Memindahkan data dari Excel ke Access

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini memperlihatkan kepada Anda cara untuk memindahkan data dari Excel ke Access dan mengonversi data menjadi tabel relasional sehingga Anda bisa menggunakan Microsoft Office Excel dan Access bersama-sama. Untuk meringkas, akses terbaik untuk merekam, menyimpan, membuat kueri, dan berbagi data, dan Excel terbaik untuk menghitung, menganalisis dan memvisualisasikan data.

Dua artikel, menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda dan 10 teratas alasan untuk menggunakan Access dengan Excel, mendiskusikan program mana paling cocok untuk tugas tertentu dan cara menggunakan Excel dan Access bersama-sama untuk membuat solusi.

Di artikel ini

Esensi dari database relasional dan pemodelan data

Komponen tabel relasional

Apa itu normalisasi?

Tabel bisa dalam bentuk normal yang berbeda

Hubungan dan tombol

Integritas data dan validitas

Menjumlahkan

Langkah-langkah dasar untuk memindahkan data dari Excel ke Access

Langkah 1: Mengimpor data dari Excel ke Access

Secara otomatis menambahkan data dengan cara yang mudah

Langkah 2: Menormalkan data dengan menggunakan panduan Penganalisis tabel

Langkah 3: Menyambungkan untuk mengakses data dari Excel

Mendapatkan data Anda ke Access

Esensi dari database relasional dan pemodelan data

Banyak file data, termasuk Excel, ini disebut file datar. File ini sering besar dan berisi data yang berlebihan, kolom yang jarang digunakan, dan banyak nilai kosong. Anda mungkin mewarisi file ini dari sistem atau pengguna lain, atau mereka mungkin berevolusi cara ini sebagai kolom ditambahkan seiring berjalannya waktu untuk memenuhi persyaratan berubah. Meskipun organisasi data dalam file datar bekerja untuk tujuan tertentu, mereka tidak fleksibel, dan Anda bisa menemukan sulit untuk menjawab pertanyaan yang tak terduga tentang data Anda.

file datar

Diuji solusi ke file datar adalah database relasional. Akses program database relasional dan bekerja paling baik bila tabel baik didesain dengan hubungan yang sesuai dengan model database relasional.

Atas Halaman

Komponen tabel relasional

Dalam database relasional didesain dengan baik, setiap tabel adalah kumpulan bernama kolom dan beberapa baris yang menyimpan informasi tentang subjek tunggal, seperti karyawan. Setiap kolom tabel secara unik bernama dan berisi informasi tentang subjek, seperti karyawan nama dan alamat. Baris tabel berisi kemunculan subjek, seperti semua karyawan saat ini dalam perusahaan. Sebuah nilai di irisan baris dan kolom, dan fakta tunggal, seperti "Seattle." Akhirnya, Anda bisa mengurutkan ulang baris dan kolom tanpa mengubah arti dari tabel.

tabel relasional

1. menunjukkan tabel subjek tunggal — orang, tempat, hal, acara, atau konsep

2. setiap baris unik dan memiliki kunci utama, seperti nomor tanda pengenal

3. setiap kolom yang memiliki nama yang unik, singkat, dan bermakna

4. semua nilai di kolom sama makna dan format

5. setiap nilai dalam tabel (setara dengan sel di Excel) mewakili satu fakta

Atas Halaman

Apa itu normalisasi?

Sayangnya, tabel relasional didesain dengan baik tidak hanya secara otomatis terjadi dalam Access database. Anda harus menggunakan metode untuk menganalisis data dalam file datar dan untuk menyusun ulang data dari satu tabel ke dua atau beberapa tabel berkaitan. Metode ini disebut normalisasi. Dalam proses langkah demi langkah, Anda Pisahkan satu tabel menjadi dua atau beberapa tabel kecil dengan menghapus nilai berulang dalam kolom, menghapus data berlebihan dari baris, dan menambahkan kunci utama (bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap rekaman dalam tabel) dan kunci asing (bidang yang berisi nilai yang ditemukan di bidang kunci utama dalam tabel terkait) untuk menetapkan hubungan antara tabel baru.

diagram relasional

1. tabel relasional

2. nama kolom

3. kunci utama

4. kunci asing

5. relasional garis dan simbol

Atas Halaman

Tabel bisa dalam bentuk normal yang berbeda

Tabel dapat berada dalam salah satu dari empat berbeda normal formulir: nol, pertama, kedua, dan ketiga. Tiap formulir menguraikan sejauh mana data dalam tabel diatur dan bisa berhasil digunakan dalam database relasional. Formulir nol normal paling tidak teratur dan bentuk ketiga normal paling efisien teratur.

