Membuat solusi pelacak aset menggunakan InfoPath dan Excel

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Microsoft Office InfoPath memungkinkan Anda membuat Templat formulir untuk entri data dan kumpulan. Microsoft Office Excel 2007 memungkinkan pengguna untuk menghitung, bagan, dan menganalisis data. Dengan menggunakan program ini dan XML, Anda bisa dengan mudah membuat sederhana namun solusi bisnis yang efektif, tanpa kode untuk melacak aset dalam perusahaan.

gambaran umum solusi untuk melacak aset

Dalam artikel ini

Pengenalan ke membuat solusi pelacak aset

Langkah 1: Mengkustomisasi Templat formulir pelacak aset

Langkah 2: Petakan file skema dan mengkustomisasi tata letak tabel di Excel

Langkah 3: Membuat laporan ringkasan PivotTable dan PivotChart

Langkah 4: Mengumpulkan informasi aset dari pengguna

Langkah 5: Mengimpor formulir ke Excel

Pemikiran final: Pertimbangkan untuk menggunakan daftar SharePoint atau Access database

Pengenalan ke membuat solusi pelacak aset

Anda bisa exchange data XML antara InfoPath dan Excel. Meskipun perintah Infopath ekspor sederhana, mudah cara untuk mengirim formulir data ke Excel, ada pendekatan lain yang bisa Anda lakukan yang memberi Anda lebih banyak fleksibilitas. Dengan secara eksplisit pemetaan file skema InfoPath XML (.xsd) di Excel, dan lalu mengimpor file formulir InfoPath (.xml) ke dalam Excel, Anda bisa mengkustomisasi tata letak data Anda dan lebih memanfaatkan fitur di Excel untuk membantu Anda mengelola dan menganalisis data Anda secara lebih efisien.

Di artikel ini, kita akan menggunakan templat formulir InfoPath pelacak aset sampel untuk menggambarkan bagaimana Anda dapat membuat InfoPath, XML, dan Excel bekerja sama. Bayangkan bahwa setiap tahun, organisasi Anda persediaan aset di tiap karyawan di office. Lalu, laporan Excel Jalankan untuk membantu memutuskan cara mengalokasikan anggaran perlengkapan untuk tahun berikutnya. Diagram berikut ini gambaran bagaimana Anda bisa mengumpulkan, melacak dan aset data laporan di departemen Anda.

a

1. Templat formulir pelacak aset dibuat.

2 file skema. dipetakan ke tabel Excel dan tata letak tabel dikustomisasi.

3. kosong PivotTable dan PivotChart laporan ringkasan dibuat.

4. formulir pelacak aset digunakan untuk mengumpulkan data dari pengguna.

5. semua data formulir diekspor ke tabel Excel dan laporan PivotTable dan PivotChart akan di-refresh.

Solusi ini meliputi yang berikut ini peran pengguna dan Produk:

Ikon dukungan penuh = diperlukan Tidak ada ikon dukungan = tidak diperlukan

Persyaratan perangkat lunak

Peran

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Solusi desain

Ikon dukungan penuh

Ikon dukungan penuh

Ikon dukungan penuh

Pembuat keputusan

Ikon dukungan penuh

Ikon dukungan penuh

Ikon dukungan penuh

Karyawan

Ikon dukungan penuh

Ikon dukungan penuh

Tidak ada ikon dukungan

Atas halaman

Langkah 1: Mengkustomisasi Templat formulir pelacak aset

Templat formulir pelacak aset, yang disertakan dalam InfoPath, memungkinkan Anda untuk mengumpulkan informasi tentang setiap aset di office karyawan, Departemen milik karyawan, kategori aset, dan detail tentang setiap aset. Dalam solusi ini, desainer formulir mengajukan Templat formulir untuk pembuat keputusan akun email dengan menggunakan Office Outlook 2007.

templat pelacak aset

Tugas 1: Membuka dan mengkustomisasi Templat formulir pelacak aset

Karena Anda tidak bisa menerbitkan Templat formulir ke daftar Penerima email jika memiliki kontrol kotak teks kaya yang berisi gambar tertaut, Anda perlu membuat perubahan kecil pelacak aset sampel Templat formulir.

