Memulai: membuat Rapat catatan sistem dengan InfoPath dan SharePoint

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Dengan membuat sedikit perubahan ke Templat formulir sampel dari Microsoft Office InfoPath 2007 dan membuat pustaka dokumen di situs Windows SharePoint Services 3.0 , Anda bisa menerapkan sistem yang bisa Anda gunakan untuk membuat catatan Rapat dengan cara yang konsisten, mengirim catatan ke setiap peserta rapat, dan menyimpan catatan tersebut dalam pustaka dokumen SharePoint Services. Artikel ini memperlihatkan kepada Anda cara membuat sistem ini.

Di artikel ini

Gambaran Umum

Sebelum Anda mulai

Membuat baru Anda sistem catatan Rapat

Memperbarui Templat formulir

Gambaran umum

Disertakan dengan InfoPath adalah sampel Templat formulir yang dirancang khusus untuk mengumpulkan data Rapat Umum, seperti agenda, peserta, item diskusi, dan item tindakan. Templat formulir sampel dikonfigurasikan agar Anda bisa mengirim salinan formulir yang didasarkan pada Templat melalui email untuk setiap peserta rapat.

Templat formulir sampel dikonfigurasi untuk membantu pencatat kumpulkan data yang biasanya direkam dalam Rapat. Kontrol disusun di bagian logika untuk membantu pencatat mengumpulkan data yang tepat dan juga meringankan dia dari mengumpulkan data yang bisa dihasilkan secara otomatis. Tata letak kontrol juga menyediakan kerangka konsisten, sehingga alih-alih pencatat harus mengingat jenis data untuk mengumpulkan dia hanya mengisi bidang kosong sebagai Rapat berlangsung.

Meskipun Anda bisa mengubah Templat formulir untuk mengumpulkan data tambahan, kami menyarankan agar Anda menggunakan templat formulir yang sudah ada sebagai dengan satu modifikasi yang memungkinkan Anda untuk menyimpan selesai bentuk ke pustaka dokumen SharePoint. Lalu Anda bisa menguji efektivitas sistem Anda dan gunakan apa yang Anda pelajari selama pengujian untuk mengubah Templat formulir agar sesuai dengan kebutuhan grup Anda.

Anda bisa menggunakan templat formulir sampel ini di sistem Anda dengan pertama menerbitkan Templat formulir sampel ke pustaka dokumen baru di situs SharePoint. Anda akan membuat pustaka dokumen baru sebagai bagian dari proses penerbitan. Setelah Anda menerbitkan Templat formulir dan membuat pustaka dokumen baru, Anda kemudian akan mengubah Templat formulir agar menyimpan formulir yang diselesaikan ke pustaka dokumen baru dan mengirim salinan formulir ke peserta rapat.

Untuk menggunakan sistem ini, pencatat masuk ke pustaka dokumen dan membuat formulir baru yang didasarkan pada Templat formulir ini. Selama Rapat, pencatat mengisi data dalam kontrol sesuai pada formulir. Di akhir Rapat, pencatat mengajukan Formulir ke pustaka dokumen dan salinan formulir dikirim ke setiap peserta rapat. Orang-orang yang tidak menghadiri Rapat dapat membaca catatan dengan masuk ke pustaka dokumen dan membuka formulir di InfoPath.

Templat formulir sampel berisi bagian berikut ini:

Formulir templat agenda rapat dengan empat bagian

1. bagian judul berisi kontrol untuk nama, tujuan, lokasi, dan Rapat tanggal dan waktu. Kontrol tanggal secara otomatis menampilkan tanggal formulir dibuat. Secara default, kontrol kotak Waktu akhir teks secara otomatis menampilkan waktu yang satu jam lebih lambat dari waktu yang dimasukkan dalam Waktu mulai kontrol kotak teks.

2. peserta berulang bagian berisi kontrol untuk nama dan alamat email dari setiap peserta rapat. Ketika pencatat mengajukan formulir yang diselesaikan, setiap peserta yang tercantum di bagian ini menerima peringatan salinan formulir yang diselesaikan.

3. item diskusi bagian berulang berisi kontrol untuk setiap penyaji (peserta yang memimpin diskusi) dan catatan tentang setiap item diskusi. Kontrol kotak Daftar turun bawah penyaji menampilkan nama dari bagian peserta .

4. tindakan item bagian berulang berisi kontrol untuk nama, tugas, dan jatuh tempo tanggal untuk setiap item tindakan. Kontrol kotak Daftar turun bawah penetapan menampilkan nama dari bagian peserta .

