Membuat dan mengelola ruang obrolan Lync

Jika Anda telah diberi otorisasi oleh administrator Lync, Anda bisa dengan cepat membuat ruang obrolan tetap Anda sendiri. Bagian berikut ini menjelaskan cara membuatm mengelola dan menonaktifkan ruang obrolan

Membuat ruang obrolan baru

  1. Di jendela utama Lync, dalam tampilan Ruang Obrolan, klik tombol Tambahkan ruang Menambahkan ruang , lalu klik Buat Ruang Obrolan di menu turun bawah. (Jika Anda tidak melihat opsi ini, administrator Lync belum memberi Anda izin untuk membuat dan mengelola ruang obrolan.)

  2. Di halaman Ruang Saya yang terbuka, klik Buat Ruang Baru.

    Membuat ruang obrolan

Namai ruang obrolan baru Anda

Saat Anda membuat ruang obrolan, ada baiknya menamainya dengan nama yang unik dan deskriptif.

  1. Di jendela Buat ruang, di Nama Ruang, masukkan sebuah nama. Nama ruang bisa mengandung hingga 256 karakter alfabet, numerik atau khusus, termasuk spasi, dalam kombinasi apa pun.

  2. Klik ikon Periksa Nama untuk memastikan nama belum dipakai. Jika sudah dipakai, Anda akan diminta memilih nama baru.

Jika Anda memutuskan untuk mengubah nama ruang itu kelak, nama baru akan ditampilkan bagi Anda dan anggota serta pengikut setelah itu. Namun ada baiknya memilih nama yang tepat dari awal dan tidak mengubahnya. Mengubah nama ruang bisa menciptakan kebingungan bagi pengguna yang telah menyetel pemberitahuan atau menambahkan ruang Anda sebagai Favorit.

Menulis deskripsi ruang obrolan

Saat membuat ruang obrolan Anda, klik Deskripsi, dan masukkan penjelasan tujuan ruang itu. Buat deskripsi Anda singkat (maksimum 256 karakter), dan tuliskan agar membantu orang memutuskan apakah meminta keanggotaan dan apakah menyetel pemberitahuan agar selalu mengikuti apa yang sedang dibahas. Anda bisa mengubah deskripsi itu kapan saja.

Memilih pengaturan privasi

Setiap ruang Lync memiliki pengaturan privasi yang mengontrol siapa yang bisa menemukan dan berpastisipasi di dalamnya. Ketiga pengaturannya adalah:

  • Terbuka – Siapa pun bisa menemukan ruang ini (via pencarian), membukanya serta membaca dan menulis di dalamnya (“memposting”). Ruang terbuka tidak memiliki “keanggotaan”.

  • Tertutup – Non-anggota bisa menemukan ruang ini dan melihat siapa anggotanya tetapi hanya anggota yang bisa membuka ruang, membaca dan memposting ke dalam ruang. (Ini adalah pengaturan default.) Untuk bergabung dalam ruang tertutup, pengguna harus meminta kepada pengelola ruang untuk ditambahkan ke daftar anggota. Kartu ruang mengidentifikasi pengelola ruang obrolan.

  • Rahasia – Non-anggota tidak akan dapat menemukan ruang ini maupun kartu ruangnya, mengetahui siapa yang memiliki keanggotaan dalam ruang itu maupun membaca atau memposting ke dalam ruang.

Anda bisa mengubah pengaturan privasi untuk ruang yang Anda kelola kapan saja. Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan privasi ruang obrolan dan keanggotaan ruang, lihat Memahami keanggotaan ruang obrolan Lync.

Menambahkan aplikasi web ke ruang obrolan Anda

Bergantung pada bagaimana organisasi Anda telah memutuskan untuk menggunakan obrolan tetap Lync, Anda mungkin memiliki akses ke banyak aplikasi berbasis web berguna yang bisa membuat ruangnya menjadi tempat yang jauh lebih produktif bagi anggota Anda untuk menghabiskan waktu. Jika ada aplikasi berbasis web yang tersedia untuk ruang Anda, Anda akan melihat judul Add-in di jendela Buat ruang. Cukup klik panah turun bawah di bawah judul, dan pilih aplikasi web yang ingin Anda tambahkan.

Menambahkan atau menghapus pengelola ruang obrolan

Sebagai pengelola ruang, Anda bisa menambahkan orang lain sebagai pengelola untuk berbagi tugas untuk ruang yang Anda buat. (Sebagaimana dijelaskan di bawah ini, pengelola harus muncul dalam kelompok anggota potensial untuk kategori ruang untuk ruang Anda.)

