Memperbarui data dalam database

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini menjelaskan cara untuk memperbarui data yang sudah ada. Microsoft Office Access 2007 menyediakan sejumlah alat untuk memperbarui catatan yang sudah ada, termasuk lembar data, formulir, kueri, temukan dan ganti dan fitur kumpulan Data baru.

Saat Anda melanjutkan, ingatlah untuk memperbarui data yang tidak sama seperti memasukkan data baru proses. Untuk informasi tentang memasukkan data yang baru dalam database, lihat artikel menambahkan satu atau beberapa catatan ke database.

Di artikel ini

Pengaruh desain database memperbarui

Bagaimana tipe data mempengaruhi memperbarui

Bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi memperbarui

Menggunakan formulir untuk memperbarui data

Menggunakan lembar data untuk memperbarui data

Gunakan kueri pembaruan untuk mengubah data yang sudah ada

Menggunakan kueri penambahan untuk menambahkan rekaman ke tabel

Menggunakan kumpulan Data untuk memperbarui catatan

Gunakan berjenjang pembaruan untuk mengubah nilai kunci utama dan Asing

Pengaruh desain database memperbarui

Baca bagian ini jika Anda baru menggunakan Access atau terbiasa dengan konsep di balik database relasional. Pembaruan besar menjadi lebih mudah untuk melakukan ketika Anda memahami beberapa prinsip dasar desain database.

Access database bukan file di sebagai dokumen Microsoft Office Word 2007 atau Microsoft Office PowerPoint 2007 slide presentasi. Sebagai gantinya, database Access umum adalah kumpulan tabel, ditambah sekumpulan objek dibangun tabel-tabel tersebut — formulir, laporan, kueri, dan seterusnya.

Selain itu, objek tersebut harus mematuhi sekumpulan prinsip desain atau database yang akan berfungsi dengan buruk atau gagal secara bersamaan. Pada gilirannya, prinsip desain tersebut mempengaruhi cara memasukkan data. Ingatlah fakta berikut tentang objek database dan desain saat Anda melanjutkan.

  • Dengan beberapa pengecualian (seperti tipe daftar yang disebut daftar nilai), Access menyimpan semua data dalam satu atau beberapa tabel. Jumlah tabel bergantung pada desain dan kerumitan database. Meskipun Anda mungkin melihat atau memperbarui data dalam formulir, laporan, atau hasil yang dihasilkan oleh kueri, Access menyimpan data saja dalam tabel.

  • Setiap tabel harus menyimpan data tunggal masalah, kategori, atau tujuan. Sebagai contoh, isi informasi kontak bisnis harus tidak berisi informasi penjualan. Jika tidak, menemukan informasi yang benar bisa menjadi sulit, jika tidak mungkin.

  • Setiap bidang dalam tabel harus menerima hanya satu tipe data. Misalnya, Anda tidak harus menyimpan catatan dalam bidang yang diatur untuk menerima angka. Jika Anda mencoba untuk memasukkan teks dalam sebuah bidang, Access menampilkan pesan kesalahan.

  • Dengan satu pengecualian, bidang dalam catatan harus menerima hanya satu nilai. Sebagai contoh, database dirancang akan mencegah Anda memasukkan lebih dari satu alamat dalam bidang alamat. Ini adalah berbeda dengan Microsoft Office Excel 2007, yang secara default, memungkinkan Anda untuk memasukkan jumlah nama, alamat, atau gambar di dalam sel tunggal kecuali jika Anda mengatur sel itu untuk menerima terbatas tipe data.

    Namun, Office Access 2007 juga menyediakan fitur baru yang disebut bidang multinilai. Anda menggunakan bidang multinilai untuk menambahkan beberapa bagian data ke rekaman tunggal, dan untuk membuat daftar yang menerima beberapa nilai. Misalnya, Anda bisa menambahkan file teks, Office PowerPoint 2007 slide presentasi dan jumlah gambar ke rekaman dalam database Anda. Anda juga bisa membuat daftar nama dan pilih sebanyak nama-nama yang diperlukan. Gunakan bidang multinilai mungkin tampaknya melanggar aturan desain database karena Anda bisa menyimpan lebih dari satu bagian data per bidang tabel, tapi sebenarnya tidak, karena Access memberlakukan aturan "di balik layar" dengan menyimpan data dalam tabel khusus, tersembunyi.

Link berikut membawa Anda ke artikel yang menyediakan informasi selengkapnya tentang subjek dan fitur yang dibahas dalam bagian ini.

Atas halaman

Bagaimana tipe data mempengaruhi memperbarui

Baca bagian ini jika Anda baru menggunakan Access atau terbiasa dengan konsep di balik database relasional. Pembaruan besar menjadi lebih mudah untuk melakukan ketika Anda memahami beberapa prinsip dasar desain database.

Saat Anda mendesain tabel database, Anda memilih tipe data untuk setiap bidang dalam tabel itu, proses yang membantu memastikan lebih akurat entri data. Misalnya, Anda menentukan tipe data angka untuk bidang karena Anda perlu menghitung angka penjualan. Jika seseorang mencoba untuk memasukkan teks dalam bidang tersebut, Access menampilkan pesan kesalahan dan tidak akan memungkinkan pengguna menyimpan catatan diubah, langkah yang membantu melindungi gambar Anda.

Perlihatkan saya cara menampilkan tipe data

Akses sekarang menyediakan dua cara untuk menampilkan tipe data untuk bidang tabel. Anda bisa menggunakan perintah di tab lembar data , atau Anda bisa membuka tabel dalam tampilan desain. Kumpulan langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara menggunakan teknik kedua.

Menampilkan tipe data dengan menggunakan perintah pada tab lembar data

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan.

  2. Klik bidang yang Anda inginkan untuk menyelidiki.

  3. Pada tab lembar data , di grup tipe & pemformatan Data , klik panah bawah untuk daftar Tipe Data untuk menampilkan tipe data diatur untuk bidang.

Menampilkan tipe data dalam tampilan desain

  • Di Panel Navigasi, klik kanan tabel dan klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

    Access membuka tabel dalam kisi Desain, dan bagian atas dari kisi memperlihatkan nama dan tipe data dari setiap bidang tabel.

    Bidang dalam tampilan Desain

Tipe data diatur untuk setiap bidang tabel menyediakan tingkat pertama kontrol atas apa yang bisa dan tidak bisa masuk ke dalam bidang. Dalam beberapa kasus, pengaturan tipe data mencegah Anda memasukkan informasi sama sekali. Tabel berikut ini mencantumkan tipe data yang Office Access 2007 menyediakan dan menjelaskan bagaimana mereka mempengaruhi entri data.

Tipe data

Efek pada entri data

Teks

Bidang teks terima teks atau numerik karakter, termasuk dibatasi daftar item. Bidang teks menerima beberapa karakter lebih kecil daripada bidang Memo — dari 0 hingga 255 karakter. Dalam beberapa kasus, Anda bisa menggunakan fungsi konversi untuk melakukan perhitungan pada data di bidang teks.

