Membuat dan menerapkan kebijakan manajemen informasi

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Kebijakan manajemen informasi memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang bisa mengakses informasi organisasi Anda, apa yang bisa mereka lakukan dengan itu, dan berapa lama untuk mempertahankan. Kebijakan yang bisa membantu memberlakukan kepatuhan terhadap peraturan hukum dan pemerintah atau proses bisnis internal. Sebagai administrator, Anda bisa menyetel kebijakan untuk mengontrol bagaimana untuk melacak dokumen, siapa yang memiliki akses ke dokumen, dan berapa lama untuk menyimpan dokumen.

Kebijakan setiap bisa menetapkan sekumpulan aturan untuk tipe konten tertentu. Setiap aturan dalam kebijakan adalah fitur kebijakan. Misalnya, fitur kebijakan manajemen informasi bisa menentukan berapa lama tipe konten yang akan dipertahankan.

Catatan: Kebijakan manajemen informasi yang dikumpulkan oleh informasi manajemen kebijakan pengatur waktu pekerjaan, dikelola oleh Microsoft, yang berjalan mingguan. Oleh karena itu, kebijakan Anda mungkin tidak segera berlaku. Frekuensi dan tanggal pekerjaan pengatur waktu kebijakan manajemen informasi tidak bisa diubah.

Kebijakan manajemen informasi bisa dibuat di situs dalam tiga cara:

  1. Membuat kebijakan manajemen informasi untuk menggunakan beberapa tipe konten dalam kumpulan situs.

  2. Membuat kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten situs.

  3. Membuat kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka.

Mengaktifkan kebijakan situs fitur situs memungkinkan administrator kumpulan untuk menentukan jadwal penyimpanan yang berlaku untuk situs dan semua kontennya. Untuk mengaktifkan fitur ini:

  1. Masuk ke halaman Beranda kumpulan situs yang Anda inginkan untuk mengaktifkan fitur kebijakan situs.

    Masuk ke pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , pengaturan situs.

  2. Di bawah Administrasi kumpulan situs, pilih Fitur kumpulan situs.

  3. Gulir ke kebijakan situs. Pada sisi kanan, jika Anda tidak melihat aktif, pilih Aktifkan.

Untuk memastikan bahwa kebijakan informasi diterapkan ke semua dokumen dari tipe tertentu dalam kumpulan situs, pertimbangkan untuk membuat kebijakan di tingkat kumpulan situs dan lalu nanti menerapkan kebijakan ke tipe konten. Ini yang dirujuk sebagai kebijakan kumpulan situs.

  1. Masuk ke pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di daftar Administrasi kumpulan situs , klik kebijakan kumpulan situs.

  3. Pada halaman kebijakan kumpulan situs, klik buat.

  4. Ketik nama dan deskripsi untuk kebijakan kotak, dan kemudian menulis pernyataan kebijakan singkat yang menjelaskan kepada pengguna apa kebijakan untuk. Pernyataan kebijakan bisa hingga 512 karakter.

  5. Lihat membuat kebijakan untuk tipe konten selanjutnya di artikel ini untuk mempelajari cara menyetel fitur yang ingin Anda kaitkan dengan kebijakan.

  6. Klik OK untuk kembali ke halaman kebijakan kumpulan situs.

Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten memudahkan mengaitkan fitur kebijakan dengan beberapa daftar atau pustaka. Anda bisa memilih untuk menambahkan kebijakan manajemen informasi yang sudah ada ke tipe konten atau membuat kebijakan unik spesifik untuk tipe konten individual.

Anda juga bisa menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten yang khusus untuk daftar. Ini memiliki efek dari menerapkan kebijakan hanya untuk item di daftar tersebut yang menggunakan tipe konten.

  1. Masuk ke pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bagian Galeri desainer Web , klik tipe konten situs.

  3. Pada halaman pengaturan tipe konten situs, pilih tipe konten yang ingin Anda tambahkan kebijakan untuk.

  4. Pada halaman tipe konten situs, di bagian pengaturan , klik pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  5. Pada halaman pengaturan kebijakan manajemen informasi, pilih tetapkan kebijakan, dan lalu klik OK.

  6. Pada halaman Edit kebijakan, ketik nama dan deskripsi untuk kebijakan kotak, dan kemudian menulis deskripsi singkat yang menjelaskan kepada pengguna apa kebijakan untuk. Deskripsi bisa hingga 512 karakter.