  1. Pada File menu, klik desain Templat formulir.

  2. Dalam kotak dialog desain Templat formulir , di bawah buka Templat formulir, klik kustomisasi sampel.

  3. Dalam kotak dialog Mulai , klik sampel - pelacak aset, dan lalu di bawah Formulir tugas, klik desain formulir ini.

  4. Klik kanan kontrol assetNotes , arahkan ke properti Kotak teks kaya , klik tab tampilan , dan lalu di bawah pemformatan yang tersedia, kosongkan kotak centang Gambar tertaut .

Tugas 2: Menetapkan opsi kirim

Tugas berikutnya adalah untuk menentukan opsi kirim sehingga karyawan bisa mengirimkan file secara unik bernama formulir (.xml) ke akun email pembuat keputusan sebagai file yang dilampirkan.

  1. Pada menu alat , klik Opsi mengirimkan.

  2. Di kotak dialog Opsi mengirimkan , pilih kotak centang Perbolehkan pengguna untuk mengirim formulir ini .

  3. Klik kirim data formulir ke tujuan tunggal, dan lalu, di daftar, klik email.

  4. Klik Tambahkan.

    Panduan koneksi Data muncul.

  5. Dalam kotak ke , ketik alias pembuat keputusan yang akan menerima semua bentuk dikirim.

  6. Untuk menentukan baris subjek unik, dalam kotak subjek :

    • Klik sisipkan rumus Tombol Rumus .

    • Ketikkan rumus berikut:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klik Memverifikasi rumus, dan lalu klik OK dua kali.

  • Dalam kotak pengenalan , ketikkan pesan yang sesuai atau tambahkan penting instruksi untuk solusi ini.

  • Klik Berikutnya.

  • Pada halaman berikutnya panduan, klik kirim data formulir sebagai lampiran, dan lalu pilih kotak centang melampirkan Templat formulir untuk memastikan bahwa pengguna bisa membuka formulir .

    Ini akan membantu memastikan bahwa karyawan memiliki akses ke file formulir Templat (.xsn) seandainya mereka tidak dapat mengaksesnya dari lokasi jaringan.

  • Untuk menentukan nama file yang unik untuk setiap file formulir (.xml) dalam kotak Nama lampiran :

    1. Klik sisipkan rumus Tombol Rumus .

    2. Ketikkan rumus yang sama dengan yang ada di baris subjek :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klik Memverifikasi rumus, dan lalu klik OK dua kali.

  • Klik Berikutnya.

  • Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan nama untuk koneksi data ini , ketikkan nama deskriptif untuk mengirimkan koneksi data.

  • Verifikasi bahwa informasi benar di bagian ringkasan , dan lalu klik selesai.

  • Simpan formulir untuk folder publik jaringan yang dapat diakses untuk pembuat keputusan dan semua karyawan.

Atas halaman

Langkah 2: Petakan file skema dan mengkustomisasi tata letak tabel di Excel

Menyiapkan koneksi antara InfoPath dan Excel memerlukan tiga tugas: mengekstrak file skema untuk Templat formulir pelacak aset, pemetaan file skema ini di Excel, dan menyesuaikan tata letak default tabel Excel yang akan berisi semua XML yang diimpor file data formulir.

Tugas 1: Mengekstrak file skema dari InfoPath

  1. Di InfoPath, buka file Templat formulir pelacak aset.

  2. Pada menu alat , klik desain formulir ini.

  3. Pada File menu, klik Simpan sebagai file sumber.

  4. Dalam kotak dialog Cari Folder , pilih folder atau Buat folder baru di mana Anda ingin menyimpan file skema.

Perhatikan lokasi folder di mana semua file sumber disimpan dan nama file skema, dalam kasus ini, myschema.xsd, yang berisi definisi skema dari formulir XML data.

Tugas 2: Petakan file skema InfoPath di Excel

  1. Membuat file Excel baru, dan lalu simpan presentasi ke lokasi yang dapat diakses untuk pembuat keputusan.

  2. Di Excel, jika tab pengembang tidak terlihat, lakukan hal berikut:

    1. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , lalu klik Opsi Excel.