Memo

Anda bisa memasukkan jumlah besar teks dan data numerik dalam tipe bidang. Juga, jika desain database kumpulan bidang untuk mendukung pemformatan teks kaya, Anda bisa menerapkan tipe pemformatan yang Anda biasanya menemukan di word pemrosesan program, seperti Office Word 2007. Misalnya, Anda bisa menerapkan font dan ukuran font berbeda untuk karakter tertentu dalam teks Anda, dan membuatnya tebal atau miring, dan sebagainya. Anda juga bisa menambahkan tag Hypertext Markup Language (HTML) ke data.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan pemformatan kaya teks dalam bidang Memo, lihat artikel Format data dalam baris dan kolom.

Seperti bidang teks, Anda juga dapat menjalankan fungsi konversi terhadap data di bidang Memo.

Angka

Anda bisa memasukkan hanya angka di tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan perhitungan pada nilai di bidang angka.

Tanggal/Waktu

Anda bisa memasukkan hanya tanggal dan waktu di tipe bidang ini. Bergantung pada bagaimana desain database kumpulan bidang, Anda mungkin mengalami ketentuan berikut ini:

  • Jika desain database mengatur masker input untuk bidang (rangkaian karakter literal dan tempat penampung yang muncul saat Anda memilih bidang), Anda harus memasukkan data dalam format yang menyediakan masker dan spasi. Misalnya, jika Anda melihat masker seperti MMM_DD_YYYY, Anda harus mengetik tanggal dalam format tersebut di ruang yang disediakan — misalnya, Oktober 2006 11. Anda tidak bisa mengetik nama bulan lengkap (seperti Juli), atau nilai tahun dua digit.

  • Jika desainer tidak membuat masker input untuk mengontrol cara memasukkan tanggal atau waktu, Anda bisa memasukkan nilai yang menggunakan tanggal yang valid atau format waktu apa pun. Misalnya, Anda bisa mengetikkan 11 Oktober 2006, 11/10/06, atau 11 Oktober 2006.

  • Desain database mungkin berlaku format tampilan untuk bidang. Bahwa ada kasus, jika tidak masker input, Anda bisa memasukkan nilai dalam format hampir semua, tapi Access menampilkan tanggal sesuai dengan format tampilan. Misalnya, Anda bisa mengetikkan 10/11/2006, namun format tampilan mungkin menyetel sehingga menampilkan nilai sebagai 11-Okt-2006.

    Untuk informasi selengkapnya tentang masker input, lihat artikel Format data dalam baris dan kolom.

Mata Uang

Anda bisa memasukkan hanya nilai mata uang dalam tipe bidang. Selain itu, Anda tidak harus memasukkan simbol mata uang. Secara default, Access berlaku simbol mata uang (¥, £, $, dan seterusnya) ditentukan di pengaturan regional Windows.

AutoNumber

Anda tidak bisa memasukkan atau mengubah data di tipe bidang ini kapan saja. Akses akan menambahkan nilai dalam bidang Nomorotomatis setiap kali Anda menambahkan catatan baru ke tabel.

Ya/Tidak

Saat Anda mengklik bidang yang diatur ke tipe data, Access menampilkan kotak centang atau daftar turun bawah, bergantung pada cara Anda memformat bidang. Jika Anda memformat bidang untuk memperlihatkan daftar, Anda bisa memilih baik ya atau tidak, True atau False, atau atau menonaktifkan dari daftar, lagi bergantung pada format yang diterapkan ke bidang. Anda tidak bisa memasukkan nilai dalam daftar atau mengubah nilai dalam daftar secara langsung dari formulir atau tabel.

Objek OLE

Anda menggunakan tipe bidang ini saat Anda ingin menampilkan data dari file yang dibuat di program lain. Misalnya, Anda bisa menampilkan file teks, bagan Excel, atau presentasi slide PowerPoint dalam bidang Objek OLE.

Lampiran menyediakan cara yang lebih cepat, lebih mudah dan lebih fleksibel untuk menampilkan data dari program lain. Lihat entri lampiran, selanjutnya di tabel ini, untuk informasi selengkapnya.

Hyperlink

Anda bisa memasukkan data di tipe bidang ini, dan akses dibungkus di alamat Web. Misalnya, jika Anda mengetikkan nilai dalam bidang, Access mengelilingi teks Anda dengan teks Uniform Resource Locator (URL), seperti: http://www. your_text.com. Jika Anda memasukkan alamat Web yang valid, link Anda akan berfungsi — jika tidak, link Anda akan menghasilkan pesan kesalahan. Juga, pengeditan hyperlink yang sudah ada bisa sulit karena mengklik bidang hyperlink dengan mouse Anda memulai browser Web Anda dan akan mengarahkan Anda ke situs yang ditentukan dalam link. Untuk mengedit bidang hyperlink, Anda pilih bidang yang berdekatan, gunakan tombol TAB atau panah untuk memindahkan fokus ke bidang hyperlink, dan lalu tekan F2 untuk mengaktifkan pengeditan.

Lampiran

Anda bisa melampirkan data dari program lain ke tipe bidang ini, tapi Anda tidak bisa mengetik atau jika tidak Masukkan teks atau data numerik.

Untuk informasi tentang menggunakan bidang lampiran, lihat artikel melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Panduan Pencarian

Panduan pencarian bukan tipe data. Sebagai gantinya, Anda menggunakan panduan untuk membuat dua tipe dari daftar turun bawah: nilai daftar dan bidang pencarian. Daftar nilai menggunakan daftar item yang Anda masukkan secara manual ketika Anda menggunakan panduan pencarian dibatasi. Nilai tersebut bisa terpisah dari data atau objek dalam database Anda.

Sebaliknya, bidang pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa tabel lainnya dalam database, atau di lokasi lain, seperti server yang menjalankan Windows SharePoint Services 3.0. Bidang pencarian lalu menampilkan data di daftar turun bawah. Secara default, panduan pencarian mengatur bidang tabel ke tipe data angka.

Anda bisa bekerja dengan bidang pencarian secara langsung dalam tabel, dan juga di formulir dan laporan. Secara default, nilai di bidang pencarian muncul di tipe kontrol daftar disebut kotak kombo — daftar yang memiliki panah turun bawah: Daftar pencarian kosong . Bergantung pada bagaimana desain database mengatur bidang pencarian dan kotak kombo, Anda bisa mengedit item dalam daftar dan menambahkan item ke daftar. Untuk melakukan itu, desain database harus mengatur properti untuk bidang pencarian (disebut properti Batasi ke daftar, dan desainer memiliki untuk menonaktifkannya).