Jika Anda baru menggunakan InfoPath, artikel berikut ini akan membantu Anda memahami konsep penting dan lebih baik menetapkan istilah yang akan Anda hadapi saat Anda menyelesaikan setiap tugas di artikel ini. Anda juga akan menemukan link ini di bagian yang sesuai di artikel ini jika Anda membutuhkan informasi selengkapnya saat Anda menyelesaikan tugas.

  • Pengenalan ke Templat formulir dan formulir menjelaskan perbedaan antara Templat formulir dan formulir. Anda akan membuat Templat formulir. Siapa yang menggunakan catatan Rapat Anda sistem akan membuat formulir yang didasarkan pada Templat formulir ini.

  • Pengenalan ke sumber data menjelaskan tempat data disimpan saat Anda mengisi formulir yang didasarkan pada Templat formulir Anda.

  • Pengenalan ke koneksi data ini menjelaskan cara formulir yang didasarkan pada Templat formulir mendapatkan dan mengirim data.

  • Pengenalan mengirim data formulir menjelaskan cara untuk mengirim data dalam formulir ke lokasi penyimpanan di pustaka dokumen SharePoint.

  • Menambahkan rumus ke kontrol menjelaskan bagaimana formulir yang didasarkan pada Templat formulir bisa secara otomatis menghitung data baru di kontrol.

  • Pengenalan penerbitan Templat formulir menjelaskan tugas akhir yang harus Anda lakukan sebelum pengguna bisa mengisi formulir yang didasarkan pada Templat formulir Anda.

Atas Halaman

Sebelum Anda mulai

Anda akan membutuhkan Uniform Resource Locator (URL) dan, minimal, izin desain ke kumpulan situs dari situs SharePoint yang akan Anda gunakan untuk sistem ini. Jika Anda bisa membuat pustaka dokumen dalam kumpulan situs Anda, Anda memiliki izin yang sesuai. Orang-orang yang perlu melihat catatan Rapat akan membutuhkan izin baca untuk kumpulan situs Anda. Hubungi administrator kumpulan situs Anda jika Anda membutuhkan izin untuk membuat pustaka dokumen atau untuk mengatur izin baca untuk kumpulan situs Anda untuk pengguna formulir Anda.

Anda juga akan perlu alamat setidaknya satu email yang Anda bisa mengirim salinannya formulir yang diselesaikan, dan klien email, seperti Microsoft Office Outlook 2007, yang dikonfigurasi untuk menerima pesan sehingga Anda bisa menguji formulir Templat.

Artikel ini mengasumsikan bahwa Anda menggunakan konfigurasi Layanan SharePoint default.

Atas Halaman

Membuat baru Anda sistem catatan Rapat

Untuk membuat sistem ini, Anda akan melakukan hal berikut:

  1. Membuka dan menyimpan Templat formulir sampel.

  2. Menerbitkan Templat formulir sampel untuk membuat pustaka dokumen baru untuk catatan Rapat.

  3. Mengubah Templat formulir sampel untuk menyimpan selesai bentuk ke pustaka dokumen baru dan kemudian mengirim salinan ke setiap peserta.

  4. Menerbitkan Templat formulir yang dimodifikasi.

  5. Menguji Templat formulir yang dimodifikasi dan pustaka dokumen baru dengan membuat dan mengirimkan formulir uji yang didasarkan pada Templat formulir ini.

Membuka dan menyimpan Templat formulir

  1. Pada File menu, klik desain Templat formulir.

  2. Di bawah buka Templat formulir, klik kustomisasi sampel.

  3. Di bawah kustomisasi sampel, klik ganda Agenda Rapat sampel.

  4. Pada menu File, klik Simpan.

  5. Jika InfoPath menampilkan pesan tentang menerbitkan Templat formulir, klik OK.

  6. Dalam kotak dialog Simpan sebagai , tentukan lokasi tempat Anda ingin menyimpan Templat formulir.

  7. Dalam kotak nama File , ketikkan nama untuk Templat formulir.

  8. Di daftar Simpan sebagai tipe , klik Templat formulir InfoPath, dan lalu klik Simpan.

Menerbitkan Templat formulir

Sebagai bagian dari proses penerbitan, Anda akan membuat pustaka dokumen baru.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang penerbitan Templat formulir, lihat artikel pengenalan penerbitan Templat formulir.