    2. Di kategori populer , di bawah opsi utama untuk bekerja dengan Excel, pilih kotak centang Perlihatkan tab pengembang di pita , dan lalu klik OK.

      Catatan: Pita merupakan komponen dari Antarmuka pengguna Microsoft Office Fluent.

  3. Pada tab Pengembang, dalam grup XML, klik Sumber.

    Grup XML di Pita

    Panel tugas Sumber XML ditampilkan.

  4. Klik Peta XML, dan lalu dalam kotak dialog Peta XML , klik Tambahkan.

  5. Di komputer yang menjalankan Windows Vista    

    1. Di bilah alamat, klik drive atau folder yang berisi file myschema.xsd yang Anda buat di langkah 2 dari bagian, tugas 1: mengekstrak file skema dari InfoPath.

      Di komputer yang menjalankan Microsoft Windows XP    

    2. Dalam daftar lihat di , klik drive atau folder yang berisi file myschema.xsd yang Anda buat di langkah 2 dari bagian, tugas 1: mengekstrak file skema dari InfoPath.

  6. Klik file, lalu klik Buka.

  7. Saat kotak dialog Beberapa akar muncul, klik assetTracking akar yang ditentukan dalam myschema.xsd file, dan lalu klik OK.

    Peta XML ditampilkan pada panel tugas Sumber XML.

  8. Seret elemen node ns1:asset , yang merupakan elemen XML berulang, ke lokasi lembar kerja di mana Anda ingin tabel Excel muncul.

    pemetaan file skema infopath ke dalam excel

Tugas 3: Mengkustomisasi tata letak tabel Excel

Secara default, Excel menggunakan nama elemen XML sebagai judul kolom untuk tabel. Namun, Anda bisa mengubah judul kolom dengan mengedit sel header kolom.

  1. Untuk mengubah header kolom default, mempertahankan tabel Excel yang dipilih, temukan prefiks string berikut, ns1:asset, dan menghapusnya. Misalnya, Anda akan mengubah ns1:assetID untuk ID.

    mengkustomisasi header tabel excel

  2. Untuk menyesuaikan lebar kolom, klik tombol Pilih Semua , lalu klik ganda batas kolom judul.

Atas halaman

Langkah 3: Membuat laporan ringkasan PivotTable dan PivotChart

Gunakan pengambil keputusan PivotTable dan laporan PivotChart untuk menganalisis, menjelajahi, dan memvisualisasikan data ringkasan. Dengan menyetel laporan PivotTable dan PivotChart yang ingin Anda gunakan dalam skenario ini sebelumnya, ini akan operasi sederhana untuk pembuat keputusan untuk menjalankan laporan dengan data diselesaikan nanti.

  1. Pilih sel di tabel Excel.

  2. Pada tab sisipkan , di grup tabel , klik PivotTable, dan lalu klik PivotTable.

    Gambar Pita Excel

    Excel menampilkan kotak dialog Buat PivotTable.

  3. Untuk meletakkan laporan PivotTable di lembar kerja baru yang dimulai pada sel A1, klik Lembar kerja baru, dan lalu klik OK.

    Excel menambahkan laporan PivotTable kosong ke lokasi yang ditentukan dan menampilkan Daftar bidang PivotTable sehingga Anda bisa menambahkan bidang, membuat tata letak, dan mengkustomisasi laporan PivotTable.

  4. Untuk membuat laporan tabular silang data, seret bidang ID ke area nilai, departemen bidang ke area label kolom, bidang kategori ke area label baris dan Ditetapkankepada bidang ke area Filter laporan.

  5. Klik laporan PivotTable.

  6. Pada tab sisipkan , di grup bagan , klik tipe bagan batang .

    Gambar Pita Excel

  7. Di bawah bilah 2D, pilih Batang Tergugus.

  8. Sesuaikan ukuran dan lokasi laporan PivotChart untuk preferensi Anda.

laporan kosong pivottable dan pivotchart

Atas halaman

Langkah 4: Mengumpulkan informasi aset dari pengguna

Sekarang, Templat formulir yang sudah siap untuk diisi oleh semua karyawan, Anda perlu menerbitkan formulir dan mengirimkannya ke setiap karyawan. Saat karyawan setiap mengajukan formulir yang diselesaikan, dikirim sebagai file data XML (.xml) dilampirkan dalam pesan email ke akun email pembuat keputusan. Pembuat keputusan lalu bisa memindahkan semua pesan ke folder InfoPath khusus di Outlook. Dalam skenario ini, sebaiknya Anda menetapkan periode waktu tertentu untuk semua pengguna untuk menyelesaikan formulir sehingga pembuat keputusan bisa menjalankan laporan dengan selesai bentuk ketika tenggat waktu pengumpulan data telah mencapai.

