Membuat dan menetapkan kategori warna

Membuat dan menetapkan kategori warna

Outlook untuk Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Kategori warna memungkinkan Anda mengidentifikasi dan mengelompokkan item terkait di Microsoft Outlook dengan mudah. Tetapkan kategori warna pada sekelompok item yang saling berhubungan, seperti catatan, kontak, janji temu, dan pesan email sehingga Anda dapat melacak dan menyusunnya dengan cepat. Anda juga dapat menetapkan lebih dari satu kategori warna pada item.

menampilkan kategori warna di kotak masuk Anda
Kategori warna memungkinkan Anda untuk memindai dan menemukan item terkait dengan cepat.

Anda dapat memilih dari kumpulan kategori default, atau membuat kategori sendiri lalu menetapkannya pada item Outlook. Warna kategori ditampilkan dengan jelas dalam tampilan tabel, seperti Kotak Masuk, serta dalam item tersebut sendiri. Anda dapat mengganti nama kategori dengan yang lebih bermakna atau memilih warna lain untuknya. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda mendesain sistem kategori warna sesuai gaya kerja pribadi.

Menetapkan kategori warna ke pesan email

Untuk menetapkan kategori warna ke pesan dari daftar pesan, klik kanan pesan. Pilih Kategorikan, lalu pilih kategori dari daftar.

Tips: Jika Anda mengklik kanan pesan dan hanya melihat opsi untuk menandai pesan dengan bendera, cobalah mengklik kanan ruang kosong di sebelah kanan nama pengirim.

Catatan: 

  • Jika ingin menetapkan kategori warna kedua atau ketiga, Anda dapat melakukan tindakan ini beberapa kali.

  • Anda tidak dapat menetapkan kategori warna ke pesan dari panel baca atau dari daftar pesan jika menggunakan Tampilan Percakapan di Outlook 2016. Untuk informasi selengkapnya, lihat Pelajari selengkapnya tentang tampilan Percakapan.

Untuk menetapkan kategori warna dari panel baca atau pesan yang terbuka, pilih Kategorikan dari grup Tag di pita, lalu pilih kategori dari daftar.

Jika tidak melihat Kategorikan di Pita, pilih menu menurun di bawah Tag.

Pilih menu menurun Tag, lalu pilih Kategorikan.

Catatan: Menu menurun Kategorikan akan menampilkan sepuluh kategori yang terakhir digunakan. Jika memiliki kategori lainnya, Anda harus memilih Semua Kategori untuk melihat seluruh daftar.

  1. Di folder pesan apa pun, dalam grup Tag di Pita, pilih Kategorikan >Semua Kategori.

    Perintah Semua Kategori dalam grup Tag

    Catatan:  Untuk item kalender, grup Tag muncul pada tab Janji atau Rapat. Untuk kontak atau tugas terbuka, grup Tag muncul pada tab Kontak atau Tugas.

  2. Dalam kotak dialog Kategori Warna, pilih Baru.

  3. Ketikkan nama untuk kategori, lalu pilih warna, serta tombol pintasan jika diperlukan. Kemudian, pilih OK.

    Kotak dialog Tambahkan Kategori Baru

Kategori Klik Cepat adalah kategori default yang dapat diatur dalam tampilan tabel tertentu. Misalnya, jika menonaktifkan panel baca atau memindahkannya ke bawah daftar pesan, Anda akan melihat kolom tambahan dalam Kotak Masuk, termasuk Diterima, Kategori, dan Sebutan. Untuk menetapkan kategori Klik Cepat dalam salah satu tampilan ini, Anda dapat mengklik kolom kategori untuk mengatur kategori.

