Memindahkan data dari Excel ke Access

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Artikel ini memperlihatkan kepada Anda cara untuk memindahkan data dari Excel ke Access dan mengonversi data menjadi tabel relasional sehingga Anda bisa menggunakan Microsoft Excel dan Access bersama-sama. Untuk meringkas, akses terbaik untuk merekam, menyimpan, membuat kueri, dan berbagi data, dan Excel terbaik untuk menghitung, menganalisis dan memvisualisasikan data.

Dua artikel, menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda dan 10 teratas alasan untuk menggunakan Access dengan Excel, mendiskusikan program mana paling cocok untuk tugas tertentu dan cara menggunakan Excel dan Access bersama-sama untuk membuat solusi.

Saat Anda memindahkan data dari Excel ke Access, ada tiga langkah dasar untuk proses.

tiga langkah dasar

Catatan: Untuk informasi tentang pemodelan data dan hubungan di Access, lihat dasar-dasar desain Database.

Langkah 1: Mengimpor data dari Excel ke Access

Mengimpor data adalah operasi yang bisa berjalan lebih lancar jika Anda membutuhkan waktu untuk mempersiapkan dan membersihkan data Anda. Mengimpor data adalah seperti memindahkan ke beranda baru. Jika Anda membersihkan dan menata milik Anda sebelum Anda Pindahkan, menyelesaikan ke rumah baru Anda akan jauh lebih mudah.

Membersihkan data Anda sebelum Anda mengimpor

Sebelum Anda mengimpor data ke Access, di Excel itu ide bagus untuk:

  • Mengubah sel-sel yang berisi data non-atom (yaitu, beberapa nilai dalam satu sel) untuk beberapa kolom. Misalnya, sel di kolom "Kemampuan" yang berisi beberapa nilai keahlian, seperti "C# pemrograman," "VBA pemrograman" dan "Web desain" harus diperinci untuk memisahkan kolom masing-masing berisi hanya satu nilai.

  • Gunakan perintah TRIM untuk menghapus memimpin, sesudahnya, dan beberapa spasi yang disematkan.

  • Menghapus karakter non-cetak.

  • Menemukan dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tanda baca.

  • Hapus duplikat baris atau kolom.

  • Pastikan bahwa kolom data tidak berisi format campuran, terutama angka diformat sebagai teks atau tanggal yang diformat sebagai angka.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Excel berikut ini:

Catatan: Jika data Anda membersihkan kebutuhan kompleks, atau Anda tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengotomatisasi proses Anda sendiri, Anda mungkin mempertimbangkan menggunakan vendor pihak ketiga. Untuk informasi selengkapnya, Cari "perangkat lunak pembersihan data" atau "kualitas data" dengan pencari favorit Anda di browser Web Anda.

Pilih tipe data yang terbaik ketika Anda mengimpor

Selama operasi impor di Access, Anda ingin membuat pilihan yang baik sehingga Anda menerima kesalahan konversi beberapa (jika ada) yang akan memerlukan campur tangan manual. Tabel berikut ini meringkas cara tipe data Access dan format angka Excel dikonversi ketika Anda mengimpor data dari Excel ke Access, dan menawarkan beberapa tips tentang tipe data yang terbaik untuk memilih dalam panduan impor lembar bentang.

Format angka Excel

Tipe data Access

Komentar

Praktik terbaik

Teks

Teks, Memo

Tipe data teks Access menyimpan data alfanumerik hingga 255 karakter. Tipe data Access Memo menyimpan data alfanumerik hingga 65,535 karakter.

Pilih Memo untuk menghindari membatasi data apa pun.

Nomor, persentase, pecahan, ilmiah

Angka

Access yang memiliki tipe data angka yang bervariasi berdasarkan properti ukuran bidang (Byte, bilangan bulat, bilangan bulat panjang, tunggal, ganda, desimal).

Pilih ganda untuk menghindari kesalahan konversi data apa pun.