Nol formulir normal    Satu tanda bahwa tabel dalam status paling tidak teratur, dikenal sebagai "nol bentuk normal," adalah saat satu atau beberapa kolom berisi nilai "non-atom", yang artinya bahwa beberapa nilai yang dimuat dalam sel tunggal. Misalnya, alamat pelanggan mungkin berisi alamat jalan (seperti 2302 Harvard Ave), kota, negara bagian, dan kode pos (ZIP). Idealnya masing-masing elemen alamat yang disimpan dalam kolom terpisah. Sebagai contoh lain, nama kolom yang berisi lengkap, seperti "Li, Yale" atau "Ellen Adams" harus Pisahkan menjadi kolom terpisah untuk nama depan dan belakang. Menyimpan nama depan dan belakang dalam kolom terpisah merupakan praktik yang baik yang membantu Anda menemukan dan mengurutkan data Anda dengan cepat.

Tanda lain dari data dalam formulir nol normal yang saat ini berisi informasi tentang subjek yang berbeda, seperti tenaga penjualan, produk, pelanggan dan pesanan. Jika memungkinkan, data akan dipisahkan menjadi tabel terpisah untuk setiap subjek.

Bentuk pertama normal    Tabel berada di bentuk normal pertama saat setiap kolom berisi nilai atom, tapi satu atau beberapa kolom berisi beberapa data berlebihan, seperti informasi tenaga penjual atau pelanggan untuk setiap bagian dari urutan. Sebagai contoh, Adams, Ellen diulang lima kali di lembar kerja karena dua pesanan yang berbeda (satu dengan tiga produk dan satu dengan dua produk).

Bentuk kedua normal    Tabel berada di kedua bentuk normal saat data berlebihan telah dihapus, tapi satu kolom atau lebih baik tidak berdasarkan pada kunci utama atau berisi nilai terhitung (seperti harga * diskon).

Bentuk ketiga normal    Tabel berada di bentuk ketiga normal saat semua kolom dalam tabel berdasarkan pada kunci utama. Seperti yang diperlihatkan dalam gambar berikut ini, informasi produk dan pemasok disimpan di tabel terpisah dan digabungkan pada pencarian ke bidang ID pemasok dalam tabel pemasok.

Tabel di nol, pertama dan kedua normal formulir bisa menyajikan masalah saat Anda ingin mengubah data. Sebagai contoh, memperbarui nilai yang diulang sering adalah proses sangat memakan waktu. Setiap kali Anda memperbarui nilai, Anda perlu memeriksa untuk melihat jika setiap baris berisi nilai yang sama. Ini bisa membuang waktu Anda dan operasi sarat kesalahan. Selain itu, sulit untuk secara efektif mengurutkan dan memfilter kolom yang berisi nilai berulang. Tabel di formulir normal pertama dan kedua adalah peningkatan besar formulir normal nol, tetapi mereka masih bisa akan masalah saat Anda menyisipkan, memperbarui, atau menghapus data.

Saat Anda masuk melalui proses menormalkan data Anda, Anda mengonversi tabel dari bawah formulir ke formulir lebih tinggi hingga semua tabel berada di bentuk ketiga normal. Dalam banyak kasus, bentuk ketiga normal ideal karena:

  • Modifikasi masalah dapat dihilangkan ketika data dimasukkan, menghapus, atau diperbarui.

  • Integritas data dapat dilakukan dengan batasan data dan business aturan.

  • Anda bisa membuat kueri data dalam berbagai cara untuk menjawab pertanyaan Anda.