Jika Anda tidak bisa langsung mengedit nilai dalam daftar pencarian, Anda harus menambahkan atau mengubah data dalam daftar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya, atau dalam tabel yang akan berfungsi sebagai sumber untuk bidang pencarian. Untuk informasi tentang melakukannya, lihat bagian berjudul "Mengedit item dalam bidang pencarian" dalam artikel menambahkan satu atau beberapa catatan ke database.

Akhirnya, saat Anda membuat bidang pencarian, Anda dapat secara opsional menyiapkannya untuk mendukung beberapa nilai. Saat Anda melakukannya, daftar hasil menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar, dan Anda bisa memilih atau mengosongkan sebagai banyak item yang diperlukan. Gambar berikut mengilustrasikan daftar multinilai umum:

Kotak centang daftar

Untuk informasi tentang membuat bidang pencarian multinilai dan menggunakan daftar hasil, lihat artikel panduan bidang multinilaidan gunakan daftar yang menyimpan beberapa nilai .

Atas halaman

Bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi memperbarui

Baca bagian ini jika Anda baru menggunakan Access atau terbiasa dengan konsep di balik database relasional. Anda tidak bisa melakukan besar pembaruan berhasil kecuali Anda memahami bagaimana properti yang ditetapkan untuk bidang tabel mempengaruhi memperbarui.

Saat Anda mendesain sebuah database, Anda biasanya mulai dengan mendesain satu atau beberapa tabel. Anda memutuskan jenis data setiap tabel akan berisi, Anda mengatur kunci utama — bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap rekaman (baris) — untuk setiap tabel, dan Anda membuat hubungan antara tabel.

Sebagai bagian dari proses tersebut, Anda mengatur properti untuk bidang dalam setiap tabel. Misalnya, Anda bisa mengatur bidang teks untuk menerima tidak lebih dari 50 karakter, dan Anda bisa mengatur bidang angka untuk menerima hanya nilai mata uang.

Anda bisa mengatur properti bidang sebagian besar dengan menggunakan tampilan desain. Namun, Anda juga bisa mengatur beberapa properti dengan menggunakan perintah di grup pada pita, Bagian dari Antarmuka pengguna Microsoft Office Fluent. Misalnya, Anda bisa mengatur visual format untuk bidang teks dan Memo dengan menggunakan perintah di grup Font pada tab Beranda . Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan perintah tersebut, lihat artikel Format data dalam baris dan kolom.

Memperlihatkan cara mengatur atau mengubah properti untuk bidang tabel.

Access sekarang menyediakan dua cara untuk menampilkan properti untuk bidang tabel — Anda bisa menggunakan perintah di tab lembar data , atau Anda bisa membuka tabel dalam tampilan desain. Kumpulan langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara menggunakan teknik kedua.

Menampilkan properti tabel dengan menggunakan perintah pada tab lembar data

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan.

  2. Klik tab lembar data , dan gunakan perintah di grup tipe & pemformatan Data untuk menampilkan properti untuk setiap bidang tabel.

Menampilkan properti tabel dalam tampilan desain

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel dan klik Tampilan desain.

    Access membuka tabel dalam kisi desain.

  2. Di bagian bawah kisi, di bawah Properti bidang, klik tab umum , jika belum dipilih.

    –atau–

    Untuk melihat properti untuk bidang pencarian, klik tab pencarian .

    Bidang pencarian adalah bidang tabel yang menggunakan baik sudah dikodekan daftar nilai, atau kueri yang mengambil nilai dari satu atau beberapa tabel dalam database. Secara default, bidang pencarian menyajikan nilai tersebut untuk Anda dalam formulir daftar. Bergantung pada bagaimana desain database kumpulan bidang pencarian, Anda bisa memilih satu atau beberapa item dari daftar tersebut.

    Bidang pencarian membingungkan akses pengguna baru karena daftar item yang muncul di satu lokasi (daftar yang Access membuat dari data di bidang pencarian), tapi data bisa berada di lokasi lain (tabel yang berisi data). Ingatlah bahwa saat Anda memperbarui data di bidang pencarian, Anda harus memperbarui tabel sumber (kedua lokasi). Anda tidak dapat memperbarui bidang pencarian dari daftar.

Tabel berikut mencantumkan properti tabel yang memiliki efek terbesar di entri data dan menjelaskan dampak mereka.

Properti

Lokasi di kisi desain tabel

Nilai yang mungkin

Perilaku ketika Anda mencoba untuk memasukkan data

Ukuran bidang

Tab Umum

0-255

Batas karakter hanya berlaku untuk bidang yang diatur ke tipe data teks. Jika Anda mencoba untuk memasukkan lebih dari jumlah karakter yang ditentukan, bidang memotong mereka.

Diperlukan

Tab Umum

Ya/Tidak

Saat diaktifkan, properti ini memaksa Anda memasukkan nilai dalam bidang, dan Access tidak akan memungkinkan Anda menyimpan setiap data yang baru hingga Anda menyelesaikan bidang. Saat dinonaktifkan, bidang akan menerima nilai kosong, berarti bidang bisa tetap kosong.

Catatan: Nilai nol yang tidak sama dengan nol. Nol adalah digit, dan Access bisa menggunakannya dalam perhitungan. Null adalah nilai yang hilang, tidak terdefinisi atau tidak diketahui.

Perbolehkan string panjang nol

Tab Umum

Ya/Tidak

Saat diaktifkan, Anda bisa memasukkan string panjang-nol — string yang mengandung karakter yang tidak ada. Untuk membuat string panjang-nol, Anda mengetikkan sepasang tanda kutip ganda tanpa spasi antara mereka ("") dan tekan ENTER.

Terindeks

Tab Umum

Ya/Tidak

Jika Anda mengindeks bidang tabel, Access mencegah Anda menambahkan nilai duplikat.

Masker input

Tab Umum

Kumpulan yang sudah ditentukan sebelumnya atau kustom dari karakter tempat penampung dan literal

Masker input memaksa Anda memasukkan data dalam format yang sudah ditentukan sebelumnya. Masker muncul saat Anda memilih bidang dalam tabel atau kontrol pada formulir. Sebagai contoh, anggaplah Anda klik bidang tanggal dan melihat serangkaian karakter: MMM-DD-YYYY. Kumpulan karakter yang dikenal sebagai masker input. Memaksa Anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti OKT, dan nilai tahun sebagai empat digit, bukan dua. Jadi jika Anda melihat masker itu, Anda memasukkan tanggal seperti Oktober-15-2006.

Catatan: Ingatlah bahwa hanya masker input mengontrol cara memasukkan data, tidak bagaimana Access menampilkan data tersebut. Misalnya, Anda bisa memasukkan tanggal sebagai Oktober-15-2006, tapi Access mungkin menyimpan nilai sebagai 10152006 — yaitu, tanpa pemformatan karakter. Lalu, saat Anda menampilkan tanggal dalam tabel, formulir atau laporan, Access mungkin diatur untuk menampilkannya sebagai 10/15/2006.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan masker input, lihat artikel Format data dalam baris dan kolom.