Tanggal

Tanggal

Akses dan Excel keduanya menggunakan angka tanggal seri yang sama untuk menyimpan tanggal. Di Access, rentang tanggal yang lebih besar: dari -657,434 (Januari 1, 100 m) untuk 2,958,465 (Desember 31, 9999 m).

Karena Access tidak mengenali sistem penanggalan 1904 (digunakan di Excel untuk Macintosh), Anda perlu mengubah tanggal di Excel atau Access untuk menghindari kebingungan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengubah sistem tanggal, format, atau dua digit tahun interpretasi dan mengimpor atau menautkan ke data di buku kerja Excel.

Pilih tanggal.

Waktu

Waktu

Akses dan Excel keduanya menyimpan nilai waktu dengan menggunakan tipe data yang sama.

Memilih waktu, yang biasanya default.

Mata uang, akuntansi

Mata Uang

Di Access, tipe data mata uang menyimpan data sebagai angka 8-byte dengan presisi 4 tempat desimal, dan digunakan untuk menyimpan data keuangan dan mencegah pembulatan nilai.

Pilih mata uang, yang merupakan biasanya default.

Boolean

Ya/Tidak

Mengakses penggunaan -1 untuk semua nilai Ya dan 0 untuk tanpa nilai, sedangkan Excel menggunakan 1 untuk nilai semua TRUE dan 0 untuk semua nilai FALSE.

Pilih Ya/tidak, yang secara otomatis mengonversi nilai yang mendasarinya.

Hyperlink

Hyperlink

Hyperlink di Excel dan Access berisi URL atau alamat Web yang bisa Anda klik dan ikuti.

Pilih Hyperlink, jika tidak Access mungkin menggunakan tipe data teks secara default.

Setelah data di Access, Anda bisa menghapus Excel data. Jangan lupa untuk mencadangkan buku kerja Excel asli terlebih dahulu sebelum menghapusnya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Access mengimpor atau menautkan ke data di buku kerja Excel.

Secara otomatis menambahkan data dengan cara yang mudah

Pengguna Excel masalah umum memiliki menambahkan data dengan kolom yang sama ke dalam satu lembar kerja yang besar. Misalnya, Anda mungkin memiliki aset pelacakan solusi yang dimulai di Excel tapi sekarang telah berkembang untuk menyertakan file dari banyak grup kerja dan Departemen. Data ini mungkin dalam lembar kerja yang berbeda dan buku kerja, atau dalam file teks yang umpan data dari sistem lain. Ada perintah antarmuka pengguna atau cara mudah untuk menambahkan data yang sama di Excel.

Solusi terbaik adalah dengan menggunakan akses, tempat Anda bisa dengan mudah mengimpor dan tambahkan data ke dalam satu tabel dengan menggunakan panduan impor lembar bentang. Selain itu, Anda bisa menambahkan banyak data ke dalam satu tabel. Anda bisa menyimpan operasi impor, menambahkannya sebagai terjadwal tugas Microsoft Outlook, dan bahkan menggunakan makro untuk mengotomatisasi proses.

Langkah 2: Menormalkan data dengan menggunakan panduan Penganalisis tabel

Sekilas, melangkah melalui proses menormalkan data Anda mungkin tampaknya menjadi tugas. Untungnya, menormalkan tabel di Access adalah proses yang lebih mudah, terima kasih untuk panduan Penganalisis tabel.

panduan penganalisis tabel

1. seret kolom yang dipilih ke tabel baru dan secara otomatis membuat hubungan

2. menggunakan tombol perintah untuk mengganti nama tabel, menambahkan kunci utama, membuat kolom kunci utama dan membatalkan tindakan terakhir

Anda bisa menggunakan panduan ini untuk melakukan hal berikut:

  • Mengonversi tabel menjadi rangkaian tabel lebih kecil dan secara otomatis membuat hubungan utama primer dan asing antara tabel.

  • Menambahkan kunci utama untuk bidang yang sudah ada yang berisi nilai yang unik, atau buat bidang ID baru yang menggunakan tipe data AutoNumber.