Atas Halaman

Hubungan dan tombol

Database relasional dijabarkan berisi beberapa tabel, masing-masing dalam formulir normal ketiga, tapi ada juga hubungan antara tabel ini yang membantu menyatukan data. Sebagai contoh, karyawan milik Departemen dan yang ditetapkan untuk proyek, proyek memiliki subtugas, subtugas yang dimiliki oleh karyawan dan Departemen mengelola proyek. Dalam skenario ini, database relasional akan memiliki empat tabel yang ditentukan: karyawan, proyek, subtugas dan Departemen, dengan masing-masing hubungan kunci ditentukan: milik, yang ditetapkan untuk, memiliki, dimiliki oleh, dan mengelola.

Ada tiga tipe hubungan:

  • Satu ke satu (1:1)    Sebagai contoh, setiap karyawan memiliki ID unik lencana dan setiap lencana ID merujuk ke memiliki karyawan unik.

  • Satu-ke-banyak (1:M)    Sebagai contoh, setiap karyawan ditetapkan ke satu departemen, tapi Departemen memiliki banyak karyawan. Ini juga disebut hubungan induk-anak.

  • Banyak-ke-banyak (M:M)    sebagai contoh, karyawan dapat ditetapkan ke banyak proyek, dan setiap proyek bisa memiliki banyak karyawan yang ditetapkan. Perhatikan bahwa tabel khusus, disebut tabel persimpangan, sering digunakan untuk membuat hubungan satu ke banyak antara setiap tabel dalam bentuk ketiga normal untuk total tiga tabel yang bersama-sama membentuk hubungan banyak-ke-banyak.

Anda membuat hubungan antara dua atau beberapa tabel berdasarkan pada kunci utama dan asing. Kunci utama adalah kolom dalam tabel nilai yang unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel, seperti nomor tanda pengenal atau Departemen kode. Kunci asing adalah kolom dalam tabel nilai yang sama sebagai kunci utama tabel lain. Anda dapat menganggap kunci asing sebagai salinan kunci utama dari tabel relasional lain. Hubungan antara dua tabel dibuat oleh mencocokkan nilai kunci asing dalam satu tabel dengan nilai kunci utama yang lain.

hubungan utama primer dan asing

Atas Halaman

Integritas data dan validitas

Setelah Anda membuat database relasional dengan semua tabel dalam formulir normal ketiga dan hubungan benar yang ditentukan, Anda ingin memastikan integritas data tersebut. Integritas data berarti bahwa Anda bisa dengan benar dan konsisten menavigasi hubungan dan memanipulasi tabel dalam database sepanjang waktu saat database diperbarui. Ada dua dasar aturan dalam database relasional yang membantu memastikan integritas data.

Aturan entitas    Masing-masing baris dalam tabel harus memiliki kunci utama dan kunci utama yang harus memiliki nilai. Aturan ini memastikan bahwa setiap baris dalam tabel bisa secara unik mengidentifikasi dan tidak pernah secara tidak sengaja hilang. Selain itu, setiap kali Anda sisipkan, memperbarui, atau menghapus data, keunikan dan keberadaan kunci utama semua dapat dipertahankan.

Aturan integritas referensial    Aturan ini mengontrol aturan penyisipan dan penghapusan hubungan satu ke banyak. Jika tabel Anda memiliki kunci asing, setiap nilai kunci asing harus berupa null (tidak ada nilai) atau harus cocok dengan nilai di tabel relasional di mana kunci asing itu adalah kunci utama.

mengedit hubungan

Anda bisa juga lebih lanjut memastikan integritas data dalam database relasional dengan menggunakan aturan validasi data berbagai, termasuk tipe data (seperti bilangan bulat), data panjang (seperti sebagai 15 karakter atau kurang), format data (seperti mata uang), nilai default (seperti 10), dan batasan (seperti Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Aturan validasi data ini membantu memastikan bahwa database memiliki kualitas data dan juga sesuai aturan dibuatnya bisnis.

Hal ini diperhatikan entri data yang penting perbedaan antara Access database dan buku kerja Excel. Memasukkan data di lembar kerja Excel "bentuk bebas." Anda bisa memasukkan data di mana saja dan Anda bisa dengan mudah membatalkan perubahan. Namun, Access database lebih terstruktur dan dibatasi. Selanjutnya, ketika Anda memasukkan data dalam tabel, Ubah berkomitmen ke database. Anda tidak bisa membatalkan entri data dengan cara yang sama seperti Excel, meskipun Anda bisa menghapus atau memperbarui data untuk memperbaiki kesalahan.