  7. Di bagian berikutnya, pilih fitur kebijakan individual yang ingin Anda tambahkan ke kebijakan manajemen informasi.

  8. Untuk menentukan periode penyimpanan untuk dokumen dan item yang dikenakan kebijakan ini, klik Aktifkan retensi, dan lalu Tentukan periode penyimpanan dan tindakan yang Anda inginkan untuk terjadi saat item kedaluwarsa.

    Untuk menentukan periode Penyimpanan

    1.

    Klik Tambahkan tingkat penyimpanan untuk catatan …

    2.

    Pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan saat dokumen atau item diatur ke kedaluwarsa. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengatur kedaluwarsa tanggal berdasarkan tanggal properti, dalam bagian acara klik tahap ini didasarkan menonaktifkan properti tanggal pada item, lalu pilih dokumen atau item tindakan (sebagai contoh, buat atau Ubah) dan kenaikan waktu setelah tindakan ini (misalnya, jumlah hari, bulan, atau tahun) ketika Anda ingin item untuk kedaluwarsa.

    • Untuk menggunakan penyimpanan kustom rumus untuk menentukan kedaluwarsa, klik atur oleh rumus kustom penyimpanan diinstal pada server ini.

    Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika rumus kustom telah disetel oleh administrator Anda.

    3.

    Opsi mulai alur kerja hanya tersedia hanya jika Anda menetapkan kebijakan untuk daftar, pustaka, atau tipe konten yang sudah ada alur kerja yang terkait dengannya. Anda kemudian akan diberikan pilihan alur kerja untuk dipilih.

    4.

    Di bagian pengulangan , pilih ulangi tindakan tahap ini... dan masukkan seberapa sering Anda ingin tindakan terulang kembali.

    Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika tindakan yang Anda pilih bisa diulangi. Misalnya, Anda bisa mengatur pengulangan untuk tindakan Menghapus secara permanen.

    5.

    Klik OK.

  9. Untuk mengaktifkan pengauditan untuk dokumen dan item yang dikenakan kebijakan ini, klik Aktifkan pengauditan, dan lalu Tentukan acara yang ingin Anda audit.

    Untuk mengaktifkan pengauditan

    1.

    Pada halaman Edit kebijakan, di bagian pengauditan , pilih kotak centang Aktifkan pengauditan , dan lalu pilih kotak centang di samping acara yang Anda inginkan untuk menyimpan jejak audit untuk.

    2.

    Untuk meminta pengguna untuk menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih kotak centang minta pengguna menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak .

    3.

    Klik OK untuk menerapkan fitur pengauditan ke kebijakan.

    Fitur kebijakan pengauditan yang memungkinkan organisasi untuk membuat dan menganalisis jejak audit untuk dokumen dan item daftar seperti daftar tugas, masalah daftar, grup diskusi, dan kalender. Fitur kebijakan ini menyediakan log audit yang merekam acara, seperti ketika konten yang ditampilkan, diedit, atau dihapus.

    Saat pengauditan diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan manajemen informasi, administrator bisa menampilkan audit data dalam kebijakan penggunaan laporan yang berdasarkan dalam Microsoft Excel dan yang meringkas penggunaan saat ini. Administrator dapat menggunakan laporan ini untuk menentukan bagaimana informasi yang digunakan dalam organisasi. Laporan ini juga dapat membantu organisasi untuk memverifikasi dan dokumen kepatuhan terhadap peraturan mereka atau untuk menyelidiki masalah potensial.

    Audit log catatan informasi berikut ini: nama acara, tanggal dan waktu acara, dan sistem nama pengguna yang melakukan tindakan.

  10. Kode batang diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan, yang ditambahkan ke properti dokumen dan ditampilkan dalam area header dokumen yang kode batang diterapkan. Seperti label, kode batang juga dapat secara manual dihapus dari dokumen.

    Untuk mengaktifkan kode batang

    1.

    Pada halaman Edit kebijakan, di bagian kode batang , pilih kotak centang Aktifkan kode batang .

    2.

    Untuk meminta pengguna untuk menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih kotak centang minta pengguna menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak .

    3.

    Klik OK untuk menerapkan fitur kode batang ke kebijakan.

    Kebijakan kode batang menghasilkan kode 39 standar kode batang. Gambar kode batang setiap menyertakan teks di bawah simbol kode batang yang menyatakan nilai kode batang. Ini memungkinkan kode batang data untuk digunakan bahkan saat memindai perangkat keras tidak tersedia. Pengguna bisa secara manual ketik angka kode batang ke dalam kotak pencarian untuk menemukan item di sebuah situs.