Kontrol Tampilan

Tab pencarian

Nilai bergantung pada tipe data diatur untuk bidang

Untuk teks dan bidang angka, Anda bisa memilih antara kotak teks, kotak Daftar, atau kontrol kotak kombo. Untuk ya/tidak ada bidang, Anda bisa memilih antara kotak centang, kotak teks, atau kontrol kotak kombo.

Catatan: Jika Anda memilih apa pun selain Kotak Daftar atau Kotak kombo, Access menyembunyikan properti lainnya pada tab pencarian .

Tipe Sumber Baris

Tab pencarian

Tabel/kueri
nilai daftar
daftar bidang

Jika Anda menentukan Tampilan kontrol kotak properti untuk Kotak Daftar atau Kotak kombo, Anda bisa mengatur properti ini ke Tabel/kueri, Daftar nilai atau Daftar bidang. Pada gilirannya, properti ini mengontrol tipe nilai yang bisa Anda gunakan dalam properti Sumber baris . Lihat catatan berikutnya.

Sumber Baris

Tab pencarian

Bergantung pada properti Tipe sumber baris .

Jika Anda setel properti Tipe sumber baris ke Tabel/kueri, bidang properti ini bisa berisi nama tabel atau kueri. Jika Anda mengatur properti untuk Daftar nilai, properti ini berisi daftar nilai yang dipisahkan oleh titik koma (;). Jika Anda mengatur properti Tipe sumber baris daftar Bidang, properti ini berisi nama tabel, kueri, atau pernyataan Structured Query Language (SQL).

Batasi ke daftar

Tab pencarian

Ya/Tidak

Bila diatur ke ya, Access menemukan nilai yang cocok saat pengguna memasukkan teks di kontrol kotak kombo. Kata lain, ya pengaturan memungkinkan ketikan. Ya pengaturan juga mencegah pengguna mengedit item dalam daftar secara langsung dari kontrol kotak kombo atau daftar. Sebagai gantinya, pengguna harus mengedit item dalam kotak properti Sumber baris , atau dalam kasus bidang pencarian, mengedit item dalam tabel yang berisi data sumber untuk bidang pencarian. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan bidang pencarian, lihat bagian berjudul "Mengedit item dalam bidang pencarian" dalam artikel menambahkan satu atau beberapa catatan ke database.

Perbolehkan Edit Daftar Nilai

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perintah Edit item daftar untuk daftar nilai, tetapi tidak untuk bidang pencarian. Untuk mengaktifkan perintah untuk bidang lookup, masukkan nama formulir valid dalam properti Formulir Edit item daftar . Perbolehkan Edit daftar nilai perintah muncul di menu pintasan yang Anda buka dengan mengklik kanan kotak atau kombo kontrol kotak daftar. Saat Anda menjalankan perintah, kotak dialog Edit item daftar muncul. Selain itu, jika Anda menetapkan nama formulir dalam kotak properti Formulir Edit item daftar , Access memulai formulir itu dan bukan kotak dialog.

Anda bisa menjalankan perintah Edit item daftar dari kotak daftar dan kontrol kotak kombo terletak di formulir, dan dari kontrol kotak kombo yang terletak di tabel dan hasil kueri set. Formulir harus terbuka dalam tampilan desain atau tampilan Telusuri; tabel dan kueri hasil kumpulan harus terbuka dalam tampilan lembar data.

Formulir Edit Item Daftar

Tab pencarian

Nama formulir entri data

Jika Anda menetapkan nama formulir entri data dalam properti tabel, formulir itu akan terbuka saat pengguna menjalankan perintah Edit item daftar . Jika tidak, kotak dialog Edit item daftar muncul ketika pengguna menjalankan perintah.

Untuk informasi selengkapnya tentang mendesain database tabel dan pengaturan properti, lihat artikel berikut ini.

  • Dasar-dasar desain database menjelaskan konsep dasar seperti perencanaan database, mendesain data, dan normalisasi — proses memisahkan data Anda ke dalam tabel terkait dan menghapus data yang berlebihan.

  • Membuat tabel dalam database ini menjelaskan cara membuat tabel, menambahkan kunci utama (bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap baris atau rekaman dalam tabel), dan bagaimana cara mengatur tipe data dan properti tabel.

Atas halaman

Menggunakan formulir untuk memperbarui data

Anda menggunakan formulir untuk memperbarui data dalam jumlah kecil. Dalam kasus ini, "kecil" berarti jumlah catatan yang Anda inginkan untuk memperbarui secara manual. Formulir bisa menyediakan cara untuk mengedit dan memperbarui data sejumlah kecil yang lebih mudah, lebih cepat dan lebih akurat.

Cara Anda menggunakan formulir untuk mengedit data bergantung pada desain formulir. Formulir bisa berisi beberapa kontrol seperti daftar, kotak teks, tombol dan lembar data — kisi yang terlihat seperti lembar kerja Excel. Pada gilirannya, masing-masing kontrol pada formulir membaca data dari atau menulis data ke bidang tabel yang mendasari. Apa yang Anda lakukan dengan kontrol tertentu bergantung pada tipe data diatur untuk bidang tabel yang mendasari, properti apa pun yang ditetapkan untuk bidang itu, dan mungkin pada beberapa properti yang menetapkan desain database untuk setiap kontrol. Untuk informasi selengkapnya tentang bagaimana tipe data dan properti bidang mempengaruhi entri data, lihat bagaimana tipe data yang mempengaruhi cara Anda memasukkan data dan bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi cara Anda memasukkan data, sebelumnya dalam artikel ini.

Bagian berikut menjelaskan cara menggunakan kontrol entri data paling umum. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang database tertentu Anda, hubungi administrator sistem Anda atau desain database.

Menambahkan atau mengedit teks dalam kotak teks

Access menyediakan satu kontrol teks untuk digunakan dengan bidang teks dan Memo. Biasanya, Anda bisa mengetahui jika bidang yang mendasari adalah teks atau memo dengan ukuran kontrol, yang biasanya ukuran bidang tabel yang mendasari. Misalnya, jika Anda mengikat kontrol ke bidang teks yang menerima tidak lebih dari 50 karakter, Anda ukuran kontrol sesuai. Sebaliknya, jika Anda mengikat kontrol ke bidang Memo, Anda bisa ukuran kontrol untuk menampilkan satu atau dua paragraf teks tanpa harus menggulir.

Selain itu, Anda bisa mengatur bidang Memo untuk mendukung pemformatan kaya teks. Anda bisa menerapkan font berbeda, ukuran, gaya, dan warna teks Anda.

Mengedit teks dalam kotak teks

  • Letakkan kursor di dalam kotak teks dan Ubah data Anda. Ingatlah bahwa Anda tidak bisa melakukan perhitungan pada angka dalam bidang teks atau Memo.