  • Membuat hubungan untuk menerapkan integritas referensial dengan pembaruan berjenjang secara otomatis. Hapus berjenjang tidak secara otomatis ditambahkan ke mencegah secara tidak sengaja menghapus data, tapi Anda bisa dengan mudah menambahkan berjenjang menghapus nanti.

  • Cari tabel baru untuk data berlebihan atau duplikat (seperti pelanggan sama dengan dua nomor telepon) dan memperbarui yang diinginkan.

  • Kembali ke atas tabel asli dan mengganti nama dengan menambahkan "_OLD" ke namanya. Lalu, Anda membuat kueri yang merekonstruksi tabel asli, dengan nama tabel asli agar formulir atau laporan berdasarkan tabel asli apa pun yang sudah ada akan berfungsi dengan struktur tabel baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Normalisasikanlah data Anda menggunakan Penganalisis tabel.

Langkah 3: Menyambungkan untuk mengakses data dari Excel

Setelah data telah dinormalkan di Access dan kueri atau tabel yang telah dibuat yang merekonstruksi data asli, ada masalah sederhana menyambungkan untuk mengakses data dari Excel. Data Anda sekarang berada di Access sebagai sumber data eksternal, dan agar bisa tersambung ke buku kerja melalui koneksi data, yang merupakan wadah informasi yang digunakan untuk menemukan, masuk ke, dan mengakses sumber data eksternal. Informasi koneksi disimpan dalam buku kerja dan juga dapat disimpan dalam file koneksi, seperti file koneksi Data Office (ODC) (ekstensi nama file .odc) atau nama sumber Data file (.dsn ekstensi). Setelah Anda tersambung ke data eksternal, Anda bisa juga secara otomatis melakukan refresh (atau Perbarui) buku kerja Excel dari akses kapan pun data pembaruan di Access.

Untuk informasi selengkapnya, lihat gambaran umum penghubung (mengimpor) data.

Mendapatkan data Anda ke Access

Bagian ini memandu Anda dalam fase berikut menormalkan data Anda: pecah nilai dalam kolom tenaga penjual dan alamat mereka potong paling atom, memisahkan terkait subjek ke tabel mereka sendiri, menyalin dan menempelkan tabel-tabel tersebut dari Excel ke Access membuat kunci hubungan antara baru dibuat tabel Access, dan membuat dan menjalankan kueri sederhana di Access untuk mengembalikan informasi.

Contoh data dalam formulir non-dinormalkan

Lembar kerja berikut ini berisi nilai non-atom dalam kolom tenaga penjual dan kolom alamat. Kolom kedua harus dibagi menjadi dua atau beberapa kolom terpisah. Lembar kerja ini juga berisi informasi tentang tenaga penjualan, produk, pelanggan dan pesanan. Informasi ini harus juga dibagi lebih lanjut, dengan subjek, menjadi tabel terpisah.

Penjual

ID Pesanan

Tanggal pesanan

ID Produk

Jml

Harga

Nama pelanggan

Alamat

Telepon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informasi di bagian-bagiannya terkecil: atom data

Bekerja dengan data dalam contoh ini, Anda bisa menggunakan perintah teks ke kolom di Excel untuk memisahkan bagian-bagian "atom" sel (seperti alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) ke dalam kolom diskrit.

Tabel berikut ini memperlihatkan kolom baru di lembar kerja yang sama setelah mereka telah dipisahkan untuk membuat semua nilai atom. Perhatikan bahwa informasi dalam kolom tenaga penjual telah dipisahkan ke dalam kolom nama depan dan nama belakang dan informasi di kolom alamat telah pemisahan kolom alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos. Data ini ada di "pertama bentuk normal."

Nama Belakang

Nama Depan

 

Alamat jalan

Kota

Negara Bagian

Kode pos

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia lingkaran

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Melanggar data ke dalam subjek teratur di Excel

Beberapa tabel data contoh yang diikuti memperlihatkan informasi yang sama dari lembar kerja Excel setelah telah dibagi menjadi tabel untuk tenaga penjualan, produk, pelanggan dan pesanan. Desain tabel tidak final, tetapi berada di jalur yang benar.

