Membuat tabel

Ketika membuat database Access, Anda menyimpan data dalam tabel, daftar berbasis subjek berisi baris dan kolom. Sebagai contoh, Anda dapat membuat tabel Kontak untuk menyimpan daftar nama, alamat, dan nomor telepon, atau tabel Produk untuk menyimpan informasi tentang produk.

Artikel ini menjelaskan cara membuat tabel, menambahkan bidang pada tabel, dan mengatur kunci utama tabel. Artikel ini juga menjelaskan cara mengatur properti bidang dan tabel.

Karena objek database lainnya sangat bergantung pada tabel, Anda harus selalu memulai desain database dengan membuat semua tabelnya telebih dahulu, lalu membuat objek lainnya. Sebelum membuat tabel, pertimbangkan dengan teliti persyaratan Anda dan tentukan semua tabel yang dibutuhkan. Untuk pengenalan tentang perencanaan dan pembuatan desain database, lihat artikel Dasar desain database.

Di artikel ini

Gambaran Umum

Membuat tabel baru

Menambahkan bidang ke tabel

Menyimpan tabel

Gambaran Umum

Sebuah tabel merupakan objek database yang Anda gunakan untuk menyimpan data tentang subjek tertentu, seperti karyawan atau produk. Sebuah tabel terdiri dari catatan dan bidang.

Setiap catatan berisi data tentang satu sampel subjek tabel, seperti karyawan tertentu. Catatan juga umumnya disebut baris atau suatu sampel.

Tiap bidang berisi data tentang satu aspek dari subjek tabel, seperti nama depan atau alamat email. Bidang juga disebut kolom atau atribut.

Sebuah catatan berisi nilai bidang, seperti Contoso, Ltd. atau seseorang@contoh.com. Nilai bidang umumnya disebut fakta.

Tabel pelanggan di Access memperlihatkan tata letak catatan dan bidang

1. Catatan

2. Bidang

3. Nilai bidang

Database Access dapat berisi banyak tabel, masing-masing menyimpan informasi tentang subjek berbeda. Setiap tabel dapat berisi banyak bidang dari tipe data berbeda, seperti teks, angka, tanggal, dan hyperlink.

Properti tabel dan bidang

Tabel dan bidang juga memiliki properti yang dapat diatur untuk mengontrol karakteristik atau perilaku mereka.

Tabel dan lembar properti bidang
Sebuah tabel terbuka dalam tampilan Desain.

1. Properti tabel

2. Properti bidang

Di database Access, properti tabel merupakan atribut dari tabel yang mempengaruhi tampilan atau perilaku tabel secara keseluruhan. Properti tabel diatur dalam lembar properti tabel, di tampilan Desain. Sebagai contoh, Anda dapat mengatur properti Tampilan Default tabel untuk menentukan bagaimana tabel ditampilkan secara default.

Properti bidang berlaku pada bidang tertentu dalam tabel dan menjelaskan salah satu karakteristik bidang atau aspek perilaku bidang. Anda dapat mengatur beberapa properti bidang dalam tampilan lembar data. Anda dapat juga mengatur properti bidang mana pun dalam tampilan Desain menggunakan panel Properti Bidang.

Tipe data

Setiap bidang memiliki tipe data. Tipe data bidang mengindikasikan jenis data yang disimpan oleh bidang, seperti teks atau file lampiran yang berjumlah besar.

Pengaturan tipe data

Tipe data merupakan properti bidang, tetapi berbeda dengan properti bidang lainnya seperti berikut:

  • Anda mengatur tipe data bidang dalam kisi desain tabel, bukan dalam panel Properti Bidang.

  • Tipe data bidang menentukan properti lain apa yang dimiliki oleh bidang.

  • Anda harus mengatur tipe data bidang ketika membuat bidang.

    Anda dapat membuat bidang baru di Access dengan memasukkan data di kolom baru dalam tampilan Lembar Data. Ketika membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, Access menetapkan tipe data untuk bidang secara otomatis, berdasarkan nilai yang dimasukkan. Jika tidak ada tipe data yang tersirat oleh masukan Anda, Access mengatur tipe data ke Teks. Jika dibutuhkan, tipe data dapat diubah menggunakan Pita.

Contoh dari deteksi tipe data secara otomatis

Tabel berikut memperlihatkan bagaimana deteksi tipe data secara otomatis bekerja dalam tampilan Lembardata.

Jika Anda memasukkan:

Access membuat bidang dengan tipe data dari:

John

Teks

http://www.contoso.com

Anda dapat menggunakan prefiks protokol Internet apa pun yang valid. Misalnya, http://, https:// dan mailto: merupakan prefiks yang valid.

Hyperlink

1

Angka, Bilangan Bulat Panjang

50.000

Angka, Bilangan Bulat Panjang

50.000,99

Angka, Ganda

50000,389

Angka, Ganda

12/67

Format tanggal dan waktu yang dikenalilah yang digunakan pengguna lokal Anda.