Menerapkan pemformatan teks kaya

Catatan: Anda bisa mengikuti langkah-langkah ini hanya ketika kotak teks terikat ke bidang Memo. Lihat langkah-langkah dalam menampilkan properti untuk bidang tabel, sebelumnya dalam artikel ini.

  1. Dengan tabel terbuka dalam tampilan lembar data, pilih bidang Memo. Biasanya, Anda bisa mencari bidang bernama "Komentar," catatan,"atau"Keterangan."

  2. Pada tab Beranda , di grup Font , gunakan tombol dan menu untuk memformat teks.

    Anda bisa menerapkan font berbeda dan ukuran, membuat teks tebal atau miring, mengubah warna, dan seterusnya.

Atas halaman

Menggunakan lembar data untuk memperbarui data

Anda bisa mengubah data dengan bekerja secara langsung dalam tampilan lembar data (baris dan kolom kisi serupa ke lembar kerja Excel). Anda bisa mengubah data dalam tabel, kueri kumpulan hasil, dan formulir yang menampilkan lembar data.

Biasanya, Anda menggunakan lembar data saat Anda perlu mengubah hanya sejumlah kecil catatan atau bagian dari satu rekaman. Jika Anda terbiasa dengan Excel, lembar data harus relatif mudah untuk memahami, dan Anda bisa membuat perubahan tanpa pengetahuan lebih dalam Access, seperti kemampuan untuk membuat dan menjalankan kueri.

Ingatlah fakta berikut saat Anda melanjutkan.

  • Anda tidak perlu menyimpan perubahan Anda secara eksplisit. Akses berkomitmen mereka untuk tabel saat Anda memindahkan kursor ke bidang baru di baris yang sama, atau saat Anda memindahkan penunjuk ke baris lain.

  • Secara default, bidang dalam Access database harus diatur untuk menerima tipe data, seperti teks atau angka tertentu. Anda harus memasukkan tipe data yang bidang yang diatur untuk menerima. Jika Anda tidak, Access menampilkan pesan kesalahan.

  • Bidang mungkin memiliki masker input yang diterapkan. Masker input adalah sekumpulan karakter literal dan tempat penampung yang memberlakukan Anda memasukkan data dalam format tertentu. Sebagai contoh, masker input untuk kode pos memerlukan data yang sesuai dengan format bahasa Prancis, saat masker input untuk nomor telepon mungkin mengharuskan Anda memasukkan angka dalam format bahasa Jerman.

    Untuk informasi selengkapnya tentang masker input, lihat artikel Format data dalam baris dan kolom.

  • Dengan pengecualian daftar multinilai dan lampiran, Anda bisa memasukkan hanya satu nilai di bidang sebagian besar. Jika Anda tidak mengetahui apakah bidang menerima lampiran, hubungi desain database atau administrator sistem Anda. Anda selalu bisa mengidentifikasi daftar multinilai karena Access menampilkan kotak centang di samping setiap daftar item.

Mengubah data di lembar data

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel atau kueri yang berisi data yang ingin Anda ubah.

    Secara default, Access membuka tabel atau kueri dalam tampilan lembar data — kisi yang terlihat seperti lembar kerja Excel.

  2. Klik atau jika tidak meletakkan fokus pada bidang pertama yang ingin Anda ubah, dan mengedit data.

  3. Untuk memindahkan ke bidang berikutnya, tekan TAB, gunakan salah satu tombol panah, atau klik bidang berikutnya.

    Ketika Anda menekan TAB, secara default, Access menggunakan pengaturan regional Windows untuk menentukan apakah memindahkan kursor ke kiri atau ke kanan. Jika komputer diatur untuk menggunakan bahasa yang membaca dari kiri ke kanan, kursor berpindah ke kanan saat Anda menekan tombol TAB. Jika komputer diatur untuk bahasa yang membaca dari kanan ke kiri, kursor berpindah ke kiri.

Menerapkan pemformatan kaya teks ke data di bidang Memo

  1. Dengan hasil tabel atau kueri terbuka dalam tampilan lembar data, pilih bidang Memo.

    Biasanya, Anda bisa mencari bidang bernama "Komentar," "Catatan" atau "Keterangan." Jika Anda masih tidak bisa menemukan bidang Memo, lihat langkah-langkah dalam menampilkan properti untuk bidang tabel, sebelumnya dalam artikel ini.

  2. Pada tab Beranda , di grup Font , gunakan tombol dan menu untuk memformat teks.

    Anda bisa menerapkan font berbeda dan ukuran, membuat teks tebal atau miring, mengubah warna, dan seterusnya.

Atas halaman

Gunakan kueri pembaruan untuk mengubah data yang sudah ada

Anda menggunakan kueri pembaruan untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus komponen (tapi tidak semua) dari satu atau beberapa catatan yang sudah ada. Anda akan berpendapat kueri pembaruan sebagai formulir efektif dari kotak dialog Temukan dan ganti . Anda memasukkan kriteria pembaruan (kasar setara dengan string pengganti) dan pilih kriteria (kasar setara dengan string pencarian). Tidak seperti kotak dialog, kueri pembaruan bisa menerima beberapa kriteria, memungkinkan Anda untuk memperbarui banyak rekaman dalam sekali jalan, dan memungkinkan Anda mengubah rekaman di lebih dari satu tabel.

Ingatlah bahwa Anda tidak bisa menggunakan kueri pembaruan untuk menambahkan seluruh rekaman. Untuk melakukan itu, Anda menggunakan kueri penambahan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel menambahkan rekaman ke tabel dengan menggunakan kueri penambahan.

Catatan: Cara paling aman untuk menggunakan kueri pembaruan adalah dengan terlebih dahulu membuat kueri pemilihan yang menguji kriteria pilihan Anda. Misalnya, yang ingin Anda perbarui rangkaian ya/tidak bidang dari tidak ke ya untuk pelanggan tertentu. Untuk melakukannya, Anda menambahkan kriteria ke kueri pemilihan Anda hingga ini akan mengembalikan semua rekaman tidak diinginkan untuk pelanggan. Bila Anda yakin bahwa Anda memiliki catatan yang tepat, Anda lalu konversi kueri pemilihan Anda menjadi kueri pembaruan, masukkan kriteria pembaruan Anda dan lalu menjalankan kueri untuk memperbarui nilai yang dipilih. Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara membuat kueri pemilihan dan lalu mengubahnya menjadi kueri pembaruan.

Membuat kueri pemilihan

  1. Buka database yang berisi rekaman yang ingin Anda perbarui.

  2. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

    Desainer kueri terbuka, muncul tab desain , dan kotak dialog Perlihatkan tabel terbuka.

  3. Pilih tabel atau tabel yang berisi catatan yang ingin Anda perbarui dan klik Tambahkan, dan lalu klik tutup.

    Tabel atau tabel yang muncul sebagai satu atau beberapa windows di bagian atas dari kisi desain kueri, dan jendela daftar semua bidang dalam setiap tabel. Gambar berikut menunjukkan desainer kueri dengan tabel umum.

