bisa mempratinjau dan mengustomisasi pesan tersebut sebelum mengirimkannya. Dalam isi pesan email menyertakan pengenalan singkat dan formulir. Sebaiknya Anda tidak membuat perubahan apa pun pada formulir. Perubahan pada struktur formulir mungkin mengakibatkan Balasan tidak diproses.
Menggunakan alamat email yang disimpan dalam bidang dalam database
Opsi untuk memilih tabel terkait mengacu ke tabel yang terkait. Untuk menampilkan atau mengedit hubungan tabel dalam database Anda, pada alat database. tab, di grup hubungan , klik hubungan
Untuk informasi selengkapnya tentang hubungan, lihat artikel panduan untuk hubungan tabel.
Meninjau dan menentukan daftar Penerima
Langkah utama terakhir melibatkan mempratinjau dan mengustomisasi pesan email, fine tuning daftar Penerima Anda, lalu mengirim pesan kumpulan data Anda.
Membuat dan mengirim pesan email
Saat panduan tersebut memberi tahu Anda bahwa Anda kini dapat membuat pesan email, dan memperlihatkan kepada Anda cara menampilkan status email dengan menggunakan perintah Kelola Balasan , beberapa pesan peringatan mungkin muncul. Tabel berikut menguraikan setiap peringatan dan tindakan yang bisa Anda lakukan untuk mengatasinya:
|
Warning Pesan peringatan |
Deskripsi |
S Olution |
|---|---|---|
|
Beberapa catatan tidak berisi alamat yang valid dalam bidang alamat email tertentu. Tidak ada data yang akan dikembalikan untuk baris ini. |
Bidang alamat email yang Anda pilih berisi nilai null. |
Jika Anda ingin mengumpulkan data untuk setiap catatan, keluar dari panduan dan mengganti nilai null dengan alamat email. Lalu mulai panduan lagi. |
|
Saat ini Anda memiliki kunci eksklusif di database; pemrosesan otomatis akan gagal hingga kunci dilepaskan. |
Anda memiliki database yang saat ini terbuka dalam mode eksklusif. |
Jika Anda memilih untuk meminta Balasan secara otomatis diproses, pemrosesan gagal karena Access tidak dapat menambahkan atau memperbarui database yang memiliki kunci eksklusif. Tutup dan buka kembali database dalam mode non-eksklusif segera setelah mengirim pesan |
|
Pesan email ini mungkin berisi data yang sifatnya rahasia atau sensitif. |
Anda mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, dan formulir yang akan Anda kirim akan diselesaikan dengan data yang sudah ada. |
Jika beberapa bidang formulir menyertakan data sensitif, kembali ke langkah panduan di mana Anda memilih bidang dan menghapus bidang yang berisi data sensitif dari formulir |
Setelah Anda mempratinjau dan mengustomisasi pesan, Anda bisa memfilter bidang alamat email dan memilih penerima Anda. Pilih Alamat email yang ingin Anda gunakan dengan memilih kotak centang terkait. Jika Anda melihat kotak dialog yang mencantumkan alamat email yang tidak valid, buat catatan tentang alamat dalam daftar dan klik keluar. Verifikasi Alamat yang tidak valid, buat koreksi yang diperlukan, lalu coba kirim ulang pesan.