  11. Untuk mengharuskan bahwa dokumen yang dikenakan kebijakan ini memiliki label, klik Aktifkan label, dan lalu Tentukan pengaturan yang Anda inginkan untuk label.

    Untuk mengaktifkan label

    1.

    Untuk mengharuskan pengguna untuk menambahkan label ke dokumen, pilih kotak centangminta pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

    Catatan: Jika Anda ingin label menjadi opsional, jangan Pilih kotak centang ini.

    2.

    Untuk mengunci label sehingga tidak bisa diubah setelah telah disisipkan, pilih kotak centang Cegah perubahan pada label setelah ditambahkan .

    Pengaturan ini mencegah teks label yang memperbarui setelah label telah disisipkan ke dalam sebuah item dalam aplikasi klien seperti Word, Excel, atau PowerPoint. Jika Anda ingin label yang akan diperbarui ketika properti untuk dokumen atau item ini telah diperbarui, jangan Pilih kotak centang ini.

    3.

    Dalam kotak format Label, ketikkan teks untuk label yang Anda inginkan untuk ditampilkan. Label bisa berisi hingga 10 referensi kolom, masing-masing bisa hingga 255 karakter. Untuk membuat format untuk label Anda, lakukan hal berikut:

    Ketikkan nama kolom yang ingin Anda sertakan di label dalam urutan di mana Anda ingin menampilkannya. Apit nama kolom dalam tanda kurung kurawal ({}), seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman Edit kebijakan.

    Ketikkan kata untuk mengidentifikasi kolom luar tanda kurung, seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman Edit kebijakan.

    4.

    Untuk menambahkan Hentian baris, ketikkan \n mana Anda ingin Hentian garis muncul.

    5.

    Pilih ukuran font dan gaya yang Anda inginkan, dan tentukan Apakah Anda ingin label diposisikan kiri, tengah, atau kanan di dalam dokumen.

    Tips: Pilih font dan gaya yang tersedia di komputer pengguna. Ukuran font mempengaruhi berapa banyak teks dapat ditampilkan pada label.

    6.

    Ketikkan tinggi dan lebar label. Tinggi label bisa berkisar 25 inci 20 inci, dan lebar label bisa berkisar 25 inci 20 inci. Teks label selalu secara vertikal tengah dalam gambar label.

    7.

    Klik Refresh untuk mempratinjau label konten.

  12. Klik OK.

Anda bisa menentukan kebijakan penyimpanan yang berlaku hanya untuk tertentu daftar, pustaka atau folder. Jika Anda membuat kebijakan penyimpanan ini cara Namun, Anda tidak bisa menggunakan kembali kebijakan ini di daftar, pustaka, folder atau situs lainnya.

Catatan: Anda tidak bisa menerapkan kebijakan kumpulan situs untuk kebijakan berbasis lokasi.

Jika Anda ingin menerapkan kebijakan penyimpanan tunggal untuk semua tipe konten di lokasi tunggal, Anda mungkin ingin menggunakan penyimpanan berbasis lokasi. Dalam banyak kasus, Anda akan ingin untuk memverifikasi bahwa kebijakan penyimpanan ditentukan untuk semua tipe konten.

Catatan: Setiap subfolder mewarisi kebijakan retensi induknya, kecuali jika Anda memilih untuk memutuskan pewarisan dan menetapkan kebijakan penyimpanan baru di tingkat anak.

Jika Anda ingin menetapkan kebijakan manajemen informasi selain penyimpanan ke daftar atau pustaka, Anda perlu menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe konten daftar individual yang terkait dengan daftar atau pustaka. Lihat membuat kebijakan untuk tipe konten situs di artikel ini untuk informasi selengkapnya.

Penting: Jika setiap saat Anda memutuskan untuk beralih dari tipe konten ke lokasi berbasis kebijakan untuk daftar atau pustaka, hanya kebijakan penyimpanan yang akan digunakan sebagai kebijakan berbasis lokasi. Semua kebijakan manajemen (audit, kode batang, dan kode batang) akan mewarisi dari tipe konten yang terkait.

Tips: Lokasi berdasarkan kebijakan bisa dinonaktifkan untuk kumpulan situs dengan menonaktifkan fitur pustaka dan Folder berdasarkan penyimpanan. Ini memungkinkan administrator kumpulan situs untuk memastikan bahwa mereka tipe konten kebijakan tidak dikesampingkan oleh administrator daftar lokasi berdasarkan kebijakan.

Anda setidaknya harus memiliki izin Kelola daftar untuk mengubah pengaturan kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka.