Tanggal/Waktu

31 Desember 2016

Tanggal/Waktu

10.50.23

Tanggal/Waktu

10.50

Tanggal/Waktu

17.50

Tanggal/Waktu

$12,50

Simbol mata uang yang dikenalilah yang digunakan pengguna lokal Anda.

Mata Uang

21,75

Angka, Ganda

123,00%

Angka, Ganda

3,46E+03

Angka, Ganda

Hubungan tabel

Meskipun setiap tabel menyimpan data tentang subjek yang berbeda, tabel dalam database Access biasanya menyimpan data tentang subjek yang terkait satu sama lain. Misalnya, database mungkin berisi:

  • Tabel pelanggan yang mencantumkan daftar pelanggan perusahaan Anda dan alamat mereka.

  • Tabel produk yang mencantumkan daftar produk yang Anda jual, termasuk harga dan gambar untuk setiap item.

  • Tabel pesanan yang melacak pesanan pelanggan.

Karena data tentang subjek berbeda disimpan di tabel terpisah, Anda memerlukan beberapa cara untuk menyatukan data sehingga data terkait dari tabel terpisah tersebut dapat digabungkan dengan mudah. Untuk menghubungkan data yang disimpan dalam tabel yang berbeda, Anda membuat hubungan. Hubungan merupakan koneksi logis antara dua tabel yang menentukan bidang yang sama-sama dimiliki tabel tersebut.

Kunci

Bidang yang merupakan bagian dari hubungan tabel disebut kunci. Kunci biasanya terdiri dari satu bidang, namun dapat terdiri lebih dari satu bidang. Ada dua jenis kunci:

  • Kunci utama    Sebuah tabel hanya dapat memiliki satu kunci utama. Kunci utama terdiri dari satu atau beberapa bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap catatan yang disimpan dalam tabel. Sering kali, terdapat angka identifikasi unik, seperti nomor ID, nomor seri, atau kode, yang bertindak sebagai kunci utama. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel Pelanggan yang setiap pelanggannya memiliki nomor ID pelanggan yang unik. Bidang ID pelanggan merupakan kunci utama tabel Pelanggan. Ketika kunci utama terdiri dari lebih dari satu bidang, biasanya tersusun dari bidang yang sudah ada, diambil bersama, menyediakan nilai yang unik. Misalnya, Anda mungkin menggunakan kombinasi dari nama belakang, nama depan, dan tanggal lahir sebagai kunci utama bagi tabel mengenai orang-orang.

  • Kunci asing    Tabel dapat memiliki satu kunci asing atau lebih. Kunci asing terdiri dari nilai yang terkait dengan nilai kunci utama dari tabel lainnya. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki tabel Pesanan yang tiap pesanannya memiliki nomor ID Pelanggan yang terkait dengan catatan dalam tabel Pelanggan. Bidang ID pelanggan adalah kunci asing dari tabel Pesanan.

Kesesuaian nilai antar bidang kunci membentuk dasar dari hubungan tabel. Anda menggunakan hubungan tabel untuk mengombinasikan data dari tabel terkait. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai tabel Konsumen dan tabel Pesanan. Dalam tabel Pelanggan, setiap rekaman diidentifikasi oleh bidang kunci utama, ID.

Untuk menghubungkan setiap pesanan dengan pelanggan, Anda menambahkan bidang kunci asing ke tabel Pesanan yang bersesuaian dengan bidang ID tabel Pelanggan, lalu buat hubungan antar dua kunci tersebut. Ketika Anda menambah rekaman ke tabel Pesanan, Anda menggunakan nilai untuk ID pelanggan yang berasal dari tabel Pelanggan. Setiap kali Anda ingin melihat setiap informasi tentang pesanan pelanggan, Anda menggunakan hubungan untuk mengidentifikasi data mana dari tabel Pelanggan yang bersesuaian dengan rekaman dalam tabel Pesanan.

Hubungan tabel Access diperlihatkan dalam jendela Hubungan
Hubungan tabel, diperlihatkan dalam jendela Hubungan.

1. Kunci utama, diidentifikasi dengan ikon kunci di samping nama bidang.

2. Kunci asing — perhatikan tidak adanya ikon kunci.

Keuntungan menggunakan hubungan

Menyimpan data terpisah dalam tabel yang terkait menghasilkan keuntungan sebagai berikut:

  • Konsistensi    Karena setiap item data direkam hanya sekali dalam satu tabel, maka lebih sedikit kemungkinan untuk ambiguitas atau inkonsistensi. Sebagai contoh, Anda menyimpan nama pelanggan hanya sekali dalam tabel tentang pelanggan, dari pada menyimpannya berulang kali (dan berpotensi inkonsisten) dalam tabel yang berisi data pesanan.