  1. Pada File menu, klik terbitkan.

  2. Pada halaman pertama panduan penerbitan, klik untuk SharePoint server dengan atau tanpa layanan formulir InfoPath, dan lalu klik berikutnya.

  3. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan lokasi situs SharePoint atau layanan formulir InfoPath , ketikkan URL kumpulan situs Anda di situs SharePoint, dan lalu klik berikutnya. Sebagai contoh, untuk menggunakan kumpulan situs dengan URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, Anda mengetikkan http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly kotak.

  4. Pada halaman berikutnya, klik Pustaka dokumen, dan lalu klik berikutnya.

  5. Pada halaman berikutnya, klik buat pustaka dokumen baru, dan lalu klik berikutnya.

  6. Pada halaman berikutnya, ketikkan nama dan deskripsi untuk pustaka dokumen baru, dan lalu klik berikutnya.

  7. Terima kolom yang disarankan dan klik berikutnya.

  8. Pada halaman terakhir panduan, verifikasi bahwa informasi yang ditampilkan sudah benar, dan lalu klik terbitkan.

  9. Klik Tutup.

    Anda akan menerima konfirmasi pada halaman terakhir panduan saat Anda berhasil menerbitkan Templat formulir.

Tulis URL pustaka dokumen baru; Anda akan memerlukan informasi ini di bagian selanjutnya artikel ini. URL pustaka dokumen baru akan URL kumpulan situs, diikuti dengan garis miring (/), diikuti dengan nama pustaka dokumen. Misalnya, jika Anda membuat pustaka dokumen baru disebut MeetingNotes di kumpulan situs dengan URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, URL pustaka dokumen baru akan http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Memodifikasi Templat formulir

Bagian ini memperlihatkan kepada Anda cara melakukan hal berikut ini:

  • Tambahkan baru mengirimkan koneksi data yang menyimpan formulir yang diselesaikan ke pustaka dokumen baru.

    Untuk mempelajari selengkapnya tentang mengirim koneksi data, lihat pengenalan ke koneksi data.

  • Mengubah opsi untuk koneksi data agar menyimpan formulir yang diselesaikan ke pustaka dokumen dan mengirim salinan formulir yang diselesaikan untuk setiap peserta rapat.

  • Mengonfigurasi Templat formulir sehingga itu menutup formulir setelah mengirim.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang mengirim formulir yang didasarkan pada Templat formulir, lihat artikel pengenalan mengirim data formulir.

Menambahkan baru mengirimkan koneksi data

Di bagian ini, Anda akan membuat baru mengirimkan koneksi data ke pustaka dokumen baru dan mengonfigurasi koneksi data untuk menyimpan formulir dengan nama yang unik. Nama formulir akan kombinasi judul Rapat dan tanggal formulir dibuat.

Mulai membuat koneksi data
  1. Pada menu alat , klik Koneksi Data.

  2. Dalam kotak dialog Koneksi Data , klik Tambahkan.

  3. Di panduan koneksi Data, klik membuat koneksi baru ke, klik kirim data, dan lalu klik berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya panduan, klik ke pustaka dokumen di situs SharePoint, dan lalu klik berikutnya. Memilih tujuan untuk data yang dikirimkan dalam Panduan Koneksi Data

  5. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak pustaka dokumen , ketikkan URL pustaka dokumen yang Anda buat di bagian sebelumnya. Sebagai contoh, untuk menggunakan pustaka dokumen dengan URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, Anda mengetikkan http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes kotak pustaka dokumen .

    Bagian berikutnya langkah-langkah Anda melalui proses menetapkan nama unik formulir yang memerlukan bahwa Anda tetap berada di halaman panduan ini. Jangan dulu pilih berikutnya .

Menentukan nama unik formulir

Templat formulir menyimpan formulir ke pustaka dokumen dengan nama default. Jika Anda menggunakan nama default, pustaka dokumen baru akan menyimpan hanya satu formulir yang diselesaikan. Di bagian ini, Anda akan mengonfigurasi koneksi data untuk menyimpan formulir yang didasarkan pada Templat formulir ini dengan nama yang terdiri dari judul Rapat dan tanggal rapat. Anda melakukan ini dengan membuat rumus yang menggunakan fungsi XPath .

Untuk mempelajari selengkapnya tentang rumus dan fungsi, lihat menambahkan rumus ke kontrol.

  1. Klik sisipkan rumus Tombol Rumus .

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan rumus , klik Sisipkan fungsi.