  1. Navigasi ke daftar atau Pustaka yang Anda inginkan untuk menentukan kebijakan manajemen informasi.

  2. Untuk pustaka dokumen, klik pengaturan Pengaturan: perbarui profil Anda, instal perangkat lunak, dan sambungkan ke awan , Pengaturan pustaka.

    Jika Anda tidak melihat item menu ini, atau untuk daftar, klik tab pustaka atau Daftar di pita, dan lalu klik Pengaturan pustaka atau Pengaturan daftar.

  3. Di bawah izin dan manajemen, klik pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  4. Pada halaman pengaturan kebijakan manajemen informasi, pastikan bahwa sumber penyimpanan untuk daftar atau pustaka diatur ke pustaka dan folder. Jika Tipe konten muncul sebagai sumber, lakukan hal berikut:

    • Klik Ubah Sumber.

    • Pada halaman Edit kebijakan, di bagian Sumber penyimpanan , pilih pustaka dan folder. Anda akan diberitahu bahwa kebijakan penyimpanan tipe konten akan diabaikan.

    • Klik OK.

  5. Pada halaman Edit kebijakan, di bagian Pustaka berdasarkan penyimpanan jadwal , ketik deskripsi singkat untuk kebijakan yang Anda buat.

  6. Di bawah Non-rekaman, klik Tambahkan tingkat penyimpanan …

    Penting: Perhatikan bahwa di bawah catatan, Anda bisa memilih untuk menetapkan kebijakan penyimpanan yang berbeda untuk catatan dengan memilih tahap berbeda penyimpanan menentukan opsi catatan.

  7. Pada dialog properti tahapan, pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan saat dokumen atau item diatur agar kedaluwarsa. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengatur kedaluwarsa tanggal berdasarkan tanggal properti, dalam bagian acara klik tahap ini didasarkan menonaktifkan properti tanggal pada item, lalu pilih dokumen atau item tindakan (sebagai contoh, buat atau Ubah) dan kenaikan waktu setelah tindakan ini (misalnya, jumlah hari, bulan, atau tahun) ketika Anda ingin item untuk kedaluwarsa.

    • Untuk menggunakan penyimpanan kustom rumus untuk menentukan kedaluwarsa, klik atur oleh rumus kustom penyimpanan diinstal pada server ini.

      Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika rumus kustom telah disetel oleh administrator Anda.

    • Di bawah tindakan, Tentukan apa yang terjadi ketika dokumen atau item kedaluwarsa. Untuk mengaktifkan tindakan tertentu yang terjadi pada dokumen atau item (seperti penghapusan), pilih tindakan dari daftar.

  8. Opsi mulai alur kerja hanya tersedia hanya jika Anda menetapkan kebijakan untuk daftar, pustaka, atau tipe konten yang sudah ada alur kerja yang terkait dengannya. Anda kemudian akan diberikan pilihan alur kerja untuk dipilih.

  9. Di bagian pengulangan , pilih ulangi tindakan tahap ini... dan masukkan seberapa sering Anda ingin tindakan terulang kembali.

    Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika tindakan yang Anda pilih bisa diulangi. Misalnya, Anda bisa mengatur pengulangan untuk tindakan Menghapus secara permanen.

  10. Klik OK.

Jika kebijakan manajemen informasi yang telah dibuat untuk situs Anda sebagai kebijakan kumpulan situs, Anda bisa menerapkan salah satu kebijakan ke tipe konten. Dengan melakukan hal ini, Anda bisa menerapkan kebijakan yang sama ke beberapa tipe konten dalam kumpulan situs yang tidak memiliki tipe konten induk yang sama.

Catatan: Jika Anda ingin menerapkan kebijakan untuk beberapa tipe konten dalam kumpulan situs, dan Anda memiliki layanan Metadata terkelola yang dikonfigurasi, Anda bisa menggunakan penerbitan tipe konten untuk menerbitkan manajemen informasi kepolisian untuk beberapa kumpulan situs. Lihat menerapkan kebijakan ke tipe konten di seluruh kumpulan situs di artikel ini untuk informasi selengkapnya.

  1. Navigasi ke daftar atau Pustaka yang berisi tipe konten yang ingin Anda Terapkan kebijakannya.

  2. Untuk pustaka dokumen, klik pengaturan Pengaturan: perbarui profil Anda, instal perangkat lunak, dan sambungkan ke awan , Pengaturan pustaka.

    Jika Anda tidak melihat item menu ini, atau untuk daftar, klik tab pustaka atau Daftar di pita, dan lalu klik Pengaturan pustaka atau Pengaturan daftar.