Atas Halaman

Menjumlahkan

Setelah Anda menormalkan data Anda menjadi relasional tabel dengan hubungan yang jelas dan menetapkan integritas data, menjadi lebih mudah untuk:

  • Menghemat ruang dan meningkatkan kinerja, karena data berulang dan berlebihan fisik dihapus.

  • Memperbarui data akurat dan memelihara integritas data.

  • Mengurutkan, memfilter, membuat kolom terhitung, agregat, dan meringkas data.

  • Kueri data dalam berbagai cara untuk menjawab pertanyaan yang diharapkan dan tak terduga.

Untuk memastikan, ada yang maju aspek untuk desain database relasional, seperti kunci komposit (tombol yang terdiri dari nilai dari dua kolom atau lebih), tambahan formulir normal (keempat normal formulir — dependensi multinilai), dan denormalization. Tapi untuk sebagian besar sederhana ke database sedang memerlukan, Anda memiliki informasi penting tentang desain database yang perlu Anda pahami studi kasus berikut ini di artikel ini.

Atas Halaman

Langkah-langkah dasar untuk memindahkan data dari Excel ke Access

Saat Anda memindahkan data dari Excel ke Access, ada tiga langkah dasar untuk proses.

tiga langkah dasar

Atas Halaman

Langkah 1: Mengimpor data dari Excel ke Access

Mengimpor data adalah operasi yang bisa berjalan lebih lancar jika Anda membutuhkan waktu untuk mempersiapkan dan membersihkan data Anda. Mengimpor data adalah seperti memindahkan ke beranda baru. Jika Anda membersihkan dan menata milik Anda sebelum Anda Pindahkan, menyelesaikan ke rumah baru Anda akan jauh lebih mudah.

Membersihkan data Anda sebelum Anda mengimpor

Sebelum Anda mengimpor data ke Access, di Excel itu ide bagus untuk:

  • Mengubah sel-sel yang berisi data non-atom (yaitu, beberapa nilai dalam satu sel) untuk beberapa kolom. Misalnya, sel di kolom "Kemampuan" yang berisi beberapa nilai keahlian, seperti "C# pemrograman," "VBA pemrograman" dan "Web desain" harus diperinci untuk memisahkan kolom masing-masing berisi hanya satu nilai.

  • Gunakan perintah TRIM untuk menghapus memimpin, sesudahnya, dan beberapa spasi yang disematkan.

  • Menghapus karakter non-cetak.

  • Menemukan dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tanda baca.

  • Hapus duplikat baris atau kolom.

  • Pastikan bahwa kolom data tidak berisi format campuran, terutama angka diformat sebagai teks atau tanggal yang diformat sebagai angka.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Excel berikut ini:

Catatan: Jika data Anda membersihkan kebutuhan kompleks, atau Anda tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengotomatisasi proses Anda sendiri, Anda mungkin mempertimbangkan menggunakan vendor pihak ketiga. Untuk informasi selengkapnya, Cari "perangkat lunak pembersihan data" atau "kualitas data" dengan pencari favorit Anda di browser Web Anda.

Pilih tipe data yang terbaik ketika Anda mengimpor

Selama operasi impor di Access, Anda ingin membuat pilihan yang baik sehingga Anda menerima kesalahan konversi beberapa (jika ada) yang akan memerlukan campur tangan manual. Tabel berikut ini meringkas cara tipe data Access dan format angka Excel dikonversi ketika Anda mengimpor data dari Excel ke Access, dan menawarkan beberapa tips tentang tipe data terbaik untuk memilih dalam panduan impor lembar bentang.

Format angka Excel

Tipe data Access

Komentar

Praktik terbaik

Teks

Teks, Memo

Tipe data teks Access menyimpan data alfanumerik hingga 255 karakter. Tipe data Access Memo menyimpan data alfanumerik hingga 65,535 karakter.

Pilih Memo untuk menghindari membatasi data apa pun.

