Memodifikasi database baru Anda dibuat dari Templat

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Setiap Templat yang disertakan dengan Access adalah aplikasi lengkap pelacakan yang berisi tabel yang sudah ditentukan sebelumnya, formulir, laporan, kueri, makro, dan hubungan. Templat ini dirancang untuk akan segera berguna keluar dari--kotak, sehingga Anda bisa membuat database baru yang didasarkan pada Templat dan Dapatkan dan berjalan dengan cepat. Namun, mungkin ada saatnya Anda ingin mengubah database baru Anda — misalnya, untuk menambahkan atau mengubah nama bidang, atau mengubah laporan.

Artikel ini menjelaskan cara melakukan modifikasi paling umum yang mungkin Anda inginkan untuk menerapkan ke database yang dibuat dari Templat. Lihat tautan ke artikel untuk informasi lebih mendalam tentang area tertentu.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Pelajari dasar-dasar tabel dan bidang

Menambahkan bidang ke tabel

Menghapus bidang dari tabel

Mengganti nama bidang atau tabel

Menambahkan bidang ke formulir atau laporan

Menambahkan bidang yang menyimpan dokumen, file, atau gambar

Mengubah cara bidang muncul

Pelajari dasar-dasar tabel dan bidang

Saat Anda membuat database, Anda menyimpan data Anda dalam tabel — berbasis subjek daftar baris dan kolom. Anda menyimpan item informasi yang ingin Anda Lacak dalam bidang (juga disebut kolom). Misalnya, dalam tabel kontak, Anda mungkin membuat bidang nama belakang, nama depan, nomor telepon dan alamat. Untuk tabel produk, Anda mungkin membuat bidang untuk nama produk, ID Produk, dan harga.

Sangatlah penting Anda memilih bidang dengan saksama. Misalnya, sangat biasanya ide buruk untuk membuat bidang untuk menyimpan nilai terhitung. Dalam banyak kasus, Anda bisa memiliki Access menghitung nilai ketika diperlukan. Saat Anda memilih bidang, cobalah untuk menyimpan informasi dalam terkecil berguna bagian-bagiannya. Misalnya, sebagai ganti nama lengkap dalam satu bidang, pertimbangkan untuk menyimpan nama depan dan belakang secara terpisah. Biasanya, jika Anda perlu melaporkan, mengurutkan, mencari, atau melakukan perhitungan pada item informasi, menyimpannya dalam bidang dengan sendirinya.

Untuk informasi selengkapnya tentang mendesain database dan memilih bidang, lihat artikel Dasar-dasar desain database.

Bidang memiliki karakteristik menetapkan tertentu. Misalnya, setiap bidang memiliki nama yang secara unik mengidentifikasi bidang dalam tabel. Bidang juga memiliki tipe data yang dipilih ke cocok dengan informasi yang akan disimpan. Tipe data menentukan nilai yang bisa disimpan dan operasi yang dapat dilakukan pada nilai tersebut juga seperti berapa banyak penyimpanan ruang untuk menyisihkan setiap nilai. Setiap bidang juga memiliki grup terkait pengaturan disebut properti yang menentukan tampilan atau perilaku karakteristik bidang. Misalnya, menentukan properti Format bidang tata letak tampilan — yaitu, bagaimana itu muncul saat ditampilkan.

Menambahkan bidang ke tabel

Anda dapat dengan mudah menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan lembar data. Namun, Anda juga dapat menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan desain. Dalam tampilan lembar data, Anda menambahkan bidang dengan mengetikkan beberapa data ke sel di bawah judul kolom Klik untuk Tambahkan . Anda juga bisa menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan desain.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan lembar data, lihat artikel menambahkan atau menghapus kolom dalam lembar data.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan desain, lihat artikel membuat tabel dan menambahkan bidang.