Tenaga penjual tabel berisi hanya informasi tentang personil penjualan. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (tenaga penjual ID). Nilai ID tenaga penjual akan digunakan dalam tabel pesanan untuk disambungkan pesanan tenaga penjual.

Tenaga Penjual

Tenaga penjual ID

Nama Belakang

Nama Depan

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Tabel produk berisi hanya informasi tentang produk. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID Produk). Nilai ID Produk yang akan digunakan untuk menyambungkan informasi produk ke tabel detail pesanan.

Produk

ID Produk

Harga

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5.25

Tabel pelanggan berisi hanya informasi tentang pelanggan. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID pelanggan). Nilai ID Pelanggan yang akan digunakan untuk menyambungkan pelanggan informasi ke tabel Orders.

Customers

ID Pelanggan

Nama

Alamat jalan

Kota

Negara Bagian

Kode pos

Telepon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabel pesanan yang berisi informasi tentang pesanan, tenaga penjualan, pelanggan, dan produk. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (pesanan ID). Beberapa informasi dalam tabel ini harus dibagi menjadi tabel tambahan yang berisi detail pesanan sehingga tabel Orders berisi hanya empat kolom — ID pesanan unik, tanggal pesanan, ID tenaga penjual dan id pelanggan. Tabel yang diperlihatkan di sini tidak belum telah dipisahkan ke dalam tabel detail pesanan.

Orders

ID Pesanan

Tanggal pesanan

Tenaga penjual ID

ID pelanggan

ID Produk

Jml

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detail pesanan, seperti ID Produk dan kuantitas pindah dari tabel pesanan dan disimpan dalam tabel detail pesanan. Ingatlah bahwa tidak ada 9 pesanan, jadi sebaiknya ada 9 catatan dalam tabel ini. Perhatikan bahwa tabel Orders memiliki ID unik (pesanan ID), yang akan dirujuk dari tabel detail pesanan.

Desain akhir dari tabel pesanan akan terlihat seperti berikut:

Orders

ID Pesanan

Tanggal pesanan

Tenaga penjual ID

ID pelanggan

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabel detail pesanan berisi tanpa kolom yang memerlukan nilai yang unik (yaitu, ada kunci utama tidak ada), sehingga tidak apa-apa untuk kolom apa pun atau semua untuk memuat data "berlebihan". Namun, dua catatan dalam tabel ini harus benar-benar sama (aturan ini berlaku untuk semua tabel dalam database). Dalam tabel ini, harus ada 17 Catatan — setiap terkait dengan produk dalam urutan individual. Misalnya, dalam urutan 2349, tiga C-789 produk terdiri dari salah satu dari dua bagian dari seluruh urutan.

Tabel detail pesanan, oleh karena itu, harus seperti berikut ini:

Detail pesanan

ID Pesanan

ID Produk

Jml

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Menyalin dan menempelkan data dari Excel ke Access

Sekarang setelah informasi tentang tenaga penjualan, pelanggan, produk, pesanan dan detail pesanan pecah ke dalam subjek terpisah di Excel, Anda bisa menyalin data itu secara langsung ke dalam Access, di mana itu akan menjadi tabel.

Membuat hubungan antara tabel Access dan menjalankan kueri

Setelah Anda telah dipindahkan data Anda untuk Access, Anda bisa membuat hubungan antara tabel dan lalu membuat kueri untuk mengembalikan informasi tentang berbagai subjek. Misalnya, Anda bisa membuat kueri yang mengembalikan ID pesanan dan nama tenaga penjual untuk pesanan yang dimasukkan di antara 3/05/09 dan 3/08/09.

Selain itu, Anda bisa membuat formulir dan laporan untuk mempermudah entri data dan analisis penjualan.

Perlu bantuan lainnya?

Anda selalu dapat bertanya kepada pakar di Komunitas Teknologi Excel, mendapatkan dukungan di Komunitas Jawaban, atau menyarankan fitur maupun fitur baru di Suara Pengguna Excel.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×