Untuk menambahkan pengelola ruang, buka jendela ruang obrolan dan di bidang Pengelola, ketikkan nama siapa saja yang ingin Anda tugaskan sebagai rekan pengelola. Seperti Anda, pengelola tersebut bisa menambahkan anggota ruang dan mengedit beberapa pengaturan ruang. Setelah Anda menambahkan nama-nama pengelola (dipisahkan oleh titik koma), pastikan untuk mengklik tombol Periksa Nama untuk mengonfirmasi bahwa Lync bisa mengidentifikasi orang-orang tersebut. Rekan pengelola baru Anda tidak akan otomatis menjadi anggota ruang─Anda harus menambahkan mereka sebagai anggota.

Menambahkan atau menghapus anggota ruang obrolan

Sebagai pengelola ruang, Anda bisa mengontrol siapa yang bisa bergabung dalam ruang tertutup atau terbuka yang Anda buat. (Ruang dengan pengaturan privasi “terbuka” tidak memerlukan atau memungkinkan keanggotaan). Yakni, Anda bisa menambahkan anggota yang Anda anggap pas (sekali lagi, sepanjang mereka muncul dalam kelompok anggota potensial untuk kategori ruang untuk ruang Anda). Anda juga bisa menghapus anggota dari ruang. Di Anggota, masukkan nama-nama orang yang ingin Anda undang untuk menjadi anggota. Anda otomatis menjadi anggota dari ruang tertutup atau rahasia yang Anda buat.)

Jika Anda tidak ingin memberitahukan kontak Anda bahwa mereka telah dijadikan anggota ruang Anda, pilih tombol Tidak ada undangan yang dikirimkan ke anggota. Jika tidak, bergantung pada pengaturan terkait kategori ruang Induk yang mengidentifikasi ruang Anda, pemberitahuan akan atau tidak akan diperlihatkan di setiap daftar anggota Baru (sama seperti pemberitahuan kontak) di tampilan ruang obrolan jendela utama Lync.

Konfirmasi pengaturan ruang obrolan Anda

Setelah Anda memilih opsi yang sesuai sebagaimana dijelaskan di atas, klik tombol Buat.

Mengelola ruang obrolan

Siapa yang mengelola ruang obrolan

Anda bisa mengelola ruang obrolan Lync di bawah ketentuan berikut ini:

  • Anda sudah membuat ruang obrolan, yang membuat Anda menjadi pengelola ruang obrolan itu secara default.

  • Anda sudah diberi izin pengelola ruang oleh administrator Lync.

  • Anda sudah dinamai sebagai pengelola ruang oleh orang yang membuat ruang itu.

  • Anda memiliki izin administrator ruang obrolan. Ini memungkinkan Anda mengelola setiap ruang obrolan di lingkungan Lync yang Anda kontrol.

Jika Anda adalah pengelola ruang obrolan, Anda akan melihat nama Anda dalam kotak Pengelola di kartu ruang obrolan.

Sebagai pengelola ruang, Anda mengontrol pengaturan ruang obrolan yang Anda kelola. Selain membuat ruang obrolan tetap Anda sendiri, Anda bisa mengubah tingkat privasinya, menugaskan tanggung jawab tambahan pengelola ruang, dan menambahkan atau menghapus anggota. Anda bisa mengubah nama dan deskripsi ruang yang Anda kelola, dan menambahkan lebih banyak aplikasi web ke lingkungan ruang, jika administrator Anda telah membuatnya tersedia. Akhirnya, Anda bisa menonaktifkan ruang, yang mengunci anggota di luar ruang.

Tabel ini mencantumkan tindakan serta apa yang Anda bisa dan tidak bisa lakukan sebagai pengelola ruang.

Tindakan

Bisakah pengelola ruang melakukan tindakan ini?

Membuat ruang obrolan

Ya

Menamai atau mengganti nama ruang obrolan

Ya

Membuat atau merevisi deskripsi ruang obrolan

Ya

Memilih atau mengubah pengaturan privasi ruang obrolan

Ya

Menambahkan atau menghapus anggota dari ruang obrolan

Ya

Memilih untuk tidak mengirim pemberitahuan (“undangan”) kepada anggota baru

Ya

Menambahkan atau menghapus pengelola ruang obrolan

Ya

Menambahkan atau menghapus Add-in (aplikasi web)

Ya

Menetapkan kategori ruang pada suatu ruang obrolan (jika administrator telah menyediakan beberapa kategori)

Ya

Menonaktifkan ruang obrolan

Ya

Mengaktifkan kembali ruang obrolan yang dinonaktifkan

Tidak

Menghapus ruang obrolan

Tidak

Memulihkan ruang obrolan yang dihapus

Tidak

Menghapus postingan ruang obrolan

Tidak

Menghapus riwayat ruang obrolan

Tidak

Anda akan menjalankan tugas manajemen ruang di halaman Edit ruang. Berikut caranya untuk mencapai ke sana:

  1. Di jendela utama Lync, klik ikon Ruang Obrolan untuk menampilkan tampilan ruang obrolan.

Cuplikan bagian ikon layar jendela utama Lync dengan ruang obrolan dipilih

  1. Klik label pivot Anggota dari untuk melihat daftar ruang yang bisa Anda akses.

  2. Berhenti sebentar di atas ikon Ruang obrolan '' pada daftar untuk ruang yang pengaturannya ingin Anda ubah.

  3. Klik ikon Ruang terbuka '' .

  4. Klik tombol Lainnya tombol Lainnya (pojok kanan bawah jendela obrolan).

  5. Klik Kelola Ruang Ini.

Cuplikan layar daftar turun bawah dengan kelola ruang ini dipilih

  1. Kini Anda berada di halaman Edit ruang, tempat Anda bisa mengubah pengaturan ruang sebagaimana disebutkan sebelumnya. Klik Lakukan Perubahan bila Anda sudah selesai.

Tentang kategori ruang obrolan

“Kategori” ruang obrolan Lync adalah kumpulan karakteristik yang bisa diterapkan ke beberapa ruang demi kenyamanan. Misalnya, perusahaan real estate mungkin merasakan manfaat menyiapkan kategori ruang secara spesifik untuk digunakan oleh tim penjualan, kategori lain untuk departemen legal, kategori lain untuk tim eksekutif dan seterusnya. Setiap kategori ruang mungkin memiliki kebijakan berbeda tentang penyimpanan catatan, pengaturan privasi yang diperlukan dan seterusnya. Semua ruang yang berpartisipasi dalam kategori ruang itu akan mewarisi karakteristik tersebut.

Konsep kategori ruang mempengaruhi keanggotaan serta pengaturan ruang. Ketika Microsoft Lync 2013 Persistent Chat pertama kali diinstal, administrator Lync Anda membuat sebuah daftar peserta ruang obrolan potensial. Setelah daftar ini dibuat, administrator dapat membuat subkategori berdasarkan kebutuhan organisasi. Lingkup subkategori tertentu mengidentifikasi semua pengguna dan grup yang bisa menjadi anggota ruang obrolan dalam kategori itu. Misalnya, jika administrator menetapkan lingkup kategori ruang ke contoso.com, setiap grup atau pengguna di Contoso bisa ditambahkan sebagai anggota ruang dalam subkategori itu. Jika lingkupnya ditetapkan ke Penjualan, hanya grupdan pengguna dalam daftar distribusi ini yang bisa ditambahkan sebagai anggota.

Jika tersedia beberapa kategori ruang bagi Anda sebagai pengelola ruang, kategori tersebut dicantumkan pada jendela Buat ruang. Pilih kategori yang pengaturan dan kelompok keanggotaannya ingin Anda gunakan.

Penting: Administrator Lync bisa mengunci sebagian besar pengaturan kategori ruang tertentu, yang mencegah Anda dan pengelola ruang lain membuat perubahan pada pengaturan. Administrator Anda juga bisa membatasi kelompok pengguna yang dapat dipilih oleh Anda dan pengelola ruang lain. Jika Anda menemui situasi ini (yakni, Anda menemukan bahwa Anda tidak bisa mengubah pengaturan suatu ruang atau Anda tidak bisa menambahkan pengguna tertentu sebagai anggota ruang Anda), tanyakan kepada administrator Lync untuk mengetahui apakan ada batasan yang diberlakukan.

Menonaktifkan ruang obrolan

Terkadang Anda mungkin perlu menonaktifkan ruang obrolan yang Anda kelola. Setelah Anda menonakftikan ruang, pengguna tidak akan dapat menemukan atau bergabung dalam ruang itu, dan siapa pun yang saat ini bergabung (termasuk Anda sebagai pengelola ruang) akan dihapus.

Menonaktifkan ruang mungkin perlu karena sejumlah alasan. Mungkin ruang sudah memenuhi tujuannya atau telah telah digantikan oleh ruang yang lebih aktif yang fokusnya tumpang tindih dengan ruang Anda. Berikut cara menonaktifkan ruang.

  1. Buka jendela Manajemen Ruang (lihat di atas), dan klik Nonaktifkan. Sebuah kotak dialog meminta Anda untuk mengonfirmasi apakah Anda ingin menonaktifkan ruang.

Cuplikan layar kotak dialog yang meminta konfirmasi untuk menonaktifkan ruang obrolan

  1. Untuk melanjutkan, klik OK. Untuk membatalkan tindakan ini, klik Batal.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×