  1. Di pita, dalam grup Tag, pilih Kategorikan > Atur Klik Cepat.

  2. Gunakan menu menurun untuk memilih kategori warna, lalu pilih OK.

Tips: Dari pesan yang terbuka, Anda dapat mengklik Atur Klik Cepat pada menu Kategorikan untuk mengatur kategori warna default bagi semua pesan mendatang, tidak untuk pesan yang dipilih saja.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Warna memberikan visibilitas pada item Outlook. Sebagai contoh, jika Anda membuat kategori bernama Proyek Morris lalu menetapkan item padanya, Anda dapat melacak semua rapat, kontak, dan pesan yang terkait dengan proyek tersebut.

kategori warna dalam kalender
Kategori warna menghubungkan item Outlook yang terkait untuk memudahkan identifikasi. Di sini, dengan kategori warna yang ditampilkan di header item yang terbuka dan Kalender, Anda dapat melihat bahwa kedua item tersebut terkait dengan Proyek Morris.

Kategori warna ditampilkan dengan jelas dalam tampilan tabel, seperti Kotak Masuk, dan di dalam item tersebut sendiri. Kumpulan dari keenam kategori warna defaultnya didesain untuk dapat disesuaikan. Anda dapat mengganti nama kategori dengan yang lebih bermakna atau memilih warna lain untuknya. Di luar enam kategori ini, Anda dapat membuat kategori warna lain sebanyak mungkin sesuai kebutuhan, serta menetapkan beberapa kategori warna pada item. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda mendesain sistem kategori warna sesuai gaya kerja pribadi.

menampilkan kategori warna di kotak masuk Anda
Kategori warna memungkinkan Anda untuk memindai dan menemukan item terkait dengan cepat.

Anda juga dapat memilih Kategori Klik Cepat yang memungkinkan tindakan sekali klik dalam Kotak Masuk atau tampilan tabel lainnya untuk menetapkan kategori warna default pada item Microsoft Outlook. Cari tahu selengkapnya dalam Menetapkan kategori Klik Cepat.

Agar dapat lebih mudah menemukan item email yang dikategorikan, Folder Pencarian Email Terkategori telah ditambahkan ke Folder Pencarian di Panel Navigasi dan menyediakan tampilan semua item email terkategori Anda. Dalam folder ini, Anda dapat mengurutkan dan mengelompokkan item yang dikategorikan. Anda juga dapat membuat Folder Pencarian Kategori tambahan untuk kategori tertentu.

Meskipun keenam kategori warna default dapat digunakan dan disesuaikan, Anda mungkin perlu membuat yang baru selagi mengelola item. Properti yang dapat diterapkan ke semua kategori adalah warna, nama, dan tombol pintasan.

  1. Pada toolbar, klik Kategorikan Gambar tombol .

  2. Klik Semua Kategori.

    Menu kategori warna

  3. Klik Baru.

    Kotak dialog Tambahkan Kategori Baru akan terbuka.

    Kotak dialog Tambahkan Kategori Baru

  4. Dalam kotak Nama, ketikkan nama untuk kategori warna yang baru.

  5. Dalam daftar Warna, pilih warna yang diinginkan, lalu klik OK.

    Catatan: 

    • Memilih tombol pintasan bersifat opsional.

    • Jika ingin membuat kategori warna tanpa menetapkan warna, klik Tidak ada di palet warna. Kategori akan menerapkan nama (dan tombol pintasan jika dipilih) pada item, lalu Anda dapat mengurutkan dan mengelompokkan item menurut kategori tersebut. Item juga akan tersedia dalam Folder Pencarian Kategori yang sesuai.

Menetapkan kategori warna ke item Outlook

Kategori warna harus tercantum dalam daftar kategori warna sebelum dapat ditetapkan. Jika kategori warna tidak tercantum, Anda dapat membuat kategori warna baru dan menetapkannya ke item secara bersamaan.

Catatan: Pada kali pertama menetapkan kategori warna default ke suatu item, Anda akan diminta untuk mengganti nama kategori. Pada saat itu, Anda juga dapat mengubah warna kategori, mengganti namanya, serta memilih pintasan keyboard.

Menetapkan kategori warna ke item dalam tampilan tabel

Cara menetapkan kategori warna ke item dalam Kotak Masuk atau tampilan tabel lainnya mirip untuk semua tipe item Outlook.

Catatan: Cara menetapkan kategori warna dalam tampilan kartu di Kontak (seperti tampilan Kartu Nama) atau tampilan Ikon dalam Catatan sama seperti menetapkan kategori warna dalam tampilan tabel.