Nomor, persentase, pecahan, ilmiah

Angka

Access yang memiliki tipe data angka yang bervariasi berdasarkan properti ukuran bidang (Byte, bilangan bulat, bilangan bulat panjang, tunggal, ganda, desimal).

Pilih ganda untuk menghindari kesalahan konversi data apa pun.

Tanggal

Tanggal

Akses dan Excel keduanya menggunakan angka tanggal seri yang sama untuk menyimpan tanggal. Di Access, rentang tanggal yang lebih besar: dari -657,434 (Januari 1, 100 m) untuk 2,958,465 (Desember 31, 9999 m).

Karena Access tidak mengenali sistem penanggalan 1904 (digunakan di Excel untuk Macintosh), Anda perlu mengubah tanggal di Excel atau Access untuk menghindari kebingungan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengubah sistem tanggal, format, atau dua digit tahun interpretasi dan mengimpor atau menautkan ke data di buku kerja Excel

.

Pilih tanggal.

Waktu

Waktu

Akses dan Excel keduanya menyimpan nilai waktu dengan menggunakan tipe data yang sama.

Memilih waktu, yang biasanya default.

Mata uang, akuntansi

Mata Uang

Di Access, tipe data mata uang menyimpan data sebagai angka 8-byte dengan presisi 4 tempat desimal, dan digunakan untuk menyimpan data keuangan dan mencegah pembulatan nilai.

Pilih mata uang, yang merupakan biasanya default.

Boolean

Ya/Tidak

Mengakses penggunaan -1 untuk semua nilai Ya dan 0 untuk tanpa nilai, sedangkan Excel menggunakan 1 untuk nilai semua TRUE dan 0 untuk semua nilai FALSE.

Pilih Ya/tidak, yang secara otomatis mengonversi nilai yang mendasarinya.

Hyperlink

Hyperlink

Hyperlink di Excel dan Access berisi URL atau alamat Web yang bisa Anda klik dan ikuti.

Pilih Hyperlink, jika tidak Access mungkin menggunakan tipe data teks secara default.

Setelah data di Access, Anda bisa menghapus Excel data. Jangan lupa untuk mencadangkan buku kerja Excel asli terlebih dahulu sebelum menghapusnya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Access, mengimpor atau menautkan ke data di buku kerja Excel.

Atas Halaman

Secara otomatis menambahkan data dengan cara yang mudah

Pengguna Excel masalah umum memiliki menambahkan data dengan kolom yang sama ke dalam satu lembar kerja yang besar. Misalnya, Anda mungkin memiliki aset pelacakan solusi yang dimulai di Excel tapi sekarang telah berkembang untuk menyertakan file dari banyak grup kerja dan Departemen. Data ini mungkin dalam lembar kerja yang berbeda dan buku kerja, atau dalam file teks yang umpan data dari sistem lain. Ada perintah antarmuka pengguna atau cara mudah untuk menambahkan data yang sama di Excel.

Solusi terbaik adalah dengan menggunakan akses, tempat Anda bisa dengan mudah mengimpor dan tambahkan data ke dalam satu tabel dengan menggunakan panduan impor lembar bentang. Selain itu, Anda bisa menambahkan banyak data ke dalam satu tabel. Anda bisa menyimpan operasi impor, menambahkannya sebagai tugas Microsoft Office Outlook terjadwal, dan bahkan menggunakan makro untuk mengotomatisasi proses.

Atas Halaman

Langkah 2: Menormalkan data dengan menggunakan panduan Penganalisis tabel

Sekilas, melangkah melalui proses menormalkan data Anda mungkin tampaknya menjadi tugas. Untungnya, menormalkan tabel di Access adalah proses yang lebih mudah, terima kasih untuk panduan Penganalisis tabel.

panduan penganalisis tabel

1. seret kolom yang dipilih ke tabel baru dan secara otomatis membuat hubungan

2. menggunakan tombol perintah untuk mengganti nama tabel, menambahkan kunci utama, membuat kolom kunci utama dan membatalkan tindakan terakhir

Anda bisa menggunakan panduan ini untuk melakukan hal berikut:

  • Mengonversi tabel menjadi rangkaian tabel lebih kecil dan secara otomatis membuat hubungan utama primer dan asing antara tabel.