  3. Dalam kotak dialog Sisipkan fungsi daftar kategori , klik teks.

  4. Di daftar fungsi , klik concat, dan lalu klik OK.

  5. Dalam kotak rumus , klik ganda contoh pertama Klik ganda untuk menyisipkan bidang.

    Klik ganda untuk menyisipkan bidang pertama untuk digunakan sebagai bagian dari nama formulir

  6. Dalam kotak dialog pilih bidang atau grup , buka Rapat, klik meetingTitle dan lalu klik OK.

    Memilih bidang meetingTitle di kotak dialog Pilih Bidang atau Grup

  7. Dalam kotak rumus , klik contoh kedua Klik ganda untuk menyisipkan bidang untuk memilihnya (jangan klik dua kali).

    Klik ganda untuk menyisipkan karakter tanda hubung panjang sebagai bagian dari nama formulir

  8. Ketik tanda kutip ganda (""), diikuti dengan tanda hubung (-), diikuti dengan tanda kutip ganda lain.

    Menyisipkan karakter tanda hubung sebagai bagian dari nama formulir

  9. Klik ganda contoh ketiga Klik ganda untuk menyisipkan bidang.

    Klik ganda untuk menyisipkan bidang yang lain untuk digunakan sebagai bagian dari nama formulir

  10. Dalam kotak dialog pilih bidang atau grup , buka Rapat, klik meetingDate, dan lalu klik OK.

    Memilih bidang meetingDate dalam kotak dialog Pilih Bidang atau Grup

    Kotak dialog Sisipkan rumus akan terlihat seperti berikut:

    Rumus yang telah selesai dalam kotak dialog Sisipkan Rumus yang menyusun nama formulir

  11. Untuk memeriksa rumus untuk sintaks yang benar, dalam kotak dialog Sisipkan rumus , klik Memverifikasi rumus.

  12. Jika rumus tidak berisi kesalahan, klik OK untuk menutup kotak dialog.

Selesai menyetel koneksi data
  1. Di panduan, klik berikutnya.

  2. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan nama untuk koneksi data ini , ketikkan nama deskriptif untuk mengirimkan koneksi data.

  3. Verifikasi bahwa informasi benar di bagian ringkasan , dan lalu klik selesai.

  4. Klik Tutup.

  5. Pada menu File, klik Simpan.

Mengubah opsi Kirim untuk menggunakan koneksi data kirim kedua

  1. Pada menu alat , klik Opsi mengirimkan.

  2. Di kotak dialog Opsi mengirimkan , pilih kotak centang Perbolehkan pengguna untuk mengirim formulir ini .

  3. Klik Jalankan tindakan kustom yang menggunakan aturan, dan lalu klik aturan.

  4. Dalam kotak dialog aturan untuk mengirim formulir , klik Tambahkan.

  5. Klik Tambahkan tindakan.

  6. Dalam kotak tindakan , klik Kirim menggunakan koneksi data.

  7. Di daftar koneksi Data , klik koneksi data ke pustaka dokumen yang Anda buat di bagian sebelumnya, dan lalu klik OK.

  8. Klik Tambahkan tindakan.

  9. Dalam kotak tindakan , klik Kirim menggunakan koneksi data.

  10. Di daftar koneksi Data , klik kirim utama, dan lalu klik OK.

    Anda akan menggunakan koneksi data utama kirim untuk mengirim salinan formulir ke setiap peserta.

  11. Dalam kotak nama dalam kotak dialog aturan , ketik kirim aturan untuk mengidentifikasi aturan yang baru saja Anda buat.

  12. Klik OK dua kali.

Mengonfigurasi Templat formulir untuk menutup formulir setelah mengirim.

  1. Dalam kotak dialog Opsi mengirimkan , klik tingkat lanjut.

  2. Di daftar setelah mengirimkan , klik tutup formulir.

  3. Klik OK.

  4. Pada menu File, klik Simpan.

Menerbitkan Templat formulir

Setelah memodifikasi Templat formulir, Anda perlu menerbitkannya ke pustaka dokumen untuk menggunakan modifikasi.

  1. Pada File menu, klik terbitkan.

  2. Pada halaman pertama panduan penerbitan, klik untuk SharePoint server dengan atau tanpa layanan formulir InfoPath, dan lalu klik berikutnya.