Catatan: Saat Anda menambahkan bidang baru ke tabel, bidang tidak secara otomatis ditambahkan ke formulir yang sudah ada dan laporan. Anda harus secara manual menambahkan bidang ke formulir dan laporan dalam urutan untuk muncul di dalamnya tersebut.

Menghapus bidang dari tabel

Jika memungkinkan, Anda harus menghindari menghapus bidang dari database yang dihasilkan dari salah satu templat disediakan — kemungkinan bahwa bidang bekerja di objek database lain, seperti formulir dan laporan. Dengan demikian, menghapus bidang akan membuat konsekuensi ketika Anda mencoba menggunakan objek database lain yang menggunakan bidang — objek database tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Anda harus menghapus segala referensi ke bidang dari semua objek yang mempekerjakan agar objek tersebut agar berfungsi dengan benar.

Saat Anda memutuskan bahwa Anda harus menghapus bidang dari database yang dibuat dari Templat, Anda bisa melakukannya dalam tampilan lembar data atau tampilan desain. Ingat bahwa jika objek database lain mereferensi bidang dihapus, Anda harus mengubah objek tersebut untuk menghapus referensi. Misalnya, jika laporan menyertakan kontrol yang terikat ke bidang dihapus dan Anda menjalankan laporan, pesan kesalahan muncul, karena Access tidak dapat menemukan data untuk bidang.

Saat Anda menghapus bidang, Anda secara permanen menghapus semua informasi yang disimpan dalam bidang tersebut. Untuk alasan, Anda harus menggunakan berhati-hati saat menghapus bidang, dan Anda harus membuat salinan cadangan database Anda sebelum Anda menghapus bidang.

Sebelum Anda bisa menghapus bidang, Anda harus memastikan bahwa itu tidak berpartisipasi dalam hubungan tabel apa pun. Jika Anda mencoba menghapus bidang yang ada hubungan, akses memperingatkan Anda bahwa Anda terlebih dahulu harus menghapus hubungan.

Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menghapus hubungan tabel, lihat artikel membuat, mengedit atau menghapus hubungan.

Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menghapus bidang dari tabel, lihat artikel menghapus bidang.

Mengganti nama bidang atau tabel

Jika memungkinkan, Anda harus menghindari penggantian nama bidang atau tabel dalam database yang dihasilkan dari salah satu templat disediakan — kemungkinan bidang atau tabel yang digunakan dalam objek database lain, seperti formulir dan laporan. Dengan demikian, mengganti nama bidang atau tabel bisa membuat konsekuensi ketika Anda mencoba menggunakan objek database lain yang menggunakan bidang atau tabel. Objek yang lain mungkin tidak berfungsi seperti yang diharapkan jika mereka masih mereferensikan nama lama. Untuk objek yang lain untuk bekerja dengan benar, nama lama harus diubah ke nama baru. Jika kotak centang Jalankan Koreksiotomatis nama yang dipilih di kategori Database saat ini dalam kotak dialog Opsi Access , banyak pekerjaan ini akan dilakukan untuk Anda secara otomatis.

Anda mungkin ingin mengubah teks yang muncul dalam judul kolom dalam tampilan lembar data. Anda bisa melakukannya tanpa perlu mengganti nama bidang. Jika Anda ingin mengubah hanya teks di judul kolom, dan Anda tidak ingin mengganti nama bidang, lihat bagian mengubah teks yang muncul di judul kolom.

Saat diperlukan, Anda bisa mengganti nama tabel di panel navigasi, atau mengganti nama bidang dalam tampilan lembar data atau tampilan desain. Sebelum Anda melakukannya, Anda harus mempertimbangkan mengaktifkan opsi Koreksiotomatis nama , jika itu tidak sudah diaktifkan.

Mengaktifkan opsi Koreksiotomatis nama

Ketika Anda mengganti nama objek database, seperti bidang, tabel, formulir, atau laporan, Anda biasanya menginginkan perubahan nama untuk disebarkan seluruh database. Jika tidak, objek yang mereferensikan nama lama tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Access menyediakan fitur Koreksiotomatis nama, yang membantu disebarkan perubahan nama. Secara default, Nama Koreksiotomatis diaktifkan untuk semua database baru di Access. Namun, jika dinonaktifkan, Anda bisa melakukan hal berikut ini untuk mengaktifkannya.