    Tabel dalam desainer kueri

  4. Klik ganda bidang yang ingin Anda perbarui. Bidang yang dipilih muncul dalam baris bidang di bagian bawah desainer kueri.

    Anda bisa menambahkan satu tabel per kolom di bagian bawah, atau Anda bisa menambahkan semua bidang dalam tabel dengan cepat dengan mengklik ganda tanda bintang (*) di bagian atas daftar bidang tabel. Gambar berikut menunjukkan desainer kueri dengan semua bidang ditambahkan.

    Kueri dengan semua bidang tabel ditambahkan.

  5. Secara opsional, Anda juga dapat memasukkan satu atau beberapa kriteria dalam baris Kriteria di kisi desain. Tabel berikut memperlihatkan beberapa contoh kriteria dan menjelaskan efeknya pada kueri.

Kriteria

Efek

> 234

Mengembalikan semua angka yang lebih besar dari 234. Untuk menemukan semua angka yang lebih kecil dari 234, gunakan < 234.

>= "Callahan"

Mengembalikan semua rekaman dari Callahan hingga akhir alfabet

Between #2/2/2006# And #1/12/2006#

Mengembalikan tanggal dari 2-Feb-06 melalui 1-des-06 (ANSI-89). Jika database Anda menggunakan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda kutip tunggal (') bukan tanda pagar. Contoh: Antara ' 2/2/2006' dan ' 12/1/2006 '

Not "Germany"

Menemukan semua rekaman di mana konten tepat dari bidang tidak persis sama dengan "Germany." Kriteria itu akan memberikan rekaman yang tidak hanya berisi karakter "Germany," seperti "Germany (euro)" atau "Europe (Germany)".

Not "T*"

Menemukan semua rekaman kecuali yang dimulai dengan T. Jika database menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang.

Not "*t"

Menemukan semua rekaman yang tidak berakhiran dengan t. Jika database menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang.

In(Canada,UK)

Dalam sebuah daftar, menemukan semua rekaman memuat Canada atau UK.

Like "[A-D]*"

Dalam bidang teks, menemukan semua rekaman yang dimulai dengan huruf A hingga D. Jika database Anda menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%) bukan tanda bintang.

Like "*ar*"

Menemukan semua rekaman yang menyertakan urutan huruf "ar". Jika database menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang.

Like "Maison Dewe?"

Menemukan semua rekaman yang dimulai dengan "Maison" dan memuat string kedua 5 huruf, dengan 4 huruf pertama adalah "Dewe" dan huruf terakhir tidak diketahui. Jika database menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda garis bawah (_), bukan tanda tanya.

#2/2/2006#

Menemukan semua rekaman untuk 2 Februari 2006. Jika database menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, apit tanggal dengan tanda kutip tunggal, bukan tanda pagar (‘2/2/2006').

< Date() - 30

Mengembalikan semua tanggal lebih dari 30 hari yang lalu.

Date()

Mengembalikan rekaman berisi tanggal hari ini.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Mengembalikan semua rekaman di antara tanggal hari ini dan tiga bulan dari tanggal hari ini.

Is Null

Mengembalikan semua rekaman yang berisi nilai nol (kosong atau tidak didefinisikan).

Is Not Null

Mengembalikan semua rekaman yang berisi nilai.

""

Mengembalikan semua rekaman yang berisi string sepanjang nol. Anda menggunakan string panjang nol saat Anda perlu menambahkan nilai ke bidang yang diharuskan, tapi Anda belum tahu besar nilainya. Misalnya, sebuah bidang mungkin membutuhkan nomor faks, tapi beberapa pelanggan Anda mungkin tidak memiliki mesin faks. Dalam situasi seperti itu, masukkan sepasang tanda kutip ganda tanpa spasi di antaranya ("") bukan angka.

  1. Pada tab Desain, di grup Hasil, klik Jalankan.

    Verifikasi bahwa kueri dikembalikan hanya catatan yang ingin Anda perbarui. Jika diperlukan, Anda bisa memilih bidang yang tidak Anda inginkan dan tekan DELETE untuk menghapusnya, Anda bisa menyeret bidang tambahan ke kisi Desain, dan Anda bisa mengubah kriteria Anda sampai Anda puas dengan hasil kueri.

  2. Lanjutkan ke langkah berikutnya.

Memperbarui catatan

  1. Pada tab Desain, di dalam grup Tipe Kueri, klik Perbarui.

    Ini akan mengubah kueri pemilihan untuk kueri pembaruan. Access menambahkan baris Perbarui ke di bagian bawah desainer kueri.

    Kueri pembaruan dengan satu kriteria pembaruan

  2. Temukan bidang yang berisi data yang ingin Anda ubah, dan masukkan ekspresi Anda (yang akan mengubah data Anda) di baris Perbarui ke untuk bidang itu.

    Tabel ini memperlihatkan beberapa contoh dan menjelaskan bagaimana mereka mengubah data.

Ekspresi

Hasil

"Tenaga penjual"

Di bidang Teks, mengubah nilai teks menjadi Tenaga penjual.

#8/10/06 #

Di bidang tanggal/waktu, mengubah nilai tanggal menjadi 10-Agu-06.

Ya

Di bidang Ya/Tidak, mengubah nilai Tidak menjadi Ya.

"PN" & [PartNumber]

Menambahkan "PN" ke awal tiap bagian angka yang ditentukan.

[UnitPrice] * [Quantity]

Mengalikan nilai di bidang bernama UnitPrice dan Quantity.

[Freight] * 1.5

Meningkatkan nilai di bidang bernama Freight sebesar 50 persen.

DSum("[Quantity] * [UnitPrice]",
"Detail Pesanan", "[ProductID]=" & [ProductID])

Di mana nilai ProductID dalam tabel saat ini sesuai dengan ProductID nilai dalam tabel bernama detail pesanan, ekspresi ini pembaruan Total penjualan dengan mengalikan nilai di bidang bernama jumlah dengan nilai di bidang bernama UnitPrice.

Right([ShipPostalCode], 5)

Memotong karakter paling kiri dalam teks atau string numerik dan membiarkan 5 karakter paling kanan.

IIf(IsNull([UnitPrice]), 0, [UnitPrice])

Mengubah nilai null (tidak diketahui atau tidak terdefinisi) menjadi nol (0) di bidang bernama UnitPrice.

  1. Pada tab Desain, di grup Hasil, klik Jalankan.

    Muncul pesan pemberitahuan. Gambar berikut menunjukkan pesan:

    Pesan pemberitahuan kueri pembaruan

  2. Klik ya untuk menjalankan kueri.

    Catatan: Anda bisa menonaktifkan pemberitahuan pesan. Untuk melakukannya, klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , klik Opsi Access, klik tingkat lanjut, dan di bawah konfirmasi, kosongkan kotak centang kueri tindakan .