  • Untuk menetapkan kategori warna, lakukan salah satu hal berikut:

    • Pilih item, klik Kategorikan Gambar tombol pada toolbar kemudian klik kategori warna.

    • Klik kanan item, arahkan ke Kategorikan Gambar tombol pada menu pintasan, lalu klik kategori warna.

      Hanya 15 kategori warna yang terakhir digunakan yang muncul pada menu Kategorikan. Untuk melihat kategori lainnya atau membuat kategori baru, klik Semua Kategori. Untuk menetapkan kategori warna dari kotak dialog Kategori Warna, Anda harus mencentang kotak di samping kategori warna.

      Kotak dialog Kategori Warna juga merupakan cara cepat untuk menetapkan beberapa kategori ke sebuah item.

      Catatan: 

      • Dalam tampilan garis waktu seperti yang ada dalam Tugas dan Jurnal, satu-satunya cara untuk menetapkan kategori warna pada item adalah dengan metode menu pintasan yang dijelaskan di atas.

      • Untuk tampilan Jurnal, tombol Kategorikan tidak ditampilkan pada toolbar secara default. Untuk menambahkan tombol ini, pada menu Alat, klik Sesuaikan. Pada tab Perintah, dalam daftar Kategori, klik Tindakan. Dalam daftar Perintah, klik Kategorikan, kemudian seret ke area yang diinginkan pada toolbar.

Kategori warna default memiliki nama yang umum, seperti Kategori Merah dan Kategori Biru. Untuk mengidentifikasi dan mengelola item terkategori dengan mudah, Anda dapat mengganti nama kategori warna dengan nama yang bermakna.

Catatan: Jika kategori warna yang telah ditetapkan ke item diubah, semua item yang ditetapkan dalam kategori tersebut akan diperbarui dengan nama baru.

  1. Pada toolbar, klik Kategorikan Gambar tombol .

  2. Klik Semua Kategori.

    Menu kategori warna

  3. Dalam daftar Nama, klik nama kategori warna, lalu klik Ganti Nama.

  4. Dalam daftar Nama, ketikkan nama baru untuk kategori warna tersebut.

    • Agar kategori warna yang sedang diganti namanya ditetapkan secara otomatis ke item yang dipilih dalam jendela utama Microsoft Outlook, centang kotak di samping kategori warna dalam daftar Nama, lalu klik OK.

    • Pada kali pertama Anda menetapkan kategori warna yang sudah ada ke suatu item, Anda akan diminta untuk mengganti nama kategori warna.

  1. Pada toolbar, klik Kategorikan Gambar tombol , lalu klik Atur Klik Cepat.

  2. Dalam kotak dialog Atur Klik Cepat, dalam daftar, pilih kategori warna.

Mengubah pengaturan ke kategori Klik Cepat yang lain tidak akan mengubah kategori warna yang sudah ditetapkan pada item. Namun, jika Anda mengubah nama atau warna salah satu kategori, semua item yang telah ditetapkan dalam kategori warna tersebut akan diperbarui dengan warna atau nama yang baru.

Anda juga dapat mengatur kategori Klik Cepat saat ini dari menu Kategorikan dalam semua item yang terbuka.

Anda dapat menetapkan kategori Klik Cepat hampir ke semua item Outlook saat item ditampilkan dalam tampilan tabel, seperti Kotak Masuk, atau Bilah Untuk Dikerjakan.

  • Dalam Kotak Masuk atau tampilan tabel lain, klik kolom Kategori di samping pesan. Tindakan ini akan menambahkan warna yang terkait dengan kategori Klik Cepat pada kolom tersebut. Jika item dibuka, warna dan nama kategori warna akan muncul di bagian atas item.

    Catatan: 

    • Anda dapat menghapus kategori Klik Cepat cukup dengan mengklik kolom Kategori lagi.

    • Anda dapat menetapkan kategori Klik Cepat ke beberapa item sekaligus. Cukup pilih semua item, kemudian klik kolom Kategori di samping salah satu item.