Mengaktifkan opsi Koreksiotomatis nama

  1. Klik File > Opsi

  2. Dalam kotak dialog Opsi Access , di panel kiri, klik Database saat ini.

  3. Di bawah Opsi Koreksiotomatis nama, pilih kotak centang Lacak info Koreksiotomatis nama , dan lalu pilih kotak centang Jalankan Koreksiotomatis nama .

  4. Jika Anda ingin mempertahankan tabel yang log setiap perubahan yang dilakukan oleh koreksi otomatis nama, pilih kotak centang Log perubahan Koreksiotomatis nama .

  5. Klik OK.

  6. Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan pada Toolbar akses cepat.

Catatan: Fitur Koreksiotomatis nama tidak sama dengan fitur koreksi otomatis. Fitur Koreksiotomatis nama memperbaiki referensi antara objek. Fitur koreksi otomatis mengoreksi kata yang sering salah eja atau frasa.

Mengubah nama bidang dalam tampilan lembar data

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel di mana Anda ingin mengganti nama bidang.

    Tabel dibuka dalam tampilan lembar data.

  2. Klik kanan judul kolom untuk bidang yang ingin Anda ganti namanya, dan lalu klik Ganti nama bidang pada menu pintasan.

  3. Ketikkan nama baru untuk bidang, lalu tekan ENTER.

Mengubah nama bidang dalam tampilan desain

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel di mana Anda ingin mengganti nama bidang, dan lalu klik Tampilan desain pada menu pintasan.

    Tabel dibuka dalam tampilan desain.

  2. Klik sel di kolom Nama bidang untuk bidang yang ingin Anda ganti namanya.

    Tips: Untuk memilih nama seluruh bidang, arahkan tepat di sebelah kiri karakter pertama dalam nama hingga penunjuk berubah menjadi Panah, dan lalu klik.

  3. Edit teks untuk mengganti nama bidang.

  4. Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan pada Toolbar akses cepat.

Mengganti nama tabel

Anda bisa mengganti nama tabel dan sebagian besar objek database lain langsung dari panel navigasi.

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ganti namanya, dan klik ganti nama pada menu pintasan.

    Catatan: Anda harus menutup objek semua terbuka yang mereferensikan tabel sebelum Anda bisa mengganti namanya.

  2. Ketikkan nama baru, lalu tekan ENTER.

  3. Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan pada Toolbar akses cepat.

Mengubah teks yang muncul dalam judul kolom

Keterangan adalah judul atau judul yang bisa Anda tetapkan ke bidang dengan mengatur properti bidang keterangan . Keterangan bukan merupakan bagian dari nama bidang — setiap bidang memiliki nama bidang dan juga dapat memiliki keterangan. Misalnya, Anda mungkin ingin nama bidang Anda menjadi satu kata tanpa spasi disematkan. Anda kemudian dapat menggunakan properti keterangan untuk membuat nama lebih deskriptif yang menyertakan spasi. Access menampilkan keterangan sebagai ganti nama bidang dalam tampilan lembar data dan label dan judul dalam kueri, formulir, dan laporan.

Jika Anda tidak memasukkan teks untuk properti keterangan , nama bidang digunakan secara default.

Jika Anda ingin mengubah nama yang muncul di judul untuk kolom dalam tampilan lembar data, Anda bisa melakukannya tanpa mengubah nama bidang dengan mengatur properti bidang keterangan . Untuk mengubah properti keterangan bidang, lakukan hal berikut:

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel di mana Anda ingin mengubah keterangan, dan lalu klik Tampilan desain pada menu pintasan.

    Tabel dibuka dalam tampilan desain.