  • Efisiensi    Merekam data hanya di satu tempat berarti Anda menggunakan lebih sedikit ruang. Lebih jauh lagi, tabel yang lebih kecil cenderung menyediakan data lebih cepat dari pada tabel yang lebih besar. Akhirnya, jika Anda tidak menggunakan tabel terpisah untuk subjek yang terpisah, Anda akan memperkenalkan nilai kosong (ketiadaan data) dan kelebihan data di dalam tabel Anda, keduanya dapat membuang ruangan dan mengganggu kinerja.

  • Komprehensibilitas    Desain database lebih mudah untuk dimengerti jika subjeknya dipisahkan ke dalam tabel secara benar.

Tips: Rencanakan tabel dengan hubungan dalam pikiran Anda. Anda dapat menggunakan Panduan Pencarian untuk membuat bidang kunci asing jika tabel yang terdiri dari kunci utama yang terhubung sudah ada. Panduan Pencarian membuat hubungan untuk Anda.

Atas Halaman

Membuat tabel baru

Database sederhana, seperti daftar kontak, mungkin hanya menggunakan satu tabel. Namun, jika banyak database mungkin menggunakan beberapa tabel. Saat membuat database baru, Anda membuat file baru pada komputer yang bertindak sebagai wadah untuk semua objek dalam database, termasuk dalam tabel.

Anda dapat membuat tabel dengan membuat database baru, dengan menyisipkan tabel ke database yang sudah ada, atau dengan mengimpor maupun menautkan ke tabel dari sumber data lain, seperti buku kerja Microsoft Excel, dokumen Microsoft Word, file teks, atau database lain. Ketika membuat database baru yang kosong, tabel kosong baru secara otomatis dimasukkan untuk Anda. Data dapat dimasukkan ke dalam tabel untuk mulai menetapkan bidang Anda.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Membuat tabel baru dalam database baru

Membuat tabel baru dalam database yang sudah ada

Mengimpor atau menautkan untuk membuat tabel

Menggunakan situs SharePoint untuk membuat tabel

Mengatur kunci utama tabel

Mengatur properti tabel

Membuat tabel baru dalam database baru

  1. Klik File > Baru. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office > Baru.

  2. Dalam kotak Nama file, ketik nama file untuk database baru.

  3. Untuk menelusuri lokasi yang berbeda guna menyimpan database, klik ikon folder.

  4. Klik Buat.

    Database baru terbuka, dan tabel baru yang bernama Tabel1 dibuat dan dibuka dalam tampilan Lembardata.

Membuat tabel baru dalam database yang sudah ada

  1. Klik File > Buka. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office > Buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka, pilih database yang ingin dibuka, lalu klik Buka.

  3. Pada tab Buat, di grup Tabel,klik Tabel.

    Tabel baru telah dimasukkan ke dalam database dan tabel terbuka di tampilan Lembardata

Mengimpor atau menautkan untuk membuat tabel

Anda dapat membuat tabel dengan mengimpor atau menautkan data yang disimpan di tempat lain. Anda dapat mengimpor atau menautkan ke data dalam lembar kerja Excel, daftar SharePoint, file XML, database Access lain, folder Microsoft Outlook, dan lainnya.

Ketika mengimpor data, Anda membuat salinan data di tabel baru dalam database saat ini. Perubahan selanjutnya terhadap data tidak berpengaruh terhadap data yang diimpor, dan perubahan terhadap data yang diimpor tidak mempengaruhi data sumber. Setelah menghubungkan ke sumber data dan mengimpor datanya, selanjutnya Anda dapat menggunakan data yang diimpor tanpa menghubungkan ke sumber. Anda dapat mengubah desain tabel yang diimpor.

Ketika menautkan data, Anda membuat tabel yang ditautkan dalam database saat ini yang menggambarkan tautan langsung ke informasi yang sudah ada, yang tersimpan di tempat lain. Ketika mengubah data dalam tabel terkait, Anda mengubah di sumbernya. Setiap kali sumber data diubah, perubahan itu diperlihatkan dalam tabel yang ditautkan. Anda harus dapat terhubung ke sumber data setiap kali menggunakan tabel yang ditautkan. Anda tidak dapat mengubah desain tabel yang ditautkan.

Catatan: Anda tidak dapat mengedit data dalam lembar kerja Excel menggunakan tabel yang ditautkan. Sebagai solusinya, impor data sumber ke dalam database Access, lalu tautkan ke database dari Excel.

Membuat tabel baru dengan mengimpor atau menautkan ke data eksternal

  1. Klik File > Buka. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office > Buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka, pilih dan buka database di mana Anda ingin membuat tabel baru.

  3. Di tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautkan, klik salah satu sumber data yang tersedia. Jika Anda menggunakan Access 2007, sumber data berada di grup Impor.

    Gambar Pita Access

  4. Ikuti petunjuk dalam kotak dialog yang muncul di setiap langkah.

    Access membuat tabel baru dan menampilkannya dalam Panel Navigasi.