  3. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan lokasi situs SharePoint atau layanan formulir InfoPath , ketikkan lokasi pustaka dokumen Anda di kumpulan situs situs SharePoint Anda, dan lalu klik berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya, klik Pustaka dokumen, dan lalu klik berikutnya.

  5. Pada halaman berikutnya, klik Perbarui Templat formulir di pustaka dokumen yang sudah ada.

  6. Di pustaka dokumen untuk memperbarui daftar, klik pustaka dokumen Anda, dan lalu klik berikutnya.

  7. Klik Berikutnya.

  8. Pada halaman berikutnya, verifikasi bahwa informasi yang ditampilkan sudah benar, dan lalu klik terbitkan.

    Anda akan menerima konfirmasi pada halaman terakhir panduan saat Anda berhasil menerbitkan Templat formulir.

Menguji Templat formulir dan situs

  1. Pada halaman terakhir panduan penerbitan, klik buka pustaka dokumen ini dan klik tutup.

  2. Dalam pustaka dokumen, klik baru.

  3. Mengisi formulir seperti jika Anda telah membuat catatan dalam Rapat. Setelah Anda memasukkan waktu di kontrol kotak teks waktu mulai , tekan tombol TAB untuk memindahkan ke kontrol berikutnya. InfoPath secara otomatis mengisi kontrol kotak teks waktu akhir .

  4. Masukkan alamat email peserta rapat di kotak email bagian peserta . Untuk menambahkan peserta tambahan dan alamat email mereka, klik Tambahkan peserta.

  5. Pada InfoPath toolbar, klik kirim.

  6. Dalam kotak dialog, verifikasi bahwa alamat email yang benar muncul.

  7. Klik kirim, dan lalu klik OK untuk menutup kotak dialog.

Catatan Rapat Anda akan muncul di pustaka dokumen dan juga harus tiba di kotak masuk email Anda sebagai pesan email baru.

Setelah pengujian sistem dengan membuat dan mengirim beberapa formulir yang didasarkan pada Templat formulir ini, Anda bisa mulai menggunakan sistem untuk menyimpan dan mendistribusikan catatan Rapat Anda.

Atas Halaman

Memperbarui Templat formulir

Setelah orang lain memiliki mencoba sistem baru Anda dengan membuat dan menyimpan catatan Rapat, Anda mungkin ingin mengubah desain Templat formulir sebagai umpan balik mereka. Untuk membuat perubahan pada Templat formulir, Anda perlu melakukan hal berikut ini:

  1. Buka Templat formulir dari pustaka dokumen, memodifikasi Templat formulir jika diperlukan, dan lalu menyimpan perubahan Anda.

  2. Melakukan perubahan Anda ke pustaka dokumen dengan penerbitan Templat formulir.

Membuka Templat formulir dari pustaka dokumen

  1. Buka pustaka dokumen.

  2. Klik pengaturan, dan lalu klik Pengaturan Pustaka formulir .

  3. Di bawah Pengaturan umum, klik Pengaturan tingkat lanjut .

  4. Di bawah kotak URL Templat di bagian Templat dokumen , klik Edit Templat.

  5. Jika InfoPath menampilkan pesan tentang menerbitkan Templat formulir, klik ya.

Setelah memodifikasi Templat formulir Anda, Simpan Templat formulir sebelum menerbitkannya.

Menerbitkan Templat formulir

Setelah membuat perubahan apa pun, Anda perlu menerbitkan Templat formulir yang dimodifikasi untuk pustaka dokumen.

  1. Pada File menu, klik terbitkan.

  2. Pada halaman pertama panduan penerbitan, klik untuk SharePoint server dengan atau tanpa layanan formulir InfoPath, dan lalu klik berikutnya.

  3. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan lokasi situs SharePoint atau layanan formulir InfoPath , ketikkan lokasi pustaka dokumen Anda di kumpulan situs situs SharePoint Anda, dan lalu klik berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya, klik Pustaka dokumen, dan lalu klik berikutnya.

  5. Pada halaman berikutnya, klik Perbarui Templat formulir di pustaka dokumen yang sudah ada.

  6. Di pustaka dokumen untuk memperbarui daftar, klik pustaka dokumen Anda, dan lalu klik berikutnya.

  7. Klik Berikutnya.

  8. Pada halaman berikutnya verifikasi bahwa informasi yang ditampilkan sudah benar, dan lalu klik terbitkan.

  9. Klik Tutup.

    Anda akan menerima konfirmasi pada halaman terakhir panduan saat Anda berhasil menerbitkan Templat formulir.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×