  2. Klik sel di kolom Nama bidang untuk bidang properti keterangan yang ingin Anda atur.

  3. Di bagian bawah, di bawah Properti bidang, pada tab umum , klik keterangan.

  4. Ketikkan keterangan baru untuk bidang.

  5. Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan pada Toolbar akses cepat.

Saat berikutnya Anda membuka tabel dalam tampilan lembar data, keterangan, bukan nama bidang akan muncul dalam judul kolom.

Atas Halaman

Menambahkan bidang ke formulir atau laporan

Saat Anda membuat database yang Anda berdasarkan Templat, database Anda akan berisi jumlah bawaan, desain siap pakai formulir dan laporan yang Anda bisa bekerja dengan segera. Anda mungkin menemukan, namun, bahwa Anda ingin menambahkan bidang tambahan ke formulir atau laporan. Saat Anda menambahkan bidang ke formulir atau laporan, Anda membuat apa yang disebut kontrol.

Kontrol adalah objek yang menampilkan data, melakukan tindakan, dan memungkinkan Anda menampilkan dan bekerja dengan informasi yang meningkatkan antarmuka pengguna, seperti label dan gambar. Kontrol bisa terikat, bisa melepaskan, dan terhitung.

Untuk daftar lengkap tipe kontrol yang bisa Anda gunakan di formulir dan laporan, lihat artikel pengenalan pada kontrol.

Menambahkan bidang ke formulir atau laporan dalam tampilan tata letak

Setelah Anda membuat formulir atau laporan, Anda dapat dengan mudah menyempurnakan desain dengan bekerja dalam tampilan tata letak. Dengan menggunakan data langsung aktual sebagai panduan, Anda dapat menyesuaikan lebar bidang dan menyusun ulang bidang. Anda dapat meletakkan bidang baru pada formulir atau laporan dan mengatur properti untuk formulir atau laporan, dan kontrol mereka.

Untuk beralih ke tampilan tata letak, di panel navigasi, klik kanan formulir atau laporan, dan lalu klik Tampilan tata letak pada menu pintasan. Alternatifnya, Anda bisa mengklik tombol Tampilan tata letak pada bilah status Access, atau Anda bisa klik kanan tab dokumen untuk formulir atau laporan dan lalu klik Tampilan tata letak pada menu pintasan.

Membuka lembar properti

  • Pada tab Desain, di grup Alat, klik Lembar Properti.

    Pintasan keyboard Tekan F4.

Anda bisa menggunakan panel Daftar bidang untuk menambahkan bidang dari tabel atau kueri yang mendasari untuk desain Anda. Untuk menampilkan panel Daftar bidang , pada tab Format , dalam grup kontrol , klik Tambahkan bidang yang ada. Anda kemudian bisa menyeret bidang langsung dari panel Daftar bidang ke desain Anda.

Menampilkan panel daftar bidang

  • Pada tab Desain, di grup Alat, klik Tambahkan Bidang yang Ada.

Menambahkan bidang dari panel daftar bidang

  • Untuk menambahkan satu bidang, seret bidang dari panel Daftar bidang ke bagian tempat Anda ingin ditampilkan pada formulir atau laporan.

  • Untuk menambahkan beberapa bidang sekaligus, tahan tombol CTRL dan klik bidang yang Anda inginkan. Seret bidang yang dipilih ke formulir atau laporan.

Ketika Anda menjatuhkan bidang tersebut ke bagian, Access membuat kontrol kotak teks terikat untuk setiap bidang dan secara otomatis menempatkan kontrol label di samping setiap bidang.

Untuk informasi selengkapnya tentang formulir dan laporan, lihat artikel menambahkan bidang ke formulir atau laporan, membuat formulir di Access, dan membuat laporan sederhana.