Anda juga dapat mengimpor atau menautkan ke daftar SharePoint menggunakan perintah pada tab Buat.

Atas Halaman

Menggunakan situs SharePoint untuk membuat tabel.

Tabel dapat dibuat dalam database yang diimpor dari atau ditautkan ke daftar SharePoint. Anda juga dapat membuat daftar SharePoint baru menggunakan templat yang sudah ditentukan sebelumnya. Templat yang sudah ditentukan sebelumnya dalam Access menyertakan Kontak, Tugas, Masalah, dan Acara.

  1. Klik File > Buka. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office > Buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka, pilih database tempat Anda akan membuat tabel baru, kemudian klik Buka.

  3. Pada tab Buat, di grup Tabel,klik Daftar SharePoint.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Membuat daftar SharePoint yang didasarkan pada templat

      1. Klik baik Kontak, Tugas, Masalah, maupun Acara.

      2. Dalam kotak dialog Buat Daftar Baru, ketik URL untuk situs SharePoint tempat Anda ingin membuat daftar.

      3. Masukkan nama dan deskripsi untuk daftar baru di kotak Tentukan nama untuk daftar baru dan Deskripsi.

      4. Untuk membuka tabel yang ditautkan setelah dibuat, pilih kotak centang Buka daftar bila sudah selesai (dipilih secara default).

    • Membuat daftar kustom baru

      1. Klik Kustom.

      2. Dalam kotak dialog Buat Daftar Baru, ketik URL untuk situs SharePoint tempat Anda ingin membuat daftar.

      3. Masukkan nama dan deskripsi untuk daftar baru di kotak Tentukan nama untuk daftar baru dan Deskripsi.

      4. Untuk membuka tabel yang ditautkan setelah dibuat, pilih kotak centang Buka daftar bila sudah selesai (dipilih secara default).

    • Mengimpor data dari daftar yang sudah ada

      1. Klik Daftar SharePoint yang Ada.

      2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal, ketik URL untuk situs SharePoint yang berisi data yang ingin Anda impor.

      3. Klik Impor data sumber ke tabel yang baru di database saat ini, lalu klik Berikutnya.

      4. Pilih kotak centang di samping setiap daftar SharePoint yang ingin Anda impor.

    • Menautkan ke daftar yang sudah ada

      1. Klik Daftar SharePoint yang Ada.

      2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Situs SharePoint, ketik URL untuk situs SharePoint yang berisi daftar yang ingin Anda tautkan.

      3. Klik Tautkan ke sumber data dengan membuat tabel yang dikaitkan, lalu klik Berikutnya.

      4. Pilih kotak centang di samping setiap daftar SharePoint yang ingin Anda tautkan.

Atas Halaman

Mengatur kunci utama tabel

Kecuali jika Anda memiliki alasan tertentu untuk tidak menggunakannya, kunci utama harus ditentukan untuk tabel. Access membuat indeks secara otomatis untuk kunci utama, yang dapat membantu meningkatkan kinerja database. Access juga memastikan bahwa setiap catatan memiliki nilai dalam bidang kunci utama, dan bahwa nilai tersebut selalu unik. Nilai unik sangat penting, karena jika tidak, tidak ada cara untuk membedakan baris tertentu dari baris lainnya.

Ketika membuat tabel baru dalam tampilan Lembardata, Access membuat kunci utama secara otomatis untuk Anda dan menetapkan nama bidang ID dan tipe data AutoNumber.

Dalam tampilan Desain, Anda dapat mengubah atau menghapus kunci utama, atau mengatur kunci utama untuk tabel yang tidak memilikinya.

Menentukan bidang yang digunakan sebagai kunci utama

Terkadang, Anda mungkin sudah memiliki data yang ingin digunakan sebagai kunci utama. Misalnya, Anda mungkin memiliki nomor ID yang sudah ada untuk karyawan. Jika membuat tabel untuk melacak informasi pegawai, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan ID karyawan yang sudah ada sebagai kunci utama untuk tabel. Atau, mungkin ID karyawan unik hanya dalam kombinasi dengan ID departemen, mengharuskan agar menggunakan kedua bidang bersamaan sebagai kunci utama. Kandidat yang baik untuk kunci utama memiliki karakteristik berikut:

  • Setiap catatan memiliki nilai yang unik untuk bidang atau kombinasi bidang.

  • Bidang atau kombinasi bidang tidak pernah kosong atau null — selalu ada nilai.

  • Nilainya tidak berubah.

Jika tidak ada data yang cocok untuk digunakan sebagai kunci utama, Anda dapat membuat bidang baru untuk digunakan sebagai kunci utama. Saat Anda membuat bidang baru untuk digunakan sebagai kunci utama, atur tipe data bidang menjadi AutoNumber guna membantu memastikan kunci utama tersebut memenuhi tiga karakteristik dalam daftar sebelumnya.