Dengan mengaitkan tombol pintasan keyboard pada kategori warna, Anda dapat menetapkan kategori ke item dengan cepat, seperti pesan email, dengan memilih item dalam Kotak Masuk atau tampilan tabel lain lalu menekan tombol pintasannya. Anda juga dapat menggunakan tombol pintasan untuk menetapkan kategori warna ke beberapa item sekaligus.

  1. Pada toolbar di jendela utama Microsoft Office Outlook 2007, klik Kategorikan Gambar tombol .

  2. Di bagian bawah menu, klik Semua Kategori.

  3. Dalam daftar Nama, centang kotak untuk kategori warna.

  4. Dalam daftar Tombol Pintasan, pilih pintasan keyboard.

Anda tidak dapat mengatur daftar kembali menjadi enam kategori default dari dalam Office Outlook 2007. Kategori default ini disediakan sebagai placeholder untuk disesuaikan dengan kebutuhan.

Meskipun tidak dapat memulihkan keenam kategori tersebut dari Outlook, Anda dapat membuat ulang daftar. Atau, jalankan perintah menggunakan kode baris perintah dalam kotak dialog Jalankan untuk otomatis memulihkan daftar enam kategori default tersebut.

Membuat ulang daftar di Outlook

Kumpulan kategori warna dasar ini dirancang untuk dapat disesuaikan. Anda dapat mengganti nama kategori dan mengaitkannya dengan warna lain. Di luar enam kategori warna ini, mudah untuk membuat kategori warna baru. Berikut adalah keenam kategori warna default tersebut di Outlook 2007.

Kategori Merah

Kategori Kuning

Kategori Biru

Kategori Jingga

Kategori Hijau

Kategori Ungu

Properti yang dapat diterapkan ke semua kategori adalah warna, nama, dan tombol pintasan. Jika Anda mengubah kategori warna yang telah ditetapkan ke item, kategori akan diperbarui dalam item tersebut.

Catatan: Jika Anda memutakhirkan dari versi Outlook lain saat menginstal Office Outlook 2007, ketika daftar Kategori Warna dibuka untuk kali pertama, enam kategori warna default akan ditampilkan beserta setiap kategori yang telah diterapkan pada item dalam versi Outlook sebelumnya.

Memulihkan daftar menggunakan kode baris perintah

Terdapat kode baris perintah yang akan memulihkan keenam warna dan nama kategori default dalam daftar kategori. Pelajari selengkapnya tentang menggunakan kode baris perintah.

Penting: Menjalankan kode baris perintah ini akan menghapus semua kategori kustom yang sudah dibuat. Jika memutakhirkan ke Office Outlook 2007 dari versi Outlook lain, semua kategori kustom atau kategori dari Daftar Kategori Master akan dihapus. Item akan mempertahankan nama kategori, tetapi tidak dengan warna.

Verifikasi lokasi outlook.exe di komputer Anda terlebih dahulu. Jika menerima lokasi folder default saat menginstal Office Outlook 2007, outlook.exe terletak di c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe.

Jika outlook.exe tidak ditemukan di lokasi tersebut, cari file, lalu catat jalur lengkapnya.

  1. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Windows Vista   

      • Klik Mulai Gambar tombol , arahkan ke Semua Program, klik Aksesori, lalu klik Jalankan.

    • Microsoft Windows XP atau Microsoft Windows Server 2003    

      • Klik Mulai, lalu klik Jalankan.

  2. Dalam kotak dialog Jalankan, ketik tanda kutip, masukkan jalur lengkap untuk file outlook.exe, lalu ketik tanda kutip lagi. Atau, klik Telusuri untuk mencari dan memilih file. Dalam hal ini, tanda kutip ditambahkan secara otomatis.

  3. Setelah tanda kutip penutup, ketikkan satu spasi, lalu ketikkan kode /cleancategories. Misalnya, jika menggunakan lokasi penginstalan default, teks yang diketik akan terlihat seperti ini:

    "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Klik OK.

    Catatan: 

    • Kode tidak peka huruf besar/kecil. Sebagai contoh, /CLEANCATEGORIES akan berfungsi sama dengan /cleancategories.

    • Ingatlah untuk menyertakan satu spasi kosong sebelum kode.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×