memasukkan data dalam formulir pelacak aset

  1. Di InfoPath, buka formulir Templat (.xsn) yang Anda simpan di langkah 1: mendesain Templat formulir pelacak aset sampel

  2. Pada menu alat , klik desain formulir ini.

  3. Pada File menu, klik terbitkan.

  4. Di panduan penerbitan, klik Daftar Penerima email, dan lalu klik berikutnya.

  5. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak nama Templat formulir , ketik nama untuk Templat formulir, dan lalu klik berikutnya. Nama Templat formulir akan muncul dalam subjek judul pesan yang dikirim ke penerima pesan email Anda.

  6. Secara opsional, pada halaman berikutnya panduan, Anda bisa membuat kolom yang akan muncul di folder Outlook Anda untuk membantu menata pesan email Anda.

  7. Klik Berikutnya.

  8. Klik Terbitkan.

  9. Setelah panduan penerbitan selesai penerbitan Templat formulir, pesan email dengan formulir akan terbuka.

  10. Isi pesan, ketik nama karyawan atau menggunakan daftar distribusi, dan kemudian mengirim pesan.

Di Outlook, pembuat keputusan bisa menata semua bentuk XML dikirim dalam salah satu dari dua cara:

  • Jika kotak pesan folder formulir InfoPath muncul saat pertama kali membuka pesan, klik Buat Folder formulir.

  • Membuat aturan di Outlook untuk memindahkan semua formulir InfoPath terkait ke folder InfoPath.

    Untuk informasi selengkapnya, lihat mengelola pesan dengan menggunakan aturan.

Atas halaman

Langkah 5: Mengimpor formulir ke Excel

Karena Anda sudah membuat langkah buku kerja Excel 2 dan 3, sangatlah masalah sederhana untuk pembuat keputusan untuk mengekspor dan meninjau data formulir. Pengambil hanya perlu mengekspor file xml (.xml) dari Outlook, mengimpor semua file formulir (.xml) ke buku kerja Excel, dan lalu me-refresh data.

Tugas 1: Mengekspor bentuk dari Outlook ke Windows folder

  1. Di Outlook, pilih folder yang berisi semua bentuk yang Anda terima dari karyawan, dan tekan CTRL + A untuk memilih semua pesan email formulir.

  2. Klik kanan pilihan, arahkan ke Tindakan InfoPath, dan lalu klik Ekspor formulir.

  3. Dalam kotak dialog Formulir ekspor , pilih folder, dan tekan OK.

Tugas 2: Mengimpor bentuk ke Excel

  1. Di buku kerja Excel yang Anda buat di langkah 2: Petakan file skema dan mengkustomisasi tata letak tabel di Excel, pilih salah satu dari sel yang dipetakan di tabel Excel.

  2. Pada tab pengembang , dalam grup XML , klik impor.

    Grup XML di Pita

    Kotak dialog Impor XML ditampilkan.

  3. Di komputer yang menjalankan Windows Vista    

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika file yang berdekatan, tekan SHIFT, dan lalu klik pertama dan terakhir file dalam daftar.

    • Jika file yang tidak berdekatan, tekan CTRL, dan lalu klik setiap file yang ingin Anda impor dalam daftar.

  5. Klik Impor.

    tabel excel data yang diimpor

Secara default, Excel menimpa semua data yang sudah ada dalam sel yang dipetakan, yang merupakan hasil akhir yang diinginkan untuk solusi bisnis. Namun, pembuat keputusan bisa, misalnya, mengimpor data beberapa kali untuk mengukur kemajuan sebelum batas terjadwal.