Mengatur atau mengubah kunci utama

  1. Pilih tabel yang kunci utamanya ingin Anda atur atau ubah.

  2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.

  3. Di kisi desain tabel, pilih bidang yang ingin digunakan sebagai kunci utama.

    Untuk memilih satu bidang, klik pemilih baris untuk bidang yang diinginkan.

    Untuk memilih lebih dari satu bidang, tahan CTRL, lalu klik pemilih baris untuk setiap bidang.

  4. Pada tab Desain, di grup Alat, klik Kunci Utama.

    Grup Alat pada tab Desain

    Indikator penting muncul di sebelah kiri bidang atau bidang yang Anda tentukan sebagai kunci utama.

Menghapus kunci utama

  1. Pilih tabel yang kunci utamanya ingin diatur atau diubah.

  2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.

  3. Klik pemilih baris untuk kunci utama saat ini. Jika kunci utama terdiri dari beberapa bidang, tahan CTRL, kemudian klik pemilih baris untuk setiap bidang.

  4. Pada tab Desain, di grup Alat, klik Kunci Utama.

    Grup Alat pada tab Desain

    Indikator kunci dihapus dari bidang atau beberapa bidang yang Anda tentukan sebelumnya sebagai kunci utama.

Catatan: Ketika menyimpan tabel baru tanpa mengatur kunci utama, Access meminta Anda untuk membuat bidang baru untuk kunci utama. Jika Anda mengklik Ya, Access membuat bidang ID yang menggunakan tipe data AutoNumber untuk memberikan nilai yang unik pada setiap catatan. Jika tabel Anda sudah berisi bidang AutoNumber, Access menggunakannya sebagai kunci utama. Jika Anda mengklik Tidak, Access tidak menambahkan bidang, dan tidak ada kunci utama yang diatur.

Atas Halaman

Mengatur properti tabel

Selain mengatur properti bidang, Anda juga dapat mengatur properti yang diterapkan ke seluruh tabel atau ke seluruh catatan.

  1. Pilih tabel yang propertinya ingin Anda atur.

  2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.

  3. Pada tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.

    Grup Perlihatkan/Sembunyikan pada tab Desain di Access

    Lembar properti tabel diperlihatkan.

  4. Pada lembar properti, klik tab Umum.

  5. Klik kotak di sebelah kiri properti yang ingin diatur, lalu masukkan pengaturan untuk properti.

    Properti Tabel yang Tersedia

    Menggunakan properti tabel ini

    Untuk

    Menampilkan Tampilan pada Situs SharePoint

    Tentukan apakah tampilan yang didasarkan pada tabel dapat ditampilkan pada situs SharePoint.

    Catatan: Dampak pengaturan ini bergantung pada pengaturan properti database Menampilkan Semua Tampilan Pada Situs SharePoint.

    Lembarsubdata Diperluas

    Memperluas semua sublembar data ketika Anda membuka tabel.

    Tinggi Lembarsubdata

    Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda ingin memperluas jendela lembarsubdata agar menampilkan seluruh baris, atur properti pada 0”.

    • Jika Anda ingin mengontrol tinggi sublembar data, masukkan tinggi yang diinginkan dalam satuan inci.

    Orientasi

    Mengatur orientasi tampilan, bergantung pada apakah bahasa Anda dibaca kiri ke kanan, atau kanan ke kiri.

    Deskripsi

    Menyediakan deskripsi tabel. Deskripsi ini akan muncul dalam tip alat untuk tabel.

    Tampilan Default

    Atur Lembar Data, PivotTable, atau PivotChart sebagai tampilan default ketika Anda membuka tabel. Perhatikan, opsi PivotTable dan PivotChart dihapus dari Access dimulai di Access 2013.

    Aturan Validasi

    Memasukkan ekspresi yang harus benar setiap kali Anda menambah atau mengubah rekaman.

    Teks Validasi

    Memasukkan pesan yang ditampilkan ketika rekaman melanggar ekspresi dalam properti Aturan Validasi.

    Filter

    Menentukan kriteria untuk menampilkan baris yang cocok saja di dalam tampilan Lembar Data.

    Urutan Berdasarkan

    Pilih satu bidang atau lebih untuk menentukan urutan sortir baris default dalam tampilan Lembar Data.

    Nama Lembarsubdata

    Menentukan apakah sublembar data harus muncul dalam tampilan Lembar Data, dan jika ya, tabel atau kueri mana yang harus memasok baris dalam sublembar data.

    Menautkan Bidang Anak

    Membuat daftar bidang dalam tabel atau kueri yang digunakan untuk sublembar data yang cocok dengan properti Tautkan Bidang Master, yang ditentukan untuk tabel.

    Menautkan Bidang Induk

    Membuat daftar bidang dalam tabel yang cocok dengan properti Tautkan Bidang Anak, yang ditentukan untuk tabel.