  • Menambahkan kunci utama untuk bidang yang sudah ada yang berisi nilai yang unik, atau buat bidang ID baru yang menggunakan tipe data AutoNumber.

  • Membuat hubungan untuk menerapkan integritas referensial dengan pembaruan berjenjang secara otomatis. Hapus berjenjang tidak secara otomatis ditambahkan ke mencegah secara tidak sengaja menghapus data, tapi Anda bisa dengan mudah menambahkan berjenjang menghapus nanti.

  • Cari tabel baru untuk data berlebihan atau duplikat (seperti pelanggan sama dengan dua nomor telepon) dan memperbarui yang diinginkan.

  • Kembali ke atas tabel asli dan mengganti nama dengan menambahkan "_OLD" ke namanya. Lalu, Anda membuat kueri yang merekonstruksi tabel asli, dengan nama tabel asli agar formulir atau laporan berdasarkan tabel asli apa pun yang sudah ada akan berfungsi dengan struktur tabel baru.

Atas Halaman

Langkah 3: Menyambungkan untuk mengakses data dari Excel

Setelah data telah dinormalkan di Access dan kueri atau tabel yang telah dibuat yang merekonstruksi data asli, ada masalah sederhana menyambungkan untuk mengakses data dari Excel. Data Anda sekarang berada di Access sebagai sumber data eksternal, dan agar bisa tersambung ke buku kerja melalui koneksi data, yang merupakan wadah informasi yang digunakan untuk menemukan, masuk ke, dan mengakses sumber data eksternal. Informasi koneksi disimpan dalam buku kerja dan juga dapat disimpan dalam file koneksi, seperti file koneksi Data Office (ODC) (ekstensi nama file .odc) atau nama sumber Data file (.dsn ekstensi). Setelah Anda tersambung ke data eksternal, Anda bisa juga secara otomatis melakukan refresh (atau Perbarui) buku kerja Excel dari akses kapan pun data pembaruan di Access.

Untuk informasi selengkapnya, lihat gambaran umum penghubung (mengimpor) data dan data Exchange (Salin, mengimpor, mengekspor) antara Excel dan Access.

Atas Halaman

Mendapatkan data Anda ke Access

Bagian ini memandu Anda dalam fase berikut menormalkan data Anda: pecah nilai dalam kolom tenaga penjual dan alamat mereka potong yang paling atom, memisahkan berhubungan menjadi tabel mereka sendiri, menyalin dan menempelkan tabel dari Excel ke Access, membuat hubungan kunci antara baru dibuat tabel Access, dan membuat dan menjalankan kueri sederhana di Access untuk mengembalikan informasi tersebut.

Contoh data dalam formulir non-dinormalkan

Lembar kerja berikut ini berisi nilai non-atom dalam kolom tenaga penjual dan kolom alamat. Kolom kedua harus dibagi menjadi dua atau beberapa kolom terpisah. Lembar kerja ini juga berisi informasi tentang tenaga penjualan, produk, pelanggan dan pesanan. Informasi ini harus juga dibagi lebih lanjut, dengan subjek, menjadi tabel terpisah.

Penjual

ID Pesanan

Tanggal pesanan

ID Produk

Jml

Harga

Nama Pelanggan

Alamat

Telepon

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informasi di bagian-bagiannya terkecil: atom data

Bekerja dengan data dalam contoh ini, Anda bisa menggunakan perintah teks ke kolom di Excel untuk memisahkan bagian-bagian "atom" sel (seperti alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) ke dalam kolom diskrit.

Tabel berikut ini memperlihatkan kolom baru di lembar kerja yang sama setelah mereka telah dipisahkan untuk membuat semua nilai atom. Perhatikan bahwa informasi dalam kolom tenaga penjual telah dipisahkan ke dalam kolom nama depan dan nama belakang dan informasi di kolom alamat telah pemisahan kolom alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos. Data ini ada di "pertama bentuk normal."