Menambahkan bidang yang menyimpan dokumen, file, atau gambar

Anda bisa menggunakan Access untuk menambahkan bidang dengan tipe data lampiran untuk menyimpan salah satu atau lebih banyak dokumen, file, atau gambar. Anda bisa menggunakan bidang lampiran untuk menyimpan beberapa file di satu bidang. Anda bahkan dapat menyimpan lebih dari satu tipe file dalam bidang tersebut. Misalnya, dalam database kandidat kerja, Anda dapat melampirkan satu atau beberapa resume, Selain foto, ke dalam catatan untuk tiap kontak.

Menambahkan bidang lampiran ke tabel

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel di mana Anda ingin menambahkan bidang, dan lalu klik Tampilan desain pada menu pintasan.

    Tabel dibuka dalam tampilan desain.

  2. Di kolom Nama bidang , klik baris kosong pertama dan ketikkan nama untuk bidang baru.

  3. Klik sel yang berdekatan di kolom Tipe Data , dan lalu pilih lampiran dalam daftar.

  4. Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan pada Toolbar akses cepat.

    Access mungkin menampilkan pesan yang berkata Anda tidak bisa membatalkan perubahan Anda setelah Anda menyimpan tabel. Ini berarti bahwa Anda tidak dapat mengonversi bidang ke tipe data lain, tetapi Anda dapat menghapus bidang, jika Anda merasa telah membuat kesalahan.

  5. Klik ya untuk mengonfirmasi perubahan.

Setelah Anda menambahkan bidang lampiran ke tabel, Anda bisa menggunakan kotak dialog lampiran untuk menambahkan dokumen, file, atau gambar ke catatan.

Menambahkan lampiran ke bidang

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda tambahkan lampiran.

    Tabel dibuka dalam tampilan lembar data.

  2. Dalam tabel, klik ganda bidang lampiran.

    Kotak dialog Lampiran akan muncul.

  3. Klik Tambahkan.

    Kotak dialog Pilih File akan muncul.

  4. Gunakan daftar Cari di untuk menelusuri file atau file yang ingin Anda lampirkan ke rekaman, pilih satu atau beberapa file, dan lalu klik buka.

    Perhatikan bahwa Anda bisa memilih beberapa file dari tipe data yang didukung apa pun.

  5. Dalam kotak dialog Lampiran, klik OK untuk menambahkan file ke tabel Anda.

    Access menambahkan file ke bidang dan menambah angka yang menunjukkan lampiran sesuai kebutuhan.

  6. Ulangi langkah ini seperlunya untuk menambahkan file ke bidang saat ini atau bidang lain dalam tabel Anda.

Untuk informasi selengkapnya tentang bidang lampiran, lihat artikel melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Atas Halaman

Mengubah cara bidang muncul

Anda dapat mengustomisasi cara bidang muncul saat ditampilkan. Misalnya, Anda dapat mengatur format tampilan untuk digunakan di seluruh database Anda, seperti dalam formulir dan laporan, atau ketika tabel dibuka dalam tampilan lembar data. Untuk mengatur format tampilan, atur properti Format bidang. Properti Format bidang lalu diwarisi secara otomatis oleh baru formulir dan laporan yang Anda buat.

Atur format tampilannya dalam tampilan lembar data

  1. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang berisi bidang yang format yang Anda inginkan untuk mengatur.
    Tabel dibuka dalam tampilan lembar data.

  2. Klik bidang yang format tampilan yang ingin Anda atur.

  3. Pada tab bidang , dalam grup pemformatan , klik panah dalam daftar turun bawah di samping Format, dan lalu pilih format.

    Bidang akan ditampilkan dengan format tampilan baru.

Atur format tampilannya dalam tampilan desain

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel yang berisi bidang yang format tampilan yang ingin Anda ubah, dan lalu klik Tampilan desain pada menu pintasan.

    Tabel dibuka dalam tampilan desain.

  2. Klik bidang yang format tampilan yang ingin Anda atur.

  3. Di bawah Properti bidang, pada tab umum , klik kotak Format .

  4. Klik Daftar turun bawah dan pilih format tampilan.

  5. Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan pada Toolbar akses cepat.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×