    Filter Dimuat

    Secara otomatis menerapkan kriteria filter dalam properti Filter (dengan mengatur ke Ya) ketika tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.

    Urutan Berdasakan yang Dimuat

    Secara otomatis menerapkan kriteria urutkan dalam properti Urutkan Menurut (dengan mengatur ke Ya) ketika tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.

    Tips: Untuk memberikan lebih banyak ruang guna memasukkan atau mengedit pengaturan dalam kotak properti, tekan SHIFT+F2 untuk menampilkan kotak Perbesar. Jika Anda mengatur properti Aturan Validasi menjadi ekspresi dan mengingikan bantuan dalam membuatnya, klik Tombol Penyusun di samping kotak properti AturanValidasi untuk menampilkan Penyusun Ekspresi.

  6. Untuk menyimpan perubahan Anda: tekan CTRL+S.

Atas Bagian

Atas Halaman

Menambahkan bidang ke tabel

Anda menyimpan setiap bagian data yang ingin Anda telusuri dalam sebuah bidang. Sebagai contoh, dalam tabel kontak Anda membuat bidang untuk Nama Belakang, Nama Depan, Nomor Telepon, dan Alamat. Dalam tabel produk Anda membuat bidang untuk Nama Produk, ID Produk dan Harga.

Sebelum Anda membuat bidang, cobalah untuk memisahkan data ke bagian terkecilnya yang berguna. Jauh lebih mudah untuk mengombinasikan data nanti daripada memisahkannya nanti. Sebagai contoh, daripada bidang Nama Lengkap, pertimbangkan untuk membuat bidang terpisah untuk Nama Belakang dan Nama Depan. Kemudian, Anda dapat dengan mudah mencari atau mengurutkan menurut Nama Depan, Nama Belakang, atau keduanya. Jika berencana untuk melaporkan, mengurutkan, atau menghitung item data, letakkan item tersebut dalam bidangnya sendiri.

Setelah membuat bidang, Anda juga dapat mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Menambahkan bidang dengan memasukkan data

Ketika membuat tabel baru atau membuka tabel yang sudah ada dalam tampilan Lembar Data, Anda dapat menambahkan bidang ke tabel dengan memasukkan data dalam kolom lembar data Tambahkan Bidang Baru.

Lembar Data di Access dengan kolom Tambahkan Bidang Baru

1. Masukkan data dalam kolom Tambahkan Bidang Baru.

  1. Buat atau buka tabel dalam tampilan Lembar Data dengan mengklik kanan tabel yang Anda inginkan di Panel Navigasi, lalu klik tampilan Lembar Data dari menu pintasan.

  2. Dalam kolom Tambahkan Bidang Baru, masukkan nama bidang yang ingin dibuat.

    Gunakan nama deskriptif agar bidang tersebut mudah untuk diidentifikasi.

  3. Masukkan data ke dalam bidang baru.

Menambahkan bidang dengan menggunakan templat bidang

Terkadang lebih mudah untuk memilih dari daftar yang sudah ditentukan sebelumnya yang sesuai dengan kebutuhan daripada membuat bidang secara manual. Anda dapat menggunakan daftar Bidang Lainnya di Access 2010, 2013, atau 2016 atau panel tugas Templat Bidang di Access 2007 untuk memilih dari daftar templat bidang. Templat bidang adalah sekumpulan karakteristik dan properti yang sudah ditentukan sebelumnya yang menjelaskan sebuah bidang. Definisi templat bidang menyertakan nama bidang, tipe data, pengaturan untuk properti Format bidang, dan properti bidang lainnya.

Jika Anda menggunakan Access 2010, 2013, atau 2016, ikuti langkah-langkah ini.

  1. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Lembardata.

  2. Di tab Bidang, dalam grup Tambahkan & Hapus, klik Bidang Lainnya.

    Cuplikan layar grup Tambahkan & Hapus di tab pita Bidang.

  3. Pilih bidang dalam daftar Bidang Lainnya untuk menyisipkan kolom baru. Access menempatkan bidang di sebelah kanan kolom tempat kursor saat ini berada. Jika memilih salah satu opsi bidang di bawah judul Mulai Cepat, seperti Alamat, Access membuat beberapa bidang dalam tabel Anda yang berisi berbagai bagian alamat.

Jika Anda menggunakan Access 2007, ikuti langkah-langkah ini.

  1. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Lembardata.

  2. Pada tab Lembardata, dalam grup Bidang & Kolom, klik Bidang Baru.

    Gambar Pita Access

  3. Pilih satu atau beberapa bidang dalam panel Templat Bidang, kemudian seret ke tabel tempat Anda ingin menyisipkan kolom baru.

Mengatur properti bidang

Setelah membuat bidang, Anda dapat mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya.