  3. Untuk melihat hasil kueri pembaruan Anda pada salah satu Home tab atau tab desain , di grup tampilan , klik tampilan, dan lalu klik Tampilan lembar data. Anda juga bisa mengklik tombol Tampilan lembar data yang terletak di bilah status Access.

    Catatan: Saat Anda menjalankan kueri, Anda mungkin memperhatikan bahwa beberapa bidang hilang dari kumpulan hasil Anda. Jika kueri Anda berisi bidang yang Anda tidak memperbarui, Access menghapus bidang tersebut secara default. Misalnya, Anda mungkin menyertakan bidang ID dari dua tabel untuk membantu memastikan kueri mengembalikan dan beroperasi pada catatan yang tepat. Jika Anda tidak memperbarui bidang ID tersebut, Access menghapus mereka.

Atas halaman

Menggunakan kueri penambahan untuk menambahkan rekaman ke tabel

Salah satu yang paling sering penggunaan kueri penambahan adalah untuk menambahkan grup rekaman dari satu atau beberapa tabel dalam database sumber ke satu atau beberapa tabel di database tujuan. Misalnya, Anda mendapatkan beberapa pelanggan baru dan database yang berisi tabel informasi tentang pelanggan. Untuk menghindari memasukkan data yang baru secara manual, Anda bisa menambahkan itu sesuai tabel atau tabel di database Anda. Anda juga bisa menggunakan menambahkan kueri ke:

  • Menambahkan rekaman berdasarkan kriteria. Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkan hanya nama dan alamat pelanggan dengan posisi pesanan.

  • Menambahkan rekaman ketika beberapa bidang dalam satu tabel tidak ada di dalam tabel lain. Misalnya, anggap bahwa tabel pelanggan Anda memiliki bidang 11, dan bidang dalam tabel pelanggan di database lain cocok 9 bidang 11. Anda bisa menggunakan kueri penambahan untuk menambahkan data di bidang yang cocok dan mengabaikan yang lain.

Proses membuat kueri penambahan untuk penambahan data dari satu database ke database lain mengikuti langkah-langkah dasar ini:

  • Buka database sumber (database yang berisi catatan yang ingin Anda tambahkan) dan membuat kueri pemilihan yang mengembalikan hanya catatan yang Anda ingin Anda tambahkan.

  • Mengonversi kueri pemilihan itu ke kueri penambahan.

  • Menambahkan tabel tujuan dan bidang untuk kueri penambahan. Jika Anda menambahkan catatan ke database lain, Anda terlebih dahulu buka database itu dan lalu pilih tabel.

  • Menjalankan kueri untuk menambahkan rekaman.

Catatan: Mencadangkan data Anda sebelum Anda memulai. Jika Anda membuat kesalahan, Anda bisa menghapus catatan yang ditambahkan dari tabel tujuan, tapi secara manual menghapus sejumlah besar catatan bisa memakan waktu lama. Memiliki cadangan di tangan bisa membantu Anda memperbaiki kesalahan dalam waktu kurang.

Membuat kueri pemilihan

  1. Buka database sumber Anda — database yang berisi catatan yang ingin Anda tambahkan.

  2. Di tab Buat, dalam grup Lainnya, klik Desain Kueri.

    Kisi desain kueri muncul, dan kotak dialog Perlihatkan tabel muncul.

  3. Pilih tabel yang berisi catatan yang ingin Anda tambahkan, klik Tambahkan, dan lalu klik tutup.

    Tabel muncul sebagai jendela di bagian atas dari kisi desain kueri. Jendela mencantumkan semua bidang dalam tabel. Gambar memperlihatkan tabel umum dalam desainer kueri:

    Tabel dalam desainer kueri

  4. Seret bidang yang ingin Anda tambahkan dari tabel ke baris bidang di bagian bawah kisi desain kueri.

    Anda bisa menambahkan bidang satu tabel per kolom di bagian bawah. Untuk menambahkan semua bidang dengan cepat, klik tanda bintang (*) di bagian atas daftar bidang tabel. Gambar ini menunjukkan desainer kueri dengan beberapa bidang tabel ditambahkan:

    Kueri dengan tiga bidang dalam kisi desain

    Gambar ini menunjukkan desainer dengan semua bidang ditambahkan:

    Kueri dengan semua bidang tabel.

  5. Pada tab Desain, di grup Hasil, klik Jalankan.

    Verifikasi bahwa kueri dikembalikan catatan yang ingin Anda tambahkan. Jika diperlukan, Anda bisa Kosongkan kotak centang Perlihatkan atau tekan DELETE untuk menghapus bidang yang tidak diinginkan. Anda juga bisa menyeret bidang tambahan ke kisi desain hingga Anda sudah puas dengan hasil kueri.

  6. Lanjutkan ke langkah berikutnya.

Mengonversi kueri ke kueri penambahan

  1. Pada tab Desain, di dalam grup Tipe Kueri, klik Tambah.

    Kotak dialog Tambah akan muncul.

  2. Pada titik ini, Anda bisa menambahkan rekaman dari satu tabel ke yang lain dalam database yang sama, atau menambahkan rekaman ke tabel di database lain.

    • Menambahkan rekaman ke tabel dalam database yang sama

      1. Di kotak dialog Tambah , klik Database saat ini (jika belum dipilih) dan lalu pilih tabel tujuan dari daftar Nama tabel .

      2. Klik OK.

        Di langkah 4 dari bagian sebelumnya, Anda ditambahkan sebagian atau semua bidang dalam tabel sumber ke kisi desain kueri. Jika Anda menambahkan seluruh tabel selama langkah tersebut, Access sekarang menambahkan tabel seluruh tujuan ke baris Tambahkan ke , seperti diperlihatkan di sini:

        Kueri penambahan yang mencakup semua bidang dari dua tabel

        –atau–

        Jika Anda menambahkan bidang individual di langkah 4 di bagian sebelumnya, dan nama bidang dalam tabel sumber dan tujuan cocok, Access secara otomatis menambahkan nama bidang tujuan di baris Tambahkan ke , seperti diperlihatkan di sini:

        Kueri penambahan dengan bidang yang cocok

        –atau–

        Jika Anda menambahkan bidang individual, dan beberapa atau semua nama di tabel sumber dan tujuan tidak cocok, Access membiarkan bidang serasi di baris Tambahkan ke kosong. Klik setiap bidang kosong dan pilih bidang sumber yang Anda inginkan dari daftar hasil, seperti diperlihatkan di sini.