  3. Di bawah izin dan manajemen, klik pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  4. Verifikasi bahwa sumber kebijakan diatur ke Tipe konten, dan di bawah pilih Tipe konten kebijakan tipe konten yang Anda inginkan untuk menerapkan kebijakan untuk.

  5. Di bagian Tentukan kebijakan , klik Gunakan Kebijakan kumpulan situs, dan lalu pilih kebijakan yang ingin Anda Terapkan dari daftar.

    Catatan: Jika opsi menggunakan kebijakan kumpulan situs tidak tersedia, kebijakan tidak kumpulan situs telah ditetapkan untuk kumpulan situs.

  6. Klik OK.

    Penting: Jika daftar atau Pustaka yang sedang Anda kerjakan mendukung manajemen beberapa tipe konten, di bawah Tipe konten Anda bisa mengklik tipe konten yang Anda inginkan untuk menentukan kebijakan manajemen informasi. Ini akan membawa Anda langsung ke langkah 5 di atas.

Berbagi tipe konten di seluruh kumpulan situs dengan menggunakan aplikasi Layanan Metadata terkelola untuk menyiapkan penerbitan tipe konten. Penerbitan tipe konten membantu Anda mengelola konten dan metadata secara konsisten di situs Anda karena tipe konten yang dapat dibuat dan diperbarui secara terpusat, dan pembaruan bisa diterbitkan ke beberapa subscribing kumpulan situs atau aplikasi Web.

Anda bisa menetapkan kebijakan manajemen informasi dan lalu membuat Templat dari itu untuk digunakan saat diperlukan di beberapa kumpulan situs. Metode ini bisa digunakan jika Anda ingin memiliki cadangan kebijakan informasi Anda, atau juga dapat digunakan sebagai metode alternatif untuk menggunakan penerbitan tipe konten untuk menerapkan kebijakan satu seluruh kumpulan situs. Anda membuat Templat atau cadangan kebijakan dengan mengekspor kebijakan dari kumpulan situs satu lalu mengimpornya ke lokasi disimpan atau untuk kumpulan situs lain.

Penting: Jika Anda menggunakan ekspor/impor fitur sebagai cara untuk membuat kumpulan template, ingatlah bahwa ada pengidentifikasi unik di dalam file .xml kebijakan. Karena hal ini, Anda tidak bisa mengimpor kebijakan tersebut ke dalam situs lebih dari sekali tanpa mengubah pengidentifikasi unik ini.

Mengekspor kebijakan

  1. Di kumpulan situs tempat kebijakan berada, masuk ke pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah bagian Administrasi kumpulan situs , klik kebijakan kumpulan situs.

  3. Klik kebijakan yang ingin Anda ekspor, gulir ke bawah kebijakan dan lalu klik ekspor.

  4. Saat diminta untuk menyimpan atau membuka file, klik Simpan, lalu pilih lokasi untuk menyimpan file. Pastikan untuk memilih lokasi yang tersedia untuk kumpulan situs yang impor kebijakan.

  5. Saat dialog Unduh lengkap ditampilkan, klik tutup.

Mengimpor kebijakan untuk kumpulan situs yang berbeda

Mengimpor kebijakan manajemen informasi memungkinkan Anda untuk menerapkan ke beberapa tipe konten di tingkat situs atau daftar dalam setiap kumpulan situs tertentu. Manfaat melakukan ini adalah dua: Anda tidak perlu menetapkan ulang dan menerapkan kebijakan pada setiap tipe konten, dan Anda bisa lebih mudah mengelola modifikasi kebijakan dengan membuat perubahan ke kebijakan di satu tempat.

  1. Di halaman Beranda kumpulan situs yang Anda inginkan untuk menerapkan kebijakan, masuk ke pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , Pengaturan situs.

  2. Di bagian Administrasi kumpulan situs , klik kebijakan kumpulan situs.

  3. Pada halaman kebijakan kumpulan situs, klik impor, dan kemudian klik Telusuri untuk menemukan file XML untuk kebijakan kotak.

  4. Pilih file XML yang kebijakan telah disimpan, dan kemudian klik buka.

  5. Impor halaman kebijakan kumpulan situs, klik impor untuk menambahkan kebijakan ke kumpulan situs.

Kebijakan diimpor Anda sekarang akan diterapkan ke satu atau beberapa tipe konten pada tingkat situs atau daftar. Lihat Terapkan kebijakan kumpulan situs untuk konten ketik sebelumnya dalam artikel ini.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×