Catatan: Di Excel, Anda juga bisa menambahkan data dengan menggunakan opsi tambahkan data baru ke tabel XML yang sudah ada (pada tab pengembang , dalam grup XML , klik Peta properti), yang mungkin cocok untuk solusi lainnya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan Excel, data impor XML dan penambahan atau menimpa data XML dipetakan.

Tugas 3: Refresh laporan PivotTable dan PivotChart

  • Klik sel dalam laporan PivotTable.

  • Pada tab opsi , dalam grup Data , klik panah di samping Refresh semua, dan lalu klik Refresh.

    Gambar Pita Outlook

laporan final pivottable dan pivotchart

Ringkasan laporan Anda perlu membantu Anda mengalokasikan anggaran perlengkapan untuk tahun berikutnya dan buku kerja Excel sekarang berisi semua data. Tentu saja, Anda bisa melakukan analisis di buku kerja Excel Anda jika diperlukan, seperti pengurutan, pemfilteran, atau pemformatan bersyarat data lebih lanjut.

Atas halaman

Pemikiran final: Pertimbangkan untuk menggunakan daftar SharePoint atau Access database

Sebagai alternatif, pertimbangkan menggunakan SharePoint daftar atau Access database, dan bukan XML, untuk memindahkan data antar InfoPath dan Excel.

Menggunakan daftar SharePoint

Dari InfoPath, Anda bisa dengan mudah menggunakan daftar SharePoint sebagai sumber data baca-saja. Anda bisa melakukan salah satu dari dua hal:

  • Dari daftar SharePoint, ekspor data ke Excel, yang secara otomatis membuat koneksi data di Excel.

  • Dari Excel, secara eksplisit membuat koneksi data ke daftar SharePoint.

Setelah membuat koneksi data, Anda bisa melakukan refresh data di Excel untuk mengambil data terbarui.

Anda bisa menggunakan daftar SharePoint untuk menambahkan dan memperbarui data, menggunakan formulir InfoPath untuk menampilkan item dari daftar (misalnya, kompleks atau panjang item yang terbaik ditampilkan secara vertikal), lalu gunakan Excel untuk menganalisis data lebih lanjut.

menggabungkan Infopath, daftar sharepoint, dan excel

1. menampilkan sebuah item untuk tinjauan mudah di InfoPath.

2. menambahkan dan memperbarui data dalam daftar SharePoint.

3. refresh dan laporan terkini dengan Excel.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menambahkan koneksi data ke daftar atau pustaka dokumen SharePoint dan mengimpor data dari daftar SharePoint.

Menggunakan Access database

Dari InfoPath, Anda bisa membuat koneksi baca/tulis ke Access database. Dari Excel, Anda bisa secara eksplisit membuat koneksi data ke database Access yang Anda bisa melakukan refresh untuk mengambil data terbarui. Anda bisa bahkan menentukan koneksi ke refresh secara otomatis saat buku kerja dibuka, atau secara berkala refresh, seperti sebagai setiap 5 menit.

Anda bisa menggunakan Access database sebagai perantara antara InfoPath dan Excel. Saat Anda mengirim formulir InfoPath ke Access, Anda memperbarui Access database. Saat Anda merefresh koneksi data di Excel, Anda mengambil data yang diperbarui dari Access. Berlaku, Anda mengirimkan data tidak langsung dari InfoPath ke buku kerja Excel.

mengombinasikan infopath, access, dan excel

1. menampilkan dan mengirimkan formulir ke Access database.

2. menyimpan data dalam Access database.

3. refresh dan laporan terkini dengan Excel.

Untuk informasi selengkapnya, lihat desain Templat formulir yang didasarkan pada database Microsoft Access.

Tips: Apakah Anda tahu bahwa Anda bisa membuat formulir InfoPath secara langsung dari Access 2007? Jika pengguna Anda memiliki Outlook 2007 dan InfoPath 2007 terinstal pada komputer mereka, Anda bisa mengumpulkan data dari berbagai pengguna secara langsung dari Access 2007 dengan menggunakan panduan kumpulkan data dari pesan email . Untuk informasi selengkapnya, lihat topik bantuan ini Acess 2007, mengumpulkan data dengan menggunakan pesan email.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×