Sebagai contoh, dengan mengatur properti bidang, Anda dapat:

  • Mengontrol kemunculan data dalam bidang

  • Membantu mencegah masukan data yang salah dalam bidang

  • Menentukan nilai default untuk bidang

  • Membantu mempercepat pencarian dan pengurutan pada bidang

Beberapa properti bidang yang tersedia dapat diatur ketika bekerja dalam tampilan Lembar Data. Namun, untuk mendapatkan akses dan mengatur daftar properti bidang secara lengkap, Anda harus menggunakan tampilan Desain.

Mengatur properti bidang dalam tampilan Lembar Data

Anda dapat mengubah nama bidang, mengganti tipe data tersebut, mengganti properti Format, dan mengganti beberapa properti di bidang lainnya saat bekerja dalam tampilan Lembardata.

Membuka tabel dalam tampilan Lembar Data

  1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan pada tabel yang ingin Anda buka.

  2. Pada menu pintasan, klik Tampilan Lembardata.

Mengubah nama bidang

Saat Anda menambahkan bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembardata, Access secara otomatis menetapkan nama generik ke bidang. Access menetapkan nama Bidang1 untuk bidang baru pertama, Bidang2 untuk bidang baru kedua, dan begitu selanjutnya. Secara default, nama bidang digunakan sebagai label kapan pun bidang ditampilkan, seperti judul kolom pada lembardata. Mengubah nama bidang sehingga mereka memiliki nama yang lebih deskriptif agar membantu membuatnya lebih mudah digunakan ketika Anda menampilkan atau mengedit catatan.

  1. Klik kanan judul bidang yang ingin Anda ganti namanya (sebagai contoh, Bidang1).

  2. Di menu pintasan, klik Ganti Nama Bidang. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik Ganti Nama Kolom di menu pintasan.

  3. Masukkan nama baru dalam judul bidang.

    Nama bidang dapat terdiri sampai 64 karakter (huruf atau nomor), termasuk spasi.

Mengubah tipe data bidang

Ketika membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, Access menguji data tersebut untuk menentukan tipe data yang benar untuk bidang. Sebagai contoh, jika memasukkan 1/1/2017, Access mengenali data itu sebagai tanggal dan mengatur tipe data untuk bidang ke Tanggal/Waktu. Jika Access tidak dapat menentukan tipe data secara pasti, tipe data secara default diatur ke Teks (Teks Pendek jika Anda menggunakan Access 2016).

Tipe data bidang menentukan properti bidang lain yang dapat diatur. Sebagai contoh, Anda hanya dapat mengatur properti Tambahkan Saja untuk bidang yang memiliki tipe data Hyperlink atau tipe data Memo (Teks Panjang jika Anda menggunakan Access 2016).

Mungkin terdapat kasus ketika ingin mengubah tipe data bidang secara manual. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai nomor kamar yang menyerupai tanggal seperti 10/2017. Jika memasukkan 10/2017 ke dalam bidang baru dalam tampilan Lembar Data, fitur deteksi tipe data otomatis memilih tipe data Tanggal/Waktu untuk bidang tersebut. Karena nomor kamar merupakan label, dan bukan tanggal, nomor kamar tersebut harus menggunakan tipe data Teks. Gunakan prosedur berikut untuk mengubah tipe data bidang.

  1. Di Pita, klik tab Bidang. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik tab Lembar Data.

  2. Dalam daftar Tipe Data, di grup Pemformatan, pilih tipe data yang Anda inginkan. Jika Anda menggunakan Access 2007, dalam daftar Tipe Data, di grup Tipe & Pemformatan Data, pilih tipe data yang Anda inginkan.

    Tipe data apa yang tersedia?

    Lihat Tipe data untuk database desktop Access untuk daftar lengkap tipe data yang tersedia di database Access.

    Catatan: Ukuran maksimum dari file database Access adalah 2 gigabyte.

    Tips tentang tipe data

    • Untuk mengoptimalkan kinerja, Anda harus menggunakan Ukuran Bidang yang paling tepat ketika membuat bidang Teks atau Angka. Misalnya, jika ingin menyimpan kode pos dengan panjang yang dapat diperkirakan, tentukan panjangnya sebagai ukuran bidang. Anda dapat menentukan ukuran bidang dengan mengatur nilai dalam kotak properti Ukuran Bidang. Untuk informasi selengkapnya, lihat bagian, Mengatur properti bidang lainnya.

    • Nomor telepon, nomor bagian, dan angka lain yang tidak dimaksudkan untuk digunakan dalam penghitungan matematika, Anda harus memilih tipe data Teks dan bukan tipe data Angka. Nilai numerik yang disimpan sebagai teks dapat diurutkan dan difilter secara lebih logis.