        Memilih bidang tujuan untuk kueri penambahan

      3. Untuk mempratinjau perubahan Anda, klik tampilan.

      4. Kembali ke tampilan desain dan klik Jalankan untuk menambahkan rekaman.

    • Menambahkan rekaman ke tabel di database lain

      1. Dalam kotak dialog Tambah, klik Database Lain.

      2. Di bidang Nama File , ketik lokasi dan nama database tujuan.

      3. Di bidang Nama tabel , ketikkan nama tabel tujuan, dan lalu klik OK.

        –atau–

        Klik Telusuri dan gunakan kotak dialog Tambah kedua untuk mencari database tujuan. Klik OK setelah Anda menemukan dan pilih database tujuan. Ini menutup kotak dialog kedua. Dalam kotak dialog pertama, dalam bidang Nama tabel , masukkan nama tabel tujuan, dan lalu klik OK.

        Ketikkan nama tabel tujuan, dan lalu klik OK untuk menutup kotak dialog Tambah pertama.

        Di langkah 4 dari bagian sebelumnya, Anda menambahkan sebagian atau semua bidang dalam tabel sumber ke baris bidang dalam kisi desain kueri. Jika Anda menambahkan seluruh tabel selama langkah tersebut, Access sekarang menambahkan tabel seluruh tujuan ke baris Tambahkan ke , seperti diperlihatkan di sini:

        Kueri penambahan yang mencakup semua bidang dari dua tabel

        –atau–

        Jika Anda menambahkan bidang individual di langkah 4 dan nama bidang di tabel sumber dan tujuan cocok, Access secara otomatis menambahkan nama bidang tujuan di baris Tambahkan ke , seperti:

        Kueri penambahan dengan bidang yang cocok

        –atau–

        Jika Anda menambahkan bidang individual, dan beberapa atau semua nama di tabel sumber dan tujuan tidak cocok, Access membiarkan bidang serasi di baris Tambahkan ke kosong. Klik setiap bidang kosong dan memilih bidang tujuan yang Anda inginkan dari daftar hasil, seperti:

        Memilih bidang tujuan untuk kueri penambahan

      4. Untuk mempratinjau perubahan Anda, klik tampilan.

      5. Beralih ke tampilan desain, dan lalu klik Jalankan untuk menambahkan rekaman.

Atas halaman

Menggunakan kumpulan Data untuk memperbarui catatan

Office Access 2007 menyediakan fitur baru yang disebut kumpulan Data. Anda bisa menyiapkan formulir entri data di Microsoft Office Outlook 2007, mengumpulkan informasi, dan menyimpan data dalam Access database. Menjelaskan cara menggunakan fitur kumpulan Data berada di luar cakupan artikel ini.

Untuk informasi tentang menggunakan kumpulan Data, lihat artikel yang berjudul mengumpulkan data melalui pesan email.

Atas halaman

Menggunakan kotak dialog Temukan dan Ganti untuk mengubah data

Kotak dialog Temukan dan ganti menyediakan cara lain untuk mengubah data dalam jumlah kecil dalam waktu kurang dan dengan sedikit usaha. Menjelaskan cara menggunakan kotak dialog berada di luar cakupan artikel ini.

Untuk informasi tentang menggunakan kotak dialog, lihat artikel menggunakan kotak dialog Temukan dan ganti untuk mengubah data.

Atas halaman

Gunakan berjenjang pembaruan untuk mengubah nilai kunci utama dan Asing

Kadang-kadang, Anda mungkin perlu memperbarui nilai kunci utama. Jika Anda menggunakan kunci utama yang sebagai kunci asing, Anda bisa secara otomatis memperbarui perubahan Anda hingga semua contoh anak kunci asing.

Sebagai pengingat, kunci utama adalah nilai yang secara unik mengidentifikasi setiap baris (catatan) dalam tabel database. Kunci asing adalah kolom yang cocok dengan kunci utama. Biasanya, kunci asing berada di tabel lain, dan mereka memungkinkan Anda untuk membuat hubungan (link) data dalam tabel.

Misalnya, Anda menggunakan nomor ID Produk sebagai kunci utama. Satu nomor ID secara unik mengidentifikasi satu produk. Anda juga menggunakan nomor ID tersebut sebagai kunci asing dalam tabel data pesanan. Cara itu, Anda bisa menemukan semua perintah yang melibatkan setiap produk, karena setiap kali seseorang tempat pesanan untuk produk tersebut, ID yang menjadi bagian dari urutan.

Terkadang, nomor ID (atau tipe lainnya kunci utama) berubah. Saat mereka lakukan, Anda bisa mengubah nilai kunci utama Anda dan perubahan itu secara otomatis bertingkat melalui semua rekaman terkait anak. Anda mengaktifkan perilaku ini dengan mengaktifkan integritas referensial dan cascading pembaruan antara dua tabel.

Ingatlah aturan ini saat Anda melanjutkan:

  • Anda bisa mengaktifkan pembaruan berjenjang hanya untuk bidang kunci utama yang diatur ke tipe data teks atau angka. Anda tidak bisa menggunakan Pembaruan berjenjang untuk bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber.

  • Anda bisa mengaktifkan pembaruan berjenjang hanya antara tabel dengan hubungan satu ke banyak.

Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara membuat hubungan dan Aktifkan pembaruan berjenjang hubungan itu.

Membuat hubungan

  1. Pada tab Alat Database , di grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik hubungan.

  2. Pada tab desain , di grup hubungan , klik Perlihatkan tabel.

    Kotak dialog Perlihatkan tabel muncul.

  3. Jika belum dipilih, klik tab tabel , pilih tabel yang ingin Anda ubah, klik Tambahkan, dan lalu klik tutup.

    Anda bisa menekan SHIFT untuk memilih beberapa tabel, atau Anda bisa menambahkan setiap tabel secara individual. Pilih hanya tabel di sisi "satu" dan "banyak" dari hubungan itu.

  4. Dalam jendela hubungan , seret kunci utama dari tabel di sisi "satu" dari hubungan itu dan letakkan di bidang kunci asing tabel di sisi "banyak" dari hubungan itu.

    Kotak dialog Edit hubungan muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Hubungan

  5. Pilih kotak centang Terapkan integritas referensial dan klik buat.

  6. Masuk ke serangkaian langkah berikutnya.

Mengaktifkan pembaruan berjenjang di kunci utama

  1. Jika Anda tidak mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya, buka database yang berisi hubungan yang ingin Anda ubah.

  2. Pada tab Alat Database , di grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik hubungan.

    Jendela hubungan muncul dan menampilkan gabungan (diperlihatkan garis yang menghubungkan) antara tabel dalam database. Gambar berikut menunjukkan hubungan umum:

    Hubungan antara dua tabel

  3. Klik kanan baris gabungan di antara tabel induk dan turunan, dan klik Edit hubungan.

    Kotak dialog Edit hubungan muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Hubungan dengan hubungan yang sudah ada

  4. Pilih Pembaruan bertingkat bidang terkait, pastikan bahwa kotak centang Terapkan integritas referensial dipilih, dan lalu klik OK.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat hubungan. Lihat artikel berikut ini:

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×