Nama Belakang

Nama Depan

 

Alamat Jalan

Kota

Negara Bagian

Kode pos

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia lingkaran

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sousa

Luis

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Melanggar data ke dalam subjek teratur di Excel

Beberapa tabel data contoh yang diikuti memperlihatkan informasi yang sama dari lembar kerja Excel setelah telah dibagi menjadi tabel untuk tenaga penjualan, produk, pelanggan dan pesanan. Desain tabel tidak final, tetapi berada di jalur yang benar.

Tenaga penjual tabel berisi hanya informasi tentang personil penjualan. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (tenaga penjual ID). Nilai ID tenaga penjual akan digunakan dalam tabel pesanan untuk disambungkan pesanan tenaga penjual.

Tenaga Penjual

Tenaga penjual ID

Nama Belakang

Nama Depan

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

109

Sousa

Luis

Tabel produk berisi hanya informasi tentang produk. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID Produk). Nilai ID Produk yang akan digunakan untuk menyambungkan informasi produk ke tabel detail pesanan.

Produk

ID Produk

Harga

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5.25

J-558

8,50

Tabel pelanggan berisi hanya informasi tentang pelanggan. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (ID pelanggan). Nilai ID Pelanggan yang akan digunakan untuk menyambungkan pelanggan informasi ke tabel Orders.

Customers

ID Pelanggan

Nama

Alamat Jalan

Kota

Negara Bagian

Kode pos

Telepon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia lingkaran

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabel pesanan yang berisi informasi tentang pesanan, tenaga penjualan, pelanggan, dan produk. Perhatikan bahwa setiap catatan memiliki ID unik (pesanan ID). Beberapa informasi dalam tabel ini harus dibagi menjadi tabel tambahan yang berisi detail pesanan sehingga tabel Orders berisi hanya empat kolom — ID pesanan unik, tanggal pesanan, ID tenaga penjual dan id pelanggan. Tabel yang diperlihatkan di sini tidak belum telah dipisahkan ke dalam tabel detail pesanan.

Orders

ID Pesanan

Tanggal pesanan

Tenaga penjual ID

ID Pelanggan

ID Produk

Jml

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Detail pesanan, seperti ID Produk dan kuantitas pindah dari tabel pesanan dan disimpan dalam tabel detail pesanan. Ingatlah bahwa tidak ada 9 pesanan, jadi sebaiknya ada 9 catatan dalam tabel ini. Perhatikan bahwa tabel Orders memiliki ID unik (pesanan ID), yang akan dirujuk dari tabel detail pesanan.

Desain akhir dari tabel pesanan akan terlihat seperti berikut:

Orders

ID Pesanan

Tanggal pesanan

Tenaga penjual ID

ID Pelanggan

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabel detail pesanan berisi tanpa kolom yang memerlukan nilai yang unik (yaitu, ada kunci utama tidak ada), sehingga tidak apa-apa untuk kolom apa pun atau semua untuk memuat data "berlebihan". Namun, dua catatan dalam tabel ini harus benar-benar sama (aturan ini berlaku untuk semua tabel dalam database). Dalam tabel ini, harus ada 17 Catatan — setiap terkait dengan produk dalam urutan individual. Misalnya, dalam urutan 2349, tiga C-789 produk terdiri dari salah satu dari dua bagian dari seluruh urutan.

Tabel detail pesanan, oleh karena itu, harus seperti berikut ini:

Detail pesanan

ID Pesanan

ID Produk

Jml

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Menyalin dan menempelkan data dari Excel ke Access

Sekarang setelah informasi tentang tenaga penjualan, pelanggan, produk, pesanan dan detail pesanan pecah ke dalam subjek terpisah di Excel, Anda bisa menyalin data itu secara langsung ke dalam Access, di mana itu akan menjadi tabel.

Membuat hubungan antara tabel Access dan menjalankan kueri

Setelah Anda telah dipindahkan data Anda untuk Access, Anda bisa membuat hubungan antara tabel dan lalu membuat kueri untuk mengembalikan informasi tentang berbagai subjek. Misalnya, Anda bisa membuat kueri yang mengembalikan ID pesanan dan nama tenaga penjual untuk pesanan yang dimasukkan di antara 3/05/09 dan 3/08/09.

Selain itu, Anda bisa membuat formulir dan laporan untuk mempermudah entri data dan analisis penjualan.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×