Membuat sumber data untuk gabungan surat

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Word bisa menarik data dari berbagai sumber data untuk melakukan gabungan surat. Sebagai bagian dari rangkaian produk Microsoft Office Word, Word dengan mudah menerima data dari Outlook, Excel dan Access. Ini bisa menerima data dari sumber lainnya termasuk halaman web, buka file teks dokumen dan file dibatasi data yang disimpan sebagai teks biasa. Juga jika Anda tidak memiliki sumber data yang sudah ada, Anda bisa dengan mudah membuat sumber data baru dari dalam Word.

Sumber data untuk gabungan Surat

Berikut adalah beberapa contoh sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat di Word.

  • Lembar bentang Excel

    Lembar bentang Excel berfungsi baik sebagai sumber data untuk gabungan Surat jika semua data di satu lembar dan data yang diformat, sehingga dapat membaca baik dengan Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyiapkan sumber data Excel Anda untuk gabungan Surat

  • Daftar kontak Outlook

    Anda bisa mengambil informasi kontak secara langsung dari daftar kontak Outlook Anda ke Word, lihat mengekspor item Outlook .

  • Apple daftar kontak

    Anda bisa mengekspor kontak Apple ke lembar bentang Excel dan menggunakannya sebagai daftar Kirim Anda untuk gabungan surat.

  • Database FileMaker Pro

    Mengimpor data dari sumber data FileMaker Pro sebelum Anda menggunakannya untuk melakukan gabungan surat.

  • File teks

    Anda bisa menggunakan file teks apa pun yang memiliki bidang data dipisahkan (atau dibatasi) dengan tab karakter atau koma dan data rekaman dipisahkan oleh tanda paragraf.

Daftar kirim bisa dibuat dalam Word untuk pengiriman email massal selama proses gabungan surat.

  1. Pada menu tampilan , pilihTata letak cetak.

  2. Pada Bar alat standar , pilihbaru  Tombol Dokumen Baru .

    Gunakan dokumen kosong ini untuk membuat sumber data.

  3. Pada menu alat , pilihManajer gabungan Surat.

  4. Di bawah 1. Pilih tipe dokumen, pilih Buat baru, dan lalu pilih formulir huruf.

  5. Di bawah 2. Pilih daftar Penerima, pilih Mendapatkan daftardan pilih Sumber Data baru.

  6. Dalam kotak nama bidang dalam baris header , klik nama bidang apa pun yang tidak ingin Anda sertakan dalam sumber data Anda, pilihHapus bidang nama, dan lalu pilihOK.

  7. Ketik nama dan pilih lokasi untuk sumber data Anda, dan lalu pilih Simpan.

    Ingat tempat Anda menyimpan sumber data. Anda harus mengetahui lokasinya nanti.

  8. Di kotak dialog Formulir Data, ketikkan data untuk satu rekaman data (misalnya, nama depan penerima di NamaDepan, nama belakang di NamaBelakang, alamat di Alamat1, dan seterusnya).

    Catatan: Jangan masukkan spasi dalam kotak yang ingin Anda biarkan kosong.

  9. Setelah Anda selesai mengisi kotak untuk satu catatan, pilih Tambahkan baru.

  10. Ulangi langkah 8 dan 9 untuk masing-masing catatan yang ingin Anda masukkan.

  11. Setelah Anda menambahkan semua catatan yang Anda inginkan, pilih OK.

    Tips: Untuk kembali ke kotak dialog Formulir Data , di Manajer gabungan surat, di bawah 2. Pilih daftar Penerima, pilih Edit Data sumber  Tombol Edit Sumber Data .

  12. Pada File menu, pilih tutup.

  13. Untuk menyimpan sumber data, pilihSimpan.

  14. Untuk menghapus dokumen kosong yang terbuka, pilih Jangan Simpan.

Tiap kolom di lembar Excel Anda berisi kategori informasi, atau bidang data — misalnya, nama, alamat jalan, kota, status, dan kode pos. Baris pertama sel, disebut header catatan, berisi nama bidang data. Tiap baris berikutnya berisi satu catatan, seperti nama dan alamat orang tersebut.

Catatan: Nanti, saat Anda membuat label, gunakan bidang di header catatan untuk menentukan lokasi data.

  1. Buka Excel.

  2. Di baris pertama lembar, ketik header catatan untuk alamat Anda.

    Misalnya, di kolom pertama dari baris pertama, ketik Nama; di kolom kedua, ketik Alamat; di kolom ketiga, ketik Kota; di mundur kolom, ketik Status; lalu di kolom kelima, ketik Kode Pos, sehingga lembar Excel Anda terlihat seperti ini:

    Lembar Excel yang berisi rekaman header

  3. Di baris kedua, ketik nama dan informasi alamat untuk satu penerima.

    Tambahkan baris alamat tambahan sebanyak yang Anda inginkan. Lembar Excel Anda kini akan terlihat seperti ini:

    Lembar Excel yang berisi alamat surat

  4. Pilih Simpan  Tombol Simpan .

  5. Ketik nama untuk buku alamat — misalnya, alamat.

    Ingat tempat Anda menyimpan lembar. Anda harus mengetahui lokasinya nanti.

  6. Tutup buku kerja Excel yang berisi daftar penerima.

    Jika Anda tidak menutup buku kerja Excel yang berisi daftar, atau jika Anda membuka kembali buku kerja sebelum menyelesaikan gabungan surat, Anda tidak bisa menyelesaikan penggabungan.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×