Mengubah format bidang

Selain untuk menentukan tipe data dari bidang baru, Access mungkin juga mengatur properti Format untuk bidang, bergantung pada apa yang Anda masukkan. Sebagai contoh, jika Anda memasukkan 10:50 a.m., Access mengatur tipe data ke Tanggal/Waktu dan properti Format ke Waktu Menengah. Untuk mengubah properti Format bidang, lakukan hal berikut:

  1. Di Pita, klik tab Bidang. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik tab Lembar Data.

  2. Dalam daftar Format, di grup Pemformatan, masukkan format yang Anda inginkan. Jika menggunakan Access 2007, dalam daftar Format, di grup Tipe & Pemformatan Data, masukkan format yang Anda inginkan.

    Catatan: Daftar Format mungkin tidak tersedia untuk beberapa bidang (sebagai contoh, Teks), bergantung pada tipe data dari bidang.

Mengatur properti bidang lain

  1. Dalam tampilan Lembar Data, klik bidang yang ingin Anda atur propertinya.

  2. Jika menggunakan Access 2010, 2013, atau 2016, di tab Bidang, dalam grup Properti, Pemformatan, atau Validasi Bidang, pilih properti yang Anda inginkan.

  3. Jika menggunakan Access 2007, di tab Lembar Data, dalam grup Tipe & Pemformatan Data, pilih properti yang Anda inginkan.

Mengatur properti bidang dalam tampilan Desain

Anda dapat mengatur properti bidang apa pun saat bekerja dengan tabel dalam tampilan Desain. Dalam tampilan Desain, Anda mengatur tipe data bidang dalam kisi desain tabel, dan mengatur properti lainnya dalam panel Properti Bidang.

Membuka tabel di tampilan Desain

  1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan pada tabel.

  2. Pada menu pintasan, klik Tampilan Desain.

Mengubah tipe data bidang

  1. Di kisi desain tabel, temukan bidang yang Anda inginkan untuk mengatur tipe data.

  2. Dalam kolom Tipe Data, pilih tipe data dari daftar.

    Tipe data apa yang tersedia?

    Lihat Tipe data untuk database desktop Access untuk daftar lengkap tipe data yang tersedia di database Access.

    Catatan: Ukuran maksimum dari file database Access adalah 2 gigabyte.

    Tips tentang tipe data

    • Nomor telepon, nomor bagian, dan angka lain yang tidak dimaksudkan untuk digunakan dalam penghitungan matematika, Anda harus memilih tipe data Teks dan bukan tipe data Angka. Nilai numerik yang disimpan sebagai teks dapat diurutkan dan difilter secara lebih logis, tetapi tidak dapat digunakan dengan mudah dalam penghitungan.

    • Untuk tipe data Teks dan Angka, Anda dapat menentukan ukuran bidang atau tipe data secara lebih tepat dengan mengatur nilai dalam kotak properti Ukuran Bidang.

Mengatur properti bidang lain

  1. Dalam kisi desain tabel, pilih bidang yang propertinya ingin Anda atur. Access menampilkan properti untuk bidang ini di panel Properti Bidang.

    Tipe data dari bidang yang menentukan properti yang dapat Anda atur.

  2. Dalam panel Properti Bidang, masukkan pengaturan yang Anda inginkan untuk masing-masing properti, atau tekan F6 lalu gunakan tombol panah untuk memilih properti.

    Properti bidang apa yang tersedia?

    Lihat Pengenalan tipe data dan properti bidang untuk daftar lengkap properti bidang yang tersedia untuk setiap tipe data di database Access.

    Catatan: Tidak semua properti tersedia untuk setiap bidang. Tipe data bidang menentukan properti mana yang dimiliki.

  3. Untuk menyediakan lebih banyak ruang guna memasukkan atau mengedit pengaturan properti di kotak properti, tekan SHIFT+F2 untuk menampilkan kotak Perbesar.

    Tips: Jika Anda memasukkan masker input atau ekspresi validasi dan menginginkan bantuan dalam membuatnya, klik Tombol Penyusun di samping kotak properti untuk menampilkan pembuat yang sesuai.

  4. Untuk menyimpan perubahan Anda: tekan CTRL+S.

Menyimpan tabel

Setelah membuat atau memodifikasi tabel, Anda harus menyimpan desainnya. Ketika Anda menyimpan tabel untuk kali pertama, beri nama yang menjelaskan isi data. Anda juga dapat menggunakan hingga 64 karakter alfanumerik, termasuk spasi. Misalnya, Anda mungkin menamai sebuah tabel sebagai Pelanggan, Bagian Inventaris, atau Produk.

Tips: Anda harus memutuskan konvensi penamaan untuk objek dalam database Anda, dan menggunakannya secara konsisten.

  1. Jika Anda menggunakan Access 2010, 2013, atau 2016, klik File > Simpan, atau tekan CTRL+S.

  2. Jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office, lalu klik Simpan, atau tekan CTRL+S.

  3. Jika Anda menyimpan tabel untuk kali pertama, ketik nama untuk tabel, lalu klik OK.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×